INTRODUCCION

Lo que buscamos con el proceso de facturacin es ver la importancia que esta

tiene dentro de la empresa, ya que es una parte fundamental de la misma y es
la encargada del cobro, de todo el proceso que se realiza con los pacientes, de
ah la importancia que tiene dicho departamento y como realiza las diferentes
liquidaciones en los diferentes servicios de la organizacin.

Todo proceso de facturacin en una empresa forma una cadena donde cualquier
falla que se presente puede afectar el objetivo principal que es el recobro de los
servicios que se prestan.

Cuando se decide crear una empresa debemos fijarnos una meta, que es la que
nos llevara al objetivo que queremos lograr, dentro de este proceso; por
obligacin debe haber un rea de facturacin que es el encargado de mantener
y vigilar los procesos de cobros de los servicios ofertados y ver cmo podemos
optimizar la facturacin de los diferentes servicios de la entidad.


















JUSTIFICACION
Esta investigacin fue elaborada con el fin de conocer la importancia que tienen los
indicadores y toda la parte relacionada con facturacin, liquidacin y documentacin
que nos permita cumplir los objetivos planteados en una empresa u organizacin.
Lo que buscamos al elaborar este trabajo es colocar en prctica algunos de los
conocimientos obtenidos en nuestra carrera y con el fin de obtener ms claridad sobre
los conceptos para poder colocarlos en prctica en algn momento de nuestras
vidas como futuros administradores en el rea de la salud.



















OBJETIVO GENERAL
El objetivo es dar a conocer la funcin que cumplen los indicadores la facturacin y la
liquidacin en una empresa, tener conocimiento y claridad sobre cmo elaborar los
procesos para alcanzar las metas propuestas.

OBJETIVOS ESPECIFICOS

identificar los elementos de que debe tener un indicador

saber cmo se debe facturar la consulta externa

conocer todo el proceso de liquidacin en una entrega de cuentas

mejorar los conocimientos sobre indicadores y facturacin.

Aprender cual es la importancia de cada uno de los temas vistos en las reas de
una empresa.















PREGUNTA PROBLEMA
CUAL ES LA IMPLICACION QUE TIENE EN LA LIQUIDEZ DE LA EMPREA EN
RELACION A LA EJECUCION DEL PROCESO DE FACTURACION?
La liquidez de una empresa representa la agilidad de los activos para ser convertidos
en dinero, en efectivo de manera inmediata sin que pierdan su valor. Mientras ms
fcil es convertir un activo en dinero significa que hay mayor liquidez.
En la empresa, la liquidez es uno de los indicadores financieros ms importantes sobre
los que se mide a la empresa. Dependiendo del grado de liquidez, se juzga la
capacidad que tiene la empresa de cumplir con sus obligaciones de corto plazo.
Tambin permite medir el riesgo de permanecer solvente en situaciones de crisis.
Para determinar la liquidez econmica y financiera del rea de facturacin en una
empresa de salud se deben tomar ciertas medidas y corregir las posibles falencias
detectadas en el servicio para la estabilidad de la organizacin. Este diagnstico debe
ser peridico y anticipado. Debemos tener datos reales facturacin al da y tener un
diagnostico que nos ayude a visualizar los posibles problemas.
El departamento de contabilidad nos proporciona datos que son pasado, por eso
debemos tener datos reales.
Como herramienta, podemos utilizar una sencilla matriz en la que situar los conceptos
simples y sus respectivos estados, de manera que podamos ver dnde tenemos los
problemas reales, para despus profundizar en ellos
Para que una empresa mantenga su liquidez el departamento de facturacin debe
mantener un vnculo directo con el resto de los departamentos de la empresa
El lograr que los empleados tengan un apoyo de la empresa hace que estn
comprometidos no solo con realizar su trabajo da a da sino a colaborar para que esta
tenga xito en las diferentes operaciones que realiza y as llegue a ser una empresa
exitosa adems de tener un buen ambiente laboral ya que este permite que haya un
buen rendimiento y compromiso con la misma.
Los clientes y la cartera que la empresa posee es uno de los ms importantes ya que si
no se brinda un servicio de calidad y eficaz la empresa puede estar en peligro.
Finalmente el rea de facturacin es el que proporciona datos reales a su gerente para
que los diferentes ejecutivos de la empresa logren conocer si esta es viable o no y si se
mantiene, en general lo importante es que debemos considerar aspectos de diferentes
tipos, obteniendo de esta forma una mejor informacin y as ver cmo marcha la
empresa.



PREGUNTAS GENERADORAS
1. CULES SON LOS INDICADORES CLAVES QUE MIDEN LA GESTIN DEL
REA Y SU ANLISIS?

