Disposición Final - Donación de Bienes V4

Tipo de documento:
Código: PR-252 Carácter del documento:

PR
Público
Nombre del documento: Disposición final - Donación de bienes
Subproceso: Gestión de Suministros

SGC Suministros: Recepción, gestión y entrega de bienes
Proceso: Gestión de Bienes y Servicios
Disposición Final – Donación de Bienes

Tipo de documento:
PR
Público
Subproceso: Disposición final

Contenido
Contenido..........................................................................................................................2
1. OBJETIVO..................................................................................................................3
2. ALCANCE...................................................................................................................3
3. DEFINICIONES Y SIGLAS........................................................................................3
4. RESPONSABILIDADES.............................................................................................3
5. DESCRIPCIÓN...........................................................................................................4
6. REGISTROS..............................................................................................................7
7. REFERENCIAS..........................................................................................................7
8. ANEXOS.....................................................................................................................9
8.1. Acta de Entrega de Bienes Donados............................................................................9
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1.
2. Objetivo
Establecer y sistematizar las actividades para realizar la transferencia sin cargo a otras dependencias u
organismos del Estado o entidades de bien público, de los bienes muebles declarados en desuso del
Banco Central del Uruguay.
3. Alcance
Aplicable a todas las solicitudes de donación de bienes muebles que puedan atenderse mediante la
entrega de bienes que cuenten con declaración de fuera de uso y provengan de otras dependencias u
organismos del Estado o entidades de bien público.
4. Definiciones y siglas
AIIG - Auditoría Interna - Inspección General

UALS - Unidad de Administración y Logística de Suministros
SIG - Sistema Integrado de Gestión
5. Responsabilidades
Es responsabilidad del Gerente de Área Gestión de Bienes y Servicios:

 Cumplir y hacer cumplir el presente procedimiento.
 Evaluar las desviaciones identificadas.
 Comunicar al superior inmediato cualquier desvío que tenga un impacto en la gestión del
proceso por su dimensión.
Es responsabilidad del Jefe de Departamento Suministros:

 Evaluar las desviaciones identificadas.
 Comunicar al superior inmediato cualquier desvío que tenga un impacto en la gestión del proceso
por su dimensión o recurrencia.
 Velar por el control de la documentación externa aplicable.
 Velar por el mantenimiento actualizado de este documento.
Es responsabilidad del Jefe de Unidad de Administración y Logística de Suministros:

 Comunicar al superior inmediato cualquier desvío en el cumplimiento de este procedimiento.
 Realizar el control de la documentación externa aplicable.
 Mantener actualizado este procedimiento sobre la base de la mejora continua.
Es responsabilidad de los funcionarios de la Unidad de Administración y Logística de Suministros

responsables de la gestión del Activo Fijo:
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 Cumplir el presente procedimiento.

 Comunicar al superior inmediato cualquier desvío en el cumplimiento de este procedimiento.
 Sugerir las mejoras al presente procedimiento que puedan corresponder en el marco del proceso de
mejora.
6. Descripción
Jefe de la UALS
1.1. Recibe la solicitud de donación de bienes muebles (en adelante bienes) remitida por una
dependencia u organismo del Estado o una entidad de bien público:
1.1.1. Si la misma fue recibida por correo electrónico o en papel, en este último caso luego de
intervenida con el registro de fecha y hora de su recepción, la incorpora a un expediente
en APIA y lo remite para su tratamiento a un funcionario responsable de la gestión del
Activo Fijo, pasa a acción 5.2.
1.1.2. Si la misma fue recibida a través de APIA, remite el trámite al funcionario responsable
de la gestión del Activo Fijo, pasa a acción 5.2.
Funcionario de la UALS responsable de la gestión del Activo Fijo

