Practica 9. Resolver siguientes ejercicios.

Primera Parte: trascribir en su cuaderno el siguiente texto.

Libros legales de contabilidad

1. Libro Diario
2. Libro Mayor
3. Libro de Balances e Inventarios

Trascribir en su cuaderno el siguiente texto subrayado en color amarillo.

LIBRO DIARIO
Recordemos que este libro se utiliza para anotar cronológicamente todas y cada una de las
transacciones comerciales que realiza la empresa traducidas mediante los asientos antes aprendidos,
donde siempre hay uno o más valores que se recibe (debe) y uno o mas valores que salen (haber)
y donde la suma de ambos valores debe ser exactamente igual para que se cumpla la ecuación de
equilibrio de cuentas.

Cuando este primer libro se termina y debe iniciarse otro, eso no quiere decir que se inicie la empresa
una vez más por lo que no se anota nuevamente el folio de apertura, pero si se debe legalizar. Cabe
agregar que si en los folios quedan renglones libres, estos deben cerrarse mediante una línea u otro
símbolo que no permita anotaciones adicionales.

En los demás folios que continúan se anotan los asientos por orden de ocurrencia.

FUNCIÓN DEL LIBRO DIARIO: por medio de este libro se puede conocer la fecha de la
transacción, los valores o montos, pero no el movimiento y saldo de cada una de las cuentas.

El Libro Diario tiene la ventaja de que muestra las operaciones en forma ordenada y con toda clase
de detalles, mientras que posee la desventaja de no mostrar saldos de cuentas.

Para efectos didácticos utilizaremos el tipo de rayado contable de tres columnas ya que permite
observar el ciclo contable en todo su efecto. Ejemplo:

(1) (2) (3) (4) (5) (6)

(1) FECHA: se anota el día, mes y año en que se está registrando el asiento.

(2) DESCRIPCIÓN: se anota el asiento con las cuentas, una en cada renglón como se aprendió
en temas pasados.

(3) FOLIO: hoja donde aparece la cuenta anotada en ese renglón dentro del Libro Mayor o en los
auxiliares.
(4) PARCIAL: columna que se utiliza para desglosar alguna cuenta que necesite para un mejor
control de operaciones.

(5) DEBE: se anota el valor de la cuenta que se entra o aplica como gasto.

(6) HABER: se anota el valor de la cuenta que sale o aplica como ingreso.

Por efectos de orden, en un asiento se anotan primero todas las cuentas que representen un débito
y luego todas las del haber.

Ejemplo de un asiento aplicando el uso de Diario de tres columnas suponiendo que hoy 13 de junio
se realizó una venta por ¢240,000.00 y recibimos un abono de ¢100,000.00 y el resto al crédito a
Natalia Quirós.

Supongamos que en el catálogo se codifica la cuenta 12005 como CUENTAS POR COBRAR, el
EFECTIVO como 12002 y las VENTAS con 41001. Los folios de Mayor para cada una son 9, 2 y 78

13 06 12002- Efectivo 15 100,000.00

12005- Cuentas por Cobrar 08 140,000.00
12005-016 Natalia Quirós 22 140,000.00
41001- Ventas 78 240,000.00
Factura No. 24567
------------xxxxx------------

Como explicación del asiento tenemos que el 13 del mes de junio se debitaron Cuentas por Cobrar a
Natalia Quirós y Efectivo de una Venta según factura número 24567.

Si hay alguna duda en el asiento buscamos la factura y esta nos dará la misma información si es que
está correctamente confeccionado. También podemos comparar el catálogo de cuentas para
verificar la realidad de los códigos y folios anotados.

USO DE LA COLUMNA DEL PARCIAL DEL DIARIO

Cuando una cuenta necesita de controles especiales para determinar sus saldos, ya sea porque se
usa con bastante frecuencia o porque incluye otras cuentas dentro de ella, se utiliza el sistema de
Auxiliares.

Casos comunes pueden ser, por ejemplo, CUENTAS POR COBRAR, que en general nos dice cuanto
es el valor que nos deben pero no especifica quién es la persona a la que debemos cobrarle un
monto, GASTOS GENERALES, no desglosa el tipo de gasto que se considera como general,
BANCOS, no nos hace notar cuanto dinero se tiene en cada cuenta bancaria, si es más de una las
que se tiene en la empresa.

Para controlar estas situaciones se abren subcuentas para estas cuentas que lo requieran y al
momento de registrar un asiento de Diario, se utiliza la primera columna, o PARCIAL para afectarlas
por el valor que les corresponda.

El saldo que aplican depende de la cuenta general a la que pertenecen ya que si por ejemplo
afectamos DOCUMENTOS POR PAGAR al debe (significa que estamos abonando a cuenta) y el pago
se le hace a nombre de Mueblería Central, el valor que anotamos en el Parcial para esta empresa
implica también un débito.
Normalmente se lleva algún tipo de documento para mantener al día los saldos de cuentas auxiliares
y puede ser en Mayores Auxiliares u otro medio. Si se utiliza un libro como Auxiliar de Mayor no es
necesario legalizarlo porque es para uso interno de la empresa pero si es aconsejable que se le asigne
un folio para agilizar el proceso de estas subcuentas.

