Posibles problemas de no tener

registradas oportunamente las

operaciones en los libros oficiales de
contabilidad
22 de August de 2005 | Tiempo promedio de lectura 2'06 minutos

Es común ver que en muchas entidades obligadas a llevar libros de contabilidad no se

de aplicación plena a lo dispuesto en el inciso tercero del art.56 del decreto 2649 de
1993, el cual establece lo siguiente:

“Las operaciones deben registrarse cronológicamente. Sin perjuicio de

lo dispuesto en normas especiales, los asientos respectivos deben
hacerse en los libros a más tardar en el mes siguiente a aquel en el cual
las operaciones se hubieren realizado .” (el resaltado es nuestro)

Es justamente amparadas en este artículo, que las Superintendencias, como la

Superintendencia de Sociedades, se pueden atrever a pedir que les reporten, en febrero
de cada año, los Estados financieros cortados a diciembre 31 del año anterior, y
acompañados de la Certificación del Contador y Representante Legal de que “las cifras
han sido fielmente tomadas de los libros oficiales…”

La costumbre que tenemos muchos…

En efecto, la costumbre que existe entre muchos contadores es de solo al finalizar el
año fiscal, y una vez se han definido las cifras con las cuales se elaborará la
declaración de renta, es en ese momento cuando deciden registrar, “de una sola
sentada”, las operaciones de todo el año fiscal (desde enero hasta diciembre).

Sin embargo ¿Nos hemos imaginado lo que sucedería si, por citar un ejemplo, en
febrero del año 2006 el contador descubre que no tiene hojas disponibles suficientes
para registrar las operaciones de todo el año 2005?

Obviamente, en ese caso se configurará una plena evidencia de que los libros
oficiales han estado atrasados por más de un año, pues el registro de los nuevos
folios ante la Cámara de Comercio se terminará efectuando en el año 2.006, pero las
operaciones que se asentarán en esas hojas nuevas serán operaciones de enero
hasta diciembre de 2.005

Un sano consejo
En vista de lo anterior, y para evitar procesos penosos ante las distintas
superintendencias o incluso ante las autoridades tributarias, quienes podrán alegar que la
empresa no esta cumpliendo EN SU TOTALIDAD con las normas del decreto 2649/93
(ver art.772 a 774 del ET), es pertinente estar asegurándose de que las operaciones
se asienten en los libros en el mes siguiente a aquel en el que ocurrieron. 

Para lograr lo anterior, el Contador debe evitar seguir la costumbre a la que antes
aludimos (esperarar hasta finalizar el año para empezar a asentar las operaciones) y
debe estar pendiente de cuándo las hojas de los libros oficiales están proximazas a
terminarse.

Por último, aquellos que persistan en la costumbre de dejar el proceso de asentar las
operaciones para el final, y calculen que las hojas que tienen disponibles serán
suficientes para tal proceso, deben tomar en cuenta que muchas veces en el proceso de
asentar libros, las hojas se terminan enredando en las impresoras y por tanto los
cálculos se pueden quedar cortos…

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33 Respuestas a “Posibles problemas de no tener registradas

oportunamente las operaciones en los libros oficiales de contabilidad”

1. Cecil Camargo Arzuza Dice:

22 de August de 2005 a las 9:09 am

Lo mas ideal es seguir lo contemplado en el art. 56 del decreto 2649 pero no

habrà ningùn tipo de sanciòn si se imprimen los libros que tengan atraso, en
hojas registradas con fechas posteriores. Esto lo dispuso el Consejo de Estado a
travès de sentencia.

2. luz Marina Dice:

24 de August de 2005 a las 6:54 am

hola

bueno con relacion a lo anterior tengo una pregunta, en el caso de las entidades
sin animo de lucro aprobadas por el ICFES, estos libros inicial mente estan
registrado en la camara de comercio, pero sus hojas no tienen ninguna
identiifación que demuestre un tompe radicado.

por tal motivo me gustaria conocer más sobre el tema de los libros oficiales en
entidades aprobadas por el ICFES

gracias

3. Augusto González Ortiz Dice:

24 de August de 2005 a las 8:48 am

Es cierto que no hay sanción por imprimir los libros atrasados en hojas
registradas en fecha posterior, pero si hay sanción tributaria por el atraso de mas
de cuatro meses en registrar en libros oficiales las operaciones.ART.654 ET
4. CARLOS EDO. Dice:
24 de August de 2005 a las 8:57 am

