SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA

GUÍA DE APRENDIZAJE #14

EVIDENCIA # 1

IDENTIFICACIÓN Y ANÁLISIS DE RIESGOS OPERACIONALES

DISTRIBUCIÓN FÍSICA INTERNACIONAL

KELLY YANETH MENA MENA

YADIRA MILENA CAMPO GALINDO

CHIGORODO ANTIOQUIA

2023
 ACTIVIDAD DE PROYECTO 14

Actividad de aprendizaje 1: Simular negociaciones nacionales e internacionales teniendo en

cuenta los riesgos operacionales que se puedan presentar

Identificar los riesgos operacionales presentes en los procedimientos de la Distribución Física

Internacional

Para que una empresa pueda alcanzar altos niveles de productividad, debe establecer medidas que
permitan reducir los niveles de riesgos al máximo; se debe tener en cuenta que las pérdidas
financieras están estrechamente ligadas con los riesgos operacionales, por lo tanto, es conveniente
identificarlos, determinar las causas, evaluar el posible impacto en la empresa y diseñar un plan para
mitigar los efectos cuando se presenten; no se deben improvisar procedimientos para
contrarrestarlos, ni tampoco se deben subestimar las consecuencias.

Es importante resaltar que, aunque los riesgos operacionales externos como los factores climáticos
adversos y en algunas ocasiones los desastres naturales, se pueden prevenir por medio del uso de
herramientas tecnológicas, también pueden ser completamente impredecibles, lo cual podría
causar serios contratiempos económicos y sociales.

De acuerdo con lo anterior y con el fin de profundizar sus conocimientos sobre los riesgos
operacionales, lea detenidamente la siguiente situación y realice la actividad planteada: Con base
en la situación anterior, identifique los riesgos operacionales y elabore un plan de contingencia para
minimizar los efectos que ha dejado este fenómeno natural. Para ello, realice esta evidencia junto
con su grupo de trabajo conformado en las anteriores actividades de proyecto, teniendo en cuenta
lo siguiente:

1. Consulten en internet temas relacionados con desastres naturales y cómo estos afectan a las
empresas exportadoras.

Situación La empresa ABC fabrica productos de consumo masivo y los comercializa en el mercado
internacional.

Esta empresa ha tenido serias dificultades para enviar la mercancía a sus clientes, debido a los
desastres que ocasionó el paso de un huracán por la zona geográfica donde están ubicadas sus
instalaciones, dejando un sector de la planta de producción afectada. También hay que anotar que
sus proveedores han tenido inconvenientes, ya que no han podido recibir las materias primas
debido a que los puertos de embarque y aeropuertos están cerrados. La situación al interior de la
compañía es un poco tensa, porque no saben cómo actuar.
2. Seleccionen cuatro (4) procesos empresariales que se vean afectados por la situación planteada.
3. Relacionen cinco (5) riesgos operacionales para cada uno de los cuatro (4) procesos empresariales
mencionados en el punto anterior.

4. Describan las actividades que generalmente se realizan en dichos procesos.

5. Indiquen las causas que pueden originar el riesgo operacional, para cada proceso.

6. Determinen las consecuencias que pueden generar los riesgos operacionales en cada proceso.

7. Indaguen sobre el grado de preparación que tienen las empresas para hacerle frente a los
desastres naturales.

8. Con base en lo realizado en los puntos anteriores, elaboren el plan de contingencia para la
empresa ABC, con el fin de que se pueda aplicar en el momento que se vuelva a presentar un
desastre natural. Este plan debe incluir un programa de recuperación.

9. Adicionalmente y con el fin de afianzar sus conocimientos, expliquen qué estrategias implementa
el gobierno colombiano para prevenir y hacerle frente a los desastres naturales.

10. Envíen el archivo al instructor de manera individual con el nombre de los tres (3) integrantes del
grupo, a través de la plataforma virtual de aprendizaje. Nota: tengan en cuenta leer el material
complementario “Guía para una participación exitosa en un grupo de trabajo”, para tener claro las
reglas de participación.
 Situación de la empresa ABC EXPORTACIONES

