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Excel
• Operadores y fórmulas
• Buscar objetivo
• Tablas en excel
• Ordenamiento y filtros
• Funciones estadísticas
• Tablas dinámicas
• Graficos dinámicos
Básico
Módulo Microsoft Excel
FORMULAS EN EXCEL
OPERADORES ARITMETICOS
Para realizar operaciones matemáticas básicas como suma, resta o multiplicación, o para
combinar números y generar resultados numéricos, utilice los operadores aritméticos en esta
tabla.
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OPERADORES COMPARACION
Con los operadores en la tabla siguiente, puede comparar dos valores. Cuando se comparan dos
valores utilizando estos operadores, el resultado es un valor lógico TRUE o FALSE.
ORDEN DE CÁLCULO
Las fórmulas calculan valores en un orden específico. Las fórmulas de Excel siempre comienzan
con un signo igual (=). El signo igual indica a Excel que los caracteres siguientes constituyen una
fórmula. Después de este signo igual, puede haber una serie de elementos que se van a calcular
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(los operandos), separados por los operadores de cálculo. Excel calcula la fórmula de izquierda
a derecha, según un orden específico para cada operador de la fórmula.
PRIORIDADES DE OPERADORES
Si se combinan varios operadores en una única fórmula, Excel ejecutará las operaciones en el
orden que se indica en la siguiente tabla. Si una fórmula contiene operadores con la misma
prioridad (por ejemplo, si una fórmula contiene un operador de multiplicación y otro de
división), Excel evaluará los operadores de izquierda a derecha.
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USO DE PARENTESIS
Para cambiar el orden de evaluación, escríbalo entre paréntesis la parte de la fórmula que se
calculará en primer lugar. Por ejemplo, la siguiente fórmula produce el valor de 11, porque Excel
calcula la multiplicación antes que la suma. La fórmula en primer lugar multiplica 2 por 3 y luego
suma 5 al resultado.
=5+2*3
=(5+2)*3
En el ejemplo siguiente, los paréntesis que encierran la primera parte de la fórmula indican a
Excel que calcule B4 + 25 primero y después divida el resultado por la suma de los valores de
las celdas D5, E5 y F5.
=(B4+25)/SUMA(D5:F5)
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BUSCAR OBJETIVO
NOTA: Buscar objetivo sólo funciona con un valor de entrada. Si desea aceptar más de una
entrada de valor; Por ejemplo, el importe del préstamo y el importe del pago mensual de
un préstamo, use el complemento Solver.
EJEMPLO
Dado que va a calcular la tasa de interés del préstamo necesaria para cumplir con los
objetivos, use la función PAGO. La función PAGO calcula un importe de pago mensual. En
este ejemplo, el importe del pago mensual es el objetivo que busca.
2. En primer lugar, agregue algunos de los rótulos en la primera columna para facilitar la
lectura de la hoja de cálculo.
a) En la celda B1, escriba 100000. Esta es la cantidad que desea tomar prestado.
b) En la celda B2, escriba 180. Este es el número de meses que desea pagar el
préstamo.
NOTA: Aunque se sabe el importe del pago que desee, no escriba un valor, porque
el importe del pago es el resultado de la fórmula. En su lugar, agregue la fórmula
en la hoja de cálculo y especifique el valor de pago en un paso posterior, al usar
Buscar objetivo.
4. A continuación, agregue la fórmula para el que tiene un objetivo. Por ejemplo, use la
función PAGO :
5. En la celda B4, escriba =PAGO(B3/12,B2,B1,,0). Esta fórmula calcula el importe del pago.
En este ejemplo, desea pagar cada mes de 900 $. No escriba dicha cantidad aquí, ya que
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desea usar Buscar objetivo para determinar la tasa de interés y Buscar objetivo requiere
que comience con una fórmula.
La fórmula hace referencia a las celdas B1 y B2, que contienen valores que especificó en
los pasos anteriores. La fórmula también hace referencia a la celda B3, que es donde
especificará que buscar objetivo poner la tasa de interés. La fórmula divide el valor de B3
por 12 porque no se especifica un pago mensual, y la función PAGO presupone una tasa
de interés anual.
Porque no hay ningún valor en la celda B3, Excel presupone una tasa de interés de 0% y,
con los valores de ejemplo, devuelve un pago de 555.56 $. Puede omitir ese valor por
ahora.
6. Por último, dar formato a la celda objetivo (B3) para que muestre el resultado como un
porcentaje.
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TABLAS EN EXCEL
Las tablas en Excel son un rango de celdas con datos estructurados las cuales contienen
información relacionada entre sí. Por ejemplo, una tabla puede contener la información de los
clientes de una empresa o podemos colocar los datos de los productos en otra tabla.
