GUÍA CONTABILIZADORA

NOMBRE: Joksan Jared Mendoza Hernández

MATERIA: Contabilidad 2
INSTRUCTOR: Juan C, Abarca
2. GUÍA CONTABILIZADORA
En todas las actividades profesionales, donde interviene la mano del hombre, se
requiere
de enseñar a otros, por lo que resulta necesario contar con una guía, que sería
aquél
que conduce y enseña pues es el que sabe más. A falta de esa guía, es conveniente
elaborar un manual de registro de operaciones contables, además del catálogo de
cuentas, un manual que recopile y presente en forma resumida lo fundamental de
la
actividad contable, manual que muy bien podríamos llamarlo “GUÍA
CONTABILIZADORA.”
Concepto de Guía contabilizadora.
Atendiendo la lectura de introducción, podemos decir que la guía contabilizadora,
es el
documento que enseña y conduce cómo registrar contablemente las operaciones
económicas de una entidad, indicando en forma analítica la operación,
mencionando los
documentos que intervienen y señalando las cuentas que se afectarán de cargo o
abono.”
Y que entre otros propósitos deberá llenar lo siguiente:
1.- Sistematizar la información financiera.

2.- Establecer políticas de operación dependiendo del giro de la entidad.

Su presentación podría ser en forma tabular o en redacción relacionada. Para que
tengas una idea de este documento, te presentamos el siguiente ejemplo de Guía
Contabilizadora:
Ejemplo:
Los documentos comprobatorios del registro contable, deberán reunir los
requisitos
fiscales que se indican en el art. 29ª del Código Fiscal de la Federación fracciones:
I.- Contener impreso el nombre, denominación o razón social, domicilio y clave del
registro federal de contribuyente de quien lo expida (cédula de identificación fiscal).
II.- Contener impreso el número de folio.
III.- Lugar y fecha de expedición.
IV.- Clave del registro federal de contribuyente de la persona a favor de quien se
expida.
V.- Cantidad y clase de mercancías o descripción del servicio que amparen.
VI.- Valor unitario consignado en número e importe total consignado en número y
letra,
así como el monto de los impuestos que en los términos de las disposiciones
fiscales deban trasladarse, en su caso.
VII.- Número y fecha del documento aduanero, así como la aduana por la cual se
realizó
la importación, tratándose de ventas de primera mano de mercancías de
importación.

3. DISPOSICIONES LEGALES
A continuación verás los ordenamientos legales que rigen a la contabilidad, mismos
que
han venido sufriendo adecuaciones a través del tiempo, con la idea de simplificar y
modernizar el cumplimiento de las obligaciones fiscales.
Si bien la Contabilidad se ha aplicado en las entidades comerciales con imperativos
administrativos, existen ordenamientos legales que la hacen obligatoria, de ahí que
todos
los sistemas o procedimientos contables que se utilizan para el registro de las
operaciones comerciales, se derivan de un mismo sistema que fue el primero en
emplearse, llamado “SISTEMA DE DIARIO CONTINENTAL” el cual funciona con base
en la teoría de la partida doble. Para continuar analizaremos estos conceptos, que
su
comprensión te será muy útil en tus estudios y actividades contables. Recuerda que
“SISTEMA”, es un conjunto de elementos relacionados con la entidad comercial e
interrelacionados entre si para lograr el objetivo definido por el propio sistema que
es el
de proporcionar información financiera tanto para los propietarios de la entidad
económica para proteger su patrimonio, como para Estado fijar las bases fiscales,
sobre
las que deben determinarse y pagarse los impuestos, y el Sistema o procedimiento
Continental, requiere de un Libro llamado Diario Continental o Diario General, en el
cual
se van registrando una a una las operaciones efectuadas, basándose en los
documentos
comprobatorios relativos a dichas transacciones.
Como podrás ver solo mencionaremos las principales leyes y los artículos que
regulan el
empleo de los sistemas de contabilidad (lectura que hiciste en el curso de
Contabilidad I)
A continuación te presento el resumen de las distintas disposiciones legales
referente a
los libros de contabilidad.
LIBRO DIARIO
En el tema de la unidad anterior, las disposiciones legales (código fiscal de la
federación, código de comercio, etc.) delegan la obligación a las entidades
comerciales de llevar e implementar sistemas de contabilidad para cumplir con esas
disposiciones.
Así encontrarás Libros de contabilidad que se manejan en forma manual, también
encontraras Libros que se procesan con base en programas de computación. Los
cuales cuentan con sistemas versátiles para reproducir dichos Libros diario, Mayor y
Auxiliares, en este último se registran en forma analítica las operaciones, al Libro
auxiliar que también se le conoce como Libro de subcuentas. Por la gran capacidad
de estos medios electrónicos de reproducción, las hojas de los Libros de
contabilidad contarán con el encabezado que describimos anteriormente, por lo
tanto las hojas que forman dichos Diarios, contarán con el número de folio
progresivo en el momento de su impresión.
El Libro Diario, considerado como uno de los principales de contabilidad, es
reconocido también con el nombre de Libro de primera anotación, en el cual se
registran por orden cronológico de fechas, cada una de las operaciones efectuadas
por la entidad económica. Cabe recordar que dichas operaciones estarán
respaldadas con los documentos que le dan carácter comprobatorio, estos
documentos deberán reunir los requisitos fiscales vigentes, quedando debidamente
clasificados y archivados para su fácil localización.

La operación de asentar en el Libro Diario, es el registro, acción a la que se le

conoce como asientos contables, los cuales deben elaborarse siguiendo
determinadas reglas de clasificación, mismas que se dividen en: Asientos simples y
Asientos Compuestos.

