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IDENTIFICACIÓN DE RIESGOS OPERACIONALES PRESENTES EN LOS

PROCEDIMIENTOS DE LA DISTRIBUCIÓN FÍSICA INTERNACIONAL

HAYLEN KATIUSCA RODRIGUEZ QUINTERO

SEBASTIÁN ARANGO CALLE

ELIZABETH CRISTINA GRAJALES GALVIS

ANA JOSEFA SUAREZ GONZÁLEZ

FICHA 2104636

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE (SENA)

TECNÓLOGIA EN DISTRIBUCIÓN FISICA INTERNACIONAL (DFI)

2021
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Tabla de contenido

Introducción ......................................................................................................................3

1. Desastres naturales y sus afectación ....................................................................... 4-5

2. Procesos empresariales .......................................................................................... 6

3. Riesgos operacionales de los procesos .................................................................. 7

4. Actividades........................................................................................................ 8-10

5. Causas y consecuencias de los riesgos operacionales ............................................... 11

6. Grado de preparación de las empresas .......................................................... 12-13

7. Plan de contingencia ............................................................................................ 14

8. Estrategias en Colombia ante desastres naturales ......................................... 15-16

Conclusiones ...................................................................................................................17

Bibliografía .....................................................................................................................18
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INTRODUCCION

Empresa TOBACCO EXPORT la cual es nuestro proyecto formativo, se basa en la

exportación de hoja de tabaco hacia el mercado francés en el continente europeo, donde

el proceso de producción y despacho se realiza desde el departamento de norte de

Santander, hacia el puerto de Cartagena (Colombia), donde se es embarcado para su

exportación hacia el país destino.

La presente actividad se ejecutará con el fin de dar una mirada al sistema de

trazabilidad teniendo en cuenta la estructura de la red geográfica y tecnológica definida

por la organización, donde se identifican los riesgos operacionales presentes en los

procedimientos de la Distribución Física Internacional de la empresa TOBACCO

EXPORT.
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1. DESASTRES NATURALES Y SU AFECTACIÓN

Los desastres naturales son eventos catastróficos causados por la naturaleza o por los

procesos naturales de la tierra. la gravedad de un desastre se mide en pérdidas de vidas,

económicas, y la capacidad de la población para la reconstrucción, cuando los eventos

que se producen en zonas despobladas no se consideran desastres.

Los tipos de desastres naturales se clasifican en cuatro tipos:

Hidrológicos: son aquellos que se originan del agua, del mar, como por ejemplo

tsunami, inundaciones u oleajes tempestuosos.

Meteorológicos: puede darse en muchas variaciones y todas ellas están

relacionadas con el clima. Estos pueden predecirse con cierta anticipación gracias

a las modernas tecnologías que definen el comportamiento del clima y analizan

la posibilidad de que lleguen a afectar un lugar determinado.

Geofísicos: se forman o surgen de las entrañas mismas del planeta Tierra o de la

superficie terrestre, podemos encontrar las avalanchas, derrumbes, tormentas

solares, terremotos, erupciones volcánicas, incendios y hundimientos de tierra,

entre algunos otros.

Biológicos: son provocados por alguna circunstancia especial dentro del reino

animal y de algún modo afectan al ambiente y a la humanidad, pueden ser pestes,

epidemias e infecciones como la fiebre porcina o la gripe aviar.

Estos afectarían aún más a las MYPYMES e incluso a las medianas empresas, que

suelen depender con mayor frecuencia casi completamente de un establecimiento

pequeño, pero un desastre natural afecta tanto a grandes como a pequeñas de igual
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manera, aunque su impacto sea diferente, algunos podrán sobre llevarlo, por el contrario,

otros deberán asimilar costos más grandes, estos desastres en empresas exportadoras o

importadoras afecta en la logística, aprovisionamiento y producción, donde sus

mercancías no estarán a tiempo para exportación, donde sus productos sufrirán retrasos

en producción por falta de materias primas lo que a cuellos de botella se traducirían en

aumentos de costos. Estos mismo afectan a la economía de un país ya que las empresas

permiten el flujo constante de activos dentro de a misma y permite las fluctuaciones del

PIB.

