Tesis Refisal

Implementación de un sistema de control de gestión para el manejo de compras y
administración de los inventarios de : insumos de producción, material de empaque, repuestos y

suministros para el mantenimiento de la empresa Refisal S. A. (sede Cartagena)
Baena Locarno, Eric José
Lopez H., Luis F

Director
UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA DE BOLIVAR

FACULTAD DE INGENIERÍA
INGENIERÍA INDUSTRIAL
CARTAGENA DE INDIAS D.T. Y C.
2003
INTRODUCCIÓN
Es casi una ley que a nivel de pregrado las tesis sirvan exclusivamente para
engrosar una lista de “ideas geniales listas para desarrollar” que rara vez llegan a
feliz término. Sin embargo, muchas veces se cuenta con la oportunidad de estar
laborando en una empresa real al momento de desarrollar dicha tesis. Partiendo
de este hecho y al tener dicha posibilidad, se decidió el plantear como tesis la
solución a un problema real.
En los actuales momentos el autor labora en el área de compras, inventarios y
almacén de Refisal S.A. En un momento dado el mismo notó la necesidad de
encontrar una forma que permitiera dar mayor seguridad y mejor control de los
inventarios y de las compras de la empresa. Con base en lo anterior hace algunos
meses se estructuró una idea en forma de anteproyecto para desarrollarla en la
Organización. La idea principal de esta acción consistía en aprovechar todos los
conceptos adquiridos durante los estudios universitarios y aplicarlos en aras de
resolver un problema real que representara ganancias tanto en términos
organizacionales como ahorros en términos monetarios.

La idea surgida consistía en desarrollar el proyecto de implementación de un
Sistema de control de compras y de manejo de los inventarios el cual después de
seis meses se ha logrado ejecutar en términos reales. A través de este proyecto
se ha logrado adquirir experiencia y madurez en la labor como profesional.
REFISAL S.A es una refinadora de sal que en un momento dado de su proceso
comercial detectó un escaso control ante problemas de tipo administrativos y
urgía de una solución real a corto plazo.
La empresa REFISAL S.A. inició sus labores en la Ciudad de Cartagena en el
sector industrial de la ciudad (Mamonal) en el mes de Septiembre del año 2000.
Se ha desarrollado progresivamente en cada una de sus áreas logrando
convertirse en una compañía sólida tanto nacional como Internacionalmente.
Este proyecto de Implementación de un Sistema de Control de Gestión para el
manejo de Compras y Administración de los Inventarios de: Insumos De
Producción, Material De Empaque, Repuestos e Insumos para el
Mantenimiento de la Empresa REFISAL S.A. (sede Cartagena) es un gran
paso para la Compañía en su desarrollo como tal, y se presenta a la vez como un
Trabajo de Grado, ya que alimenta al desarrollo investigativo del Ingeniero.

La presente tesis de grado es simplemente eso, un recuento de cómo los
estudios adquiridos en nuestros años universitarios permitieron colaborar a una
organización en su afán de resolver un problema preciso.

1. ANTECEDENTES
1.1 MARCO DE REFERENCIA DONDE SE DESARROLLO EL PROYECTO.
Refinadora de Sal, REFISAL S.A es una empresa ubicada en la zona industrial de
Cartagena a solo 11km de la ciudad. Dedicada como su nombre lo indica al
refinamiento y procesamiento de sal.
La empresa Refisal S.A. como tal nace en el año 1994 en la Ciudad de Bogotá
cuando la planta de Alcalis de Colombia, fue comprada al gobierno Colombiano.
Inició operaciones en marzo de 1994 solamente con refinación de sal para
consumo humano, más tarde en junio de 1995 entra en operación la planta de
Cloro-Soda.
El grupo Refisal, observando la necesidad de abastecer todos sus mercados, y
lograr un punto estratégico en el campo de las exportaciones, visualizó en
Cartagena el sitio adecuado para desarrollar una nueva planta. Esta inició sus
labores en Septiembre del año 2000. Hoy en día la planta Refisal sede Cartagena,
realiza exportaciones a nivel de Suramérica y Centroamérica, a países como
Venezuela, Ecuador, Puerto Rico, Jamaica, República Dominicana, además de
abarcar parte considerable del territorio nacional.

Refisal S.A. es actualmente una empresa conformada por accionistas
Colombianos. La planta total de Refisal sede Cartagena la constituyen 63
empleados divididos en 8 Direcciones como son Sistemas de Información,
Producción, Mantenimiento, Almacén – Compras, Calidad, Logistica, Recursos
Humanos y Contabilidad. Todas las Direcciones reportan a una Gerencia de
planta. La Gerencia de planta reporta directamente a la Gerencia General y esta a
una Junta Directiva compuesta por los socios. La ilustración muestra un esquema
del organigrama.
Figura 1: ORGANIGRAMA REFISAL S.A.
Gerencia Bogotá
Gerencia Planta
Mamonal
Sistemas de
Información
Dirección de
Producción
División de calidad
División de Manten.
Coordinación
Logistica
Coordinación
compras y almacén
Recursos Humanos
Recursos Humanos
Area Contable
Refisal es una empresa que participa en la producción y comercialización de
sal, insumos químicos industriales y en el negocio de productos masivos
populares de interés estratégico en los sectores de alimentos y aseo. Es una
empresa orientada al consumidor, basada en una tecnología que permite
mejorar la calidad del producto, los procesos y el servicio asociado, generando
valor a los accionistas de manera sostenida en el tiempo, con la
responsabilidad de mantener un ambiente de trabajo que satisfaga las
necesidades de desarrollo personal y profesional de sus colaboradores y
respondiendo ante la comunidad por sus productos, operaciones y su impacto
en el medio ambiente.
REFISAL S.A se enfoca en los mercados de Colombia, Grupo Andino,
Centroamérica, Caribe y países donde sea económicamente factible realizar
negocios.
1.2 DESCRIPCION DEL PROBLEMA EN LA ORGANIZACION.
• 1.2.1 De cómo se llegó a determinar el problema real. Desde sus
inicios, Refisal S.A. ( Planta Mamonal), ha trabajado en el área de compras
y almacén sin un adecuado control de las acciones y un respaldo confiable
para las decisiones tomadas. Cuando en un momento dado, era necesario
iniciar el proceso de compras este se llevaba a cabo en el mismo instante
que se presentaba la necesidad. Lo anterior se convertía en una urgencia y

