I.

FUNDAMENTOS

1
 I.1. INTRODUCCIÓN

Toda institución debe ser evaluada tanto de manera interna como externa, para así
conocer sus puntos críticos sobre los cuales hay que tomar medidas preventivas y
correctivas, descubrir si sus recursos y actividades están en caminadas bajo los
conceptos de eficiencia, eficacia y economía, si la administración se encamina hacia la
consecución de misión institucional, para lo cual se necesita del apoyo constante de los
empleados de la empresa, considerando que ellos son el motor de la institución,
fomentando políticas y controles operativos.

Tener portafolios de clientes con atrasos o incobrables es común en todas las

empresas, sean estas de venta de productos u/o servicios. El problema radica cuando
este porcentaje sobrepasa los límites esperados. Aunque considerado muchas veces
como el paso final del ciclo de crédito en la realidad la cobranza juega un papel mucho
más integral en este proceso.

La Cobranza es un importante servicio que permite el mantenimiento de los

clientes al igual que abre la posibilidad de volver a prestar los servicios; es un proceso
estratégico y clave para generar el hábito y una cultura de pago en los clientes. La
cobranza puede ser vista también como un área de negocios cuyo objetivo es generar
rentabilidad convirtiendo pérdidas en ingresos.

La cobranza es parte integral del ciclo del crédito, no debe ser entendida como el
paso final ya que es durante este proceso cuando la institución recibe valiosa
retroalimentación. La gestión de cobranza debe ser un proceso interactivo con los
clientes, que debe comenzar con el análisis de la situación del cliente, un oportuno y
frecuente contacto con el cliente, ofreciendo en el proceso de negociación alternativas
de solución oportunas para cada caso y registrando las acciones ejecutadas para
realizar un seguimiento continuo y el control del cumplimiento de los acuerdos
negociados.

Por ende, la importancia de tener un departamento de cobranza en la empresa es

fundamental, los procesos y procedimientos de gestión conforman elementos
principales del diseño para un sistema de cobro el cual, debe ser práctico, que sirva
como herramienta de trabajo y consulta permanente. Es de igual manera importante
que esta área este organizada, para que la gestión de cobranza sea eficiente y eficaz,
logrando la recuperación de las cuentas en mora.

En el presente informe, damos a conocer una empresa la cual posee una

desorganización en su área de cobranza, ya que no contaba con el personal para
encargarse de esta, como también otras falencias que tenía respecto a la gestión de
cobranza. Por lo que se buscó y planteo la solución más inmediata para lograr
solucionar estos problemas dentro de la organización.

2
 I.2. OBJETIVOS

Objetivo significa el fin al que se desea llegar, la meta a la que se pretende

lograr. El objetivo es lo que impulsa a tomar decisiones o perseguir objetivos, el
propósito.

Un objetivo es el planteamiento de una meta o un propósito alcanzar, y que, de

acuerdo al ámbito donde sea formulado, es la complejidad que tendrá. El objetivo es
una de las instancias fundamentales en un proceso de planificación y que se plantea
de manera abstracta en ese principio, pero luego, pueden o no concretarse en la
realidad, según si el proceso de realización ha sido, o no, exitoso.

Un objetivo es el fin último al que se dirige una acción u operación. Es el resultado o

sumatoria de una serie de metas y procesos.

Luego de analizadas algunas definiciones se procede a realizar una distinción entre el

objetivo general que tendrá el proyecto y del cual se sustentara para llegar a la meta y
una serie de objetivos específicos que emanan de este y que igualmente se desean
alcanzar durante su desarrollo.

3
I.2.1 Objetivo general:

Implementar un nuevo sistema de cobranza en la empresa, para controlar

las cuentas por cobrar que se posee.

I.2.1 Objetivo específico:

 Identificar a clientes tanto morosos como clientes de pagos oportunos.

 Cuantificar a clientes morosos y clientes de pagos oportunos.

 Disminuir en un 10% las cuentas por cobrar, en un periodo de 60 días.

4
I. DESARROLLO DEL PROYECTO DE TÍTULO

5
 II.1. DESCRIPCIÓN DE LA EMPRESA

1
Importadora BFP nació en el año 2009 con el fin de satisfacer las necesidades de
nuestros clientes, proveedores de fittings y mangueras hidráulicas a nivel nacional.

La innovación es uno de nuestros principios, actualizando nuestros inventarios,

productos, ofertas y creyendo que nuestro equipo de trabajo y clientes son lo más
importante.

Trabajamos con productos de calidad traídos desde todas partes del mundo.

1
Información extraída desde página web de la empresa (anexo 5).

6
Historia

7
 Descripción de la actividad de la empresa

Sociedad importadora BFP Ltda. Se dedica al importación y ventas al por mayor de

productos del área hidráulica, como mangueras, fittings y conectores, etc.

Es una pequeña empresa con solo 6 años de

8
 Misión

Importadora BFP busca proveer de la forma más rápida aquellos productos

hidráulicos, fittings y acoples que necesiten nuestros clientes, brindando confianza en
nuestros despachos y soluciones a los requerimientos que se presenten día a día.

Visión

Posicionarse como una de las empresas más importantes en la importación de

fittings e hidráulicos, incorporando nuevas familias de productos a nuestro catálogo
para así cubrir ampliamente las necesidades de todos nuestros clientes.

