Manual de procedimientos del

tratamiento para deudores comerciales

para la empresa Italcol de
Occidente SA.

Italcol de Occidente S.A

LAURA MARCELA SOSSA HENAO

CONTADURIA PUBLICA
 DIAGNÓSTICO
Italcol de Occidente se dedica a la producción y comercialización de alimentos concentrados para
animales, actualmente cuenta con un buen proceso de cartera y recaudo de la misma, aunque, los
créditos de la empresa para sus clientes con crédito, especialmente los que se encuentran
clasificados como supermercados, requieren de un proceso más minucioso.

La empresa siempre ha tenido una rotación adecuada, porque las condiciones y políticas bajo las
cuales se manejaba la cartera, permitía un mayor control sobre la misma. Ahora bien, el problema
radica en que se ha adoptado una mayor flexibilidad al otorgar y/o ampliar los créditos y plazos a los
clientes vinculados y no vinculados dentro del rango de supermercados, de una manera más ligera,
se redujeron los estudios de crédito para clientes nuevos y próximos a vincularse con la empresa,
aumentando así el riesgo financiero al que se encuentra actualmente la empresa.
 OBJETIVO GENERAL

Establecer las pautas a seguir con del manejo de los

clientes y/o deudores comerciales, garantizando un
recaudo oportuno, efectivo y un control más
constante de la cartera con el fin de minimizar el
riesgo crediticio de la empresa.
 OBJETIVOS ESPECÍFICOS
• Rediseñar las políticas de cartera, y el tratamiento contable para los clientes y
deudores comerciales, con el fin de establecer los procedimientos a seguir, para tener
claro cualquier caso que se pueda presentar con algún cliente de la empresa.

• Realizar una proyección correspondiente del manejo y aplicación de las políticas de la

empresa, con el fin de garantizar el orden y el control en el área de cartera.

• Establecer un procedimiento, mecanismo, herramientas y/o estrategia que permitan a

la empresa una sistematización de los procesos internos de cartera, que en el
momento se están manejando de una forma muy manual, y los cuales se podrían
optimizar más efectivamente.
 REFERENTES TEÓRICOS
“Es importante para el control de cartera vencida contar con una herramienta que permita el
manejo adecuado para evitar que los clientes crédito no puedan cumplir con sus obligaciones.”
(Ibarra, López, García, Quintero, & Badillo, 2013 p.2 ).

“la cartera de crédito es el conjunto de documentos que amparan los activos financieros o
las operaciones de financiamiento hacia un tercero y que el tenedor de dicho documento o
cartera se reserva el derecho de hacer valer las obligaciones estipuladas en su texto” (p. 3).

Padilla (2014) señala que “para reducir el riesgo de cartera es importante realizar una
evaluación minuciosa del cliente, de su capacidad de pago y de los proyectos que el cliente
estará por financiar todo esto constituye elementos que minimizarían el riesgo de cartera”
(p.7).
 DESARROLLO DE OBJETIVOS
OBJETIVO # 1

Este objetivo se desarrollo por medio de las siguientes actividades:

• Evaluación y análisis del expediente de cada cliente de la empresa, vinculado y no vinculado.

(Rotación de cartera, forma de pago, asignación de cupos y plazos para cada uno,
documentación de crédito para cada cliente)
• Realizar las respectivas modificaciones necesarias en las políticas de cartera, teniendo en
cuenta cada proceso.
• Hallazgo e implementación de las nuevas metodologías de cambio, y operación de los nuevos
procesos y asignación de créditos.
• Entrega de políticas rediseñadas y del manual de procedimientos del nuevo tratamiento de
clientes.
 DESARROLLO DE OBJETIVOS
OBJETIVO # 1

Las actividades permitieron adquirir la información requerida, sobre el estado de los clientes
actualmente dentro de la compañía, información de vital importancia para la continuación del
proceso. Ambientar y orientar a los clientes a la nueva cultura de crédito fue una de las
actividades mas importantes.

