MANUAL DE FACTURACION

INTRODUCCION

El área de facturación de la empresa es una de las más importantes, porque mediante la

expedición de las facturas se materializan y documentan los ingresos de la compañía.

La factura, factura de compra o factura comercial es un documento mercantil que refleja

toda la información de una operación de compraventa. La información fundamental que
aparece en una factura debe reflejar la entrega de un producto, junto a la fecha de
vencimiento, además de indicar la cantidad a pagar en relación a existencias, bienes
poseídos por una empresa para su venta.

En la factura deben aparecer los datos del expedidor y del destinatario, el detalle de los
productos y servicios suministrados, los precios unitarios, los precios totales, los
descuentos y los impuestos. La factura se expide al realizarse la operación.

La factura se considera como el justificante fiscal de la entrega de un producto o de la

provisión de un servicio, que afecta al obligado tributario emisor (el vendedor) y al
obligado tributario receptor (el comprador). La factura es el único justificante fiscal, que
da al receptor el derecho de deducción del impuesto (IVA).

La Factura es un título valor que el vendedor o prestador del servicio podrá librar y
entregar o remitir al comprador o beneficiario del servicio.

Requisitos de la factura.

Para que una factura sea legalmente valida, y que pueda constituir un titulo valor, debe
contener como mínimo los siguientes requisitos:

1. La fecha de vencimiento. En ausencia de mención expresa en la factura de la fecha de

vencimiento, se entenderá que debe ser pagada dentro de los treinta días calendarios
siguientes a la emisión.

2. La fecha de recibo de la factura, con indicación del nombre, o identificación o firma de

quien sea el encargado de recibirla según lo establecido en la ley.

3. El emisor vendedor o prestador del servicio, deberá dejar constancia en el original de la

factura, del estado de pago del precio o remuneración y las condiciones del pago si fuere
el caso. A la misma obligación están sujetos los terceros a quienes se haya transferido la
factura.
No tendrá el carácter de título valor la factura que no cumpla con la totalidad de los
requisitos legales señalados anteriormente. Sin embargo, la omisión de cualquiera de
estos requisitos, no afectará la validez del negocio jurídico que dio origen a la factura.

Todo comprador o beneficiario del servicio tiene derecho a exigir del vendedor o
prestador del servicio la formación y entrega de una factura que corresponda al negocio
causal con indicación del precio y de su pago total o de la parte que hubiere sido
cancelada.

Requisitos de la factura de venta

Los requisitos de la factura de venta son los siguientes:

a. Estar denominada expresamente como factura de venta.

b. Apellidos y nombre o razón y NIT del vendedor o de quien presta el servicio.

c. Apellidos y nombre o razón social y NIT del adquirente de los bienes o servicios, junto
con la discriminación del IVA pagado.

d. Llevar un número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva de facturas

de venta.

e. Fecha de su expedición.

f. Descripción específica o genérica de los artículos vendidos o servicios prestados.

g. Valor total de la operación.

h. El nombre o razón social y el NIT del impresor de la factura.

i. Indicar la calidad de retenedor del impuesto sobre las ventas.

Al momento de la expedición de la factura los requisitos de los literales a), b), d) y h),
deberán estar previamente impresos a través de medios litográficos, tipográficos o de
técnicas industriales de carácter similar. Si se utiliza un sistema de facturación por
computador o máquinas registradoras, con la impresión efectuada por tales medios se
entienden cumplidos los requisitos de impresión previa. El sistema de facturación deberá
numerar en forma consecutiva las facturas y se deberán proveer los medios necesarios
para su verificación y auditoría.
La Compañía cuenta con la resolución de autorización de la numeración respectiva
expedida por la Dian, autorización que esta impresa en la factura.

Políticas de Facturación

La Compañía establece como políticas de facturación las siguientes:

1. La factura original emitida por la Empresa, quedará bajo custodia de la Empresa. La

copia se enviará al Cliente en el momento de la entrega del producto.

2. Las Facturas de contado serán pagadas contra la entrega del producto. En caso de la
Factura a Crédito, se entregará copia de la misma con la firma de recibido del Cliente.

