MÓDULO 2

Resumen de contenidos
INTRODUCCIÓN A EXCEL

Trabajar con fórmulas y funciones en Excel

Crear una fórmula que haga referencia a valores de otras celdas
Puede sumar, restar, multiplicar y dividir en Excel sin tener que usar las funciones
integradas. Solo tiene que usar algunos operadores básicos: +, -, *, /. Todas las
fórmulas empiezan con un signo igual (=).

Crear una fórmula que haga referencia a valores de otras celdas:

1. Seleccione una celda.

2. Escriba el signo igual =.

3. Seleccione una celda o escriba su dirección en la celda seleccionada.

4. Escriba un operador. Por ejemplo, “-” para restar.

5. Seleccione la celda siguiente o escriba su dirección en la celda

seleccionada.

6. Presione Entrar. El resultado del cálculo se mostrará en la celda que

contenga la fórmula.

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Excel se compone de celdas individuales que se agrupan en filas y columnas. Las
filas están numeradas y las columnas tienen letras. Hay más de 1 millón de filas
y 16000 columnas, y se pueden incluir fórmulas en cualquiera de ellas.

Para confirmar una fórmula, presione ENTRAR. Cuando lo haga la fórmula se

calculará y el resultado se mostrará en la celda. Para ver la propia fórmula, puede
ver la barra de fórmulas debajo de la cinta de opciones, o presionar F2 para entrar
en el Modo de edición, donde verá la fórmula en la celda. Presione ENTRAR de
nuevo para finalizar la fórmula y calcular el resultado.

Uso de Funciones en Excel

Las funciones le permiten hacer varias tareas, como realizar operaciones
matemáticas, buscar valores o incluso calcular fechas y horas. Probemos varias
formas de sumar valores con la función SUMA.

Escribir una función:

1. Seleccione una celda vacía.

2. Escriba un signo igual = y luego escriba una función. Por ejemplo, =SUMA
para obtener las ventas totales.

3. Escriba un paréntesis de apertura: “(”.

4. Seleccione el rango de celdas y, después, escriba un paréntesis de cierre:

“)”.

5. Presione Entrar para obtener el resultado.

En la pestaña Fórmulas podrá examinar la Biblioteca de funciones, donde se

muestran las funciones por categorías, como Texto, Fecha y hora, etc. Insertar
función le permitirá buscar funciones por nombre y abrir a un asistente de
funciones que puede ayudarle a crear la fórmula.

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Cuando empiece a escribir el nombre de una función después de presionar =, Excel
abrirá Intellisense, que mostrará todas las funciones que empiecen con las letras
que escriba. Cuando encuentre la que desee, presione la tecla Tab y Excel
completará automáticamente el nombre de la función y escribirá el paréntesis de
apertura. También mostrará los argumentos necesarios y opcionales.

Ahora vamos a ver la anatomía de algunas funciones. La función SUMA está

estructurada así:

Si la función SUMA pudiese hablar, diría “Devuelve la suma de todos los valores
en las celdas D35 a D38 y de toda la columna H”.

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Insertar una función:

Use el cuadro de diálogo Insertar función para ayudarle a insertar la fórmula y los
argumentos correctos para sus necesidades. (Para ver el cuadro de diálogo
Insertar función, haga clic en de la barra de fórmulas.

Buscar una función

Escriba una breve descripción de lo que desea que haga una función y, a
continuación, elija Ir. En el cuadro Seleccionar una función se mostrará una lista
de funciones que probablemente se ajusten a sus necesidades y en función de su
descripción.

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O bien, selecciona una categoría

En la lista desplegable, realice una de las siguientes acciones:

1. Seleccione Usado más recientemente. Las funciones que haya insertado en

el pasado reciente se mostrarán en orden alfabético en el cuadro
Seleccionar una función.

2. Seleccione una categoría de función. Las funciones de esa categoría se

mostrarán en orden alfabético en el cuadro Seleccionar una función.

3. Seleccione Todo. Todas las funciones se mostrarán en orden alfabético en

el cuadro Seleccionar una función.

Seleccionar una función

Siga uno de estos procedimientos:

1. Haga clic en un nombre de función para ver la sintaxis de la función y una

breve descripción inmediatamente debajo del cuadro Seleccionar una
función.

2. Haga doble clic en un nombre de función para mostrar la función y sus

argumentos en el asistente Argumentos de función, lo que le ayuda a
agregar argumentos correctos.

Ayuda sobre esta función

Muestra el tema de ayuda de referencia en la ventana Ayuda de la función

seleccionada actualmente en el cuadro Seleccionar una función.

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Alternar entre referencias relativas, absolutas y mixtas:
De forma predeterminada, una referencia de celda es una referencia relativa, lo
que significa que la referencia es relativa a la ubicación de la celda. Si, por
ejemplo, hace referencia a la celda A2 de la celda C2, en realidad hace referencia
a una celda que está a dos columnas a la izquierda (C menos A) en la misma fila
(2). Al copiar una fórmula que contiene una referencia de celda relativa, esa
referencia en la fórmula cambiará.

Como ejemplo, si copia la fórmula =B4*C4 de la celda D4 a D5, la fórmula de D5 se

ajusta a la derecha en una columna y se convierte en =B5*C5. Si desea mantener
la referencia de celda original en este ejemplo al copiarla, haga que la referencia
de celda sea absoluta antes de las columnas (B y C) y fila (2) con un signo de dólar
($). Después, al copiar la fórmula =$B$4*$C$4 de D4 a D5, la fórmula permanece
exactamente igual.

Con menos frecuencia, es posible que desee mezclar referencias de celda

absolutas y relativas antes de la columna o el valor de fila con un signo de dólar,
lo que corrige la columna o la fila (por ejemplo, $B 4 o C$4).

