Rubrica

1.1 – 1.2

Alumno:
Jose Rosales Hernández.
Profesor:
Manuel Jesús Hernández Pérez.
Grupo:
6104
Indicador 1: Recopilación de información.

• Identifica el objetivo del proceso sujeto a análisis.

El objetivo de la administración de recursos materiales es abastecer, en cantidad y calidad, los

recursos que el sistema productivo requiere, lo más pronto posible y con el menor costo. Recursos
Materiales, existe dentro de un proceso productivo donde aquel es un medio para un fin.

• Selecciona la documentación en donde se encuentra la información del proceso

seleccionado.

• Selecciona técnicas para recolectar información.

Una manera muy efectiva para recolectar información seria a través de entrevistas laborales y nos
podemos guiar con las siguientes preguntas.

¿En qué fecha se estableció la empresa?

Conocer el tiempo de establecido del proveedor nos da una idea del tiempo de experiencia que tiene
dentro de la industria. En el caso de empresas familiares usualmente se mide por la participación de
las distintas generaciones en la misma. En el caso de empresas por acciones, sociedades o empresas
globales, más que el tiempo de establecidas lo que importa es el nivel de rotación de los empleados.

¿Cuál es el monto de las ventas anuales?

Al conocer cuál es el monto de las ventas anuales y sacar el porcentaje con respecto a nuestro gasto
podremos de inmediato saber cuál será nuestra participación en el proveedor. Esta información nos
permitirá definir la estrategia de negociación en lo que se refiere a términos, condiciones, soporte,
precio y servicio.

¿Cómo está distribuida su cartera de clientes?

Es importante saber en cuales industrias o sectores participa y que porcentaje ocupa el que
representamos. Esto nos permitirá saber que tan desarrollado está el proveedor y cual industria es
la que marca la pauta a lo interno del proveedor. Esto impacta en las certificaciones que tenga el
proveedor y los controles internos de producción y calidad. Igualmente, en las empresas de servicios
determinara la orientación de conocimientos de los recursos.

¿Cuál es su tiempo de entrega para productos o servicios nuevos y recurrentes?

Esta información nos permite planificar apropiadamente nuestros requerimientos. Debemos

compartir esta información a lo interno de nuestra empresa para no afectar nuestros procesos
internos. Debe haber variación en el tiempo de entrega de nuevos y recurrentes por el nivel de
experiencia y procesos que solo se agotan la primera vez.

¿Cuál es el esquema de su jornada laboral?

Nos permite validar los días, la cantidad de turnos y las horas de trabajo, para fines de planificación
de colocación de órdenes. También nos permite determinar la capacidad de trabajar horas extras y
en fines de semana. Y confirmar si el proveedor cumple con la jornada establecida por ley en el país
que opera.

¿Cuál es su capacidad actual?

Ningún proceso productivo se maneja a capacidad total, lo ideal es manejar un 85% de la capacidad.
¿Por qué? Porque solo así el proveedor podrá cubrir picos en la demanda y tendrá espacio para
capturar nuevos clientes. Si el proveedor trabaja un solo turno, tendrá espacio para crecer y cubrir
incrementos de demanda.

¿Cuáles son los términos y condiciones para las órdenes de compra?

Recordemos que la orden de compra es un documento con peso legal. Muchas empresas no dan
importancia a la colocación de los términos y condiciones. Y ante la falta de una de las partes se
inician procesos de reclamación que afectan la relación de negocios. Definir el tiempo y las
condiciones de pago, la fecha y forma de entrega y cualquier otra condición crítica es necesario para
asegurar un proceso limpio y eficiente.

¿Cómo manejan la calidad en los productos o servicios?

El porcentaje de defectos o nivel de servicios aceptado debe estar claramente establecido. Esto evita
la pérdida de tiempo en reclamaciones de crédito, de reposición de productos o reemplazo de
servicios. Se debe definir claramente las expectativas al inicio de la negociación. Se harán revisiones
según aplique y dependiendo del histórico.

¿Cómo manejan el mantenimiento de maquinaria y equipos?

Para procesos de manufactura de productos es importante que se lleven a cabo programas de

mantenimiento de equipos. Y también para servicios que requieran equipos. Esto en atención a que
cualquier falla en los equipos afectara de manera directa las entregas y el servicio.

¿Qué plan de entrenamientos manejan?