BUENOS DIAS, ES MUY IMPORTANTE ESTAR AL DIA PERO ME

GUSTARIA SABER, SI LA VERSION DE ESTAR ATRASADO MINIMO
LOS CUATRO ULTIMOS MESES ESTA VIGENTE O NO….MUCHAS
GRACIAS

5. Fabian Ferreira Dice:

24 de August de 2005 a las 10:04 am

Hola colegas de actualicese.com. Tengo una inquietud: Una Iglesia Evangélica

constituida legalmente y registrada ante el Ministerio del Interior con resolución
de apertura emitida por este ente, y con NIT otorgado por la DIAN, ante que
organismo de control registra sus libros de contabilidad y cuales está obligado a
llevar?
fabianjair@hotmail.com, Fabian Ferreira Avendaño, Contador Público

6. DENNSE BROWN Dice:

24 de August de 2005 a las 10:20 am

CUAL ES LA SANSION POR TENER LOS LIBROS ATRASADOS

7. ARNULFO. B. Dice:
24 de August de 2005 a las 10:28 am

La inconsistencia que se presenta, al solicitar la Superintendencia de Sociedades,

los Estados financieros y demás reportes en el mes de Febrero o antes de
finalizar de Marzo, es que esta obligando a que se envien estados financieros sin
aprobación de los maximos organos sociales, y en cierta forma anticipando un
Derecho que tienen estos organos de reunirsen en una epoca determinada del
año, y debidamente determinada o por el Código de Comercio, o por los
Estatutos sociales. De nada sirve tener la contabilidad al día y los libros oficiales
impresos (que es sin embargo lo ideal para dar cumplimiento a normas legales
sobre la materia)si la posible decisión de un ente como asamblea o junta de
socios ordena cambios, inicia procesos por rendicion de cuentas a los
administradores, o se ejerce el Derecho de inspección?.Los Estados financieros
enviados en fechas tan anticipadas podrian constituirse simplemente en un
cumulo de documentación para cumplir plazos y no para tener certezas.

8. HELIODORO TORO G Dice:

24 de August de 2005 a las 11:41 am

Es importante tener en cuenta que los libros oficiales actualizados no solo son
una obligacion ante las entidades fiscales sino tambien que son un medio
probatorio importante para cualquier proceso de orden judicial, laboral o de otra
indole, inclusive la prueba inmediata para las compañias de seguro en caso de
algun siniestro.

Un saludo a mis colegas

9. Jaime O Rubiano F Dice:
24 de August de 2005 a las 12:46 pm

En cuanto a los hechos irregulares en la contabilidad dando el alcance al Art 654

del E.T. menciona entre otros en el litera F- Cuando entre la fecha de las últimas
operaciones registradas en los libros, y el último día del mes anterior a aquel en
el cual se solicita su exhibición, existan más de cuatro (4) meses de atraso. Esto
lo contemplado a nivel tributario, en cuanto a lo contable debemos regirnos po lo
dispuesto en el decreto 4649 de 1993, es normal que se presente un atraso de un
mes, mas no las de un año.

10. ALEXANDRA Dice:

24 de August de 2005 a las 2:57 pm

cual es el monto de la sancion por tener atrasados los registros en los libros?

11. Jorge Restrepo Dice:

24 de August de 2005 a las 9:26 pm

Creo que las normas hay que entenderlas en contexto; es decir, conjugar aquellas
que, en el caso específico, tengan relación con los registros de los libros oficiales
por tanto, hay que tener en cuenta, además del D 2649 de 1993 y el estatuto
tributario, el código de comercio respecto a la rendición de duentas para ser
aprobadas por la asamblea de tal suerte que, no tendría mucho sentido que la
super solicitara informes antes de tal aprobación maxime si ella misma sabe de
la necesidad de publicidad, discusión y aprobación de cuentas.

12. RUBEN DARIO-MANIZALES Dice:

25 de August de 2005 a las 7:52 am

Si bien es cierto que la Super-Sociedades puede exigir al mes siguiente de

efectuada la operación que ésta esté impresa y además que los libros el plazo
máximo es de 4 meses a ojos de la DIAN, el hecho de tener los libros registrados
con una fecha posterior a la de las operaciones que se imprimen, no constituye
en ningún momento error en la contabilidad. Este concepto fue emitido por la
oficina jurídica de la DIAN en Manizales.

