LAS 5 “S”

Un método para lograr los mejores

estándares en orden y aseo
 OBJETIVO GENERAL.

Fomentar conciencia para

mantener el orden y aseo en su
empresa, generando un
compromiso empresarial e individual.
OBJETIVOS ESPECIFICOS

• Aumentar la
productividad a
través de la creación
de un mejor lugar de
trabajo

• Mejorar la manera
de trabajar creando
un cambio de
actitud en las
personas
Las “5 S” es una técnica
Japonesa desarrollada por
Toyota en los años 60 y 70,
para resolver los problemas
de orden y aseo en los
lugares de trabajo y generar
disciplina en las personas
para mantener las mejoras
en el tiempo.
 ¿QUÉ SON LAS CINCO “S”?

 SEIRI - CLASIFICAR
 SEITON – ORDEN
Son las iniciales de
cinco palabras de  SEISO – LIMPIAR – ASEO
origen japonés LAS COSAS E
que proponen una INSTALACIONES
metodología para
garantizar el  SEIKETSU –
orden, la limpieza ESTANDADARIZAR -
y la disciplina en el NORMALIZACIÓN
área de trabajo.  SHITSUKE – DISCIPLINA
LAS PERSONAS
 EL ORDEN Y LA LIMPIEZA
AYUDAN A LA SEGURIDAD.
 El orden y el aseo en el trabajo son
factores de gran importancia para
la salud, la seguridad, la calidad de
los productos y en general para la
eficiencia del sistema productivo.
 También son factores esenciales
para la convivencia social, tanto
dentro del hogar como de nuestra
Institución.
COMO IMPLEMENTARLO?
DIAGNÓSTICO –COMO SE VÉ SU
EMPRESA?
 PASOS PARA LA IMPLEMENTACIÓN
1 ORDEN Y ASEO

COMPROMISO DE TODOS,
PRINCIPALMENTE DE LA
GERENCIA.

TOMA DE CONCIENCIA QUE SI

SE NECESITA IMPLEMENTAR EL
PROGRAMA
 PASOS PARA LA IMPLEMENTACIÓN
2 ORDEN Y ASEO

Sensibilización a todos los colaboradores

 PASOS PARA LA IMPLEMENTACIÓN
ORDEN Y ASEO
3 Trabajo en equipo

APOYO RESPETO

CONFIANZA
COORDINACIÓN

COMPROMISO
PASOS PARA LA IMPLEMENTACIÓN
4 ORDEN Y ASEO

•Ganas de ser
cada vez mejor
PASOS PARA LA IMPLEMENTACIÓN
5 ORDEN Y ASEO

DISCIPLINA

HABITO
 EVALUAR - MEJORAR

Mejoramiento continuo
UNA EMPRESA MANEJA ESTANDERES
ADECUADOS DE ORDEN Y ASEO, CUANDO

Realiza un almacenamiento correcto de materiales

(materia prima, producto en proceso y producto
terminado).

Cuenta con una disposición correcta de

desperdicios.

 Realiza la remoción rápida de derrames y un

mantenimiento periódico de las edificaciones.

También incluye el control de escapes, derrames o

goteras y se promueve el aseo personal
 SABÍA USTED
¿CUÁLES SON LOS BENEFICIOS QUE TRAEN EL ORDEN Y EL ASEO?

 Se disminuyen los riesgos de accidentalidad.

 Se logra el mayor provecho del espacio.
 Se hace buen uso de los recursos disponibles.
 Se genera confianza en los clientes, proveedores
y visitantes
 Se aumenta nuestro rendimiento en el trabajo
puesto que se reduce el tiempo invertido en la
búsqueda de objetos.
 Se mantienen inventarios en el mínimo
necesario.
 Se estimulan comportamientos seguros de
trabajo.
 Se genera un ambiente de trabajo agradable
CUANDO UN LUGAR ESTA EN ORDEN