muchas veces obligaba a la acompañía a desembolsar una gran suma de
dinero con el fin de agilizar los trámites de la negociación. Para ampliar esta
problemática se presenta un ejemplo común: se compraba material de
empaque cuando se presentaban alertas de “agotados” y esto originaba la
necesidad de un transporte aéreo para subsanar la emergencia. Este
transporte aéreo corría por cuenta de Refisal. Un gasto ilógico en un
procedimiento simple.
• El 70% de los proveedores de material de empaque e insumos de
producción de Refisal Cartagena son del interior del País. La razón de lo
anterior es que dichos proveedores inicialmente apoyaban a la Sede
Betania (Bogotá). Cuando se construyó la sede Cartagena, estos
automáticamente pasaron a ser proveedores de la Sucursal. Contando con
estos recursos la Compañía no desarrolló la búsqueda de proveedores
locales, quienes podían brindar un mejor tiempo de respuesta ante
cualquier eventualidad y con los cuales se podrían evitar gastos en fletes
aéreos.
• En Refisal S.A. se han realizado siempre las compras de material de
empaque, insumos de producción y cualquier otro tipo de suministros o
repuestos, sin apoyarse en un modelo de inventarios que garantice una
compra óptima. Es decir, nunca se han tenido en cuenta cantidades en

stock, tiempos de entrega o lead time, programación de ventas y
producción. Esto muchas veces ha ocasionado en Refisal S.A agotamientos
en ciertas referencias y sobre inventarios en otras, dejando en juego dinero
que si bien no se pierde, se mantiene en los grandes inventarios sin darle
uso.
• Un ejemplo que muestra la gravedad del manejo el sistema de compras en
Refisal S.A, es el siguiente: A mediados del año 2001 se realizaron
compras de material de empaque para las referencia “500 gramos sal pura”
por un total de $167.157.606, equivalentes a 39.799,43kg de polietileno y
en referencia “1000 gramos sal pura” se compraron $72.103.500,
equivalentes a 17.167,5kg. Desde esa fecha hasta la actualidad sólo se ha
utilizado de estos materiales el 64.08%, lo cual indica que todavía se tiene
en stock $85.932.126. Este inventario no se podrá utilizar en un corto o
mediano plazo ya que el Departamento de mercadeo estableció el cambio
en el arte de los empaques. Esta cantidad y este enorme valor se
constituirá sin duda en un inventario “muerto” con un impacto altamente
negativo en las utilidades de la empresa.
• Para el caso de inventarios de poco valor como la tornilleria, con frecuencia
se han mantenido stocks demasiado elevados, sin tener en cuenta
demanda, puntos mínimos y máximos de pedido, stocks de seguridad y sin

recurrir a ninguna técnica adecuada para el manejo de los mismos. Esta
falta de organización no ha permitido mantener niveles óptimos en las
existencias y muchas veces ha ocasionado el retraso en el suministro a la
planta de estos articulos que evidentemente son de muy fácil consecución.
• Antes de realizar este proyecto, en REFISAL se sabia a ciencia cierta
cuales eran los insumos que ha menudo la compañía necesitaba para
laborar en condiciones adecuadas. De igual forma también cuales eran los
repuestos necesarios en las máquinas para su funcionamiento correcto. Sin
embargo, nunca se había realizado un estudio en donde se evaluara la
historia de cuantos suministros y repuestos se deberían mantener en
almacen para garantizar las no paradas de planta, es decir garantizar el
cero tiempo en espera por falta de suministros y repuestos para el
mantenimiento.
• El sistema de almacenamiento de material de empaque e insumos de
producción no seguía las normas fundamentales de manejo de inventarios y
distribución en planta. Dichos items se encontraba en diferentes lugares de
la planta sin tener un área fija definida donde se facilitara el que todos los
interesados supieran su ubicación y su cantidad. Esta misma situación se
presentaba con los repuestos y suministros, los cuales se encontaban en
areas restringidas de ubicación no adecuada. Adicionalmente era muy

común el que los materiales se encontraran mezclados entre sí, P ej:
Elementos quimicos con repuestos de máquinas, repuestos con materiales
para la construcción, repuestos mecánicos con electrónicos, papelería con
artículos de aseo, etc.
• En el momento de que algún departamento de la empresa presentaba la
necesidad de un material y/o artículo, con frecuencia estos eran solicitados
telefónicamente al área de compras sin dejar documento alguno que
respaldara la requisición. Lo anterior ocasionaba pérdida de trazabilidad al
momento de llegar el artículo, pues no se podía saber a ciencia cierta el
solicitante. Sin duda muchas veces se ocasionaba la permanencia en stock
de materiales por largo tiempo sin ser utilizados. En otras palabras se
compraban articulos para “almacenar”.
De acuerdo a cada uno de los puntos anteriormente establecidos, la gerencia y
departamneto de suministros de REFISAL S.A evidenció la casi total ausencia de
planes de contingencia para problemas de este tipo y se tomó la decisión de
encontrar una solución eficaz que permitiera eliminar en forma optima todos los
inconvenientes mencionados.
2. OBJETIVOS
2.1 OBJETIVOS GENERALES
La compañía Refisal S.A. tiene como visión establecerse como una empresa
de categoría Mundial, y para lograrlo se necesita que cada uno de sus
Departamentos se encuentren totalmente estructurados; razones por las
cuales se hace necesario el iniciar un proceso de esta magnitud en el manejo
de compras y administración de inventarios.
Un buen manejo de las compras y administración de inventarios trae consigo la
optimización en el uso de dineros de la compañía, comprando cuando se es
necesario y en las cantidades apropiadas, evitando de esta forma inventarios
demasiados altos y costosos y el tener con frecuencia alertas por “agotados”.
Estableciendo una adecuada clasificación de los inventarios y una apropiada
ubicación de los materiales, se obtendrá un mayor control de estos y el tiempo
de respuesta ante una solicitud de almacén disminuirá.