Se puede pasar fácilmente de una mala gestión del riesgo operacional de las empresas

(que incluye la impreparación para los desastres de origen natural), si esta es generalizada,

a un verdadero desastre sistémico. No tiene que ser necesariamente así, los desastres son

evitables, y acá los esfuerzos colectivos privados y con una óptica de asociación

público/privada deberían poder jugar un rol esencial para inducir a mejores prácticas

individuales generalizadas.
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2. PROCESOS EMPRESARIALES

Proceso de compras: en el cual se solicitará periódicamente pedidos dentro de la

empresa tanto en materia primas como en maquinaria o repuestos.

Proceso de picking y packing: en donde se realiza el debido empaque y embalaje

de las mercaderías para su comercialización.

Proceso de producción: en el que se someterán a transformación las materias

primas.

Proceso de despacho: transporte de mercancías hasta su destino.

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3. RIESGOS OPERACIONALES DE LOS PROCESOS

Proceso de compras:

 Riesgo de fraude
 Riesgo de maquillaje contable
 Riesgo de cambios en tasas del dólar
 Riesgo de aumentos en costos de exportación o importación de
maquinaria o materias primas
 Riesgo de retrasos de mercancías por cambios climáticos

Proceso de picking y packing

 Riesgos de salud en los empleados

 Riesgo de contaminación de materiales
 Riesgo de averías o daños en maquinaria o activos físicos de la
organización.
 Riesgos de plagas
 Riesgos en la infraestructura física

Proceso de producción

 Riesgo de mala manipulación de materias primas

 Riesgo de altas temperaturas en hornos
 Riesgo de demoras en materias primas para producción
 Riesgo de robo de productos.
 Riesgo de incumplimiento en tiempos o diseños de producción

Proceso de despacho

 Riesgo de malas vías dentro del país

 Riesgo de manifestaciones o bloqueos en las vías
 Riesgo de derrumbes o terremotos
 Riesgo de robo de mercancía o manipulación de la misma en el trayecto
 Riesgo de cambios climáticos
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4. ACTIVIDADES

Las actividades que se realizan dentro de los procesos operacionales de las empresas

son:

Proceso de compras:

 Planificación y gestión del departamento de compras en función de un

presupuesto dado.
 Estar pendiente de las novedades del mercado, cotizaciones, noticias del sector,
etc.
 proveedores más eficientes en cuestión de precio, eficiencia y flexibilidad de
condiciones.
 Solicitar presupuestos a los distintos proveedores para poder hacer comparativa
de opciones.
 Definir los procedimientos y procesos para la compra de suministros. Esto es:
quién compra qué, cada cuánto se realizarán las compras, qué documentación a
presentar será necesaria.
 Saber qué necesidades de stock existen, que no falte material, pero tampoco
excederse.
 Supervisar la calidad de los productos adquiridos, así como si han llegado en
perfectas condiciones. En caso de que no fuera así, se desprende otra tarea que
sería la de reclamar al proveedor.
 Gestión de toda la documentación relativa a la compra de los materiales.
 hacer seguimientos de órdenes de pedido, las entregas, los problemas que pueden
surgir.
 Intentar ahorrar costes a la empresa.

Proceso de picking y packing

 Preparativos:

 Recogida de datos y lanzamiento de órdenes clasificadas (resumen de albaranes,

segmentación por zonas de los albaranes.
 Preparación de los elementos de manutención como: carretillas, carros, pallets, rolls.
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 Recorridos

 Desde la zona de operaciones hasta el punto de ubicación del producto.

 Desde el punto de ubicación al siguiente y así sucesivamente.
 Vuelta a la base desde la última posición.

 Extracción

 Posicionamiento en altura, extracción, recuento, devolución sobrante.

 Ubicación sobre el elemento de transporte interno como carro o pallets

 Verificación del acondicionado

 Control, embalaje, acondicionado en cajas, precintado, pesaje y etiquetado.

 Traslado a zona de expedición y clasificación por transportistas, destino…
 Elaboración del packing list del transportista (relación de albaranes entregados, no
debemos confundir con el picking list).

Proceso de producción

 Analizar los productos o servicios

 Medir los tiempos de ejecución
 Seguridad e Higiene
 Formas de ejecutar los trabajos
 Control de calidad
 Control de inventario
 analizar y mejorar las herramientas de producción
 analizar y mejorar las aplicaciones técnicas exteriores
 Estudiar nuevas inversiones que mejoren la tecnología y aprovechen mejor el
espacio.

Proceso de despacho

 Conocer y confirmar los pedidos que serán preparados y enviados en el día.