3. Las cantidades de dinero que se entreguen por adelantado se considerarán dadas a

cuenta del pedido o en un pago abonable a las deudas vencidas del Cliente con la
Empresa.

4. El cliente está obligado al pago íntegro de la factura, considerando los descuentos de

acuerdo a la fecha de cancelación.

5. El plazo para el pago podrá considerarse vencido a partir del primer día después de la
fecha de vencimiento especificada en la Factura.

6. El Cliente se compromete a notificar a la Empresa por escrito cualquier cambio que se

genere (Domicilio y/o Razón Social), en un término de 10 días hábiles anexando
documentación correspondiente.

7. Si al vencimiento del plazo para el pago, en su caso, el Cliente no cubriere su importe, la

Empresa podrá optar por exigir el inmediato pago de la obligación.

Proceso de Facturación

El proceso de facturación para la Compañía comienza cuando el vendedor negocia con el

cliente una venta y levanta un pedido, los pedidos son remitidos por los vendedores vía
correo electrónico (servicioalcliente@meicys.com) o por la Tablet. Los remitidos por
correo se imprimen y digitan en el sistema de pedidos. Los recibidos por la Tablet son
trasferidos al sistema y de igual manera se imprimen. El pedido es revisado, impreso y se
envía a bodega para alistar los productos, relacionados en una planilla de control, bodega
informa sobre los productos existentes y faltantes remitiendo el pedido a facturación, se
elabora la factura retirando los productos sobre los cuales no hay existencias, las facturas
se remiten a bodega para que se elaboren las guías, con las guías y la factura se alistan las
cajas para el embarque y distribución.
En las facturas se escribe el número de cajas reportado por bodega; en el pedido se
registra el número de la factura y se envían a archivo.

El funcionario de facturación debe tener en cuenta los clientes con negociaciones, a los
cuales se les debe aplicar una tabla de precios pactada.

Para las maquilas el funcionario de facturación recibe las hojas de remisión del
laboratorio, elabora la factura y escribe en la remisión el número de factura que le
corresponde.

En caso de que el producto no esté creado en el sistema se debe informar al jefe de

compras para que proceda a crearlo.

Se debe imprimir una relación de las facturas y enviarla al Jefe de Bodega para control y
archivo.

El funcionario de facturación debe modificar el precio a los productos bonificados, de tal

manera que queden en cero y no sean cargados como parte de la cuenta por cobrar del
cliente. Igualmente debe verificar si la venta es de crédito o de contado.

Se debe remitir una relación de los productos que quedaron pendiente de entrega a
Servicio al Cliente.

Anulación de Facturas

La única funcionaria autorizada para anular facturas es la Directora Administrativa y

Financiera.

La funcionaria de facturación en caso de requerirlo solicitará la anulación de la factura

presentando el original y las copias de la facturas con el sello de Anulado.

La anulación de facturas debe ser una práctica justificada; no se debe anular facturas para
arreglar errores que no tienen que ver con la realidad económica.

Las facturas se anulan cuando la mercancía no es recibida por el cliente, cuando se ha

facturado un valor diferente del producto vendido o cuando la factura presenta yerros en
otros conceptos que afectan su validez como título valor, como puede ser la equivocada
identificación del cliente.
La anulación de una factura y la generación de una nueva por la misma operación es
procedente cuando existan circunstancias que afecten sus condiciones, por ejemplo,
cuando el comprador no acepta o no recibe la totalidad de los productos facturados, y por
lo tanto, las partes convienen expedir una nueva factura por el valor real de los productos
efectivamente vendidos.

Cierre de Facturación

El día de cierre de facturación es definido por la Gerencia General en coordinación con la

Dirección Administrativa y Financiera.

Para el proceso de cierre el funcionario de facturación deberá verificar el consecutivo de

facturas y garantizar que todas las facturas están debidamente registradas en el sistema,
ya sea creadas o anuladas.

Archivo

El funcionario de facturación es el responsable por el archivo y custodia de las facturas, las

cuales se archivarán en forma consecutiva y cronológica.

De igual manera debe responder por las copias de las facturas debidamente firmadas por
el cliente, remitidas por la transportadora, por los conductores o por los vendedores.