PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO

CARACTERISTICAS E IMPORTANCIA DE LOS ACTIVOS

FIJOS

Generalmente la adquisicin de activos fijos en una empresa

obedece al proceso de planificacin, en funcin principalmente de
las metas y objetivos planteados, volmenes de produccin
estimados, tecnologa prevista, etc.

Una empresa tradicionalmente registra un activo comprendido en su

categora de propiedad planta y equipo, inicialmente a su costo de
adquisicin, puesto que el activo proporciona beneficios a la
compaa en un periodo mayor a un ao. El costo del activo se
distribuye como gasto en cada perodo en que se consumi y que
se recibieron los beneficios1, este proceso se conoce como
depreciacin y se profundizar ms adelante.

La adquisicin de un activo genera muchas preguntas, que incluyen

la determinacin del costo por s solo, en conjunto, los esfuerzos
para su puesta en marcha, el periodo de vida productiva, el valor de
recompra, su grado de obsolescencia, y en situaciones mucha ms
complejas, los activos puede adquirirse mediante donaciones,
canjes, intercambios o reconstrucciones.

La importancia del control de Propiedad Planta

y Equipo

En el pasado, el Control de los Activos Fijos se limitaba al registro

de las adquisiciones de la empresa y su natural tratamiento fiscal y
contable. Hoy, la dinmica de los negocios, leyes y procedimientos
han creado la necesidad de poder administrar de manera confiable y
eficiente una de las partes ms importantes del balance contable: El
Activo Fijo.

La importancia del estudio de los Activos fijos dentro de una

empresa obedece a los siguientes aspectos:

La inversin efectuada en la adquisicin de activos productivos

El uso intensivo de tecnologa que aporte a la cadena de valor

El perodo de recuperacin de la inversin en activos fijos.

La inversin en activos fijos representa desembolsos importantes de

recursos por lo que la gerencia financiera debe prestarle atencin a
las decisiones que se tomen con respecto al valor de compra del
activo y a las posibles erogaciones futuras que se deba hacer para
su instalacin, mantenimiento, operacin etc. Como se conoce los
activos fijos tienen una vida til mayor a un ao, es por ello, que
estos pueden representar compromisos financieros de largo plazo
para la empresa.

A medida que el tiempo transcurre los activos fijos se vuelven

obsoletos, por ello en funcin de su vida til deben depreciarse,
para recuperar el valor de estos en el futuro y ajustndolos por
inflacin en los casos que amerite.

Tratamiento y gestin de Activos Fijos

El inicio de la vida til del activo fijo, est determinada por la puesta
en marcha del mismo, es decir desde el momento mismo en que
empieza las actividades para las cuales fue adquirido comienza su
etapa productiva, su ciclo de produccin o su etapa de vida til.

Durante esta etapa es muy probable que ocurran algunos de los

siguientes eventos:
Garanta sobre activos fijos adquiridos. Si un activo sufre fallas o
desperfectos que afecten su correcto funcionamiento, ser
necesario aplicar la garanta del fabricante o proveedor quien
deber brindar la atencin necesaria para la solucin del
inconveniente sin costo, por ello es necesario constatar las
condiciones y plazos de las garantas extendidas al momento de la
compra.
El perodo de garanta es variable y depende de diferentes factores
segn el tipo de activo fijo. De todas formas lo importante es
conocer cada caso a fin de asegurar que no se causen gastos por
este concepto durante los perodos de garanta.

Resulta recomendable mantener un histrico de las garantas

obtenidas y de sus aplicaciones, as como los posibles
inconvenientes que pudieron suceder, a fin de considerar las
marcas y a los proveedores en una futura compra.

Mantenimiento de activos fijos. Vencido el perodo de garanta,

cualquier revisin o reparacin de activos fijos representar un
costo, mismo que deber ser con cargo al presupuesto
correspondiente, considerando el sistema contable de centro de
costo.

En caso de movilizacin de activos para efectos de mantenimiento

es muy importante asegurar la integrad de los mismos. Es posible
determinar tres tipos de mantenimiento:

Mantenimiento preventivo. Realizado de manera programada,

generalmente de acuerdo a las especificaciones del fabricante, y
persigue el ptimo desempeo de los activos a lo largo de su vida
til evitando al mximo el desgaste generado por el paso del tiempo
y su uso.

Mantenimiento correctivo o reparacin. Si a pesar el

mantenimiento preventivo los activos se ven afectados en su
funcionamiento ya sea por negligencia en el uso, factores externos
como variaciones elctricas por ejemplo o partes y piezas
defectuosas, es necesario entonces corregir el dao y dejar al activo
operativo y en condiciones de uso similares a las anteriores al
desperfecto. Antes de dar trmite al mantenimiento correctivo es
recomendable verificar el estado de la vigencia de la garanta de los
activos en mencin.

