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Universidad de Buenos Aires

Facultad de Ciencias Econmicas

SEMINARIO DE INTEGRACION Y APLICACION

R E G I S T R O S C O N TA B L E S LEGALES
IVAN JAVIER VATEFF REGISTRO N 151.625 BUENOS AIRES, 6 de Noviembre de 2001

Registros Contables Legales

I - INTRODUCCION
Los particulares y el Estado, en pocas remotas, utilizaron distintos signos materiales para plasmar todo aquello que necesitaran y de esa manera fuera reconocido por el resto de la comunidad. La evolucin de los soportes materiales del documento, as como las formas extrnsecas de los actos jurdicos, contratos y actos del estado, se realiz en un larguisimo perodo de tiempo. Desde las convenciones puramente verbales, la aparicin de la escritura, el progreso que signific la imprenta y la alfabetizacin, se ha producido una lenta espiritualizacin de las formas a la cual hace referencia la nota del art. 973 del Cdigo Civil Argentino. En este trabajo hago una recorrida por el concepto de registros contables, mencionando las clases y tipos de los mismos. Pasando por los antecedentes legales, desarrollo los conceptos

fundamentales referidos al tema en cuestin, del Cdigo de Comercio, donde se transcribe la exigibilidad de determinados libros de comercio; la Ley 19.550 de Sociedades Comerciales, la cual amplia la autorizacin de utilizar medios mecnicos u otros de contabilizacin; la Ley 20.337 de Cooperativas; Ley 20.321 de Mutuales y la Ley 19.836 de Fundaciones. Asimismo, repaso las normas especficas de aplicacin y las disposiciones y/o resoluciones dictadas por los rganos de Control y los pronunciamientos profesionales existentes sobre el particular. Otro de los temas desarrollados son los registros contables en cuestiones judiciales, ms concretamente en peritajes. Vemos sobre la validez de las mismas ante la falta de rubricacin de libros o atrasos en registracin al momento de concretarse una pericia. En el marco internacional, hago una breve resea sobre la legislacin brasilea, comparndola con nuestra norma vigente, y de esa manera poder avanzar hacia una homogeneizacin de la normativa fundamental pensando en el Mercosur.

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Por ltimo, dado el avance tecnolgico, se llega a la utilizacin de la microfilmacin como medio para facilitar el manejo de la informacin contando con ciertos beneficios y ventajas. Tambin se expone su validez como medio de prueba ante conflictos legales.

II - REGISTROS CONTABLES
2.1. Concepto
El registro contable es una forma especial de registro, cuya caracterstica principal esta dada por la utilizacin de cuentas. El sistema de registro contable debe considerar: a- El mtodo: el exigido por la ley es el de partida doble. b- El plan de cuentas y la apertura de cuentas : puede variar la forma y nmero de los registros. c- El medio de procesamiento: tiene mucha importancia el tipo de registro a utilizar ya que el procesamiento electrnico ha producido varios cambios revolucionarios. Dentro del sistema de informacin contable, los registros constituyen el elemento fundamental que permite la sistematizacin de datos para la obtencin de informaciones tiles para el empresario y los terceros interesados.

2.2. Clases de Registros

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Se puede distinguir distintas clases de registros 2.2.1 Cronolgicos: las operaciones son anotadas en el orden en que se producen; se trata de los diarios. 2.2.2 Sistemticos: los efectos econmicos de los hechos y operaciones se anotan por cuentas: son los mayores.
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Registros Contables. F de Garca, Luisa y colaboradores. Ed. Macchi Marzo de 1988

Registros Contables Legales 2.3 Tipos de Registros


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2.3.1 Principales: a- el diario principal o simplemente el diario b- el mayor principal o mayor general. 2.3.2 Auxiliares: a- Libro I.V.A. Ventas. b- Libro I.V.A. Compras. cLibro de Caja.

d- Libro Bancos. e- Libro de Bienes de Uso. fLibro de Bienes de Cambio.

2.3.3 Especiales: Segn el art. 44, son obligatorios y se incluyen en este grupo todos aquellos libros y registros impuestos por el Cdigo de Comercio y por otras normas legales y reglamentarias especficas. SUJETO Comerciantes matriculados. Empresas unipersonales Sociedades de hecho inscriptas Sociedades annimas y en comandita Actas de Asambleas por acciones Actas de Directorio Depsito de acciones y asistencia a asambleas Registros de acciones Actas del Consejo de Vigilancia LIBROS ESPECIALES

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Practica Profesional del Contador. Tomo I. F. De Garca, L., Viegas J. C. Ed. Macchi, 1994

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Sociedades de responsabilidad limitada Mutuales Actas de Asamblea de socios Caja Actas de Asambleas Actas de Consejo Directivo Actas de Cuentas la Comisin Revisora de

Registro de asistencia a asambleas Registro de asociados Cooperativas Actas de asambleas Actas de reuniones del Consejo de Administracin Registro de asistencia a asambleas Informes de auditora Registro de asociados
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En el caso de las Asociaciones Civiles en cuanto a la presentacin de libros estn regidas por la Resolucin 6/80 de la Inspeccin General de Justicia. Segn el art. 103 de la mencionada resolucin, debern llevar los siguientes libros: a) de Actas b) de Asociados c) de Inventarios y Balances d) de Caja Estos libros debern estar encuadernados y foliados, adems, rubricados por la Inspeccin General de Justicia. El art. 52 de la Ley 20744 de Contrato de Trabajo se refiere a los libros especiales, formalidades y prohibiciones donde los empleadores debern llevar
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Practica Profesional del Contador. Tomo I. F. De Garca L, Viegas J.C. Ed. Macchi, 1994

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un libro especial registrado y rubricado, en las mismas condiciones que se exigen para los libros principales de comercio. Se prohibe: 1) Alterar los registros correspondientes a cada persona empleada; 2) Dejar blancos o espacios; 3) Hacer interlineaciones, raspaduras o enmiendas, las que debern ser

salvadas en el cuadro o espacio respectivo, con firma del trabajador a que se refiere el asiento y control de la autoridad administrativa; 4) Tachar anotaciones, suprimir fojas o alterar su registro. La validez de los registros, planillas u otros elementos de contralor (art. 54) exigidos por los estatutos profesionales o convenciones colectivas de trabajo queda sujeta a la apreciacin judicial segn lo prescripto en el art. 53. El Ministerio de Trabajo da la posibilidad a los contribuyentes a la utilizacin de sistemas computarizados para sueldos y jornales. Para la habilitacin del registro de hojas mviles por sistema de computacin se debe realizar una nota dirigida al Jefe del Departamento de Documentacin Laboral para solicitar la habilitacin del modelo. En el caso de las Sociedades Regulares se tiene que adjuntar el contrato social; en las Sociedades de Hecho se adjunta nombre y apellido, domicilio y documento de identidad de todos los integrantes. Los datos que debe contener el modelo son: Ttulo: libro de Sueldos Ley 20.744 art.52; razn social y actividad; domicilio; apellido y nombre del trabajador; fecha de ingreso y famliar; remuneracin de egreso; estado civil; nombre, deducciones practicadas; apellido y parentesco de las personas que generan derecho a la percepcin de salario asignadas; remuneracin recibida. Se debe adjuntar las hojas enumeradas a partir del 001, libro anterior si lo tuviese. En las hojas tiene que figurar razn social, actividad y domicilio de Capital Federal. Para solicitar la rbrica se debe presentar una nota solicitando la rbrica de las hojas con la firma del titular o representante legal certificada.

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En el caso de Sociedades Regulares, fotocopia del contrato social o estatuto autenticado y fotocopia del CUIT. Se debe acompaar la ltima cartula (primera hoja de la ltima rbrica efectuada) y la ltima hoja utilizada (donde figura el perodo liquidado). Las hojas nuevas deben estar preenumeradas en forma correlativa a continuacin de la ltima rbrica.

2.4 Plazos de Conservacin.


Se entiende por comprobante o documentacin respaldatoria de las anotaciones contables todo documento escrito exigido dentro o fuera de la empresa, conformado o no por terceros, valorizado o no pero susceptible de serlo, que exprese operaciones econmicas que produzcan variaciones patrimoniales capaces de se contabilizadas. Segn el art. 33, inc. 3), y el art. 67 del Cdigo de Comercio, los libros de comercio deben ser obligatoriamente conservados por diez aos contados a partir del cese de la actividad. La documentacin respaldatoria se conservar por el mismo plazo. Surge de la reforma que la obligacin de conservar los libros de comercio se reduce de veinte a diez aos, mientras nace la de conservar los comprobantes por el mismo trmino; y esto ltimo obedece a que los mismos son el complemento ineludible de las registraciones contables. Deben conservarse en buen estado y orden, individualizacin, empresas. aspectos que frecuentemente con claras y completas son descuidados en las

referencias incorporadas al sistema contable que permita una rpida y segura

III - MARCO JURIDICO: ANTECEDENTES.


