Construcción de contenidos en planillas de cálculo

En la presente lectura nos abocaremos específicamente a estudiar las funciones y

fórmulas disponibles de la herramienta que nos facilitarán en gran manera la gestión
de los datos que contenga una hoja de cálculo.

Presentación del caso

Fórmulas y funciones principales

Función SUMAR.SI

Función PROMEDIO y PROMEDIO.SI

Funciones que implican referencias de otras hojas

Referencias

Revisión del módulo

LECCIÓN 1 de 7

Presentación del caso

Tal como anticipamos en la lectura anterior, Sebastián es el gerente en una empresa que realiza ventas tanto
a nivel nacional como internacional de productos alimenticios. Una de las funciones que realiza como tal es
el control constante de las ventas que realizan los empleados de la empresa, las cuales son registradas
junto con otros datos en diversas planillas de cálculo. 

Sebastián suele aplicar ciertas funciones para poder determinar cuánto dinero han recaudado en el año
2018, identificar qué vendedor ha realizado más ventas en el año y en qué mes, qué producto se vendió más
y en qué lugar, entre otras funciones que le servirá para obtener datos precisos para presentar a sus
superiores.
LECCIÓN 2 de 7

Fórmulas y funciones principales

Comenzaremos por realizar algunas funciones básicas en una hoja que contiene datos relativos a la
empresa donde trabaja Sebastián.

FUNCIÓN SI

Esta se utiliza para realizar una prueba lógica, es decir, comprueba si se cumple una condición y devuelve un
valor si se evalúa como VERDADERO y otro valor si se evalúa como FALSO.

Para poder aplicarla, se deben realizar los siguientes pasos:

1 Selecciona una celda y escribe en ella =SI

2 Aparecerá de forma predeterminada las indicaciones para completar la comprobación:

SI(prueba_lógica; valor_si_verdadero; [valor_si_falso])

3 Para completar la fórmula, primero debes seleccionar la condición que quieras probar, por
ejemplo, queremos saber si el total de las ventas brutas es superior al total del IVA.

4 Luego deberás establecer un valor para el caso de que la respuesta sea verdadera y otro en
caso de que la respuesta sea falsa. En este caso, hemos seleccionado para el verdadero
“Mayor” y para el falso “Menor”. No olvides las comillas porque, si no, te dará error.

5 Finalmente, la fórmula te quedará de la siguiente manera: =SI(E23>F3; “MAYOR”; “MENOR”).

 6 Al presionar el Enter, el resultado de la comprobación quedará establecido en la celda. En
nuestro caso, la comparación es verdadera, por lo tanto, figura como Mayor.

Figura 1. Función SI

Fuente: [Captura de Excel], s. f.

 Fuente: [Captura de Excel], s. f.

Video tutorial 1. Función SI

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Función autosuma

Esta función permite sumar todos los datos en un rango determinado. Gracias a la intuición del programa, no
hace falta seleccionar dicho rango; sencillamente, debes posicionarte en la primera celda vacía que se
encuentre a continuación de la fila o columna que contiene los datos y aplicar la opción autosuma de la barra
de herramientas.

El sistema determinará el rango como podemos observar en la siguiente imagen y al apretar Enter se
efectuará la suma de dichos datos.

Figura 2. Autosuma
 Fuente: [Captura de Excel], s. f.

Seleccionando la celda y desplazándola podrás copiar su formato en la siguiente columna como se puede
observar a continuación.

Figura 3. Copiar fórmula en otras columnas

 Fuente: [Captura de Excel], s. f.

Funciones combinadas de operaciones sencillas

Supongamos que, una vez que descubres cuál es el total de las ventas que se han realizado en el 2018,
deseas realizar una operación sencilla para averiguar qué cantidad representa los dos tercios de las ventas
de ese año.

Para ello deberás posicionarte en la celda en la cual quieres que se ubique el resultado e insertar la fórmula
de la siguiente manera: =(E24*2/3)

Al presionar Enter, obtendrás el resultado de la fórmula como podemos observar en la siguiente captura.
Figura 4. Combinación de operaciones sencillas como división y
multiplicación

Fuente: [Captura de Excel], s. f.

LECCIÓN 3 de 7

Función SUMAR.SI

Esta función sirve para sumar los valores de un rango que cumplen los criterios especificados. 

Supongamos que queremos evaluar cuántas ventas se han realizado en Santa Fe durante el 2018. 

Para ello debes, en primer lugar, posicionarte en la celda en la que deseas que aparezca el resultado. Allí
escribirás =SUMAR.SI(

Luego seleccionarás las celdas que deseas analizar. En este caso, la columna que indica las sucursales. A
continuación, incluirás un punto y coma (;) e insertaremos la categoría que deseamos buscar, en nuestro
caso sería “Santa Fe”. Finalmente, insertarás un punto y coma (;) y seleccionarás el intervalo que deseas
sumar. Al presionar Enter, obtendrás el resultado de las ventas que se realizaron en Santa Fe. 