1.2. Recibe el expediente de APIA y determina si existen bienes en desuso que cumplan las
características de los bienes solicitados. A estos efectos consulta la planilla “Registro de bienes
fuera de uso y disposición final.xls”, ubicada en I:\GROUP\SUMINIST\INFORMES\BIENES
FUERA DE USO:
1.2.1. Si no existen bienes con las características solicitadas en condiciones de ser donados,
remite respuesta al solicitante en los términos acordados con la Jefatura de Unidad,
actualiza el expediente de APIA incorporando copia de la comunicación remitida al
solicitante y del acuse de recibo, y lo eleva a la Jefatura de Unidad, pasa a acción 5.26.
1.2.2. Si existen bienes para atender la solicitud recibida pero que aún no cuentan con la
declaración de fuera de uso, realiza las gestiones de acuerdo a lo previsto en el
procedimiento Declaración de fuera de uso de bienes de Activo Fijo. Una vez que se
autorizó la declaración de fuera de uso, pasa a acción 5.3.
1.2.3. Si existen bienes declarados fuera de uso para atender la solicitud recibida, pasa a acción
5.3.
1.3. Organiza el lote de bienes a ser donados y lo segrega del resto de los bienes declarados fuera de
uso para realizar su revisión con la Jefatura de Unidad. Podrá coordinarse con el solicitante una
visita a efectos de adecuar en mejor medida el lote a las necesidades de la entidad que habrá de
recibir la donación.
Cuando se trate de equipos informáticos y la entidad que solicita la donación no sea ANEP, el
lote podrá estar integrado por equipos declarados en desuso, de acuerdo a lo previsto en el
procedimiento Declaración de fuera de uso de bienes de Activo Fijo.
Jefe de UALS y Funcionario de la UALS responsable de la gestión del Activo Fijo
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1.4. Realizan la revisión del lote de bienes seleccionados para la donación a realizar. En caso de ser
necesario hacen modificaciones de acuerdo a lo que se estime por parte de la Jefatura, teniendo
en cuenta la solicitud recibida y la disponibilidad de bienes declarados en desuso para
atenderla.
1.5. Elaboran el inventario del lote de bienes a donar.

1.6. En base al inventario elaborado, actualiza la planilla “Registro de bienes fuera de uso y
disposición final.xls”, ubicada en I:\GROUP\SUMINIST\INFORMES\BIENES FUERA DE
USO, asignando el estado “donación en trámite” a los bienes que fueron incluidos en el
inventario de bienes a donar.
1.7. Solicita por correo electrónico al Departamento de Políticas y Normas Contables, los valores
contables de los bienes a donar, a cuyos efectos informa el detalle de los bienes a considerar,
especificando tipo de bien, número de inventario y descripción del mismo.
1.8. Elabora informe y proyecto de resolución a efectos de autorizar la donación de los bienes.
El informe deberá contener la relación de las actuaciones cumplidas, indicando los hechos
relevantes que se entienda oportuno destacar y acompañarse con un cuadro que informe el
detalle de los bienes a donar ordenado por número de inventario, indicando: número de
inventario del bien, descripción del mismo, valor neto contable, número de resolución de la
declaración de fuera de uso, fecha y número del expediente en la que consta la misma, total de
bienes del lote y total del valor neto contable de los mismos.
1.9. Incorpora el informe y el proyecto de resolución elaborados en el expediente de APIA,
incluyendo los antecedentes del caso, en especial copia del informe recibido del Área
Contaduría y Presupuesto conteniendo los valores contables, y lo eleva a consideración de la
Jefatura de Unidad.
Jefe de la UALS
1.10. Recibe el expediente de APIA, incorpora los antecedentes que estime necesarios, lo informa y
promueve su elevación, siguiendo la vía jerárquica, para ante la Gerencia de Servicios
Institucionales a efectos de resolver la donación de los bienes propuesta.
Cuando los bienes a donar tengan valor neto contable mayor a cero, se requerirá previo informe
de disponibilidad presupuestal del rubro donaciones.
1.11. Una vez que el expediente de APIA regresa a la UALS, analiza el resultado de las actuaciones
cumplidas:
1.11.1. Si no existe disponibilidad presupuestal para realizar la donación propuesta, comunica
al solicitante que no es posible acceder a la donación requerida, actualiza el expediente
incorporando copia de la comunicación realizada y del acuse de recibo y dispone su
archivo. Fin del Procedimiento.
1.11.2. Si existe disponibilidad presupuestal suficiente:
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1.11.2.1. Y la Gerencia de Servicios Institucionales no autoriza a realizar la donación

