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CICLOS TRANSACCIONALES Y EL CONTROL INTERNO

ENFOQUE DE AUDITORA PARA LA REVISIN DEL CONTROL INTERNO


Introduccin Un enfoque de auditora efectivo en las revisiones de las operaciones y del control interno en los trabajos donde se requiera informar u opinar sobre el control interno, como sera el caso de la auditora integral es el de los ciclos de auditora: Este enfoque se relaciona con la auditora de los controles de las transacciones econmicas que originan los estados financieros, con nfasis en el control interno. El enfoque para efectuar la auditora mediante una revisin ms analtica y profunda del control interno, requiere que se agrupen en forma ordenada las transacciones caractersticas de cada negocio. El estudio de este concepto requiere como base fundamental, que se definan dic as transacciones y la forma como pueden agruparse. !unque las empresas tienen diferentes clases de transacciones seg"n sus caractersticas, para efectos prcticos pueden organi#arse de acuerdo con el desarrollo normal de las mismas y presentarse en los siguientes ciclos tpicos aplicables en general a la mayora de los negocios: 1. Cic o d! in"r!#o#. $e refiere a la venta de bienes y servicios a terceros a cambio de dinero. $. Cic o d! co%&r'#. $e refiere a la adquisicin de activos de capital, mano de obra, servicios y materiales a cambio de efectivo. (. Cic o d! n%in' o &!r#on' . $e relaciona con las erogaciones y transacciones de los recursos umanos. ). Cic o d! t!#or!r*'. %omprende el manejo de los fondos de la empresa& comien#a con el reconocimiento de los ingresos, incluye la distribucin del efectivo en las operaciones corrientes y otros usos y termina con el retorno de ste a los inversionistas y acreedores. +. Cic o d! &roduccin. %onsiste en la transformacin de los activos adquiridos en bienes y servicios para la venta.

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,. Cic o d! in-or%'cin -in'nci!r'. %omprende la preparacin de estados financieros que resumen el resultado de las actividades del negocio a una fec a o por un perodo determinado. (ay un alto grado de interdependencia entre estos ciclos, aunque la incidencia de uno en otro dependa del tipo de compa)a o industria. %ada ciclo comprende una o ms funciones, las cuales son tareas o segmentos de un sistema que procesa de manera lgica las transacciones. En cada ciclo se utili#an ciertos asientos contables, documentos y arc ivos. ! continuacin se relacionan las funciones, asientos contables y documentos tpicos de los ciclos descritos, los cuales pueden variar seg"n la clase de empresa. El anlisis de los ciclos para la evaluacin del control interno que se incluye a continuacin es un resumen elaborado a partir de los ciclos incluidos en las *ormas y +rocedimientos de !uditora del ,nstituto -e.icano de %ontadores +"blicos.

CICLO DE IN.RESOS
Introduccin El ciclo de ingresos de una empresa, incluye todas aquellas funciones que se requieren llevar a cabo para cambiar por efectivo, con los clientes, sus productos o servicios. Estas funciones incluyen la toma de pedidos de los clientes, el embarque de los productos terminados, el uso por los clientes de los servicios que presta la empresa, mantener y cobrar las cuentas por cobrar a clientes y recibir de stos el efectivo. En virtud de que el ciclo de ingresos es el ciclo en que el control fsico y el derec o de propiedad sobre los recursos se venden, la determinacin del costo de ventas es una funcin contable que puede identificarse con el ciclo de ingresos. /as funciones tpicas, asientos contables comunes, formas y documentos importantes, etc., del ciclo de ingresos que se describen ms adelante, son aqullas que podran considerarse como tpicas de este ciclo. $in embargo, debe tomarse en cuenta que las mismas debern servir tan solo como una gua general que oriente al auditor cuando lleve a cabo la revisin del control interno, ya que la identificacin y determinacin de estas funciones, asientos contables comunes, formas y documentos importantes, etc., se deber efectuar para cada caso en particular.

Funcion!# t*&ic'# /as funciones tpicas de un ciclo de ingresos podran ser: - 1torgamiento de crdito. - 2oma de pedidos. - Entrega o embarque de mercanca y3o prestacin del servicio. - 4acturacin. - contabili#acin de comisiones. - %ontabili#acin de garantas. - %uentas por cobrar. - %obran#a. - ,ngreso del efectivo. - !juste a facturas y3o notas de crdito. - 5eterminacin del costo de ventas. A#i!nto# cont'/ !# co%un!# 5entro del ciclo de ingresos podramos distinguir los siguientes asientos contables comunes: - 6entas. - %osto de ventas. - ,ngresos de caja. - 5evoluciones y rebajas sobre ventas. - 5escuentos por pronto pago. - +rovisiones para cuentas de cobro dudoso - %ancelaciones y recuperaciones de cuentas incobrables. - 7astos de comisiones. - %reacin de pasivos por el impuesto a las ventas. - +rovisiones para gastos de garanta. For%'# 0 docu%!nto# i%&ort'nt!# Ejemplos de formas y documentos importantes del ciclo de ingresos podran ser: - +edidos de clientes. - 1rdenes de venta y embarque. - %onocimientos de embarque. - 4acturas de venta. - *otas de crdito por devoluciones y rebajas sobre ventas. - !visos de remesas de clientes.
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- 4ormas especiales para llevar a cabo ajustes a cuentas de clientes. 1'#!# u#u' !# d! d'to# /as bases usuales de datos, estn representadas por arc ivos, catlogos, listas, au.iliares, etc., que contienen aquella informacin necesaria para poder procesar las transacciones dentro de un ciclo o bien informacin que se produce como resultado del proceso de las transacciones. Estas bases de datos de acuerdo con el uso que se les da, se pueden clasificar como sigue: a9 :ases de referencia. ;epresentadas por informacin que se utili#a para el proceso de las transacciones& b9 :ases dinmicas. ;epresentadas por informacin resultante del proceso de las transacciones y que como tal se est modificando constantemente. /as bases usuales de datos para el ciclo de ingresos podran ser las siguientes: 1'#!# d! r!-!r!nci' - /istas y3o arc ivos maestros de clientes y de crdito. - %atlogos de productos y listados o arc ivos de precios. 1'#!# din2%ic'# !rc ivos de rdenes de clientes pendientes de surtir. !u.iliares de clientes. Estadsticas de ventas. 5iarios de ventas. En 'c!# con otro# cic o# 5entro del ciclo de ingresos podramos distinguir los siguientes enlaces normales con otros ciclos: - ,ngresos de caja que se enla#an con el ciclo de tesorera. - Embarques de productos que se enla#an con el ciclo de produccin. - %oncentraciones de actividades <pli#as de registro contable9que se enla#an con el ciclo de informe financiero.