Se pueden enunciar tres grupos:

Registros Contables Legales 3.1. Normas legales y reglamentarias para comerciantes y sociedades
La organizacin de un sistema contable debe tambin tener en cuenta los requerimientos que las leyes vigentes puedan haber establecido sobre el modo de mantener tales registros. El anlisis debe ser practicado en funcin de las normas del derecho positivo de cada pas. En Argentina se encuentran contenidas en: 3.1.1 Cdigo de Comercio El Cdigo de comercio contiene diversos artculos que se refieren a los libros que obligatoriamente deben mantener los comerciantes: a) El art. 43 dice: Todo comerciante est obligado a llevar cuenta y razn de sus operaciones y a tener una contabilidad mercantil organizada sobre una base contable uniforme y de la que resulte un cuadro verdico de sus negocios y una justificacin clara de todos y cada uno de los actos susceptibles de registracin contable. Las constancias contables deben complementarse con la documentacin respectiva. De aqu surge la obligatoriedad de contar con un sistema contable y la importancia que la legislacin otorga a la documentacin respaldatoria. b) El art. 44 dice: Los comerciantes, adems de lo que en forma especial imponga este cdigo u otras leyes, deben indispensablemente llevar los siguientes libros: 1. Diario; 2. Inventario y Balances. Sin perjuicios de ello el comerciante deber llevar, los libros registrados y la documentacin contable que correspondan a una adecuada integracin de un sistema de contabilidad y que le exijan la importancia y la naturaleza de sus actividades de modo que de la contabilidad y documentacin resulten con claridad los actos de su gestin y su situacin patrimonial. Aqu es donde se fijan los registros contables indispensables. En el caso de los comerciantes minoristas no es necesario llevar un balance general, sino cada tres aos.

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c) Expresen las pertenencias y obligaciones comunes de la masa social, sin extenderse a las peculiares de cada socio. d) Con respecto a los balances, deben expresar con veracidad y exactitud con su finalidad, la situacin financiera a su fecha. (art. 51). e) Hay requisitos formales relacionados con los registros al requerir: a) su encuadernacin; b) su foliacin; c) su rubrica por Tribunal de Comercio correspondiente al domicilio del comerciante, o de no existir el mismo, el Juez de Paz. (art. 53). f) En el art. 54 prohibe que en los libros principales y obligatorios se proceda a: Alterar la cronologa de los registros. Dejar blancos o huecos Hacer interlneaciones, raspaduras o enmiendas. Tachar asiento alguno. Mutilar alguna parte del libro, arrancar alguna hoja o alterar la encuadernacin y foliacin.

3.1.2 Ley de sociedades comerciales (19.550). Segn el art. 61 de la ley 19.550 sancionada en el ao 1972 dio una nueva alternativa hasta entonces vedada por el Cdigo de Comercio: la de emplear registros contables no encuadernados. En el artculo se estableci: a) El juez de registro puede autorizar el empleo de medios mecnicos u otros para la contabilizacin en reemplazo o complemento de los libros a que se refiere el art. 44 del Cdigo de Comercio, excepto el de inventarios y balances. b) El diario debe conservarse con asientos globales que no comprendan perodos mayores de un mes;

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c) El mtodo de contabilizacin debe permitir la individualizacin de las operaciones, de Comercio. d) A pedido de parte interesada por resolucin fundada en dictamen de perito designado de oficio, de la autoridad de contralor en caso de sociedades por acciones o de antecedentes de utilizacin, en su caso, si los hubiere. como as sus correspondientes cuentas deudoras y acreedoras y su posterior verificacin, con arreglo del art. 43 del Cdigo

3.1.3 Ley de Cooperativas (20.337) En el Capitulo V de la Ley se refiere a la contabilidad y al ejercicio social. En el art. 37.dice: La contabilidad debe ser llevada en idioma nacional y con arreglo a lo dispuesto por el artculo 43 del Cdigo de Comercio. En el art.. 38 consta que deben llevar, adems de los libros prescriptos por el artculo 44 del Cdigo de Comercio, los siguientes: 1. Registro de asociados; 2. Actas de asambleas; 3. Actas de reuniones del consejo de administracin; 4. Informes de auditora. 5. Registro de asistencia a asambleas. El rgano local competente puede autorizar por resolucin fundada, en cada caso, el empleo de medios mecnicos y libros de hojas movibles en reemplazo o complemento de los indicados. La rubrica de los libros estar a cargo del rgano local competente, si existiera, y ser comunicada a la autoridad de aplicacin con individualizacin de los libros respectivos. Esta rubrica produce los mismos efectos que la prevista por el Captulo III, Ttulo II, Libro Primero del Cdigo de Comercio (los libros de comercio llevados en la forma y con los requisitos prescriptos, sern admitidos en juicio, como medio de prueba).

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En el art. 39 dice que: Anualmente se confeccionar inventario, balance general, estado de resultados y dems cuadros anexos, cuya presentacin debe ajustarse a la reglamentacin que dicte la autoridad de aplicacin, sin perjuicio de los regmenes especficos establecidos para determinadas actividades. Art. 40.- La memoria anual del consejo de administracin debe contener una descripcin del estado de la cooperativa con mencin de las diferentes secciones en que opera, actividad registrada y los proyectos en curso de ejecucin. Har especial referencia a: 1. Los gastos e ingresos cuando no estuvieran discriminados en estado de resultados u otros cuadros anexos; 2. La relacin econmico social con la cooperativa de grado superior a que estuviera asociada, con mencin del porcentaje de operaciones en su caso; 3. Las sumas invertidas en educacin y capacitacin cooperativa, con indicacin de la labor desarrollada o mencin de la cooperativa de grado superior o institucin especializada a la cual se remitieron los fondos respectivos para tales fines. Art. 41.- Copias del balance general, estado de resultados y cuadros anexos, juntamente con la memoria, y acompaados de los informes del sndico y del auditor y dems documentos, deben ser puestos a disposicin de los asociados en la sede, sucursales y cualquier otra especie de representacin permanente, y remitidos a la autoridad de aplicacin y al rgano local competente con no menos de quince das de anticipacin a la realizacin de la asamblea que los considerar. En caso de que dichos documentos fueran modificados por la asamblea, se remitirn tambin copias de los definitivos a la autoridad de aplicacin y rgano local competente dentro de los treinta das.

3.1.4 Ley de Mutuales (20.321 modificada por la Ley 23.566)

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El Instituto Nacional de Asociaciones Mutuales por medio de la Resolucin N 115/88 resuelve: Art. 1.- las asociaciones mutuales que funcionan en todo el territorio de la Nacin debern llevar con carcter obligatorio y debidamente rubricados los siguientes libros, sin perjuicio de lo que ordenen otras disposiciones legales: a) Diario b) Caja c) Inventario y Balances d) Actas de Asambleas e) Actas de Consejo Directivo f) Actas de Reuniones de Junta Fiscalizadora g) Registro de Asistencia a Asambleas h) Registro de Asociados Art. 4.- Los libros se llevaran de conformidad con las modalidades establecidas en el cdigo de comercio. En ningn caso podrn ser retirados del domicilio social, salvo disposicin en contrario emanado de este Instituto Nacional o del Organismo Provincial competente. Las constancias contables debern complementarse con la documentacin respectiva. Las entidades mutuales que adopten el sistema de contabilidad mecanizado debern observar las normas que se agregan como anexo y que forman parte integrante de esta resolucin.

3.1.5 Ley de Fundaciones (19.836) En el Capitulo IV trata de la contabilidad y documentacin. En el art. 23 se refiere a que las mismas deben llevar contabilidad sobre las bases uniformes y de las que resulte un cuadro verdico de sus operaciones y una justificacin clara de todos y cada uno de sus actos susceptibles de registracin contable. Las constancias contables deben complementar con la documentacin respectiva.

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Para los Estados Contables los inventarios, balances y estado de resultados deben ser presentados como lo reglamente la autoridad administrativa (art. 24) Los libros que deben llevar son conformes con la ley y las reglamentaciones que dicten las autoridades administrativas de control, estarn encuadernados y foliados y sern individualizados en la forma que autoridades. (art. 25) Dentro de los ciento veinte (120) das de cerrado el ejercicio anual, el consejo de administracin debe confeccionar y aprobar el inventario, balance general y estado de resultados correspondiente a ese ejercicio. Tales estados contables debern ser acompaados de una memoria sobre la situacin de la fundacin, en las que se detallarn concretamente: a) Los gastos realizados, clasificados segn su naturaleza; b) Las actividades desarrolladas, descriptas en detalle; c) Las actividades programadas para el ejercicio siguiente, descriptas en igual forma su presupuesto, los gastos de administracin y los recursos con que todos ellos sern cubiertos; d) Las actividades programadas para el ejercicio vencido que no hubieran sido cumplidas, y las causas que motivaron el incumplimiento. (art..26) determinen dichas

3.2. Normas de aplicacin especfica( 4 )


3.2.1 Resolucin 87/84 de la Comisin Nacional de Valores Esta resolucin es posterior a la reforma introducida por la ley N 22.903 en el art. 61 de la ley N 19.550, se ocupa de su reglamentacin para todas las sociedades autorizadas a hacer oferta pblica de sus ttulos valores, a excepcin regidas por la ley N 21.526 y las compaas de seguros. Autoriza la utilizacin de medios electrnicos, mecnicos u otros no

tradicionales, previa presentacin de la respectiva solicitud. Las solicitudes de autorizacin debern contener:

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Registros Contables. F. de Garca, L. y Colaboradores. Ed. Macchi Marzo de 1988

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Descripcin del sistema propuesto. Debe cumplir con los siguientes cuentas deudoras y acreedoras; terminal de b) permitir de la la

requisitos: a) permitir la individualizacin de las operaciones y las correspondientes pertinente; informacin. Dictamen tcnico emitido por Contador Pblico independiente del c) verificacin de los asientos contables, con la documentacin respaldatoria utilizar impresora como salida

cual surja el grado de inalterabilidad del medio de registracin a emplear y cumplimiento de los requisitos anteriormente enumerados. 3.2.2 Ley N 19.931/72 Microfilmacin para el Banco de la Nacin, bancos provinciales y 21.093/75) Se autoriza a estos entes a utilizar el procedimiento de microfilmacin para sus libros y registros auxiliares y para toda documentacin, tanto administrativa como comercial, que se incorpore a sus archivos. 3.2.3 Resolucin N 11.589/74 de la Superintendencia de Seguros de la Nacin Previa conformidad de la Superintendencia para efectivizar el remplazo de los copiadores auxiliares en aquellas cooperativas autorizadas a operar en seguros. El anexo A enumera los elementos que deben acompaar para la realizacin del trmite: 1) indicacin de los libros auxiliares a reemplazar 2) denominacin del sistema a utilizar 3) demostracin de que el sistema permite individualizar las distintas operaciones registradas y las cuentas acreedoras y deudoras 4) demostracin de la inalterabilidad de las registraciones 5) designacin de los libros bancos provinciales mixtos (modificada por la Ley N

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6) forma de correlacionar los asientos globales del diario con las distintas compilaciones auxiliares mecanizadas 7) mtodo de conservacin de las registraciones obtenidas 8) demostracin de que el nuevo sistema de registracin permitir al organismo de control obtener el mismo nivel de eficacia en la fiscalizacin que el vigente en la actualidad 9) acompaar modelos de los elementos a emplear.

