Republica Bolivariana de Venezuela

Estado Bolivariano de Miranda

Municipio Autónomo de Zamora

ESTRUCTURA ORGANIZATIVA DE LA UNIDAD

ADMINISTRATIVA

Dirección: Gestión Administrativa.

T.S.U Jeannet Antonia Jiménez Berbesi.

Directora de Gestión Administrativa .

Guatire, mayo 2023.

1.- Identidad Organizacional.
La dirección de Gestión administrativa está adscrita a la
Presidencia del Concejo Municipal, es la unidad responsable de las
actividades administrativas realizadas y dar el cumplimiento con las
disposiciones en apoyo a los objetivos Institucionales, como lo es la
de Gerencia y Administración Pública con altos niveles de
excelencia, contribuyendo a la prestación de un servicio más
proactivo como lo merecen el personal que labora en esta
institución municipal y la comunidad.
Organigrama de la Dirección:
En estos momentos la dependencia no posee un organigrama, ya que
está conformado por un solo empleado.
A continuación se presenta la Propuesta para ser aprobada o realizarle
alguna modificación.
 
2.- Organigrama Estructural de la Unidad Administrativa.
Es la división de todas las actividades del Concejo Municipal que se
agrupan para formar áreas o departamentos, estableciendo autoridades,
que a través de la organización y coordinación buscan alcanzar
objetivos.
Organigrama Estructural de la Unidad de Gestión Administrativa del
Concejo Municipal, será estructurado o conformado de la siguiente
manera: 1Director, 1 Asesor, 1 Asistente y 2 Analistas.

Este organigrama viene a comprender la división del trabajo en

unidades organizativas y puestos de trabajos.
 
 DIRECTOR

ASESOR

ASISTENTE ANALISTA ANALISTA

 Organigrama Funcional de la Unidad Administrativa.

' ,5 ( &72 5 $
NIVEL DIRECTIVO
- ,0 ( 1 ( =- ( $ 1 1 ( 7

NIVEL TACTICO
$ 6( 62 5
VILLEGAS WENDY

NIVEL OPERATIVO $ 6 ,6 7( 1 7( $ 1 $ / ,6 7$ $ 1 $ / ,6 7$
/ ,=/ $ 5 2 &$ 9DFDQW H 9DFDQW H
  

3.- Niveles de la Estructura Organizativa según sus funciones.

Funciones del Director de la Unidad de Gestión Administrativa:
1.- Lidera el funcionamiento de diferentes organizaciones y/o redes
relacionadas con lo público permitiendo, con mirada estratégica, concretar
las políticas públicas, planificando, dirigiendo, controlando y evaluando las
distintas variables involucradas.
2.- Coordinación de la administración de conformidad con las instrucciones
del presidente o presidenta del concejo.
3.- Informar sobre los asuntos correspondientes de la oficina, dicha
información se presenta por escrito y con el apoyo necesario para la
realización de la actividad.
4.- Cumplir con las leyes, normas y procedimientos vigentes y los que
sean implantados en lo sucesivo.
5.- Administrar los Recursos, Créditos Adicionales, Dozavo asignados
por el Ejecutivo, el cual consta de 2 etapas: formulación y ejecución, la
cual se distribuye por órdenes de pago a los Gastos de Personal y
Proveedores.
6.- Velar por la custodia y mantenimiento de los bienes adscritos a la
oficina.
Funciones del Asesor:
1.- Asesorar, asistir a la dependencia en asuntos legales mediante las
visitas realizadas por la Contraloría Municipal.
2.- Redactar dictámenes y opiniones jurídicas por consultas,
requerimientos o solicitudes recibidas.
3.- Mantener comunicación permanente con el equipo de trabajo.
Funciones de la Asistente:
1.- Elaboración de los memorándum para la información requerida por
cualquier dependencia.
2.- Informar al director todo lo relacionado con la dependencia.
3.- Redactar oficios y darle su respectiva salida para la dependencia
solicitada.
4.- Archivar los expedientes tales como: Ordenes de pago,
Memorandum, Oficios enviados y recibidos por las diferentes
dependencias.
5.- Fungir como escribiente en las reuniones que se realicen
Funciones de los Analistas:
1.- Recopilar, verificar y clasificar la información que se recibe en el
área. Proporcionar la información que se le solicite.
2.- Registrar y llevar los controles correspondientes tanto en la
documentación que se recibe, como en la que se entrega regularmente
por el departamento.
3.- Realizar las retenciones en la documentación respectiva SENIAT
(IVA, ISLR) y 1x500 Gobernación, en el tiempo estipulado.
4.- Realizar la carga de los archivos TXT respectivo en el sistema patria
institución pública para el pago del personal: Sueldos, salarios,
liquidaciones, bonos, aguinaldos, becas estudiantiles.
5.- Elaboración de las Órdenes de Pago emanados por la Dirección de
Gestión Humana, previa autorización (aprobación) por el Presidente del
Concejo.
4.- Niveles Jerárquicos de la Estructura: Según el Conjunto de
flujos de Trabajo.
Flujos de Autoridad:
Supervisar y toma de decisiones de carácter directivo y táctico,
mediante el seguimiento y control de las contrataciones de servicios,
llevados a cabo por la institución, tanto en planificación, organización,
dirección que establecen la jerarquía formal.
Nivel de Dirección: Director de Gestión Administrativa.
Atribuciones:
1.- Supervisar, Controlar a los integrantes de las demás dependencias
adscritas a la dirección.
2.- Atender al personal con algún requerimiento o realización de una
orden de pago, sea Proveedor o de nómina.
3.- Asignación de tareas al personal de la dependencia.
Procedimientos y Pasos
Procedimientos:
1.- Recepciona al solicitante del departamento o dependencia de
cualquier requerimiento a solicitar.
2.- Atiende y se remite el requerimiento para realizar lo solicitado.
3.- Asigna cada caso al personal integrante del departamento, sea
Secretaria o Analistas.
Pasos:
1.- Recibe al solicitante con la documentación para su revisión.
2.- Revisa la documentación, una vez chequeada se hace entrega para el
personal que va a realizar la actividad.
3.- Terminada la actividad por el personal de la dependencia, el
Director firma y sella la documentación requerida. Sea orden de
pago u otro requerimiento.
A continuación se realiza el presente