O/3!ti4o# +ara efectos del ciclo de ingresos se an identificado 0> objetivos especficos de control interno, los cuales an sido clasificados en cuatro clases como sigue: - 5e autori#acin. - 5e procesamiento y clasificacin de transacciones - 5e verificacin y evaluacin. - 5e salvaguarda fsica. '5 O/3!ti4o# d! 'utori6'cin /os objetivos de autori#acin tratan de todos aquellos controles que deben establecerse para asegurarse de que se estn cumpliendo las polticas y criterios establecidos por la administracin y que estos son adecuados. Estos objetivos para el ciclo de ingresos son: '. /os clientes deben autori#arse de acuerdo con polticas establecidas por la administracin. 0. El precio y condiciones de las mercancas y servicios que an de proporcionarse a los clientes deben de autori#arse de acuerdo con polticas adecuadas establecidas por la administracin. 8. /as distribuciones de cuentas y los ajustes a los ingresos, costo de ventas gastos de venta y cuentas de clientes, deben de autori#arse de acuerdo con polticas adecuadas establecidas por la administracin. =. /os procedimientos del proceso del ciclo de ingresos deben estar de acuerdo con polticas adecuadas establecidas por la administracin. /5 O/3!ti4o# d! &roc!#'%i!nto 0 c '#i-ic'cin d! tr'n#'ccion!# Estos objetivos tratan de todos aquellos controles que deben establecerse para asegurarse del correcto reconocimiento, procesamiento, clasificacin, registro e informe de las transacciones ocurridas en una empresa, as como los ajustes a stas. Estos objetivos para el ciclo de ingresos son: 1. $olo deben aprobarse aquellos pedidos de clientes por mercancas o servicios que se ajusten a polticas adecuadas establecidas por la administracin. $. 5ebe requerirse de una solicitud o pedido aprobado antes de proporcionar mercancas o servicios. (. %ada pedido autori#ado debe embarcarse correcta y oportunamente.
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). 2odos y "nicamente los embarques efectuados y los servicios prestados deben producir facturacin. +. /as facturas deben prepararse correcta y oportunamente. ,. 5ebe controlarse el efectivo cobrado desde su recepcin, asta su depsito. 7. /as facturas deben clasificarse, concentrarse e informarse correcta y oportunamente. 8. /os costos de las mercancas y servicios vendidos, as como los gastos relativos a las ventas deben clasificarse, concentrarse e informarse correcta y oportunamente. 9. /a informacin del efectivo recibido debe clasificarse, concentrarse e informarse correcta y oportunamente. 1:. /os ajustes a los ingresos, costo de ventas, gastos de ventas y cuentas de clientes deben clasificarse, concentrarse e informarse correcta y oportunamente. 11. /as facturas, cobros y los ajustes relativos deben aplicarse con e.actitud a las cuentas apropiadas de cada cliente. 1$. En cada periodo contable deben prepararse asientos contables para facturaciones, costos de mercancas y servicios vendidos, gastos relativos a las ventas, efectivo recibido y ajustes relativos. 1(. /os asientos contable del ciclo de ingresos deben resumir y clasificar las transacciones de acuerdo con las polticas establecidas por la gerencia. 1). /a informacin para determinar bases de impuestos derivada de las actividades de ingreso debe producirse correcta y oportunamente. c5 O/3!ti4o# d! 4!ri-ic'cin 0 !4' u'cin Estos objetivos tratan de todos aquellos controles relativos a la verificacin y evaluacin peridica de los saldos que se informan, as como de la integridad de los sistemas de procesamiento. d5 O/3!ti4o# d! #' 4'"u'rd' -*#ic' Estos objetivos tratan de aquellos controles relativos al acceso a los activos, registros, formas importantes, lugares de proceso y procedimientos de proceso. Estos objetivos para el ciclo de ingresos son: 1. El acceso al efectivo recibido debe permitirse "nicamente de acuerdo con controles adecuados establecidos por la gerencia asta que se transfiera dic o control al ciclo de tesorera. $. El acceso a los registros de embarque, facturacin, cobran#a y cuentas por cobrar, as como a las formas importantes, lugares y
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procedimientos de proceso debe permitirse "nicamente de acuerdo con polticas adecuadas establecidas por la gerencia.

CICLO DE CO;PRAS
Introduccin 5ebido a que en casi todas las empresas las funciones relacionadas con la nmina son distintas de las funciones de compra, se a considerado conveniente mostrar separadamente dic as funciones en dos ciclos, para facilitar la revisin del control interno del ciclo de egresos. El ciclo de compras de una empresa incluye todas aquellas funciones que se requieren llevar a cabo para: - /a adquisicin de bienes, mercancas y servicios. - El pago de las adquisiciones anteriores. - %lasificar, resumir e informar lo que se adquirir y lo que se pag. El ciclo de compras contiene la adquisicin y el pago de: - ,nventarios - !ctivos fijos - $ervicios e.ternos - $uministros o abastecimientos En este ciclo se clasifica la adquisicin de los recursos antes mencionados entre diversas cuentas de activo y de resultados. En virtud de que e.isten diferencias en tiempo entre la recepcin de los recursos y el pago de los mismos, deben considerarse tambin como parte de este ciclo las cuentas por pagar y los pasivos acumulados derivados de la adquisicin de dic os recursos. /as funciones tpicas, asientos contables comunes, formas y documentos importantes, etc., del ciclo de compras que se describen ms adelante, son aqullas que podran considerarse como tpicas de este ciclo. $in embargo, debe tomarse en cuenta que las mismas debern servir tan slo como un gua general que oriente al auditor cuando lleve la revisin del control interno, ya que la identificacin y determinacin de estas funciones, asientos contables comunes, formas y documentos importantes, etc., se deber efectuar para cada caso en particular.