El manejo de requisiciones es de mucha importancia, los clientes internos podrán
obtener en planta su material requerido en un tiempo óptimo para el desarrollo
de sus actividades.
Escogiendo y evaluando a los proveedores (de materiales de empaque y de
insumos de producción) con los criterios adecuados, se obtendrá la
confiabilidad o certeza que el material que se ofrecen es apto para la
producción, de esta manera se conseguirá la satisfacción del cliente final.
El objetivo general de este proyecto consistió en diseñar e implementar un
sistema de control de gestión de compras y administración de Inventarios
de: insumos de producción, Material de Empaque, Repuestos e Insumos
para el Mantenimiento de la Empresa REFISAL S.A. (sede Cartagena),
mediante la utilización de un apropiado modelo de inventarios, con el
cual, se planee, programe y controlen las compras de la compañía,
evaluando y escogiendo a los proveedores por su calidad, precio,
capacidad y estabilidad económica.
2.2 OBJETIVOS ESPECIFICOS
Los objetivos especificos se dividieron en 2 ramas, una concerniente al Almacen y
/o inventarios y la otra a las compras y/o proveedores.

• 2.2.1 Objetivos Especificos (Inventarios) Diseñar e implementar un
sistema o modelo que permita mantener en stock un nivel adecuado de
cada una de los insumos de producción y materiales de empaque,
necesarios para el proceso de producción en la compañía evitando
traumatismos por la ausencia de estos o sobre costos por excesos de los
mismos.
• Determinar grados de importancia mediante la priorización para cada uno
de los repuestos de mantenimiento y suministros de la planta en aras de
mantener los elementos verdaderamente necesarios e indispensables en
el inventario.
• Diseñar e implementar un sistema de puntos mínimos, seguridad y
reorden para cada una de las referencias en los materiales de empaque e
insumos de producción utilizadas por la Compañía.
• Diseñar una metodología óptima de ubicación de los inventarios de
repuestos de mantenimiento y suministros de producción mediante el
sistema A – B - C de tal forma que se favorezca su acceso, se mejore su
manipulación y se minimicen los espacios de recorrido hacia los puntos de
utilización.
• 2.2.2 Objetivos Especificos (Compras) Implementar un mecanismo de
generación, administración y control de las requisiciones de compra de tal
manera que se garantice que lo que se solicite este en planta justo a
tiempo.
• Diseñar e implementar un programa de evaluación periódica para los
proveedores de suministros de producción y material de empaque; lo
anterior se llevaría a cabo mediante el diseño de formatos para la
evaluación y seguimiento de dichos proveedores.
• Establecer un sistema de indicadores de Gestión para planeación,
programación y control de las compras de materiales de empaque,
insumos de producción, repuestos y suministros para el mantenimiento de
la empresa.
3. DISEÑO METODOLOGICO PARA EL LOGRO DE LOS OBJETIVOS
A continuación se describe en forma resumida la metodología utilizada para la
consecución de los objetivos mencionados anteriormente. Durante la sección de
desarrollo se profundizará en dicha metodología.
(INVENTARIOS)
Objetivo 1.
Para diseñar e implementar un sistema o modelo que permita mantener en stock
un nivel adecuado de cada una de los insumos de producción y materiales de
empaque se consultó bibliograficamente cada uno de los distintos modelos de
inventarios existentes, tomando el mas adecuado para el desarrollo del proyecto
que se amoldara a los requisitos de la compañía. Adicionalmente se desarrolló
una herramienta (Base de datos, hoja electrónica ó sistema de información) que
permite administrar los recursos (material de empaque e insumos de producción)
con base en sus consumos, inventario, pedido, stock de seguridad y puntos de
reorden.
Objetivo 2.
Para determinar los grados de importancia de cada uno de los repuestos
de mantenimiento y suministros de la planta (priorización) se realizó un
análisis histórico de cada uno de estos, determinando la evolución de su
consumo y el impacto de déficit de los mismos en la operación de la
Empresa. Para lo anterior se contó con la asesoría del Departamento de
Mantenimiento. El proceso de priorización solo se aplico a los inventarios de
repuestos y suministros de producción, debido a que su comportamiento es
distinto a los inventarios de materiales de empaque e insumos de
producción.
Objetivo 3.
Para diseñar e implementar un sistema de puntos mínimos, seguridad y
reorden para cada una de las referencias en los materiales de empaque y
suministros utilizados por la Compañía, se empleó el concepto de stock de
seguridad S.S = K.D donde K es el coeficiente de seguridad. Este es un
valor constante de acuerdo al nivel de servicio, y D es la desviación
absoluta media. La cantidad mínima a pedir Q, se obtiene según el modelo
propuesto teniendo en cuenta tanto el costo de ordenar y de almacenar

como el precio unitario. Para el punto de reorden se tuvieron en cuenta las
disponibilidades actuales, plazos de reaprovisionamiento y el stock de
seguridad.
Objetivo 4.
Para diseñar una metodología óptima de ubicación de los distintos tipos de
inventarios (A-B-C) de tal forma que se favoreciera su acceso, se crearon las
ubicaciones en las estanterías de repuestos e insumos, separándolos de acuerdo
a las características y funcionamiento de cada uno. Se diseñó una zona de
almacenamiento de material de empaque cercana a la zona donde se empaca el
producto terminado, y una zona de almacenamiento de insumos para la materia
prima cercana a la zona de preparación.
Objetivo 5.
Para implementar un mecanismo de generación, administración y control de las
requisiciones de compra, se realizó un entrenamiento general al personal
administrativo y de operaciones en un procedimiento estructurado para la
realización de requisiciones a través del sistema (un sistema que existía pero que
no se utilizaba adecuadamente). Se creó una carpeta de procesos de compra
pendientes, donde se anexan las distintas cotizaciones según el caso. De esta

forma se estableció un sistema de control a cada una de las requisiciones
siguiendo un sistema FIFO (primeras recibidas primeras evacuadas) y la prioridad
de cada una para la planta.
Objetivo 6.
Para diseñar e implementar un programa de evaluación periódica para los
proveedores de suministros de producción y material de empaque se llevó a
cabo el diseño de formatos para la selección, evaluación y seguimiento de
dichos proveedores. En estos formatos se evalúan criterios como calidad,
cumplimiento, capacidad, tecnología, condiciones comerciales, etc.,
determinando tiempos específicos de control según el material que provean.
Objetivo 7.
Se establecieron indicadores de Gestión para planeación, programación y control
de las compras de materiales de empaque, insumos para la producción, repuestos
y repuestos para el mantenimiento de la empresa. Estos índices nos dan una idea
de cómo marcha la labor de compras y de almacén en la compañía.

