CÓDIGO PE-OD-9

VERSIÓN 5
CONTEXTO ORGANIZACIONAL TIPO Otros Documentos
IMPLEMENTACIÓN 24/05/2023

CONTEXTO EXTERNO - TRACTOCAR LOGISTICS SAS

AMENAZAS: AMENAZAS:
-Constante creación de metodos alternos de transporte por nuestros clientes -Control deficiente de las autoridades de control vial.
(ferrocarril/fluvial). -Zonas viales Nacionales con control de grupos subversivos.
-Creación de nuevas rutas y desviación de cargas a nuevos puertos. -Materialización de riesgo: robo y secuestro.
-Infraestructura jurídica muy débil frente a generar acciones en accidentes

POLITICO-LEGAL
OPORTUNIDADES: de transito.
DEL CLIENTE

-Incremento de las ventas a través de las plataformas tecnológicas

comunicación, operación y facturación. OPORTUNIDADES:
-Alianzas directas, con clientes de los generadores de carga. -Aumento del control interno de la seguridad de la carga (aplicación te
tecnologias).
-Ampliación de las ventas en clientes nuevos a nivel nacional, internacional y -Comunicación con las autoridades de control vial.
comercio exterior.
-Creación de estrategias de marketing.
-Participación en licitaciones con clientes estratégicos.

AMENAZAS: AMENAZAS:
-Aumento de competidores por ventaja -Desaceleración económica a gran escala en
economica ante los cambios en el pais. el país y el mundo.
COMPETITIVO

-Sector con alto índice de criminalidad Hurtos

- Narcotráfico.

ECONÓMICO
OPORTUNIDADES:
-Benchmarking a competidores de transporte. OPORTUNIDADES:
-Cambio a Operador 4PL. -El sector transporte ha sido de los menos
-Aumento de bodegas de almacenamiento a afectados.
nivel nacional. -Aumento de transporte (paqueteo) a
nivel mundial por politicas de
distanciamiento social.

AMENZAS: AMENAZAS:
- Sector con alto indice de -Perdida de afiliados, por tiempos muertos en
AMBIENTE

accidentalidad/siniestralidad. la cadena de servicio.

PROVEEDORES
-Trayectos viales muy amplios sin gestión de -Variación de las tarifas a pagar al
seguridad pública.
transportador (Oferta - Demanda).
OPORTUNIDADES:
- Ejecución de un Plan de RSE para realizar apoyo a OPORTUNIDADES:
las comunidades mas afectadas de la zona. -Aumento de la oferta de vehiculos vs.
aumento de la capacidad.

AMENAZAS:
-Desconocimiento del uso de plataformas
tecnologicas de las partes interesadas.
TECNOLÓGICO

-Deficiente infraestructura vial.

OPORTUNIDADES:
-Incremento de las ventas a través de las
plataformas tecnológicas de comunicación,
operación y facturación.
-Participación de la compañia en redes
sociales.
 CÓDIGO PE-OD-9
VERSIÓN 5
CONTEXTO ORGANIZACIONAL TIPO Otros Documentos
IMPLEMENTACIÓN 24/05/2023

CONTEXTO INTERNO - TRACTOCAR LOGISTICS SAS

 Código SIG-OD-40
Versión 3
MATRIZ DE PARTES INTERESADAS Tipo Otros documentos
Implementación 3/2/2023

PARTE INTERESADA PLAN DE ACCIÓN - RENDICION DE CUENTAS

PARTE INTERESADA REQUISITOS IMPACTO ¿QUE HACÉR? EXPECTATIVAS RECURSOS RESPONSABLE CUMPLIMIENTO

Presentacion de Informes de Gerente De Agencia,

indicadores a clientes top, evaluar
Calidad de productos y
Usuarios de nuestro
servicios, cumplinedo
servicio, su satisfacción
CLIENTES en tiempos de entrega ALTO
es parte fundamental de
pactados y requisitos
nuestra misión.
exigidos.
Gerente De Sac y
la satisfaccion del cliente, Planeacion, Equipo De
realizacion de preveta, atencion Comunicación efectiva y oportuna. Ejecutivos Comerciales, Gerente de Agencia -
Gestión comercial
de peridos ya tencion de quejas y Satisfacción del cliente. Asociados De Negocio en Presidencia
recalmos. Realizar estudios de todas las tipologías de vh,
seguridad para prevencion de bodegas, personal
riesgos. competente