9
 FIGURA 2ORGANIGRAMA

Gerente General

Gerente
Comercial

Administrativo

Jefe de Bodega Vendedores

Ayudante de
Bodega

2
Creación propia.

10
 Productos

Sociedad importadora BFP Ltda. Tiene una variada gama de productos (anexo) a la
venta, y sigue aprovisionándose con productos, con la finalidad de satisfacer las
necesidades de sus clientes. Sus precios son acordes al mercado, además de contar
con descuentos para clientes, los cuales varían de acuerdo a cada cliente, producto y/o
cantidad.

Datos Importadora BFP Ltda.

11
INFORMACIÓN DE CONTACTO:

Correo: ventas@importadorabfp.cl

Teléfonos: (71) 221 02 99 - (71) 2210297

Dirección: 6 Norte, 8 y 9 Oriente #1551, Talca, Chile.

Página web: www.importadorabfp.cl

Logo de la Empresa

II.2. TAREAS DESARROLLADAS EN LA PRÁCTICA

PROFESIONAL

12
 Al momento de llegar a importadora BFP Ltda. El gerente comercial me informo
cuales serían las funciones y mis labores a realizar durante la práctica profesional, y se
decidió que me ocuparía de la parte de cobranza de la empresa, debido a que, no
existía personal a cargo de esa área.

Las funciones a realizar consistían básicamente en ponerse en contacto con los

clientes que tenían facturas impagas y analizar la situación de cada cliente. Así como
también organizar la cobranza de los vendedores que la empresa tiene.

Al profundizar en las labores que debería realizar y analizar en detalle cómo estaban
las cuentas por cobrar de la empresa, es cuando me di cuenta que esta era un área de
la empresa la cual estaba muy descuidada, puesto que, existía un software el cual se
hacía cargo de la cobranza pero no existía personal que estuviera a cargo de esta
área, y el manejo de este software era complejo, porque no daba en detalle la deuda
de los clientes.

Por lo tanto, lo primero a realizar fue organizar la cobranza, analizar y revisar a cada
cliente, debido que, no se poseía un sistema ordenado de los clientes y las cobranzas,
y la desorganización en esa área se hacía notar por el exceso de cobros impagos que
existían a la fecha en la empresa, además otra labor que debía cumplir, era informar de
la morosidad de los clientes, a los respectivos vendedores, para poder avanzar con los
cobros.

Luego de organizar la cobranza, analizar y revisar a cada cliente, se dio paso a realizar
el contacto con los clientes, esto se comenzó a realizar a través de llamadas
telefónicas, contacto a través de vía e-mail, para el cual, se tuvo que implementar una
carta de cobranza (anexo 1) con la que se daba a conocer a los clientes, el historial
con facturas impagas, y las facturas que se encontraban por vencer.

Realización estudio y contacto clientes

13
Análisis del caso: ¿Quién es el cliente? ¿Cuál es su situación? ¿Cuánto tiempo de
mora lleva?

Contacto con el cliente: ¿Qué información se registra del cliente? ¿Quién es su

vendedor? ¿Cuáles acciones ya fueron ejecutadas?

Diagnóstico: ¿Qué tipo de cliente tenemos?

Generación de alternativas: ¿Cuáles son las posibles soluciones? El objetivo de esta

acción es la venta de beneficio para crear una cultura de pago del cliente, y poder
reconquistar al cliente.

Obtención de compromiso de pago: ¿Cuándo y cómo pagara el cliente? El

establecimiento de un compromiso de pago, ya sea de la deuda total o un porcentaje
de esta.

Cumplimiento de compromiso de pago: ¿El cliente cumplió con el compromiso?

¿Demuestra que quiere pagar? El gestor de cobranza debe realizar seguimiento a los
compromisos de pagos.

Seguimiento de acciones: ¿Conocemos la actual situación del cliente y las acciones

realizadas? Revisar si el cliente cancelo la deuda de acuerdo con el compromiso
establecido.

Intensificación de las acciones: ¿Cuáles son los siguientes procedimientos a seguir

con los clientes difíciles? ¿Cuál es la acción a tomar que nos permita recobrar el activo
de manera más inmediata?

Figura contacto cliente

14
Registro de operaciones

15
 Para una mayor organización con la cobranza y las operaciones que se realizaban
respecto a esta con los diferentes clientes se confecciono una planilla Excel (anexo 2),
donde se registraban cada procedimiento llevado a cabo con los clientes con facturas
pendientes, los acuerdos a los que se llegaban.

Con esto se podía saber las acciones ejecutadas con cada cliente, revisar si los
clientes cumplían con los compromisos acordados, y de no ser así intensificar las
acciones para llegar a los resultados esperados, que era la cancelación de la deuda.

II.3. PLANIFICACIÓN Y METODOLOGÍA

16
¿Qué es planificar?

Elaborar un plan detallado para lograr un objetivo. Es el plan ideado para lograr
el objetivo. Implica una solución y registra un proceso que permita alcanzarlo.

La planificación debe ser entendida básicamente como un proceso que implicara la

observación de una serie de pasos que se establecerán a priori y para los cuales,
quienes realizan la planificación, deberán utilizar una serie de herramientas y
expresiones.

