Bases de la Comunicación

Curso: Secretariado Administrativo

Comunicación Efectiva
 Que es la Comunicación..?
• Se define como como comunicación a la
necesidad o acción intensional que ocurre
en diferentes contextos de la vida, familiar,
social o profesional.
• Es el intercambio de ideas que permite al
ser humano establecer vínculos con otros.
Es el sistema que permite que el ser
humano, establezca sociedades, culturas y
cree su historia.
Comunicación Efectiva

• Es la capacidad de entregar e interpretar

de manera correcta un mensaje utilizando
signos verbales y no verbales.
• Es el proceso de transmitir y recepcionar
ideas, información y mensaje.
• Es la capacidad de interpretar el mensaje
con la misma intención e intensidad con
que lo entregó el emisor.
Componentes de la Comunicación
 Componentes de la Comunicación
• Emisor:
• Es aquél que emite el mensaje.
• El emisor es el punto de partida de un
proceso de comunicación.
• Un ejemplo de emisor es la persona que
hace una llamada telefónica para iniciar
una conversación con otra.
Componentes de la Comunicación
• Código:
• El código o lenguaje es el conjunto de
signos con el que se cuenta para transmitir
un mensaje.
• El código puede ser transmitido de manera
verbal o no verbal.
• Un ejemplo de código es el idioma español
que usan dos personas para conversar.
 Componentes de la Comunicación
Mensaje:
El mensaje es el contenido que se quiere
transmitir desde el emisor hacia el receptor.
El mensaje está compuesto por una
combinación de sistema de signos o símbolos
que transmiten un concepto, idea o
información que son familiares tanto para el
emisor como para el receptor.
Componentes de la Comunicación
• Canal:
• El canal de comunicación es el medio físico por
donde se transmite el mensaje del emisor hacia
el receptor.
• El aire es el medio físico más común de
comunicación, pero también lo son el teléfono,
el correo electrónico, la voz, entre otros.
• Un ejemplo de canal de comunicación serían los
teléfonos del emisor y el receptor, que
permiten la comunicación entre ambos.
 Componentes de la Comunicación
• Contexto:
• Es la situación en la cual se genera el
proceso comunicativo. Incluye factores
emocionales, sociales, circunstanciales, etc.
y puede tener una influencia en el
intercambio de ideas.
• Un ejemplo de contexto puede ser la
entrevista de trabajo.
Componentes de la Comunicación

• Receptor:
• El receptor es quien recibe el mensaje.
Puede recibir el mensaje y no
responder, pero sí lo hace, deja de ser
receptor para convertirse también en
emisor.
• Un ejemplo de receptor sería quien
recibe la llamada y escucha el mensaje
del emisor.
Interferencias o Barreras de la Comunicación
 Interferencias o Barreras de la Comunicación

• Es el conjunto de factores que entorpecen

la comunicación, son considerados barreras
u obstáculos que afectan el mensaje e
impiden que llegue con la calidad y claridad
en que fue emitido.
• Existen barreras de diferentes tipos,
semánticas, físicas, fisiológicas,
psicológicas, socioculturales, lingüísticas y
administrativas.
Interferencias o Barreras de la Comunicación
• Existen barreras de diferentes tipos:
• Semánticas o Lingüísticas
• Físicas
• Fisiológicas
• Psicológicas
• Socioculturales
• Administrativas.
 Interferencias o Barreras de la Comunicación

• Barreras Semánticas o Lingüísticas:

• Es aquella barrera que dificulta la comunicación porque el emisor
y el receptor utilizan por ejemplo un idioma diferente, lo que
distorsiona la calidad del mensaje deformándolo.
• O cuando dos personas que hablan un idioma, utilizan modismos
o pensamientos diferentes y no se queda claro el mensaje.
• También se da en situaciones en que se utiliza un vocabulario con
terminología rebuscada y demasiado específica.
• Y se puede presentar cuando el mensaje se vuelve demasiado
extenso.
 Interferencias o Barreras de la Comunicación

• Barreras Lingüísticas:
• Se produce cuando dos personas que
hablan un idioma, utilizan modismos o
pensamientos diferentes e intentan
comunicarse.
• No solo es la utilización de un idioma
diferente, incluye los modismos, religión,
nacionalidad, creencias y formas de vivir.
 Interferencias o Barreras de la Comunicación

• Barreras Físicas:
• Son aquellas que se presentan en el medio
ambiente en donde se desarrolla la
comunicación y que impiden o dificultan su
proceso.
• Como, por ejemplo: ruido, falla de los
medios al transmitir el mensaje, frio, calor,
distancia, lluvia, etc.
Interferencias o Barreras de la Comunicación

• Barreras Fisiológicas:
• Se presentan en las capacidades diferentes
que poseen algunas personas, ya sea en el
emisor o en el receptor.
• Puede ser la voz débil, pronunciación
defectuosa, sordera, problemas visuales,
tartamudez.
• Tienen que ver con algún impedimento
físico o médico.
 Interferencias o Barreras de la Comunicación

• Barreras Psicológicas:
• Representan la situación psicológica
particular del emisor o receptor, de la
situación ocasionada por el agrado o
rechazo del mensaje.
• La deficiencia del mensaje se puede deber
también a estados emocionales por el que
atraviesa el emisor o el receptor.
Interferencias o Barreras de la Comunicación

• Barreras Socioculturales:
• Las barreras socioculturales están
representadas por diferencias como el
estrato social, la cultura de diferentes
países, los valores aprendidos, entre estos
encontramos.
• Las pautas de Conducta. Sobrevaloración
social de la inteligencia.
• Excesiva importancia al rol de los sexos.
• Tradicionalismo, ambiente de prejuicio,
rechazo a los cambios y a lo nuevo.
Interferencias o Barreras de la Comunicación

