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Planeación de la Auditoria Administrativa

Beatriz Amanda Galeano López

Carlos Daniel Rodríguez Cárdenas

Fundación Universitaria del Área Andina

Presentado a:

Samir Raduam Mendoza

Facultad de Ciencias Administrativas, Económicas y Financieras

Auditoria Administrativa

2020
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Tabla de Contenido

Contenido
1. Introducción.....................................................................................................................3
2. Estudios acerca de la empresa.........................................................................................4
2.1. Antecedentes CONSTRUCTORA ALGORA SAS.....................................................4
3. Objetivos de la auditoria..................................................................................................5
3.1. Control:............................................................................................................................5
3.2. Productividad:..................................................................................................................5
3.3. Organización:...................................................................................................................5
3.4. Servicios:..........................................................................................................................5
4. Información estratégica y áreas relevantes de la empresa..................................................6
4.1. Áreas y funciones.............................................................................................................6
4.1.1. Gerente:.........................................................................................................................6
4.1.2. Sub-Gerente..................................................................................................................6
4.1.3. Director comercial.........................................................................................................6
4.1.4. Director de producción..................................................................................................6
4.1.5. Coordinador SIG...........................................................................................................7
4.2. Organigrama de la empresa..............................................................................................7
5. Alcance de la auditoria....................................................................................................8
6. Lugar donde se realizará la auditoria...............................................................................8
6.1. Planta Santa Bárbara:.......................................................................................................8
7. Responsabilidades y funciones de los miembros del equipo auditor..................................8
7.1. Equipo de auditoria y funciones.......................................................................................8
7.1.1. Coordinador general de la auditoria..............................................................................8
7.1.2. Líderes de áreas de proyectos.......................................................................................8
7.1.3. Analistas de áreas de proyecto......................................................................................9
7.2. Áreas de intervención.......................................................................................................9
7.2.1. Coordinadora SIG.........................................................................................................9
7.2.2. Gestión financiera.........................................................................................................9
7.2.3. Director de producción..................................................................................................9
7.2.4. Director Comercial........................................................................................................9
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7.3. Actividades estimadas....................................................................................................10

8. Cronograma de actividades “diagrama de GANT”...........................................................10
9. Recursos que se emplean..................................................................................................12
9.1. Recursos Materiales.......................................................................................................12
9.1.1. Software......................................................................................................................12
9.1.2. Hardware.....................................................................................................................12
9.1.3. Herramientas del sistema............................................................................................12
9.2. Recursos humanos..........................................................................................................12
10. Diagrama de flujo............................................................................................................13
11. Reporte e informe final...................................................................................................13
12. Seguimientos de actividades...........................................................................................15
13. Tiempo de avances..........................................................................................................16
Conclusión............................................................................................................................17
Bibliografía...........................................................................................................................18

1. Introducción
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Con la premisa de hacer un estudio sobre el funcionamiento de la organización

CONSTRUCTORA ALGORA SAS; se llevará a cabo una labor de auditoría

administrativa, con la cual se tiene como principal finalidad hacer una intensa observación

para evaluar y analizar la estructura organizacional de esta empresa para dar paso así a la

identificación de las oportunidades que sin duda darán como resultado el mejoramiento de

la competitividad y la calidad de todos sus bienes y servicios.

Así pues, de esta manera se podrá evaluar si en realidad la administración de una empresa

logra dar cumplimiento a los objetivos que se han propuesto desde el momento de la

creación de los planes de organización, dirección y control esto acorde a sus necesidades,

dicho esto es importante resaltar que la realización de auditorías administrativas en todas

las áreas de las pequeñas, medianas y grandes empresas para así lograr efectividad en las

estructuras organizacionales.

Con el propósito de poner en practica este tema, se diseñará una propuesta de planeación de

auditoría para la empresa en mención.; donde inicialmente se indagará todo acerca de la

empresa y posterior a esto se diseñará la primera fase de un proceso de auditoría como los

es la planeación

2. Estudios acerca de la empresa

2.1. Antecedentes CONSTRUCTORA ALGORA SAS.

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Constructora Algora sas, nací en el año 2015, en el municipio de Gacheta Cundinamarca

como idea de tres socios para dar inicio a la creación de una empresa que tendrá como fin la

extracción de piedras y arenas del Río para la elaboración de materiales fundamentales para

la construcción Y obras civiles como lo son, las bases granulares, gravillas y arena.

