ORIENTACIONES TÉCNICAS PARA

LLEVAR A CABO EL PROCESO DE

EMPALME
2020 -2023
Apoyan:
OBJETIVO

Orientar a los entes territoriales

sobre los lineamientos técnicos del
proceso de empalme, los cuales se
deben tener en cuenta para la entrega
de la gestión realizada durante las
vigencia 2020- 2023 a la nueva
administración acorde con la
normatividad vigente (Ley 951 de 2005).
El proceso de empalme es el
conjunto de acciones que realiza la
administración saliente para
llevar a cabo la entrega de la
gestión realizada durante el
cuatrienio al mandatario entrante.
 ¿Por qué
hacer un
buen cierre?
 El proceso de empalme desde
dos miradas

Empalme político
Empalme técnico
(Comunicaciones)
(estratégico)
 MARCO LEGAL

Ley 951 de 2005 - Entrega y recepción de los asuntos y recursos públicos del
Estado colombiano.

Resolución orgánica 5674 de 2005 - Acta de informes de Gestión (Contraloría

General de la Nación).

Resolución orgánica 5544 de 2003 - Reglamenta rendición de cuentas, revisión y

unificación de información a entregar a la Contraloría General de la Nación.

Ley 1757 de 2015 - El título IV fija los elementos y lineamientos para la “Rendición
de cuentas de la rama ejecutiva”.

Ley 152 de 1994 . Artículo 39. Apoyo administrativo, técnico y de información

necesario para el plan.
 Artículo 2o de laLey 951 de 2005.
La presente ley es aplicable a
todas las ramas del poder público,
¿QUIÉNES a saber: legislativa, ejecutiva y
Judicial en el orden nacional,
PRESENTAN departamental, distrital,
INFORME DE municipal y metropolitano en
calidad de titulares y
EMPALME? representantes legales, así como
los particulares que manejen
fondos o bienes del Estado.
1. Presencial.
2. Virtual.
3. Semipresencial.
 LINEAMIENTOS NACIONALES

Departamento Contraloría General

Federación de
Nacional de de la Nación
Municipios
Planeación
CL
1.1. Defensa Jurídica.
CAPÍTULO 1: 1.2. Contratación.
GESTIÓN Y
DESARROLLO 1.3. Sistema financiero.
ADMINISTRATIVO 1.4. Gestión del talento humano.

1.5. Gestión documental y de archivo.

Recursos humanos,
físicos, financieros, 1.6 Sistemas de información y gobierno digital.
técnicos, materiales y
de los procesos e 1.7. Banco de proyectos.
instrumentos que se
implementan permitiendo 1.8. Control de la gestión- Control Interno.
el desarrollo de las
capacidades y por ende, el 1.9. Recursos físicos e inventarios.
cumplimiento de la misión
de la entidad. 1.10.Transparencia – participación - servicio al ciudadano.
1.1 DEFENSA
Procesos en contra de la administración.
JURÍDICA
Procesos a favor de la administración.

Estrategias, planes y Conciliaciones.

acciones dirigidos a
dar cumplimiento a Acciones de repetición.
las políticas
Mecanismo de políticas de prevención de
de defensa jurídica
del municipio y/o daño jurídico.
departamento.
FORMA DE PRESENTAR LA INFORMACIÓN:
Por vigencias – 2020 – 2021- 2022- 2023
1.2 CONTRATACIÓN
Condiciones generales de la contratación del ente territorial.

Número del proceso en el SECOP. Fecha e inicio y de finalización.

No del contrato.
Objeto del contrato.
Modalidad de contratación.
Nombre del contratista.
Valor final del contrato.
Plazo del contrato.
Adiciones.
Prórrogas.
Nombre del supervisor y/o interventor.
Implementos, sanciones y multas.
Fecha de liquidación.
Estado del proceso.

FORMA DE PRESENTAR LA INFORMACIÓN: documentos finales que estén vigentes.

1.3 SISTEMA FINANCIERO
Principales aspectos financieros que presenten
de manera concreta la situación de la entidad en
materia de ingresos, gastos, deuda, vigencias
futuras, contingencias y principales
estrategias que se vienen implementando.

1 Fiscal y financiero.
2 Presupuestal.
3 Tributaria.
4 Contable.

FORMA DE PRESENTAR LA INFORMACIÓN:

por vigencias – 2021- 2022 – 2023 - 2024
1.4 GESTIÓN DEL Procesos que desarrollan, promocionan y
TALENTO HUMANO fortalecen el recurso humano de la entidad.

Nivel central y nivel descentralizado.