Mantenimiento para mejoras o adiciones. Se lo efecta cuando

se pretende superar o mejorar el rendimiento de un activo sobre sus
especificaciones originales de fbrica. Si la mejora es significativa
tendr efectos contables en la valoracin del activo que debern ser
consideradas, as como sus efectos en la depreciacin, vida til y
valor de desecho. Es recomendable determinar el porcentaje que se
considerar para la activacin, y el monto del valor del activo que
sern sujetos de activacin.

Movimientos o traslados de activos fijos. Un procedimiento

especfico debe ser establecido para el caso de los movimientos de
activos fijos que por diversas causas deban efectuarse,
considerando bsicamente aspectos como: motivo del traslado,
custodios y responsables, tiempo que durar el traslado o el
traspaso correspondiente en caso de tratarse de un traslado
definitivo fecha de salida y llegada y por sobre todo las
autorizaciones correspondientes. Los mecanismos de control interno
debern garantizar que los traslados de activos fijos se efecten
segn las necesidades de la institucin y pondrn especial cuidado
cuando estos tengan desplazarse fuera de los predios de la
organizacin.
 CONTROL INTERNO DE PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO

NORMAS GENERALES DE CONTROL INTERNO

En virtud de su valor monetario y de su naturaleza a largo plazo, es

importante establecer y aplicar controles internos eficaces sobre los
activos fijos. Dichos controles deben iniciarse con procedimientos de
autorizacin para su compra. Tambin debe haber controles que
garanticen la adquisicin de activos fijos al menor costo posible, por
ejemplo, requerir cotizaciones competitivas de proveedores
aprobados con antelacin

Tan pronto como se recibe el activo fijo, se debe inspeccionar y

etiquetar para fines de control y registrarse en los libros mayor
auxiliar, consiguiendo de esta forma la contabilizacin inicial del
activo. Los mayores auxiliares de activos fijos resultan tiles
tambin para los procedimientos de depreciacin y registro de su
retiro o baja. Los datos de operacin que pueden registrarse en el
mayor auxiliar, como el nmero de descomposturas, tiempo fuera de
servicio, costos de las reparaciones resultan tiles para tomar la
decisin de reemplazar o no el activo. Una compaa que mantenga
un mayor auxiliar en medio digital podr aprovechar las
herramientas de gestin que ofrece la tecnologa como PDAs,
lectores pticos, cdigos de barra, etc.
Los activos fijos deben encontrase debidamente asegurados contra
todo riesgo: robo, incendio, inundacin u otros siniestros. Tambin
deben protegerse contra uso indebido y otros daos. Por ejemplo,
los activos fijos susceptibles de sustraccin como computadores
deben guardarse bajo llave o protegerse de alguna manera cuando
no se encuentran en uso. En el caso de equipo informtico en
general requieren de adecuaciones ambientales como aire
acondicionado o sistemas de extincin de fuego.

As mismo debe contarse con procedimientos para adiestrar a los

empleados en la operacin correcta de los activos fijos como el
equipo y maquinaria.

Deben establecerse de manera peridica inventarios fsicos a fin de

verificar la exactitud de los registros contables, con ella se
detectara de ser el caso los activos fijos faltantes, obsoletos o que
ya no se encuentran en uso. Adems han de inspeccionarse
peridicamente los activos fijos para determinar su estado.

As mismo debe ejercerse un control minucioso sobre el retiro de los

activos fijos que deben ser autorizados y aprobados
respectivamente. Los activos depreciados totalmente deben
mantenerse en los registros contables hasta que se autorice
desecharlos y se retiren del servicio.

Respecto del control interno, la norma de aplicacin es la Norma

Ecuatoriana de Auditoria, NEA N 10: Evaluacin y Riesgo del
Control Interno, fundamentada en la SAS N 78 Evaluacin de la
estructura del control interno en una auditora de estados
financieros31, que establece las definiciones y procedimientos de
uso comn para la evaluacin del sistema de control interno en las
organizaciones.

Define al control interno como: El control interno es un proceso -

afectado por el consejo de directores de la entidad, gerencia y
dems personal- designado para proporcionar una razonable
seguridad en relacin con el logro de los objetivos de las siguientes
categoras: (a) seguridad de la informacin financiera, (b) efectividad
y eficiencia de las operaciones, y (c) cumplimiento con las leyes y
regulaciones aplicables.