 Un lugar está en orden cuando no

hay cosas innecesarias y las
necesarias están en su lugar.
 Cuando las cosas están organizadas
de acuerdo con la clase de material,
la frecuencia con la que se utiliza y el
número de personas que las
necesitan.
 Cuando se han eliminado los pasos
innecesarios y reducido las distancias
para el transporte y suministro de las
materias primas o productos
elaborados.
 UN LUGAR PARA CADA COSA Y CADA COSA
EN SU LUGAR

Es definir el sitio apropiado

para ubicar los materiales,
piezas y herramientas de
trabajo, estableciendo con ello
un sistema de comunicación
visual efectivo, por medio de
avisos, rótulos o dibujos, para
que las cosas puedan
encontrarse con facilidad y
ponerse de nuevo en su sitio.
QUE TENER EN CUENTA PARA ORDENAR
UN PUESTO DE TRABAJO?

 Organice los objetos de acuerdo con la clase de

material y la frecuencia con que los utiliza. Es
decir, ubique en el lugar de más fácil acceso,
aquellas cosas que se requieren para el ciclo de la
tarea.
 Use las cómodas o lockers para guardar las
herramientas y otros implementos requeridos
para el trabajo
 Separe aquellos objetos que no son de utilidad en
su área o puesto de trabajo, deséchelos o
entréguelos a la sección o área que los pueda
necesitar.
 Identifique los diferentes tipos de desperdicios y
analice con su equipo como reducirlos o
eliminarlos.
QUE TENER EN CUENTA PARA ORDENAR
UN PUESTO DE TRABAJO?

 Estudie la manera de reutilizar o

reciclar materiales sin que con
ello se comprometa la calidad.

 Mantenga los cajones y las

puertas cerradas.

 Consuma los alimentos sólo en

los sitios indicados.

 Utilice los recipientes para la

basura.
ORDENAR
Colocar en área de Colocar junto
archivo inactivo a la persona

Es posible A cada
que se use momento

Algunas Archivo, materiales, Varias

Colocar en mobiliario, equipo, Colocar
veces al veces al
bodega o papeles, herramientas, cerca de la
año día
archivo etc. persona

Varias veces Varias veces

al mes por la semana

Colocar en áreas Colocar cerca al

comunes área de trabajo
NORMALIZACIÓN
•Asignar funciones y
responsabilidad: ¿Qué?
¿Cuándo? ¿Cómo? ¿Dónde?
Hacerlo, para mantener las 3
“S”

•Integrar las acciones Seiri –

Seiton – Seiso: debe ser
parte natural de la
realización del trabajo
NORMALIZACIÓN
•Se guarda y mantiene el
Beneficios conocimiento aprendido
•Se mejora el bienestar del
personal
•Se aprende más sobre la
ejecución del trabajo
•Se evita la ocurrencia de
accidentes
 SHITSUKE - DISCIPLINA

Realiza un almacenamiento correcto de

materiales (materia prima, producto en
proceso y producto terminado).
Cuenta con una disposición correcta de
desperdicios.
Realiza la remoción rápida de derrames y un
mantenimiento periódico de las edificaciones.
También incluye el control de escapes,
derrames o goteras y se promueve el aseo
personal
 DISCIPLINA YES

•Seguir los buenos hábitos, entrenando y

formando al personal continuamente
•Realizar inspecciones periódicas en los
lugares de trabajo para evidenciar
problemas nuevos
•Mantener el compromiso eliminando los
malos hábitos y acrecentando los buenos
•Respetando a los demás y haciendo
respetar las normas establecidas
 DISCIPLINA YES

•Uso de ayudas visuales

•Recorrido a las áreas por parte de los
directivos
•Publicación de fotos del “Antes” y del
“Después”
•Boletines informativos o carteleras, uso de
insignias
•Concursos de lemas
•Establecer rutinas diarias de aplicación
•Realizar evaluaciones periódicas, con grupos
de verificación
DISCIPLINA