3.3

Disposiciones y/o Resoluciones de los Organos de Control

3.3.1 Inspeccin General de Justicia


3.3.1.1 Resolucin IGJ 6/80

La Inspeccin General de Justicia, a travs del art. 83 de la Resolucin 6/80 autoriza a todas las sociedades incluidas en su mbito de contralor a utilizar computadoras para confeccionar, entre otros, los siguientes registros contables legales: Diario General Subdiario I.V.A. Ventas Subdiario I.V.A. Compras Subdiario Caja Ingresos Subdiario Caja Egresos Libro de depsito de acciones y registro de asistencia a asambleas Libro de registro de accionista Libro de actas de asamblea Libro de actas de directorio La solicitud de autorizacin frente a la Inspeccin General de Justicia debe contener el formulario N 9, se expondr en forma amplia y precisa el sistema a utilizar. Se acompaar la diagramacin de los elementos a emplear,

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ejemplificando su uso, y se informar sobre el sistema de archivo de la documentacin justificativa respaldatoria. El sistema contable estar conformado por los subdiarios analticos de Compras y de Ventas donde ingresar el detalle de las distintas operaciones de la empresa, y un Diario General donde se volcarn los asientos resmenes de cada Subdiario. Se conservar el Libro Inventarios y Balances, cumpliendo los requisitos del art. 53 del Cdigo de Comercio. En el mismo se transcribirn una vez autorizados: Se Plan de cuentas Descripcin del sistema acreditar la justificacin tcnica del sistema propuesto y del

cumplimiento de las disposiciones legales y reglamentarias, con el Dictamen del Contador Pblico, debiendo incluir un detalle sobre el estado de actualizacin de todos los registros contables y legales. El profesional autorizado es un Contador Pblico y no extensible a los profesionales de otras carreras de Ciencias Econmicas. Por medio de una resolucin particular 52/87, ha aprobado el reemplazo de libros por microfichas. En la actualidad se requiere la presentacin de informacin no contenida en los artculos cuya modificacin se propone, para autorizar el reemplazo de los libros por ordenadores, medios mecnicos, etc. El proyecto de reforma de los art. 83 y 84 de las normas resolucin, introduce el concepto moderno de sistema contable en reemplazo del anterior basado en libros de comercio, otorgando validez como registro contable a todo sistema que sin transgredir el art. 61 de la Ley 19.550, tenga dictamen profesional por su grado de inalterabilidad y se encuentre debidamente protegida, permita la individualizacin de los registros con informes contables y la documentacin respaldatoria.
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El sistema de archivo de los listados y de la documentacin respaldatoria como las hojas mviles emitidas por computacin sern:
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7 Congreso Nacional de Profesionales en Ciencias Econmicas: Proyecto de reforma a los art. 83 y 84 Resol. 6/80 IGJ, julio 1988

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a- Tituladas: se describir el registro a que se refiere. b- Numeradas: se enumerarn cronolgicamente y correlativamente por tipo de registro comenzando por el nmero 1. c- Encarpetadas: se encarpetan por emisiones peridicas. dArchivadas: puede ser en planillas del Diario en orden correlativo del 1 en adelante; planillas de los auxiliares en orden correlativo del 1 en adelante.

3.3.2 DGI/AFIP 3.3.2.1 Resolucin General 3419 DGI

La mencionada resolucin reglamenta el

rgimen de registracin

facturacin, donde dispone el nmero de ejemplares a emitir (debern ser por triplicado como mnimo, dependiendo de la calidad del sujeto). Adems dispone la uniformidad de los datos que deben contener los comprobantes, su tamao, su numeracin (que ser de 12 dgitos) de los cuales, los 4 primeros de izquierda a derecha identificarn el lugar de emisin del comprobante y los restantes 8 se asignarn al nmero de comprobante a emitir. El organismo de control podr autorizar el requisito de preimpresin en forma expresa, exclusivamente a los responsables que se encuentren bajo jurisdiccin de la Direccin Grandes Contribuyentes Nacionales. Para acceder a este beneficio, debern presentar nota en la correspondiente dependencia. La Resolucin General N 3803 AFIP, art. 20, dispuso, con vigencia a partir del 05/03/94, inclusive: de producirse una modificacin del domicilio comercial, los comprobantes en los que conste dicho domicilio podrn utilizarse por un plazo mximo de ciento veinte das corridos, contados a partir del da inmediato siguiente a aquel en que se produjo la habilitacin del nuevo domicilio, o hasta el da en que se agote la existencia de los comprobantes declarados en el formulario 446 (nuevo modelo), el que fuera anterior.

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Reglamenta a su vez, imponiendo condiciones y requisitos, la emisin de

comprobantes por sistemas computarizados, electrnicos, electromecnicos o mecnicos, revistiendo la respectiva cinta testigo, formulario o listado continuo el carcter de comprobante de las operaciones realizadas. En el caso de la facturacin de servicios pblicos podrn no observarse los requisitos establecidos por el presente Ttulo. En los libros a utilizar, los contribuyentes que efecten registraciones que les permitan confeccionar estados contables que se encuentren autorizados de acuerdo a lo previsto en el art. 61 de la Ley de Sociedades Comerciales; y los que no realicen las registraciones deben cumplir con las formalidades establecidas por los puntos 1,2,3,4 y 5 del art. 54 del Cdigo de Comercio. (Alterar en los asientos el orden progresivo de las fechas; dejar blancos ni huecos; intercalaciones ni adiciones; raspaduras ni enmiendas; tachar asiento alguno; mutilar alguna parte del libro). La registracin de las operaciones de contado realizadas con consumidores finales podrn realizarse por el monto global diario. Cuando el importe atribuible al impuesto al valor agregado figure

discriminado en el respectivo comprobante emitido o recibido, la registracin del mismo deber realizarse en todos los casos en forma individual. En cuanto a los plazos para registrar en el caso de responsables inscriptos en el IVA por operaciones con consumidores finales, debe hacerse dentro de los diez das corridos siguientes a aquel en el cual se hubiera producido la emisin de los respectivos comprobantes; por las dems operaciones dentro de los 15 das corridos del mes inmediato siguiente a aquel en el cual se hubiera producido la emisin de los comprobantes; en el caso de responsables no inscriptos, no responsables o exentos del IVA dentro de los 10 das corridos del mes inmediato siguiente. Las registraciones de los asientos resumen deber efectuarse dentro de los 2 das hbiles siguientes. Los contribuyentes y responsables comprendidos en los Ttulos I y II de esta resolucin, debern informar ante este organismo la individualizacin de los

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comprobantes, libros o registros, utilizados o a utilizar con relacin a las operaciones mencionadas en el art. 1.

3.3.2.2

Ley 11683 de Procedimiento Fiscal.

Segn el art. 33 de la Ley de Procedimiento Fiscal faculta a la Administracin Federal de Ingresos Pblicos a exigir a los contribuyentes y an a terceros cuando fuere necesario los comprobantes as como los dems documentos de sus operaciones para verificacin de su situacin impositiva. Establece que estos comprobantes se deben conservar por un termino de diez aos, o excepcionalmente por un plazo mayor, cuando se refieran a operaciones o actos cuyo conocimiento sea indispensable para determinacin cierta de la materia imponible.