Teniendo en cuenta su recién entrada en el mercado y que en la región donde se llevará a

cabo este proyecto existen cuatro plantas más que se dedican a la misma actividad se inicia

un gran montaje que requirió una significativa inversión de dinero obtenido por el acceso a

préstamos bancarios y ahorros de toda la vida para poder llevar a cabo como se nombró

anteriormente al montaje de una infraestructura nunca antes visto en la región lo cual sin

duda tendrá como resultado un producto de calidad para poder presentar competencia a las

otras plantas existentes.

La puesta en marcha de este gran infraestructura requirió al principio de el gran esfuerzo de

solamente 15 colaboradores que sin importar cual fuese su actividad lograban hacerse cargo

de todas las tareas allí requeridas, tareas como soldaduras, manejo de maquinaria y

mantenimientos.

A esta fecha pasados ya cinco años desde su creación es importante destacar que gran parte

del esfuerzo a dado resultados exitosos ya que se han logrado alianzas estratégicas con

distribuidores En los municipios de la Sabana de Bogotá como Nelson, Briceño, Tocancipa,

sopor y Cajicá, de la misma manera se han logrado cerrar contrataciones con empresas

encargadas de realizar obras de infraestructura en la misma región donde funciona esta

planta.
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3. Objetivos de la auditoria

Con el objetivo de lograr realizar una auditoría administrativa eficiente y eficaz, se planean

o se ponen como metas los siguientes objetivos para así estudiar todas las áreas existentes

dentro de la organización.

3.1. Control: Hacer una exhaustiva inspección en los recursos financieros, físicos,

tecnológicos y humanos y dar buen uso a cada uno de ellos para la obtención de procesos y

procedimientos correctos.

3.2. Productividad: Identificar de manera rápida y objetiva las desviaciones que afecten la

productividad, dando cumplimiento a las acciones necesarias para la solución que necesita

la organización.

3.3. Organización: Hacer una evaluación sobre la eficacia de la organización y de la

estructura que la compone para determinar con precisión las opciones más apropiadas para

mejorar las operaciones, actividades y procesos.

3.4. Servicios: Medir la satisfacción de los clientes ya sea por un proceso cuantitativo o

cualitativo, con el fin de mejorar las falencias que se presenten en el proceso de la

prestación del servicio.

4. Información estratégica y áreas relevantes de la empresa

4.1. Áreas y funciones

4.1.1. Gerente:
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 Aprobar recursos para el cumplimiento de las actividades y procesos que se

requieran dentro de la organización.

 Hacer un seguimiento constante al uso de los recursos asginados.

 Tomar decisiones en cuanto a la gestión de los recursos de la empresa.

4.1.2. Sub-Gerente

 Brindar a los colaboradores los instrumentos adecuados y materias primas

necesarias para la realización de sus funciones.

4.1.3. Director comercial

 Realizar y llevar a cabo estrategias de gestión y ventas.

 Seguimiento constante a las ventas realizadas.

 Ofrecer y dar a conocer el producto y su calidad.

4.1.4. Director de producción

 Inventariado de materia prima y producto terminado

 Control de calidad

 Productividad

 Tiempos de entrega

 Solicitud de materia prima

4.1.5. Coordinador SIG

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 Proceso de contratación “reclutamiento, entrevista, exámenes de ingreso,

inducción”

 Afiliaciones “EPS, ARL, CCF, AFP”

 Solicitar capacitación al personal.

 Manuales de funciones y procedimientos.

4.2. Organigrama de la empresa

 Alcance de la auditoria
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Se busca realizar un análisis en toda la empresa para diagnosticar por medio de una

evaluación del sistema de control interno, el cumplimiento de las responsabilidades

asignadas en cada área y asegurarse de que los procedimientos y políticas establecidos por

la organización se cumplen a cabalidad, y posterior a esto proponer alternativas que ayuden

a mejorar la situación actual.

 Lugar donde se realizará la auditoria

6.1. Planta Santa Bárbara:

El lugar donde se llevará a cabo esta auditoría será la planta ubicada en la vereda Santa

Bárbara perteneciente al municipio de Junín Cundinamarca en la vía de que de Gachetá

Cundinamarca conduce a la ciudad de Bogotá (Km 1.5).