Beneficios

•Mejora la eficacia y la eficiencia

•Mejora la imagen de la compañía
•Mejora el ambiente de trabajo
•Facilita la gestión de los sistemas
integrados
PROGRAMA CINCO “S”
Instructivo
 DIAGNÓSTICO INICIAL
• Lea cuidadosamente la lista de chequeo,
con el fin de asegurar que todas las
fuentes de riesgo han sido contempladas
•Diligencie la lista de chequeo con el
coordinador, supervisor, jefe o líder del
área
•Establezca prioridades en relación con
los problemas encontrados de acuerdo a
la gravedad y costo de intervención
•Tome registro fotográfico o video para
evidenciar posteriormente el antes y el
después
 DIAGNÓSTICO INICIAL
• Defina los resultados por área o procesos
aplicando el radar
Áreas Locativas

Señalización y Materias
extintores Primas

Manejo Personas
de
residuos

Áreas sanitarias y Máquinas y

de alimentación equipos META
Herramientas
RESULTADO
 POSITIVA S.A. Código:
Compañía de Seguros / ARP SS-RE-LV5S-01
-Gestión Documental-
Versión: 1
FORMATO
Fecha: 2009/05
LISTA DE VERIFICACIÓN EN "5S"
Proceso
Mejoramiento Continuo
Página 1 de ___

I. INFORMACIÓN DE LA EMPRESA
Nombre de la Empresa NIT
No. de Trabajadores Empresa Dirección Teléfono(s)
Centro de Trabajo Sucursal
II. INFORMACIÓN DEL CENTRO DE TRABAJO
Proceso Área
Dependencia No. de Trabajadores Hombres Mujeres
III. LISTA DE VERIFICACIÓN
PARÁMETROS CALIFICACIÓN
CRITERIO DE EVALUACIÓN PROMEDIO
ÍTEM 5S 1 2 3

Los pasillos y escaleras son suficientes para el tránsito de personas, equipos o materiales, cumplen con los requerimientos del
estatuto de seguridad Res. 24000 (Titulo II, Art. 12) incluidos barandas y peldaños
SEIRI -
Las paredes, ventanas y puertas son suficientes y están bien ubicadas de acuerdo con las actividades y el flujo de la operación
CLASIFICAR
Los techos están construidos de acuerdo con las especificaciones de seguridad, garantizan la iluminación natural y las lámparas
son suficientes para el proceso o trabajao a realizar

DIAGNÓSTICO INICIAL
Los pisos, pasillos y escaleras están libres de materiales innecesarios, cables eléctricos y huecos que puedan obstruir o
didificultar el paso de personas, equipos o materiales
ÁREAS LOCATIVAS
Las paredes, ventanas y puertas están libres de materiales innecesarios (objetos colgantes, materiales arrumados, vidrios rotos),
SEITON -
sin riesgo por agrietamientos grandes, chapas en mal estado, entre otros; las esquinas de las secciones y los patios están libres
ORDENAR
de materiales innecesarios o basuras
Los techos no presentan materiales innecesarios (objetos colgantes, estructuras o conexiones eléctricas inadecuadas, entre
otros)
Los pisos, pasillos y escaleras están limpios, secos, señalizados, demarcados, construidos de material seguro y bien iluminados
Las paredes, ventanas y puertas están limpias, las esquinas están sin desechos o basura, las terrazas o balcones están limpios,
SEISO - LIMPIAR
la pintura de paredes y techos son de colores claros, que permitan mejorar la iluminación
Los techos están limpios y libres de goteras

OBSERVACIONES

SEIRI - La cantidad de materias primas (cajas, documentos, papeles, entre otros) son los necesarios para satisfacer la demanda de cada
CLASIFICAR proceso o trabajo
SEITON - Los arrumes de materias primas (cajas, documentos, papeles, entre otros) están ubicados en una zona señalizada, en estantes,
MATERIAS PRIMAS carros oestibas y están apilados correctamente en altura y estabilidad
ORDENAR
Los arrumes de materias primas (cajas, documentos, papeles, entre otros) están limpios o protegidos del polvo u otros
SEISO - LIMPIAR
contaminantes

