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CURSO TALLER
VALORIZACIONES Y
LIQUIDACIONES
DE OBRA
USANDO
HERRAMIENTAS
DE EXCEL
Para proceder a preparar nuestra hoja inicial de datos requerimos la siguiente información:
Presupuesto Base
Comprende todas y cada una de las partidas de obra, los metrados, precios unitarios y
gastos generales y utilidad, esto se debe hacer para cada formula del presupuesto.
Presupuesto Oferta
El presupuesto Oferta con los Precios Unitarios ofertados
Formulas Polinómicas
Las que se establecen en el Expediente Técnico para cada presupuesto
Cronogramas Valorizados
Cronograma Valorizado de Obra y de Adquisición de Materiales acorde con el plazo de
obra ofertado.
Estos datos son consignados en el archivo anexo Resumen General RIO NEGRO.XLS, a partir
de ellos construiremos nuestra hoja de valorizaciones, para ello procederemos a conocer
algunas de las herramientas que usaremos para esto.
¿Cómo lo hacemos?
Par asignar un nombre a una celda o rango de celdas podemos hacerlo de tres
maneras:
Primera Forma
1. Seleccione la celda, el rango de celdas a los que desee asignar un nombre.
4. Presione ENTRAR.
Segunda forma
4. Presione Aceptar.
Tercera forma
4. Presione Aceptar.
Nota No puede asignarse un nombre a una celda mientras se esté cambiando el
contenido de la misma.
Esta característica de asignar nombre es de mucha utilidad pues podremos definir así valores
calculados como son los costos directos base y ofertados de nuestros presupuestos incluidos
en el archivo ejemplo Datos Iniciales.XLS
Una vez asignado los nombres de celdas podemos usar estos para incluirlos en formulas o
traer rápidamente resultados usando el menú insertar, elegir nombre y luego pegar. Una forma
abreviada es usar el método abreviado F3
Las funciones son fórmulas predefinidas que ejecutan cálculos utilizando valores
específicos, denominados argumentos, en un orden determinado o estructura. Por
ejemplo, la función SUMA agrega valores o rangos de celdas y la función PAGO
calcula los pagos de un préstamo basándose en un tipo de interés, la duración del
préstamo y el importe principal del mismo.
Argumentos Los argumentos pueden ser números, texto, valores lógicos como
VERDADERO o FALSO, matrices, valores de error como #N/A o referencias de celda.
El argumento que se designe deberá generar un valor válido para el mismo. Los
argumentos pueden ser también constantes, fórmulas u otras funciones.
Funciones de Excel
Excel presenta una serie de funciones que nos permite calcular valores o estructuras
de texto, bases de datos, etc. Para acceder a las funciones de Excel podemos hacerlo
BUSCARV
Busca un valor específico en la columna más a izquierda de una matriz y devuelve el
valor en la misma fila de una columna especificada en la tabla. Utilice BUSCARV en
lugar de BUSCARH cuando los valores de comparación se encuentren en una
columna situada a la izquierda de los datos que desea encontrar.
Sintaxis
BUSCARV(valor_buscado;matriz_de_comparación;indicador_columnas;ordenado)
Valor_buscado es el valor que se busca en la primera columna de la matriz.
Valor_buscado puede ser un valor, una referencia o una cadena de texto.
Para colocar los valores en orden ascendente, elija el comando Ordenar del
menú Datos y seleccione la opción Ascendente.
Ordenado Es un valor lógico que indica si desea que la función BUSCARV busque
un valor igual o aproximado al valor especificado. Si el argumento ordenado es
VERDADERO o se omite, la función devuelve un valor aproximado, es decir, si no
encuentra un valor exacto, devolverá el valor inmediatamente menor que
valor_buscado. Si ordenado es FALSO, BUSCARV devuelve el valor buscado. Si no
encuentra ningún valor, devuelve el valor de error #N/A.
Observaciones
Ejemplos
BUSCARH
Busca un valor en la fila superior de una tabla o una matriz de valores y, a
continuación, devuelve un valor en la misma columna de una fila especificada en la
tabla o en la matriz. Use BUSCARH cuando los valores de comparación se encuentren
en una fila en la parte superior de una tabla de datos y desee encontrar información
que se encuentre dentro de un número especificado de filas. Use BUSCARV cuando
los valores de comparación se encuentren en una columna a la izquierda o de los
datos que desee encontrar.
Sintaxis
BUSCARH(valor_buscado;matriz_buscar_en;indicador_filas; ordenado)
Valor_buscado es el valor que se busca en la primera fila de matriz_buscar_en.
Valor_buscado puede ser un valor, una referencia o una cadena de texto.
Ordenado es un valor lógico que especifica si desea que el elemento buscado por la
función BUSCARH coincida exacta o aproximadamente. Si ordenado es VERDADERO
o se omite, la función devuelve un valor aproximado, es decir, si no se encuentra un
valor exacto, se devuelve el mayor valor que sea menor que el argumento
valor_buscado. Si ordenado es FALSO, la función BUSCARH encontrará el valor
exacto. Si no se encuentra dicho valor, devuelve el valor de error #N/A.