Figura 5: Función SUMAR.SI en la planilla de Sebastián

LECCIÓN 4 de 7

Función PROMEDIO y PROMEDIO.SI

Cuando aplicas la función PROMEDIO, debido a la intuición del programa, este realiza la acción sobre un
rango determinado sin distinciones de los datos, tal como ocurre con la función de Autosuma.

El PROMEDIO.SI devuelve el promedio (media aritmética) de todas las celdas de un rango que cumplen unos
criterios determinados. Por ejemplo, supongamos que quieres establecer el promedio de las ventas
realizadas al cliente Carrefour.

En primer lugar, te debes ubicar en la celda donde deseas que aparezca el resultado. Luego escribirás
=PROMEDIO.SI

A continuación, seleccionarás el rango que deseas analizar. En este caso, la columna donde figura el nombre
de los clientes seguido de punto y coma (;). Después, determinarás el criterio. En este caso sería “Carrefour”
(nunca olvides las comillas). Finalmente, seleccionarás el rango sobre el cual se desea realizar el promedio,
en este caso, la columna de ventas brutas. Al oprimir el botón de Enter, obtendrás el resultado.

Figura 6. PROMEDIO.SI
 Fuente: [Captura de Excel], s. f.

En el caso de Sebastián, este quiso averiguar cuál fue el promedio de ventas de cada uno de los vendedores
que figuraba en la lista, por lo tanto, se posicionó al lado de la tabla original y comenzó a calcular.

Finalmente, quiso determinar quién había vendido más y quién había vendido menos, utilizando las
funciones máximo y mínimo de determinado rango.

Figura 7. Cálculos de PROMEDIO.SI elaborados por Sebastián

 Fuente: [Captura de Excel], s. f.

Diferencia entre referencias absolutas, relativas y mixtas

Referencias relativas. Una referencia relativa en una fórmula, como A1, se basa en la
posición relativa de la celda que contiene la fórmula y de la celda a la que hace referencia.
Si cambia la posición de la celda que contiene la fórmula, cambia la referencia. Si se copia
o se rellena la fórmula en filas o columnas, la referencia se ajusta automáticamente. De
forma predeterminada, las nuevas fórmulas usan referencias relativas. Por ejemplo, si
copia o rellena una referencia relativa de la celda B2 en la celda B3, se ajusta
automáticamente de =A1 a =A2.

Fuente: [Captura de Excel], s. f.

 Referencias absolutas. Una referencia de celda absoluta en una fórmula, como $A$1,
siempre hace referencia a una celda en una ubicación específica. Si cambia la posición de
la celda que contiene la fórmula, la referencia absoluta permanece invariable. Si se copia
la fórmula en filas o columnas, la referencia absoluta no se ajusta. De forma
predeterminada, las nuevas fórmulas usan referencias relativas, de modo que puede
resultar necesario cambiarlas a referencias absolutas. Por ejemplo, si copia una
referencia absoluta de la celda B2 en la celda B3, permanece invariable en ambas celdas:
=$A$1.

Fuente: [Captura de Excel], s. f.

Referencias mixtas. Una referencia mixta tiene una columna absoluta y una fila relativa, o
bien una fila absoluta y una columna relativa. Una referencia de columna absoluta tiene el
formato $A 1, $B 1 y así sucesivamente. Una referencia de fila absoluta tiene el formato A
$1, B $1 y así sucesivamente. Si la posición de la celda que contiene la fórmula cambia, la
referencia relativa cambia y la referencia absoluta no cambia. Si copia o rellena la fórmula
en filas o columnas, la referencia relativa se ajusta automáticamente y la referencia
absoluta no se ajusta. Por ejemplo, si se copia o rellena una referencia mixta de la celda a2
a B3, se ajusta de = A $1 a = B $1.
Fuente: [Captura de Excel], s. f.

(Información general sobre fórmulas, s. f., http://bit.ly/2vhI1hQ).

LECCIÓN 5 de 7

Funciones que implican referencias de otras hojas

Algunas veces, es necesario cruzar datos entre diferentes hojas de cálculo o sencillamente tienes algunos
datos específicos alojados en lugares donde es más sencillo encontrarlos. Por ejemplo, en este caso, en la
hoja 1 encuentras dos celdas que contienen datos especiales: una contiene el porcentaje del IVA, con el
cual se calculó el IVA de las ventas brutas y, en otra celda, encuentras el porcentaje que se cobra de
impuesto a la exportación. 