13. DANNISSA Dice:

25 de August de 2005 a las 8:32 am

Acerca de los libros que se deben registrar son los siguientes:

-Mayor
-Diario
-Inventario y Balances
-si es Sociedad Anonima Libro de Socios
-Junta de Socios
-Asamblea General si es Sociedad Anonima.
Estos libros los debe registrar, les recomiendo registrar la mayor cantidad de
hojas por economia y evitar que se agoten antes de cualquier periodo
gravable.
14. JAIRO TARRIFA MAICAO Dice:
25 de August de 2005 a las 9:54 am

si bein es ccierto colegas es que la norma o principio de contabilidad es la

esencia sobre forma, entoces cual es la norma que prima en este caso, si que
podemos tener un atrozo de 4 meses como lo dispone la parte tributaria o un mes
como lo dispone la super sociedad. entonces colegas lo mas beneficioso es
contar con mas tiempo, pero si se puede estar tranquilo con ese tiempo

15. cludia cuadros Dice:

25 de August de 2005 a las 10:51 am

Buen dia para todos!

cual es la fianlidad de tener los libros al dia y dar cumplimiento a un

requeimiento que es de solo control y no de forma?

16. J. Hernando de Popayán Dice:

25 de August de 2005 a las 2:27 pm

Hola queridos colegas.

He leido hasta la fecha todos sus valiosos comentarios al especto del texto en
cuestión, algunos tienen buen fundamento, pero lo que prima fuera de tener o no
sanción el tener contabilidad atrasada, creo que debe ser ético para nuestra
profesión, que generemos valor agregado, a las empresas donde nos
desempeñamos. Es muy incómodo para quienes somos usuarios de la
información contable, el tener contabilidad histórica, so lo que más prevalece
actualmente en el ejercicio de la contaduría es tener certeza que la información
que se procesa es veraz, oportuna y fidedigna para la toma de decisiones. No
quiero extenderme más, pero no sigamos con esa mentalidad de saber cuanto
vale la SANCION, sino de mostrar resultados, que tarde o temprano serán
recompensados y tendrás tu mente y espíritu tranquilo, con cero estress.

17. Nubia Castellar Serrano Dice:

26 de August de 2005 a las 3:46 am

Todos los comentarios son muy puntuales y precisan lo mismo, y es cierto que
en nuestro ejercicio y función debemos ser muy profesionales y prácticos y ser
facilitadores en la aplicación de la normatividad. Esto es lo que enriqueceria la
calidad de nuestro trabajo y valoración de nuestra profesión. Estas normas son
conocidas y vigentes desde hace años, hay es que cambiar los malos hábitos de
dejar las cosas para ultimo momento.

18. PAULA PULIDO Dice:

26 de August de 2005 a las 12:52 pm

NO HAY COMO SEGUIR LAS NORMAS PAR EVITAR PROBLEMAS

19. ANA ELENA Dice:

26 de August de 2005 a las 2:00 pm
 HOLA COLEGAS, ESPERO ESTEN MUY BIEN EN REALIDAD ANTES DE
CUALQUIER COMENTARIO TENGO UNA INQUIETUD, PUES TENGO
POCOS MESES EN LA PRACTICA CONTABLE Y TENGO
INTERROGANTES, DESEO SABER CUAL SERIA LA SOLUCION MAS
VIABLE EN CASO QUE LAS HOJAS REGISTRADAS EN CAMARA DE
COMERCIO DE LOS LIBROS LEGALES, SE TERMINARAN ANTES DEL
PERIODO FISCAL

20. J. BELTR{AN Dice:

26 de August de 2005 a las 5:28 pm

Estimados colegas:

Considero que la responsabilidad que tenemos con todos los usuarios de la

información financiera, incluyendo a quienes la elaboramos está por encima de
cualquier término.

21. FÉLIX EDUARDO Dice:

27 de August de 2005 a las 11:58 am

APRECIADOS COLEGAS:

NUESTRO COMPROMISO PROFESIONAL ES CUMPLIR A CABALIDAD

Y CON CALIDAD. NUESTROS CLIENTES DEBEN TENER UN ALTO
CONCEPTO DE NUESTRO EJERCICIO COMO CONTADORES, PARA LO
CUAL ES MUY IMPORTANTE QUE NOS ESFORCEMOS PARA QUE LOS
LIBROS OFICIALES SE ENCUENTREN ACTUALIZADOS AL MÁXIMO
POSIBLE.