IV - LOS REGISTROS CONTABLES EN LA JUSTICIA


4.1 Validez en las pericias
Nuestro cdigo de Comercio establece en su art. 55: ....Los libros mercantiles que carezcan de algunas de las formalidades prescriptas en el art. 53, o tengan algunos defectos y vicios notados en el precedente, no tienen valor alguno en juicio a favor del comerciante a quien pertenezcan... a su vez el art. 53, dice: ...Los libros que sean indispensables conforme las reglas de este cdigo, estarn encuadernados y foliados, en cuya forma los presentar cada comerciante al Tribunal de Comercio de su domicilio para que se los individualice en la forma que determine el respectivo tribunal superior y se ponga en ellos nota datada y firmada del destino del libro, del nombre de aquel a quien pertenezca y del nmero de hojas que obtenga... Lo legislado por el nuevo Cdigo Civil y Comercial, el cual ya cuenta con la aprobacin de la Cmara de diputados: ...De la inscripcin en el Registro Pblico, art. 1016: Las personas fsicas que realicen una actividad econmica

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organizada para la produccin o intercambio de bienes o servicios, o sean titulares de un establecimiento comercial, industrial o de servicios, deben inscribirse en el Registro Pblico de Comercio de su domicilio y llevar contabilidad. Quedan excluidos de tales cargas quienes desarrollen actividades agropecuarias. Tambin pueden ser excluidos aquellos que, por el volumen de su giro, resulte inconveniente sujetar aquellos, segn determine cada jurisdiccin local.... En el nuevo Cdigo de Civil y Comercial, se legitima una situacin de hecho, al permitir no llevar registraciones rubricadas, a aquellos comerciantes, que por el volumen de sus negocios, no lo justifican. Esto ya haba sido observado por el doctor Echeverry en su: Manual de Derecho comercial al decir: ...El hecho de llevar libros es facultativo, ya que la ley otorga beneficios, pero no obliga a hacerlo... Con respecto al derecho laboral, la legislacin ha evolucionado en un sentido amplio, al delegar en la figura del juez la responsabilidad de merituar en funcin de las particulares condiciones de cada caso, el valor probatorio de aquellos registros que no cumplan con los requisitos necesarios. La validez de estas pruebas, se reforzara con el complemento de otras. La posibilidad de que los libros con groseras irregularidades sean prueba no significa que, en modo alguno, puedan sustituir otros medios de prueba especficamente exigidos en algunos casos. La jurisprudencia es la que ha marcado del camino a seguir ... la presuncin derivada de la falta de libros laborales puede ser desvirtuada por prueba en contrario... (C.N.A.T. Sala III 19/08/66 A. 1969-7 pag. 462). ... La falta de libros no puede decidir por s solo el resultado del pleito en tanto no exista otros elementos de juicio... (C.N.A.T. Sala I 22/07/59 D.T. 1960 pag. 234). ... La falta de libros de Comercio no engendra presuncin alguna contra el empleador demandado si se trata de un comercio minorista de explotacin familiar (el demandado, su cnyuge y la ayuda de un tercero) con un nico dependiente cuya relacin laboral no lleg a tres meses, hallndose influenciado

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por una fuerte dosis de amistad... (C.N.A.T. Sala V 07/08/67 D.T. 1968 pag. 198).

4.2. Falta de registros rubricados


El perito contador, posee conocimientos especiales en su materia:

contabilidad. En el fuero laboral se recuerda lo manifestado por el doctor Unsain: ...La omisin de llevar este libro (el registro de empleados) no hace incursionar al patrn en multa, pero evidentemente empeorar su situacin de prueba en el caso de juicio, particularmente en los pequeos negocios. En cambio, en los grandes negocios, los sistemas de control de pagos de sueldos y de contabilizacin permitirn en cualquier momento, probar cual es la suma que mensualmente a percibido cada uno de los empleados... En principio, debemos tener en claro, que quien ordena la pericia contable es el juez, los letrados de las partes se limitan a solicitar que se provea la realizacin de las pruebas ofrecidas, y ser V.E. quien disponga o no, la realizacin de la misma. Se debe tener en cuenta lo manifestado por el Profesor Machado: ...La finalidad inmediata del proceso es el descubrimiento de la verdad... Por lo que en definitiva la cuestin formal de llevar libros rubricados no ser el tema principal que debe afrontar el perito contador, sino que por el contrario, deber utilizar todos sus conocimientos para suplir esta ausencia y auxiliar al Juez en pos del descubrimiento de la verdad.

4.3. Impacto de la Tecnologa en el Sistema de Registros Contables


Se cree interesante destacar en el Sistema Electrnico que la computadora puede cumplir varias funciones: almacenar enorme cantidad de datos, compilar, clasificar y efectuar clculos con gran rapidez, permitiendo elaborar un sistema de informacin que recoge y transfiere datos a todas las reas del ente y a los usuarios externos. Hay que destacar que el almacenamiento de datos se efecta en soportes magnticos.

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Dentro de los soportes magnticos, son importantes los discos o diskettes; stos guardan en poco espacio gran cantidad de informacin. Los registros contables deben ser un elemento imprescindible en todo tipo de ente para su utilizacin en las distintas reas del mismo. El impacto de la computadora en las empresas data fundamentalmente de hace ms de una dcada; sin embargo, la ley de sociedades, slo incorpora la probabilidad de uso de soportes magnticos como registros hace apenas tres aos, y esto sin dejar de exigir los registros contables legales y su correspondiente rubricacin Se debe considerar a la informtica con la validez y tangibilidad que se est presentando en las distintas utilizaciones que ofrece todos los campos.

V LA CONTABILIDAD MERCOSUR (6)

LA

INTEGRACION

EN

EL

El Cdigo de Comercio de Brasil legisla, en el captulo II, a partir del art. 10 al art. 20, las obligaciones comunes de todos los comerciantes. En el inciso 1 del art. 10 se estipula que todos los comerciantes estn, obligados a seguir un orden uniforme de contabilidad y a llevar los libros necesarios para ese fin. La sancin establecida por la Ley de Falencias de Brasil (Decreto Ley n 7.661 del 21 de junio de 1945), en su Ttulo XI referido a los delitos en las quiebras, donde establece que ser penado el deudor con detencin de 6 meses a 3 aos cuando incurriera en quiebra con alguno de los siguientes hechos: inexistencia de los libros obligatorios o su registracin atrasada, defectuosa, confusa, con espacios en blanco o falta de presentacin de balance dentro de los 60 das despus de la fecha fijada al efecto.

(6)

XIV Jornada Universitarias de Contabilidad. Univ. Nacional de la Patagonia Facultad de Ciencias Econmicas: Registros Contables en Brasil. Trelew 27 al 29 de octubre de 1993

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Los libros obligatorios son el diario (art. 11 CCB) y los necesarios para seguir un orden uniforme de contabilidad (art. 10 inc. 1 CCB y art. 1 Decreto-Ley N 486 del 3 de marzo de 1969) Antes era exigido el copiador de cartas, habiendo sido abolida su obligatoriedad por el art. 11 del Decreto Ley 486 del Brasil, del 3 de marzo de 1969. La Norma Brasilera de Contabilidad T-2 establece que el libro Diario y Mayor constituyen los registros permanentes del ente. Esto significa que el libro Mayor tiene tambin carcter obligatorio. Los comerciantes estn autorizados a solicitar la legalizacin de los libros no obligatorios, facultativos (art. 5 Decreto Ley 305 del ao 1967). En el caso de que el libro Diario y el Mayor fueran hechos por procesos que utilicen fichas u hojas sueltas, el comerciante deber adoptar un libro para transcripcin del balance, balancetes y cuadro demostrativo de los resultados del ejercicio, el cual ser autenticado por el Registro de Comercio(art. 11 Decreto 64.567 del 22 de mayo de 1969, que Reglamenta el Decreto Ley 486). En caso de Sociedades Annimas deben tener, adems de los libros obligatorios para cualquier comerciante, los especficos que enumera la Ley sujetos a las mismas formalidades legales que los primeros (Decreto Ley 6.404 del 15 de diciembre de 1976, captulo IX libros sociales, art. 100). Los libros que deben llevar las Sociedades por Acciones son: 1) libro de Registro de Acciones Nominativas, 2) libro de Transferencia de Acciones Nominativas, 3) libro de Registro de Partes Beneficiarias Normativas, 4) libro de Transferencias de Partes Beneficiarias Normativas, 5) Libro de Actas de Asambleas Generales, 6) libro de Presencia de Accionistas, 7) libro de Actas de Reuniones de Directorios, 8) libro de Actas y Opiniones del Inspector Fiscal ( Decreto Ley N 305 de Brasil, del 28 de febrero de 1967, art. 1 apartado 1). Los libros recin identificados 5 y 8 son facultativos para las sociedades por cuotas de responsabilidad limitada (Decreto-Ley cit., art. 1 apartados 2 y 3).

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El Decreto Ley 4.728 del Brasil, del 14 de julio de 1965, que reglamenta el mercado de capitales y establece medidas para su desenvolvimiento, en su art. 32 inciso 1 . Los libros deben ser encuadernados, numerados en todas sus hojas mecnicas o tipogrficamente, sellados y rubricados por uno de los miembros del Tribunal de Comercio respectivo, a quien corresponda por jurisdiccin, con indicacin de apertura y cierre por el Secretario del Tribunal y firmados por el Presidente (art. 13 CCB). El comerciante est obligado a conservar todos los libros y documentacin pertenecientes al giro de su comercio, mientras no prescriban las acciones a que ellas puedan vincularse (art. 10 inc. 3 CCB y Decreto Ley 486 art. 4). El comerciante que lleve una contabilidad mecanizada puede sustituir el libro Diario y los libros facultativos o auxiliares por fichas numeradas que debern contener la constancia de comienzo y finalizacin de las habilitadas, y ser sometidas a la autenticacin por el rgano competente. La registracin se debe efectuar en orden cronolgico, sin dejar espacios en blanco, sin interlneas, borraduras, raspaduras o enmiendas (art. 14 CCB y Decreto-Ley 486 del 3 de marzo de 1969 art. 2). La escritura debe ser en idioma y moneda nacional Brasileros. Los errores deben corregirse por medio de contrasientos. En el libro Diario el comerciante est obligado a registrar en forma individualizada y con claridad todas sus operaciones de comercio, letras u otros papeles de crdito que emita, acepte, endose o afiance y en general todo cuanto reciba por su propia cuenta o ajena, por cualquier ttulo que fuera, siendo suficiente que las partidas de gastos menores se anoten englobadas en la fecha en que fueron extradas de caja (art. 12 CCB). Tambin se registra en el libro Diario un resumen del Balance General, debiendo contener todos los registros de este por sumas totales de sus rubros, firmndose en la misma fecha del Balance General (art. 12 CCB).

