A qué nivel de detalle se deberían asentar

las cifras en los libros oficiales?

22 de August de 2005 | Tiempo promedio de lectura 2'40 minutos

En Colombia, la mayoría de los entes económicos están obligados a efectuar el registro

de sus operaciones utilizando para ello el catálogo de cuentas definido en el decreto
2650 de 1993, plan que se conoce con el nombre genérico de “Plan Único de Cuentas
para Comerciantes”.

Para el entendimiento de la estructura con que se utiliza dicho Plan Único, el art.14 del
decreto 2650 menciona que la codificación del catálogo de cuentas está estructurada
sobre la base de los siguientes niveles:

 el primer dígito identifica “la clase”

 los dos primeros dígitos identifican “el grupo”
 los cuatro primeros dígitos identifican “la cuenta” y
 los seis dígitos (o más, si el ente los utiliza) corresponden a “las subcuentas”

Como consecuencia de lo anterior, a la hora de imprimir los libros oficiales o de

resumen (ej: el libro diario o el libro mayor), algunos contadores deciden hacer los
registros mensuales de las operaciones programando sus software para que el
detalle de los mismos sea como máximo el de las cuentas de dos dígitos. Otros lo
hacen con las cuentas a cuatro dígitos, y otros lo hacen inclusive con las cuentas a 6
dígitos.

¿Qué dicen las normas?

Al respecto, no hay norma que específicamente señale con qué grado de detalle de las
cuentas (si a dos, cuatro o seis dígitos) se deberían asentar las operaciones en los libros
oficiales. Sin embargo, si se lee lo dispuesto en el numeral 2 del art.125 del decreto
2649 de 1.993, norma que establece la forma de llevar los libros oficiales, podríamos
encontrar una guía para este asunto.

En efecto, la norma antes invocada establece que los libros deben servir para

“establecer mensualmente el resumen de todas la operaciones por cada

cuenta , sus movimientos debito y crédito, combinando el movimiento de
los diferentes establecimientos” (el resaltado es nuestro)

Conforme a lo anterior, y recordando que en la codificación del catálogo de cuentas los

primeros cuatro dígitos identifican “la cuenta”, sería valido afirmar que la postura mas
razonable en cuanto a definir el grado de detalle con que se deben imprimir los libros
oficiales es que los mismos se deberían imprimir como mínimo a nivel de las
cuentas de cuatro dígitos.

Esta posición favorecería además otros procesos de verificación de información, ya que

por ejemplo, si se requiere examinar la cuenta del “IVA por pagar” y cruzar sus saldos
con los valores que se han llevado a las declaraciones bimestrales, el dato a examinar es
la información registrada para “la cuenta 2408”. Si en el libro oficial se registran las
operaciones solo a nivel de las cuentas de dos dígitos, en ese caso solo nos podríamos
encontrar con los registros de la cuenta “24”, y la misma abarca muchos otros diferentes
impuestos distintos al del IVA con lo cual se dificulta el trabajo de verificación

Un último Consejo
Indistintamente del grado de detalle con que se decidan llevar los libros oficiales, es
importante recordar que debería haber el mismo nivel de detalle tanto en el libro
diario como en el libro mayor, pues en algunos casos se ha podido comprobar como
en el libro diario se totalizan las operaciones para las cuentas a nivel de cuatro dígitos,
pero luego en el libro mayor lo hacen a nivel de las cuentas de dos dígitos y ello
dificulta el proceso del cruce de información entre un libro y otro, pues el primero (el
libro diario) es el que alimenta al libro mayor.

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25 Respuestas a “A qué nivel de detalle se deberían asentar las cifras en

los libros oficiales?”

1. Mauricio Arevalo Dice:

22 de August de 2005 a las 2:04 pm

Decreto 2650/93 Art.13:

“El registro o comprobante contable será obligatorio a nivel de cuenta (los

cuatro primeros dígitos)”.

¿Al estar obligado las transacciones a este nivel se podria asumir que también se
aplique para los libros Oficiales?

2. CARLOS AGAMEZ Dice:

22 de August de 2005 a las 8:17 pm

D.R.2650/93 Art.13-Modificado D.R.2894/94 Art6: “A partir del 1° de enero de

1995…el registro o comprobante contable será obligatorio a nivel de subcuenta
(los seis primeros digitos)

Es criterio de cada contador registrar en los libros a 4 o 6 digitos de acuerdo a

sus necesidades.

3. ORPOPI Dice:
23 de August de 2005 a las 6:50 am

PARA TENER UNA MAYOR CLARIDAD DE LOS MOVIMIENTOS

CONTABLES ES ACONSEJABLE MANEJAR DETALLES A SUBCUENTA
4. Augusto Paredes Navas Dice:
24 de August de 2005 a las 8:36 am

El registro de la contabilidad en los libros oficiales considero que debe hacerse a

nivel cuenta (Cuatro dígitos)y los niveles siguientes deben utilizarse para los
libros auxiliares de acuerdo a las necesidades del usuario.

