Actividad de aprendizaje 1

Simular negociaciones nacionales e internacionales teniendo en cuenta los

riesgos operacionales que se puedan presentar

“Identificar los riesgos operacionales presentes en los procedimientos de la

Distribución Física Internacional”

Aprendiz: Diego Armando Parra Guillen

Fase Ejecución

Ficha: 2281636

Servicio Nacional de Aprendizaje SENA

Tecnologia en Distribución Física Internacional DFI

Chimichagua – Cesar

6 de Junio de 2022
 Identificar los riesgos operacionales presentes en los procedimientos de la
Distribución Física Internacional

Para que una empresa pueda alcanzar altos niveles de productividad, debe
establecer medidas que permitan reducir los niveles de riesgos al máximo; se
debe tener en cuenta que las pérdidas financieras están estrechamente ligadas
con los riesgos operacionales, por lo tanto, es conveniente identificarlos,
determinar las causas, evaluar el posible impacto en la empresa y diseñar un
plan para mitigar los efectos cuando se presenten; no se deben improvisar
procedimientos para contrarrestarlos, ni tampoco se deben subestimar las
consecuencias.

Es importante resaltar que, aunque los riesgos operacionales externos como los
factores climáticos adversos y en algunas ocasiones los desastres naturales, se
pueden prevenir por medio del uso de herramientas tecnológicas, también
pueden ser completamente impredecibles, lo cual podría causar serios
contratiempos económicos y sociales.

Situación

La empresa ABC fabrica productos de consumo masivo y los comercializa en el

mercado internacional. Esta empresa ha tenido serias dificultades para enviar la
mercancía a sus clientes, debido a los desastres que ocasionó el paso de un
huracán por la zona geográfica donde están ubicadas sus instalaciones, dejando
un sector de la planta de producción afectada. También hay que anotar que sus
proveedores han tenido inconvenientes, ya que no han podido recibir las
materias primas debido a que los puertos de embarque y aeropuertos están
cerrados. La situación al interior de la compañía es un poco tensa, porque no
saben cómo actuar.

Desastres naturales y su afectación a empresas exportadoras

Antes de iniciar definamos la palabra desastre “Un desastre es un hecho natural

o provocado por el ser humano que afecta negativamente a la vida, al sustento
o a la industria y desemboca con frecuencia en cambios permanentes en
las sociedades humanas y a los animales que habitan en ese lugar; en
los ecosistemas y en el medio ambiente. Una catástrofe es un suceso que tiene
consecuencias desastrosas. Los desastres ponen de manifiesto la vulnerabilidad
del equilibrio necesario para sobrevivir y prosperar”; estos pueden ser:
terremotos, erupciones volcánicas, riesgos biológicos, inundaciones, tsunamis,
 deslizamientos de tierra, desbordamiento de ríos, entre otros, todos estos y
algunos no mencionados afectan significativamente la operación de las
empresas exportadoras, en cierta medida según sea la actividad comercial,
canales de distribución, ubicación entre otras características definen que tanta
afectación pueden llegar a ocasionarle dichos desastres, pueden afectar
directamente su operación o cierta parte de su actividad, es aquí donde toma
fuerza la implementación de planes de contingencia que puede que no sean una
solución total al problema pero que en ciertos casos puede significar un soporte
que amortiguara en cierta medida las afectaciones.

Cuatro procesos empresariales que se ven afectadas dentro de la situación

planteada para la empresa ABC

Abastecimiento Producción Distribución Ventas

Riesgos Operaciones por Proceso

Proceso Riesgos Operacionales

1. Represión de mercancía
Abastecimiento 2. Desabastecimiento de materia prima
3. Interrupción del negocio
4. Atraso de la producción
5. Calidad de la materia prima
1. Fallas en los sistemas
Producción 2. Daños tecnológicos
3. Falta de personal
 4. Daños de infraestructura
5. Interrupción de la producción (parcial o
total)
1. Represamiento de mercancía
Distribución 2. Daño de equipos de transporte
3. Falta de personal
4. Aumento del tiempo de entrega
5. Perdida de mercancía
1. Disminución del flujo
Ventas 2. Pérdida de clientes
3. Incumplimientos
4. Interrupción del negocio
5. Perdida de información
Elaboración Propia