Para responder esta pregunta primero pasamos a dar una corta definicin de que es
un indicador.
I N D I C A D O R : lo podemos definir como una expresin que se relaciona entre las
variables cuantitativas o cualitativas que nos permiten ver el cambio en los objetivos y
metas previstos en una empresa.
Los indicadores de acuerdo a sus tipos (o referencias) pueden ser histricos, estndar,
tericos, por requerimiento de los usuarios, por lineamiento poltico, planificado, etc.
Los indicadores tienen como objetivo satisfacer criterios a tributos los cuales son:
Medible: El medidor o indicador debe ser medible. Esto significa que la caracterstica
descrita debe ser cuantificable en trminos ya sea del grado o frecuencia de la
cantidad.
Entendible: El medidor o indicador debe ser reconocido fcilmente por todos aquellos
que lo usan.
Controlable: El indicador debe ser controlable dentro de la estructura de la
organizacin.
COMO INDICADORES CLAVES PODEMOS MENCIONAR LOS INDICADORES
DE EFICACIA O DE EFICIENCIA.
EL INDICADOR DE EFICACIA: mide el logro de los resultados propuestos. Indica si se
hicieron las cosas que se deban hacer, los aspectos correctos del proceso.
LOS INDICADORES DE EFICACIA: se enfocan en el qu se debe hacer, por tal
motivo, en el establecimiento de un indicador de eficacia es fundamental conocer y
definir operacionalmente los requerimientos del cliente del proceso para comparar lo
que entrega el proceso contra lo que l espera. De lo contrario, se puede estar logrando
una gran eficiencia en aspectos no relevantes para el cliente.
Los indicadores de eficiencia miden el nivel de ejecucin del proceso, se concentran en
el Cmo se hicieron las cosas y miden el rendimiento de los recursos utilizados por un
proceso. Tienen que ver con la productividad.
INDICADORES DE EFECTIVIDAD: significa cuantificacin del logro de la meta,
tambin es sinnimo de eficacia y se le define como "Capacidad de lograr el efecto que
se desea". Los indicadores de eficacia o efectividad, tienen que ver con hacer realidad
un intento o propsito, y estn relacionados con el cumplimiento al ciento por ciento de
los objetivos planteados.
INDICADORES DE CALIDAD: El concepto tcnico de calidad representa ms bien una
forma de hacer las cosas en las que, fundamentalmente, predominan la preocupacin
por satisfacer al cliente y por mejorar, da a da, procesos y resultados.
INDICADORES DE PRODUCTIVIDAD: en este se relacionan los productos o recursos
utilizados en el proceso de produccin.
INDICADORES DE RENTABILIDAD: Es la rentabilidad medida en trminos de la
capacidad de generar utilidades con los activos disponibles.
INDICADORES DE RIESGO: Normalmente el riesgo de una empresa se mide
fundamentalmente por la variabilidad de sus acciones en el mercado.
INDICADORES DE LIQUIDEZ: Liquidez es Posesin de la empresa de efectivo
necesario en el momento oportuno que nos permita hacer el pago de los compromisos
anteriormente contrados.
INDICADOR DE UTILIZACIN: Consiente entre la capacidad utilizada y la
disponibilidad

INDICADOR DE RENDIMIENTO: Consiente entre produccin real y la esperada



2. CMO SE REALIZA LA FACTURACIN DE CONSULTA EXTERNA?
Para realizar este proceso o procedimiento El usuario pasa al rea de liquidacin con el
cartn de citas, el da de la realizacin de la consulta; el liquidador de consulta externa
lo identifica, clasifica y solicita los documentos soporte, ingresa al sistema y le realiza
la liquidacin de la consulta, se emite factura en original y una copia (original para la
cuenta de cobro y copia para paciente). Si el usuario no debe cancelar, firma la factura
y su copia para posteriormente sellarle la autorizacin de la prestacin del servicio en la
copia de la factura (visado). Si corresponde cancelar una suma de acuerdo a su
clasificacin el usuario pasa a caja donde se elabora recibo de caja del cual se emite un
original y dos copias para ser distribuidos as: Original para el paciente, una copia para
tesorera y una copia para archivo de caja. El usuario pasa a la ventanilla nuevamente
y el liquidador procede escribir el nmero de recibo de caja en la factura original y sellar
la copia de factura para autorizar la prestacin del servicio.