Es importante que en los procesos que requieran supervisión de empleados estos estén bien
entrenados. Ya que de ellos dependerá la eficiencia del proceso y la constancia de este. Por tal razón
es necesario que se lleven programas de entrenamiento periódicos para nuevos empleados y de
refuerzo para empleados que realicen labores recurrentes a fin de asegurar la integridad de los
métodos establecidos.

• Anexa originales o copias de documentación y técnica de recolección de documentación.

Indicador 2: Verificación de los elementos del procedimiento

• Identifica las actividades y/o tareas del procedimiento

1. Elabora Requisición de Adquisiciones en original y 3 copias, y envía para su trámite al
departamento de compras.
2. 2. Recibe Requisición de Adquisiciones debidamente requisitada, sella y firma de recibido,
otorga número de folio y devuelve una copia al almacén.
3. 3. Recibe copia de Requisición de Adquisiciones, sellada y firmada por parte del
Departamento de Compras y archiva temporalmente por número de folio, en espera de los
materiales solicitados.
4. 4. Recibe del Departamento de Compras, copia del fallo de licitación y fechas de entrega de
los bienes del proveedor ganador.
5. 5. Recibe del Departamento de Compras, copia del Contrato ó Pedido de Adquisición.

Distingue las unidades o puestos que participan en el procedimiento.

PUESTO. DESCRIPCION.
Jefe del Área de Recursos a) Verificar que se cumpla la normatividad aplicable durante
Materiales los procesos de contratación de Servicios y Adquisiciones,
con la finalidad de garantizar el correcto ejercicio del
presupuesto.
b) Verificar el seguimiento del programa de trabajo en
coordinación con el personal responsable de
mantenimiento, con el objeto de garantizar la adecuada
conservación y mantenimiento de los bienes muebles e
inmuebles
Coordinador de recursos a) Coordinar e instrumentar la aplicación de los criterios,
materiales. lineamientos y normas a que debe apegarse el
funcionamiento administrativo del Instituto en materia de
recursos materiales y de servicios generales en los
términos de la normatividad aplicable.
SUBDIRECTOR DE a) Elaborar e integrar los programas anuales de Adquisiciones
RECURSOS MATERIALES Y SHF y SCV-SHF, de Mantenimiento Preventivo y Correctivo
SERVICIOS GENERALES de sus bienes, de enajenaciones y aseguramiento, cuando
la titularidad de esos bienes no sea como consecuencia de
sus procesos operativos de negocio.
b) Realizar las contrataciones de SHF y SCV-SHF, de acuerdo a
los requerimientos técnicos de las áreas administrativas,
conforme al marco normativo aplicable, observando los
criterios de eficiencia, eficacia, economía, transparencia y
honradez; integrar los expedientes respectivos y recibir de
las unidades administrativas respectivas, el informe de la
recepción de los bienes o servicios, conforme a lo
estipulado en el contrato correspondiente para, en su caso,
proceder a su pago y una vez finiquitado liberar las fianzas
respectivas.
c) Cumplir con el programa de mantenimiento, preventivo y
correctivo de los Bienes de SHF, cuando la titularidad de
 esos bienes no sea como consecuencia de sus procesos
operativos de negocio, para brindar las condiciones
apropiadas para el desarrollo de las actividades y del uso
de los recursos, así como el control del parque vehicular de
la Entidad.
d) Controlar los servicios generales de SHF y de comunicación
en los servicios de telefonía celular con base en las medidas
presupuestales y de racionalidad establecidas

• Identifica la información relevante para el procedimiento.

Los recursos materiales de una empresa son todos los bienes tangibles de los que dispone a la hora
de llevar a cabo su actividad. Entre estos puede haber edificios, materias primas, terrenos,
maquinaria, material de oficina, equipos informáticos, vehículos, entre otros. Todos estos influyen
de forma directa o indirecta en el proceso productivo de la empresa. Es por ello que han de mirarse
con lupa y gestionarse de forma correcta para que aumente la productividad y, por consiguiente, se
consiga el objetivo primordial de la organización: maximizar el beneficio.

De una buena gestión de los mismos puede depender que una organización funcione de forma
eficiente y exitosa o que, por el contrario, fracase y tenga pérdidas continuas.

Por ello, es imprescindible prestar atención a la administración e integración de estos materiales a

la hora de planificar las actividades de la organización.

Los recursos materiales de una empresa son todos los bienes tangibles de los que dispone a la hora
de llevar a cabo su actividad. Entre estos puede haber edificios, materias primas, terrenos,
maquinaria, material de oficina, equipos informáticos, vehículos, entre otros.