PROCESO ACTIVIDADES IDENTIFICACI CAUSAS QUE PRESENTAN LOS RIESGOS CONSECUEN

EMPRESARIAL PRINCIPALES ON DE CIAS
RIESGOS
OPERACIONA
LES
DISTRIBUCION 1planear las 1. daños a la 1. Pérdida de inventario y activos: los desastres 1. ALTA
2. MEDIA
rutas mercancía naturales pueden ocasionar daños o destrucción de
3. MEDIA
inventario, equipos, almacenes u otros activos de la 4. BAJA
2identificar empresa. Esto puede resultar en pérdidas económicas 5. BAJA
significativas y una disminución en la capacidad para
mercado 2.cambios en
cumplir con los pedidos y satisfacer la demanda
objetivo la demanda
del producto 2. Interrupción en la cadena de suministro: si los
3almacenamie proveedores o socios de la empresa se ven afectados
nto y logística 3. problemas por el desastre natural, puede haber interrupciones en
logísticos la cadena de suministro. Esto puede dificultar la
4evaluacion y obtención de los productos o materiales necesarios
mejora 4perdida de para la producción y distribución
continua oportunidad
es de 3. Los desastres naturales, como las tormentas
tropicales, son eventos impredecibles y fuera del
5transportar mercado
control de la empresa. Estos fenómenos climáticos
los productos pueden causar retrasos en el transporte por falta de
5 retrasos en coordinación entre los entes responsables
el transporte
4. Cambios en la demanda y comportamiento del
mercado: los desastres naturales pueden afectar el
comportamiento de los consumidores, haciendo que la
demanda de ciertos productos disminuya
temporalmente. Además, los cierres de
establecimientos y la falta de accesibilidad pueden
limitar la capacidad de los clientes para comprar y
recibir productos.

5. Daños a la infraestructura de transporte: los

desastres naturales pueden dañar la infraestructura de
transporte, como carreteras, puentes, puertos o
aeropuertos. Las vías de transporte pueden quedar
intransitables o cerrarse temporalmente, lo que impide
la distribución de la mercancía.

PRODUCCION 1adquisicion 1 falta de 1. Adquisición de materia prima: Durante una 1 ALTA

de materia medios de tormenta tropical, puede haber dificultades para
prima transporte, obtener y transportar la materia prima necesaria 2BAJA
por las para la producción por retrasos en la entrega,
restricciones escasez de suministros y daños en la materia 3MEDIA
 2 daños en prima debido a las condiciones climáticas
2gestionar el los productos adversas. 4 BAJA
inventario almacenados
3 daños en 2. Gestión de inventario: La logística de mantener 5BAJA
3fabricacion las un inventario adecuado puede verse afectada
maquinarias durante una tormenta tropical por daños a los
4embalaje y equipos productos almacenados debido a inundaciones,
4 filtraciones de agua u otros desastres naturales.
5almacenamie interrupción Además, las dificultades para la reposición de
nto de inventario pueden generar escasez de productos y
operaciones retrasos en los envíos.
5 daño en los
productos 3. puede haber fallos en la producción debido a
interrupciones en el suministro eléctrico, daños en
la maquinaria o problemas de transporte para los
trabajadores. Estos factores pueden generar
retrasos en la fabricación y dificultades para
alcanzar los objetivos de producción.

4. Embalaje: puede dificultar el empaque de los

productos de manera eficiente y segura
generando daños a los productos debido a las
condiciones climáticas, dificultades para
transportar y almacenar correctamente el
embalaje y retrasos debido a la interrupción de las
operaciones.

5. Almacenamiento: daños a los productos

almacenados debido a inundaciones, filtraciones
de agua o impactos físicos por fenómenos
climáticos.
SERVICIO AL 1 atender y 1. fallas en la 1. Atender y resolver consultas: 1. ALTA
CLIENTE resolver conectividad - Interrupción de la comunicación debido a cortes
consultas de energía o falta de conexión a internet. 2. ALTA
2. procesar 2. retraso en - Inaccesibilidad de la oficina o centro de atención
pedidos la entrega de al cliente debido a cierre por condiciones 3. MEDIA
3. llevar productos climáticas peligrosas.
registro de 4. BAJA
interacciones 3. fallos en 2. Procesar pedidos:
con los clientes los sistemas - Retraso en la entrega de productos debido a 5. MEDIA
4. identificar informáticos condiciones climáticas adversas y dificultades
oportunidades logísticas.
de venta 4. pérdida de - Pérdida o daño de mercancía durante el
5. capacitar a clientes transporte debido a inundaciones, fuertes vientos
los empleados u otros efectos de la tormenta.
en habilidades 5. dificultad
al servicio al para reunir al 3. Llevar registro de interacciones con los clientes:
cliente personal
 - Pérdida de registros debido a fallos en los
sistemas informáticos o imposibilidad de acceder
a ellos durante la tormenta.

4. Identificar oportunidades de venta:

- Reducción en el número de clientes o en su
capacidad de compra debido a los efectos
negativos de la tormenta en la economía local.