Flujograma del Procedimiento 1

Recepciona al solicitante del

departamento o dependencia
de cualquier requerimiento a Atiende y se remite el
solicitar. requerimiento para realizar lo
solicitado.

Asignación de tareas al
personal de la dependencia.
Procedimiento 2:
1.- Recibe al Proveedor para la entrega de la factura.
2.- Recepciona la factura para su revisión.
3.- Atiende y tramite los pasos para la cancelación.
Pasos:
1.- Se atiende al Proveedor para el trámite respectivo
2.- Entrega la factura para su revisión.
3.- Se revisa la factura para verificar si cumple con las normas
legales.
 Flujograma del Procedimiento 2

INICIO
RECIBE PROGRAMACION
DE PAGOS
FACTURA
PROVEEDOR
NO
INCLUYE EN EMISION DE
SI SISTEMA
PAGO

ENTREGA CUMPLE
NORMAS
DE FACTURA
LEGALES
EMITE PROVEEDOR
COMPROBAN
TES DE
RETENCION

ENTREGA
FACTURA
RELACION ORIGINAL
DE COMPRAS
MENSUAL

CANCELACION
Fin
2.- Flujos Operativos:
Es la forma de visualizar cada una de las tareas subsiguientes que el
equipo de trabajo debe finalizar para alcanzar un objetivo.
Nivel Operativo: Analistas.
Atribuciones:
Recopilar, verificar y clasificar la información que se recibe.
Proporcionar la información que se le solicite. Registrar y llevar los
controles correspondientes en la documentación que se recibe
(Factura).
 Procedimientos
Procedimiento 3:
1.- Recopilación de información que se recibe.
2.- Proporciona la información solicitada.
3.- Registra y anota los controles correspondientes para la
realización de los archivos TXT para su respectiva cancelación de
los Gastos sea personal o Proveedor.
Pasos:
Paso 1: Recepciona la documentación.
Paso 2: Facilita la información solicitada para ser realizada.
Paso 3: Realiza los archivos TXT para la cancelación de los gastos
 Flujograma del Procedimiento 3

Recepciona la documentación.
Facilita la información
solicitada para ser realizada.

Realiza los archivos TXT para

la cancelación de los gastos
 5.- Servidores Públicos asignados a la Unidad Gestión Administrativa

Nombres y Apellidos Cargos Perfil N° de Cargos que

se necesitan

Jiménez Jeannet Directora T.S.U Administración 0

Villegas Wendy Asesor Lic. En Trabajo Social 0

La Rocca Liz Asistente Lic. Gestión Social 0

Vacante Analista T.S.U/ Universitario 1

Vacante Analista T.S.U / Universitario 1

6.- Normas Internas de la Unidad Administrativa.
1.- Respetar la Jornada Laboral establecida por el Concejo, mediante
el horario y sus actividades diarias.
2.- Cumplir con las normas de seguridad establecidas en el lugar del
trabajo.
3.- Mantener la discreción profesional sobre los asuntos del Concejo.
4.- Uso del uniforme reglamentario.
5.- Mantener organizada la oficina.
6.- Nadie podrá ser objeto de discriminación en su derecho al trabajo.
7.- Utilizar los equipos y herramientas de trabajo con cuidado.
8.- Evitar accidentes en el trabajo.
Nota Importante:
Es importante que el Director y Empleados cumplan estas normas
para garantizar un ambiente de trabajo seguro, productivo y
respetuoso. De esta forma, se podrá mejorar la relación laboral,
garantizando los derechos de los trabajadores.
 Matriz de Componentes del Sistema de Control Interno

Proceso: Dirigir la Dependencia Gestión Administrativa.

Ambiente de Valorización Actividades Sistema de Monitoreo

Control del Riesgo de Control Información y
Comunicación
Poner en El riesgo que Realizar Darle Llevar
funcionamiento siempre va a formatos seguimiento a Inspección
la existir, la para ser la información de las
implementación devolución entregados a los medidas
de la recepción de la factura, al proveedores para la
de la factura de por no Proveedor, elaboración
compra o cumplir las para la de la
servicio normas elaboración factura
legales de la factura
y no ser
devuelta
GRACIAS POR SU ATENCIÓN