“Proceso de elección y selección entre recursos alternativos de

acción, con vistas a la asignación de recursos escasos, con el
fin de obtener objetivos específicos sobre la base de un
diagnostico preliminar que cubre todos los factores relevantes
que pueden ser identificados.”

O.N.U

II.3.1. PLAZO REALIZACIÓN

Desde el 09 de septiembre al 16 de noviembre del 2015.

Carta Gantt

17
 La carta Gantt es un esquema que representa la distribución del tiempo requerido
para la realización de un proyecto determinado.

“El diagrama de Gantt es una herramienta que se emplea para

planificar y programar tareas a lo largo de un período
determinado de tiempo. Gracias a una fácil y cómoda
visualización de las acciones a realizar, permite realizar el
seguimiento y control del progreso de cada una de las etapas
de un proyecto. Reproduce gráficamente las tareas, su
duración y secuencia, además del calendario general del
proyecto y la fecha de finalización prevista.”

(Fuente: OBS Business School)

Esta permite visualizar lo siguiente:

 La duración del proyecto y los tiempos destinados a cada tarea.

 Las actividades necesarias para la materialización del objetivo.

 El grado de avance de cada etapa del trabajo.

Ventajas Carta Gantt

18
  Permite revisar de manera simple lo proyectado versus lo resultado.

 Es sencilla y fácil de entender.

 Da una presentación global del proyecto.

Desventajas Carta Gantt

 No indica correlación entre actividades.

 No muestra las actividades críticas ni claves de un proyecto a diferencia del

programa Project.

 No muestra relaciones de procedencia entre actividades claramente.

FIGURA CARTA GANTT

19
 Semptiembre
Actividad Duración Comienzo Fin 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31
Estudio de clientes y situación de cobranza 8 09-09-2015 18-09-2015
Segmentación y recopilacion de datos de clientes 10 21-09-2015 02-10-2015
Octubre

II.3.2. METODOLOGÍA
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31
Segmentación y recopilacion de datos de clientes*
Creacion de plan de acción de cada cliente 20 05-10-2015 30-10-2015
Estudio y planteación del sistema de cobranza 20 12-10-2015 06-11-2015
Noviembre
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31
Estudio y planteación del sistema de cobranza* 20
Evaluación sistema de cobranza 10 02-11-2015 13-11-2015

20
 La metodología, es aquella guía de trabajo que se sigue a fin de realizar las
acciones de una investigación. Se trata de la guía que nos va indicando que hacer y
cómo actuar cuando se quiere obtener algún tipo de investigación.

Metodología, también se refiere a la serie de métodos y técnicas de rigor científico que

se aplican sistemáticamente durante un proceso de investigación para alcanzar un
resultado teóricamente válido. En este sentido, la metodología funciona como el
soporte conceptual que rige la manera en que aplicamos los procedimientos en una
investigación.

INVESTIGACIÓN DESCRIPTIVA:

Consiste en llegar a conocer las situaciones, costumbres y actitudes

predominantes a través de la descripción exacta de las actividades, objetos, procesos y
personas. Se limita a la recolección de datos, y a un detalle las principales
características y particularidades del objeto de estudio.

21
El Diseño de investigación descriptiva es un método científico que implica observar y
describir el comportamiento de un sujeto sin influir sobre él de ninguna manera. Es útil
cuando no es posible comprobar y medir el gran número de muestras que son
necesarias para investigaciones de tipo cuantitativo.

Es aplicable en el levantamiento de información, porque en la ejecución de las

encuestas se tiene contacto directo con las personas involucradas en la investigación,
a quienes podemos identificarlas y detallarlas, así como también las respuestas que
nos dan respecto al tema.

INVESTIGACIÓN BIBLIOGRAFICA:

La investigación bibliográfica es aquella etapa de la investigación científica

donde se explora qué se ha escrito en la comunidad científica sobre un determinado
tema o problema. ¿Qué hay que consultar, y cómo hacerlo?

El método de investigación bibliográfica es el sistema que se sigue para obtener

información contenida en documentos. En sentido más específico, el método de
investigación bibliográfica es el conjunto de técnicas y estrategias que se emplean para
localizar, identificar y acceder a aquellos documentos que contienen la información
pertinente para la investigación.

Esta investigación se la realizará para obtener información requerida en el

desarrollo del marco referencial, en especial en la fundamentación científica, por lo que
se contará con estudios e investigación documental, ya sea en libros, páginas web, o
estudios realizados con anterioridad.

INVESTIGACIÓN EXPLORATORIA:

Son las investigaciones que pretenden darnos una visión general, de tipo aproximativo,
respecto a una determinada realidad.

La investigación exploratoria le permite al investigador relacionarse con objetos o

situaciones desconocidas y adquirir información que permite profundizar el
conocimiento.

22
 La investigación exploratoria se aplica en esta investigación para conocer a
profundidad los factores que inciden en la aplicación de gestiones de cobranza.

POBLACIÓN Y MUESTRA:

Es el conjunto o totalidad de unidades elementales acerca de las cuales se quiere

investigar. En otras palabras es la totalidad del fenómeno a estudiar, donde las
unidades de población poseen una característica común, que es la que se estudia y da
origen a los datos de la investigación.

Para el caso de este trabajo de investigación la población está definida por la

empresa BFP Ltda. En general. Se considera de esta manera la población debido a
que las conclusiones que se generen en dicho proyecto van a tener incidencia en todo
el comportamiento de la empresa.