Actividades realizadas dentro de cada proceso

Proceso Actividades
Dentro de este proceso los proveedores,
Abastecimiento entregan las materias primas y demás
productos necesarios para la producción,
previa solicitud, por otra parte se almacenan
dentro de bodegas para su disposición dentro
del proceso de producción, dándole la debida
rotación y uso a tiempo evitando así
 acumulación de mercancía y
almacenamientos prolongados que se puede
traducir en deterioro de las mismas.
En este proceso los empleados dentro de
Producción cada una de las líneas de producción y las
maquinas usadas según sea el caso los
operarios transforman las materias primas en
el producto o productos terminados para la
distribución.
Aquí se realizan los despachos de producto a
Distribución los puntos de venta finales o al cliente final
de ser el caso, dentro de este se calculan
stock y total de pedidos de coordina con el
área de transporte para su colocada a sitio,
además de hacer las solicitudes al área de
almacén.
En este proceso el área de venta coordina con
Ventas el cliente, acuerdos de ventas además de
establecer y/o buscar nuevos clientes, para
realizar las operaciones comerciales.
Elaboración propia

Causas que pueden originar los riesgos operacionales dentro de cada proceso

Teniendo en cuenta la situación planteada la cual por su ubicación geográfica

sufrió los daños debido a la fuerza de un Huracán, establecemos que las posibles
causas que pueden causar riesgos operacionales a los procesos anteriormente
mencionados serian:

 Abastecimiento: afectación del proveedor, daños en las vías y puntos de

entrada (puertos, aeropuerto), perdidas de cosecha (si es de carácter
agrícola), incomunicación (caída de torres de comunicación o daños en
estas).
 Producción: daños a la infraestructura, falta de personal por la
imposibilidad de llegar a la ubicación, deterioro de equipos, caída del
fluido eléctrico, fallas de la tecnología.
 Distribución: daños en las vías de comunicación, fallas tecnológicas,
deterioro de los equipos de transporte, daños o destrucción de los lugares
de almacenamiento y de disposición.
 Ventas: daños tecnológicos, incomunicación, afectaciones de los clientes.

Consecuencias de los riesgos operacionales

Podríamos hablar de cada uno de los procesos pero en resumidas cuentas

todos estos hacen parte de una misma actividad por ende todas las
consecuencias repercuten en cierta medida cada proceso.

Consecuencias económicas, afectaciones de salud de los empleados,

perdidas de clientes, perdidas de activos y patrimonio, disminución de flujos
de venta y de producción, desaliento en los empleados (baja de moral), entre
otros.
 Grado de preparación de las empresas para afrontar estos casos

Aunque la posibilidad de este tipo de desastres siempre está presente

muchas de las empresas no tienen como prioridad implementar medidas que
ayuden a mitigar su impacto; siendo concisos de que todo esto es relativo y
no debemos generalizar dado que hay muchas empresas que si cuentan o
invierten en dichas implementaciones, otras se limitan estrictamente a usar
o implementar dentro de sus instalaciones medidas que se pueden
considerar estándar mínimos para esto (principalmente en pequeñas y
mediana Pymes); así que si queremos saber el grado de preparación de las
empresas nos veríamos que esto está ligado a las condiciones de la
capacidad, interés y nivel de aceptación de los riesgos latentes.
 Plan de contingencia y programa de recuperación de la empresa ABC

Plan: tener un buen plan es vital para la empresa ABC, este plan debe
contener todas las posibles causas (desastres) y las consecuencias que estas
podrían llegar a ocasionar, como nos fue planteado en la situación anterior
es el caso específico del paso de un HURACAN entonces, para empezar a
elaborar el plan es necesario tener en cuenta algunas características
importantes en su desarrollo como lo son:

 La designación de un miembro de la organización.