Observaciones
Si BUSCARH no logra encontrar valor_buscado, utiliza el mayor valor que sea menor
que valor_buscado.
Si valor_buscado es menor que el menor valor de la primera fila de matriz_buscar_en,
BUSCARH devuelve el valor de error #N/A.
Ejemplos
Supongamos que en una hoja se guarda un inventario de repuestos. A1:A4
contiene "Ejes"; 4; 5; 6. B1:B4 contiene "Cojinetes"; 4; 7; 8. C1:C4 contiene
"Engranajes"; 9; 10; 11.
BUSCARH("Ejes"; A1:C4;2;VERDADERO) es igual a 5
BUSCARH("Cojinetes",A1:C4,3,FALSO) es igual a 7
BUSCARH("Cojinetes";A1:C4;3;VERDADERO) es igual a 8
BUSCARH("Engranajes";A1:C4;4;) es igual a 11
Matriz_buscar_en también puede ser una constante matricial:
BUSCARH(3;{1;2;3/"a";"b";"c"/"d";"e";"f"};2;VERDADERO) es igual a "c"
Las funciones BUSCARV y BUSCARH son de mucha utilidad y las usaremos frecuentemente
para extraer valores tales como los índices unificados de precios y los metrados de avance,
estas funciones conjuntamente con la adecuada asignación de nombres nos serán de mucha
utilidad para el cálculo de las valorizaciones de obra.
El primer paso será crear una tabla con los índices unificados de precios para la zona
geográfica donde se ejecuta la obra, la cual consiste en una tabla con una fila de encabezados
y 79 filas de índices unificados, y columnas para cada mes iniciando con el mes base.
Excel reconoce a la fechas como números que contabilizan los días transcurridos desde el
01/01/1900 hasta el día de la fecha. Estos números toman el formato de fecha con la siguiente
característica:
Cuando ingresamos una fecha solo como mes y año, Excel asigna el primer día del mes para
esta fecha por ejemplo:
mmm-yy mm-yy m-y mmm-yyy mmmm-yy mmmm-yyy
Jun-02 06-02 6-02 Jun-2002 Junio-02 Junio-2002
Esto es muy importante para definir los meses que ingresaremos en nuestra tabla de índices
unificados de precios.
La primera columna de esta tabla será nombrada como IU y tendrá valores alfanuméricos del
IU 01 al 80, esto es obligatorio pues a pesar que algunos de estos índices han dejado de
usarse su inclusión es indispensable.
Insertaremos una nueva hoja de cálculo a la que llamaremos Índices y en ella crearemos la
tabla con los índices unificados de precios para nuestra obra como
se muestra en el cuadro siguiente:
Una vez llena nuestra tabla la dejaremos preparada para los próximos meses y acudiremos a
ella cada vez que debamos transcribir los índices unificados de precios (IUP) que se publiquen
cada mes.
Esta Tabla nos servirá para extraer de ella los índices de precios para un determinado índice
unificado en un mes específico. Para hacer esto usaremos las funciones de búsqueda y
referencia.
Por ejemplo si deseo conocer el índice de precio para el agregado fino de septiembre de 2003
debemos hacer un cruce de información en la tabla anterior, es decir debemos ubicar la fila
donde esta el índice 04 y cruzarla con la columna donde esta el mes sep-03, de ahí
concluiremos que el valor buscado es 230.25
El Expediente Técnico de la Obra nos trae las Formulas Polinómicas, las cuales debemos
preparar para calcular el reajuste para lo cual en nuestra hoja modelo hemos creado la tabla
mostrada y que nombraremos INDICES podemos extraer los valores requeridos para calcular
el coeficiente de reajuste como se muestra ha continuación:
Excel puede hacer esto fácilmente, para lo cual usaremos la función BUSCARH bajo el
siguiente sintaxis:
BUSCARH(MES, INDICES, IU + 1, 0)
Donde
Mes : Mes que se desea consultar y que se refiere al primer día del mes
Índices : Tabla de Índices Unificado de Precios a cuyo rango total se le ha asignado el
nombre INDICES
IU : Índice Unificado, la fila donde se deberá realizar la búsqueda será la número
IU + 1 pues la primera fila de encabezados es la número 1 las siguientes será el
número de índice mas uno.
0 : El valor Ordenado será siempre falso por lo que se le asigna el valor cero (0)
Esta formula nos servirá para calcular el Coeficiente de Reajuste en la Formula Polinómica, así
como para calcular el Monto Máximo de adelanto de materiales, la deducción de materiales y
demás operaciones donde el índice de Precio sea requerido.
En este ejemplo el índice de precios para la Mano de Obra (IU=47) se extrae de la tabla de
INDICES usando la función BUSCARH. La celda F13 contiene el mes(Ago-98) que se desea
consultar, el nombre indices se refiere a la tabla donde hemos almacenado los Índices de
Precios, la celda C15 nos da el IU de insumo a buscar, cuya ubicación esta en la fila IU+1.