Funcion!# t*&ic'# /as funciones tpicas de compras podran ser: - $eleccin de proveedores - +reparacin de solicitudes de compra - 4uncin especfica de compras - ;ecepcin de mercancas y suministros - %ontrol de calidad de las mercancas y servicios adquiridos - ;egistro y control de las cuentas por pagar y tos pasivos acumulados - 5esembolso de efectivo A#i!nto# cont'/ !# co%un!# 5entro del ciclo de compras podramos distinguir los siguientes asientos contables comunes: - %ompras - 5esembolso de efectivo - +agos anticipados - !cumulaciones de pasivos - !justes de compras For%'# 0 docu%!nto# I%&ort'nt!# Ejemplos de formas y documentos importantes del ciclo de compras podran ser: - ;equisiciones de compra - 1rdenes de compra y contratos - 5ocumentos de recepcin de mercancas - 4acturas de proveedores - *otas de cargo y de crdito - $olicitudes de c eques - ;ecibos de servicios - +li#a c eque 1'#!# u#u' !# d! d'to# /as bases usuales de datos, estn representadas por arc ivos, catlogos, listas, au.iliares, etc., que contienen aquella informacin necesaria para

poder procesar las transacciones dentro de un ciclo o bien informacin que se produce como resultado del proceso de las transacciones. Estas bases de datos de acuerdo con el uso que se les da, se pueden clasificar como sigue: a9 :ases de referencias. ;epresentadas por informacin que se utili#a para el proceso de las transacciones. b9 :ases dinmicas. ;epresentadas por informacin resultante del proceso de las transacciones y que como tal se est modificando constantemente. /as bases usuales de datos para compras podran ser las siguientes: - !rc ivos de proveedores conteniendo nombre, direccin, productos que ofrece, precios, etc. - !rc ivos de cuentas por pagar que contenga las cuentas pendientes de pago <au.iliares9 e istorial de pagos efectuados. - /os pedidos a proveedores pendientes de surtir. En 'c! con otro# cic o# +odramos distinguir los siguientes enlaces normales con otros ciclos: 5esembolsos de efectivo que se enla#an con el ciclo de tesorera. ;ecepcin de bienes, mercancas y servicios que se enla#an con el ciclo de produccin. ;esumen de actividad <pli#as de registro contable9 que se enla#an con el ciclo de informe financiero. O/3!ti4o# +ara efectos de este ciclo se an identificado 'B objetivos especficos de control interno, los cuales an sido clasificados en cuatro clases como sigue: - 5e autori#acin - 5e procesamiento y clasificacin de transacciones - 5e verificacin y evaluacin - 5e salvaguarda fsica '5 O/3!ti4o# d! 'utori6'cin /os objetivos de autori#acin tratan de todos aquellos controles que deben establecerse para asegurarse de que se estn cumpliendo las polticas y criterios establecidos por la administracin, estos objetivos para este ciclo son: '. /os proveedores deben autori#arse de acuerdo con polticas adecuadas establecidas por la administracin.
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0. El precio y condiciones de los bienes, mercancas y servicios que an de proporcionar los proveedores deben autori#arse de acuerdo con polticas adecuadas establecidas por la administracin. 8. /as distribuciones de cuentas y los ajustes a los desembolsos de efectivo y cuentas de los proveedores, cuentas de pagos anticipados y pasivos acumulados deben autori#arse de acuerdo con polticas adecuadas establecidas por la administracin. =. 2odos los pagos por bienes, mercancas y servicios recibidos deben efectuarse de acuerdo a polticas adecuadas establecidas por la administracin. ?. /os procedimientos de proceso del ciclo de compras deben de estar de acuerdo con polticas adecuadas establecidas por la administracin. /5 O/3!ti4o# d! &roc!#'%i!nto 0 c '#i-ic'cin d! tr'n#'ccion!# Estos objetivos tratan de todos aquellos controles que deben establecerse para asegurarse del correcto reconocimiento, procesamiento, clasificacin, registro e informe de las transacciones ocurridas en una empresa, as como los ajustes a stas. Estos objetivos para el ciclo de compras son: $lo deben aprobarse aquellas rdenes de compra a proveedores por bienes, mercancas o servicios que se ajusten a las polticas establecidas par la administracin. $lo deben aceptarse mercancas y servicios que se ayan solicitado. /os bienes, mercancas y servicios recibidos, deben informarse con e.actitud y en forma oportuna. /os montos adecuados a proveedores por bienes, mercancas y servicios recibidos, as como la distribucin contable de dic os adeudos debe calcularse con e.actitud y registrarse como pasivo en forma oportuna. 2odos los pagos por bienes, mercancas y servicios recibidos, deben basarse en un pasivo reconocido y prepararse con e.actitud. /os importes adeudados a proveedores y acreedores deben clasificarse, concentrarse e informarse correcta y oportunamente. /os pagos y los ajustes relativos a compras deben clasificarse, concentrarse e informarse correcta y oportunamente. /os pasivos incurridos, los pagos efectuados y los ajustes relativos deben aplicarse correcta y oportunamente a las cuentas apropiadas de cada proveedor y acreedor.
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5eben prepararse asientos contables por las cantidades adeudadas a proveedores y acreedores, por los pagos efectuados y por los ajustes relativos, en cada periodo contable. /os asientos contables de las compras deben concentrar y clasificar las transacciones de acuerdo con polticas adecuadas establecidas por la administracin. /a informacin para determinar bases de impuestos derivada de las actividades de compras debe producirse correcta y oportunamente. c5 O/3!ti4o# d! 4!ri-ic'cin 0 !4' u'cin Estos objetivos tratan de todos aquellos controles relativos a la verificacin y evaluacin peridica de los saldos que se informan, as como de la integridad de los sistemas de procesamiento. Estos objetivos para el ciclo de compras son: 5eben verificarse y evaluarse en forma peridica los saldos registrados de cuentas por pagar y las actividades de transacciones relativas. d5 O/3!ti4o# d! #' 4'"u'rd' -*#ic' Estos objetivos tratan de aquellos controles relativos al acceso a los activos, registros, formas importantes, lugares de proceso y procedimientos de proceso. Estos objetivos para este ciclo son: El acceso a los registros de compras, recepcin y pagos, as como a las formas importantes, lugares y procedimientos de proceso debe permitirse "nicamente de acuerdo con polticas adecuadas establecidas por la administracin.