7. Responsabilidades y funciones de los miembros del equipo auditor

7.1. Equipo de auditoria y funciones

7.1.1. Coordinador general de la auditoria: 1

Funciones: Capacidad de respuesta en relación con los resultados que se esperan

7.1.2. Líderes de áreas de proyectos: 4

Funciones: Supervisar que las funciones se ejecuten en los tiempos establecidos, ejecutar lo

indicado por el coordinador, desarrollar las directrices de los niveles estratégicos de la

organización, resolver todas las dudas y actuar con alto desempeño.

7.1.3. Analistas de áreas de proyecto: 6

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Funciones: Respetar y cumplir las órdenes con calidad, ser prudente, cordial, disciplinado y

solidario, llevar un orden con los documentos de trabajo, según los hallazgos debe ser

objetivo para dar base a las evidencias.

7.2. Áreas de intervención

7.2.1. Coordinadora SIG: Revisar las hojas de vidas de los colaboradores, evaluar

contratos, afiliaciones a la ARL, EPS, CCF, AFP, pagos parafiscales, nomina,

capacitaciones ejecutadas y revisión del SG-SST.

7.2.2. Gestión financiera: soporte de pago a los proveedores de insumos, facturas de

ventas y remesones, informe de cierre mensual, estados financieros, mecanismo de control

de gastos.

7.2.3. Director de producción: Revisar los inventarios de los insumos para poder realizar

el proceso de producción diaria, y asegurarse de que el stock de material pétreo en patio de

acopio sea suficiente para suplir las cantidades de producto terminado requerido”, de igual

manera cumplir con los tiempos estimados de producción, así como hacer la

correspondiente solicitud de los presupuestos para las mejoras locativas, técnicas y

tecnológicas requeridas para el correcto funcionamiento de la maquinaria en general.

7.2.4. Director Comercial: Cumplimiento de las ventas por mes, aspectos de servicio al

cliente, recoger de manera correcta las respectivas muestras para llevar al laboratorio y

hacer los respectivos estudios de calidad y resistencia de los materiales, cronograma de

visitas a los diferentes clientes para hacer el respectivo ofrecimiento de la calidad del

material producido y creación de planes estratégicos que tengan como fin lograr el

posicionamiento de la empresa en el mercado de las gravilleras.

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7.3. Actividades estimadas

 Revisión de los contratos

 Soporte de pago de planilla

 Manuales de funciones y procedimientos

 Ordenes de compras

 Soportes de pagos (cheques y/o transferencias)

 Soportes facturas de ventas

 Muestreos de inventarios

 Movimientos contables

 Reuniones inesperadas en las áreas.

8. Cronograma de actividades “diagrama de GANT”

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9. Recursos que se emplean

9.1. Recursos Materiales

9.1.1. Software: paquetes de auditoria del equipo de cómputo del auditor junto con

compiladores, búsqueda de archivos.

9.1.2. Hardware: equipos de cómputo, impresoras.

9.1.3. Herramientas del sistema: realización de copia de seguridad de los discos duros de

los equipos que lo requieran.

9.2. Recursos humanos.

Se asignarán dos personas por área para auditar, se manejará un perfil y atributos

específicos para la persona encargada de auditar como lo son: madurez y profesionalismo,

integridad, analítico, saber escuchar, buen planeador y comunicador.

No solamente depende de los recursos humanos y materiales que deben emplearse en la

compañía también es satisfactorio para la compañía la implementación de un sistema de

calidad basado en la norma ISO 9001 con todos procesos ejecutado en la compañía requiere

de acciones evaluativas, de monitoreo paralelas a la implementación propia.

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10. Diagrama de flujo

11. Reporte e informe final

Alcance

Esta auditoria fue aplicada a todas a las áreas que se encuentran en ejecución y a sus

herramientas de sistemas como a la parte física de estas.

Es responsabilidad de coordinador general, los líderes del proyecto y los analistas de las

áreas del proyecto expresar una opinión sobre la eficiencia de los controles aplicados. El
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análisis y el informe presentado por el grupo de trabajo están acorde a los principios

indicados en la propuesta de auditoria.

Objetivos
Evaluar la efectividad del control interno existente

 Verificar el correcto funcionamiento de la estructura organizacional

Periodo de cobertura.