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De encontrarse los libros con alguno de los vicios especficos en el art. 14 CCB, no merecer f alguna en las partes afectadas a favor del comerciante a quien pertenecen. Los libros de comercio, para ser admitidos en juicio, debern estar escritos en el idioma del pas (Portugus). Si fueran de comerciantes extranjeros y estuvieran en distinto idioma, debern ser primero traducidos en la parte relativa a la cuestin (art. 16 CCB). En el caso de Sociedades Annimas, la exhibicin completa de los libros de la Sociedad podr ser ordenada judicialmente a requerimiento de los accionistas que representen el 5% del Capital Social, cuando sean sealados actos violadores de la Ley o del Estatuto de la Sociedad, o exista sospecha fundada de graves irregularidades practicadas por cualquiera de los rganos de la compaa (art. 105 de la Ley 6.404 del 15 de diciembre 1976, Ley de sociedades Annimas). La exhibicin judicial de los libros de contabilidad comercial por entero, o de balances generales de cualquier casa de comercio, slo podr ser ordenada a favor de los interesados en cuestiones de sucesiones, comunidad o sociedad, administracin o gestin mercantil por cuenta de otro, o en caso de quiebra (art. 18 CCB). Para los efectos de la legislacin tributaria, no tiene aplicacin cualquier disposicin excluyente o limitativa del derecho a examinar mercaderas, libros, archivos, documentos, papeles y efectos comerciales o fiscales de los comerciantes, industriales o productores, o cualquier responsable. Si los libros se hallaren en otra jurisdiccin, el examen debe ser hecho por el juez de Derecho Comercial respectivo, de la misma forma. En ningn caso los libros podrn ser transportados fuera del domicilio del comerciante a quien pertenecen (art. 19 CCB). Si algn comerciante rehusare presentar sus libros cuando le fuera ordenado judicialmente, en los casos del art. 18 CCB ser compelido a hacerlo bajo pena de prisin y en los casos del art. 19 CCB la cuestin ser diferida al juramento supletorio de la otra parte respecto al contenido de los mismos (art. 20 CCB).

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El art. 23 CCB dispone que los libros mencionados en el art. 11 CCB, que se encontraren con las formalidades prescriptas en el art. 13 CCB, sin vicios ni defectos, escritos en la forma determinada por el art. 14 CCB y en perfecta armona unos con otros, hacen plena prueba: a) contra las personas que fueran propietarios de ellos, originariamente o por sucesin; b) contra los comerciantes con quien, los propietarios, por si o por sus antecesores, tuvieran o hubieran tenido transacciones comerciales, si los asientos respectivos se refieren a documentos existentes que muestren la naturaleza de las transacciones, y los propietarios probaren tambin por documentos, que no fueron remisos en dar en tiempo competente los avisos necesarios, y que la parte contraria recibi; c) contra personas no comerciantes, si los asientos fueran comprobados por algn documento, que slo por s no pueda hacer prueba plena. Los libros de comercio no pueden producir prueba alguna. En aquellos casos la Ley exige que ella slo pueda hacerse por instrumento pblico o privado (art. 24 CCB). Se pierde el valor de los libros de comercio en los casos comprendidos en el inciso 2 del art. 23 CCB, mediante documentos sin vicio que demuestren que los asientos contestados son falsos o menos exactos (art. 25 CCB). En los casos comprendidos en el inciso 3 del art. 23 CCB, se destruye la fe en los libros mediante cualquier gnero de prueba admitida en el comercio (art. 25 CCB).

VI - MEDIOS ELECTRONICOS 6.1. Microfilmacin. Antecedentes


A partir de la segunda mitad del siglo XX la pelcula fotogrfica se convirti en un importante material documental, creciendo rpidamente su uso para este fin.

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La microfilmacin consiste en copiar cualquier tipo de documentos en soporte de pelcula, a escala reducida, bien sea en formato de 35 mm, de 16 mm o sobre microfichas, mediante la utilizacin de cmaras microfilmadoras, creando de este modo un archivo flmico mnimo y compacto. En la actualidad, esta tcnica se utiliza para almacenar informacin que de otro modo necesitara mucho espacio. Por ejemplo, los peridicos y las revistas se fotografan en una pequea pelcula que puede visionarse con proyectores provistos de sistemas que permiten encontrar con rapidez las pginas deseadas. Otra aplicacin es la microficha, un tipo de pelcula de 10 15 cm en la cual se pueden almacenar hasta 70 fotogramas correspondientes a otras tantas pginas de texto. Un archivo microfilmado es mucho ms sencillo de consultar y de conservar que un archivo en papel, ahorra espacio y posee dos valiosas caractersticas: mantiene su validez legal y es independiente de la tecnologa en uso, lo que significa que en cualquier momento y lugar la informacin podr ser leda.

6.2. Microfilmacin de datos informticos: Una solucin econmica


La microfilmacin COM es un sistema de gestin de archivos que imprime en microficha, los datos procesados en un ordenador. Almacena masivamente gran cantidad de datos en un pequeo espacio. Adems de un sistema econmico, ya que evita la impresin de los datos en papel, es un eficaz medio de distribucin y recuperacin de la informacin generada en un ordenador. Formatos Microficha: suele utilizarse para documentacin que posteriormente debe ser consultada con frecuencia y que requiere de una distribucin a bajo costo. Rollo 16 mm: para documentacin que requiere de bsqueda automtica, mediante la utilizacin de un sistema C.A.R. (recuperacin asistida por ordenador).

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En el caso de microfilmacin de documentos se utiliza rollo de pelcula de 35 mm. Existe la presentacin de jackets que es un soporte de idnticas dimensiones a la microficha. La tarjeta de apertura, consiste en una tarjeta perforable normalizada que alberga un nico fotograma. Al implementar un sistema de microfilmacin en una organizacin, se busca contar con ciertos beneficios y ventajas: ahorro de espacio y facilidad de manejo de la informacin entre ellos. Es evidente que para lograr tal finalidad es imprescindible contar con la posibilidad (respaldada legalmente) de no conservar la documentacin y los comprobantes microfilmados. La microfilmacin resultara til en aquellos casos en que el sistema mismo impida la alteracin de dicho documento. As cuando se trate de Recibos de Sueldos hay autorizacin para conservar sus fotocopias y no los originales. El microfilme, si bien no est prohibido taxativamente por ley alguna, se encuentra interno. con ciertas limitaciones de aplicacin con respecto a la documentacin de validez ante terceros, no as por supuesto, para la de uso

6.3 Leyes de microfilmacin


Existen algunas excepciones determinadas por la escasa legislacin sobre la materia. Dichas leyes estn referidas a autorizaciones para el empleo de microfilmacin concedidas principalmente a entes gubernamentales. Las leyes de microfilmacin existentes en el presente son las siguientes: Registro de Estado Civil y Capacidad de las personas (ley 18.327/69) Comando en Jefe del Ejercito (ley 18569/70) Comando en Jefe de la Fuerza Area (ley 18.923/70) Banco de la Nacin Argentina (ley 19.931/71) Comando en Jefe de la Armada (ley 20.114/73)

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Instituto Nacional de Cinematografa (ley 20.212/73) Contrato de Trabajo (ley 20.744 modificada por la ley 21.297) Bancos Oficiales y Mixtos de Provincias (ley 21.093/75) Cajas Nacionales de Previsin y Direccin Nacional de Recaudacin Previsional ( ley 21.099/75) Organismos del Estado (ley 23.756) Poder Ejecutivo Nacional (ley 26.748) Ley Orgnica de la Inspeccin General de Justicia (ley 22.315) Ley de Procedimiento Tributario (ley 11.683) Decreto Nro. 932/1995

Ley 8.204 Registro del Estado Civil y Capacidad de las personas. Es del 27 de septiembre de 1963 (con las reformas de las leyes 18.248, 18.327, 20, 751, 22.159, 23.515 y 23.776) En el Capitulo II que se refiere a los Libros dice: los libros, microfilm, fichaje individual u otro sistema similar que se adopte no podrn ser entregados a persona alguna. Para ser exhibidos a terceros, deber acreditarse un inters legtimo. Los oficiales pblicos encargados de su custodia sern responsables de la destruccin o prdida de los mismos, si les resultare imputable. Ley 18.569/70, comando en Jefe del Ejercito Sujeto y Alcance: implanta el uso del procedimiento de microfilamcin para todo tipo de documentacin en el Comando en Jefe del Ejercito. Valor probatorio: el valor probatorio otorgado por la ley original se extiende al microfilme y a sus fotocopias, siempre que el proceso de microfilmacin se haya ajustado estrictamente a las normas establecidas en la presente ley y su reglamentacin. Requisitos: el microfilme debe ser copia ntegra y fiel del original. No se puede efectuar recortes, dobleces o enmendaduras en los originales. Los