II.4. DESCRIPCIÓN DESARROLLO DEL PROYECTO

Analizando la situación en la que se encontraba Sociedad Importadora BFP Ltda.,

es donde pude constatar desde un principio la deficiencia considerable que se
mantenía en el área de cobranza en la empresa.

23
 La nula utilización de un sistema para manejar la cobranza hizo que pensará que
las malas prácticas realizadas en cobranza y las elevadas cuentas por cobrar, se
debieran a la falta de este sistema.

De acuerdo a lo anterior, se decidió que a la empresa necesitaba implementar un

sistema que le ayudara con la cobranza y automatizarla. Este sistema debía ayudar a
la realización de una cobranza eficiente y eficaz, donde se pudiera orientar la gestión
de la empresa y conocer las disposiciones contables.

Después de un tiempo, se pudo constatar que la empresa si trabajaba con un

sistema el cual podía asistir con la gestión de cobranza.

Por lo que el real problema dentro de la organización era a causa de, la carencia de
personal que ejerciera la labor de ejecutar la cobranza, incurriendo en el
acrecentamiento de las cuentas por cobrar, del mismo modo, que estas aumentaran
paulatinamente y con ello, se intensificaran los clientes con deuda.

Por lo cual, las soluciones a la nueva problemática fueron, que la empresa requería la
contratación de un personal para desarrollar las labores de cobranzas.

Esta persona iba a necesitar capacitarse, para aprender a utilizar el sistema, y realizar
un buen manejo de este, para llevar a cabo sus labores con el apoyo de este.

Aun cuando el proyecto se vio dificultado, por el hecho de que no se pudiera

seguir con la idea original que se planteó, esta situación, provoco que se conociera
realmente cual era la verdadera problemática que presentaba la institución. Dando
paso a buscar las soluciones reales que se necesitaban.

24
Fue así como se pudo dar paso, al desarrollo real del proyecto, que buscaba la
realización de mejoras efectivas para la empresa que la ayudara a solucionar sus
falencias encontradas durante la práctica profesional.

Durante el desarrollo, se contactó con la empresa la cual provee el software, Softnet.

Con el objetivo de investigar acerca de la capacitación, con esta investigación se pudo
conocer el precio de la capacitación, la duración, el lugar donde se impartiría dicha
capacitación, entre otros datos.

Los resultados, no pudieron ser comprobados, ya que no se implementó en su

totalidad las soluciones sugeridas, se llegó a establecer un supuesto de lo que se
podría llegar a recuperar de las cuentas por cobrar, de acuerdo a información
entregada por el gerente comercial y los resultados obtenidos durante la práctica
realizando la gestión de cobranza, la cual se hizo, sin la utilización total del sistema, ya

25
que si bien se apoyó con el sistema para conocer los clientes con mora y/o con
facturas prontas a vencer, los registros de las operaciones de cobranza y los
resultados (positivos o negativos) obtenidas con los clientes se debieron registrar en
una planilla Excel externa.

26
 II. PRODUCTO FINAL

III.1. PRESENTACIÓN DEL PROBLEMA

27
 Importadora BFP, al ser una pequeña empresa y que está recién comenzado, no
tiene departamentos, ni funciones del personal definidas. De acuerdo con lo analizado,
en la actualidad la empresa no cuenta con un área encargada de cobranza, tampoco
con el personal que desempeñe estas labores, provocando que las cuentas por cobrar
de la empresa se incrementen día a día. Así como también esta falta de un gestor de
cobranza, provoca que no se tenga control de las cuentas por cobrar, que haya un
desorden y no se sepa que clientes están vencidos, cuantos están vencidos, ni saber a
quién se le cobro, quien cancelo, etc.

La empresa además, si bien trabaja con un software que podría encargarse de la

mayoría de los procesos dentro de esta, no posee un personal capacitado que
conozca y aproveche el sistema adecuadamente, por lo que la información monetaria
de la empresa no se conoce, ya que no se sabe de cuanto es el número exacto de
facturas por cobrar y de los clientes que ya han cancelado sus facturas.

Como la empresa cuenta con un software el cual se encarga de cobranza entre otras
funciones primordiales para esta, la problemática principal y que se debe solucionar, es
el buen funcionamiento y la correcta utilización de este, ya que al haberse
implementado hace algunos meses, el personal no está familiarizado con él. De igual
manera, se debe tener en consideración que lo otro a solucionar es la importancia de
contar con un gestor, encargado solo del área de cobranza.

III.2. SOLUCIÓN DEL PROBLEMA

28
 Gestión de cobranza

La gestión de cobranza consiste en el desarrollo de actividades y estrategias para

alcanzar el cobro de deudas.

Una gestión de cobranza, para que sea efectiva, debe tomar en cuenta el contacto
la comunicación y el entorno de negocio. Estos aspectos producen información que
debe ser bien administrada y rápidamente canalizada para producir efectividad en cada
gestión que se emprende.

Operación de cobranza

Conjunto de operaciones necesarias para transformar un activo exigible –

documentado o no – (créditos) en un activo liquido (disponibilidades), comienza con la
existencia de un derecho representado en una cuenta o un documento a cobrar y traer
como resultado el ingreso de dinero o algún título representativo de dinero, cheque u
orden de pago.