5. Capacitar a los empleados en habilidades al

servicio al cliente:
- Dificultad para llevar a cabo la capacitación
presencial debido a la imposibilidad de
desplazarse o reunirse en un lugar físico.
FINANCIERO 1. Elaboración 1. planificar y 1. Elaboración y seguimiento de presupuestos: 1 . ALTO
y seguimiento asignar - Riesgo de cambios en los costos y precios debido
de recursos a interrupciones en la cadena de suministro
presupuestos: causadas por la tormenta. 2. ALTO
2. supervisar - Riesgo de cambios en la demanda de los
2. Gestión de los flujos de productos o servicios de la empresa debido a las
tesorería: efectivo condiciones generadas por la tormenta. 3. MEDIO

3. Control y 3. controlar 2. Gestión de tesorería: 4. MEDIO

contabilidad las - Riesgo de falta de liquidez si las operaciones se
transaccione ven afectadas por la tormenta y los pagos o cobros 5. ALTO
4. Planificación s de la se retrasan.
y análisis empresa - Riesgo de pérdida de activos financieros debido
financiero a a daños físicos causados por la tormenta.
largo plazo 4 verificar la
situación 3. Control y contabilidad:
5. Análisis financiera - Riesgo de errores en la contabilidad y registro de
financiero: transacciones debido a interrupciones en los
5 evaluación sistemas de información contable causadas por la
de tormenta.
oportunidad - Riesgo de falta de documentación y respaldo de
es de registros financieros debido a daños físicos
inversión causados por la tormenta.

4. Análisis financiero:
- Riesgo de incertidumbre en los datos y supuestos
utilizados en el análisis financiero debido a la falta
de información actualizada causada por la
tormenta.
- Riesgo de cambios en los resultados del análisis
financiero debido a cambios en las condiciones del
mercado y la industria como resultado de la
tormenta.
 5. Planificación y análisis financiero a largo plazo:
- Riesgo de cambios en las proyecciones
financieras y de negocio debido a la incertidumbre
generada por la tormenta.
- Riesgo de interrupción en los planes de inversión
y financiamiento debido a cambios en las
condiciones del mercado y la economía causados
por la tormenta.

7. Indaguen sobre el grado de preparación que tienen las empresas para hacerle frente a los
desastres naturales.

R: Es importante destacar que la preparación para desastres naturales depende de diferentes

factores, como la ubicación geográfica de la empresa, su tamaño, industria y recursos disponibles.
Aunque las empresas colombianas pueden enfrentar desafíos específicos debido a su ubicación en
una región propensa a desastres naturales como terremotos, inundaciones y deslizamientos de
tierra, existen medidas generales que pueden tomar para minimizar los impactos.

1. Es fundamental que las empresas identifiquen y evalúen los riesgos asociados con los
desastres naturales. En Colombia son muy frecuentes las inundaciones y deslizamientos que
afectan la distribución y el flujo eficiente de los productos, los cuales se pueden demorar
días e incluso horas para poder entregar los productos esperados, en consecuencia, la
mayoría de las organizaciones colombianas no cuentan con preparación específica para
afrontar desastres naturales; sin embargo, el gobierno local está realizando inspecciones y
seguimiento para mitigar daño graves en las organizaciones. Hay empresas que por no
invertir en planes para mitigar graves daños en el proceso de distribución dejan todo a la
suerte, sin importar que menos se pierde previniendo daños futuros que afrontando daños
que se pudieron evitar.
2. Las empresas no cuentan con infraestructura y tecnología adecuada para prevenir y mitigar
daños ocasionados por los desastres naturales; las capacitaciones son muy reducidas puesto
que la mayoría de sus empleados no cuentan con prestaciones de servicios de salud y caja
de compensación los cuales brindan capacitaciones con respecto a los riesgos naturales

8. Con base en lo realizado en los puntos anteriores, elaboren el plan de contingencia para la
empresa ABC, con el fin de que se pueda aplicar en el momento que se vuelva a presentar un
desastre natural. Este plan debe incluir un programa de recuperación.
PLAN DE CONTINGENCIA PARA LA EMPRESA ABC ANTE UN DESASTRE NATURAL

1. Evaluación de Riesgos: Identificar los posibles riesgos operacionales asociados a desastres

naturales, como tormentas tropicales, para la empresa ABC. Considerar los factores mencionados
anteriormente, como condiciones meteorológicas extremas, daños a la infraestructura de
transporte, interrupción en la cadena de suministro, cambios en la demanda y comportamiento del
mercado, y pérdida de inventario y activos.

2. Plan de Respuesta: Establecer un equipo de respuesta ante desastres naturales que sea
responsable de la implementación y ejecución del plan de contingencia. Este equipo debe estar
compuesto por representantes de diferentes departamentos de la empresa, como producción,
logística, finanzas y recursos humanos.