SI LAS HOJAS DE LOS LIBROS OFICIALES SE TERMINAN ANTES O

DESPUÉS DEL PERÍODO FISCAL, REGISTRAR SUFIENTE CANTIDAD
(RECOMIENDO 500 HOJAS)EN LA CÁMARA DE COMERCIO Y
PROCEDER A ACTUALIZAR LOS ASIENTOS CONTABLES.

22. ANA ELENA Dice:

28 de August de 2005 a las 6:53 am

DIRIGIRSE A LA CAMARA DE COMERCIO DE TU LO0CALIDAD, Y

SOLICTAR QUE TE MARQUEN Ó SELLEN NUEVOS LIBROS, PARA
SEGUIR REGISTRANDO LAS OPERACIONES O TRANSACCIONES.

23. DON EFRA Dice:

28 de August de 2005 a las 6:56 am

ANA MILENA LA 20 ES UNA RESPUESTA PARA TÍ, LO QUE PASO, ES

QUE E EQUIVOQUE AL ENVIARLO.

24. DON EFRA Dice:

28 de August de 2005 a las 6:59 am
 DIRIGIRSE A LA CAMARA DE COMERCIO DE TU LOCALIDAD DONDE
TENGAS MATRICULADOS LOS LIBROS, Y SOLICTAR QUE TE
MARQUEN NUEVOS LIBROS PARA SEGUIR REGISTRANDO LA
CONTINUACION DEL PERIODO FISCAL VIGENTE.

25. aidamaria Dice:

29 de August de 2005 a las 10:29 am

En caso de que se presente una visita de funcionarios de la Dian y soliciten los

libros de contabilidad, es un gran inconveniente para la empresa tener los libros
de contabilidad atrasados y aun màs ellos no respetan en caso de que los libros
esten atrasados los 4 meses que da la ley ellos unicamente dan el mes anterior
vencido. y como ellos tienen la ley ellos exigen a como el contribuyente visitado
les caiga en gracia

26. Damaris Dice:

29 de August de 2005 a las 1:19 pm

Lo cierto es que las empresas donde el Contador permite una traso en la

impresión de los libro oficiales por un tiempo mayor al que está estipulado por
ley, está evidenciando la manipulación de la información financiera o deja
mucho para cuestionar acerca de esta .

27. MIGUEL ANTONIO DIAZ TOBAR Dice:

29 de August de 2005 a las 6:33 pm

COMO DOCENTE UNIVERSITARIO Y AFICIONADO A LA

INVESTIGACION CONTABLE HE TOMADO DE UNA REVISTA
PUBLICADA A FINALES DE LA DECADA DE LOS SETENTA UN
PRINCIPIOS DE LOS 0CHENTA, UN CONCEPTO Y LO HE ADAPTADO
PARA DEFINIR LA CONTABILIDAD.
GRACIAS POR SUS COMENTARIOS Y SI EL DOCTOR JACK ALBERTO
ARAUJO ENSUNCHO O EL DOCTOR HAROLD ALVAREZ,MI NUNCA
BIEN PODERADO PROFESOR DE AUDITORIA EN LA UNIQUINDIO,
HOY PRESIDENTE DEL CONSEJO TEC NICO DE LA CONTABLIDAD,
LEEN ESTE CORREO,LES AGRADECERE TAMBIEN SUS
APRECIACIONES .
LA DEFINICION ES LA SIGUIENTE: CONTABILIDAD ES UN SISTEMA
INFORMATIVO INTEGRADO POR TRES ELEMENTOS ASI:
1- HECHO ECONOMICO. DEFINIDO COMO EL INTERCAMBIO DE
BIENES Y SERVICIOS QUE ORIGINAN DOCUMENTOS EN LOS
CUALES SE ESCRIBE LA HISTORIA ECONOMICA DE LA EMPRESA
2- PROCESADORES DE LA INFORMACION: ENTENDIDO COMO TAL
EL CONJUNTO DE PERSONAS Y DE APOYOS JURIDICOAS Y
TECNOLOGICOS QUE HACEN POSIBLE EL O RDENAMIENTO DE LA
INFORMACIÓN Y CUYO PRODUCTO FINAL SON LOS INFORMES
CONTENIDOS EN ELART 22 DEL DECRETO 2649 DE 1993
3- USUARIOS DE LA INFORMACIÓN. ESTAS PERSONAS O ENTIDADES
SON QUIENES SE INTERESAN EN LA EMPRESA PARA DETERMINAR
LA CONFIABILIDAD DE ELLA ENTRE OTROS, EL ESTADO PARA
DETERMINAR BASERS GRAVABLES, LOS ORGANISMOS DE CREDITO
 Y LOS PEROVEEDOTRES PARA MEDIR LA CONFIABILIDAD, LOS
TRABAJADORES PARA DETERMINAR SUS ASPIRACIONES
LABORALES