 Proveer recursos vitales para el desarrollo
 Estar siempre alienados con la legislación y normatividad vigente
 Hacer partícipes y comunicar a las partes interesadas
 Tomar en cuenta las necesidades de capacitación del personal.
 Documentar resultados de la valoración
 Realizar evaluaciones, higiénicas, biológicas entre otras.
 Tener en cuenta todos los posibles cambios en cuando a la producción,
administración y demás de ser el caso.
 Prestar atención y registrar antecedentes, y niveles de posibilidad de
ocurrencia (prioridad, intensidad, daños causados, medias fallidas,
medidas exitosas etc...).

Plan de contingencia:

1. Se organiza o crea el plan de comunicación interna para la empresa ABC,

para poder intercambiar información precisa, rápida y verídica sobre la
contingencia actuada en beneficio de mejora.
2. Compra de seguros y pólizas necesarias.
3. Definición de áreas seguras para los empleados en caso de eventualidad.
4. Se despliega el personal capacitado para hacer frente a las afectaciones
presentadas.
5. Se giran recursos destinado para este fin, en la búsqueda de solventar la
necesidad.
6. Se evalúa el nivel de pertinencia de la contingencia.
7. Se coordina con autoridades oficiales externas a la empresa en la
búsqueda de soluciones que beneficien a ambos.

Estrategias del Gobierno Colombiano

En cuanto a estrategias implementadas por el gobierno colombiano vemos

que Colombia creo una unidad especial encargada para la gestión de estos
denominada “Unidad Nacional para la Gestión de Riesgos de Desastres -
UNGRD”, Colombia ha vivido varios desastres que han afectado
significativamente a gran parte de la sociedad o el país entero entre algunos
mencionamos lo sucedido en: Armero, Mocoa, San Andrés y providencia
entre muchos otros.

Dicha unidad cuenta con algunos objetivos específicos que son

implementados dentro de todo el territorio nacional:
 Dirigir la implementación de la gestión del riesgo de desastres atendiendo
las políticas de desarrollo sostenible.

 Coordinar el funcionamiento, desarrollo continuo y fortalecimiento del

Sistema Nacional para la Gestión del Riesgo de Desastres SNGRD.

 Promover la identificación, análisis, evaluación y monitoreo de las

condiciones de riesgo del país.

 Fomentar la investigación, educación, comunicación y gestión del

conocimiento, para una mayor conciencia del riesgo en Colombia.

 Adelantar medidas para modificar o disminuir las condiciones de riesgo

existentes y futuras en Colombia, a fin de reducir la amenaza, la
exposición y la vulnerabilidad de las personas, los medios de subsistencia,
los bienes, la infraestructura y los recursos ambientales expuestos a daños
y pérdidas en caso de producirse eventos físicos peligrosos.

 Reducción del riesgo financiero del país.

 Impulsar acciones para mejorar la eficiencia en la preparación para la

respuesta y la recuperación post desastre.

 Apoyar la atención de emergencias a nivel nacional oportuna y

eficientemente e implementar medidas para su rehabilitación y
reconstrucción efectiva.

 Mejorar la capacidad estratégica, técnica, tecnológica y operativa de la

Unidad para ejercer e manera eficiente y efectiva la coordinación del
Sistema Nacional para la Gestión del Riesgo de Desastres SNGRD.

Esta también tiene definidas algunas funciones vitales o que podemos decir
son la columna de dicha unidad, estas podemos que de estas se desprenden
las estrategias implementadas y por implementar por el gobierno ya que
muchas se basan en el estudio de casos pasados y los resultados o
consecuencias de estos.

 Dirigir y coordinar el Sistema Nacional para la Prevención y Atención de

Desastres,- SNPAD, hacer seguimiento a su funcionamiento y efectuar
para su mejora en los niveles nacional y territorial.