4. MARCO TEORICO: ESTADO DEL ARTE
4.1 SITUACION GLOBAL DE LA INDUSTRIA SALINA
Actualmente Refisal S.A abarca un 80% del mercado colombiano de sal, repartido
de la siguiente forma:
• 6% Costa Atlántica
• 40% Centro de Colombia
• 20% Valle del Cauca y alrededores
• 34% Antioquia y Santanderes
El otro 20% del mercado es manejado por compañías como:
• Distribuidora Las Gaviotas.
• Indusalca.
• Prodesal.
• Otros.
La sal Refisal ha logrado posicionarse en el mercado a través de los distintos
canales de distribución como son:
• Grandes Cadenas.
• Autoservicios.
• Canales Mayoristas.
• Distribuidores Tienda – Tienda.
• Industria.
La compañía Refisal presenta dos procesos para la refinación de sal, uno a través
de molienda llevado a cabo en Cartagena y otro a través de un proceso de
evaporación, el cual es realizado en Bogotá (Planta Betania) .
El proceso de producción de refisal empieza desde el momento de la compra de la
materia prima. Para la Planta Cartagena dicha materia prima es traída desde
manaure(Guajira) a través del Océano Atlántico, esta compra por políticas de la
empresa es gestionada desde la Gerencia Mamonal. Luego de ser recibida y
almacenada en la Bodega de materias primas, la sal es recogida por un puente
grúa, el cual la transporta a las tolvas donde empieza su proceso de refinamiento.
En este último la sal pasa por una molienda, la cual define su granulometria.
Posteriormente son adicionados los insumos suplementarios como Yodo y Fluor.

Finalizado el proceso se inicia la etapa de empaque en las distintas
presentaciones.
Un proceso diferente se lleva a cabo en la Planta de Betania; la sal es extraída de
la mina de Zipaquira, la cual es explotada exclusivamente por Refisal S.A. El
acuerdo de exclusividad fue establecido con el Gobierno desde el momento en
que Refisal reemplazó a Alcalis de Colombia (Bogotá) como refinadora de sal al
comprar sus instalaciones. En forma simple el proceso se realiza utilizando las
técnicas de la evaporación y decantación.
El 80% de la sal en Colombia se encuentra en Manaure. La sal marina es mucho
mas accesible y fácil de procesar. Lo anterior implica el encontrar una amplia
variedad de sales en la Costa Atlántica debido a la existencia de un gran número
de pequeñas molineras que, de manera rústica, muelen la sal y la empacan para
la venta. Este alto volumen de pequeños productores ocasiona que Refisal
encuentre mayor competencia en la costa que en el interior del país.
La sal de Manaure es administrada a través del Instituto de Fomento Industrial
(IFI), al cual se le otorgó la concesión en el año de 1.970.

4.2 SISTEMAS GENERALES DE COMPRAS Y ADMINISTRACIÓN DE
INVENTARIOS: FUNDAMENTACION TEORICA.
Los Inventarios son el conjunto de todos aquellos productos que se utilizan o
resultan en los procesos productivos. En el proyecto de investigación, se trató con
aquellos Inventarios que se utilizan para la producción y para el mantenimiento de
la planta productora de sal.
En las empresas se presentan situaciones de conflicto en cuanto a los inventarios;
por una parte los financieros prefieren mantener niveles bajos de estos, ya que se
libera capital para otros usos; por otra parte, los departamentos de Ventas y
Producción desean altos niveles de inventarios debido a que esto asegura que no
habrá insuficiencia de recursos para la producción y que no existirán traumatismos
en el cumplimiento de pedidos.
Estas razones llevaron a pensar en el desarrollo para la compañía de un modelo
que ayudara y facilitara la administración óptima de los inventarios, donde no se
encuentran sobre poblados en cuanto a materiales se refiere, pero tampoco en
agotados permanentes.
4.2.1 Inventarios. Los criterios que se tuvieron en cuenta para la clasificación
de los inventarios dentro de este proyecto fueron:
1. Clase de producto: de esta forma los inventarios se clasifican en:
Materias Primas, Material de Empaque, Material de Mantenimiento y
Operación.
2. Función que ejercen: para el caso de los inventarios de materias primas y
material de empaque se tienen en cuenta los Stocks de Seguridad, los
cuales son un tipo específico de inventario.
3. Según la problemática generada: según la problemática generada en la
gestión de los inventarios, se tuvieron en cuenta para este estudio, las
demandas futuras y el tiempo de reaprovisionamiento, el cual es el tiempo
que transcurre entre la petición y la entrega del proveedor.
4.2.2 Demanda. La demanda son todas aquellas peticiones que se generan en la
compañía. Esta demanda se puede calcular teniendo en cuenta el desarrollo
histórico mes a mes de cada una de las referencias de material de empaque y
materias primas a trabajar en el proyecto.