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infractores a esta disposicin incurrirn en los delitos del Cdigo Penal o Cdigo de Justicia Militar. Autenticacin: se establece que el microfilme ser autenticado por el funcionario que ejerza la autoridad Superior del Comando en Jefe del Ejercito. Las fotocopias sern autenticadas por un Escribano Pblico. Originales Microfilmados: si el proceso de microfilmacin se efecta con los recaudos establecidos por ley, los originales pierden todo valor, pudiendo ser destruidos. Se exceptan de la posibilidad de ser destruidos los documentos de inters social e histrico. Plazo de Conservacin: la ley no hace referencia a un plazo de conservacin obligatorio par el microfilme. En consecuencia, se aplicara como plazo obligatorio los diez aos establecidos por el Cdigo de Comercio en su art. 67. Ley 20.744 modificada por la ley 21.297 de Contrato de Trabajo Sobre lo establecido en los arts. 52 y 53, el Ministerio de Trabajo, en su carcter de controlar el cumplimiento de la ley de anlisis, ha autorizado en diversas oportunidades a las empresas para que lleven en microfichas la informacin que estipula la norma que se registre en el libro de Sueldos y Jornales, realizndose la rbrica con posterioridad. Se propone dejar imprimir en papel, llevar el Libro de Sueldos en microfichas COM y efectuar sus consultas por medio de un CD. Esta metodologa de llevar los Libros Ley cuenta con la autorizacin expresa del Ministerio de Trabajo, que rubrica las microfichas en lugar del papel. La microficha se genera a partir de un archivo contenido en un medio magntico que contiene la informacin mensual de los libros ley de sueldos. Ley 19.931/72, Banco de la Nacin Argentina Banco de la Nacin Argentina. Se autoriza la utilizacin del procedimiento de microfilmacin de documentos. ...Buenos Aires, 6 de noviembre de 1972. Excelentsimo seor Presidente de la Nacin:

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Tengo el honor de dirigirme a Vuestra Excelencia a fin de someter a su consideracin el adjunto proyecto de ley que autoriza al Banco de la Nacin Argentina a utilizar el procedimiento de microfilmacin para sus libros auxiliares y toda la documentacin, tanto administrativa como comercial, que se incorpore a sus archivos. Dicho proyecto tiene como antecedentes legislativos a las Leyes nmeros 18.569 y 18.923 que facultan al Comando en Jefe del Ejercito y al Comando en Jefe de la Fuerza Area, respectivamente, a aplicar similar procedimiento. Los fundamentos tenidos en cuenta para la adopcin del sistema de microfilmacin en oportunidad de otorgarse a ambas instituciones tal beneficio, sirven de apoyo al presente. No obstante, se han debido atender en este caso las caractersticas particulares que representa la tarea a cumplir en el Banco de la Nacin Argentina. La ley N 18369 le otorga al Comando en Jefe del Ejercito la posibilidad de prestar el servicio de microfilmacin a terceros y, conforme a la estructura del cuerpo legal, transfiere al microfilm el valor probatorio de los documentos originales. En el caso de documentacin suscripta por terceros ajenos al solicitante se prev, a los fines del traslado del valor probatorio, la citacin en forma a los interesados con facultad de controlar el procedimiento y formular las observaciones que crea conveniente. Del estudio de las caractersticas esenciales del trmite, se deduce, la imposibilidad de llevarlo a la prctica en el caso del Banco de la Nacin Argentina pues no es posible citar a todos los firmantes de los miles de cheques que diariamente se reciben en la Entidad, a los clientes de Caja de Ahorros, etc. La citacin previa, por otro lado, no seria factible vistas la urgencia y celeridad con que se desenvuelven las operaciones bancarias y dado que la conformidad para los documentos citados debe resolverse en brevsimos lapsos. Teniendo en cuenta esas particularidades, el proyecto divide la

documentacin que ha de someterse al procedimiento de microfilmacin en tres grandes grupos:

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a) La documentacin interna propia del Banco, en cuya confeccin no intervienen terceros: en este caso la transferencia del valor probatorio legal al microfilm no ofrece dificultad alguna, ya que si el Banco crea un documento interno (por ejemplo un asiento de caja) no existe inconveniente en que su valor contable sea transferido al microfilm y a sus fotocopias. Por los mismos fundamentos la transferencia del valor probatorio se hace extensiva a los libros y registros auxiliares usados por el Banco para facilitar sus anotaciones contables. b) Documentacin emanada de terceros o que stos intervienen en su creacin: en este caso, vistas las dificultades prcticas de la intervencin del interesado en el proceso de microfilmacin, el proyecto opta por atribuir al microfilm y sus fotocopias igual valor probatorio que al original que, de este modo, puede ser reintegrado al interesado, manteniendo el Banco en su poder otro instrumento - de idntico valor probatorio- que le permitir, de acuerdo con sus caractersticas, hacer coincidir la seguridad jurdica con las conveniencias administrativas relacionadas con su sistema de archivo. En este punto cabe sealar dos circunstancias: 1) que el Banco Central de la Repblica Argentina al dispensar a los bancos - mediante circular B.290 del 21 de octubre de 1960- de la necesidad de retener durante el lapso de diez aos los documentos relacionados con el movimiento de las cuentas corrientes bancarias, dej aclarado que la responsabilidad por el sistema de conservacin, guarda o archivo de los comprobantes corra por cuenta de los bancos interesados. Tal circunstancia motivo que la mayora de las instituciones bancarias optarn por conservar dicha documentacin por el trmino indicado; y 2) en el caso de que el Banco no desee devolver la documentacin al interesado que la suscribi, su obligacin de conservarla ser nicamente por el trmino de prescripcin del respectivo ttulo y no de diez aos como marcan las reglas legales actuales en materia contable, solucin que es perfectamente lgica por cuanto para los fines contables el Banco tendr en su poder el microfilm. c) Documentacin en trnsito: el proyecto establece la facultad del Banco para someterla al mismo procedimiento, acordndole en tal caso un efecto jurdico cierto. Al respecto, es de destacar que con relativa frecuencia son

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extraviados durante su tramitacin cheques, pagars, letras de cambio, etc., quedando sujeto el Banco y su cliente a procedimientos complicados para la reconstruccin de los mismos, con perdida de las vas cambiarias de ejecucin y cobro. En consecuencia, para el nico caso de robo o perdida de tales documentos, el proyecto atribuye valor idneo al microfilm y sus fotocopias para lograr la reconstruccin del documento extraviado, facilitando de este modo el necesario trmite de cancelacin impuesto por los artculos 89 a 95 del Rgimen de la Letra de Cambio, Vale y Pagar (decreto ley N 5965/63, ratificado por ley nmero 16.478). Asimismo, corresponde aclarar que resulta innecesario asignar al Banco un registro pblico de contratos, ya que la documentacin de terceros no pierde su valor legal; y a los dems fines legales, el microfilm y sus fotocopias, al ser extendidos por los funcionarios autorizados, se encuentran comprendidos en la disposicin del artculo 979, inciso 2 del Cdigo Civil. Dios guarde a Vuestra Excelencia. Jorge Wehbe . Gervasio R. Colombres... Sujeto y alcance: Banco de la Nacin Argentina. Los libros, registros auxiliares y todo la documentacin, tanto administrativa como comercial. Valor probatorio: el microfilme y sus fotocopias obtenidos mediante procedimientos ajustados estrictamente a las disposiciones de esta ley y sus reglamentaciones, tendrn el mismo valor probatorio que la ley otorga a los originales. Conservacin: el microfilme deber ser conservado por el Banco hasta el plazo establecido por el art. 67 del Cdigo de Comercio (diez aos). Requisitos: la microfilmacin debe asegurar la obtencin de copias ntegras y fieles de los documentos originales. Es ilcita la ejecucin de recortes, dobleces o enmendaduras en los originales, as como tambin suprimir, modificar o alterar en todo o en parte sus constancias. Autenticacin: la misma deber ser efectuada por dos funcionarios

autorizados por el Banco. Para que tengan valor probatorio las fotocopias, deber mencionarse en la certificacin el nmero de rollo o cinta respectiva.

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Documentacin original: los originales de la documentacin interna del Banco, en cuya creacin o trmite no hayan intervenido terceros, una vez microfilmados, pierden su valor jurdico, que se traslada al microfilme y a sus fotocopias. El Banco podr destruir esa documentacin original. Dicha documentacin podr ser entregada al interesado legtimo dejando constancia en ella de la fecha en que fue microfilmada y el nmero de orden del rollo o cinta, tambin se debe proceder a sealarla mediante perforaciones, sellos u otras marcas que permitan su inutilizacin para el fin original que tuviera. Documentacin de propiedad de terceros: de trnsito por el banco podr ser microfilmada, constituyndose en prueba idnea para demostrar en caso de robo o prdida la existencia, contenido e intervencin del banco en su tramitacin. ( Letras de cambio, Vales y Pagars) Ley 21.093/75, Bancos provinciales y mixtos Esta ley modifica la ley 19.931/72 que autorizaba al Banco de la Nacin Argentina a utilizar el sistema de microfilmacin. La modificacin extiende dicha autorizacin a otros sujetos: Bancos provinciales Bancos Provinciales Mixtos a todos los requerimientos

Estos nuevos sujetos deben adecuarse

establecidos en la norma anterior para el Banco de la Nacin Argentina. Ley 23.756, Poder Ejecutivo Nacional El 29 de septiembre de 1989 fue sancionada por el Congreso Nacional dicha ley; la cual faculta al Poder Ejecutivo Nacional a utilizar el procedimiento ley 19.931/72 (Banco de la Nacin Argentina) para libros, registros auxiliares y toda la documentacin, tanto administrativa como comercial que se incorpore a los archivos de los organismos y empresas de su jurisdiccin.