 Ordenar el listado de pedidos que preparar.
 Asignar los pedidos a los transportistas e indicar las franjas horarias en las que
tendrán que recoger la mercancía.
 Programar la ocupación de los muelles de carga.
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 Prever el espacio necesario en la zona de almacenaje temporal junto a despachos.

 consolidación de mercancías
 Comprobación de la documentación y acondicionamiento
 Se verifica que el remolque en espera es el correcto.
 Se coloca la mercancía en el camión equilibrando las cargas. Además, el remolque
debe estar anclado de forma segura a los muelles de carga. Para esta labor se
suelen utilizar equipos de manutención como patines hidráulicos o montacargas
elevadores y debe realizarse con sumo cuidado.
 Se le entrega al transportista la documentación para su firma
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5. CAUSAS Y CONSECUENCIAS DE LOS RIESGOS OPERACIONALES

En el proceso de compra las causas son la falta de organización junto con el área

de producción para saber realmente lo que se debe comprar, esto genera

consecuencias negativas como por ejemplo un aumento innecesario en los gastos

lo que conlleva a un aumento en los balances generales de la empresa.

En el proceso de picking y packing la causa es falta de cargue correcto del stock

a la plataforma SAP, esto genera consecuencias desfavorables como descuadres

en inventario, fluctuación de mercancías, falta de orden en el área de

almacenamiento y sobre todo descoordinación para toma de inventario entre lo

que se encuentra en físico y en producción.

En el proceso de producción la causa es la falta de maquinaria tecnificada en los

procesos, las consecuencias que arroja son productos defectuosos para su

comercialización.

En el proceso de despacho la causa es falta de tiempos en los alistamientos de

despacho, las consecuencias son que las ordenes de los pedidos se retrasen

generando al mismo tiempo acumulación de inventario en el almacén por falta de

espacio.
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6. GRADO DE PREPARACION DE LAS EMPRESAS

Para definir el porcentaje de empresas las cuales en Colombia tienen un grado de

preparación ante desastres naturales, aún sigue siendo un panorama desalentador debido

a que muchas de ellas siguen sin creer en que situaciones como estas puedan llegar a

suceder, pero aquellas empresas que tienen un plan de contingencia ante desastres

naturales siempre han sido y han primado, las cuales son las grandes empresas, las cuales

abarcan un abanico que posibilidades antes los grandes golpes en términos de gastos que

estas con llevan.

Después del desastre, se deberá reanudar las operaciones lo más rápido posible:

 Mantener disponible una lista de nombres y números de teléfono de contratistas o

empresas de reparación que puedan realizar reparaciones temporales de

emergencia o tapar ventanas de dañarse algunos de tus edificios.

 Mantener una lista clave de proveedores, acreedores, clientes y empleados con los

que debas comunicarte en relación con el estado de tus operaciones.

 Crea un plan financiero para cubrir la continuidad de los gastos de nómina y las

obligaciones de deudas.

Todo empieza con la responsabilidad del gerente, en lo referente a la seguridad de una

empresa, todo comienza con el conocimiento de los riesgos a los que está asociado su

negocio. Una organización no debe basar su gestión de riesgos únicamente en esquemas

tradicionales (vigilancia humana y electrónica), esto de por si es un error si tenemos en

cuenta que el tema de la seguridad compromete al crecimiento, estabilidad y permanencia

de una empresa en el mercado.

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Es posible acceder a herramientas de análisis y gestión de riesgos más ajustadas y

mejor dirigidas para mitigar las pérdidas. Los desastres naturales, el terrorismo, las

condiciones meteorológicas extremas, la intoxicación tecnológica, y de otros tipos,

pueden amenazar la supervivencia de cualquier empresa... de forma completamente

imprevista o con un tiempo de advertencia muy breve, ahora se puede adoptar varias

medidas para proteger la empresa, y aumentar considerablemente las posibilidades de

supervivencia de la misma en caso de un desastre significativo.

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7. PLAN DE CONTINGENCIA

ANALISIS DE RIESGOS ESTRATEGIAS DE RECUPERACIÓN

 Cambios climáticos  Tener proveedores departamentales.
 Aumentos de gastos  Mantener reservas de materias primas
operacionales  Tener un fondo para imprevisto
 Falta de  Realizar charlas de capacitación ante
aprovisionamiento. desastres
 Establecer metodología kanban.

