HISA-PR-ADQ-01

V02
Procedimiento de Adquisiciones Página 1 de 7

Procedimiento de Adquisicione
Adquisiciones

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

Representante de la Gerente de Operaciones Gerente General
Gerencia
22-07-2011 25-07-2011 25-07-2011

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1. OBJETIVO Y ALCANCE

Los objetivos de este procedimiento son entregar los lineamientos necesarios para realizar el
proceso de compras para la correcta ejecución de las obras. El alcance es desde el requerimiento
de compras en Operaciones, despacho en obra y hasta el pago de proveedores por parte de
Administración y Finanzas.

2. DOCUMENTOS RELACIONADOS
• Planilla - Selección, evaluación y re evaluación
evaluación de proveedores; HISA
HISA-RE-ADQ-04
• Solicitud de material; HISA-RE-OP-01
• Orden de Compra;
Compra HISA-RE-ADQ-01
• Resumen de Compra; HISA-RE-ADQ-02
HISA
• Informe de Compras; HISA-RE-ADQ-03
HISA
• Inventario; HISA--RE-ADQ-05
• Flujograma de Adquisiciones; HISA-DO-ADQ-01
HISA
• Flujograma de Traslado de Material;
Material HISA-DO-ADQ-02
• Flujograma de Compras en ObraObra; HISA-DO-ADQ-03

3. DEFINICIONES Y ABREVIATURAS

No aplica

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4. DESCRIPCIÓN

Flujograma de Adquisiciones HISA -DO-ADQ-01 – V02

Gerente
Administrador de
Gerente Operaciones Jefe Adquisiciones Administración y
Obra
Finanzas
Solicitud de
Inventario
Material
HISA-RE-OP-01
No HISA-RE-ADQ-05 ¿Existe stock ?

La solicitud de material de
obras hacia oficina central Si
podrá ser respaldada en
casos fundados vía mail
Compras en Instructivo traslado
obra? de material

No

Planilla de
Cotización y
Adquisiciones selección, ev. y
recepción y
en obra rev. Proveedores evaluación de
HISA-DO-ADQ-03 HISA-RE-ADQ-04
alternativas

No
¿Existe
proveedor y No
cotización?

Si

Genera Orden de
Compra

¿Monto <
¿Autoriza? No
UF25?

Si

Envio OC
autorizada al
Si
Administrador de obra o proveedor y Adm
su delegado, verifica el de obra
material mediante copia
de la OC o solicitud de
materiales y guía de
despacho o factura. Proveedor entrega
No
según OC

¿Recepción
Conforme?

Si No Cierra circuito?

Recepción Guía
Despacho, Documentos
No Si
Factura Ok?
Los proveedores podrán
remitir facturas directamente
Administrador de obra a oficina central, donde será
o su delegado validan contrastado con guías de
guía de despacho o despacho por parte de HISA Pago de
factura indicando Si proveedores
HISA-PR-AF -01
nombre, firma, rut.

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Flujograma Traslado de material HISA-DO-ADQ-02

HISA V00

Encargado Administrador de obra - Administrador de

Adquisiciones origen obra - destino

Inventario, Coordina
solicitud de preparación y
material envio de
materiales, con
solicitud de
material

Informa traslado No
de material entre
obras origen-
destino Guía de despacho

Despacho de
Verifica Materiales
Materiales

¿Ok
¿Ok?

Si

Rebaja de Stock, Firma guía de

Informa a
Inventario despacho
Adquisiciones

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Procedimiento de Adquisiciones Página 5 de 7

Flujograma Compras en obra HISA -DO-ADQ-03 V01

Gerente
Gerente
Administrador de Obra Administrativo compras Administración y
Operaciones
Finanzas

Solicitud de Inventario
material HISA-RE-ADQ-05 ¿Existe stock ?

Si

Instructivo
traslado de
material

No

Planilla de
Cotización y
selección, ev. y
recepción y
rev. Proveedores evaluación de
HISA-RE-ADQ-04
alternativas

¿Existe
proveedor y No
cotización?

Si

Genera Orden de
Autoriza? Compra

Envio OC
autorizada al
proveedor y Adm
de obra

Proveedor entrega
No
según OC
Administrador de obra o
su delegado, verifica el
material mediante copia
de la OC o solicitud de
materiales y guía de
despacho o factura.
factura
¿Recepción
Conforme?

Si Administrador de
obra o su
Recepción Guía
delegado validan
Despacho, Pago de
guía de despacho Ok? Si
Factura proveedores
o factura
indicando nombre,
nombre
firma, rut.
No

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5. COMPRAS URGENTES

Las compras urgentes podrán ser tramitadas por Adquisiciones, tanto en oficina central como en
obra previa autorización de la Gerencia de Operaciones, con una causa plenamente justificada. Se
llevará estadística de estas compras.

6. VARIABLES CRITICAS

Actividades Variables de Control

Críticas
Descripción del Gerente de Operaciones realiza la descripción
descripción de las especificaciones y
requerimiento de cantidades según propuesta adjudicada. Para los casos de equipos se
compra solicita además certificados de calibración y para algunos insumos
certificados de calidad (ej. acero, hormigón, etc)
Verificación de la Administrador de obra realiza verificación del material utilizando la OC
compra enviada al proveedor, vs guía de despacho o factura e inspección del
material, tanto en calidad como en cantidad.
Validación de la Administrador de obra debe firmar a conformidad la recepción del
compra producto comprado en el documento del proveedor.
Selección del Encargado de adquisiciones selecciona sólo proveedores del listado de
proveedor proveedores. Si no existe genera cotizaciones, lo ingresa a la planilla
(HISA-RERE-ADQ-04) y evalúa según precio, disponibilidad, oportunidad
en la entrega, calidad, condiciones comerciales.
Evaluación de Una vez al año Gerente de Operaciones, en conjunto con encargado de
proveedores Adquisiciones evalúa según los siguientes criterios: precio, calidad,
cumplimiento de plazo, cumplimiento de cantidad, Post Venta,
Venta en HISA-
RE-ADQ
ADQ-04. Se contemplan 2 categorías según frecuencia/importancia
Re evaluación de Aquellos proveedores que resulten en 2º categoría, serán re evaluados
proveedores anualmente Aquellos de 1º categoría serán evaluados semestralmente
anualmente.
en HISA-RE-ADQ-04.
HISA
Resguardo de Administrador de obra, al momento de recibir conforme la compra de
insumos y equipos productos, éstos deben ser dispuestos bajo condiciones que no afecten
su calidad. (Humedad, temperatura extrema, caídas o cualquier otro
cuidado indicado por el proveedor). Además debe considerar las
variables ambientales y de SSO en su almacenamiento y utilización.

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7. CONTROL DE CAMBIOS

Versión Modificación Ítem /pagina

00 Primera versión No aplica
01 Se mejora descripción de circuito de compras, 04/03; 04/05
al especificar en oficina central al Jefe de
Adquisiciones para tal labor, en conjunto con
Gerente Operaciones para los VB antes de
enviar a pago. Se incorpora autorización de
Administradoror de Obra en flujo de compras en
obra

02 Se incorpora casos de compras urgentes, se 04/03; 04/05;

5; 05/06;
05/06 06/06
especifica que la solicitud de material además
del registro HISA-RE-ADQ-01
HISA puede ser vía
mail. Se detalla categorías de proveedores
según intensidad e importancia. 1º categoría
se evalúan semestralmente, 2º categoría será
anual.

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