El resultado obtenido en el desarrollo de este objetivo fue una nuevo plan de solicitud de
solicitudes de créditos, en el cual se encuentra la documentación y requisitos para creación de
clientes y otorgaciones de cupos, créditos y plazos.
 DESARROLLO DE OBJETIVOS
OBJETIVO # 2

Este objetivo se desarrollo por medio de las siguientes actividades:

• Entrevista con el personal del área de cartera en general, para conocer cómo se realizan los
procesos actualmente de la empresa.
• Realizar estudios de crédito y evaluar la forma en que se ve reflejados en los estados
financieros.
• Realizar una evaluación al estado de liquidez de la empresa, por medio de indicadores, para
conocer el grado en el que los deudores morosos están afectando la misma.
• Realización del manual, con base a la información recibida.
 DESARROLLO DE OBJETIVOS
OBJETIVO # 2
Conocer la información financiera y contable, es muy importante para tener claro el impacto de las cuentas
por cobrar a clientes. Por eso, se solicito a las áreas encargadas de identificar el rubro de CXC a clientes de la
compañía, dentro de los estados financieros, y así, medir por medio de indicadores la rotación de la cartera.
Con esto, abrir el panorama de la situación, y poder dejarlo claro para la toma de decisiones. Este objetivo,
nos dejo como resultado Garantizar la viabilidad de la aplicación de nuevas condiciones de otorgación de
créditos y cupos, recaudo de cartera, y nuevas formas de transmisión de información a los clientes, con el
comité, por medio de las vendedoras que son canales vitales de comunicación y transmisión de información.
Los anteriores procedimientos se llevaron a cabo con los recursos que nos proporcionó la compañía, y nos
permitió orientar el manual de procedimientos hacia los siguientes objetivos y beneficios que tendrá la
compañía por medio del área de cartera:
• Propiciar mejoras en los procedimientos vigentes en procura de una mayor eficiencia administrativa.
• Facilitan la inducción de los nuevos colaboradores de la institución.
• Permite la integración de todos los colaboradores, así como la funcionalidad integral del personal.
• Propicia el ahorro de esfuerzos y recursos
• Es un instrumento útil para los evaluadores y auditores del Control Interno
 DESARROLLO DE OBJETIVOS
OBJETIVO # 3
Este objetivo se desarrollo por medio de las siguientes actividades:
• Clasificar y discriminar las funciones que realiza cada persona que hace parte de personal de
cartera, para conocer de qué manera se está realizando cada proceso y establecer acciones de
mejora.
• Intervenir en los procesos, de manera que se identifiquen las falencias o novedades que se
presenten, al momento de reemplazar o sistematizar alguno de los procedimientos, para saber
cómo proceder y como darle solución o mejora.
• Realizar simulaciones, por medio de una plataforma digital, que permita a los clientes, realizar
consultas de saldos, pagos, solicitudes y demás funciones que realizar el personal de cartera,
con el fin de minimizar los procesos que en el momento se hacen de manera manual.
• Evaluar con las personas encargadas de tomar este tipo de decisiones (cartera, tecnología y
demás),la viabilidad y rentabilidad de implementar este sistema.
 DESARROLLO DE OBJETIVOS
OBJETIVO # 3

Este objetivo nos dejo como resultado identificar la necesidad de la compañía de un proceso de Simplificación
y minimización de pasos y procedimientos que realiza el área de cartera para tener esta información al día, y
brindársela a los clientes, ya que ellos la podrán consultar y hacer cualquier tipo de transacción en cualquier
momento.

La propuesta de este método de simplificación de procesos y optimización de los recursos se definió y

dejo a disposición de las personas encargadas de evaluarla vialidad, ya que, por políticas internas de la
compañía, no se podía ser parte de ese proceso. Sin embargo, si esta propuesta es aplicada dentro de
la compañía, y se logra reunir los recursos requerido, esto hará que muchos de los procedimientos que
realiza el área de cartera manualmente se sistematicen, lo que permitirá ganancia económica, en tiempo
y en recurso humano para la compañía, a parte de la satisfacción en alto grado de los clientes, por un
servicio oportuno y personalizado de acuerdo a cada una de sus necesidades y requerimientos.
 RECOMEDACIONES
• Realizar evaluación periódica de funciones y evitar duplicidad de las mismas, contando con el manual
de funciones y procedimientos, es más fácil asignar responsabilidades, cargas y objetivos de las
obligaciones para controlar y medir la programación.

• Se recomienda la implementación de un sistema de control interno diseñado, bajo los parámetros de

divulgación y capacitación a cada uno de los empleados, que sea una herramienta aliada de la gestión
administrativa para toma de decisiones, seguimiento y control de riesgos implícitos en el desarrollo de
las actividades del área de cartera, tales como asignación de cupos y plazos de los créditos de los
clientes.

• Se recomienda la implementación de una plataforma digital, que haga las veces de un portal tanto para
colaboradores como para clientes, que permitan el fácil acceso a la información, que se alimente
diariamente mediante archivos planos, y que permita las sistematización de funciones que en el
momento se están realizando manualmente por el área de cartera.