de bienes propuesta, comunica al solicitante que no es posible acceder al
pedido recibido, actualiza el expediente incorporando copia de la
comunicación realizada y del acuse de recibo y dispone su archivo. Fin del
Procedimiento.
1.11.2.2. Y la Gerencia de Servicios Institucionales autoriza a realizar la donación de
bienes al solicitante (en los términos propuestos o con modificaciones),
remite el expediente al funcionario responsable de la gestión del Activo Fijo
para que proceda de acuerdo a lo dispuesto.
1.12. Actualiza la planilla “Registro de bienes fuera de uso y disposición final.xls”, ubicada en I:\
GROUP\SUMINIST\INFORMES\BIENES FUERA DE USO, de acuerdo a lo establecido en la
resolución de la Gerencia de Servicios Institucionales.
1.13. Notifica al Solicitante la resolución dispuesta y coordina fecha para realizar la entrega de los
bienes, requiriéndole el nombre y el número de cédula de las personas autorizadas a retirar la
donación.
1.14. Actualiza el expediente de APIA incorporando copia de la notificación realizada y la nómina de
personas autorizadas recibida.
1.15. Pone en conocimiento a la Jefatura de Unidad, a través del correo electrónico, las gestiones
realizadas, adjuntando copia de la resolución dispuesta y del detalle de los bienes a entregar.
Jefe de la UALS o el funcionario que éste designe
1.16. Comunica por correo electrónico a la AIIG, adjuntando copia de la resolución dispuesta y el
detalle de los bienes a donar, la fecha y hora coordinada para la entrega, a efectos de que ésta
evalúe la pertinencia de participar del procedimiento a realizar.
1.17. Elabora proyecto de Acta de Entrega de Bienes Donados a ser suscripta el día de la entrega de
los bienes de acuerdo al formato del Anexo 8.1.
1.18. En la fecha coordinada, recibe a las personas que se presentan en representación del solicitante
y realiza el control de identidad en base a los datos previamente informados:
5.18.1 Si se corroboran las identidades, procede con la entrega de los bienes donados y solicita
la firma por parte de los presentes del Acta elaborada, incluido el funcionario de la
AIIG si participa del acto, entregando una vía de la misma al representante de la
Institución y archivando la segunda vía en el bibliorato Actas – Donaciones.
5.18.2 Si las identidades no coinciden, no entrega los bienes y comunica al solicitante lo
ocurrido a efectos de que proceda a ratificar o actualizar por escrito la nómina de
personas autorizadas. Recibida esta comunicación, pasa a acción 5.18.
1.19. Actualiza la planilla “Registro de bienes fuera de uso y disposición final.xls”, ubicada en I:\
GROUP\SUMINIST\INFORMES\BIENES FUERA DE USO, en base a la información que
surge del Acta suscrita, asignando el estado “donado” a los bienes que fueron entregados.
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1.20. Ingresa en el Sistema de Registración Contable los asientos correspondientes a la donación

realizada de acuerdo al valor neto contable informado por el Área Contaduría y Presupuesto.
1.21. Ingresa al SIG y realiza la baja del inventario de los bienes donados.
1.22. Actualiza el expediente de APIA adjuntando copia del Acta de Entrega de Bienes Donados, del
asiento contable ingresado realizado y de la baja del inventario en el SIG, incorpora su informe
y lo eleva a la jefatura de Unidad.
Jefe de la UALS
1.23. Recibe el expediente de APIA, revisa las actuaciones cumplidas adjuntando los antecedentes
que estime necesarios, incorpora su informe y lo eleva a consideración de la Jefatura de
Departamento, sugiriendo el pase a conocimiento de la AIIG.
Jefe de Departamento Suministros
1.24. Recibe el expediente de APIA, incorpora su informe y realiza el pase del mismo a
conocimiento de la AIIG.
1.25. Recibido el expediente de la AIIG, lo remite a conocimiento de la Jefatura de UALS.
Jefe de la UALS
1.26. Recibe el expediente de APIA, toma conocimiento de las actuaciones cumplidas y dispone su
archivo.
1.27. Fin del Procedimiento.
7. Registros
1.28. Planilla “Registro Gestión bienes fuera de uso y disposición final.xls” completada
1.29. APIA
1.30. ACTA de entrega de bienes donados suscripta
8. Referencias
1.31. TOCAF
1.32. Ley 16736 del 05/01/96, Dec. 279/996 del 09/07/96
1.33. Reglamento para la Administración del Inventario de Bienes Muebles
1.34. Norma Contable 62001
1.35. RD 309/2016
1.36. Procedimiento Declaración de fuera de uso de bienes de Activo Fijo
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9. Anexos
1.37. Acta de Entrega de Bienes Donados
Montevideo, __ de _______ de 20___
ACTA DE ENTREGA DE BIENES DONADOS
En cumplimiento de la Resolución N°_______de__de_________de 20__, se procede a entregar a

___________________(nombre de la Institución), los siguientes bienes declarados en desuso, bajo el régimen de donación:
N° Inventario Descripción del Bien
Para constancia se firman dos ejemplares del mismo tenor.
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