5. angelica marrugo Dice:

24 de August de 2005 a las 9:32 am

estoy de cauerdo con lo de realizar un registro contable indicado de cuatro a seis

digitos ya que asi facilita la informacion a la hora de realizar cualquier otro
movimiento de alguna cuenta como por ejemplo el cruce de cuentas.

atentamente
angelica marrugo
gracias

6. DIEGO GONZALEZ CASTILLO Dice:

24 de August de 2005 a las 10:29 am

ESTOY DE ACUERDO EN QUE EL LIBRO MAYOR Y BALANCES SE

REGISTRE A NIVEL DE CUENTA, EL DIARIO A NIVEL DE SUBCUENTA
Y LOS AUXILIARES AL MAXIMO NIVEL, ESTO ME PERMITE TODO
TIPO DE VERIFICACIONES.

7. Juan Carlos Salas Dice:

24 de August de 2005 a las 11:20 am

Cuando se crea una empresa y 3 meses despues empiezo a hacer operaciones de

compra y a los 6 meses operaciones de venta, que tiempo tengo para registrar
libros oficiales?, y a partir de cuando debo empezar a presentar la declaración
del IVA?. Mil Gracias.

8. Daniel Olaya Dice:

24 de August de 2005 a las 11:53 am

La impresion de los libros se debe hacer a nivel de cuenta (mayor) y los soportes
contable y auxiliares deben respaldar a estos libros

9. Rubiel Gonzalez Dice:

24 de August de 2005 a las 3:38 pm

me parece que esto se debe hacer dependiendo, de la informacion que se necesite

y quien la necesite.
aunque para mi seria mejor a 4 digitos ya que en empresas muy grandes se haria
muy engorroso buscar subcuenta por subcuenta.

10. DAVID PERDOMO Dice:

24 de August de 2005 a las 3:40 pm
 La impresion de los libros segun nuestra normatividad Colombiana no esta
claramente dicha, pero es necesario imprimirlos a nivel de cuenta y para eso
existen los demas libros auxilires que permiten hacer cualquier consulta.

Es mas si nos remitimos a las normas estas no establecen con calridad cuales son
los libros oficiales.

11. MARIA MONICA Dice:

24 de August de 2005 a las 6:39 pm

Considero que para facilitar consultas e investigaciones de cualquier tipo los

libros oficiales se deben imprimir a nivel de subcuenta (06 digitos).

12. Leonardo Sandino C. Dice:

25 de August de 2005 a las 6:20 am

Debemos tener como primer aspecto para la decisión de imprimir los libros
oficiales las normas legales (Nivel de cuentas), luego podemos analizar nustras
necesidades de información para acudir a otros niveles inferiores 6 o más
digitos, a su vez también debemos observar que existen programas contables que
exageran el consumo de papel al momento de la impresión que no justifican el
costo de impresiones no requeridas legalmente.

13. Carmen Redondo Dice:

25 de August de 2005 a las 11:25 am

De acuerdo a las necesidades de la información requerida por el Contador y

demás usuarios, el regiastro de los libros contables se podría llevar al nivel de
cuenta o subcuenta; pero para realizar una mejor interpretaciòn de los saldos de
las cuentas, sería recomendable tener los datosa nivel de subcuenta, ya que çme
permite mayor verificación.

14. sonia Dice:

25 de August de 2005 a las 9:40 pm

Concretamente se ha dicho que el libro mayor debe ser a nivel de cuenta, no lo

dice del libro diario, pero en mi opinion, los dos deben ser a nivel de cuenta,
para guardar consistencia, adicionalmente tiene uno sus auxiliares a nivel de 6 y
según necesidades.

La pregunta que hace un compañero respecto de cuando debe resgistar su libros

oficiales?, Cuando se crea la empresa se registran los libros oficiales, posterior a
esto, si la empresa es responsable de impoventas, empieza a declarar en el
momento en que realiza sus operaciones con iva, teniendo en cuanta los
bimestres y sus respectivas fechas de presentación, según el último numero del
nit.,

15. JOSE JESUS GIRALDO Dice:

25 de August de 2005 a las 10:50 pm
 el decreto 2649 en su articulo 125 numeral 2 es una guia perfecta para saber a
que nivel llevar los libros mayores, osea a nivel de 4 digitos, dejando el nivel de
seis digitos para el registro en libros auxiliares

16. Henry Velasco Sua Dice:

26 de August de 2005 a las 7:00 am

Para mi colega que pregunta desde cuando debe presentar declaraciones de Iva?