Tambin establece la estructura que debe observar un sistema de

Control interno determinando sus componentes:

7. El control interno consiste de los siguientes cinco componentes

interrelacionados.

a. El ambiente de control establece el tono de una

organizacin, influyendo la conciencia de control de la
gente. Constituye el fundamento de los otros componentes
del control interno, proporcionando disciplina y estructura.
b. La valoracin del riesgo es la identificacin de la entidad y
el anlisis de los riesgos importantes para lograr los
objetivos, formando una base para la determinacin de
como los riesgos deben ser manejados.
c. Las actividades de control las constituyen las polticas y
procedimientos que ayudan a asegurar que las directrices
de la gerencia son llevadas a cabo.
d. La informacin y comunicacin representan la identificacin,
captura e intercambio de la informacin en una forma y
tiempo que permita a la gente llevar a cabo sus
responsabilidades.
e. La vigilancia es un proceso que asegura la calidad del
control interno sobre el tiempo..

DEFINICION DE NORMAS DE CONTROL INTERNO PARA EL

USO DE PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO
El rubro de Activos fijos como componente de la posicin
financiera reflejada en los Estados Financieros, requiere de un
riguroso control y manejo constante y permanente debido a su
significativa materialidad como parte del Patrimonio de la
empresa.

Bsicamente el Control y Manejo de los Activos fijos obedece a

las siguientes consideraciones:

1. La existencia de un inventario debidamente valuado,

actualizado constantemente y verificado peridicamente.

2. Conciliacin permanente entre el registro contable y el

inventario fsico.

3. Determinacin expresa de la responsabilidad de los Jefes

Departamentales de la custodia, manejo y conservacin de los
activos fijos asignados a cada dependencia

4. La existencia de un sistema de codificacin unificado que

permita la verificacin fsica de los inventarios de manera
permanente, gil y oportuna.

5. La existencia de controles rigurosos que aseguren el registro

de los movimientos, traslados y transferencias de los activos
fijos dentro y fuera de las instalaciones de la compaa.

Unidad de criterios en cuanto a las polticas institucionales

para los procedimientos de gestin de los activos fijos:
adquisiciones, mantenimiento, control, asignacin,
verificacin fsica, movilidad y bajas.

Asignacin de responsabilidades para el manejo de Activos

Fijos

La responsabilidad del manejo fsico de los Activos Fijos est

concentrada en la Coordinacin Administrativa de cada Sede,
quien responder por la ejecucin de las polticas generales
derivadas del Rectorado y Vicerrectorados de Sede, segn sea el
caso, y de la coordinacin y aplicacin de todas las actividades
referidas en el Manual de Procedimientos y Normas de Control
Interno para la Gestin de Activos Fijos

Procedimientos generales para el plan de auditoria de

Activos Fijos

Anlisis de tipo de empresa

Auditoria de la documentacin relacionada con el Activo Fijo

Resultado de la Auditoria, grficas y recomendacin

Configuracin del plan de trabajo.

Inventario de Activos Fijos.

Conciliacin de Inventario versus libros contables: Fechas y

Valor de Adquisicin de los activos

Identificacin de los activos mediante placa metlica con

cdigo de barras.

Diagrama codificador de activos en planta.

Configuracin de la Base de Datos. Sistema de Cmputo para

Control y Administracin de Activos fijos.

Mantenimientos al Sistema

Registro de Activos Fijos.

1.- Las cuentas de control de activos fijos deben respaldarse por

libros auxiliares detallados y adecuados

2.- Los libros auxiliares deben conciliarse con las cuentas del
libro mayor por lo menos una vez al ao
3.- En cuanto a toma de inventarios.

a) Debe tomarse inventarios fsicos de los activos fijos

peridicamente.

4.- Las diferencias entre los registros y los resultados del

inventario fsico deben investigarse adecuadamente

5.- Las diferencias importantes entre el inventario fsico y los

registros deben reportarse a la gerencia.
6.- Deben efectuarse avalos peridicos de los activos fijos
para asegurar que las coberturas de los seguros sean
adecuadas

7.- En cuanto a las herramientas.

a) Deben fsicamente controlarse y la responsabilidad

en cuanto a ellas tienen que estar claramente
definidas

b) Deben entregarse solamente por medio de una

requisicin

8.- En cuanto a la depreciacin:

a) Las tasas de depreciacin tienen que ser las
adecuadas para depreciar los activos durante su
vida estimada

b) Debe aplicarse el mtodo y las tasas

consistentemente

ELABORACION DEL MANUAL INTERNO

Los Activos fijos, son bienes adquiridos para el uso interno en las
empresas y no para revenderlos, por lo tanto son de naturaleza
duradera en sus operaciones y deben ser adquiridos para el
desarrollo normal de las operaciones del negocio.
Las propiedades, planta y equipo rinden servicio durante varios
aos, la inversin de esta clase de activos se asigna a ejercicios
futuros mediante cargos peridicos a travs de la depreciacin.

