LEGALIZACIÒN

El libro caja y bancos considerado como integrante de la contabilidad completa

debe ser legalizado por un Notario o, a falta de estos, por un juez de Paz Letrado o

Juez de Paz, cuando corresponda de la provincia en la que se encuentra ubicado el domicilio

fiscal del deudor tributario, salvo tratándose de las provincias de Lima y Callao en cuyo caso

la legalización podrá ser efectuada por los notarios o jueces de cualquiera de dichas

provincias.

¿QUÈ ES LA LEGALIZACIÒN DE LIBROS CONTABLES?

La legalización de los libros de los empresarios es una obligación formal establecida

por distintas disposiciones legales tales como:
 el Reglamento del Registro Mercantil (artículo 329) o;
 la Ley General Tributaria (artículo 29).

LEGALIZACIÒN Y EXCEPCIONES

Estos libros deben legalizarse anualmente, aunque encontramos las siguientes

excepciones:
 en el caso de Libro de actas, estás también se pueden enviar una a una o
trimestralmente, por ejemplo;
 en el caso del Libro de socios (Sociedades Limitadas) o de acciones nominativas
(Sociedades Anónimas), se podrán legalizar únicamente cuando haya cambiado su
contenido.
Además de los libros mencionados, también existe la posibilidad de legalizar libros
auxiliares (por ejemplo, el libro mayor de contabilidad) y otros que se lleven por parte del
empresario en su actividad.

¿Quiénes están obligados a presentar los libros contables?

Deben legalizar los libros contables:

 Como norma general, todos los empresarios - artículo 25 Código de Comercio;

  los sujetos obligados a inscribirse obligatoriamente en el Registro Mercantil - artículo
81 Reglamento del Registro Mercantil;

 los sujetos inscritos en el Registro Mercantil en virtud de disposiciones específicas

como la Ley de Ordenación del Comercio Minorista;
 los sujetos obligados a formular contabilidad conforme a las normas del Código de
Comercio - artículo 68 del Reglamento del IRPF;
 los empresarios individuales, aunque no estén obligados a su inscripción en el
Registro Mercantil, cuando estén sujetos al IRPF en el régimen de estimación directa,
que llevarán su contabilidad conforme a las normas del Código de Comercio.

PLAZO MÀXIMO DE ATRASO

Según la resolución de la superintendencia N0 234-2006 / SUNAT el libro caja y

bancos puede ser llevado con un plazo máximo de atraso de tres meses desde el primer día del

mes siguiente a aquel en que se realizaron las operaciones relacionadas con el ingreso o salida

del efectivo con equivalente de efectivo, de lo contrario será tipificada como una infracción

especificada en el numeral 5 del artículo 175 del código tributario.

De acuerdo al Anexo N.º 2 de la Resolución de Superintendencia N.º

234-2006/SUNAT, el Libro Caja y Bancos puede ser llevado con un plazo máximo de atraso

de: LIBRO O REGISTRO VINCULADO A ASUNTOS TRIBUTARIOS Máximo atraso

permitido acto o circunstancia que determina el inicio del plazo para el máximo atraso

permitido LIBRO CAJA Y BANCOS Tres (3) meses desde el primer día del mes siguiente a

aquel en que se realizaron las operaciones relacionadas con el ingreso o salida del efectivo o
equivalente del efectivo. En todo caso, de llevarse con un atraso mayor al antes indicado, será

aplicable la infracción tipificada en el numeral 5 del artículo 175º del Código Tributario la

que señala que constituye infracción, el llevar con atraso mayor al permitido por las normas

vigentes, los libros de contabilidad que se vinculen con la tributación.

¿CUÀL ES LA FORMA CORRECTA DE CONSIDERAR LOS TRES MESES

ALUDIDOS ANTERIORMENTE?

La manera correcta de considerar los tres meses, tomando en consideración las reglas
establecidas en la Norma XII del Título Preliminar del Código Tributario serían las siguientes.

Si se observa, en el caso del Libro Diario correspondiente al mes de diciembre de

2020, se indica que el plazo máximo de atraso es de tres meses, contados “desde el primer día
hábil del mes siguiente de realizadas las operaciones”.

Ello determina que el mes de diciembre del año 2020 culminó el jueves 31 de
diciembre de 2020, el viernes 1 de enero fue feriado, el sábado 2 y el domingo 3 de enero de
2021 son días inhábiles, motivo por el cual el primer día hábil del año 2021 es el lunes 4 de
enero.

Si aplicamos las reglas indicadas en el Título Preliminar antes descritas, el cómputo de

los tres meses debería iniciarse el día lunes 4 de enero de 2021.