DESARROLLO DE LAS ESTRATEGIAS

 Se realiza en los diferentes niveles
departamentales de la organización
 Se realizan los ajustes desde el área
gerencial
 Aplicación en áreas operacionales
 Incorporación de proveedores dentro
del plan

DESARROLLO DE LOS PROCEDIMIENTOS

 Implementación por áreas de las
empresas
 Análisis de riesgos
 Segmentación departamental
 Análisis de aplicación interna y
externa

PRUEBAS Y ENTRENAMIENTO
 Pruebas de conocimientos
 Capacitaciones trimestales
 Coayuda mutua entre
empresa y proveedores

PLAN DE MANTENIMIENTO
 Análisis desde las áreas
gerenciales para apoyo y
mantenimiento de los planes y
entrenamientos dentro de las
áreas de la empresa.
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8. ESTRATEGIAS EN COLOMBIA ANTE DESASTRES NATURALES

En Colombia la estrategia de política de gestión financiera pública ante el riesgo de

desastres por fenómenos de la naturaleza, ha sido la más sonada. El MHCP se ha

comprometido con el desarrollo de estrategias para reducir sus pasivos contingentes

relacionados con el riesgo de desastres por fenómenos de la naturaleza y con la gestión

del riesgo fiscal resultante por estos eventos, presenta los objetivos de política prioritarios

que se han establecido para evaluar, reducir y gestionar el riesgo fiscal debido a la

ocurrencia de eventos de desastre que puedan ocurrir. Así mismo, describe los esfuerzos

que el MHCP llevará a cabo para realizar progresos en el logro de sus objetivos de política

en el largo plazo. Los objetivos de política representan el marco de política ex ante del

MHCP respecto de la gestión financiera del riesgo ante desastres. El MHCP ha

identificado tres objetivos de política prioritarios con el fin de fortalecer la gestión de sus

obligaciones contingentes y por ende apoyar el objetivo de lograr estabilidad

macroeconómica y equilibrio fiscal. Los objetivos de política incluyen:

 Identificación y entendimiento del riesgo fiscal debido a la ocurrencia de

desastres.

 Gestión financiera del riesgo de desastres, la cual incluye la implementación de

innovadores instrumentos financieros.

 Aseguramiento del riesgo catastrófico de los activos públicos. Varias entidades

del gobierno, con el apoyo de varias organizaciones internacionales, están

colaborando en la implementación de los objetivos de política. Actualmente, el

MHCP está trabajando con la Agencia Nacional de Contratación Pública

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Colombia Compra Eficiente (CCE), la Agencia Nacional de Infraestructura

(ANI), el Servicio Geológico Colombiano (SGC), y la Unidad Nacional de

Gestión del Riesgo (UNGRD), entre otros, para implementar los objetivos de

política. El MHCP tiene una fuerte asociación en curso para fortalecer la gestión

de los riesgos financieros debidos a los desastres con el Programa de

Financiamiento del Riesgo de Desastres y Aseguramiento del Banco Mundial

(DRFIP), apoyado desde el punto de vista de técnico y financiero por la Secretaría

de Estado para Asuntos Económicos (SECO) y por la Programa Global para la

Reducción del Riesgo de Desastres y la Recuperación (GFDRR). Los objetivos

de política fueron desarrollados con el apoyo activo y asesoría de un equipo de

expertos multidisciplinarios, quienes han ayudado a propiciar grandes avances en

su diseño e implementación.
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CONCLUSION

Como conclusión se llegó a definir que los desastres naturales son parte de los

inconvenientes que se presentan dentro de las empresas pero que muchas veces son

situaciones que están fuera de nuestro control, pero como empresas debemos tener

sistemas, procesos y protocolos de contingencia que permitan amortiguar este tipo de

desastres que afectan de manera directa las operaciones dentro y fuera de la empresa.

El presente trabajo como grupo nos permitió tener una mirada más clara y realista de

cómo estos desastres generan gastos interna y externamente afectando a cada una de las

ramas jerárquicas de la organización.

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BIBLIOGRAFÍA

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https://sena.territorio.la/content/index.php/institucion/Titulada/institution/SENA/Finanz

as/121518/Contenido/DocArtic/Procedimiento_para_identificacion_de_peligros_valora

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RSS. (s.f). Desastres naturales: que son, definición, tipo, características y prevención.

Recuperado de https://www.responsabilidadsocial.net/desastres-naturales-que-son-

definicion-tipos-caracteristicas-y-prevencion/