La estimación de la demanda se pueden basar en un análisis histórico y un
pronóstico de la misma utilizando herramientas simples de la estadística como
puede ser regresión lineal y/o suavización exponencial. Para el ajuste del
pronóstico se pueden tener en cuenta la información del Departamento de ventas,
pues es este departamento quien conoce la realidad de la demanda para el mes
inmediato.
Teniendo en cuenta lo anterior y con el objetivo de demostrar como se pronostica
la demanda se calculará el valor probable para un item específico.
Ejemplo:
Demanda mes a mes año 2002
Codigo Descripción Enero Febrero Marzo Abril Mayo
63100031 Sacos 50k 10.700 22.300 17.850 19.520 2.200
Figura 2. Demanda mes a mes sacos de 50kg.
35.000
30.000
Demanda
25.000
20.000
demanda
15.000
10.000
5.000
0
o
ri l
o
o
zo
ay
er
er
Ab
ar
br
En
M
M
Fe
Meses
Como se puede observar la demanda de sacos de 50kg consumo humano durante
los meses de enero hasta abril del año en curso, se mantiene entre 10000 y
20000 sacos, en el mes de mayo esta cae por problemas de producción.
La suavización exponencial es una herramienta de análisis y su fórmula predice un
valor basado en el pronóstico del período anterior, ajustándose al error. En ese
pronóstico anterior, la herramienta utiliza la constante de suavización, cuya
magnitud determina la exactitud con que los pronósticos responden a los errores
en el pronóstico anterior. Esta dada por la fórmula:
F(t+1) = α.Y(t) +(1-α) .F(t)
Donde :
F(t+1) = pronóstico del siguiente período.
F(t) = pronóstico del mas reciente período
α = constante de suavización.
Y(t) = valor real del más reciente período
La constante de suavización se considera según sea la variación.
Si la variación es baja entonces 0.01≤ α≤ 0.1
Si la variación es media entonces 0.1≤ α ≤ 0.5
Si la variación es alta entonces 0.5 ≤ α ≤ 1
Considerando que la variación es media – alta se toma la constante de
suavización como 0.5
F(t+1) = α.Y(t) +(1-α) .F(t)
F(t+1) = 0.5 (2200) + (1-0.5) (17.592.5)
F(t+1) = 9.896,25
Para el mes de Julio se pronostica una demanda de 9.896,25 sacos de 50kg
consumo humano.
4.2.3 Modelo de inventarios a utilizar. Con base en la demanda y en el
reaprovisionamiento se puede establecer un modelo de inventario a partir
del siguiente esquema:

Figura 3. Modelos Control de Inventarios
DEMANDA
Deterministica Probabilística
Modelo Lote Económico

Modelo Inventario Máximo
Modelo Inventario Máximo Lote Económico
Instantánea No Instantánea
REAPROVISIONAMIENTO
El modelo a utilizar en el proyecto es : Modelo Lote Económico, Velocidad de
Reposición No Instantánea, Demanda Continua.

Las razones de utilizar el modelo mencionado son:
1. A pesar de haber unos ítems mas importantes que otros, en todo los casos
el material de empaque y los insumos de producción son igualmente
indispensables.
2. Para todos los items la demanda es fácilmente pronosticable teniendo en
cuenta la información histórica de la misma (continua durante todo el año)
puede asociarse con el modelo mencionado.
3. Las condiciones del entorno económico hacen necesario el optimizar las
cantidades a pedir con el objeto de no incrementar los inventarios y reducir
las utilidades.
4. A pesar de existir un punto de reorden, los pedidos se realizan con un
margen de tiempo permitiendo que el proveedor programe su producción y
cumpla con los tiempos establecidos. Por tales motivos el
reaprovisionamiento es no instantáneo.
El modelo (lote económico, reaprovisionamiento no instantáneo y variable
continua) debe controlar la problemática de cuanto pedir y cuando pedir.

a) Cuanto Pedir?
Debe determinarse que cantidad ordenar, la cual debe minimizar los costos
totales, satisfaciendo el proceso de producción y la demanda de los clientes
internos.
Para el cálculo de esta cantidad óptima a pedir se utiliza la formula siguiente:
2 x C 3 xR
Q’ = C 1
Donde:
Q’: Cantidad a pedir
R: Tasa de demanda.
C3: Costo de emisión de órdenes de pedido, es decir, el costo de lanzar un
pedido.
C1: El costo de almacenaje de una unidad durante la unidad del tiempo.
A esta formula se llega así:

Representación grafica
R X
sQ A
T
t
X = cantidad demandada Q = cantidad a pedir

T = Tiempo R = tasa de demanda
t = tiempo entre pedidos A = área de almacenamiento durante el
s = inventario máximo periodo T
El inventario máximo (s) y la cantidad optima (Q) a pedir se representan iguales
para no permitir deficiencias, aunque esto no siempre es verdadero en la realidad,
en una situación ideal del modelo se tiene esta igualdad. El tiempo T se tomará
como un año para simplificar la demostración.
El costo total del modelo esta dado por los 3 componentes de costo:
CT = C1 + C3 + Cu (demanda)
Donde:
C1 = Costo de almacenamiento
C3 = Costo de ordenar una compra
Cu = Costo unitario
Todos los coeficientes de los costos son constantes

El costo de agotamiento C2 se toma como cero (0), ya que la carencia de
productos en el almacén es de difícil valoración debido a que puede originar la
perdida de la venta o también la perdida de un cliente y esto no puede valorarse.
Demostración del modelo, Tomando como referencia la figura se tiene:
A
= numero de unidades almacenadas por unidad de tiempo
t
C1 =
A
. C1 C3 = C 3
t t
Q x C1 Q x C1
A= C1 =
2 2
X
= Cantidad demandada por unidad de tiempo y es igual a R
t
X X
R= despejando t =
t R
C3 = c 3
= C 3
xR
pero al final del periodo X = Q
X X
R
C3 = C 3
xR
Q
De lo anterior se deduce que el costo total del modelo a utilizar esta dado por:
CT = C1 + C3 + Cu (demanda)
CT =
Q x C1
+ C 3
xR
+ (R)
2 Q C u
Derivando la ecuación con respecto a Q se tiene:

dC C R x c3
=0 1
- 2
=0
dQ 2 Q
C R xC3
1
= 2
despejando Q
2 Q
2 2 x R xC3
Q =
C 1
2 x R xC3
Q =
c 1
formula expuesta para el calculo de la Demanda.
Teniendo el costo de almacenaje, el de cursar una orden, la demanda, se
determina cual es la cantidad optima a pedir y el costo total del modelo para un
artículo cualquiera.
b) Cuando pedir?
La necesidad de pedir se determina teniendo en cuenta las disponibilidades
actuales, menos el stock de seguridad que se defina, el cual debe ser suficiente
para abastecer a la compañía durante el tiempo normal que requiere el proveedor
para el reaprovisionamiento.
• Disponibilidades actuales: Se define como las suma de las existencias, mas
las cantidades ya pedidas y que están pendientes por recibir.
• Plazos de reaprovisionamiento: es el tiempo que transcurre desde el
momento que surge la necesidad de pedir hasta el momento en que el articulo
esta disponible en el almacén de la compañía. Este tiempo se establece de
antemano con los proveedores de acuerdo a la referencia o ítem que se
proporcione.
• Stock de seguridad: son las cantidades que se fijan como “colchón de
seguridad”, para cubrir en caso de que se dispare la demanda o se presenten
retrasos en los reaprovisionamientos y/o existan demasiadas roturas o
desechos en el mes.
Este stock de seguridad se calculará de la forma siguiente:
1. Se fija un nivel de servicio. La idea es que siempre que se solicite material
en almacén este se encuentre disponible. El nivel de servicio a fijar para el
proyecto fue del 75%, es decir que por cada 100 solicitudes 25 no se
entregan.
2. se utiliza la formula SS = K x D
K: Coeficiente que se obtiene del cuadro siguiente, en función del nivel de servicio:
Nivel de servicio 50% 75% 80% 85% 90% 95% 97.8% 98% 99%
K 0 0.84 1.05 1.3 1.6 2.06 2.52 2.56 5
D: Demanda potencial durante el periodo de reaprovisionamiento.
Más adelante se muestra la metologia aplicada para el cálculo del S.S. en cada
una de las referencias de materiales de empaque e insumos de producción.
Un stock de seguridad representa un costo fijo para el almacén; por tal motivo a la
hora de valorar el nivel de servicio, se debe comparar el costo de mantener el
stock y el costo de no abastecer a una proporción de los clientes, determinando
que es más favorable. Cabe resaltar que desde el punto de vista económico, no
es de mucho interés mantener un elevado stock de seguridad.

A través, de la gestión de reposición del inventario por punto de pedido, el gestor
se enfrenta con la decisión de ordenar al proveedor una cierta cantidad de
producto. Esta cantidad solicitada puede ser insuficiente si por parte de los
clientes se demanda otra mayor que la esperada, razón por la cual, se debe
establecer un inventario de seguridad como se ha explicando. En la figura 5 se
representa el modelo de inventario a gestionar:
Figura 5. Representación Grafica del Modelo de Inventario P.P.
PP
S.S
TR P
Q = Cantidad pedida
P.P = Punto de pedido
S.S = Stock de seguridad
TR = Tiempo de reaprovisionamiento.
El almacén es una unidad de servicio dentro de la estructura organizacional, cuya
función es de reguardar, custodiar, controlar, y abastecer a sus clientes internos.

Entre los objetivos de los almacenes se destacan:
1. Recibir cada uno de los materiales que se han solicitados por la compañía,
para su protección y luego suministro.
2. Abastecer de materiales mediante solicitudes autorizadas por las
dependencias que así lo requieran.
3. Realizar los procedimientos de recibo, despacho, y almacenamiento de la
forma mas eficiente y segura.
4. Llevar tanto los registros de entrada y salida de material como de
inventarios, y que en lo posible sea en tiempo real.
5. Mantener adecuada señalización en almacén.
Un método sencillo de almacenamiento y que será implantado en la compañía es
el TWO – BIN SYSTEM, o método de las dos cajas. En este método se utilizan 2
cajas, en una de ellas la cantidad existente debe ser igual al punto mínimo de
pedido establecido. Esta caja no se utiliza hasta agotar la otra, cuando esto
sucede, se toma la caja donde además debe haber una tarjeta con los datos del
articulo, cantidad, proveedor, plazo y precio. Esta se transfiere a compras para
que realice el pedido. Este sistema se tendrá en cuenta para el manejo de
tornilleria.
Los repuestos Y suministros pueden ser distribuidos físicamente según:

a. Frecuencia de uso
b. Características físicas. Ejemplo: mas pesados sitios de poca altura
c. Según su función. Ejemplo: si son mecánicos, eléctricos, de obra
civil, etc.
d. Nivel de peligrosidad.
La distribución física toma como base los tipos de inventario, es decir se
reacomodarán en tres bodegas.
1. Bodega materiales de mantenimiento y operaciones
2. Bodega materiales de empaque
3. Bodega materias primas.
4.2.4 Compras: El proceso de compras se inicia desde el momento en que una de
las áreas de la compañía presenta una necesidad. Dichas necesidades son
transmitidas al Departamento de Compras a través de la hoja de requisición de
materiales. Al mencionar las distintas áreas de la empresa, se incluyen todos los
clientes internos del Departamento de Compras como son los Departamentos de
Producción, Mantenimiento, Ventas, Mercadeo, Recursos Humanos, Contabilidad
y Control de Calidad.
El área de compras es uno de los puntos claves en el proceso que desarrolla la
compañía para lograr su objetivo (satisfacción del cliente), ya que por esta vía es
por donde ingresan todos los materiales, desde la papelería hasta los insumos
utilizados en el proceso de producción.
El proceso de compras, esta constituido básicamente por los procedimientos de
planeación, programación, ejecución, y control de gestión de los pedidos.
1. Planeación de compras. Consiste en evaluar con anterioridad a los
proveedores, teniendo en cuenta la tecnología, calidad, precio, etc.
2. Programación de compras. Es el medio por el cual se lleva acabo el plan de
compras, se debe tener en cuenta la demanda y los puntos mínimos de
pedidos.
Al momento de realizar una compra, esta se debe hacer a través de una orden, las
cuales se pueden manejar de las siguientes formas:
• Ordenes abiertas: Se establece de antemano un proveedor el cual
suministrará ciertos artículos, los cuales serán despachados sin necesidad
de orden.
• Inventario en consignación: El proveedor mantiene un pequeño inventario
de sus artículos en las instalaciones de la compañía (clientes) y estos a