De este modo, el primer mes empieza a considerar como inicio el lunes 4 de enero y

vence el jueves 4 de febrero de 2021. El segundo mes considera como inicio el jueves 4 de
febrero de 2021 y vence el jueves 4 de marzo de 2021. El tercer mes considera como inicio el
jueves 4 de marzo de 2021 y vencería el 4 de abril de 2021.

Sin embargo, nos percatamos que el 4 de abril de 2021 es un día domingo, por lo que
se le considera un día inhábil. Si seguimos las reglas de la Norma XII del Título Preliminar
del Código Tributario, apreciamos que, si el día del vencimiento es un día inhábil, lo que
corresponde considerar es que el plazo se prorroga al día hábil siguiente, motivo por el cual
los tres meses, que es el plazo máximo de atraso en el registro de las operaciones del período
diciembre 2020 que debe registrarse en el Libro Diario, vencería el día lunes 5 de abril de
2021.

La explicación antes mencionada puede ser de utilidad, para poder determinar los
plazos máximos de atraso de los libros y registros vinculados a asuntos tributarios, a efectos
de no tener alguna contingencia con el fisco.
 FORMATO E INFORMACIÒN MÌNIMA

A partir del 01.07.2010 los contribuyentes obligados a llevar el Libro Caja y Bancos
deberán utilizar los siguientes formatos:

FORMATO DESCRIPCIÒN

FORMATO 1.1 Libro Caja y Bancos – Detalle de los movimientos

del efectivo

FORMATO 1.2 Libro Caja y Bancos – Detalle de los movimientos

de la cuenta corriente

En ese caso, la información mínima a ser consignada en cada formato, será la

siguiente:

FORMATO 1.1: “LIBRO CAJA Y BANCOS – DETALLE DE LOS

MOVIMIENTOS DEL EFECTIVO”

• Número correlativo del registro o código único de la operación.

• Fecha de la operación.

• Descripción de la operación registrada, que indique su naturaleza. De tratarse de

saldos, inicial o final, indicarlo en esta columna. En caso la(s) operación(es) se encuentre(n)
centralizada(s) en otro libro o registro vinculado a asuntos tributarios será necesario
únicamente su referenciación.

• Código y denominación de la(s) cuenta(s) contable(s) asociada(s) que es(son) el

origen o destino de la operación, según el Plan de Cuentas utilizado, tratándose de libros o
registros llevados en forma manual.

• Saldos y movimientos:

i) Saldo deudor, de ser el caso.

 ii) ii) Saldo acreedor, de ser el caso.

FORMATO 1.2: “LIBRO CAJA Y BANCOS – DETALLE DE LOS

MOVIMIENTOS DE LA CUENTA CORRIENTE”

Se deberá incluir como datos de cabecera adicionales a los contemplados en el literal

a) del artículo 6°, la siguiente información:

i) Nombre de la entidad financiera.

ii) ii) Código de la cuenta corriente.

En todo caso, la información mínima a considerar en este formato será la

siguiente:

• Número correlativo del registro o código único de la operación.

• Fecha de la operación.

• Medio de pago utilizado.

• Descripción de la operación; opcionalmente se podrá consignar en esta

columna, en forma literal, el medio de pago utilizado, en cuyo caso no será
necesario utilizar la columna señalada para registrar la información que
corresponde al punto anterior.

• Apellidos y Nombres, Denominación o Razón Social del girador o

beneficiario. En esta columna se indicarán los saldos, inicial o final, y de
tratarse de operaciones múltiples se podrá consignar como concepto el
término “varios”.

• Número de la transacción bancaria, número del documento sustenta torio o

número de control interno de la operación.

• Código y denominación de la(s) cuenta(s) contable(s) asociada(s) que

es(son) el origen o destino de la operación, según el Plan de Cuentas utilizado,
tratándose de contabilidad manual.

• Saldos y movimientos:

i) Saldo deudor, de ser el caso.

ii) ii) Saldo acreedor, de ser el caso.

EXCEPCIÓN A LA OBLIGACIÓN DE OBSERVAR EL FORMATO Y LA

INFORMACIÓN MÍNIMA
En relación a la obligación de observar el Formato y la Información mínima del Libro Caja y
Bancos, es importante recordar que la Séptima Disposición Complementaria y Final de la
Resolución de Superintendencia Nº 234- 2006/SUNAT ha establecido ciertas excepciones
para su aplicación. En efecto, de acuerdo a la norma antes citada, la utilización de los
formatos que debe contener cada libro y registro vinculado a asuntos tributarios es obligatoria,
excepto, cuando los libros o registros son llevados mediante hojas.