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Para cambiar el tipo de referencia de celda:

1. Seleccione la celda que contenga la fórmula.

2. En la barra de fórmulas Imagen del botón, seleccione la referencia que

desee cambiar.

3. Presione F4 para cambiar entre los tipos de referencia.

En la tabla siguiente se resume cómo se actualiza un tipo de referencia si una

fórmula que contiene la referencia se copia dos celdas hacia abajo y dos celdas a
la derecha.

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Usar operadores de cálculo en fórmulas de Excel
Los operadores especifican el tipo de cálculo que desea ejecutar en los elementos
de una formula. Excel sigue las reglas matemáticas generales para los cálculos,
que son paréntesis, exponentes, multiplicación y división, además de sumar y
resta, o el acrónimo PEMDAS (por favor, mi estimado tía Sally). El uso de paréntesis
le permite cambiar ese orden de cálculo.

Tipos de operadores. Hay cuatro tipos diferentes de operadores de cálculo:

aritmético, comparación, concatenación de texto y referencia.

Operadores aritméticos

Para ejecutar las operaciones matemáticas básicas como suma, resta,

multiplicación o división, combinar números y generar resultados numéricos, use
los siguientes operadores aritméticos.

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Orden en que Excel ejecuta las operaciones en las fórmulas
En algunos casos, el orden en el que se ejecuta el cálculo puede afectar al valor
devuelto de la fórmula. Por tanto, es importante comprender cómo se determina
el orden y cómo puede cambiar el orden para obtener los resultados deseados.

Orden de cálculo

Las fórmulas calculan los valores en un orden específico. Las fórmulas de Excel
siempre comienzan por un signo igual (=). Excel interpreta los caracteres detrás
del signo igual como una fórmula. Tras el signo igual están los elementos que se
van a calcular (los operandos); por ejemplo, constantes o referencias a celdas.
Estos se encuentran separados por operadores de cálculo. Excel calcula la fórmula
de izquierda a derecha, según el orden específico de cada operador de la fórmula.

Prioridad de operadores en las fórmulas de Excel

Si se combinan varios operadores en una única fórmula, Excel ejecutará las

operaciones en el orden que se indica en la siguiente tabla. Si una fórmula
contiene operadores con la misma prioridad (por ejemplo, si una fórmula contiene
un operador de multiplicación y división), Excel evalúa los operadores de izquierda
a derecha.

Prioridad Operador Operación

1 - Negativo

2 % Porcentaje

3 ^ Exponenciación

4 *y/ Multiplicación, división

5 +- Suma y resta

6 & Concatenación

7 =><>=<=<> Comparación

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Usar paréntesis en Excel fórmulas

Para cambiar el orden de evaluación, escriba entre paréntesis la parte de la

fórmula que se calculará en primer lugar. Por ejemplo, la siguiente fórmula da un
resultado de 11 porque Excel efectúa la multiplicación antes que la suma. La
fórmula multiplica 2 por 3 y después suma 5 al resultado.

=5+2*3

Por el contrario, si se usan paréntesis para cambiar la sintaxis, Excel sumará 5 y 2

y después multiplicará el resultado por 3, con lo que se obtiene 21.

=(5+2)*3

En el siguiente ejemplo, los paréntesis que rodean la primera parte de la fórmula

indican a Excel que calcule B4+25 primero y después divida el resultado por la
suma de los valores de las celdas D5, E5 y F5.

=(B4+25)/SUMA(D5:F5)

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Atajos del teclado en Excel:
Esta tabla enumera los métodos abreviados de teclado que se usan con más
frecuencia en Excel.

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Métodos abreviados de teclado para realizar selecciones y acciones:

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Ordenar datos en una hoja de cálculo
Cuando ordena información en una hoja de cálculo, puede reorganizar los datos
para encontrar valores rápidamente. Puede ordenar un rango o una tabla de datos
en una o más columnas de datos. Por ejemplo, puede ordenar los empleados,
primero por departamento y, luego, por apellido.

Pasos para ordenar datos en Excel

1. Seleccionar los datos a ordenar

Seleccione un rango de datos tabulares, como A1:L5 (varias filas y columnas) o

C1:C80 (una sola columna). El rango puede incluir la primera fila de encabezados,
los cuales identifican cada columna.

2. Ordenar de forma rápida y sencilla

a. Seleccione una sola celda de la columna que desea ordenar.

b. En la pestaña Datos, en el grupo Ordenar y filtrar, haga clic en

Comando A a Z en Excel, que ordena de la A a la Z o del número
menor al mayor para clasificar en orden ascendente (de A a Z o del
número menor al mayor).

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 c. Haga clic en la opción de Excel que ordena de la Z a la A o del número
mayor al menor para clasificar en orden descendente (de Z a A o del
número mayor al menor).

3. Especificar criterios para ordenar:

Use esta técnica para elegir la columna que desee ordenar y otros criterios, como
la fuente o los colores de la celda.

a. Seleccione una sola celda en cualquier lugar del rango que desee
ordenar.

b. En la pestaña Datos, en el grupo Ordenar y filtrar, haga clic en

Ordenar para mostrar la ventana emergente Ordenar.

c. En la lista desplegable Ordenar por, seleccione la primera columna

en la que desea ordenar.

d. En la lista Ordenar según, elija Valores, Color de celda, Color de

fuente o Icono de celda.

e. En la lista Orden, elija el orden en el que desea aplicar la operación

de ordenación: de forma alfabética o numérica, ascendente o
descendente (es decir, de la A a la Z o de la Z a la A para texto, o bien
de menor a mayor o de mayor a menor para números).

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