Tablas de retención documental

Presentado por:
Brayan Alexander Chavez Rivera

Presentado a:
Luis Vallejo

Instituto Técnico Comfamiliar de Nariño

FOSFEC
Gestión Documental L
Octubre 10 de 2021
 Tablas de retención documental
1. Realiza una explicación en Word de que son las Tablas de Retención
Documental
Las tablas de retención documental, como lo afirma DANE (2019), son un
instrumento archivístico que permite la clasificación de los documentos de una
entidad bajo aspectos y lineamientos de retención y disposición final resultantes de
la valoración documental, ayudando así a que la producción de documentos de una
entidad se encuentre regulada y en orden.
Existen pasos mitológicos para la realización y creación de una óptima Tabla de
Retención documental, los cuales son:
1. Investigación preliminar sobre la institución y fuentes documentales.
2. Análisis de la información recolectada
3. Elaboración y representación de la tabla de retención.
La TRD, deben contener en su estructura:
• La entidad productora
• Dependencia productora
• Código de serie, serie, tipo de serie (común, específica y transversal)
• Tiempos de retención (Archivo de Gestión y Central)
• Soporte (papel o electrónico)
• Disposición final (conservación permanente, eliminación y selección de
muestra) y procedimiento.
Entre las funciones de las TRD, se encuentran un óptimo manejo de información,
control y acceso de documentos, selección y conservación de documentos, manejo
integral del archivo e identificación de documentos de apoyo.
2. Elaborar la Tabla de Retención Documental.