CICLO DE NO;INA O PERSONAL


Introduccin El ciclo de nminas de una empresa incluye aquellas funciones que se requiere llevar a cabo para: - /a contratacin y utili#acin de mano de obra - El pago de mano de obra - %lasificar, resumir e informar lo que se utili# y pag de mano de obra
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El ciclo de nminas contiene la contratacin, utili#acin y pago de servicios personales como por ejemplo nminas de mano de obra directa, mano de obra indirecta, ejecutiva, administrativa, etc. En virtud de que e.isten diferencias en tiempo entre la recepcin de los servicios del personal y el pago de los mismos, estn relacionados como parte de este ciclo las cuentas por pagar y pasivos acumulados derivados de la obtencin de dic os recursos. /as funciones tpicas, asientos contables comunes, formas y documentos importantes, etc., del ciclo de nminas que se describen ms adelante, son aqullas que podran considerarse como tpicas de este ciclo. $in embargo, debe tomarse en cuenta que las mismas debern servir tan slo como una gua general que oriente al auditor cuando lleve a cabo la revisin del control interno, ya que la identificacin y determinacin de estas funciones, asientos contables, formas y documentos importantes, etc., se deber efectuar para cada caso en particular. Funcion!# t*&ic'# /as funciones tpicas de nminas podran ser: - ;eclutamiento y seleccin de personal - %ontratacin de personal - /levar las relaciones laborales - +reparar informes de asistencia - ;egistro, informacin y control de la nmina - 5esembolso de efectivo - +romocin y evaluacin de personal. A#i!nto# cont'/ !# co%un!# 5entro del ciclo de nminas podramos distinguir los siguientes asientos contables comunes: - +ago de nminas - !nticipos de sueldos y prstamos al personal - 5istribuciones de mano de obra - 1tras prestaciones al personal - !justes de nminas

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For%'# 0 docu%!nto# i%&ort'nt!# Ejemplos de formas y documentos importantes del ciclo de nminas podran ser: - $olicitud de empleo - %ontratos de trabajo - ,nformes de tiempo - 2arjetas de reloj - !utori#acin de ajustes de nmina - !utori#acin de pagos especiales - ;ecibos de pago - % eques. 1'#!# u#u' !# d! d'to# /as bases usuales de datos estn representadas por arc ivos, catlogos, listas, au.iliares, etc., que contienen aquella informacin necesaria para poder procesar las transacciones dentro de un ciclo o bien informacin que se produce como resultado del proceso de las transacciones. Estas bases de datos de acuerdo con el uso que se les d, se pueden clasificar como sigue: a9 :ases de referencia. ;epresentadas por informacin que se utili#a para el proceso de las transacciones. b9 :ases dinmicas. ;epresentadas por informacin resultante del proceso de las transacciones y que como tal se est modificando constantemente. /as bases usuales de datos para nminas podrn ser las siguientes: - !rc ivo maestro de personal conteniendo nombres e informacin de referencia, tipos de retribucin, prestaciones a empleados, etc. - ;egistros de salarios de empleados En 'c! con otro# cic o# +odramos distinguir los siguientes enlaces normales con otros ciclos: - 5esembolsos de efectivo que se enla#an con el ciclo de tesorera - ;ecepcin de servicios de mano de obra que se enla#an con el ciclo de produccin. - ;esumen de actividades <pli#a de registro contable9 que se enla#a con el ciclo de informe financiero.

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O/3!ti4o# +ara efectos de este ciclo se an identificado 'A objetivos especficos de control interno, los cuales an sido clasificados en cuatro clases como sigue: - 5e autori#acin - 5e procesamiento y clasificacin de transacciones - 5e verificacin y evaluacin - 5e salvaguarda fsica '5 O/3!ti4o# d! 'utori6'cin /os objetivos de autori#acin tratan de todos aquellos controles que deben establecerse para asegurarse de que se estn cumpliendo las polticas y criterios establecidos por la administracin, los cuales debern ser ra#onables de acuerdo a las caractersticas y necesidades de cada empresa mismas que debern ser evaluadas por el auditor. Estos objetivos para este ciclo son: '. El personal debe contratarse de acuerdo con las polticas establecidas por la administracin. 0. /os tipos de retribucin y las deducciones de nmina deben autori#arse de acuerdo con polticas establecidas por la administracin. 8. /as distribuciones de cuentas y los ajustes a los desembolsos de efectivo y cuentas de personal, pagos anticipados y pasivos acumulados deben autori#arse de acuerdo con polticas establecidas por la administracin. =. 2odos los pagos de nminas deben efectuarse de acuerdo a polticas establecidas por la administracin. ?. /os procedimientos del ciclo de nminas deben de estar de acuerdo con polticas establecidas por la administracin. /5 O/3!ti4o# d! &roc!#'%i!nto 0 c '#i-ic'cin d! tr'n#'ccion!# Estos objetivos tratan de todos aquellos controles que deben '8 establecerse para el correcto reconocimiento, procesamiento, clasificacin, registro e informe de las transacciones ocurridas en una empresa, as como los ajustes de stas. Estos objetivos para el ciclo de nminas son: @. $lo deben aprobarse aquellas solicitudes de utili#acin de mano de obra que se ajusten a las polticas establecidas por la administracin.