Cumplimiento de Gestión de cartera, informes de

Personas naturales o pagos, garantía de pagos, cumplimiento en fechas de
Transparencia en las acciones Equipode compra, Equipo Gerente Administrativo Verificación de
jurídicas que compra, alianzas pagos, medicion del nivel de
desarrolladas en las fases de planeación y - Vicepresidencia de indicadores de
suministran un bien o estratégicas que satisfaccion. Solicitar seguridad
PROVEEDORES ALTO precontractual, contractual y despachos a nivel Operaciones- Gerente cumplimiento, manejo
prestan un servicio permitan la mejora social. Realizar estudio de
poscontractual. nacional, Equipo de de Planeación- Jefe de cartera a deuda,
requerido por la continua, seguridad para prevención de
Pagos oportunos. seguridad. Nacional de Seguridad compras.
empresa. abastecimiento riesgos de narcotrafico, actos
oportuno, lealtad. ilicitos, hurto, entre otros.

Aportan el capital de
Indicadores
trabajo para la Retorno de inversión, Nomina de empelados
Presidencia, gerente financieros, balance
operación de la riesgo controlado, Informes de EE FF. Gestión de tractocar, y presupuesto
Trazabilidad en la información administrativo, Jefe de general, revisión por
ACCIONISTAS empresa, esperan rentabilidad, ALTO cartera, informes de gastos, anual, inversiones en
confiable y oportuna. tesorería y Jefe de la dirección,
rendimientos crecimiento costos e informe de inversiones. software para mejora de la
contabilidad Planeación
(utilidades) sobre el organizacional. productividad
Estatégica.
capital invertido.

Gestión ambiental: uso adecuado

Preparación ante eventos de
de recursos renovables y no
desastres.
renovables, disposición adecuada
Comunidades vecinas y Participar en las desciciones de la dpto de talento Programas de gestion
Bajo impacto de residuos, respuesta y atención Equipo de Calidad , Ssta y
COMUNIDAD aledañas a nuestras BAJO gestión pública. humanos Cpto de ambiental, Programa
ambiental. ante emergencias. Gestion social talento humano
instalaciones. Facilidad de acceso a los calidad y ssta de RSE
apoyo a la comunidad membrillal
programas de atencion para la
en medio de la pandemia de
poblacion vulnerable.
covid-19 y fundacion mamonal.

Seguridad laboral,
remuneración justa,
Es el talento humano
estabilidad laboral,
del que dispone la
buen clima laboral,
empresa para alcanzar
bienestar,
sus objetivos, guardan
COLABORADORES reconocimiento, ALTO
un gran conocimiento
crecimiento.
de la organización,
Capacitacion, Salud y
representan nuestros
seguridad en el trabajo.
valores corporativos.
Atencion en caso de
emergencias.
Bienestar propio y de su familia.
Reconocimiento por su labor y
Pagos oportunos,
acceso a incentivos.
reconocimientos, ascensos, plan
Crecimiento profesional y
de bienestar. Implementar
oportunidades de aprendizaje.
sistema de Gestion de seguridad
Trato digno.
y salud en el trabajo. COPASST,
Respeto por el horario laboral.
COCOLA, Brigadas de
Participación activa en comités o
emergencia.
espacios relacionados con el
bienestar del talento humano.
Rotación de personal,
índice de ausentismo,
Evaluaciones de
Presidencia - Dpto. de
competencia,
Personal competente Talento Humano, Dpto
Encuesta de Batería
de Calidad y SSTA
Riesgo Psicosocial,
Indicadores de
SGSSTA

Personas naturales o
jurídicas del mismo Portafolio servicios, uso Seguimiento a la competencia, Porcentaje de
gremio y prestan los de tecnologías, plan de mercado, posicionamiento Dinamizar el mercado. Presidencia, Gerente participación en el
COMPETIDORES MEDIO Personal competente
servicios de transporte comportamiento en el en el sector, competencia justa, Aumento de la competitividad. administrativo mercado, margen,
con beneficios mercado. Benchmarking financiero utilidad, entre otros.
competitivos.

