Lean Office Reiner Gonzalez

Lean Office
Por Reiner González

Mejoramiento Continuo 2023
Contenidos
01 ¿De donde surge?
¿Qué es?
02 Perspectivas del concepto.
03 Espacio como herramienta de
administración.
04 ¿Cómo funciona?
05 Pasos de aplicación propuestos
06 Algunos beneficios
07 Casos de aplicación
08 Algunas dificultades
01 ¿De donde surge?
70% - 50% - 40% municipios,
Concepto Lean operaciones gubernamentales,
cuando observaron sector privado en países como
el modelo Dinamarca usan la
productivo Toyota. metodología.
1980 2007
1990 Actualidad
Nueva aproximación en ¿Qué implicaciones tiene
Europa impactando el extender el concepto a todas
sector civil y de oficinas. las instalaciones de oficinas?.
Una nueva preocupación en las
condiciones laborales de los
empleados.
Christina Bodin Danielsson , (2013),"An explorative review of the Lean office concept", Journal of Corporate Real Estate, Vol. 15 Iss
3/4 pp. 167 – 180 http://dx.doi.org/10.1108/JCRE-02-2013-0007
02 ¿Qué es?
Lean Office es la aplicación de los La diferencia entre la
principios de Pensamiento Lean en Producción Lean y Lean Office
áreas administrativas, con el radica en que la primera se
objetivo de obtener los beneficios refiere a los flujos físicos en
obtenidos con la Producción Lean una planta de manufactura, en
en los procesos de información. el segundo caso, los flujos
involucran información y
conocimiento de los
empleados en la oficina.
Besser Freitag, A. E., Santos, J. das C., & Reis, A. da C. (2018). Lean Office and digital transformation: a case study in a services
company. Brazilian Journal of Operations & Production Management, 15(4), 588–594. https://doi.org/10.14488/BJOPM.2018.v15.n4.a12
2 perspectivas del concepto
El concepto Neo-Taylorista, “el cuál aplica un

enfoque de administración científica defendiendo
la estandarización del diseño de la oficina”
El concepto basado en equipos, “el cuál se enfoca en la

solución de problemas y organizaciones de aprendizaje
como métodos para disminuir tiempos de desperdicio y
liberar tiempo libre“
2 perspectivas del concepto
Neo-Taylorista Basado en equipos
Producción cooperativa. Se busca pero no del todo. Implacablemente
perseguida
Rol de líder del equipo. Un líder del equipo. Se rota al líder entre los
miembros.
Rotación del trabajo
Estandarización del proceso de trabajo y

diseño de la oficina.
Oficina visible
Personal encargado de estaciones de trabajo.
Personalización de la zona en equipo.
Manifestación del equipo.
03 Espacio como herramienta de administración
Los espacios de trabajo y gestión
no son entornos neutrales.
Estrategias de
Transmiten mensajes sobre jerarquía y branding interno y
poder organizacional. diseño de oficinas
lean.
Tradición Enfoques para

norteamericana: Tradición Europea: aumentar
Control y CVT y motivación. compromiso de
jerarquía. los empleados.
Se examinan los
recursos en términos de
Eliminar elementos
personas disponibles.
que no generan valor.
Producción cooperativa, Se usa un tablero de

todos los niveles de la Proceso laboral visualización para identificar
org. trabajan juntos. oportunidades de mejora.
eficiente
Revisión detallada del
proceso laboral: Se estudian Oficina visible: Amplios
los procedimientos como espacios de reunión,
reuniones o almuerzos para estándares comunes y
encontrar tiempo muerto. rotación de empleo.
Potencial para reducir el Ofrece flexibilidad En el futuro cercano

manejo de papel y para trabajar en podría incluir el
mejorar el acceso a diferentes ubicaciones mundo virtual con
información compartida. dentro de la oficina. enfoque Lean.
05 Pasos de aplicación propuestos.
1. Forme un equipo Lean y proporcione entrenamiento.
2. Seleccione un producto o servicio vital en la cadena de valor.
3. Cree un mapa del estado actual.
4. Lluvia de ideas para un mapa futuro.
5. Proponga un plan de mejora.
6. Conduzca eventos Kaizen para eliminar desperdicios.
J. Chen and R. Cox, "Value Stream Management for Lean Office—A Case Study," American Journal of Industrial and Business
Management, Vol. 2 No. 2, 2012, pp. 17-29. doi: 10.4236/ajibm.2012.22004.
06 Algunos beneficios…
Reducción de la sobreproducción de documentos impresos