Las propiedades, planta y equipo tienen la caracterstica de tener

existencia fsica, lo cual las hace diferente de los activos
intangibles como lo son las patentes. Sin embargo a diferencia de
los materiales directos, la propiedad planta y equipo no se
convierte fsicamente en parte de los productos para la venta.

Los activos fijos, deben estar claramente identificados mediante

una nomenclatura particular la cual debe de tener alguna
consonancia con la clasificacin contable que tenga. Por ejemplo:
1.Terrenos, 2.Edificios, 3.Maquinaria y equipo, 4.Mobiliario y
equipo de oficina, 5.Equipo de transporte, 6. Equipo de
informtica, etc.

Esta clasificacin debe hacerse para cada Seccin o rea en que

se subdivida la compaia, de igual manera cada subdivisin
interna de cada seccin o rea para poder controlar la ubicacin
de los activos fijos. As podramos tener:

1. Administracin: 1.Seccin de inventarios, 2.Seccin de

cartera, etc.

2. Ventas,

3. Produccin,

Cdigo completo del bien: 4-0001-1-1

Identificando con:

El No 4 que es Mobiliario y equipo de oficina

El No 0001 el No secuencial asignado al bien

El No 1 siguiente, que est en el rea de administracin

El No 1 subsiguiente que est en la seccin de inventarios

Esta clasificacin lo que hace es tener un No., del bien y otro

nmero de ubicacin del mismo, el cual por supuesto que
cambiar de acuerdo al lugar en donde se encuentre el bien., sin
embargo no perder su raz que es la identifica al bien.

Traslados

Por razones de mejor uso de los activos de la empresa en

determinados momentos es necesario cambiar los bienes de un
lugar a otro pero en diferentes secciones, para lo cual es
necesario responsabilizar al nuevo usuario del bien. Para esto
ser necesario llenar un formato de traslado del bien el cual
deber firmar la seccin que entrega y la seccin que recibe. Este
formato debe de consignar el cdigo actual y el nuevo, el cual
cambia por efectos de la ubicacin no as su nmero raz que
identifica al bien.

Bajas de Activos Fijos en desuso

Cuando se trate de edificios que estn fuera de servicios, es ms

apropiado reclasificarlos por separado como Inversiones, de igual
manera los terrenos en poder de empresas urbanizadoras, se
clasifican como inventarios y no como activos fijos.

Cualquier otro bien que est fuera de servicio debe ser

identificado (debe haber una clasificacin para activos fijos que no
estn en servicio, e identificar claramente su ubicacin fsica)
para no cargar depreciaciones en las que no se incurren y que los
costos de los productos que se fabrican no sean errneamente
aumentados con costos en los que no se ha incurrido, o que se
carguen los gastos de la empresa por la misma razn, afectando
los estados financieros sin ninguna razn
Venta de Activos Fijos

Aunque los activos fijos son adquiridos para uso interno de la

empresa, esto no implica que en un determinado momento no se
tenga que vender algunos de ellos; por lo consiguiente hay que
dar de baja a dichos bienes de los activos fijos en el momento en
que la empresa los venda, la prctica contable para ello la definen
muy bien los diferentes escritores de libros de contabilidad, ya
sea que se vendan a un precio por arriba, a la par, o por abajo del
valor en libros contables.

Activos Fijos hechos en la empresa

Cuando se fabrican los activos fijos en la misma empresa, debe

existir un control desde que inicia su fabricacin hasta que son
finalizados y puestos a disposicin de uso de la empresa, con el
objeto de que sean costeados correctamente y que la
depreciacin sea aplicada oportunamente, as como el control de
ubicacin del bien.

ADQUISICION: La institucin debe contar con un

departamento de compras, y procedimientos claramente
definidos, en cuanto a cotizaciones, montos, volmenes de
compra y lmites de autorizacin, y procurar tener una base
de datos histrica de los proveedores, los mismos que deben
ser calificados mediante licitacin.