• Barreras Administrativas:
• Son las que se originan en las estructuras
empresariales, producidas por mensajes
mal entregados, recargo de información,
indicaciones confusas, planificación mal
diseñada o interpretación incorrecta de la
información.
• Esta barrera es recurrente en el entorno
laboral, en ocasiones genera graves
problemas internos en la empresa.
 Factores que Facilitan la Comunicación

• Existen diferentes factores que intervienen

en el proceso comunicativo, entre estos
factores encontraremos factores que:
Favorecen la comunicación, tales como:
• La escucha activa
• La Retroalimención o Feedback.
• La Empatía.
• La Actitud Positiva.
 Factores que Facilitan la Comunicación
Escucha activa:
• La escucha activa se basa en la habilidad de
escuchar NO solo lo que la persona está
expresando, sino también entender los
pensamientos, ideas y sentimientos que desean
transmitir.
• Favorece la Autoestima.
• Facilita la Claridad del Contenido de un mensaje.
• Disminuye la contaminación emocional.
• Mejora la calidad en las relaciones humanas.
• Favorece la Retroalimentación
 Factores que Facilitan la Comunicación
Para escuchar activamente, se debe:
• Prestar atención al emisor
• Comprender el mensaje
• Evaluarlo y Recordarlo
• Conocer la forma de pensar del interlocutor
• Generar la confianza del otro
• Conseguir información sin invadir
• Responder de forma adecuada, según la situación.
Factores que Facilitan la Comunicación
Retroalimentación o Feed Back:
• La retroalimentación o Feed back es un
mecanismo de respuesta al mensaje por
parte del receptor, entregando su percepción
ante el mensaje recibido.
• Debido a que la comunicación es circular y
tanto el emisor como el receptor están
constantemente cambiando de papeles, la
retroalimentación determina la efectividad
de los mensajes enviados por el emisor,
quien puede comprobar si el mensaje fue
recibido e interpretado de forma adecuada.
 Factores que Facilitan la Comunicación

La Empatía:
• La empatía es la capacidad que tienen
las personas de sentir en su propio
cuerpo las sensaciones que otro está
sintiendo.
• El proceso de la empatía entonces no es
estático en el tiempo, pues requiere la
observación de algo que le ocurre a
alguien, y luego la identificación con
esos sentimientos que ha observado.
Factores que Facilitan la Comunicación

Actitud Positiva:
• Es un estado mental que permite
apreciar desde otra perspectiva
situaciones que acontecen a diario,
centrándose en el lado favorable de cada
situación y concentrándose más que en
lamentar encontrar una solución.
• La actitud positiva es la capacidad de
superar los problemas, a través de la
posibilidad de ver lo positivo en las
circunstancias para lograr encontrar una
solución.
 Beneficios de una Actitud Positiva
Bajos Niveles de Estrés: Al pensar positivo nuestro cuerpo no reacciona
con tensión muscular ante determinados eventos.
Bienestar Físico y Emocional: Se desarrollan mayores defensas en el
Sistema inmune, estudios indican que las personas con actitud positiva
presentan menor riesgo se enfermedades cardiovasculares, cáncer y
episodios Cerebrovasculares.
Autoestima Sana y Confianza en Si mismo: La autoestima se fortalece y
genera una mejor actitud hacia si mismo y hacia la vida.
Mejores Relaciones Sociales: Las personas positivas resultan mas
atractivas y agradables, lo que mejora las relaciones sociales y
comunicacionales.
Actitud Positiva = Equilibrio
 Como tener una Actitud Positiva
1. Busca el lado positivo de las cosas.
2. Concéntrate en la solución y no recalques en el problema
3. Realiza actividades que te provoquen agrado..
4. Expresa gratitud.
5. Comparte y sé generoso.
6. Rodéate de personas positivas.
7. Saluda y Sonríe con más frecuencia.
8. Entrega un poco más que un saludo.
9. Demuestra afecto a tus seres cercanos.
 Factores que Dificultan La Comunicación

Así como existen factores que facilitan la comunicación,

también hay algunos Factores que funcionan como
obstáculos, que impiden o dificultan la comunicación:
1. Mandar o Dirigir.
2. Amenazar o Insultar.
3. Sermonear.
4. Dar Lecciones.
 Factores que Dificultan La Comunicación
1. Mandar o dirigir:
Decir al otro siempre lo que debe
hacer sin considerar su opinión
imponiendo el propio parecer
disminuye las posibilidades de
comunicación.
Genera en el otro inseguridad y
falta de iniciativa, muchas veces
temor a expresarse.
Factores que Dificultan La Comunicación

2. Amenazar o Insultar:
Anunciar sanciones o hacerlo bajo
amenaza, insultar, degradar al otro
es considerado violencia
Psicológica.
Estás conductas en la actualidad
son sancionadas legalmente,
especialmente si se practican en el
entorno laboral.
 Factores que Dificultan La Comunicación

3. Sermonear:
Decir que las cosas están mal
basándose en argumentos sin
fundamentos claros, o que lo que
hacía usted en su lugar es mejor,
demuestra falta de empatía con los
sentimientos y habilidades del otro,
y no mejora la comunicación, por el
contrario la dificulta
Factores que Dificultan La Comunicación

4. Dar Lecciones:
Hablar como si usted fuera un
experto en todas las materias y que
jamás se equivoca, con frases
como:
“Hazme caso yo se de eso…”.
“Cuando a mi me toco hacer ese
trabajo….
Clase 1
Comunicación