Número de empleos por nivel jerárquico -
planta de personal.
Vacantes definitivas.
Número de empleados de carrera
administrativa.
Trabajadores oficiales y empleos
temporales.
Costo de la nómina.
 Actos administrativos: estructura, planta de personal, manuales de
funciones – competencias – procesos y procedimientos.
Informes de evaluación de desempeño.
Informes de acuerdos de gestión (si aplica).
Informe de procesos disciplinarios y control disciplinario interno.
Informe de Plan institucional de capacitación, bienestar social, adaptación
laboral, seguridad y salud en el trabajo.
Principios de ética de la entidad.
Servidores en condición de discapacidad, con fuero sindical, teletrabajo,
próximos a pensionarse y/o con fuero materno.
Estado del Sistema de Información y Gestión de Empleo Público (SIGEP).
Informe del concurso de la función pública (si aplica)

FORMA DE PRESENTAR LA INFORMACIÓN: documentos finales que estén vigentes.

 1.5 GESTIÓN DOCUMENTAL Y DE ARCHIVO
Conjunto de normas técnicas y prácticas usadas para
administrar los documentos de todo tipo.
Cada dependencia deberá identificar los archivos de gestión que
maneja y la dependencia encargada del archivo general deberá
relacionar el archivo histórico (Ley 594 del 2.000).

Cada dependencia responderá por su archivo de gestión últimos 4 años.

La dependencia
Cada dependencia responderá porencargada por funciones
su archivo de gestión responderá
últimos 4 años. La dependenciapor el archivo
encargada por funcionesresponderá
histórico.
por el archivo histórico Estado del PINAR – Plan Institucional de Archivos. Estado de las tablas de retención documental.
Estado del Plan Institucional de Archivos (PINAR).
Estado de las tablas de retención documental.

FORMA DE PRESENTAR LA INFORMACIÓN: la información debe presentarse en el Formato Únido de Inventario

Documental (FIU). En el cuatrienio.
1.6 GOBIERNO DIGITAL
Y SISTEMAS DE
INFORMACIÓN

INFORMACIÓN MÍNIMA:

Estado de implementación de la
estrategia de gobierno digital.

Relación o inventario de las

Se refiere al avance en la
herramientas tecnológicas.
implementación de la estrategia de
gobierno en línea así como al
reporte de los sistemas de FORMA DE PRESENTAR LA
información o software que INFORMACIÓN: para el cuatrienio
maneja el municipio.
1.7 BANCO DE PROYECTOS
Manejo y administración del banco de proyectos que soporta la inversión (el
Sistema General de Regalías).

Actos administrativos y documentos que soporten el funcionamiento el Banco

municipal y departamental de proyectos.
Informe sobre el estado del Sistema Unificado de Inversiones y Finanzas Públicas –
(SUITF territorio) - claves. Cargue de proyectos.
Informe sobre la Metodología general ajustada (MGA virtual) - Incluye claves.
Informe sobre el GESPROY (plataforma tecnológica para el reporte y seguimiento de
la información de los proyectos ejecutados con recursos de Sistema general de
regalías.) – incluye claves.
Relación en excel de proyectos de inversión del PDM – Proyectos de gestión-
Proyectos del sistema general de regalías.
Dependencia y responsables del Banco de Proyectos.

FORMA DE PRESENTAR LA INFORMACIÓN: cuatrienio

1.8 CONTROL DE LA GESTIÓN
Reporte del estado del sistema de
control interno.

Informes ejecutivo anual sobe el estado

del Sistema de Control Interno.
Planes de mejoramiento con órganos de
control.
Planes de mejoramiento producto de
auditorias internas.
Principales riesgos de gestión.
Principales riesgos de corrupción.
Relación de jefes de control interno
nombrados.
FORMA DE PRESENTAR LA INFORMACIÓN:
para el cuatrienio.
1.9 RECURSOS FÍSICOS E INVENTARIOS
Relación de los bienes muebles e inmuebles que son propiedad del municipio y/o
departamento.
Si utiliza alguna base de datos para la administración del inventario la puede utilizar para la
entrega.

Relación de inventario de bienes muebles:

responsable, identificación del bien, fecha de adquisición,
precio de compra, descripción, ubicación, estado y póliza.

Relación de inventario de bienes inmuebles:

identificación, nombre, estado, número de matrícula
inmobiliaria, cédula catastral, dirección, estado y claves.

FORMA DE PRESENTAR LA INFORMACIÓN: para el cuatrienio.

1.10 TRANSPARENCIA, RENDICIÓN
DE CUENTAS Y SERVICIO AL
CIUDADANO
Principales aspectos relacionados con el
desarrollo de estrategias para la
transparencia, la rendiciones de cuentas y el
servicio al ciudadano.