Todos estos influyen de forma directa o indirecta en el proceso productivo de la empresa. Es por ello
que han de mirarse con lupa y gestionarse de forma correcta para que aumente la productividad y,
por consiguiente, se consiga el objetivo primordial de la organización: maximizar el beneficio.

De una buena gestión de los mismos puede depender que una organización funcione de forma
eficiente y exitosa o que, por el contrario, fracase y tenga pérdidas continuas.

Por ello, es imprescindible prestar atención a la administración e integración de estos materiales a

la hora de planificar las actividades de la organización.
• Identifica la secuencia entre las actividades o tareas en la información proporcionada.
INDICADOR 3

• Descripción del hecho o la situación que se analiza

Establecer los procesos y lineamientos que deberán cumplirse para la adecuada recepción y Custodia
de los Bienes de Consumo e Inversión, por parte del Almacén General de la Procuraduría General de
la República.

POLÍTICAS DE OPERACIÓN

Todos los Bienes deberán ingresar al Almacén General para su control administrativo, y en su caso
resguardo y despacho. Solo en casos específicos podrán ser entregados directamente a las Unidades
Administrativas.

En el caso de las entregas de Bienes de Inversión, por parte de los proveedores directamente en las
Unidades Administrativas, no se generará salida de Almacén, se soportará con la factura
debidamente sellada y firmada por la Unidad Administrativa correspondiente, y en el caso de Bienes
de consumo se solicitará además de lo anterior el Pedido - Remisión debidamente requisitado por
el área.

Es responsabilidad del Almacén el resguardo total de los Bienes, sin el riesgo de que éstos sufran
deterioro alguno.

El Almacén deberá contar con las condiciones de espacio, higiene y seguridad institucional.

Dentro del Almacén General solo deberán permanecer los Bienes de Consumo e Inversión propiedad
de la Institución.

El Almacén es el único facultado para elaborar los “Avisos de Alta”, y enviar copias a las áreas
involucradas.

La D.G.P.O.P. es la que cuenta con la facultad del control, guarda y custodia de la documentación
original que ampara la propiedad de los bienes, los registros correspondientes y la que, por las
características de cada bien, se requiera de conformidad con las disposiciones legales respectivas.

Un diagnóstico de la situación del procedimiento identificando problemas detectados y explicando

las deficiencias y sus causas

Un diagnóstico de la situación del procedimiento identificando problemas detectados y explicando

las deficiencias y sus causas

• Un diagnóstico de la situación del procedimiento identificando problemas detectados

1. La entrada de datos manual está consumiendo su tiempo

A medida que su empresa se expande, más y más, tiempo de sus empleados se come por la
introducción manual de datos u otras tareas repetitivas. En una escala tan grande, las tareas
manuales se vuelven cada vez más propensas a errores.

El software de gestión de recursos del proyecto automatiza estas tareas manuales, reduciendo la
probabilidad de errores y liberando personal para otras tareas. El resultado es una mano de obra
más ágil y productiva.
2. Los sistemas de software independientes lo estan haciendo más lento

A medida que el negocio crece, los sistemas dispares y autónomos pintan una imagen cada vez más
inexacta de los recursos de la compañía. Esto puede suponer un agotamiento de la productividad de
los empleados y dar lugar a un retraso en la producción de datos de rendimiento precisos que
influyen en la toma de decisiones.

El software de gestión de recursos del proyecto puede consolidar la información disponible en todos
los departamentos y ubicaciones para proporcionar visibilidad de rendimiento en tiempo real en
toda la organización. Esto informa las decisiones de planificación de recursos y permite a los
empleados centrarse en tareas más productivas.

3. La eficiencia es el sufrimiento debido a la mala comunicación

La comunicación ineficaz entre empleados y departamentos puede conducir a problemas de

planificación de recursos que afectan a los resultados de su negocio. La mala asignación de recursos
puede conducir a órdenes perdidas, la entrega tardía de proyectos y empleados improductivos.

El software de gestión de recursos de proyecto adecuado puede unir las funciones de negocio,
convirtiéndose en la pieza de software para introducir y procesar información. El resultado es una
mejor comunicación entre los departamentos y una reducción en el tiempo que tarda la información
clave en llegar a las partes pertinentes.