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La sancin de la presente ley implica un paso muy importante en cuanto a legislacin se refiere, ya que permite que el Estado Nacional pueda incorporar esta tecnologa de avanzada y racionalizar el archivo de informacin. Esta ley es un paso decisorio para conseguir que el Congreso de trmite favorable al proyecto de Ley Nacional de Microfilmacin. I.G.J. Resolucin 52/87 El art. 61, ley 19.550 de Sociedades Comerciales, reformada por ley 22.903 en la parte pertinente al empleo de medios mecnicos, magnticos y otros para contabilizacin, en reemplazo de los libros a que se refiere el art. 44 del Cdigo de Comercio. Podemos citar el siguiente fallo en referencia. Sade S.A. Constructora Comercial Financiera Inmobiliaria (Expte. N 6.062/286.704) Los libros alcanzados por la Resolucin 52/87 son los siguientes: 1- Copiador Subdiario de Caja y Bancos 2- Copiador Subdiario de Cuentas Varias de Activo 3- Copiador Subdiario de Cuentas Varias de Pasivo 4- Subdiario de Produccin de Obras 5- Copiador Subdiario de Cuentas de Costos 6- Copiador Subdiario de Cuentas de Resultados. Las microfichas debern ser confeccionadas con el detalle analtico de las transacciones efectuadas, una vez por mes, sern ordenadas por nmero de cuenta involucrado. Los requisitos que debern cumplir con los recaudos de la ley y lo exigido por los arts. 83 y 84 de la Resolucin I.G.J. N 6/80 que autoriza el reemplazo de los libros de la empresa por microfichas; establece la obligacin para la solicitante de proceder a transcribir la descripcin del sistema aprobado en el Libro de Inventario y Balances. y de Mandatos

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Ley 11.683 de Procedimiento Tributario En su art. 40 establece que la D.G.I. podr exigir que los contribuyentes comerciantes no matriculados, lleven libros donde consten las operaciones que se vinculen con la materia imponible. Dispone que todas las operaciones debern estar respaldadas por los comprobantes y slo de la fe que estos merezcan surgir el valor probatorio de los registros. Establece los trminos en los que debern conservarse los comprobantes, documentos y libros que acrediten las operaciones vinculadas con la materia imponible, tanto para los responsables inscriptos, como para los no inscriptos. Decreto Nro. 932/1995 Superintendencia de administracin de jubilaciones y pensiones:

microfilmacin, habilitacin de su uso. Publicada en el Boletn Oficial del 04/01/95 Nmero: 28304 Bs. As., 18/12/1995 Resumen: Autorizase a la superintendencia de administradoras de fondos de jubilaciones y pensiones a incorporarse al procedimiento de microfilmacion establecido por ley 19.931.

6.4 Microfilm como medio de prueba

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Se considera medio de prueba no tradicionales o modernos a las fotografas, pelculas, grabaciones, discos y microfilmes, siendo estos ltimos la base del tema tratado. Los microfilmes son documentos representativos, por lo que pueden aducirse como pruebas en cualquier proceso aunque no exista una norma legal que los autorice. Para la validez del microfilme como medio de prueba debe efectuarse la siguiente distincin:
(7)

La microfilmacin y sus aplicaciones. Revista Contabilidad y Administracin. Carlos S. Zaglul y Gustavo J. M. Marchesini, octubre 1983

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a) Aquellos que surgen de entes autorizados expresamente por leyes o resoluciones a microfilmar; en estos casos el valor probatorio del documento original se transfiere al microfilme; por lo tanto, es considerado medio de prueba suficiente cuya validez en juicio no puede ponerse en duda. b) Todos los dems microfilmes producidos por empresas privadas no autorizadas, salvo que se trate de documentos recibidos de terceros o de otros medios de prueba para que produzcan el convencimiento o la certeza del juzgador sobre hechos controvertidos. Cuando hablamos del microfilme como medio de prueba, nos referimos siempre a los negativos originales y no a sus fotocopias, ya que slo la autenticidad de los primeros puede ser determinada por peritos calgrafos al reproducir fielmente todos los detalles del original.

6.5. Ventajas y desventajas de la microfilmacin


Aspectos fundamentales de la validez del sistema a- Es completo b- Continuo: no admite espacios intermedios c- Identificable d- Control de calidad. Aspectos positivos

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a- Destruccin de originales, excepto documentos de terceros o los que contengan sus firmas. b- Copia ntegra del original en el microfilme c- No admite alteraciones d- Permite consultas e- Posibilidad de impresin en papel Aspectos negativos

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Practica Profesional del Contador. Tomo I. Fronti L, Viegas J.C. Ed. Macchi, 1994

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a- Disposiciones legales, carencia de una disposicin legal que la contemple expresamente. b- Antigedad, no es posible determinar fehacientemente la misma a travs de la microficha c- Colores, si se utilizan los mismo la reduccin de costos se pierden d- Firma, al no poder determinar la autenticidad de una firma

microfilmada, es til microfilmar todo excepto aquellos comprobantes que son informacin de terceros o que contienen sus firmas e- Medios especiales de lectura, es imprescindible la utilizacin de medios especiales, como visores para lectura.

6.6. Actuacin profesional

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Desde el punto de vista de la actuacin profesional en ciencias econmicas al sistema de microfilmacin se lo puede definir como un conjunto de elementos funcional y operativamente relacionados entre s, que interactan con el propsito de lograr un fin comn: Reducir fotogrficamente los documentos y racionalizar la administracin de la informacin que contienen. Las aplicaciones comerciales de microfilmacin datan de la dcada del 30 en la que se utiliza en su mayora por entidades bancarias para resguardo de su documentacin y cheques, y en una segunda etapa, por grandes empresas del ramo automotor, industria de la aviacin, laboratorios medicinales, etc. La evolucin fue lenta pero constante. En nuestro pas el factor costo se transform en uno de los principales condicionantes, ya que el 90 % de los elementos utilizados son importados. El principal objetivo o funcin del microfilm no es pura y exclusivamente reducir archivos, muy por el contrario, la reduccin es parte integrante del objetivo mayor formado por un terna inseparable: reduccin, uso y conservacin.
(9)

La microfilmacin y sus aplicaciones. Revista Contabilidad y Administracin. Carlos S. Zaglul y Gustavo J. M. Marchesini, octubre 1983

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La conservacin de la documentacin, entra en el campo de la seguridad de la empresa, ya que existen disposiciones legales en vigencia.

6.7. Aspectos legales en el mundo


En lo general no existen leyes de microfilmain en la mayora de los pases. Es permitido el uso del microfilme, sin leyes generales, en algunos de los pases, dependiendo del criterio de los jueces su validez o no, o en cuanto no se lo cuestione en el juicio, en otros casos, se lo considera como copia fiel original. Ejemplo: Francia, Polonia, Espaa. En otros pases se permite a ciertas instituciones a microfilmar, dndole validez legal a sus filmes. Ejemplo: Yugoslavia, Blgica, Venezuela y nuestro pas. En Dinamarca est permitido la microfilmacin de los registros contables, es decir, los libros, dentro de una ley general de contabilidad. En Italia existe una ley de microfilmacin que permite la reproduccin de documentacin respaldatoria, manteniendo dentro de ciertas condiciones la misma fuerza probatoria que los originales. En Inglaterra, el microfilme es reconocido como vlido si est originado en salida directa del computador. En la Repblica Democrtica Alemana (Alemania Oriental) existe la ms completa ley general que de microfilmacin, en ella se establecen los requerimientos registracin) En Estados Unidos la microfilmacin se rige por las disposiciones de las normas de UPA, en cuanto no existan normas especficas que restrinjan. La legislacin vigente considera a los documentos originales como primera evidencia y a sus copias de cualquier forma como segunda evidencia, tomando en cuenta en el caso del COM, que el microfilme obtenido es el original, lo considera como primera evidencia. deben cumplir las formas para considerarla vlida

(legibilidad, continuidad, copia original de un documento y control sobre sus

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6.8. Proyecto de unificacin de cdigos


En la sesin del 15 de Julio de 1987, la Honorable Cmara de Diputados de la Nacin aprob el proyecto de la ley de unificacin de la legislacin civil y comercial de la Nacin, que hoy se encuentra en estudio en la Cmara alta. El mencionado proyecto en el art. 1023, dice que Previa autorizacin del Registro Pblico del domicilio de su titular, est podr: Sustituir uno o ms libros, o formalidades respecto de ellos, salvo el de inventarios y balances, por la utilizacin de ordenadores u otros medios mecnicos, magnticos o electrnicos que permitan la individualizacin de las operaciones y de las correspondientes cuentas deudoras y acreedoras y su posterior verificacin. Conservar la documentacin en microfilme, discos pticos u otros medios aptos para ese fin.

6.9. Disco ptico


La tecnologa de los discos pticos, al igual que la del microfilme se base en un cambio de soporte. Su funcionamiento es el siguiente: la imagen es captada y convertida en impulsos digitales, luego se graba en medios magnticos para un almacenamiento transitorio y en discos pticos, para un almacenamiento ms prolongado. Los discos pticos se clasifican en tres grupos: CD Rom: este tipo de disco se adquiere con informacin ya grabada, no son borrables y son similares a los de msica. WROM: los mismos son grabados por el usuario en la medida de sus necesidades. EOM: son gravables y borrables por el usuario.

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Las imgenes o datos almacenados en disco pticos ofrecen las siguientes caractersticas: permanencia en el tiempo sin riesgo de borrado accidental; acceso simultneo, local o remoto; en pantalla o impreso; reconocimiento inteligente de caracteres e interaccin con el resto del software corrido en la misma mquina; eliminacin de instalaciones y personal especializado.