Plan anticorrupción.
Transparencia.
Rendición de cuentas.

FORMA DE PRESENTAR LA INFORMACIÓN: final de cuatrienio.

TENER EN CUENTA
Documentos firmados por el
representante legal, el secretario de
hacienda y el contador.

Cifras que correspondan con las

reportadas en los informes oficiales.

Nombre y cargo del funcionario que

administra información específica de
la entidad.

CL

CAPÍTULO 2: GESTIÓN
DEL DESARROLLO
TERRITORIAL

Dan cuenta de los procesos

enfocados en la planeación 2.1. Plan o esquema de ordenamiento
de los usos adecuados de
territorial.
un determinado
territorio, y de la 2.2. Plan de desarrollo territorial.
planeación y gestión del 2.3. Indicadores sectoriales.
desarrollo integral.
2.1 PLAN DE ORDENAMIENTO TERRITORIAL
Actuaciones que realizó la administración frente a este instrumento de
planificación.

Informe de aspectos
estratégicos.
Informe de áreas misionales y
operativas.
Soportes de la gestión
documental y de información.

FORMA DE PRESENTAR LA INFORMACIÓN: cuatrienio.

 Avances del plan de desarrollo.
2.2 PLAN DE Avance de plan de desarrollo por
DESARROLLO programas.
MUNICIPAL Cumplimiento de metas.
Procesos y procedimientos establecidos
Avances, logros, internamente para el seguimiento.
acciones realizadas en Herramientas e instrumentos que
el marco de este
instrumento de utilizan.
planeación del Documentos soporte.
desarrollo del
municipio y/o FORMA DE PRESENTAR LA INFORMACIÓN:
departamento. cuatrienio
2.3 ASUNTOS ESTRATÉGICOS SECTORIALES

Algunos indicadores de estado de sectores básicos.

Indicadores Indicadores Indicadores Indicadores Indicadores

de de salud de agua de cultura de deporte
educación potable
FORMA DE PRESENTAR LA INFORMACIÓN: cuatrienio
CL
CAPÍTULO 3:
INFORMACIÓN
ESTRATÉGICA
Procesos e información
estratégica que adelanta la
entidad y que son de
relevante importancia
como presentación de
informes, políticas
públicas, estudios y
consultorías, licencia de
construcción, entre otros
temas
3.1. Políticas y planes sectoriales.
3.2. Presentación de informes a entes de control,
nacionales y departamentales.
3.3. Información estratégica del sector (estudios o
consultorías).
3.4. Programas relevantes que se adelantan y deben
continuar.
3.5. Participación en comités, consejos, juntas u otros
similares.
3.6. Índices de desempeño municipal y/o
departamental.
3.7. Información sobre licencias de construcción.
3.8. Relación de obras de infraestructura y su estado.
3.9. Informes detallados de estrategias.
CL

CAPÍTULO 4: ENTREGA
DEL DESPACHO

Dan cuenta de la
trazabilidad, logros,
resultados, lecciones 4.1. Trazabilidad de la dependencia.
aprendidas y dificultades 4.2. Logros y resultados obtenidos.
que cada gerente de
despacho afrontó durante 4.3. ¿Como encontré el despacho?.
el cuatrienio. 4.4. Dificultades.
 SEC SEC
AMBIENTE GENERAL
INSTITUTO INSTITUTO
DE DE
DEPORTE CULTURA

INFORME DE
EMPALME EMPRESA DE
SEC OBRAS SERVICIOS
PÚBLICAS PÚBLICOS

ALCALDE /
GOBERNADOR
SEC SEC
PLANEACIÓN HACIENDA

SEC DES SEC

ECONÓMICO PROTECCIÓN
SOCIAL
ACTA INFORME DE
GESTIÓN
ACTA INFORME DE
GESTIÓN
CL

¿ Y SI NO LE RECIBEN
SU INFORME DE
EMPALME?

Cuéntele el cuento a su Radíquelo ante su Oficina de Control

comunidad Interno.
Entréguelo a los organismos de
control.
Colóquelo en su página web.
DESPUÉS DE QUE ENTREGUE
su informe de empalme 2020-2023

Esté atento para responder las observaciones del gobierno entrante.

Prepárese para atender los requerimientos de los organismos de control

cuando lo requieran.

DE NADA SIRVEN 4 AÑOS DE BUENA GESTIÓN

PARA UN MAL PROCESO DE CIERRE.
 RECUERDE...

FUERON CUATRO AÑOS

2020 -2023
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