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Descripción de varias utilidades de las que dispone la hoja de cálculo Excel que pueden ayudar a
la hora de interpretar y analizar los datos de un libro: búsqueda del objetivo de una fórmula,
utilización de una tabla de datos para calcular distintos resultados en una operación, escenarios
(para obtener resultados cambiantes en función de los datos de las celdas) y la herramienta Solver
para resolver problemas. Finalmente se introducen las macros de Excel y su utilización.
Contenido:
1. Búsqueda de objetivos.
2. Tablas de datos.
3. Escenarios.
4. Solver.
5. Macros.
1. BÚSQUEDA DE OBJETIVOS
En ocasiones, cuando trabajamos con fórmulas, conocemos el resultado que queremos alcanzar,
pero desconocemos uno de los datos de la fórmula que permiten obtener el valor deseado. Excel
proporciona un método para buscar un valor concreto que cumpla una determinada fórmula: el
comando Buscar objetivo. Para encontrar el valor que resuelva una fórmula (es decir, que esta
fórmula dé como resultado el valor que indiquemos), debes ponerte en la celda que contiene
dicha fórmula y seleccionar la orden Buscar objetivo, que se encuentra en el menú del botón
Veamos un ejemplo que nos puede ser de utilidad cuando pidamos un préstamo a un banco.
En este caso, conocemos el importe del préstamo (celda B1) y el interés anual que nos cobra el
banco (es fijo y está indicado en la celda B2).
Sabiendo estos datos, podemos calcular la mensualidad que nos sale a pagar, respecto al número
de pagos que hay que realizar (meses en los que se amortiza el préstamo).
Haz clic en la celda B5.
Pulsa el botón Insertar función .
La función PAGO es la que nos permitirá obtener la cantidad que tenemos que pagar según los
datos introducidos.
Selecciona la función PAGO y acepta la ventana.
Observa los argumentos de la función: la Tasa es el interés del préstamo.
Como en este caso, en la hoja tenemos el interés anual, lo dividiremos entre 12 para obtener el
interés mensual.
Haz clic en el siguiente argumento y escribe -B1 como la cantidad del préstamo.
Si no pusiéramos la cantidad con el signo negativo, el resultado de la función sería negativo,
porque indicaría el dinero que pagaríamos.
Al indicar la cantidad con el signo negativo, el resultado de la función tendrá signo positivo.
Acepta la ventana para introducir la función.
De esta forma hemos calculado el importe a pagar para el préstamo con un plazo de 56 meses
(celda B3), con lo que nos sale a pagar casi 287 unidades monetarias al mes.
Imagínate ahora que solo puedes pagar 170 u.m. al mes. ¿Cuántos meses necesitarías para
amortizar el préstamo, manteniendo el importe y el tipo de interés?
Muestra la pestaña Datos de la Cinta de opciones.
De esta forma, indicamos que varíe el valor de la celda B3 hasta que la fórmula de la celda B5
alcance el valor 170.
Acepta el cuadro.
Necesitarías un poco más de 134 meses para amortizar el préstamo si solo quieres pagar 170
u.m. al mes.
Si aceptas la solución de la búsqueda y después cambias de opinión, puedes deshacer la acción
con el botón Deshacer de la barra de herramientas de acceso rápido.
2. TABLAS DE DATOS
Otra posibilidad que proporciona Excel es la utilización de una tabla de datos para calcular
distintos resultados en una operación.
Una tabla de datos es un rango de celdas en las que podemos ver cómo cambian los resultados
de una fórmula según los valores de algunos de sus argumentos.
Con las tablas de datos podemos ver y comparar cómo influyen uno o varios argumentos sobre el
resultado de una fórmula.
Existen dos tipos de tablas:
Tabla de una variable : utilizada cuando se quiere comprobar cómo afecta un valor a una o
varias fórmulas.
Tabla de dos variables: cuando se quiere comprobar cómo afectan dos valores a una
fórmula.