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A. /a mano de obra utili#ada debe informarse con e.actitud y en forma oportuna. B. /os montos adeudados al personal, as como la distribucin contable de dic os adeudos deben calcularse con e.actitud y registrarse como pasivo en forma oportuna. C. 2odos los pagos relacionados con la nmina deben basarse en un pasivo reconocido y prepararse con e.actitud. '>./os importes adeudados al personal deben clasificarse, concentrarse e informarse con e.actitud y en forma oportuna. ''./os pagos y los ajustes relativos a nminas deben clasificare, concentrarse e informarse con e.actitud y en forma oportuna. '0./os pasivos incurridos, los pagos efectuados y los ajustes relativos deben aplicarse con e.actitud y oportunamente a las cuentas apropiadas del personal. '8.5eben prepararse asientos contables por las cantidades adeudadas al personal, por los pagos efectuados y por los ajustes relativos, en cada periodo contable. '=./os asientos contables de la nmina deben concentrar y clasificar las transacciones de acuerdo con polticas establecidas por la administracin. '?./a informacin para determinar bases de impuestos derivada de las actividades de nminas debe producirse con e.actitud y en forma oportuna. c5 O/3!ti4o# d! 4!ri-ic'cin 0 !4' u'cin Estos objetivos tratan de todos aquellos controles relativos a '= la verificacin y evaluacin peridica de los saldos que se informan, as como de la integridad de los sistemas de procesamiento. Estos objetivos para el ciclo de nminas son: '@.5eben verificarse y evaluarse en forma peridica los saldos registrados de cuentas de nminas y las transacciones relativas. d5 O/3!ti4o# d! #' 4'"u'rd' -*#ic' Estos objetivos tratan de aquellos controles relativos al acceso a los activos, registros, formas importantes, lugares de proceso y procedimientos de proceso. Estos objetivos para este ciclo son: 'A. El acceso a los registros de personal, nminas, formas, documentos importantes y lugares de proceso debe permitirse "nicamente de acuerdo con polticas establecidas por la administracin.
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CICLO DE TESORERA
Introduccin El ciclo de 2esorera de una empresa incluye aquellas funciones que tratan sobre la estructura y rendimiento del capital. /as funciones del ciclo de 2esorera se inician con el reconocimiento de las necesidades de efectivo, contin"an con la distribucin del efectivo disponible a las operaciones productivas y otros usos y se terminan con la devolucin del efectivo a los inversionistas y a los acreedores. /a mayor parte de las funciones relacionadas con un ciclo de 2esorera pueden efectuarse en la 2esorera de la empresa. $in embargo, la 5ireccin 4inanciera, la %ontralora, +ersonal, por ejemplo, tambin pueden tener participacin. Es frecuente que algunas funciones de la alta direccin estn encaminadas a la planeacin y control financiero. Funcion!# T*&ic'# /as funciones tpicas de un ciclo de 2esorera podran ser: - ;elaciones con sociedades financieras y de crdito - ;elaciones con accionistas - !dministracin del efectivo y las inversiones - !cumulacin, cobro y pago de intereses y dividendos - %ustodia fsica del efectivo y los valores - !dministracin de monedas e.tranjeras incluyendo riesgos cambiarios. - !dministracin y vigilancia de la deuda <principal e intereses9 - 1peraciones de inversin y financiamiento - !dministracin financiera de planes de beneficio a empleados - !dministracin de seguros A#i!nto# cont'/ !# co%un!# 5entro del ciclo de 2esorera podramos distinguir los siguientes asientos contables comunes: - 1btencin y pago de financiamiento - Emisin y retiro de acciones - %ompra y venta de inversiones en valores - !cumulaciones, cobros y pagos de intereses y dividendos - !morti#acin de descuentos, gastos y primas diferidos, en relacin con deudas e inversiones - %ambios en los valores seg"n libros de inversiones y deuda
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- %ompra y venta de moneda e.tranjera. For%'# 0 docu%!nto# i%&ort'nt!# !lgunos ejemplos de formas y documentos importantes del ciclo de tesorera podran ser: - %ertificados provisionales de acciones - !cciones emitidas - 1bligaciones, bonos, papel comercial - !cciones, bonos y otros instrumentos adquiridos como inversiones - 2tulos de crdito como c eques, pagars, cartas de crdito, etc. - %ontratos de cambio de moneda e.tranjera para entrega futura - 4ideicomiso o %onvenios para el plan de beneficios a empleados - +li#as de seguro. 1'#!# u#u' !# d! d'to# /as bases usuales de datos estn representadas por arc ivos, catlogos, listas au.iliares, etc., que contienen aquella informacin necesaria para poder procesar las transacciones dentro de un ciclo o bien informacin que se produce como resultado del proceso de las transacciones. Estas bases de datos de acuerdo con el uso que se les da, se pueden clasificar como sigue: a9 :ases de referencia D ;epresentadas por informacin que se utili#a para el proceso de las transacciones. b9 :ases dinmicas D ;epresentadas por informacin resultante del proceso de las transacciones y que como tal se est modificando constantemente. /as bases usuales de datos para el ciclo de tesorera podran ser las siguientes: 1'#!# d! r!-!r!nci' !rc ivo maestro de accionistas %dulas de trabajo de intereses y dividendos /ibro de registro de accionistas y utilidades %uestionario de cumplimiento de estipulaciones de prstamos 1'#!# din2%ic'# - $aldos de las cuentas bancarias - %artera de inversiones - $aldos de mayores au.iliares de inversionistas y acreedores.
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/os sistemas que se utili#an para procesar las transacciones del ciclo de 2esorera varan de una empresa a otra. +ueden usarse procedimientos detallados para manejar transacciones voluminosas y rutinarias como en el caso de distribucin dividendos e intereses, ventas y redenciones de papel comercial, y compras y ventas de inversiones. E.isten otras transacciones que son tan espordicas que no son necesarios procedimientos estandari#ados para procesarlas, por ejemplo una oferta de acciones al publico o una colocacin privada de bonos u obligaciones que podran registrarse directamente en el mayor general, por medio de uno o ms asientos contables dise)ados para ello. En 'c!# con otro# cic o# /os ingresos y desembolsos de efectivo no se an incluido entre las funciones del ciclo de 2esorera mencionadas anteriormente. Esto se debe a que se recibe o desembolsa efectivo para cerrar las transacciones del ciclo de 2esorera, pero la entrada de efectivo tambin cierra actividades del ciclo de ingresos y el desembolso de efectivo cierra actividades del ciclo de compras. +or ello, surge una duda sobre si la funcin de los ingresos y egresos de efectivo es parte del ciclo de 2esorera, del ciclo de ingresos o del ciclo de compras. -uc as empresas crean especficamente una funcin de ingresos de efectivo y otra funcin de desembolsos de efectivo. En alg"n momento, tanto los ingresos del ciclo de 2esorera como del ciclo de ingresos se unen para procesarse. 2ambin, de modo semejante, tanto los desembolsos del ciclo de 2esorera y del ciclo de compras van unidos. En tales casos, una funcin com"n de ingresos de efectivo puede identificarse bien con el ciclo de 2esorera o con el de ingreso, como tambin una funcin com"n de desembolso de efectivo puede identificarse bien con el ciclo de 2esorera o con el de compras. Una forma prctica para decidir donde situar una funcin com"n es considerar el volumen de las transacciones que se originan en cada uno de los ciclos que acen aportacin a esa funcin com"n. En otras empresas, ciertos tipos de ingresos o desembolsos de 2esorera, o ambos, se procesan mediante sistemas singulares y nunca se unen a transacciones semejantes de otros ciclos para procesarse conjuntamente. En estos casos, es prctico identificar la funcin en ambos ciclos con el propsito de evaluar los controles internos.