OBSERVACIONES

SEIRI -
El número de personas es el necesario para cada proceso o trabajo
CLASIFICAR
SEITON -
Las personas se encuentran ubicadas en sitios que garantizan que no sean golpeadas por materiales, equipos o materias primas
PERSONAS

• Instrumento para
ORDENAR
SEISO - LIMPIAR Las personas tienen ropa adecuada, comoda y limpia según su trabajo, adecuado aseo personal en manos, cara y cabello
SEIKETSU - Las personas tienen elementos o accesorioas necesarios (apoya pies, padmouse, protector de pantalla, silla graduable en
BIENESTAR altuturas, entre otros) para realizar el proceso o trabajo y son utilizados correctamente

OBSERVACIONES

MAQUINARIA,
EQUIPOS Y
MOBILIARIO
SEIRI -
CLASIFICAR

SEITON -
ORDENAR
El número de máquinas (impresoras, fotocopiadoras, escaner, fax, entre otros), equipos (computadores) y mobiliario (sillas,
superficies de trabajo) son los necesarios para los requerimientos del proceso productivo

Las máquinas (impresoras, fotocopiadoras, escaner, fax, entre otros), equipos (computadores) y mobiliario (sillas, superficies de
trabajo) están en buenas condiciones, ubicados en lugares específicos sin interrumpir la circulación de las personas
implementar y recopilar
la información
Las máquinas (impresoras, fotocopiadoras, escaner, fax, entre otros), equipos (computadores) y mobiliario (sillas, superficies de
SEISO - LIMPIAR
trabajo) están limpias, libres de materiales innecesarios, sin polvo, cables eléctricos asegurados y en buenas condiciones

OBSERVACIONES

SEIRI - Las herramientas (grapadora, perforadora, sacaganchos, visturí, clips, esferos, entre otros) corresponden en número a las
CLASIFICAR necesarias para el proceso o trabajo, están libres de deformaciones, filos mellados, mangos deteriorados, entre otros.
HERRAMIENTAS SEITON - Las herramientas (grapadora, perforadora, sacaganchos, visturí, clips, esferos, entre otros) están ubicadas en gavetas, tableros
ORDENAR u otros dispositivos que permiten dejarlas listas para usarse nuevamente
SEISO - LIMPIAR Las herramientas (grapadora, perforadora, sacaganchos, visturí, clips, esferos, entre otros) se mantienen limpias y en buen

OBSERVACIONES

SEIRI - Los servicos sanitarios y áreas de almacenamiento son suficientes para el número de trabajadores según la resolución 2400
CLASIFICAR (tiuloII, Art.17). Los comedores o cocinas están separados de los lugares de trabajo y focos insalubre (Art. 25)
ÁREAS SANITARIAS
SEITON -
Y DE Los servicios sanitarios, de almacenamiento y de alimentación están libres de elementos innecesarios y permanecer en su lugar
ORDENAR
ALMACENAMIENTO
Los servicios sanitarios, de almacenamiento y de alimentación permanecen limpios, libres de plagas y basuras. Las fuentes de
SEISO - LIMPIAR
agua son aptas para el consumo

OBSERVACIONES

SEIRI - Los residuos de producción y basuras se clasifican de acuerdo con las normas de reciclaje y se disponen en canecas
CLASIFICAR debidamente señalizadas
MANEJO DE SEITON - Las canecas o recipientes están ubicados en un sitio cercano a las fuentes que generan residuos y no obstruyen las vías de
RESIDUOS ORDENAR circulación
La zona alrededor de los recipientes está limpia y se evita el rebose de los recipientes. Las canecas vacías están limpias y no
SEISO - LIMPIAR
generan malores olores

OBSERVACIONES

SEIRI - El tipo y número de señalización de los extintores existentes son necesarios para el trabajo que se realiza y cumplen con los
CLASIFICAR estándares nacionales e internacionales
SEÑALIZACIÓN Y SEITON -
La ubicación de la señalización de los extintores permite su fácil visualización y acceso
EXTINTORES ORDENAR
SEISO - LIMPIAR La señalización y los extintores permanecen limpios y en buenas condiciones de mantenimiento