El periodo de cobertura de la auditoria interna, donde comprende todas las áreas de la

empresa Constructora Algora SAS estima como fecha de iniciación el 1 de Agosto de 2020

hasta el 20 de Agosto de 2020, donde se pretende evidenciar las falencias que se presenten

para poder regular y documentar los procesos que se implementan en cada área, teniendo en

cuenta estas falencias presentadas, se programará una nueva auditoría para que el

encargado del área tenga unos parámetros impuestos por el auditor para regular y

documentar los procesos.

Hallazgos.

Se evidenció que en la revisión de los inventarios donde se encuentran todos los insumos

para el mantenimiento de la maquinaria carecen de registros con respecto al uso de los

insumos que allí se encuentran (tornillería, lubricantes, herramientas), de la misma manera

se vienen llenando las planillas con datos que no corresponden a las fechas reales de la

utilización de dichos elementos, es por esto que estos datos generan un riesgo bastante alto

en cuanto a la veracidad de los datos y el incremento de errores en el inventario.

Se evidencia en el área de dirección comercial que las fichas técnicas existentes de los

materiales que se manejan dentro de la planta (arena, grava de ½ y grava de ¾) se

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encuentran con fechas ya vencidas para lo que la norma exige en cuanto a materiales

triturados extraídos de río, lo cual indica que no se está llevando debidamente la obtención

de muestras hacia el laboratorio encargado de los estudios del material lo que puede traer

como consecuencia la entrega de fichas técnicas poco veraces a los clientes finales del

producto terminado.

Conclusión

A manera de conclusión de esta auditoría, se ve reflejado el apoyo de los miembros de cada

área de la empresa en el desempeño de todas y cada una de sus actividades, aunque de

manera negativa pero con el objetivo de mejorar se evidencia que muchos de los

documentos que dentro de la empresa existen para un control exacto de sus actividades, no

se llevan en orden o se diligencian de la manera equivocada, por esto es importante resaltar

que dentro de la propuesta de auditoría se brindó asesoría para el análisis , evaluación,

recomendaciones para hacer una regulación sobre cada uno de los procesos que allí se

ejecutan con el objetivo de que esta compañía resalte y tenga gran capacidad competitiva

frente a las otras plantas existentes en su lugar de ejecución.

12. Seguimientos de actividades

Con el objeto de lograr hacer un pertinente seguimiento a las actividades en las respectivas

áreas donde se encontraron las mayores falencias se deberán tener en cuenta los acuerdos a

los que se haya llegado con el líder de cada área y acorde al plan de mejora que se haya

planteado, así pues se realizará una revisión de los resultados obtenidos en la auditoría

interna con sus respectivas recomendaciones las cuales serán claves para la correcta

realización de la siguiente auditoría la cual se pretende llevar a cabo tres meses después de
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finalizada la presente auditoría, es así como se deberá implementar un cronograma de

actividades donde se observarán una a una las áreas anteriormente auditadas.

13. Tiempo de avances

Para el avance en la solución de los inconvenientes hallados durante la auditoría, se otorga

un plazo de tres meses a cada responsable de las áreas auditadas para que ponga en

conocimiento los documentos y reportes solicitados, esto acorde al plan de mejora, la idea

es que mes a mes se deberá efectuar la revisión de todos los resultados obtenidos durante la

implementación de dicho plan, el cual deberá ser entregado en el momento de la realización

del cierre de la auditoría.

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Conclusión

A manera de conclusión, es importante resaltar que el proceso de auditoría administrativa,

se convierte en una herramienta de vital importancia para cualquier tipo de empresa, ya que

por medio de la aplicación de ésta se logra una efectiva administración con niveles altos de

eficiencia, también sirve como prevención, Ya que nos permite anticiparnos a las amenazas

que en un futuro pueden llegar a presentarse, es por esto que su objetivo principal es

investigar, revisar y evaluar la administración de cualquier organización con el fin de

presentar un informe claro y detallado, para lograr dar las recomendaciones indicadas al

respecto.
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Bibliografía

 https://areandina.instructure.com/courses/8654

 https://www.finanzaspersonales.co/diccionario/termino/auditoria-administrativa/
40513#:~:text=La%20auditor%C3%ADa%20administrativa%20abarca%20una,y%20el%20ahorro
%20en%20los

 https://www.significados.com/auditoria-administrativa/

 https://digitk.areandina.edu.co/bitstream/handle/areandina/1260/Auditoria
%20Administrativa.pdf?sequence=1&isAllowed=y