medida que los necesiten, se encargan de realizar la orden para el pago
respectivo.
• Inventarios de terceros: El proveedor mantiene en sus propias
instalaciones un inventario de los productos que, si en determinado
momento el cliente los requiere, puede suministrárselos inmediatamente los
solicite.
Para el desarrollo de los procedimientos de compras se deben seguir los
siguientes pasos:
a) Conocer los reaprovisionamientos de los procesos de la empresa, a través, de
los clientes internos.
b) Seleccionar y evaluar a los proveedores.
c) Solicitar, recibir y analizar las cotizaciones.
d) Decidir a quien se le proporcionará la compra.
Uno de los pasos claves en la selección de proveedores es obtener información de
estos, como por ejemplo:
• Solidez Económica
• Capacidad de Planta
• Infraestructura
• Calidad del producto
• Estructura Organizacional Definida
• Especificaciones Técnicas
• Especificaciones de Seguridad Ambiental
Los proveedores luego de ser seleccionados, deben ser evaluados
constantemente en intervalos de tiempo definidos, ya sea mensual, trimestral,
semestral o anualmente. Entre los puntos a evaluar se tendrán en cuenta:
• Servicio post-venta
• Cumplimiento en los pedidos
• Tiempo de respuesta ante eventualidades
• Embalaje del material
• Calidad del producto despachado
Para la compra de elementos, artículos e insumos de producción y mantenimiento,
se realizan distintas cotizaciones u ofertas de compras, las cuales deben
analizarse ya sea por el precio de los productos, por la calidad que ofrece cada
uno de los proveedores o el tiempo que demoran en ponerlo en la compañía
normalmente. Para esto, se tienen en cuenta tres cotizaciones que pueden ser
más o menos de acuerdo al producto y a su dificultad de conseguir.

De este modo, el Departamento de Compras debe ser muy objetivo y analítico en
la toma de decisiones al momento de realizar las compras.
Para segurarse de que la gestión del proceso de compra y administración de
inventarios se está desarrollando de manera eficiente, existen unos indicadores
que miden dicha gestión.
Estos indicadores ayudan a comparar, controlar y mejorar cualquier proceso y a
conocer que está sucediendo en él. Existe una frase célebre que dice: “Lo que
no se puede medir no se pude controlar; lo que no se puede controlar, no se
puede administrar; lo que no se puede administrar es un caos.”
La gestión a través de indicadores, le permite a la administración identificar y
actuar contra los principales obstáculos en el ciclo de toma de decisiones, con el
fin de mejorar la efectividad y la certeza en la toma de estas.
Los indicadores que se utilizarán en el proceso de compras y administración de
inventario son:
• Cumplimiento en tiempos de reaprovisionamiento: (utilización para
proveedores de material crítico para la compra).
Tiempo acordado
× 100%
Pr omedio de tiempo en entrega
• Atención de requisiciones:
Ordenes de compra realizadas

× 100%
Número de requisiciones
• Desajustes en el inventario mes a mes:
a) De Materias Primas y Materiales de Empaque
b) De Materiales e insumos de almacén teniendo en cuenta los Tipos
ABC, de acuerdo a su valoración.
Para este punto se planeó el realizar inventarios mensuales tanto para
insumos de producción y material de empaque como para elementos tipo
A, trimestralmente para elementos tipo B y semestralmente para los
elementos de tipo C.
4.2.5 Soporte de Sistemas de Información. Para la Implementación de un
Sistema de Control de Gestión para el manejo de Compras y Administración
de los Inventarios de: Insumos De Producción, Material De Empaque,
Repuestos y Suministros para el Mantenimiento de la Empresa REFISAL
S.A. (sede Cartagena), se cuenta en la compañía con un procesador de datos ó
base de datos conocido como AS – 400 CLIENT ACCESS, el cual es el
encargado de integrar, almacenar, y desarrollar todas y cada una de la

información recogida. Paralelamente con este procesador se cuenta con un
programa conocido como BPCS, el cual es una pantalla bajo Windows, y que es
la encargada de extraer la información contenida en la base de datos AS 400,
manejarla, hacer cálculos con ella, arrojando información que puede ser utilizada
para la toma de decisiones.
Con base en lo anterior, nuestra propuesta incluyó el desarrollo de una
herramienta (Base de datos, hoja electrónica ó sistema de información) que
permitirá administrar los recursos (material de empaque y materia prima) con base
en sus consumos, inventario, pedido, stock de seguridad y puntos de reorden.

5. DESARROLLO DEL PROYECTO.
A continuación se procede a describir cada uno de los pasos desarrollados para
la realización del proyecto y que permitieron el logro de los objetivos expuestos.
5.1 OBJETIVO 1 Y 3 (DISEÑO DEL MODELO DE INVENTARIO Y CÁLCULOS
DE S.S)
5.1.1 Modelo de Inventarios. Para diseñar e implementar un sistema o modelo
que permitirá mantener en stock un nivel adecuado de cada una de los
insumos de producción y materiales de empaque se consultó
bibliográficamente cada uno de los distintos modelos de inventarios
existentes, tomando el mas adecuado para el desarrollo del proyecto. En
este caso se determinó que el que mas se ajustaba a los requerimientos
era el Modelo de Lote Económico, Velocidad de Reposición No
Instantánea y Demanda Continua.
Dicho modelo establecía lo siguiente:
2 x C 3 xR
Q’ = C 1
Donde:
Q’: Cantidad a pedir
R: Tasa de demanda .
C3: Costo de emisión de ordenes de pedido, es decir, el costo de lanzar un pedido.
C1: El costo de almacenaje de una unidad durante la unidad del tiempo.
La demostración de este modelo fue expuesta en el punto 4.2.3 Modelo de
inventarios a utilizar.
Para determinar esa cantidad optima se debe tener conocimiento de las 3
variables en mención: Demanda, Costo de almacenamiento y Costos de cursar la
orden para cada una de las referencias en estudio.
• Demanda: Anteriormente en el punto 4.2.2 se mostró un ejemplo para el
cálculo de la demanda para sacos de 50kg, de la misma forma se procedió
con la totalidad de los ítems, obteniendo como resultado los valores del
siguiente Cuadro:
Cuadro 1. Calculo Demanda Pronosticada Mes de Junio del 2002
DEMANDA DEMANDA DEMANDA