OBSERVACIONES
 CONFORMACIÓN EQUIPO LÍDER

• Seleccioné un grupo de líderes con poder de decisión

•Forme al grupo en la metodología de las 5”s” y en las técnicas para
la solución de problemas
•Estas personas pueden ser del COPASST, jefes de áreas o líderes de
proceso y trabajadores
•Defina objetivos clave, que espera alcanzar
•Mínimo 3 personas y máximo 5 deben conformar el equipo líder
•Reúnase periódicamente con el equipo para establecer mejorar,
conocer avances, promover e incentivar y analizar otros aspectos
 DEFINICIÓN ÁREA PILOTO
•Con base en los resultados elija el proceso o área más
crítica, como piloto
Áreas Locativas
5

Señalización y 4 3.9 Materias

extintores Primas
3

2.0 2
1.6
1
2.3
Manejo de Personas
residuos
2.7
3.0
2.5 Área Administrativa
2.8
Áreas sanitarias Máquinas y META: 5.0
y de equipos
alimentación RESULTADO: 2.0
Herramientas
 FORMACIÓN AL PERSONAL DEL ÁREA CRÍTICA

•Forme al grupo en la metodología de las

5”s” y en las técnicas para la solución de
problemas
•Implemente la primera “S” – SEISO – con el
personal del área seleccionada
•Verifique y evalué los conceptos adquiridos
por el personal del área
•Establezca responsabilidad por las acciones
que se requieren para mejorar las
condiciones
•Defina el plan de acción identificando los
problemas y las soluciones
IDENTIFICACIÓN DE PROBLEMAS Y
SOLUCIONES
IDENTIFICACIÓN DE PROBLEMAS Y SOLUCIONES

• Instrumento
para definir el
plan de acción
 REGISTRO – INFORME Y
COMUNICACIÓN
•Valide con el personal del área los resultados del
diagnóstico
•Defina los indicadores con los cuales podrá medir el
impacto logrado con las medidas ejecutadas
•Verifique el cumplimiento de los objetivos, revisando las
mejoras implementadas, disminución de AT, ausentismo,
productividad, entre otros.
•Hable con las personas y recoja las percepciones y
sentimientos del cambio (positivos y negativos)
•Evalué el estilo de liderazgo de los gerentes si facilitó u
obstaculizó el cambio
 REGISTRO – INFORME Y COMUNICACIÓN
•Documente las mejoras de una manera sencilla y clara
•Defina un formato estándar de documento para que todas las áreas
escriban las experiencias
•Escriba lo esencial para el aprendizaje organizacional
•El contenido del informe puede ser:
•Problemática encontrada
•Resultados iniciales del diagnóstico
•Explicar con fotos las mejoras implementadas, antes y después
•Beneficios alcanzados
•Resultados finales y compararlos con los iniciales
•Procedimientos o estándares
 REGISTRO – INFORME Y
COMUNICACIÓN

•Establezca un medio de comunicación para

divulgar los resultados alcanzados
•Genere comentarios cortos y periódicos al
personal sobre la importancia para la empresa en
llevar a la práctica la metodología
•Explique los elementos claves para mantener la
metodología 5 “s”
•Establezca mecanismos de premiación y
reconocimiento al área crítica por los avances y
acciones aprendidas
 SEGUIMIENTO Y CONTROL

•Sea persistente en el seguimiento y exigente en el cumplimiento de

las actividades
•Pregunte y registre de forma periódica por los resultados
•Con la gerencia promueva la autogestión y el autoaprendizaje de la
gente
•Promueva la creatividad con preguntas que los lleve a optimizar el
uso de los recursos internos
•Analice otros aspectos que requieren recursos especiales y mayor
análisis en relación costo/beneficio
•Realice reconocimientos cuando se han logrado los resultados
 Los hábitos de las 5 “s” revelan
además hábitos de exactitud y de
método en los demás actos de la
vida

Muchas gracias
Instructora : Lina Maria Camargo Agudelo