3. Comunicación: Establecer un sistema de comunicación efectivo y confiable que permita mantener

a todos los empleados informados sobre el estado de la situación y las medidas tomadas para hacer
frente al desastre natural. Esto incluye la designación de un responsable de comunicaciones que sea
el punto de contacto para la divulgación de información tanto interna como externa.

4. Respaldo de Datos: Realizar respaldos periódicos de todos los datos y sistemas críticos de la
empresa, tanto en un servidor externo como en copias físicas, para garantizar la continuidad de las
operaciones en caso de pérdida o daño de los equipos informáticos.

5. Movilidad del Personal: Establecer un plan para la movilidad del personal en caso de que sea
necesario evacuar o reubicar las operaciones de la empresa debido al desastre natural. Esto implica
identificar ubicaciones alternativas para la producción y el almacenamiento temporal de productos,
así como garantizar la seguridad y el bienestar de los empleados.

6. Seguro y Asistencia Legal: Asegurarse de que la empresa tenga cobertura de seguro adecuada
que incluya protección contra desastres naturales. También es recomendable contar con asesoría
legal para garantizar el cumplimiento de cualquier obligación contractual y para gestionar posibles
reclamaciones de seguro.

7. Capacitación y Simulacros: Realizar capacitaciones y simulacros periódicos para todo el personal

de la empresa sobre el plan de contingencia y los procedimientos a seguir en caso de un desastre
natural. Esto ayudará a familiarizar a los empleados con las medidas de respuesta y recuperación,
así como a identificar posibles mejoras o ajustes en el plan.
8. Evaluación y Mejora Continua: Realizar revisiones periódicas del plan de contingencia y evaluar
su efectividad. Estar preparado para realizar mejoras y ajustes según sea necesario, en función de
las lecciones aprendidas de experiencias previas o de cambios en el entorno operacional.

En resumen, el plan de contingencia para la empresa ABC ante un desastre natural debe incluir una
evaluación de riesgos, un plan de respuesta y recuperación, un sistema de comunicación, respaldo
de datos, movilidad del personal, seguro y asistencia legal, capacitación y simulacros, así como un
enfoque continuo en la evaluación y mejora del plan. Al implementar este plan, la empresa estará
mejor preparada para enfrentar y minimizar el impacto de futuros desastres naturales.

PLAN DE RECUPERACIÓN ANTE DESASTRES NATURALES PARA LA EMPRESA ABC:

1. Evaluación de riesgos: Realizar una evaluación exhaustiva de los riesgos operacionales

relacionados con desastres naturales. Identificar las áreas de vulnerabilidad y los posibles impactos
en la cadena de suministro y la distribución de productos.

2. Plan de contingencia: Desarrollar un plan de contingencia detallado que incluya medidas

específicas para mitigar los riesgos identificados. El plan debe incluir procedimientos claros para la
gestión de desastres, la protección de la infraestructura crítica y la recuperación rápida de las
operaciones.

3. Diversificación de proveedores y rutas de transporte: Establecer relaciones con múltiples

proveedores en diferentes ubicaciones geográficas para garantizar el suministro continuo de
productos. Identificar rutas alternativas de transporte y establecer acuerdos con transportistas para
evitar interrupciones en la distribución.

4. Seguros adecuados: Asegurarse de que la empresa tenga cobertura de seguro adecuada para
protegerse contra los daños causados por desastres naturales. Revisar regularmente las pólizas de
seguros y actualizarlas según sea necesario.

5. Almacenamiento seguro de inventario: Asegurarse de que el inventario esté almacenado de

manera segura y protegido contra posibles daños causados por desastres naturales. Esto incluye la
implementación de medidas de prevención y protección, como el uso de materiales resistentes al
agua, sistemas de alarmas y extintores de incendios.
6. Comunicación y coordinación: Establecer un sistema de comunicación eficiente y efectivo para
mantener informados a todos los empleados, proveedores y clientes durante y después de un
desastre natural. Coordinar con las autoridades locales y grupos de ayuda humanitaria para obtener
apoyo en la recuperación y reconstrucción.

7. Capacitación y concienciación: Capacitar regularmente a los empleados sobre los riesgos

operacionales relacionados con desastres naturales y las medidas necesarias para minimizar su
impacto. Fomentar una cultura de conciencia y preparación ante desastres en toda la organización.

8. Evaluación y mejora continua: Realizar evaluaciones periódicas del plan de recuperación y realizar
mejoras según sea necesario. Aprender de las experiencias pasadas y actualizar el plan en base a las
lecciones aprendidas.

Implementar este plan de recuperación permitirá a la empresa ABC estar preparada y responder de
manera efectiva ante futuros desastres naturales. Esto ayudará a minimizar el impacto en la
distribución de productos y garantizar la continuidad de las operaciones.