Matriz de Requisitos
Ministerio del
legales de Transporte
Transporte Definición de politicas ajustadas a Información de calidad y veraz Personal competente, Gerencia Administrativa
Cumplimiento de los y de otra índole.
Ministerio del Trabajo las condiciones de operación de sobre la gestión y cumplimiento de infraestructura, dotación y - Presidencia - Jefe
GOBIERNO reglamentos, leyes y ALTO Matriz de requisitos
Superintendencia de la empresa, informes de la normatividad vigente y suministros, informes y Nacional de Seguridad-
normas aplicables. de sst y matriz de
Transporte indicadores, planes de mejora aplicable. registros. Jefe de Mejora continua
requisitos legales
Dian
mabientales

Matriz de Requisitos
Interacción con otros procesos.
legales de Transporte
Definición de politicas ajustadas a Seguimiento y evaluación al Personal competente, Gerencia Administrativa
BASC Cumplimiento de los y de otra índole.
ENTES las condiciones de operación de desempeño de los procesos. infraestructura, dotación y - Presidencia - Jefe
ICONTEC reglamentos, leyes y ALTO Matriz de requisitos
CERTIFICADORES la empresa, informes de Mejora continua de los procesos. suministros, informes y Nacional de Seguridad-
RUC normas aplicables. de sst y matriz de
indicadores, planes de mejora Cumplimiento de la normatividad registros. Jefe de Mejora continua
requisitos legales
vigente y aplicable.
mabientales

Programa de
Participación en eventos de tipo capacitación y
Presencia de TRACTOCAR en Jefe Talento Humano -
académico, gremial y empresarial actividades de Talento
ANDI Cumplimiento de los sus eventos o actividades Gerencia Administrativa
para divulgar la misionalidad y Personal competente, Humano, Seguridad y
ENTES GREMIALES COLFECAR reglamentos internos MEDIO programadas. - Presidencia - Jefe
cumplir los objetivos estratégicos y informes y registros. SSTA.
RIC de la entidad. Solicitud de apoyo en actividades Nacional de Seguridad-
responsabilidad social Informe de
programadas. Jefe de Mejora continua
empresarial. Responsabilidad
Social Empresarial.