ALMACENAMIENTO Y DISTRIBUCION: La entidad destinar

espacios fsicos apropiados de acceso restringido que
garanticen la integridad de los bienes frente a amenazas
internas o externas. La custodia de los bienes estar a cargo
de un guardalmacn quien deber conocer los procedimientos
de registro de ingreso y egreso de bienes.
 SISTEMA DE REGISTRO: La Direccin Administrativa se
encargar de implementar un sistema de conformidad con la
normativa contable vigente, que permita gestionar la base de
datos de activos fijos de la compaia, mediante registros
detallados, actualizaciones constantes, ajustes en base
verificaciones fsicas; que permita controlar los retiros,
traslados y bajas de los bienes.

IDENTIFICACION Y PROTECCION: El sistema generar

adicionalmente un cdigo que permita su fcil identificacin y
ubicacin en todo momento. As mismo, se establecern los
procedimientos de custodia, buen uso y proteccin de los
bienes, mediante seguridades fsicas, plizas de seguro,
manuales de funcionamientos y dems mecanismos
pertinentes segn sea el caso lo amerite.

CUSTODIA: En cuanto a la custodia, el Reglamento de

Control interno establecer las polticas que debern observar
los custodios y/o usuarios de los bienes, quienes respondern
por el buen uso, conservacin y mantenimiento de los bienes
a su cargo, tanto dentro como fuera de la institucin en los
casos que corresponda, a partir de la suscripcin de la
respectiva acta de entrega recepcin.
USO DE LOS BIENES: Definicin de normas con respecto al
uso de los activos para fines especficamente institucionales,
con indicaciones precisas sobre las autorizaciones requeridas
para la movilizacin de bienes fuera de los predios de la
compaa.
CONTROL DE VEHICULOS: En cuanto a los vehculos, las
normas regularan especficamente la necesidad de que estos
se encuentren asegurados, mantengan su documentacin
 vigente y en regla, y sometidos a los cheques peridicos,
adems no podrn circular sino nicamente con la respectiva
orden de movilizacin debidamente autorizada.

CONSTATACION FISICA: Las constataciones fsicas debern

hacerse con la periodicidad que establezca el reglamento,
contar con personal calificado, en todos los casos participar
el auditor interno y se dejar constancia de lo actuado en las
respectivas actas.

BAJA DE BIENES POR OBSOLESCENCIA, PERDIDA O

ROBO: Se definirn los respectivos procedimientos para la
baja de bienes, siempre se contar con el respectivo informe
de auditora interna, del guardalmacn o tcnico dependiendo
del caso. Cuando se trate de robo se adjuntar la denuncia
efectuada ante las autoridades competentes.
VENTA DE BIENES Y SERVICIOS: Para proceder a la venta
ocasional o donaciones de activos el reglamento establecer
los procedimientos que incluyan los informes pertinentes y las
autorizaciones dependiendo del monto de los bienes a ceder.

MANTENIMIENTO DE BIENES DE LARGA DURACION: El

manual interno definir planes y programas de mantenimiento
tanto preventivo como correctivo, a fin de conservar su estado
ptimo y prolongar su vida til. El mantenimiento estar a
cargo nicamente de proveedores calificados.

INFORME DE EVALUACION DE CONTROL INTERNO

Como paso previo a la elaboracin del Manual de Control Interno

de Activos Fijos de la compaa se efectu una evaluacin,
bsicamente en funcin de dos instrumentos:

I. Formato de Entrevista de Control Interno de Activos

Fijos
II. Formato de Inspeccin de Instalaciones Fsicas
Las entrevistas se aplicaron a los Coordinadores Financieros de
Guayaquil y al Director Financiero.
Las inspecciones fsicas se realizaron a las diferentes
instalaciones
.De la entrevista de evaluacin se establece el siguiente
diagnstico:

CONCLUSIONES: De la evaluacin se desprenden las siguientes

conclusiones:

i. No se cuenta con un Manual de Normas de Control Interno,

situacin que vulnera la posibilidad de establecer polticas
de control y buen uso de activos fijos.
ii. No se cuenta con un Manual para el Manejo de Cuentas
Contables del grupo de Activos Fijos, con el fin de unificar
procedimientos y criterios contables para el registro,
clasificacin, valoracin, depreciacin, etc.
iii. No existe un plan anual de adquisiciones, ni tampoco de
calificacin de proveedores, restando eficiencia al proceso
de compras.
iv. No existe un sistema informtico de inventario de activos
fijos que refleje su valor de mercado, su estado y
condicin, su tipo y clasificacin, su ubicacin y custodio, y
permita su permanente actualizacin.
v.
RECOMENDACIONES: En base a las conclusiones establecidas
se recomienda lo siguiente:

i. Elaborar Manuales especificados con sus respectivos

instructivos
ii. Disear una propuestas para el levantamiento del
inventario de Activos Fijos.