El dato del IVA ya ha sido utilizado, pero, a continuación, verás cómo utilizar el dato para calcular el
porcentaje de impuesto a la exportación.

En primer lugar, debes generar una columna o espacio específico donde alojarás estos resultados. Se
insertó una columna nueva a continuación de la que contiene el porcentaje de IVA para efectuar allí la
fórmula. 

Luego, debes escribir en la primera celda =( y seleccionar el primer valor sobre el cual realizarás la fórmula,
en este caso, ese valor se encuentra ubicado en la celda E2; por lo tanto, nos quedará la primera parte de la
fórmula como =(E2

  A continuación, debido a que el dato en la otra hoja se encuentra expresado como porcentaje, deberás
incluir en la fórmula el signo de multiplicación, que en Excel se representa con un asterisco. La fórmula
queda de la siguiente manera =(E2*

Luego, debes cambiar de hoja y seleccionar la celda que contiene el dato que se requiere, en este caso, el
dato es 10  %. Al seleccionarlo, verás que en la barra de fórmulas se completa este y debes cerrar el
paréntesis dejando establecida la fórmula de la siguiente manera:
=(E2*Hoja1!C2)

 Al cerrar el paréntesis, estás indicando que ya no se incluirán más datos en la fórmula y puedes regresar a
la hoja donde estabas trabajando para oprimir Enter y ver el resultado, como puedes observar en la imagen a
continuación.

Figura 8. Combinar datos de otras hojas

Fuente: [Captura de Excel], s. f.

Elaboración de una tabla dinámica

Una tabla dinámica permite combinar, comparar y analizar grandes volúmenes de datos. Gracias a ellas,
puedes ver diferentes resúmenes de los datos originales, mostrar información detallada sobre áreas de
interés y crear informes. Estas permiten analizar una gran cantidad de columnas, lo que ayuda a ver
únicamente la información relevante, por lo que el análisis se torna más sencillo. Por tal motivo, son
interactivas, ya que los datos pueden organizarse, reorganizarse y resumirse usando diferentes criterios.
Estas se basan en dos conceptos:

Sumarización:
–
Se refiere a la capacidad que tienen de resumir datos del mismo tipo y que poseen los mismos atributos.

Rotación:
–
Es la posibilidad de colocar, quitar y mover cualquier cantidad de campos en todas las posiciones que se
requiera siempre que estos campos estén contenidos en la base de datos.

Por lo tanto y, resumiendo, una tabla dinámica se creará a partir de los datos existentes en otra tabla, la tabla
de datos original, y permitirá con absoluta facilidad presentar estos mismos datos de forma que su análisis
resulte más sencillo.

Video tutorial 2. Excel - Tabla dinámica

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Hasta aquí hemos repasado algunas de las funciones más básicas que puedes implementar para efectuar
acciones de forma sencilla y rápida. 

Te recomendamos investigar más acerca de esta herramienta, ya que tiene muchísimas funciones que te
serán útiles en caso de que requieras utilizarla a menudo debido a tus intereses personales, académicos o
laborales.

Además, hay excelentes videos tutoriales donde se enseña de manera

rápida los pasos para llevar a cabo otras funciones o atajos, ¡no dejes
de investigar y aprender!
LECCIÓN 6 de 7

Referencias

[Captura de Excel]. (s. f.).

Información general sobre fórmulas. (s. f.). Recuperado de http://bit.ly/2vhI1hQ

LECCIÓN 7 de 7

Revisión del módulo

Hasta acá aprendimos

Construcción de contenidos en documentos de texto

–
Aprendimos que cuando nuestro objetivo es trabajar con elementos cuyo contenido se basa casi
completamente en elementos textuales, esta herramienta nos proporciona múltiples funciones para
crearlos, editarlos y guardarlos..

Construcción de contenidos en presentaciones

–
Aprendimos que las presentaciones deben estar pensadas y dirigidas netamente para la audiencia ya que
es un soporte audiovisual para acompañar una exposición o ponencia. El disertante no se adapta a la
presentación, sino que la presentación se crea y comparte como apoyo de lo que este ya expone
oralmente.

Introducción a planillas de cálculo

–
Hemos aprendido a gestionar las funciones más básicas de las planillas de cálculo, atendiendo a la
importancia de ingresar los datos de cierta forma organizados para que resulte más sencillo aplicar las
fórmulas pertinentes para gestionar. 
Construcción de contenidos en planillas de cálculo
–
En esta lectura hemos profundizado en otras funciones más complejas que nos permiten escalar un poco
más en el uso efectivo y estratégico de la herramienta. El elemento destacado de esta sección fue la tabla
dinámica que nos permite visualizar los datos de otra manera.