Asientos simples: Son simples cuando constan de una cuenta de cargo y una de
abono.
Asiento compuesto: Son compuestos cuando constan de varias cuentas de cargo y
varias de abono, también cuando constan de varias de cargo y una de abono o una
de abono y varias de cargo.

En cuanto al Libro Diario se refiere, haremos una descripción que te dará un

panorama de la información y los datos que debe contener el encabezado del Libro
Diario deberá llevar:
El número del Diario: número progresivo que se anota para identificar los Diarios
utilizados y folios de los mismos.
Clase del negocio: Giro o actividad del negocio.
Nombre o Denominación: Razón social del negocio
Estos datos se anotarán regularmente en la primera hoja del Diario, anteriormente
lo hacía un empleado de la oficina Federal de Hacienda cuando era obligatorio
pedir la autorización de los Libros de contabilidad. Para 1993 esta disposición legal
se derogó con la finalidad de hacer más expeditos los trámites fiscales. Aún en la
actualidad, sigue siendo obligatorio el uso de los Libros de contabilidad por parte
de las entidades comerciales. En el Libro Diario, se describen una serie de datos que
son de carácter informativo, en los cuales el nombre de las cuentas de cargo y
abono deberán aparecer.
1. Fecha de operación.
2. Número de orden de la operación (número de asiento).
3. Nombre de las cuentas que intervienen y de sus auxiliares correspondientes.
4. Descripción de los documentos que amparan la operación: “Facturas”, “Notas de
remisión”, “Pagarés”, “Letras de cambio”, recibos entre otros que cumplan con los
requisitos fiscales y fecha de vencimiento en su caso. 5.

Condiciones de pago en la operación: en efectivo, parte en efectivo, a crédito y

parte a crédito. Se deberán mencionar estos datos que identifiquen claramente la
operación al registrarla en el Libro Diario.
Con esto se cuenta con la información que sirve de base para tomar medidas
administrativas y sobre todo se cumple con las disposiciones fiscales. A las hojas del
Libro Diario se le da una presentación que se puede considerar como universal; es
decir presentará pequeñas diferencias, pero que finalmente cumplen con los
objetivos de registro, para lo cual te proponemos la siguiente presentación:
Fecha: En esta columna anotarás la fecha que reporta el documento a registrar
contablemente, es decir la fecha de operación.

Folio de Mayor: En esta columna anotarás el número que le corresponda a cada

una de las cuentas del asiento, según su folio en el Libro Mayor, o el número de
página en que aparecen dichas cuentas, o el número que le corresponda según el
catálogo de cuentas a su organización.

Concepto (Redacción): En esta columna anotarás el siguiente orden:

1) Número de asiento (registro contable).

2) El nombre de la o las cuentas de cargo.
3) El nombre de la o las cuentas de abono.
4) La redacción, es una leyenda breve que describe la operación completa,
considerándola como indicación de la operación y documentos que comprueben
dicha operación y condiciones de pago.

Parcial: En esta columna anotarás la cantidad de las diversas subcuentas o

auxiliares que conforman el total de cargo o abono de la cuenta mayor.

Debe o Cargo: En esta columna anotarás la cantidad para cada una de las cuentas
de mayor.

Haber o Abono: en esta columna anotarás la cantidad para cada una de las cuentas
de mayor.
Ejemplo del uso de rayado de Diario se describe a continuación la presentación que
deben tener los asientos en el Libro Diario y el uso de la inicial A. El número del
asiento lo registraremos al centro de la columna (concepto) en medio de dos líneas
horizontales, una de cada lado del número, esto con el objeto de separar los
asientos. La línea de la izquierda empezará después de la columna para folio y
terminará al centro de la misma columna, y la otra línea de la derecha inicia
después de este número o y termina antes de llegar a la columna de parcial. En los
siguientes renglones anotarás, el nombre de la o las cuentas de cargo junto a la
columna de folio, en los siguientes renglones, el nombre de la(s) cuenta(s) de
abono, se anotará dejando un espacio (sangría) de uno a dos centímetros de la
columna folio. Cuando tengas que afectar las cuentas colectivas de control mismas
que se llevan en el Libro mayor, y que su saldo expresa el total de una serie de
cuentas controladas en Libros o registros y tarjetas, llamados mayor auxiliar o
subcuentas. A manera de recordar el nombre de las cuentas colectivas
mencionaremos: Bancos, Clientes, Proveedores, Acreedores entre otros y como
ejemplo de cuentas auxiliares o subcuentas de Bancos: Banco Nacional de México,
S.A. Bancomer S. A. entre otros; de clientes: Juan Ruiz, Luis Sánchez, entre otros; de
Proveedores: Sony S. A., RCA. S.A. y de Acreedores: Industria Electrónica de
Monterrey S. A. y comercializadora Aurrera S. A. entre otros.

LIBRO MAYOR Como se mencionaron en las disposiciones legales, el Libro Mayor,

es obligatorio llevarlo, lo cual está reglamentado en el Código de Comercio, Código
Fiscal y Ley del I.S.R.. El Libro Mayor es aquél en el que se abre una cuenta especial
para cada concepto de Activo, Pasivo, Capital y de Resultados. A este libro también
se le conoce como libro de segunda anotación, ya que los datos primero se
registran en el Libro Diario del cual se traspasan los datos contables al Libro Mayor,
al que pasan por orden progresivo de fechas, el número de asiento, las cuentas, su
número de catálogo y los valores. Cuando empleas sistemas manuales de registro,
el pase se hará generalmente al finalizar los registros del mes, pero si se emplean
sistemas de cómputo, estos pases lo harían automáticamente al registrar en el Libro
Diario, según el programa que se esté empleando, bastará solicitarlo al equipo.