La responsabilidad de presentar declaraciones de iva es a partir del bimestre

siguiente a la fecha en la que se inscribiò como responsable en el règimen
comùn.

Ademàs es obligatorio presentar la declaracipon en ceros si no tuvo

movimientos de compras y/o ventas en cualquier bimestre.

17. Ximena P. Dice:

26 de August de 2005 a las 8:57 am

Consideró que el registro en ambos libros debe ser a nivel de cuenta, ya que esto
favorece los trabajos de verificación. En aquellas compañías donde se manejan
diferentes operaciones es recomendable manejar los auxiliares a nivel de
subcuenta para facilitar la generación de información.

18. JESUS PAUL FIGUEROA BRITO Dice:

26 de August de 2005 a las 12:13 pm

Los registros en los libros mayores se ve mejor presentados a nivel de cuatro

digitos y estoy de acuerdo que el nivel de seis digitos se reserve para realizarlo
en los libros auxiliares.

19. alvarin Dice:

26 de August de 2005 a las 12:48 pm

considero que es importante la utilizacion de por lo menos 4 digitos,

dependiendo de la necesidad de la empresa.

20. Luis Carlos Buitrago S. Dice:

27 de August de 2005 a las 5:29 pm

Estimados colegas, comparto su opinion pero lo mas importante es que si de

decide imprimir libros oficiales a 4 o seis digitos se aplique uniformemente a
todos los libros y periodos contables…
LuisC

21. DANNISSA Dice:

27 de August de 2005 a las 7:46 pm

acerca del nivel que se debe imprimir los libros oficiales: Tanto en mayor y
Diario debe ser el nivel 4, contrario el Inventario y Balances este debe ser hasta
 el nivel 6, si se desea con beneficiarios. Recomiendo que junto a estos libros
imprimir los auxiliares, que son nuestro soporte inmediato.

22. armando linares Dice:

29 de August de 2005 a las 6:02 pm

Me parece importante registar las operaciones en los libros oficiales, a 6 dígitod

para facilitar cualquier verficacion posterior, lo mismo en los auxiliares a los
cuales deben recurrir en primera instancia.

23. Omaira Gil Dice:

30 de August de 2005 a las 3:47 pm

Considero que se deben imprimir libros oficiales a nivel de 4 digitos.

24. LINA VEGA Dice:

30 de August de 2005 a las 5:02 pm

CON RESPECTO AL NIVEL DE LAS CUENTAS CONSIDERO QUE ES

NECESARIO MANEJAR LOS COMPROBANTES DE DIARIO EN
CUENTAS AUXILIARES A NIVEL SUBCUENTA ES DECIR LOS SEIS
DIGITOS DEL P.U.C MAS LOS CODIGOS NECESARIOS PARA LLEVAR
LOS ASIENTOS MUY BIEN DISCRIMINADOS, POR EJEMPLO 110505-01,
LO QUE CONLLEVA A CONSOLIDAR LOS LIBROS MAYORES A NIVEL
6.
CON RESPECTO A LO QUE COMENTA UN COLEGA DEL
INVENTARIOS Y BALANCES, ESTE, A MI CRITERIO SE DEBE
MANEJAR SIEMPRE CON BENEFICIARIOS (tERCEROS) YA QUE ES EL
MAXIMO NIVEL DE INFORMACION AL CIERRE DE UN AÑO
GRAVABLE Y DEBE REFLEJAR A FONDO LA SITUACION DE LA
COMPAÑIA CON LOS TERCEROS.
PARA FINALIZAR CREO QUE ENTRE MAS DETALLE SE MANEJE DE
LA CONTABILIDAD,MAS CONFIABILIDAD EXISTIRA CON LA
INFORMACION Y CON NUESTRA GESTION PROFESIONAL EN LAS
EMPRESAS.
LINA V.

25. Edwin López Dice:

30 de August de 2005 a las 8:13 pm

La esencia de los libros oficiales es registrar cifras inmodificables en hojas

prenumeradas y registradas en Cámara de Comercio.
Corresponde al contador demostrar la procedencia de las cifras con base en los
documentos originales (facturas, comprobantes de egreso, consignaciones, etc)
El artículo 125 del decreto 2649 dice:
1. Asentar en orden cronológico todas las operaciones, bien en forma individual
o por resúmenes globales no superiores a un mes.
4. Permitir el completo entendimiento de los anteriores. Para tal fin se deben
llevar, entre otros, los auxiliares necesarios….
Esto implica que los libros oficiales no necesitan un alto grado de detalle, por lo
cual es suficiente imprimirlos a nivel 3, es decir 4 dígitos, con tal de que sea
capaz de demostrar con base en los auxiliares (que no necesitan ser impresos en
libros oficiales) de donde provienen las cifras que aparecen en los libros.