4. Los proyectos compiten por recursos

La mayoría de las empresas rara vez tienen recursos suficientes para el personal de todos los
proyectos al mismo tiempo. El resultado es que los proyectos compiten efectivamente entre sí, con
recursos asignados a varios proyectos al mismo tiempo. Esto puede causar cuellos de botella,
particularmente donde las habilidades especializadas están en alta demanda.

Para obtener el mejor rendimiento y los mejores resultados de sus recursos, debe gestionar cargas
de trabajo para evitar sobre y sublocaciones. Software de automatización de servicios
profesionales le permite ver los efectos de los cambios en la asignación de recursos en el calendario
general. El resultado es una capacidad mejorada para alcanzar las metas de su proyecto.

5. Los recursos deben estar en el mismo lugar para trabajar eficazmente

El trabajo remoto está creciendo en popularidad, permitiendo a los negocios desperdiciar sus
recursos claves. Al no trabajar en la misma ubicación del equipo de trabajo puede impactar en la
efectividad de sus recursos, pero gracias a los servicios en la nube puede resolverse este problema.

Las herramientas de planificación de recursos en la nube permiten a su equipo trabajar juntos desde
cualquier ubicación, compartiendo información clave y comunicándose eficazmente. Esta visibilidad
completa crea flujos de trabajo más coherentes y permite rastrear los recursos con la máxima
eficiencia.

• Enlista alternativas de cambio o solución a los problemas detectados.

Se necesita la supervisión de un superior durante el proceso

Comprobar la información recopilada que sea eficiente y verídica

Realizar informes acerca del proceso etapa por etapa

Apoyar al encargado para el desarrollo de las actividades

Solicitar más personal para que no haya un descuido con el proceso

• Propuestas para mejorar el área de recursos materiales.

1.- Implementa un layout inteligente

Evalúa todos los layouts posibles valorando, tanto sus bondades, como carencias.

El tipo de producto y flujo de ítems por unidad de tiempo, determinará el manejo que tendrán los
productos, mismo que es inherente a los procesos internos.

Considera hasta las condiciones más críticas de flujos y productos. De esta manera, te asegurarás de
que el proyecto satisfaga las demandas requeridas. Si la solución implicara un elevado flujo de
productos, entonces requeriría transportadores o sorters que trabajen de forma integral, controlada
y automática.

Recuerda que contar con una descripción detallada sobre los materiales que serán manejados, su
lógica de flujo, rates, restricciones y diferentes sub manejos es una exigencia para minimizar riesgos
en la implementación.

2.- Optimiza el factor humano

Cuando hablamos de optimizar el factor humano no necesariamente nos referimos a incrementar la

exigencia o carga de trabajo, sino más bien a eficientar las horas laborales, facilitando el nivel
requerido de la operación.

Dentro de este contexto, es importante reconocer las capacidades y limitaciones humanas para
asegurar operaciones seguras y efectivas.

El manejo de materiales ha de incluir herramientas, equipos y dispositivos que contribuyan a mejorar

la productividad y calidad de vida laboral del trabajador, así como a incrementar la capacidad
empresarial sin detrimento del bienestar humano.

3.- Estandariza los componentes involucrados

Conviene que los diferentes componentes y modulares que configuren el conjunto de manejo de
materiales sean lo más homogéneos posible, procurando la reorganización con poca inversión.

Selecciona proveedores reconocidos y con excelente abasto local, ya que sin soporte local de
refaccionamiento, se verá fuertemente afectada la continuidad de la producción, mermarán los
productos y reducirá la productividad.

4.- Aprovecha tiempos y espacio

Evalúa y analiza la logística de flujo de materiales para ver dónde podrías eliminar operaciones
innecesarias que provean poco o nulo valor agregado. De igual forma, ahorrar espacio también
constituye una prioridad, buscando la manera de hacer un uso efectivo y eficiente del espacio
disponible.
5.- Automatiza el manejo de materiales

Las operaciones de manejo de materiales deben automatizarse cuando sea necesario con la finalidad
de optimizar operaciones y respuestas a clientes internos o externos; así como darles consistencia y
predictibilidad, ahorrando los costos operativos.

Existen diferentes formas de automatizar, según sea el tipo, flujo o proceso deseado. Casi como
regla, los flujos elevados se manejan en equipos continuos tipo transportador y los denominados
flujos unitarios con otro tipo de tecnologías, como los vehículos guiados automáticos (VGA),
montacargas, grúas, entre otros.