En este ejemplo, vamos a ver cómo variaría la cantidad que pagaríamos mensualmente en el
préstamo con diferentes tipos de interés. Hemos colocado los diferentes tipos de interés en las
celdas A6..A8. La fórmula que vamos a utilizar la tenemos que tener situada una fila por encima
y una celda a la derecha (en este caso, la tenemos en la celda B5). Entonces, para utilizar la tabla
de datos, selecciona el rango de celdas que contenga la fórmula y las variables a utilizar y,
Selecciona con el ratón el rango de celdas A5..B8. Pulsa el botón Análisis de hipótesis
escribe B2.
Como las variables las hemos introducido en una columna, tenemos que introducir la celda
variable en este campo.
Esta celda variable indicará la celda de la fórmula que utilizaremos para ir sustituyendo su valor
por los valores de la tabla de datos.
Acepta el cuadro.
En la hoja de cálculo se han generado diferentes resultados para cada uno de los valores
introducidos para la variable Tipo de interés (15%, 11% y 9%).
También es posible añadir a una tabla más de una fórmula. Al utilizar la orden Tabla de datos,
los valores de la tabla se sustituirán en la celda a variar y se realizarán los cálculos para cada una
de las fórmulas.
Selecciona la Hoja2 del libro.
En esta hoja tenemos el mismo ejemplo que en la hoja anterior, pero se le ha añadido una nueva
fórmula, que nos calcula el interés pagado al final de la devolución del préstamo.
Esta cifra se consigue multiplicando la mensualidad por el número de meses y restando el importe
del préstamo.
Selecciona las celdas A5..C8.
Accede al comando Tabla de datos del menú del botón Análisis de hipótesis .
El otro tipo de tablas son tablas de dos variables. En este caso, solo se puede aplicar este
comando sobre una fórmula.
Muestra la Hoja3.
En esta hoja vamos a poder modificar tanto el interés aplicado como el plazo de amortización, y
ver cómo influye en la cantidad a pagar cada mes.
En una tabla de dos variables, tendrás que introducir los datos en la hoja de cálculo
siguiendo la siguiente disposición:
La celda que tiene la fórmula deberá ocupar la esquina superior izquierda del área que
contendrá el resultado de los cálculos.
Los diferentes valores de una de las variables se deberán introducir en una columna,
mientras que los valores de la otra variable se deberán colocar en una fila, de forma que
los valores de una variable queden debajo de la fórmula y los valores de la otra queden a la
derecha de la fórmula.
Para introducir los valores, las dos variables se deben disponer como en el ejemplo de la hoja de
cálculo actual.
Al seleccionar el rango para la tabla de datos, debemos incluir la celda que contiene la fórmula
resultado.
Para trabajar con estas celdas, debes realizar las mismas operaciones que al trabajar con fórmulas
matriciales.
Excel tiene varias herramientas de análisis de datos, que permiten estudiar la relación entre los
valores de unas celdas y los resultados de fórmulas que hacen referencia a estas celdas. Estas
herramientas están accesibles desde el menú del botón Análisis de hipótesis , que se
3. ESCENARIOS
Un escenario es un grupo de valores para celdas, denominadas celdas cambiantes, que se guarda
con un nombre.
Trabajar con escenarios es otra forma de obtener resultados cambiantes en función de los datos
presentes en las celdas.
En la hoja actual he creado una serie de escenarios para calcular los pagos mensuales, cambiando
el importe del préstamo y el plazo de devolución.
Elige la opción Administrador de escenarios en el menú del botón Análisis de hipótesis
Se encuentra seleccionado el Escenario1. Observa los datos de la hoja actual y pulsa el botón
Mostrar.
Observa cómo han variado los datos de las celdas cambiantes; además, se ha vuelto a calcular el
resultado de la celda B5, según los nuevos valores.
Para crear un escenario, una vez situado en el Administrador de escenarios, pulsa el botón
Agregar.
Si quieres cambiar un escenario existente, debes pulsar el botón Modificar.
Pulsa en el botón Agregar.
Al crear escenarios, puedes querer conservar los valores originales de las celdas. Para
ello, crea un escenario que utilice estos valores originales, antes de crear otros escenarios
que cambien los valores. De esta forma, podrás volver siempre que quieras a los datos
originales, simplemente aplicando el escenario que tenga estos valores.