Empresa / Proceso: SEGURIDAD
MATRIZ
OPORTUNIDADES
Mayor Apoyo de las plataformas tecnológicas en seguimiento y trazabilidad
Implementación de equipos para control de personas (Biometría - Lectores
de códigos de barra)
Crecimiento a nivel nacional
Mayor participación del mercado de comercio exterior en Colombia
AMENAZAS
Sector con alto índice de criminalidad Hurtos - Narcotráfico
Control deficiente de las autoridades de control vial
Trayectos viales muy amplios sin gestión de seguridad pública
Deficiente infraestructura vial
Zonas viales Nacionales con control de subversivos
Muy débil apoyo del Estado por derrumbes y novedades viales
Infraestructura jurídica muy débil frente a generar acciones en accidentes
de transito
CODIGO PE-OD-07
VERSION 2
ANALISIS DOFA TIPO Formato
IMPLEMENTACION27/11/2020
AÑO EN QUE SE PLANTEA: 2020 AÑO EN QUE SE IMPLEMENTARÁ: 2021
FORTALEZAS DEBILIDADES
Recurso humano de seguridad comprometido Poco tiempo de gestión de seguridad para nuevos proveedores críticos
Certificación en sistema de gestión en control y seguridad Despachos en ruta sin el eficaz seguimiento
Deficiencia en acompañamientos vehiculares carga crítica en ciudades
Muy buenos Acuerdos de seguridad con clientes
diferentes a Bogotá
Control de proveedores estratégicos Poca fidelidad de la flota versus el total de la flota creada
Buen nombre del aparato de seguridad de la compañía Poca presencia de Tracto en las rutas Nacionales
Rutas con red de cooperantes Alto costo de las pólizas de seguros por mercancía
Bajo control del recurso humano (CONDUCTORES TERCERIZADOS)
Acompañamientos vehiculares carga crítica en Bogotá
ESTRATEGIAS FO ESTRATEGIAS DO
Plan de capacitación, entrenamiento y acompañamiento para el uso de la plataforma Establecer un programa de uso eficiente de recursos para acompañamiento
tecnologica Oracle (otm y Erp) vehicular con priorizacion por tipo de craga y cliente
Evaluar alternativas y realizar cotizaciones de equipos para control de personas y mercancía Implementar WMS en centros de distribución y almacenamiento
ESTRATEGIAS FA ESTRATEGIAS DA
Realizar alianzas estrategicas con los entes de control para prevenir o actuar rápidamente ante
la materializacion de los riegos
Realizar auditorias de seguimiento y control para la verificacion de la
implementacion adecuada de los protocolos de seguridad y trafico, con el fin de
asegurar el cumplimiento de la verificacion del estatus por gps, estatus de la
carga en las vias, y a la red de cooperantes.
Gestionar mejoras a través de coorporaciones empresariales (COLFECAR, ANDI) en conjunto
para presionar a los entes gubernamentales hacia la mejora continua de la seguridad en las
vías, infraestructura, apoyo ante novedades viales y derrumbes
Empresa / Proceso: TRACTOCAR LOGISTICS SAS

MATRIZ

OPORTUNIDADES

•Todos los clientes están creando nuevos productos o nuevos canales de

comercialización, debemos determinar cómo lograr adaptarnos a esto

•Atención de operaciones de última milla, hoy en día ha aumentado 73 % el comercio

electrónico.

•Licitaciones, muchas compañíasestán licitando para buscar ahorros.

•Contratos con propietarios de vehículos que permitan estabilizar el flete

•Optimización de procesos con Oracle, de los clientes.

•La logística tiene un papel protagónico en esta pandemia

•Bodegas de almacenamiento para arrendar áreas en Cartagena o donde un estudio

demuestre que debemos tener

•Volvernos un operador logístico

•Cambiar de nombre por operador logístico.

AMENAZAS

•Historicamente en las licitaciones hemos sido la compañía que mas alto cotiza.

•Nuestos conductores, no son fieles en los corredores donde somos mas fuertes

•Cierre de operaciónes temporales de varias compañias donde operamos.

•Disminucion de fletes que hagan que el negocio sea replanteado

•Perderlos clientesque hoy endiaimpulsanla ventay rentabilidadde Tracto.

•Equipohumanocalificadoy con alto nivelde compromiso

•Adaptacional cambio
 ANALISIS DOFA

AÑO EN QUE SE PLANTEA: 2020

FORTALEZAS

•Ser el primer operador en Colombia con OTM Oracle

•Contar con flota de todas las tipologias y operando a nivel nacional

•Presencia a nivel nacional

•Contar con activos que generen confianza en las relaciones comerciales

•Los clientes, con los que operamos hoy en dia. Son las principales empresas del pais.

ESTRATEGIAS FO

Fortalecimiento, en programa de Tractoclub, por medio de plataformas tecnológicas.

Gestión comercial, con clientes de nuestros generadores de carga.

 ESTRATEGIAS FA

Utilización de la herramienta tecnológica, para ofertas de carga a afiliados.

Crear contenido, para que los afiliados, conozcan la marca TRACTOCAR.