También es la documentación de un crédito que ya existe, se trata de un crédito en

cuenta corriente que es cancelado por el deudor mediante un pagaré, si bien, aquí el
cobro no es definitivo, debido que, se sigue teniendo un características de la gestión
emprendida. Son de similar importancia a las que se requieren para lograr el cobro en
dinero, también podría aceptarse como operación básica de cobranza, el descuento
de un documento.

El presente proyecto se crea a partir de la necesidad de mejorar el área de

cobranza de la empresa Sociedad Importadora BFP Ltda. La cual tenía deficiencia que

29
afectaban considerablemente a la institución, la cual tenía una alta tasa de clientes con
mora, por lo que afectaba en la liquidez de la empresa.

La liquidez es la capacidad de la empresa de hacer frente a sus obligaciones de corto

plazo. La liquidez se define como la capacidad que tiene una empresa para obtener
dinero en efectivo. Es la proximidad de un activo a su conversión en dinero.

Para medir la liquidez de una empresa se utiliza el ratio o razón de liquidez. La cual
mide la capacidad de la empresa para hacer frente a sus obligaciones de corto plazo.
Del análisis de estas razones se puede conocer la solvencia de efectivo de la empresa
y su capacidad de permanecer solvente en caso de acontecimientos adversos.

“Un eficiente manejo de la liquidez de la empresa no pasa por

recurrir a Bancos ante el menor requerimiento de efectivo, sino
en generar el efectivo a través de una adecuada administración
de los Activos y Pasivos de la empresa.”

Vilma García

30
 En primera instancia, se estimaba que la solución a la problemática que sostenía
la empresa con respecto a la cobranza era implementar un sistema digital que la
ayudara con esta.

La empresa cuenta con un software, ERP Softnet (anexo 6) el cual fue implementado
en abril del presente año. Con este sistema se buscaba la integración de los procesos
y procedimientos de la empresa, automatizar los procesos y mejorar lo que estaba en
déficit, además de, proporcionar datos actualizados y relevantes para la empresa.

Por lo que la solución pronta a la falencia de la empresa serían las siguientes:

 Contratar a una persona que se haga cargo del área de cobranza el cual se
encuentra sin un gestor.

 Realizar una capacitación a la persona que se haga cargo del área de

cobranza.

 Realizar modificaciones al sistema.

31
 En Sociedad Importadora BFP Ltda., se debe contratar a una persona, para que se
encargue del área de cobranza de la empresa. Al momento de la contratación se debe
realizar una capacitación a esta persona para que pueda aprender, manejar y dirigir
dicho software que posee la empresa, por consiguiente, la persona encargada de
cobranza deberá utilizar de manera eficiente los recursos que tiene el sistema, el cual
ayudara a mantener un orden y mejor manejo de la cobranza.

La capacitación es el proceso educativo de corto plazo, aplicado de manera

sistemática y organizada, por medio del cual las personas adquieren conocimientos,
desarrollan habilidades y competencias en función de objetivos definidos. La
capacitación supone la transmisión de conocimientos específicos relativos al trabajo,
actitudes frente a aspectos de la organización, de la tarea y del ambiente, así como
desarrollo de habilidades y competencias.

“La capacitación del personal es un proceso que se relaciona

con el mejoramiento y el crecimiento de las aptitudes de los
individuos y de los grupos, dentro de la organización. Al
educarse el individuo invierte en sí mismo, incrementa su
capacidad. La importancia de la capacitación no se puede
subestimar.”

Chiavenato

32
 Otra solución, es ejecutar modificaciones al sistema, con el fin de, incluir en el
sistema reportes sobre:

 Crédito adeudado.

 Crédito pagado.

 Abonos de clientes.

 Cheques por cobrar.

De acuerdo al tiempo en el que se implementó ERP Softnet en la empresa, esta puede

pedir modificaciones en el software, ya que se encuentra en una etapa de prueba de
este, por un periodo de 5 años. Lo que le garantiza el poder implementar mejoras para
una mejor utilización del software y que este se adapte a las necesidades de la
empresa con respecto al sistema.

33
 Costo solución problemática

Para implementar las soluciones proporcionadas en este proyecto, la empresa

deberá incurrir en los siguientes costos.

Para la contratación de una persona que se haga cargo del área de cobranza se
tendrán un gasto mensual por concepto de remuneración, este estará de acuerdo a las
políticas que la empresa tenga respecto a sueldos.

La capacitación tendría un costo de entre 1 a 2 UF la hora, y esta se realizaría en

Santiago en las dependencias de Softnet (anexo 7). Además tendría un costo extra por
concepto de viatico, debido a que la capacitación se realizaría en otra ciudad, por lo
que se debe tener en cuenta los costos de viaje, movilización, estadía si esta fuera
necesaria, etc.

Las mejoras al sistema no tendrían costos, ya que son parte del periodo de prueba
y la garantía que entrega Softnet.

34
 Resultados esperados

Los resultados que se esperan lograr con la ejecución del proyecto se basan
principalmente en la recuperación de las cuentas por cobrar, disminuir el porcentaje de
los clientes moroso. Con la finalidad de establecer y manejar la liquidez de la empresa.

De acuerdo, a los resultados obtenidos durante la práctica profesional, realizando las

acciones de cobranza sin la utilización del sistema en su totalidad, se logró la
recuperación de 17,71%3 del total de la deuda.