Esta formula tiene una característica adicional, se ha congelado para el mes la ubicación de las
filas y para el IU la ubicación de las columnas, de esta manera podremos usar la formula para
copiarla a otras celdas, este es un principio que usaremos mucho: En excel una formula se
piensa bien una vez y luego se puede copiar a otras ubicaciones
La suma de los Ki nos darán el Coeficiente de Reajuste, valor que guardaremos para cada mes
y cada formula asignándoles un nombre de acuerdo a la siguiente característica:
KNN_MMYY
Donde:
NN se refiere al número de formula (p.e. Estructuras=01, Arquitectura=02...)
MM se refiere al numero del mes de reajuste (01 a 12)
YY se refiere a las 2 últimas cifras del año (98, 99, 00, 01,.......)
Nosotros además hemos encontrado una manera automatizada de generar esta etiqueta para
cada formula como se muestra a continuación:
Esta formula convierte la fecha de reajuste (sep-98) a un formato de texto del tipo mmyy es
decir convierte el valor numérico de fecha al texto 0998, el cual ha sido concatenado al texto
“k01_” para dar la etiqueta que identificará al coeficiente de reajuste calculado.
Esta etiqueta se coloca al lado del valor de reajuste calculo y servirá para cuando asignemos el
nombre a la celda, pues dicha etiqueta se mostrará como nombre sugerido lo que nos
abreviará esta asignación.
Con el Presupuesto Base preparemos los cuadros de metrados valorizados que nos permitirán
calcular los montos valorizados para cada periodo y formula. Este procedimiento nos permitirá
controlar los valores asignándoles una etiqueta con las siguientes características:
VALNN_XX
Donde
NN se refiere al número de formula (p.e. Estructuras=01, Arquitectura=02...)
XX se refiere al número de valorización
Por eso cuando queramos referirnos a la Valorización Nº 5 de Instalaciones Sanitarias
podríamos encontrarla bajo el nombre VAL03_05
Los Montos valorizados serán el resultado del metrado de avance multiplicados por el precio
base o referencial, la sumatoria de estos parciales darán el costo directo al que se le sumara
los gastos generales y utilidad para obtener el costo total, a este valor se le aplica el factor de
relación para obtener el monto valorizado para el periodo y la formula. Este valor es el que será
nombrado de acuerdo a la etiqueta que se muestra al lado.
Explicaremos en clase el procedimiento para reproducir esto para todas las valorizaciones
proyectadas.
CRONOGRAMA VALORIZADO
El Cronograma Valorizado de Obra se presenta antes de la firma del contrato y este debe ser
reprogramado una vez establecido la fecha de inicio de obra. De este nuevo cronograma
denominado reprogramado se deben tomar los valores programados para cada periodo y
formula. Este procedimiento nos permitirá controlar los valores asignándoles una etiqueta con
las siguientes características:
PROGNN_XX
Donde
NN se refiere al número de formula (p.e. Estructuras=01, Arquitectura=02...)
XX se refiere al número de valorización
Los montos programados nos servirán para comparar el avance de obra y para el calculo del
reajuste de acuerdo a la normatividad vigente.
R = V (Kr - 1)
A este valor de reajuste debemos descontarle las deducciones de reajuste que no corresponde
que calcularemos luego.
La primera columna será para identificar los números de valorización, la segunda y tercera para
ingresar los montos valorizados y programados, ósea pegando los valores VAL01_01 a
VAL01_05 y PROG01_01 a PROG01_05, las dos siguientes es para calcular los montos
acumulados valorizados y programados, la siguiente columna es para ingresar el mes de
reajuste que le corresponde a cada valorización, a continuación el valor del coeficiente de
reajuste correspondiente a dicho mes.
Caso 1
En la primera valorización no interesa si la obra esta adelantada o atrasada, el reajuste
reconocido será el real
Caso 2
Si la obra esta atrasada el reajuste reconocido será el real
Caso 3
Si la obra esta adelantada y viene de estar adelantada (permanentemente adelantada)
el reajuste reconocido será el real
Caso 4
Si la obra esta adelantada y viene de estar atrasada el reajuste reconocido será el
reajuste programado acumulado menos el reajuste reconocido acumulado anterior
Caso 5
En la ultima valorización se compara el reajuste real acumulado con el reajuste
programado acumulado, de lo cual podemos deducir:
Si el reajuste real acumulado es mayor que el reajuste programado acumulado,
el reajuste reconocido será el reajuste programado acumulado menos el
reajuste reconocido acumulado anterior
Si el reajuste real acumulado es menor que el reajuste programado acumulado,
el reajuste reconocido será el reajuste real acumulado menos el reajuste
reconocido acumulado anterior
Cada uno de estos caso podríamos simplificarlo usando la función de Excel: SI() que nos
permite preparar un función condicional para poder abarcar cada uno de los casos descritos y
cuya sintaxis es la siguiente:
=SI(RRAi>RPAi, RPAi-RRECAi-1,RRAi-RRECAi-1)
Donde
RRAi : Reajuste Real Acumulado
RPAi : Reajuste Programado Acumulado
RRECAi-1 : Reajuste Reconocido Acumulado Anterior