ESTO ES SOLAMENTE EL ABREBOCAS. ESTOY DISPUESTO A

ESCUCHAR

EN TODO CASO DETESTO EL TERMIONO DE QUE LA CONTABILIDAD

ES UN ARTE. PIENSO QUE EL ARTE ES LA MANIFESTACION
AFECTIVA DEL SER HUMANO FRENTE A SITUACIONES DE SU
ESTADIO DEANIMO Y LA CONTABILIDAD MUESTRA HECHOS
ECONOMICOS Y NO OTRA COSA

28. Zenaida Espinosa Cabrera Dice:

30 de August de 2005 a las 2:10 pm

EL TENER LIBROS OFICIALES REGISTRADOS AL DIA,ADEMAS DE

CUMPLIR CON LA NORMATIVIDAD LEGAL, ESTAMOS GENERANDO
CONFIANZA EN NUESTRO DESEMPEÑO PROFESIONAL ANTE
NUESTROS CLIENTES Y ENTIDADES ESTATALES PARA TODOS LOS
EFECTOS.

29. José William Londoño M. Dice:

30 de August de 2005 a las 5:06 pm

Es importante que para efectos de economía, los colegas conozcan que los libros
oficiales pueden ser impresos por lado y lado, situación que posibilita mantener
mayor cantidad de páginas disponibles. Obviamente la numeración consecutiva
debe darse por ambas páginas de la hoja. De igual forma, la cámara de comercio
deberá rubricar ambas caras.

30. Carlos Eduardo Dice:

30 de August de 2005 a las 5:27 pm

Y las personas naturales: Un interrogante interesante me surge en una asesoria a

persona natural cuyo patrimonio es de 300 millones pero lo destinado a su
negocio es de solamente 2 millones. Aunque es un establecimiento pequeño la
PN se ve obligada a llevar contabilidad por los bienes que posee; la contabilidad
y por ende los libros oficiales se deberian registrar por el patrimonio total de la
persona natural? ya que este es el respaldo de su RENTA al no ser una empresa
unipersonal EU? Como se deberia desagregar su patrimonio ya que la suma mas
significativa esta dada por su vivienda habitacional.??
Colegas gracias por sus apreciaciones.
caedvico@hotmail.com

31. maritza Dice:

31 de August de 2005 a las 9:25 am

ademas de las sanciones tributarias que acarrea el atrazo de los libros legales de
contabilidad, se le suma el hecho de que las operaciones registradas en forma
extemporanea (es decir el registro en camara de comercio u otra entidad es
 posterior a las operaciones asentadas en ellos)y cuando esto sucede no sirven
como medio probatorio para cualquier proceso judicial.
con relacion a la inquietud del colega Fabian Herrera - Si es una entidad sin
animo de lucro sus libros deben ser registrados en la DIAN, y para el caso son
tres:
Inventario y Balances
Mayor y Balances
Diario Columnario

32. ADRIANA ROJAS Dice:

31 de August de 2005 a las 5:33 pm

Sus aportes son muy valiosos para nosotros los contadores que recien estamos
ingresando a la practica contable. mi pregunta es: si una empresa no ha
registrado la informacion en sus libros oficiales de este año y en el mes pasado
(julio) cambio de razon social. que debe hacer para el nuevo registro? debe
imprimir la informacion de enero a junio en los anteriores y de julio en
adelante??. les agradezco enormemente sus comentarios

33. PEDRO GOMEZ Dice:

31 de August de 2005 a las 5:36 pm

colegas: es importante cumplir las normas, finalmente es para ello que estan
dispuestas.