6.10. Microfilmacin de documentos coloniales


A partir del presente mes de julio de 2001 se iniciaron las tareas previstas en el proyecto de microfilmacin de la documentacin correspondiente a las Escribanas Coloniales. El Archivo General de la Nacin (AGN) cuenta con el apoyo de la Fundacin Antorchas y la Fundacin Bunge y Born. El proyecto se extender por un perodo de dos aos. Se intentar garantizar la preservacin de esta documentacin que presentaba serios problemas derivados de factores medioambientales y de las condiciones de su guarda. La microfilmacin iniciada permitir retirar de la consulta los documentos originales y reemplazarlos por los microfilms. Adems se implementarn otras actividades: cambios en las signaturas topogrficas adoptando criterios modernos, ubicacin de los documentos en nuevos contenedores que renen las condiciones fsicas adecuadas, y la digitalizacin y puesta en Internet de los instrumentos de consulta archivsticos para facilitar la consulta pblica. Por su aporte significativo al conocimiento de la historia universal esta documentacin fue incluida en el "Programa Memoria del Mundo" de la UNESCO, que constituye el registro de las colecciones documentales existentes en diversos archivos de diferentes pases que por su importancia requieren de las mximas garantas para su conservacin.

VII CONCLUSION
Considero dos aspectos fundamentales a tener en cuenta y a seguir profundizando:

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La integracin de los registros contables basados en la unin de los pases de Amrica Latina en su trayectoria a la consolidacin del Mercosur. Por lo expuesto sobre la legislacin brasilea en particular, hay una gran similitud en lo que respecta a registaciones y libros contables legales. Se deberan profundizar los conocimientos existentes en materia de legislacin vigente y lograr la predisposicin de las mismas hacia una homogeneizacin de las normas con el propsito de facilitar y conocer el intercambio, adems de procurar la integracin de los pueblos. El otro tema es el referido a la microfilmacin. No cabe ninguna duda que es un adelanto tecnolgico muy importante en materia de registros. Adems es una alternativa al momento de necesidad de poder competir, de bajar los costos, de maximizar las utilidades, abriendo nuevos caminos, a los que podemos resumir en una sola palabra: GLOBALIZACION, la cual no la elegimos, nos la imponen. Considero necesario que La Argentina formule una legislacin central sobre microfilmacin y no tener resoluciones sueltas. De esta manera poder poner pautas, controles y lmites a esta operatoria que tendr mucho futuro, y no tener que depender del criterio de los jueces sobre su aplicacin, su validez o no.

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VIII - BIBLIOGRAFIA
Ley 19.550 Sociedades Comerciales. Cdigo de Comercio. Cdigo Civil. Cdigo Procesal Civil y Comercial. Ley 20.337 de Cooperativas. Ley 20.321 de Mutuales modificada por la Ley 23.566 ( Resol. INAM 115/88 Art. 1 y 4) Ley 19.836 de Fundaciones. Ley 11683 de Procedimiento Fiscal. Ley 20.744 Contrato de Trabajo (Modificada por la Ley 21.297). Ley 19.931/72 Microfilmacin para el Banco de la Nacin. Resolucin IGJ 6/80. Resolucin General 3419 DGI/AFIP. Resolucin General 3803 DGI/AFIP. Resolucin 87/84 de la Comisin Nacional de Valores. Resolucin 11.589/74 de la Superintendencia de Seguros de la Nacin. Resolucin 115/88 del Instituto Nacional de Asociaciones Mutuales. Registros contables. Luisa Fronti de Garca. Ed. Macchi, Buenos Aires, 1988 Los registros contables legales. Schiavo; Jorge. Moderna, Buenos Aires, 1979. Contabilidad Bsica. Flower Newton, E. Ed. Contabilidad Moderna, Buenos Aires, 1979. Anteproyecto de Cdigo Civil. Comisin creada por Decreto 685/95, 18 de diciembre de 1998. Ed. Contabilidad

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Registros Contables Legales Circular 30/94 C.G.N. Normas sobre sistemas de registracin contable 16 de abril de1994. Ministerio de Economa y Obras de Servicios Pblicos. Secretaria de Hacienda. 7 Congreso Nacional de Profesionales en Ciencias Econmicas: Proyecto de reformas a los art. 83 y 84 de las normas- resolucin 6/80 de la Inspeccin General de Justicia. Garca Casella Carlos; Lascala M; Popritkin A; Pozzi A; Schiavo J. Julio de 1988. 7 Congreso Nacional de Profesionales en Ciencias Econmicas: Microfilmacin: su valor probatorio. Pozzi Angel. Julio de 1988 7 Congreso Nacional de Profesionales en Ciencias Econmicas: La validez de los registros contables obtenidos a travs del procesamiento electrnico de datos. Rdnitzky Adriana; Kimura Elsa. Julio de 1988. 8 Congreso Nacional de Profesionales en Ciencias Econmicas. Los registros contables formalidades. Lavoine J; Gonzlez J. Agosto de 1990. Manual Prctico del Contador. Cuarta Edicin. Zaglul C. Ediciones Macchi. Febrero 1997. Practica profesional del Contador. Tomo I. Fronti L, Viegas J.C. Ediciones Macchi. Abril 1994. 10 Congreso Nacional de Profesionales en Ciencias Econmicas. Necesidad de Adecuar la normativa vigente en materia de registraciones contables. Bordato G., Bordato S. Mar del Plata 23 al 26 de noviembre de 1994. 10 Congreso Nacional de Profesionales en Ciencias Econmicas. Registros contables para el siglo XXI (Anteproyecto de Ley de Registro Contable). Escobar J; Fronti L; Lascala M; Pozzi Angel. Mar del Plata 23 al 26 de noviembre de 1994. Congreso de Actuacin Profesional de Ciencias Econmicas en la Justicia. Alcance de la expresin ... si los libros estn llevados en legal forma, frente al posible atraso de las registraciones. Mariscotti R. 10 de Septiembre de 1984.

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Registros Contables Legales III Congreso de actuacin profesional de Ciencias Econmicas en la justicia. La prueba pericial contable ante la falta de registraciones rubricadas. Tregob Miguel. 5, 6 y 7 de Octubre de 1989. XIV Jornadas Universitarias de Contabilidad. Universidad Nacional de la Patagonia Facultad de Ciencias Econmicas: Registros contables en Brasil, una contribucin pensando en el Mercosur. Stacco J. Hernandez Susana. Trelew 27 al 29 de Octubre de 1993. La microfilmacin y sus aplicaciones. Revista Contabilidad y Administracin, pg. 590 Carlos S. Zaglul y Gustavo Jos M. Marchesini. Octubre 1993.
EDUCYT. Noticias de Educacin, Universidad, Ciencia y Tcnica 27 de

julio de 2001 Ao 5 Nro. 162 Primera seccin.

IX - INDICE I INTRODUCCION II REGISTROS CONTABLES.


2.1 Concepto de Registro Contable.

Pagina

2 2.2 Clases de registros: 2.2.1 Cronolgicos. 2.2.2 Sistemticos. 2.3 Tipos de registros. 2 2.3.1 Principales. 2.3.2 Auxiliares. 2.3.3 Especiales.

2 2 2

2 3 3

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Registros Contables Legales 2.4 Plazos de conservacin. 5

III MARCO JURDICO: ANTECEDENTES.


Normas Legales y Reglamentarias para comerciantes y sociedades. 3.1.1. Cdigo de Comercio. 6 3.1.2. Ley 19.550 de sociedades comerciales. 7 3.1.3. Ley 20.337 de Cooperativas. 8 3.1.4. Ley 20.321 de Mutuales. 9 3.1.5. Ley 19.836 de Fundaciones. 10 3.2 Normas de Aplicacin especfica: 3.2.1. Resolucin 87/84 CNV. 11 3.2.2. Ley 19.931, Microfilmacin para el Banco de la Nacin Argentina 11 3.2.3. Resolucin 11.589/74 Superintendencia de Seguros de la Nacin 11 3.3 Disposiciones y/o resoluciones de los Organos de Control: 3.3.1 Inspeccin General de Justicia, 12 3.3.1.1 Resolucin IGJ 6/80 12 3.3.2 DGI/AFIP. 3.3.2.1 Resolucin General 3419 14 3.3.2.2 Ley 11683 de Procedimiento Fiscal. 16 14

3.1

IV LOS REGISTROS CONTABLES EN LA JUSTICIA.


4.1 Validez en las pericias. 16 4.2 Falta de rubrica en libros. 4.3 Impacto de la Tecnologa en el Sistema de Registros Contables. 18

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V LA CONTABILIDAD Y LA INTEGRACION EN EL MERCOSUR VI MEDIOS ELECTRONICOS


6.1 Microfilmacin. Antecedentes. 22

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Registros Contables Legales 6.2 Microfilmacin de datos informativos. 22 6.3 Leyes de microfilmacin. 23 6.4 Microfilmacin como medio de prueba. 30 6.5 Ventajas y desventajas de la microfilmacin. 31 6.6 Actuacin profesional. 32 6.7 Aspectos legales en el mundo. 32 6.8 Proyecto de unificacin Cdigo Civil y Comercial de la Nacin. 33 6.9 Disco ptico. 33 6.10 Microfilmacin de documentos coloniales. 34 VII CONCLUSION VIII BIBLIOGRAFIA IX INDICE 35 36 38

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