Ahora podrás introducir el nombre del escenario y el rango de las celdas cambiantes.
Para indicar varias celdas cambiantes o varios rangos de celdas, sepáralas mediante el signo de
punto y coma ( ; ).
Acepta el cuadro.
Por último, el botón Combinar del cuadro del Administrador de escenarios te permite
combinar o unir los escenarios de otras hojas de cálculo en la hoja actual.
Incluso puedes combinar los escenarios de varias hojas que estén en distintos libros. Para ello,
tendrás que abrir antes todos los libros que tengan dichos escenarios.
4. SOLVER
La herramienta Solver se utiliza para resolver problemas complejos, creando un modelo de hoja
de cálculo con múltiples celdas cambiantes.
Solver nos ayudará en hojas y en relaciones más complicadas que las que hemos visto hasta
ahora.
Utilizaremos Solver cuando queramos calcular el valor óptimo (es decir, el máximo, mínimo o
un valor que especifiquemos) para una celda, ajustando el valor de las otras celdas que influyan
en esta. Veámoslo. En pantalla tenemos una hoja de cálculo que presenta la programación
presupuestaria de una empresa. La programación se divide en los cuatro trimestres del año.
Selecciona la celda B11 y observa su fórmula.
El beneficio total se calcula restando de los ingresos de ventas los gastos totales programados.
Haz clic en la celda B6.
Por otra parte, los ingresos de ventas son proporcionales al número de unidades vendidas
multiplicado por el precio de venta del producto, que en este caso es de 35 u.m.
Selecciona ahora la celda B5.
Las unidades que se espera vender en cada trimestre son el resultado de una fórmula en la que
intervienen dos factores: el factor estacional (celda B4), que indica en qué períodos se espera
vender más o menos productos, y el presupuesto en publicidad (celda B8), en el sentido de que
se espera que intervenga favorablemente en las ventas.
Haz clic en la celda F11.
El objetivo de esta hoja de cálculo es establecer cuál es la mejor distribución del gasto en
publicidad (los valores de la fila 8) a lo largo del año.
En cualquier caso, el presupuesto en publicidad no debe superar las 40.000 u.m. actuales.
Recapitulemos: quieres encontrar el máximo beneficio posible, situado en la celda F11, variando
el valor de unas determinadas celdas, que representan el presupuesto en publicidad (celdas B8 a
E8), teniendo en cuenta que dicho presupuesto no puede ser mayor de 40.000 u.m. al año.
Muestra la vista Backstage y selecciona Opciones. Selecciona la categoría Complementos
de este cuadro de Opciones de Excel.
Las Herramientas para análisis es otro complemento que permite realizar análisis
estadísticos o técnicos complejos: análisis de la varianza, cálculo del coeficiente de
correlación, prueba t y prueba z, análisis de regresión lineal, etc. También puedes cargar este
complemento desde aquí, apareciendo disponible en el grupo de comandos Análisis de la
pestaña Datos.
La celda que se indica en Establecer objetivo es aquella cuyo valor queremos maximizar (como
es el caso), minimizar o establecer a un cierto valor.
Puedes especificar varias celdas o rangos de celdas no adyacentes (puedes indicar hasta
200 celdas de variables), separando cada uno de ellos con puntos y comas ( ; ).
En el campo Cambiando las celdas de variables se indican aquellas celdas cuyos valores se
pueden cambiar para obtener el objetivo deseado. En nuestro caso, serán aquellas celdas donde se
presenta el valor del gasto de publicidad para un determinado período.
Pulsa el botón Minimizar diálogo del campo Cambiando las celdas de variables.
Ahora deberíamos agregar las restricciones que se tienen que cumplir en cualquier caso.
Recuerda, por ejemplo, que el presupuesto total en publicidad no puede superar las 40.000 u.m.
Pulsa el botón Agregar del apartado Restricciones.
Puedes introducir restricciones indicando que el valor de una celda sea igual, mayor o
igual o menor o igual que otro valor. También puedes indicar que el valor de una celda sea
un valor entero (opción int) o binario (opción bin).
Ahora introduciré las otras tres restricciones, que son iguales para cada uno de los períodos que
restan.