 Matriz

Oportunidades (O)

1. Incremento de las ventas a través de las plataformas tecnológicas.

2. Alianzas directas, con clientes de los generadores de carga.

Amenazas (A)

1. Variación de las tarifas a pagar al transportador (Oferta - demanda).

2. Perdida de afiliados, por tiempos muertos en la cadena de servicio.

3. Crisis económica derivada de la pandemia COVID 19

 CODIGO PE-OD-07
VERSION 2
TIPO Formato
IMPLEMENTACION27/11/2020

AÑO EN QUE SE IMPLEMENTARÁ: 2021

DEBILIDADES

•De acuerdo a las encuestas los clientes nos ven como empresa de transporte y no un
operador logistico

•Estrategiaoperativa, que nospermitatenermayor rentabilidad

•No conocemos la capacidad operativa de cada persona de las areas mas

importantes en la empresa, Sac, Planeacion, Despachos.

•Concentracion de venta en pocos clientes, Mx, Esenttia, Ajover.

•Contamos con pocos clientes que fabriquen y comercialicen productos de

primera necesidad.

•No contamos con contratos con todos los clientes con los que operamos en
este momento

ESTRATEGIAS DO

Sistematizar quejas y reclamos de conductores y afiliados, y dar el valor en

SGC, para la solución de las mismas.

Implementar herramientas tecnológicas, para la publicación diaria de ofertas de

carga.

Sistematizar el turnamiento de vehiculas. ( visualizar estados de vehículos y

turnamiento en tiempo real)
 ESTRATEGIAS DA

Crear programa de capacitación a conductores, donde se incluyan incentivos.

Medición de procesos, a través de plataformas tecnológicas, con el fin de

identificar mejoras en el proceso.

Crear carrusel de afiliados específicos para clientes.

 ANALISIS DOFA

Fortalezas (F)

1.Credibilidad y confianza de nuestros proveedores de transporte (afiliados).

2. Experiencia con 30 años en el sector.

3. Estructura Organizacional.

4. Se cumplen los requerimientos de los colaboradores en cuanto a competencia se refiere.

5. Inversión tecnológica (Oracle) a mediano plazo

6. Fidelización de afiliados.

7. Servicios integrados ( carga, hotel, gasolinera, prestamos)

ESTRATEGIAS FO

F6O1. Fortalecimiento, en programa de Tractoclub, por medio de plataformas tecnológicas.

F1O2. Gestión comercial, con clientes de nuestros generadores de carga.

ESTRATEGIAS FA

F5A2. Utilización de la herramienta tecnológica, para ofertas de carga a afiliados.

F7A1.Crear contenido, para que los afiliados, conozcan la marca TRACTOCAR.

3.Crear contenido, para que los afiliados, conozcan la marca TRACTOCAR.

 Debilidades (D)

1. Demora en respuesta de que quejas y reclamos de proveedores de transporte ( afiliados).

2. Falta de reconocimiento de marca Tractocar en el sector.

3. Mejora en comunicación interna entre procesos. ( despachos -planeación)-Herramienta tecnologica.

4. Uso de diferentes plataformas, para cada uno de procesos.

5. Falta de medición de tiempos del proceso, para lograr mejores negociaciones.

6. Falta de cultura de conductores y afiliados, para el cumplimiento de protocolos de seguridad.

ESTRATEGIAS DO

D1O1. Sistematizar quejas y reclamos de conductores y afiliados, y dar el valor en SGC, para la solución de las mismas.

D2O2. Implementar herramientas tecnológicas, para la publicación diaria de ofertas de carga.

D3O1. Sistematizar el turnamiento de vehiculas. ( visualizar estados de vehículos y turnamiento en tiempo real)

ESTRATEGIAS DA

D6A2. Crear programa de capacitación a conductores, donde se incluyan incentivos.

D5A2. Medición de procesos, a través de plataformas tecnológicas, con el fin de identificar mejoras en el proceso.

D1A1. Crear carrusel de afiliados específicos para clientes.