El código que se le asigna es el mismo que el de la cuenta principal, adicionando dígitos que permitan
su control independiente, como por ejemplo:

12007 CUENTAS POR COBRAR A EMPLEADOS

12007-001 Laura Solano
12007-002 Mauricio Vega
12007-003 Fabián Arrieta
12007-004 Maribel Rivera
12007-005 María Elena León
12007-006 Hilary Suarez

120012 BANCOS
120012-001 Banco Nacional - Cuenta Corriente
120012-002 Banco Nacional - Cuenta Salarios
120012-003 Banco de Costa Rica - Cuenta Corriente
120012-004 Banco de Costa Rica - Cuenta Dólares

NOTAS SOBRE EL USO DEL LIBRO DIARIO

1. En el primer Diario, al terminar los asientos de apertura se aconseja cerrar el último folio utilizado en
estos, independientemente de los renglones que sobren para con ello dejar especificada la apertura legal
de manera independiente.

2. Al ir finalizando un folio se debe tener cuidado de que un asiento no quede partido, es decir, una parte en
un folio y otra en el otro folio.
Si se aplica un asiento resumen periódico que implique muchas cuentas si se puede hacer ya que no hay
otra opción.

3. Para cerrar un folio con renglones sobrantes es necesario que se tenga cuidado en que todos queden
cerrados.

4. Los registros deben escribirse sin tachones, borrones o uso de corrector, es decir impecables, para lo que
se aconseja mantener un borrador debidamente revisado antes del pase final al libro.
LIBRO MAYOR
El Mayor es aquel libro en el cual se abre una cuenta especial para cada concepto de activo, pasivo,
patrimonio, ingreso, gasto y a este libro se debe trasladar, por orden progresivo de fechas, los
asientos que se realizaron en el Libro Diario; es decir que este libro se utiliza para anotar los saldos
que van quedando en cada cuenta, una por una, una vez que han sido DIARIZADAS anotando los
saldos ya sea al debe o al haber, dependiendo de donde hayan sido anotadas en el Diario.

Al Mayor se le conoce también como libro de Segunda Entrada o Segunda Anotación ya que todos
los datos que se realizan en él provienen del Diario, del cual se copian cuentas, valores y fechas.

Al final de cada período o corte que hagamos (anual, mensual, bimestral, etc.) cada cuenta debe
saldarse para obtener la información que llevaremos luego al Libro de Balances e Inventarios.

Los saldos del Mayor sirven de base para la formulación de los estados financieros, además de ser
una comprobación del movimiento de los Mayores Auxiliares.

Al igual que todo libro legal, el primer folio del Mayor debe llevar el sello de legalización de Tributación
y las generalidades de la empresa. Las cuentas se inician en el folio 2, rotulando cada una con su
respectivo código de cuenta.

En el Mayor utilizaremos también el tipo de rayado contable de tres columnas así:

* Rótulo de Cuenta con su código

(1) (2) (3) (4) (5) (6)

* Rótulo de Cuenta con su código: consiste en anotar el código y nombre de la cuenta que
estamos utilizando, por ejemplo: 120025 - Efectivo

(1) FECHA: se anota el día, mes y año en que se realizó el asiento en el documento de procedencia.

(2) PROCEDENCIA: se anota el nombre del libro o documento de donde proviene la información.

(3) FOLIO: hoja donde aparece anotada la cuenta en el documento de procedencia (normalmente
Libro Diario).

(4) DEBE: columna donde se anota el valor de la cuenta que en la procedencia se afectó como un
débito.

(5) HABER: columna donde se anota el valor de la cuenta que en la procedencia se afectó como
un crédito.

(6) SALDO: se anota el valor de la cuenta a la fecha de mayorización tomando en cuenta el saldo
anterior. Por ejemplo, la cuenta DOCUMENTOS POR COBRAR sabemos que al ser activo tiene
saldo normal al DEBE. Entonces si tenemos un saldo de renglón anterior al debe y debitamos una
vez más la cuenta ambos valores se suman para obtener el nuevo saldo, pero si realizamos un
registro al haber entonces los saldos se restan porque está disminuyendo la cuenta.
Las cuentas con saldo al haber aplican al contrario: el debe resta y el haber suma.

Ejemplo de Mayor

320002- DOCUMENTOS POR PAGAR A LARGO PLAZO 33

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______________________

12 03 Diario General 21 150,000.00 150,000.00

15 03 Diario General 25 250,000.00 400,000.00
30 03 Diario General 36 100,000.00 300,000.00

Explicación:
Vemos que el 12 de marzo firmamos un documento por pagar a largo plazo en ¢150,000.00 (el
asiento está hecho en folio 21 del Diario), por lo tanto tenemos un saldo al haber en la cuenta por
ese mismo valor. Pero al firmar un nuevo documento el 15 de marzo por ¢250,000.00 (folio 25
del Diario) ese saldo se convierte en ¢400,000.00 a esa fecha.

Luego el 30 de marzo abonamos a la cuenta ¢100,000.00 (ver folio 36 de Diario) lo que quiere decir
que ya solo debemos ¢300,000.00.

La cuenta en que nos hemos centrado es un PASIVO y por lo tanto su saldo normal es al HABER.

LIBRO DE INVENTARIOS Y BALANCES

Los saldos se toman exactamente como aparecen en los Mayores. Los balances a preparar pueden
ser:

1. Balance de Comprobación por Saldos

2. Estado de Resultados o de Pérdidas y Ganancias (Incluye los Ingresos y Gastos)
3. Estado de Utilidades Retenidas
4. Balance General
5. Registro del inventario en bodega.

LIBRO MAYOR AUXILIAR

12002-001- Banco de Costa Rica 1

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04 04 Diario General 3 3,750,000.00 3,750,000.00
05 04 Diario General 3 125,000.00 3,625,000.00
06 04 Diario General 3 8,700.00 3,616,300.00
11 04 Diario General 3 100,000.00 3,516,300.00
13 04 Diario General 3 28,000.00 3,448,300.00
15 04 Diario General 4 90,000.00 3,398,300.00