Proceso: Gestión Administrativa de Bienes y Servicio

Procedimiento: Verificar existencia y estado de los bienes

Etapa: Administrar bienes y servicios u obras civiles

1. Información General del Procedimiento

Verificar la existencia y estado de los bienes asignados a los responsables para su tenencia y custodia, garantizando así el control y
Objetivo:
seguimiento de los mismos.

Inicia con la programación de la verificación de la información y finaliza con el archivo de los documentos que resulten del
Alcance: procedimiento, en la carpeta del responsable, custodiada por el área de activos fijos o quien haga sus veces. Aplica para las áreas
de activos fijos o quien haga sus veces.

1. Bien faltante: Bien no ubicado tras el procedimiento de verificación de existencia y estado de bienes, cuando se han agotado
todos los mecanismos de búsqueda y de cruce de la información.
2. Bien sobrante: Bien que se encuentra en poder de un funcionario o contratista a quien no le ha sido asignada su tenencia y
custodia.
3. Medio escrito: Se refiere para efectos de este Manual, a las comunicaciones o mensajes de datos remitidos a través de oficios,
memorandos, fax, correo electrónico y otras que permitan demostrar que el mensaje en ellas contenido fue emitido por un
servidor público de la Universidad o un agente competente de un tercero y recibido por su destinatario.
Definiciones: 4. Responsable de la tenencia y custodia de un bien: Funcionario o contratista de la Universidad Nacional de Colombia, al cual se
le han asignado bienes para su cuidado, uso y/o administración, según las funciones propias del cargo o del objeto contratado.
5. SGF – QUIPU: Sistema integrado de información que permite el registro, seguimiento y control detallado de las operaciones
asociadas a los procesos de Gestión Financiera y Gestión Administrativa de Bienes y Servicios de la Universidad Nacional de
Colombia.
6. Unidades especiales: Las Unidades especiales tienen como propósito el ejercicio de funciones no misionales asignadas por la ley
a la Universidad Nacional de Colombia y se reglamentarán a partir de las normas nacionales o internas que las crean o regulan.
Estas unidades son: UNISALUD y Fondo Pensional UN.

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A. Normatividad asociada al procedimiento Verificar existencia y estado de los bienes

1. Ley 1952 del 28 de enero de 2019. Por medio de la cual se expide el código general disciplinario se derogan la ley 734 de
2002 y algunas disposiciones de la ley 1474 de 2011, relacionadas con el derecho disciplinario.
2. Resolución 629 de 2010 de Rectoría, “Por la cual se adoptan los parámetros para el control y la administración de los bienes
de propiedad de la Universidad”.
Documentos de 3. Resolución 380 de 2014 de Rectoría, “Por la cual se modifica la Resolución de Rectoría No. 629 de 2010”.
Referencia: 4. Circular 015 de 2010 de la Gerencia Nacional Financiera y Administrativa.

B. Otros documentos:

1. Manual de usuario reporte bienes por empresa activos fijos.

2. Manual de Usuario consultas por bien.

1. Las dependencias y/o cargos responsables se refieren a roles generales establecidos para determinar quién ejecuta determinada
actividad, independientemente del cargo que se ocupe o el nombre de la dependencia dentro de la estructura administrativa
de la Universidad Nacional de Colombia.
2. El área de activos fijos de la Sede Bogotá realiza las operaciones para la gestión de inventarios de las Sedes Bogotá, Tumaco,
Nivel Nacional y Unidades Especiales. (Unisalud Bogotá y Fondo Pensional).
3. Este procedimiento deberá ser aplicado por funcionarios o contratistas a los cuales se les haya asignado bienes para su tenencia,
Condiciones custodia y control.
4. Este procedimiento deberá ser realizado por lo menos una vez al año, en las fechas programadas por el área de activos fijos o
Generales:
quien haga sus veces en cada una de las sedes.
5. Para la generación de los reportes por responsable se utilizará exclusivamente la herramienta definida por el Nivel Nacional.
6. Los servidores públicos o contratistas responsables de la administración, tenencia y custodia de bienes de la Universidad
soportados en el reporte de bienes a cargo remitido, realizarán la verificación física de existencia y estado de los bienes de
acuerdo con el calendario que se defina para tal fin.
7. De existir novedades, inconsistencias o de ser necesario presentar observaciones, el servidor público o contratista las deberá
remitir por escrito a la referida dependencia, para lo cual podrá hacer uso del correo electrónico institucional.

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8. Agotado el término de presentación de novedades u observaciones sin que estas se hubieran remitido, se entenderá que el
servidor público o contratista acepta la información contenida en el reporte.
9. La adecuada custodia de los documentos, la administración y actualización de la información de los bienes en el SGF – QUIPU
producto de la aplicación de este procedimiento, le corresponde a las áreas de activos fijos o quien haga sus veces.