 Coordinar, impulsar y fortalecer capacidades para el conocimiento del

riesgo, reducción del mismo y manejo de desastres y su articulación con
los procesos de desarrollo en los ámbitos nacional, territorial del Sistema
Nacional para la Prevención y Atención de Desastres-SNPAD.

 Proponer y articular las políticas, estrategias, planes, programas,

proyectos y procedimientos nacionales de gestión del riesgo de desastres,
en el marco del Sistema Nacional para la Prevención y Atención de
Desastres-SNPAD y actualizar el marco normativo y los instrumentos de
gestión del SNPAD.

 Promover la articulación con otros sistemas administrativos, tales como

el Sistema Nacional de Planeación, el Sistema Nacional Ambiental, el
Sistema Nacional de Ciencia, Tecnología e Innovación y el Sistema
Nacional de Bomberos, entre otros en los temas de su competencia.
  Formular y coordinar la ejecución de un plan nacional para la gestión del
riesgo de desastres, realizar el seguimiento y evaluación del mismo.

 Orientar y apoyar a las entidades nacionales y territoriales en su

fortalecimiento institucional para la gestión del Riesgo de desastres y
asesorarlos para la inclusión de la política de gestión del riesgo de
desastres en los planes territoriales.

 Promover y realizar los análisis, estudios e investigaciones en materia de

su competencia.

 Prestar el apoyo técnico, informativo y educativo que requieran los

miembros del Sistema Nacional para la Prevención y Atención de
Desastres -SNPAD-.

 Gestionar con la Unidad Presidencial de Cooperación Internacional de

Colombia, la consecución de recursos para fortalecer la implementación
de las políticas de gestión del riesgo de desastres en el país.

 Administrar y tener en funcionamiento el Sistema Integrado de

Información de que trata el artículo 7º del Decreto Ley 919 de 1989 o el
de que haga sus veces, que posibilite avanzar en la gestión del riesgo de
desastres.

 Las demás funciones asignadas que correspondan a la naturaleza de la

dependencia.

“El Plan Nacional de Gestión del Riesgo de Desastres de Colombia, “Una

estrategia de desarrollo” es el instrumento del Sistema Nacional de Gestión del
Riesgo de Desastres creado por la Ley 1523, que define los objetivos, programas,
acciones, responsables y presupuestos, mediante las cuales se ejecutan los
procesos de conocimiento del riesgo, reducción del riesgo y manejo de desastres
en el marco de la planificación del desarrollo nacional”.

El PNGRD fue adoptado mediante Decreto Presidencial 308 de 2016, luego de

un proceso de formulación realizado en el marco del Decreto 1081 de 2015
(Capítulo 2 Procedimiento para la Expedición y actualización del Plan Nacional
de Gestión del Riesgo).

El Plan Nacional de Gestión del Riesgo de Desastres de Colombia se encuentra

desde su objetivo general y sus cinco objetivos específicos, alineado con las
cuatro prioridades suscritas en el Marco de Sendai 2015-2030 (1.Comprender
el riesgo de desastres, 2. Fortalecer la gobernanza del riesgo de desastres para
gestionar dicho riesgo, 3.Invertir en la reducción del riesgo de desastres para la
resiliencia y 4. Aumentar la preparación para casos de desastre a fin de dar una
respuesta eficaz, y “reconstruir mejor” en los ámbitos de la recuperación, la
rehabilitación y la reconstrucción) y con el objetivo esperado en los próximos
15 años: La reducción sustancial del riesgo de desastres y de las pérdidas
ocasionadas por los desastres, tanto en vidas, medios de subsistencia y salud
como en bienes físicos, sociales, culturales y ambientales de las personas, las
empresas, las comunidades y los países.
 Enlaces

https://es.wikipedia.org/wiki/Desastre

https://www.elempleo.com/co/noticias/mundo-empresarial/pymes-no-estan-
preparadas-ante-desastres-naturales-4011

https://portal.gestiondelriesgo.gov.co/Paginas/Objetivos.aspx