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5entro del ciclo de 2esorera podramos distinguir los siguientes enlaces normales con otros ciclos: - 5esembolsos de efectivo con el ciclo de compras - ,ngresos de efectivo con el ciclo de ingresos - %onciliaciones de efectivo o valores con los ciclos de compras e ingresos - :eneficios al personal como bonos o prestaciones adicionales con el ciclo de nminas. O/3!ti4o# +ara efectos de este ciclo se an identificado 0= objetivos especficos de control interno, los cuales an sido clasificados en cuatro clases como sigue: - 5e autori#acin - 5e procesamiento y clasificacin de transacciones - 5e verificacin y evaluacin - 5e salvaguarda fsica '5 O/3!ti4o# d! 'utori6'cin /os objetivos de autori#acin tratan todos aquellos controles que deben establecerse para asegurarse de que se estn cumplindolas polticas y criterios establecidos por la administracin. Estos objetivos para este ciclo son: '. /as fuentes de inversin y financiamiento deben autori#arse de acuerdo con polticas establecidas por la administracin. 0. /os importes, momento y condiciones de las transacciones de deuda y capital deben autori#arse de acuerdo con polticas establecidas por la administracin. 8. /os importes, momento, entidades en que se invierte y las condiciones de las inversiones en valores deben autori#arse de acuerdo con polticas establecidas por la administracin. =. /os ajustes a las cuentas de inversin en valores, crditos bancarios, intereses por pagar, dividendos por pagar, capital social, gastos, primas, diferidos y la distribucin contable deben autori#arse de acuerdo con polticas establecidas por la administracin. ?. /os procedimientos de proceso del ciclo de 2esorera deben de estar de acuerdo con polticas establecidas por la administracin. /5 O/3!ti4o# d! &roc!#'%i!nto 0 c '#i-ic'cin d! tr'n#'ccion!#.
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Estos objetivos tratan de todos aquellos controles que deben establecerse para asegurarse del correcto reconocimiento, procesamiento, clasificacin, registro e informe de las transacciones ocurridas en una empresa, as como tos ajustes a stas. Estos objetivos para el ciclo de 2esorera son: '. $lo deben aprobarse aquellas solicitudes de obtencin o entrega de recursos que se ajusten a las polticas establecidas por la administracin. 0. $lo deben aprobarse aquellas solicitudes de compra D venta de inversiones que se ajusten a las polticas establecidas por la administracin. 8. /os recursos obtenidos de inversionistas y acreedores deben informarse con e.actitud y en forma oportuna. =. /os gastos financieros de los recursos de capital y las entregas de recursos a inversionistas y acreedores deben informarse con e.actitud y en forma oportuna. ?. /as compras y ventas de inversiones deben informarse con e.actitud y en forma oportuna. @. /os productos de las inversiones en valores deben informarse con e.actitud y en forma oportuna. A. /as cantidades adeudadas a, o por inversionistas y acreedores, as como la distribucin contable de dic os adeudos deben calcularse con e.actitud y registrarse como activos o pasivos en forma oportuna. B. /as cantidades adeudadas a, o por entidades en que se invierte, corredores y otros, as como la distribucin contable de dic os adeudos deben calcularse con e.actitud y registrarse como activos o pasivos en forma oportuna. C. %uando los principios de contabilidad generalmente aceptados requieren que se efect"en cambios a los valores de las inversiones, estos cambios deben calcularse con e.actitud y registrarse en forma oportuna. '>./as cantidades adeudadas a inversionistas, acreedores, entidades en que se invierte, corredores, y otros, y los ajustes relativos deben clasificarse, concentrarse e informarse correcta y oportunamente. ''./as cantidades adeudadas por inversionistas, deudores, corredores, entidades que invirtieron en la empresa, y otros, y los ajustes relativos deben clasificarse, concentrarse e informarse, correcta y oportunamente.