RECIBIR LOS DOCUMENTOS DEL
PACIENTE
VERIFICACIN DE LOS DOCUMENTOS
DEL PACIENTE
INICIO























3. COMO SE REALIZA LA FACTURACION DE ACTIVIDADES DE APOYO
DIAGNOSTICO Y/O TERAPEUTICO?

El usuario pasa al rea de liquidacin con la orden de paraclnicos, el liquidador lo
identifica, clasifica y solicita los documentos soportes, ingresa al sistema de cada
centro de costos que cuente con el mismo y le realiza la liquidacin de las actividades
solicitadas, se emite factura en original para la entidad responsable, una copia para el
paciente. Se elabora recio de caja con el monto a cancelar por concepto de cuota
moderadora, copago o cuota de recuperacin en el evento de ser necesario, del que
se emite un original y dos copias para ser distribuidos as: Original para el paciente,
una copia, para tesorera y una copia para archivo de caja. Si el usuario no debe
cancelar, firma la factura y su copia para posteriormente se procede a sellarle la orden
con la autorizacin de la prestacin del servicio (visado). Si corresponde cancela una
suma de acuerdo a su clasificacin pasa a caja, realiza el pago; caja sella el recibo de
caja y sella de autorizacin la orden para la prestacin del servicio.
ERROR EN LA
FACTURA?
VERIFICACIN DE EVENTOS
ANULACIN DE FACTURAS
CORRECCIN DE
FACTURAS
RADICACIN DE FACTURA
FIN
SI
NO
El auxiliar de laboratorio, imagenologia, Banco de sangre u otra rea de apoyo
teraputico, o quien haga las veces, recibe orden medica de realizacin de actividades,
el paciente se dirige al respectivo servicio para que se le realice la actividad solicitada,
una vez obtenido el resultado se entrega el paciente. El servicio enva a facturacin
copia de la orden para el archivo de soportes y guarda original para el archivo del
servicio.
Todos los casos anteriores se procede al finalizar el turno hacer entrega al archivo
central de facturacin de las facturas firmadas con los nmeros de recibos de caja
sellados y documentos soportes, para posterior armado de cuentas por entidad
responsable de pago por parte del grupo de cuentas quien realiza la auditoria previa.
4. CMO SE REALIZA LA LIQUIDACION Y ENTREGA DE CUENTAS?
Este procedimiento es uno de los ms vitales e importantes del proceso de facturacin
debido a que de ah se empieza a tramitar el pago u objeciones de las mismas,
teniendo en cuenta que:
Una vez se informa a facturacin de la salida del paciente con su respectiva orden
sea vivo o fallecido, se ubica en la historia clnica, donde reposan todos los
documentos para efectuar la factura.
Se procede a efectuar la liquidacin final en el sistema, se imprime la factura y dos
copias, la original es para la entidad responsable, una copia para facturacin y la
otra para el paciente, todas deben ser firmadas o acompaante en el evento de no
poder firmar.
Se registra un recibo con el monto en caso de que se deba cancelar cuota
moderadora o copago en el evento de ser necesario.
Se procede a realizar la factura con sus respectivos soportes de acuerdo a la
normatividad vigente y tarifa pactada en el acuerdo de voluntades, para presentar
ante la entidad pagadora.
Ya una vez facturada y realizados los cargues de los mismo se procede a generar
los RIPS y ya una vez cumplido con los requerimientos del ente pagador, as mismo
se presenta la cuenta y se procede a radicar las cuentas en la entidad.

5. CMO SE REALIZA LA RECEPCIN DE DOCUMENTOS?
RECEPCION DE DOCUMENTOS
Se debe tener en cuenta:
a. Establecer horarios de recepcin de documentos con admisiones, rea
hospitalaria, ambulatoria, urgencias, etc. Llevada por el facturador de la
respectiva rea.
b. Los documentos deben ser decepcionados por el coordinador del rea de
cuentas, quien es el responsable de revisar la liquidacin, recibos de caja con la
comprobacin de pagos a que haya lugar, documentos soportes de derechos del
paciente y toda la documentacin de soportes para las actividades,
procedimientos y consumos. Este paso es denominado auditoria previa de la
facturacin.
c. Verificar que los documentos soportes recibidos y los formatos de recoleccin de
informacin estn debidamente identificados con el nmero de historia clnica,
correctamente diligenciados y completos.
d. Relacionar el nmero de historia clnica de acuerdo con la clase de paciente, con
el propsito de facilitar la ubicacin dentro del archivo.
e. Los errores o documentos faltantes en alguna de las cuentas es causal de
devolucin para la correspondiente correccin y retroalimentacin del proceso de
liquidacin y armado de cuentas.
f. Cualquier error encontrado en el momento de presentar cuentas, es
responsabilidad del grupo de cuentas y por ende es el responsable de su
oportuna correccin para contestacin de objeciones.
g. El auditor medico realiza la auditoria medica de pertinencia y de carcter tcnico-
cientfico a las cuentas, antes del armado y empaquetado.
h. Se debe reportara a la coordinacin de facturacin los errores de carcter
administrativo y mdico, con el objeto de lograr una tabulacin de errores y
establecer la retroalimentacin al equipo de facturacin.
6. CMO SE REALIZA EL ARMADO DE CUENTAS?
El armado de cuentas se hace una vez recibidas las cuentas en el archivo general de
facturacin, y clasificadas por orden consecutivo y por entidad responsable de pago.
Adems debe haberse realizado la auditora administrativa y mdica previa, las
correcciones de los errores encontrados por parte de los facturadores de cada rea y la
verificacin de la misma por el grupo de cuentas. El armado de cuentas debe seguir los
siguientes pasos:

a) Verificacin diaria de las cuentas entregadas por cada rea funcional. Recepcin
de listado de facturas emitidas en cada rea, con el objeto de realizar cruce de
egresos y atenciones.
b) Verificacin de cuentas componentes de cada paquete (cuenta por entidad
responsable).
c) Verificacin del cumplimiento de los requisitos de presentacin de cuentas,
segn el ente responsable de pago. Este debe ser el establecido por el Manual
de presentacin de cuentas de cada entidad o por las normas establecidas en
cada contrato o convenio.
d) Armado del paquete de cuentas del periodo a presentar por cada entidad. Debe
estar encarpetado, foliado, marcado con el nombre de la IPS, de la entidad
responsable de pago, periodo por cobrar y nmero de carpetas por paquete y
nmero de folios por carpeta.
e) Elaborar relacin de facturas por pacientes, enviadas a cada entidad en cada
carpeta, en original y copia para el archivo de facturacin.
f) Elaborar la cuenta de cobro o factura cambiaria de compraventa para cada
entidad. Esta debe contener, adems de los requisitos establecidos por la DIAN,
el monto total a cobrar, el concepto de la atencin y el periodo a cobrar.
g) Con las cuentas de cobro o facturas de compraventa se realiza un cuadro de
cuentas procesadas por facturacin durante el periodo. Este cuadro permite
hacer el cruce de informacin con el sistema de facturacin y con radicacin de
cuentas.
h) Copia del cuadro se remite a financiera con el objeto de certificar la facturacin
del mes ante contabilidad y cartera, y de esta forma realizar los respectivos
ajustes contables y proyeccin de la gestin de cartera.
Nota: Teniendo en cuenta que la recepcin de las cuentas de cada una de las reas
funcionales se realiza diariamente, que se hace auditora previa tanto administrativa
como mdica, que se hacen las correcciones del caso, que se verifica el cumplimiento
de los requisitos de presentacin y se archivan por entidad responsable de pago,
podemos deducir que se debe hacer un proceso de armado continuo y por ende una
radicacin oportuna y dentro de los trminos establecidos por ley 80 o por los convenios
81 firmados por la IPS. De igual forma, la entrega de informes se puede realizar, previa
a la radicacin, como informe preliminar de facturacin, y una vez radicado las cuentas
como informe definitivo de la facturacin mensual. Entonces, el proceso ser gil,
oportuno y con la calidad necesaria para evitar las objeciones y glosas formuladas con
posterioridad.
7. CUL ES LA DISPONIBILIDAD DEL PERSONAL DE FACTURACIN?
Es de carcter obligatorio establecer un funcionario disponible para los das sbados,
domingos y festivos, quien debe tener la capacidad de coordinar, dirigir, controlar y
brindar soluciones a los inconvenientes presentados durante su turno. As mismo, debe
tener comunicacin continua con los directivos del proceso, ingeniero de soportes y con
la gerencia. Este funcionario debe tener pleno conocimiento del funcionamiento del
proceso, el estado actual del mismo, con miras a poder brindar informacin oportuna a
los clientes internos y externos de la institucin.
Se recomienda a la institucin elaborar un cronograma de reuniones denominada el
da a da, con el fin de llevar a cabo un seguimiento del proceso y en las que se
presenten los informes respectivos para cada una de las reas solicitantes. Es
responsabilidad del coordinador de facturacin, el auditor mdico o el coordinador
administrativo, asistir a estas reuniones diarias e informar a sus superiores los
resultados obtenidos, con el fin de realizar los ajustes, necesarios al proceso o solicitar
requerimientos hechos por el personal de la institucin. En ninguno de los casos se
puede delegar esta asistencia al personal operativo y no directivo.






















CONCLUSIONES

El proceso de facturacin de cuentas mdicas, abarca una esfera grande dentro de las
organizaciones, y esta a su vez debe subdividirse para lograr un lineamiento efectivo en
el proceso de acuerdo al servicio prestado que se cobrara, sea al usuario o entidad
externa. Los servicios de salud en una ips son 24 horas 7 das a la semana, de acuerdo
a esto, como administradores debemos contar con un personal idneo para mantener
cubierto los puestos, capacitado para evitar errores en el proceso, ya que una
devolucin o anulacin de la factura, equivale a demora para cobrar el dinero.