Cualquiera que sea la naturaleza de los datos, cada una de las filas de la tabla tendrá la
información de una sola entidad. Por ejemplo, una fila contendrá toda la información de un solo
cliente o de un solo producto. La información de la fila estará dividida a su vez en varias columnas
las cuales definen un dato específico. Por ejemplo, el nombre del cliente, domicilio y teléfono.
Es por esta razón que es muy común ver tablas en Excel con encabezados en su primera fila los
cuales describen la información que se almacenará en cada columna.
Al introducir los datos de esta manera dejamos la información lista para crear oficialmente una
tabla en Excel. Pronto verás los beneficios de identificar un rango como una tabla ya que Excel
habilitará varias funcionalidades que nos facilitarán el trabajo con los datos.
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Los datos del rango cumplen con las características que mencioné anteriormente. El rango de
celdas A1:C6 tiene información de clientes y la primera fila tiene los encabezados que indican el
tipo de dato almacenado en cada columna: Nombre, Domicilio y Teléfono. Además, cada fila
contiene los datos de un solo cliente.
Excel identificará el rango de celdas que es candidato a convertirse en una tabla y colocará su
dirección en el cuadro de texto. Casi siempre Excel acierta en el rango de celdas, pero si no fuera
así, tenemos la posibilidad de elegir manualmente el rango adecuado. Además, el cuadro de
diálogo Crear tabla nos permite especificar si el rango de celdas contiene una fila de
encabezados. Al pulsar el botón Aceptar habremos creado una tabla en Excel.
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Otro beneficio que tenemos al crear una tabla en Excel es que el extremo inferior derecho de la
tabla se convierte en un control que facilita la inserción de una nueva columna o de una nueva
fila permitiendo que Excel reconozca automáticamente los datos como parte de la tabla e
inclusive les dé el formato adecuado. Para agregar una columna demos desplazar el control hacia
la derecha o lo podemos mover hacia abajo para agregar nuevas filas a la tabla.
Como ya lo he mencionado antes, al crear una tabla en Excel obtenemos funcionalidad adicional
que no tendríamos si trabajáramos solo con el rango de celdas. Al seleccionar cualquier celda de
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la tabla se mostrará la ficha contextual Herramientas de tabla la cual contiene una gran cantidad
de comandos a utilizar:
Esta ficha contiene varios grupos de comandos que serán de gran utilidad como el
grupo Opciones de estilo de tabla que nos permite modificar el estilo de los elementos de la
tabla y además nos da la opción de agregar una Fila de totales la cual hará cálculos automáticos
con las columnas numéricas de nuestra tabla.
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FILTROS AUTOMATICOS
Al pulsar el botón Filtro se colocarán flechas en el extremo derecho de cada uno de los
encabezados de columna de nuestros datos indicando que podemos hacer uso de los filtros. El
comando Filtro también podrás seleccionar desde Inicio > Modificar > Ordenar y filtrar > Filtro.
Otra manera de crear un filtro es transformar nuestros datos en una tabla de Excel, lo cual
insertará los filtros además de aplicar un formato especial a los datos.
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Una opción que tenemos para filtrar los datos es elegir de manera individual aquellos valores
que deseamos visualizar en pantalla. También podemos utilizar la opción (Seleccionar todo) para
marcar o desmarcar todos los elementos de la lista. En la imagen anterior he elegido el nombre
Hugo de manera que el filtro mostrará solamente las filas con dicho nombre.
Al pulsar el botón Aceptar se ocultarán las filas que no cumplen con el criterio de filtrado
establecido. Observa que la flecha de filtro de la columna Vendedor ha cambiado para indicarnos
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que hemos aplicado un filtro. Además, los números de fila de Excel se muestran en un color
diferente indicándonos que existen filas ocultas.
Al aceptar estos cambios se mostrarán solamente las filas que cumplen ambos criterios. Observa
que ambas columnas habrán cambiado sus iconos para indicarnos que se ha aplicado un filtro
en cada una de ellas.
Esto demuestra que es posible crear tantos filtros como columnas tengamos en nuestros datos
y entre más criterios de filtrado apliquemos mucha mayor será la segmentación de datos que
obtendremos.
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Para quitar un filtro aplicado a una columna debemos hacer clic en la flecha del filtro y
seleccionar la opción Borrar filtro de “Columna” donde Columna es el nombre de la columna
que hemos elegido. Esta acción eliminará el filtro de una sola columna, pero si tenemos filtros
aplicados a varias columnas y deseamos eliminarlos todos con una sola acción, entonces
debemos pulsar el comando Borrar que se encuentra en la ficha Datos > Ordenar y filtrar.
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Cuando tenemos una lista muy grande de valores únicos y no podemos identificar
fácilmente aquellos que deseamos seleccionar, podemos utilizar el cuadro de búsqueda para
encontrar los valores que necesitamos. También es posible utilizar caracteres comodines como
el asterisco (*) o el símbolo de interrogación (?) tal como si hiciéramos una búsqueda
aproximada en Excel de manera que podamos ampliar los resultados de búsqueda.