Calculo:

Variación porcentual = (84153485 / 102266366) – 1

3
Resultado variable, debido a que los datos variaban diariamente.

35
 Tabla

Monto de cuentas por cobrar al Monto de cuentas por cobrar al

momento de iniciar práctica. momento de finalizar práctica.

$ 102.266.366 $ 84.153.485

Figura: Gráfico recuperación de cuentas por cobrar.

La realización de la gestión de cobranza apoyada con el sistema, e implementando

todas las mejoras recomendadas en el proyecto, podría llegar a la recuperación de
hasta un 25% aproximadamente de las cuentas por cobrar.

36
 Recomendaciones

 Planificar y organizar la cobranza.

 Establecer las acciones a llevar a cabo con los clientes.
 Realizar la cobranza constantemente.
 Realizar seguimiento.

No se debe olvidar que la gestión de cobranza debe ser planificada, para organizar
la cobranza con antelación, estableciendo las acciones a realizar con cada cliente y las
medidas a tomar si se dificultara la entrega de respuesta positiva.

Una gestión de cobranza mal definida o que no es bien entendida puede llevar a la
toma de estrategias equivocadas.

Debe ser constante y monitoreada, el cliente debe percibir la gestión de cobranza

como algo continuo y no esporádico, de allí que resulte muy importante el seguimiento
oportuno y rápido de las acciones de cobranza por el gestor o encargado. El cliente
debe sentir que lo estamos marcando constantemente, siendo dinámicos, ágiles y
resolutivos para controlar la situación.

Todo lo anterior lograra que la gestión de cobranza sea eficiente y eficaz, obteniendo
mejores resultados.

37
III. Aspectos complementarios

38
 Bibliografía

 http://www.importadorabfp.cl/

 http://www.softnet.cl/

 PÉREZ MATA, Luis Eduardo. Estrategias de cobranza de cuentas comerciales.

Colombia: ICM, 1994. 225 p.

 AZNAR MOLINA, Víctor: Funciones y procesos de cobranza, Isef, México,

2009.

 Stanley y Geoffrey. Administración Financiera. Editorial McGraw-Hill.

39
 Anexos

Anexo 1: Carta cobranza

Estimado cliente
Le informamos que según nuestro sistema, usted posee facturas impagas,
correspondientes al mes de XXXX.
CUENTA CORRIENTE CLIENTE
RUT:
XXXXXXX
RAZON
SOCIAL:
XXXXXXX

Nº
Documentos
Impagos :2
Saldo : $ 436.378

Resumen de Empresa con Documentos

Pendientes:

FECHA ABO
TIPO FECHA VENCIMIEN NO SALD
FOLIO DOCUMENTO EMISION TO TOTAL S O

FACTURA
XXXX ELECTRONICA 29-09-2015 28-11-2015 155381 0 155381

FACTURA
XXXX ELECTRONICA 29-09-2015 28-11-2015 280997 0 280997

Solicitamos verificar y regularizar su situación lo antes posible y darnos aviso.

Si usted ya cancelo, favor enviar fecha y banco en cual fue cancelado, para ser
rebajado en nuestro sistema, al correo: cobranza@importadorabfp.cl. Cualquier duda
que posea, póngase en contacto con nosotros.
Saluda cordialmente
Sociedad Importadora BFP Ltda.

Dirección: 6 Norte n° 1551

Web: www.importadorabfp.cl
Correos: ventas@importadorabfp.cl
carias@importadorabfp.cl