Otra característica que podemos indicar es el algoritmo o método de resolución que utiliza
Solver, que indica la forma en que se encuentran las soluciones (en la parte inferior del cuadro de
diálogo hay una breve descripción de los métodos disponibles).
Una vez introducidos todos los detalles del modelo, debemos indicar a Excel que lo resuelva y
que nos muestre el resultado.
Pulsa en el botón Resolver.
El proceso consiste en sucesivas pruebas o iteraciones. En cada una de ellas, Solver utiliza un
nuevo conjunto de valores en las celdas cambiantes para volver a calcular la hoja y examina las
restricciones y los valores de celda óptimos.
Todas estas herramientas de análisis de datos que hemos visto (búsqueda de objetivos, tablas de
datos, escenarios y Solver) se denominan en Excel herramientas de análisis, en las que se
cambian los valores de unas celdas para ver cómo afectan estos cambios al resultado de ciertas
fórmulas de la hoja.
Un Escenario almacena unos valores para unas celdas determinadas de la hoja de cálculo. Esto
nos servirá para cambiar entre los valores de un escenario y los de otro, de forma que podamos
comprobar los resultados de las fórmulas de la hoja en función de los datos que se encuentren en
ese momento en las celdas.
La herramienta Solver nos servirá para obtener el valor máximo, mínimo o el que
indiquemos como resultado de una fórmula, variando el valor de otras celdas que influyan en esta
fórmula.
Solver servirá para resolver problemas complejos e, incluso, podremos indicar restricciones o
limitaciones en los valores que puedan tomar las celdas al buscar la solución.
5. MACROS
L a s macros son funciones que permiten la ejecución de distintos comandos de forma
consecutiva y automática.
Utilizarás las macros cuando tengas que hacer un mismo proceso una y otra vez y quieras hacerlo
de forma rápida.
Vamos a realizar un sencillo ejemplo para mostrar el procedimiento de grabación de macros.
Ten en cuenta, no obstante, que las posibilidades de las macros son muy amplias.
Además de las opciones de las macros, esta pestaña Programador también tiene
comandos para trabajar con formularios y XML.
La pestaña de la Cinta de opciones que permite crear y trabajar con macros, además de otras
opciones, es Programador.
Esta pestaña no se muestra por defecto. Si quieres visualizarla, indícalo desde el cuadro de las
opciones de Excel.
Muestra el cuadro de las Opciones de Excel desde la vista Backstage. Selecciona la categoría
Personalizar cinta de opciones. Activa la casilla Programador en la lista de la derecha y
acepta el cuadro. Muestra la pestaña Programador.
Vamos a crear una macro que, al ejecutarse, escribirá el nombre de una empresa ( CAYMAN
S.L.) con un determinado formato.
En este último caso, tendrás la macro disponible en cualquier libro de trabajo, sin importar dónde
fue creada.
Repliega la lista.
También puedes asignar una combinación de teclas que se usará para ejecutar la macro, así como
una descripción de la misma.
Acepta el cuadro de diálogo.
Ten en cuenta que, al grabar una macro, todo lo que hagas en Excel se registrará en esta
macro, por lo que tienes que tener cuidado con las acciones que realices.
Para ello, accede a la lista de macros desde el botón Macros o pulsa la combinación de
En este cuadro de diálogo aparecen las macros que tienes disponibles. Ahora simplemente debes
elegir una y pulsar en el botón Ejecutar.
Pulsa en Ejecutar.
La macro se ha ejecutado, escribiendo en la celda C3 el texto CAYMAN S.L. Observa cómo
finalmente la celda actual es la A2, ya que, al crearse la macro, se tomaron las referencias a celdas
como absolutas.
Las macros pueden tener virus, por lo que, a través del botón Seguridad de macros
puedes establecer el nivel de seguridad de las macros, de forma que solo
ejecutes las macros que procedan de fuentes de confianza o que estén firmadas digitalmente.
Al abrir un libro que tiene macros, Excel te indica esta circunstancia, permitiéndote habilitar o
deshabilitarlas, por si no quieres ejecutar macros que no estés seguro de su procedencia.