Al elegir cualquiera de estas opciones se mostrará un cuadro de diálogo que nos permitirá
configurar cada uno de los criterios disponibles. Por ejemplo, al elegir la opción Comienza por se
mostrará el siguiente cuadro de diálogo:
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Si colocamos la letra “a” en el cuadro de texto junto a la opción “comienza por”, entonces Excel
mostrará solamente los elementos de la columna Vendedor que comiencen por la letra “a”.
A diferencia de los Filtros de texto, Excel nos permitirá utilizar los Filtros de número para mostrar
valores que sean mayores o iguales que otro o simplemente aquellos que son superiores al
promedio.
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Excel nos permitirá filtrar las fechas por días específicos como hoy, mañana o ayer e inclusive
por períodos de tiempo más largos como semanas, meses, trimestres o años con tan solo
seleccionar la opción adecuada.
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Una vez que las celdas tienen un color de relleno, al hacer clic en el filtro de la columna Total se
mostrará habilitada la opción Filtrar por color y dentro de ella podré elegir alguno de los colores
presentes en la columna.
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FUNCIONES ESTADISTICAS
SUMA:
MAX:
MIN:
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números. Los argumentos que son valores de error o texto que no se puede traducir a
números, causan errores.
PROMEDIO:
CONTAR CELDAS...
Podemos contar celdas de forma selectiva, consideremos la siguiente tabla:
C D E
9 -756 56.656
10 poupée ??
=CONTAR( C8:E11 )
Obtendremos un 6.
CONTAR.BLANCO: Para contar las celdas que están VACÍAS en toda la matriz...
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=CONTAR.BLANCO(
C8:E11 )
Obtendremos un 2.
CONTARA: Para contar las celdas que NO ESTÁN VACÍAS en toda la matriz...
=CONTARA( C8:E11 )
Obtendremos un 10
FUNCIONES CONDICIONALES
CONTAR.SI
Esta función nos permitirá contar cuantas celdas de un rango cumplen con un criterio
determinado.
Sintaxis:
Ejemplo: Considere que de una lista de datos en los que aparecen las zonas del Perú y
queremos saber cuántos de estos se producen en la zona Norte. Para ello simplemente
deberemos introducir la función: =CONTAR.SI (A2:A10;"Norte")
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SUMAR.SI
Rango suma: es el rango de celdas que se van a sumar. Las celdas contenidas en
rango_suma se suman sólo si las celdas correspondientes del rango coinciden con el
criterio. Si rango_suma se omite, se suman las celdas contenidas en el argumento rango.
Ejemplo: En este caso averiguamos la suma de los valores de la zona Norte de la lista, el
resultado será 79.
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PROMEDIO.SI
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TABLAS DINAMICAS
CREAR UNA TABLA DINAMICA
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Filtro de Informe
Etiquetas de columna
Etiqueta de Fila
Valores
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Crear una nueva tabla dinámica, arrastrar el campo Vendedor al área de Etiquetas de fila y el
campo Total al área de Valores.
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De la tabla dinámica anterior, se puede generar reportes por empleado de forma automática, por
ejemplo, si se desea una lista de ventas de Michael Vásquez, simplemente se debe dar doble
clic al valor que le corresponde en la tabla (20705.00).
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Se le conoce como tabla de referencia cruzada, porque para obtener un dato, se debe
cruzar la información de las filas y las columnas.
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Esto generará un reporte por fecha, para agruparlo por mes, debe seguir estos pasos:
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GRAFICOS DINAMICOS
1. Dar nombre a la base de datos.
2. Clic en la banda Insertar, luego seleccionar Tabla Dinámica y dar clic en Gráfico
Dinámico
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2. Luego seleccionar la opción Hoja nueva y dar clic en Aceptar, esto llevará automáticamente
nuestro gráfico a una nueva hoja.
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Como podrás ver, todas las columnas del gráfico tienen el mismo color, el procedimiento para
aplicar un color diferente a las columnas es el siguiente:
1. Ubicar el cursor sobre una de las columnas (recuerde no dar clic, solo ubicar el cursor).
2. Dar clic a la columna con el botón derecho del mouse.
3. Seleccionar Dar formato a serie de datos.
4. En la siguiente ventana activar la opción Variar colores entre puntos, esto aplicará
automáticamente un color diferente a las columnas y nos mostrará la leyenda del gráfico.
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Para cambiar el título del gráfico, solo tiene que seleccionarlo y escribir el nuevo título, después
podrá darle formato utilizando las herramientas de la banda Inicio.
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ETIQUETAS DE DATOS
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Si desea puede arrastrar las etiquetas para obtener el resultado del modelo.
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