40
 Cliente
Insumos mineros Yanet olivares EIRL
Maria Ines Romero Areites
Comercial Prohind Ltda
Fleximin Ltda
Ricardo Carrilo Lopez y Cia Ltda
Andrea del Pilar Cardenas manteción industrial
Luis Emilio Recabarren Villalobos
Juan de la Cruz Arevalo Riquelme
Soc. Com. Carlitos Mendez y Cia Ltda
Oscar Daniel Perez Barria
Soc. Com. Gomas Montt Ltda.
Patricio Javier Aguila Aguila
Camilo Aurelio Gonzalez Tapia
Soc. Com. Clalplas Ltda.
Ferrovial Agroman Chile S.A
Hector Caceres Osses
Sociedad Comercial Laparent Ltda
Luis Rodrigo Martinez Rocha
Rubén Alejandro Mayorga Mayorga EIRL
Comercial Oleodinamica Ltda
41
Observación
Se llamo 2 veces, encargado de facturas no se encontraba. Volver a llamar
Se llamo a Benjamin, hará transferencia.
Se envio correo con información de facturas y se llamo, se hablo con encargado de factura. Proxima semana haran pago de facturas.
Se llamo y se hablo con la srta Susana Ramirez. Haran pago.
Se llamo, se hablo con el Sr. Fernando Carrillo, pidio enviar información facturas popr correo, se envio y cancelo.
Se llamo a la Sra Andrea, se envio correo con copia a Carolina.
Se llamo, se hablo con el Sr. Luis recabarren, pidio montos de facturas, hará deposito.
Se llamo se hablo con encargado pago facturas, pidio enviar información de facturas a correo. Cancelo facturas pendiente Fac: 14020, 14054, 14057.
Vendedor Sr. Jorge Adaros pidio envio información de facturas. Se le envio correo.
Se llamo a vendedor Rafael, soluciono situación.
Se llamo a vendedor Rafael, hicieron transferencia, debe averiguar fecha de transferencia.
Se llamo, se hablo con el sr. patricio dijo que no habia recibido productos, se debe buscar factura fisica. Se llamo a vendedor Rafael, pasará a ver situación.
Se llamo, realizara transferencia esta semana
Se llamo, se hablo con encargado de pago factura, pidieron que se le enviara correo con informacion factura.
Se envio correo con información factura. Se llamo, se debe devolver llamado.
Se llamo, se hablo con el sr. Hector, revisara facturas para realizar transferencia.
Se llamo, no entraba llamada. Llamar a Rafael para que lo visite.
Se llamo y se envio correo con información facturas. Devolveran llamado, ya que no se encontraba encargado pago factura.
Se llamo, se hablo con el sr. Ruben, hizo abono semana pasada a rafael por $300.000
Se envio correo con información factura. Se llamo se hablo con encargada de pago facturas y quedaron de enviar cheque.
Teléfonos: 071-2210299/ 071-2210297
Anexo 2: Planilla Excel de registro acciones
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 Cliente Observación
Alejandrino Heraldo Rivas Ocampo EIRL Se envio correo con información facturas, se llamo telefono se encuentra apagado.
Sonia Lagos Yevenes Se envio correo con información facturas, se llamo quedaron de hacer transferencia durante el día.
Comercial Samuel Alberto Loyola Tapia E.I.R.L Se envio correo con información de facturas vencidas. Cancelo Facturas 14119, 14135. por un monto de $79.160.
Fleximin Ltda Se envio correo con información facturas.
importadora y comercial motorflex Ltda Se envio correo a finanzas de motorflex con la informacion de factura. Solicitaron cuenta corriente para hacer transferencia.
Amador Murias e hijo Ltda Se envio correo con información facturas. Informaron entrega de documento a Rafael.
Tornos Luis Vasquez Diaz EIRL Se llamo, no se encontraba encargado de pago facturas, quedaron de devolver llamado.
Lucar Repuestos Ltda Se llamo, se pidio devolver llamado. Pidieron cuenta corriente para hacer deposito.
Soc. Comercial Serviflexi Ltda Se llamo, se dio información factura, veran situación para realizar pago.
Metalurgica y comercial Schilger Ltda Se llamo se hablo con Rosita, se pidio enviar correo.
Sociedad Comercial e Industrial Embraflex Ltda Se envio correo con información de facturas.
Roberto Eleodoro Escobar Arteaga Se envio correo con informacion factura, se llamo no contestaron.
Insumos Mineros Yanett A. Olivares Plaza EIRL Se llamo se hablo con encargado pago factura, pidio que se le enviara infoprmación de la factura por email, quedo de pagar viernes.
Auto Truck Ltda Se envio correo con información facturas.
Soc. Comercial Gomas Montt Ltda Se llamo, pidieron informacion facturas, cuenta corriente, quedaron de revisar situación.
Ferrovial Agroman Chile S.A Se llamo, se debe verificar situación. Se hablo con Pablo Salgado, para ver situación.
Felipe Andres Valdes Feliu Se llamo, no se encontraba el Sr. Felipe Valdes.
Servicios Hidraulicos CRC Ltda. Se llamo, quedaron de devolver llamado. Volver a llamar
Productos industriales e hidraulicos Sermahin LtdaSe llamo, verificaran situación para realizar pago.
Lia Beatriz Poblete Soto Se llamo, vendran a realizar pago.
Roberto Eleodoro Escobar Arteaga Se llamo, se debe pasar a retirar cheque.

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 Cliente Observación
Silvia Brunilda Weisser Marchioni. Se llamo, facturas son a 60 dias. Esta mala fecha de vencimiento.
David Campos Henriquez Se envio correo con información facturas.
Elias Luciano Alarcon Reyes Se envío correo con información facturas.
Comercial Paola del Pilar Flores Villalobos EIRL Se envío correo con información factura. Fecha vencimiento erronea. (plazo 45 dias)
José A. Delgado B. maq. Industriales y construcción
Se busco numeros de telefono, de los encontrados ambos no existian.
Patricio Bascuñan Peña Se busco numero de telefono, se hablo con el Sr.Patricio pidio enviar información facturas via email.
Sebastian Prado y Cia Ltda Se busco numero de telefono, se hablo con encargado de pago de facturas, pidio enviar información facturas via email.
Patricio Bascuñan Peña Se llamo, verificará situación y devolvera llamado.
Sebastian Prado y Cia Ltda Se envio correo con cuenta corriente.
Hector Caceres Osses Se llamo, enviara cheque.
Lucar Repuestos Ltda Se llamo, no tenian firma, entre martes y miercoles haran pago.
Metalurgica y comercial Schilger Ltda Se envio correo con información de facturas.
Elias Luciano Alarcon Reyes Se envio correo con información de facturas.
Com. Paola del Pilar Flores Villalobos EIRL Se llamo, Haran transferencia esta semana.
Pernos Montt Ltda Se llamo no se encontraba encargado. Volver a llamar.
Servicios Hidraulicos CRC Ltda Se llamo no se encontraba encargado. Volver a llamar.
Merher Ltda Se envío correo con información factura.
Comercial Samuel Loyola Tapia E.I.R.L Se envío correo con información factura.
David Campos Henriquez Se envío correo con información factura.
Pernos Montt Ltda Se llamo. Rafael debe retirar documentos.
Comercial Arcoiris Ltda Se llamo. Se hara deposito.