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'0./os recursos obtenidos, los productos de esos recursos <intereses y dividendos9, las entregas de los mismos y los ajustes relativos, deben aplicarse correcta y oportunamente a las cuentas apropiadas de cada inversionista y acreedor. '8./as compras y ventas de inversiones, los productos de las inversiones y los ajustes relativos deben aplicarse correcta y oportunamente a las cuentas apropiadas de cada una de las entidades en que se invierte. '=.5eben prepararse asientos contables por las cantidades que se adeudan, o a cobrar de, inversionistas, acreedores, entidades en que se invierte, corredores y otros, y por los ajustes relativos. '?./os asientos contables de 2esorera deben concentrar y clasificar las transacciones, de acuerdo con polticas establecidas por la administracin. '@./a informacin para determinar bases de impuestos derivados de las actividades de 2esorera deben producirse correcta y oportunamente. c5 O/3!ti4o# d! 4!ri-ic'cin 0 !4' u'cin. Estos objetivos tratan de todos aquellos controles relativos a la verificacin y evaluacin peridica de las saldos que se informan, as como de la integridad de los sistemas de procesamiento. Estos objetivos para el ciclo de 2esorera son: 5eben verificarse y evaluarse en forma peridica los saldos registrados de efectivo, inversiones, financiamientos y capital y las actividades de transacciones relativas. d5 O/3!ti4o# d! #' 4'"u'rd' -*#ic'. Estos objetivos tratan de aquellos controles relativos al acceso a los activos, registros, formas importantes, lugares de proceso y procedimientos de proceso. Estos objetivos para este ciclo son: El acceso al efectivo y los valores debe permitirse "nicamente de acuerdo con polticas establecidas por la administracin. El acceso a los registros de accionistas, de tenedores de deuda y de inversiones, as como a las formas importantes, lugares y procedimientos de proceso debe permitirse "nicamente de acuerdo con polticas establecidas por la administracin.

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CICLO DE PRODUCCIN
Introduccin -uc os de los recursos adquiridos por una empresa se almacenan, se convierten, se procesan, se montan o ensamblan o se utili#an en otra forma. /as funciones del ciclo de produccin manejan recursos tales como inventarios, propiedades y equipo depreciables, recursos naturales e.istentes, seguros pagados por adelantado y otros activos no monetarios que se tienen para usarse en el negocio. En un negocio de manufactura, montaje o proceso, la actividad ms importante del ciclo de produccin es la obtencin de un artculo terminado mediante el uso de los recursos adquiridos con ese propsito: materiales, mano de obra directa y elementos de costos indirectos. El ciclo de produccin de una empresa de esa clase incluira el proceso y movimiento de todos los recursos relacionados con los inventarios, asta que los productos terminados se transfieren a su almacn respectivo. /os embarques a clientes son parte del ciclo de ingresos. /as industrias usan distintos mtodos de contabilidad para determinar el costo de los productos fabricados o vendidos. -uc os fabricantes utili#an sistemas sofisticados de costos para valuar los recursos que se ponen en produccin, los artculos producidos y las mercancas vendidas. 1tros utili#an un sistema de mercancas generales, basado en la comparacin de inventarios fsicos para determinar el costo produccin y ventas. Funcion!# t*&ic'# /as funciones tpicas de un ciclo de produccin podran ser: - %ontabilidad de costos - %ontrol de fabricacin - !dministracin de inventarios - %ontabilidad de inmuebles, maquinaria y equipo

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A#i!nto# cont'/ !# co%un!#< 5entro del ciclo de produccin podramos distinguir los siguientes asientos contables comunes: - 2ransferencias de inventarios <de materia prima a proceso y a producto terminado9 - !plicacin del costo de mano de obra - !plicacin de gastos de fabricacin - 5epreciacin y amorti#acin de inmuebles, maquinaria y equipo y otros costos diferidos - 6ariaciones <incluyendo desperdicios9 - %ambios en el valor en libros de inventarios, inmuebles, maquinaria, equipo y otros costos diferidos. - 2ambin se puede incluir como asiento contable com"n los retiros o venta de inmuebles, maquinaria y equipo For%'# 0 docu%!nto# i%&ort'nt!#< !lgunos ejemplos de formas y documentos importantes del ciclo de produccin podran ser: - 1rdenes de produccin - ;equisiciones de materiales - 2arjetas de tiempo <de mano de obra9 - ,nforme de produccin - ,nforme de desperdicios - (ojas de trabajo de aplicacin de gastos de fabricacin - (ojas de costo 1'#!# u#u' !# d! d'to#< /as bases usuales de datos estn representadas por arc ivos, catlogos, listas, au.iliares, etc., que contienen aquella informacin necesaria para poder procesar las transacciones dentro de un ciclo o bien informacin que se produce como resultado del proceso de las transacciones. Estas bases de datos de acuerdo con el uso que se les da, se pueden clasificar como sigue: a9 :ases de referencia E ;epresentadas por informacin que se utili#a para el proceso de las transacciones.