y tiempos de espera, optimización del tiempo de servicio, la
mejora en la utilización de recursos humanos, la reducción
de niveles jerárquicos. También se destacan la
comunicación efectiva, el uso eficiente del espacio, la
formalización de sistemas de cruce de documentos, la
reducción del tiempo de reuniones, y la motivación del
personal mediante el empoderamiento.
Tiene potencial en la Industria 4.0.
07 Casos de aplicación: Soporte de servicios de una empresa
manufacturera.
 Se enfoco en la orientación funcional del proceso y la falta de un

sistema integrado de información.
 Mediante el uso de mapas de flujo de valor se identificaron posibles
soluciones, incluyendo la instalación de un sistema integrado y la
eliminación de desperdicios.
 Se redujo el tiempo de respuesta en 3 horas menos de las horas
objetivo.
 Algunas limitaciones involucran que solo se enfoco en el tiempo de
respuesta.
Sabur, V. F., & Simatupang, T. M. (2015). Improvement of customer response time using Lean Office. International Journal of
Services and Operations Management, 20(1), 59. doi:10.1504/ijsom.2015.065972
07 Casos de aplicación: Compañía de servicios tecnológicos en
Brasil.
 Con técnicas Lean se trajeron beneficios al dpto. de operaciones.

 Con mapas de flujo de valor se identificaron desperdicios en el
macro flujo de programación, estos se abordaran con dispositivos
digitales.
 Algunas limitaciones involucran el plazo de implementación de los
procesos sin embargo presenta un potencial para el desarrollo de
mejores mapas de flujo de valor a futuro.
07 Casos de aplicación: Reducción de tiempo en la Aduana.
 El lead time se redujo de 2 días a 2 horas.

 Se redujeron actividades que no agregan valor en un 53%
 Se redujeron distancias no necesarias en 176 m.
 Es indispensable el involucramiento y compromiso de la gente
con equipos multidisciplinarios.
 Se mejoraron los ingresos de la empresa con mayor recepción
de contenedores.
 Conviene no usar la metodología sobre un producto especifico
sino buscar la familia de productos mas representativa.
León, L. (2021). Reducción del lead time del proceso de ingreso de carga, en un depósito público, implementando lean office [Tesis
de maestría]. Escuela Superior Politécnica del Litoral
A veces los avances
son difíciles de Falta de
medir, por lo que conocimiento es
conviene ser otro problema. Por
entrenados por Problemas con lo que el gerente
personas con dificultades culturales. debe apoyarse en
experiencia. Es importante que se investigaciones al
entrene a la org y respecto.
aprendan los
Las dificultades conceptos de Lean.
financieras pueden
surgir, es necesario
hacer una
planeación de
recursos con base
estadística.
08 Algunas dificultades
Yokoyama, T. T., de Oliveira, M. A.,
& Futami, A. H. (2019). A systematic
literature review on lean
office. Industrial Engineering &
Management Systems, 18(1), 67-77.
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05 Pasos de aplicación propuestos

El concepto Neo-Taylorista, “el cuál aplica un

El concepto basado en equipos, “el cuál se enfoca en la

Rotación del trabajo

Estandarización del proceso de trabajo y

Personal encargado de estaciones de trabajo.

Personalización de la zona en equipo.

Manifestación del equipo.

Tradición Enfoques para

Producción cooperativa, Se usa un tablero de

Potencial para reducir el Ofrece flexibilidad En el futuro cercano

2. Seleccione un producto o servicio vital en la cadena de valor.

3. Cree un mapa del estado actual.

4. Lluvia de ideas para un mapa futuro.

5. Proponga un plan de mejora.

6. Conduzca eventos Kaizen para eliminar desperdicios.

Reducción de la sobreproducción de documentos impresos

Tiene potencial en la Industria 4.0.

 Se enfoco en la orientación funcional del proceso y la falta de un

 Con técnicas Lean se trajeron beneficios al dpto. de operaciones.

 El lead time se redujo de 2 días a 2 horas.

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