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PROCESO DOCUMENTOS DE SOPORTE A LOS PROCESOS

Es el documento que indica cuáles son las entradas, salidas,


MANUAL

actividades/subprocesos que contiene, el objetivo y el alcance del proceso.


DEL

También se conoce como ficha de caracterización del proceso y el gráfico


asociado que tiene se le denomina como “modelado del proceso”.
PROCEDIMIENTO

Es el documento que indica cómo se va a desarrollar un determinado proceso,


indicado exactamente las acciones a seguir y los responsables de esa acción,
debe detallar información complementaria para ejecutar correctamente las
actividades como, por ejemplo: equipos a utilizar, frecuencia, bases de datos,
entre otra información importante.
. Procedimiento: de cotizaciones, de entrega de pedidos, de atención y
reclamos, de servicio postventa.

Es el documento que establece pautas, recomendaciones o guías sobre qué


se debe hacer en todo un proceso o en una parte del mismo. pueden tener una
estructura y contenido variado que estén dentro del proceso para el que fueron
GUÌA

creadas. Pueden usarse en las siguientes situaciones:


1.procesos o subprocesos muy críticos para la empresa
2.procesos o subprocesos no estandarizadas que para ser ejecutados requieren
interpretación, sentido común uso de criterio y habilidad mental de parte del
ejecutante ejemplo: Guía para el análisis de reclamos.
INSTRUCTIVO

Es el documento que indica cómo se va a desarrollar determinada tarea o


actividad. posee una secuencia de actividades que pueden ser de forma escrita
o gráfica .se utiliza para actividades que tienen una gran importancia para la
empresa. ejemplo:
. instructivo para recibir reclamos.

Son documentos que se utilizan para facilitar la obtención de la información


FORMATO

de parte del usuario del formato o la recolección ya que tiene campos


estandarizados que permite saber qué información se necesita y en qué orden
tiene que llenarse esa .se utiliza solo en las actividades que requieran recibir
información ya que facilitaría su ingreso y posterior análisis.
IMPORTANCIA DE DOCUMENTOS DE SOPORTE DE
PROCESOS:
La documentación de procesos es un mapa de ruta para tu
organización. Te ayuda a identificar el estado actual de un
proceso con el fin de saber cómo mejorarlo. Cualquier tarea
que se lleve a cabo más de una vez o que la realicen
numerosas personas debe ser documentada. Hacer esto
brinda uniformidad a la organización y te permite monitorear
y supervisar los procesos sobre la marcha.
Es muy importante porque:
 Permite cambios oportunos y continuos en los procesos
para aumentar la productividad.
 Evita que los procedimientos dejen de usarse por falta
de entendimiento.
 Conserva el conocimiento, incluso cuando aquellos
involucrados en el proceso se van de la empresa.
 Ayuda a determinar si los procesos son eficientes o si
ciertos pasos deben revisarse o eliminarse.
 Ayuda a todos los miembros de una organización a
comprender los procesos y a saber a quién contactar en
el caso de que haya problemas.
 Mejora la seguridad.
 Facilita que se mantengan los estándares y la
uniformidad, se sigan las reglas y regulaciones
externas, y se apoye la diligencia debida.
 Sirve como herramientas de aprendizaje que están a
mano para nuevos empleados.
 Ofrece contexto a los proyectos individuales.
 Fomenta el debate sobre los procesos actuales.
 Permite la subcontratación ya que puedes transferir
conocimiento fácilmente.

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