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b9 :ases dinmicas E ;epresentadas por informacin resultante del proceso de las transacciones y que como tal se est modificando constantemente. /as bases usuales de datos para el ciclo de produccin podran ser las siguientes: 1'#!# d! r!-!r!nci' !rc ivo maestro de los productos: - ,nformacin de los elementos del costo - ;elaciones de materiales - (ojas de ruta e ingeniera del producto 1'#!# din2%ic'# !u.iliares de inventarios (ojas de costo /istados de valuacin de inventarios !rc ivo maestro de inmuebles, maquinaria y equipo !nlisis de otros costos amorti#ables En 'c!# con otro# cic o#< 5entro del ciclo de produccin podramos distinguir los siguientes enlaces normales con otros ciclos: - ;ecepcin de bienes, mercancas y servicios, con el ciclo de compras - Embarques de productos, con el ciclo de ingresos - Uso de mano de obra, con el ciclo de nminas - ;es"menes de actividades <asientos de diario9. con el ciclo de informe financiero - ;ecepcin de servicios indirectos, con el ciclo de compras O/3!ti4o# +ara efectos del ciclo de produccin se an identificado 0B objetivos especficos de control interno, los cuales an sido clasificados como sigue: - 5e autori#acin - 5e procesamientos y clasificacin de transacciones - 5e verificacin y evaluacin - 5e salvaguarda fsica
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'5 O/3!ti4o# d! 'utori6'cin. /os objetivos de autori#acin tratan de todos aquellos controles que deben establecerse para asegurarse de que se estn cumpliendo polticas adecuadas establecidas por la administracin. Estos objetivos para el ciclo de produccin son: '. El plan de produccin <v.g., qu, cunto, cundo y cmo se fabrica y los niveles de inventarios a mantenerse9 debe autori#arse de acuerdo con polticas adecuadas establecidas por la administracin. 0. El mtodo de valuacin de inventarios y el sistema de costos a seguir debe autori#arse de acuerdo con polticas adecuadas establecidas por la administracin. 8. El mtodo de valuacin de inmuebles, maquinaria y equipo y el sistema de actuali#acin de valores debe autori#arse de acuerdo con polticas adecuadas establecidas por la administracin. =. /os mtodos y periodos de depreciacin de los inmuebles, maquinaria y equipo y la amorti#acin de otros costos diferidos deben autori#arse de acuerdo con polticas adecuadas establecidas por la administracin. ?. /as condiciones de las ventas u otras disposiciones de inmuebles, maquinaria y equipo deben autori#arse de acuerdo con polticas adecuadas establecidas por la administracin. @. /os ajustes a los inventarios, inmuebles, maquinaria y equipo y otros costos diferidos deben autori#arse de acuerdo con polticas adecuadas establecidas por la administracin. /5 O/3!ti4o# d! &roc!#'%i!nto 0 c '#i-ic'cin d! tr'n#'ccion!# Estos objetivos tratan de todos aquellos controles que deben establecerse para asegurarse del correcto reconocimiento, procesamiento, clasificacin, registro e informe de las transacciones ocurridas en una empresa, as como los ajustes a stas. /os objetivos para el ciclo de produccin son: Establecer y mantenerse procedimientos de proceso del ciclo de produccin de acuerdo con polticas adecuadas establecidas por la administracin. $lo deben aprobarse aquellas solicitudes para usar recursos que se ajusten a polticas adecuadas establecidas por la administracin.

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$lo deben procesarse aquellas solicitudes de venta o disposicin de activos que se ajusten a polticas adecuadas establecidas por la administracin. /os recursos utili#ados en la produccin deben informarse correcta y oportunamente. /a produccin terminada debe informarse correcta y oportunamente. /as ventas y otras disposiciones de bienes deben informarse correcta y oportunamente. /os costos de los materiales, mano de obra y gastos indirectos utili#ados en la produccin as como su distribucin contable debe calcularse correcta y oportunamente. /os costos de las mercancas compradas y la distribucin contable de tales costos deben calcularse correcta y oportunamente. /a depreciacin de inmuebles, maquinaria y equipo y la amorti#acin de otros costos diferidos, y la distribucin contable correspondiente deben calcularse correcta y oportunamente. El valor neto en libros de inmuebles, maquinaria y equipo vendidos y el costo, otras disposiciones de bienes deben contabili#arse correcta y oportunamente. /os costos de materiales, mano de obra y gastos indirectos utili#ados en la produccin y los ajustes relativos, deben clasificarse, resumirse e informarse correcta y oportunamente. /os costos de las mercancas producidas y los ajustes relativos deben clasificarse, resumirse e informarse correcta y oportunamente. /a depreciacin de inmuebles, maquinaria y equipo y la amorti#acin de costos diferidos y los ajustes relativos, deben clasificarse, resumirse e informarse correcta y oportunamente. El costo de las operaciones relativas a ventas, retiros o bajas y otras disposiciones de bienes y las utilidades o prdidas relativas deben clasificarse, resumirse e informarse correcta y oportunamente. /os recursos utili#ados, la produccin terminada, embarques, ventas y otras disposiciones de bienes y los ajustes relativos, deben aplicares correctamente a las cuentas apropiadas de inventario y a los au.iliares y registros de propiedades.

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En cada perodo contable deben prepararse asientos contables para los costos de los materiales, mano de obra y gastos indirectos utili#ados en la produccin, los costos de las mercancas producidas& depreciacin de inmuebles, maquinaria, equipo y amorti#acin de otros costos diferidos& ventas y otras disposiciones de propiedades y ajustes relativos. /os asientos contables de produccin deben resumir y clasificar las transacciones de acuerdo con el plan de la administracin. /a informacin para determinar bases de impuestos derivada de las actividades de produccin debe informarse correcta y oportunamente. c5 O/3!ti4o# d! 4!ri-ic'cin 0 !4' u'cin Estos objetivos tratan de todos aquellos controles relativos a la verificacin y evaluacin peridica de los saldos que se informan, as como de la integridad de los sistemas de procesamiento. Estos objetivos para el ciclo de produccin son: 5eben verificarse y evaluarse peridicamente las bases de datos, los saldos de inventarios, inmuebles, maquinaria y equipo, y otros costos diferidos y las actividades de transacciones relativas. +eridicamente debe revisarse la distribucin de costos a inventarios, propiedades y otras cuentas de costos diferidos. d5 O/3!ti4o# d! #' 4'"u'rd' -*#ic' Estos objetivos tratan de aquellos controles relativos al acceso a los activos, registros, formas importantes, lugares de proceso y procedimientos de proceso. Estos objetivos para el ciclo de produccin son& El acceso al inventario y a las propiedades debe permitirse "nicamente de acuerdo con polticas adecuadas establecidas por la administracin. El acceso a los registros de produccin, contabilidad de costos, de inventarios y de propiedad, as como a las formas y documentos de control, lugares y procedimientos de proceso, debe permitirse "nicamente de acuerdo con polticas adecuadas establecidas por la administracin.

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CICLO DE INFOR;ACION FINANCIERA


Funcion!# t*&ic'# '. +reparacin de asientos de diario 0. ;egistros en los libros de contabilidad 8. ;ecoleccin de informacin suplementaria para preparacin de informes =. +reparacin de informes ?. -antenimiento de los registros contables For%'# 0 docu%!nto# t*&ico# '. 0. %omprobantes de diario Estados financieros y otros ane.os

In-or%'cin d! #o&ort! '. 0. 8. =. %digo de cuentas +resupuestos /ibros de contabilidad ;egistros au.iliares

A#i!nto# cont'/ !# co%un!# '. 0. !justes por inflacin Eliminaciones y reclasificaciones, si es aplicable.

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