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2. Información Específica del Procedimiento

Responsable
Sistemas de
ID Actividad Descripción Cargo y/o Puesto Registros
Información
de Trabajo

Cronograma de
Jefe área activos
Programar la verificación de Elaborar la programación de actividades de verificación de
1 fijos o quien haga N/A
existencia y estado de los bienes. verificación, definiendo un cronograma. existencia y estado
sus veces
de los bienes

Generar para cada responsable, el listado de

bienes a su cargo registrados en el inventario Asistente del área
Generar el reporte de bienes a de la Universidad, haciendo uso de la de activos fijos o Reporte de bienes a
2 SGF - QUIPU
cargo de cada responsable. herramienta definida por el Nivel Nacional. quien haga sus cargo
Ver. Manual de usuario reporte bienes por veces
empresa activos fijos.
Enviar a cada responsable, el reporte de bienes
Asistente área de
a cargo, el cual se puede enviar haciendo uso
Enviar a cada responsable el activos fijos o
3 del correo institucional, especificando el Medio escrito N/A
reporte de los bienes a cargo. quien haga sus
cronograma para la recepción de novedades o veces
inconsistencias evidenciadas en la verificación.

Realizar la verificación física (cantidad,

características, condiciones de uso, estado y Responsable de la
Realizar la verificación física de
ubicación, entre otras características), de los tenencia y Reporte de bienes a
4 existencia y estado de los bienes a N/A
bienes a cargo, teniendo en cuenta el reporte custodia de cargo verificado
cargo.
remitido por el área de activos fijos o quien bienes
haga sus veces en la sede.

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Informar al área de activos fijos o Responsable de la

Remitir por escrito al área de activos fijos las
quien haga sus veces las tenencia y
novedades, inconsistencias u observaciones
5 novedades, inconsistencias o de Medio escrito N/A
evidenciadas en el procedimiento, para lo cual custodia de
ser necesario presentar
podrá hacer uso del correo institucional. bienes
observaciones.
Asistente área de
Recibir y radicar las novedades, observaciones
Recibir y radicar las novedades, activos fijos o
6 o inconsistencias evidenciadas y reportadas N/A N/A
observaciones o inconsistencias. quien haga sus
tras la verificación de los bienes.
veces

Analizar todas y cada una de las novedades,

inconsistencias u observaciones reportadas,
definiendo la actividad a seguir de acuerdo a
cada tipo. Verificar toda la información
Revisar y analizar las novedades, disponible relacionada con el bien en archivos Asistente del área
de activos fijos o
7 inconsistencias u observaciones. documentales, en el sistema o físicamente, Medio escrito N/A
quien haga sus
con el objetivo de aclarar o corregir las veces
novedades reportadas en la aplicación del
procedimiento.
Ver. Manual de Usuario consultas por bien.

Documentos
Actualizar la información del bien a que haya Asistente área de generados en el
lugar en el SGF-QUIPU, aplicando el activos fijos o procedimiento
8 Actualizar la información del bien. SGF- QUIPU
procedimiento Gestionar Novedades de los quien haga sus Gestionar
Bienes. veces Novedades de los
Bienes.

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Comunicar al responsable a través de un

medio escrito la gestión realizada a las Asistente del área
Comunicar al responsable el novedades, inconsistencias u observaciones de activos fijos o
9 Medio escrito N/A
resultado de la revisión presentadas. Si se actualizó la información en quien haga sus
el SGF QUIPU, se remite el reporte de bienes a veces
cargo actualizado.

Archivar los documentos que resultaron de la Asistente del área

Archivar en la carpeta del aplicación del procedimiento, en la carpeta del de activos fijos o Carpeta del
10 N/A
responsable de los bienes a cargo. responsable de acuerdo con la tabla de quien haga sus responsable
retención documental. veces
Fin del procedimiento.

Luz Stella Godoy María Fernanda Forero,

Elaboró /
John Freddy Caviedes Revisó: Evelyn Romero, Aprobó: Álvaro Viña Vizcaíno
Modifico:
Doris Cuervo Mónica Andrea Carrillo Rojas

Jefe de Sección y
contratista del Área
Asesoras y contratista del Área
Estratégica de la Gerencia Gerente Nacional
Estratégica de la Gerencia
Cargo: Nacional Cargo: Cargo: Financiero y
Nacional Financiera y
Financiera y Administrativa Administrativo
Administrativa
Jefe Sección Gestión de Bienes
sede Bogotá

Fecha: Diciembre 09 de 2020 Fecha: Enero 07 de 2021 Fecha: Enero 14 de 2021

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