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Anexo 3: Página web empresa
En la página web de la empresa, se puede encontrar información de contacto,
información sobre la empresa, además del catálogo en el cual se puede revisar los
productos que se venden y su respectivo precio.

Inicio:

Empresa

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Catálogo

Contacto

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47
Anexo 6:

ERP Softnet

ERP Softnet está orientado a pequeñas y medianas empresas que buscan la

integración total de sus procesos de negocio. Nuestro ERP se caracteriza por una
herramienta moderna, dinámica, integrada y flexible.

Esta plataforma tiene como objetivo soportar la visión operativa de su negocio, entrega
un único sistema de software de Gestión que automatiza la mayoría de sus procesos,
proporciona también un panorama real de toda la información crítica de negocio,
actualizada, vinculada con sus clientes y con las ultimas mejores prácticas del
mercado.

También es posible configurar sus procesos internos y procedimientos mejorando la

gestión de relaciones con los clientes, comercialización y finanzas.

Nuestro ERP está desarrollado con la característica de habilitar cada módulo en forma
individual, salvo en aquellos que existe relación entre uno y otro. Con lo cual
garantizamos la escalabilidad necesaria al momento que su negocio crece.

Módulos Principales
 Gestión Comercial

 Adquisiciones.

 Tesorería y Cobranzas

 Contabilidad

 Inventario y Bodegas

 Remuneraciones

 Estados Financieros

 Producción y Servicio Técnico

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 Anexo 7: Información contacto de Softnet

E-mail: acomercial@softnet.cl
Central telefónica: (+56 2) - 2947 9389
Dirección: Av. del Parque #5275, Oficina 103, Huechuraba, Santiago, Chile.
Página web: www.softnet.cl

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Anexo 8: Planes Softnet

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 Plan contratado por Soc. Importadora BFP Ltda.

Plan light, que tiene un costo de 1 UF mensual.

Los módulos implementados son los siguientes:

 Gestión Comercial: Permite el manejo de la información Contable y Comercial,

llevada hasta las esferas gerenciales, con un alto grado de eficiencia, mediante
una moderna interfaz que provee de excelentes herramientas de análisis, ya
sea con presentación tabular o gráfica de los datos.

PRINCIPALES FUNCIONALIDADES:
 Manejo de grandes volúmenes de datos.

 Diseño de Planes de Gestión propios de cada usuario, definiendo modelos en

base a los cuales se analizará la información, permitiendo múltiples niveles de
agregación o desagregación.

 Carga incremental de datos.

 Manejo de control presupuestario, comercial y financiero.

 Tecnología Data Warehousing y OLAP, permite pasar la información a “cubos”

de información para usuarios de análisis.

 Multiempresa, por lo tanto, permite analizar el comportamiento de cada

empresa, del conjunto de ellas o del comparativo entre éstas.

 Multiperíodo, lo que permite realizar comparaciones con otros períodos.

 Indicadores Comerciales (ratios de Compras y Ventas).

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Contabilidad: Moderno y funcional módulo de contabilidad, que procesa la información
de la empresa, aportando productividad, flexibilidad y descentralización a los controles
financieros.

PRINCIPALES FUNCIONALIDADES

 Gran flexibilidad.

 Centro de costo, proveedor, cliente, vendedor, personal, entre otros.

 Búsqueda, por código o descripción.

 Manejo de comprobantes.

 Balance Clasificado y Estado de Resultado, libro diario, mayor, inventario y

Balance, Comprobación y Saldos, Balance General 8 columnas.

 Procesos de Apertura / Cierre Anual.

 Corrección Monetaria Financiera y Tributaria.

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Tesorería: Controle de forma moderna los ingresos y egresos de su empresa. Nuestro
módulo se encarga de entregar la información necesaria para una efectiva gestión, a
través de consultas en sus diversas cuentas.

Cuenta con Ingreso de Depósitos masivo y conciliación Bancaría.

PRINCIPALES FUNCIONALIDADES

 Emisión de Cheques, letras y/o comprobante contable.

 Manejo efectivo de sus cobranzas

 Administra la cancelación de compromisos

 Manejo de Conciliación Bancaria

 Facilidad de implantación y operación

 Generación de Flujo de Caja Proyectado y Generación de Flujo Efectivo

 Emisión de documentos de pago o cobro

 Informes relacionados

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Inventario: Integra todos los movimientos transaccionales que tienen relación con
consumos, producción, ventas, ingresos, entre otros, realizados directamente en él o
desde los demás módulos con los que está vinculado.

PRINCIPALES FUNCIONALIDADES

 Stock actualizado minuto a minuto.

 Gestión, Creación y Administración de Bodegas.

 Gestión y Administración de Ficha de Artículos.

 Control de Entrada y Salida de Artículos.

 Centros de Costos y Costo de Productos.

 Stock Mínimo y Máximo.

 Códigos de Barra.

 Informe de Stock, bodega, valorización de Stock, entre otros.

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Anexo 10: imágenes sistema

Ingreso sistema.

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