PRONOST. REAL PRONOST.
CODIGO DESCRIPCIÓN
ANTERIOR ANTERIOR JUNIO
2002
20200031 YODATO DE POTASIO 362,50 350 306,25
20200040 FLUORURO DE POTASIO 1600,00 1480 1500,00
20200050 FERROCIANURO 12,50 0 18,75
63100016 EMPAQUE 25 KG POLIP 9000,00 500 5750,00
63200066 BOLSA POLIETILENO CAL 1.5 X 25 KG 10257,50 5900 6728,75
63100031 EMPAQUE 50 KG C.H. 17592,50 0 9896,25
63200064 BOLSA POLIETILENO CAL 1.5 X 50 KG 18500,00 2574 10295,00
63100015 EMPAQUE 25 KG FINA 3650,00 4500 3075,00
63100032 EMPAQUE 45 KG FINO 2212,50 0 1256,25
63100033 EMPAQUE 45 KG GRUESO 4622,50 0 3654,75
63100040 EMPAQUE 50 KG SIN MARCA 88,25 0 44,13
63200163 ROLLO BOLSA KILO SAL REFINADA REFISAL 729,65 0 565,66
63200056 BOLSA REEM KILO REFISAL NACIONAL 237,50 8226 118,75
63200121 ROLLO LIBRA DOÑA BLANCA 3001,48 0 1500,74
63200051 BOLSA REEM LIBRA DÑ BLANCA 38765,00 0 19382,50
63200164 ROLLO BOLSA LIBRA SAL REFINADA REFISAL 3753,66 10103,76 6379,46
63200055 BOLSA REEM LIBRA 40*45 55471,75 92200 89842,38
63200166 ROLLO KILO ECU VEN 303,80 771,86 151,90
63200165 ROLLO LB ECU VEN 91,18 0 231,32
• Costo de almacenamiento: El cual representaremos como C1. Este costo
agrupa todos los originados por el almacenaje, como: costo del espacio
ocupado; costo de energía entre otros. Cada uno de estos costos se
encuentran reflejados en el Centro de Costo asignado al almacén de
Refisal S.A.1
1
Este centro de costo comprende entre otras las cuentas: Dotación, vigilancia, mantenimiento
edificios, Mtto equipos, aseo, combustibles, lubricantes, muebles y enseres, etc.
Cuadro 2. Costo Mensual Centro De Costo (C.C) Almacen Refisal S.A
Cartagena año 2001
MES VALOR $
Ene 1.551.333
Feb 2.448.753
Mar 2.366.662
Abr 1.917.795
May 2.904.145
Jun 1.675.145
Jul 2.318.618
Agos 2.006.852
Sept 2.140.491
Oct 1.697.280
Nov 2.793.659
Dic 1.471.845
Total 25.292.578
Costo Promedio Mensual C.C De Almacén

2.107.715
Si se tiene el total en el año del centro de costo del Almacén de Refisal S.A
(Mamonal), se tiene el costo mes a mes. Se calculó un promedio mensual
de dicho costo. Para obtener un costo promedio de almacenaje por
referencia, se divide el costo promedio mensual C.C entre el número de
referencias y se calcula de esta forma un componente en la determinación
del Costo de Almacenamiento promedio mensual.
C.C Promedio Mensual X Ref. = C.C Promedio Mensual / # de Ref.

C.C Promed. Mensual # de Referencias C.C Promed. Mensal X Ref.
2.107.715 19 110.932
Este valor servirá de base para el establecimiento del Costo C.C de
almacenamiento mensual unitario por referencia C1.
Para el cálculo del C1 unitario de cada referencia se necesita el promedio
de unidades almacenadas en un mes, el cual se calculó como sigue:

Cuadro 3. Promedio De Unidades Almacenadas En El Mes ( U )
Cantidad de Unidades Almacenadas Por mes. Año 2002

Prom.
CODIGO DESCRIPCIÓN UNIDAD ENE FEB MARZ ABRIL MAY Almacenado
20200031 YODATO DE POTASIO kg 2000 1200 7000 6200 5400 4360
20200040 FLUORURO DE POTASIO kg 8500 7300 6100 14100 12900 9780
20200050 FERROCIANURO kg 75 50 100 75 50 70
63100016 EMPAQUE 46X68 25 KG POLIP und 45320 34320 18820 7580 33080 27824
63200066 BOLSA POLIETILENO CAL 1.5 25 KG und 51500 40000 25000 13000 31800 32260
63100031 EMPAQUE 50 KG C.H. POLIPRO CGT und 55000 43000 32000 21500 15500 33400
63200064 BOLSA POLIETILENO CAL1.5 50 KG und 63500 50500 38000 27500 21500 40200
63100015 EMPAQUE 25 KG POLIP SAL FINA und 30000 24500 19500 14500 9000 19500
63100032 EMPAQUE 45 KG POLIP CGT FINO und 50500 45000 38000 29000 21500 36800
63100033 EMPAQUE 45 KG POLIP CGT GRUESO und 62000 50000 37500 22000 13000 36900
63100040 EMPAQUE 50 KG POLIPRO SIN MARC und 10500 10500 8500 7000 5500 8400
63200163 ROLLO BOLSA KILO SAL REFINADA kg 0 3500 2700 1120 750 1614
63200056 BOLSA REEM KILO REFISAL PURA und 20000 20000 12500 8000 5500 13200
63200121 ROLLO LIBRA DOÑA BLANCA CTG kg 7560 4320 2200 1030 4530 3928
63200051 BOLSA REEM LIBRA DÑ BLANCA CTG und 43200 25630 14890 9720 31220 24932
63200164 ROLLO BOLSA LIBRA SAL REFINADA kg 0 10830 6560 3240 13295 6785
63200055 BOLSA REEM LIBRA REFISAL PURA und 35320 135320 49720 94780 119780 86984
63200166 ROLLO KILO ECU VEN kg 0 500 110 620 130 272
63200165 ROLLO LB ECU VEN kg 0 638,85 532,3 102,8 102,8 275,35
Con la cantidad promedio almacenada por mes de cada referencia tenemos que:
Costo prom. Del C.C De almacenar una Ref. por Mes
C1 =
Prom. De Unidades Almacenas al Mes por Ref:

Cuadro 4. Costo de almacenamiento por referencia (C1)
C.C Promed. Mensal X Ref. 110.932

CODIGO DESCRIPCIÓN UNIDAD Prom. Almacenado Por Mes C1
20200031 YODATO DE POTASIO kg 4360 25,44
20200040 FLUORURO DE POTASIO kg 9780 11
20200050 FERROCIANURO kg 70 1.585
63100016 EMPAQUE 46X68 25 KG POLIP und 27824 4
63200066 BOLSA POLIETILENO CAL 1.5 25 KG und 32260 3
63100031 EMPAQUE 50 KG C.H. POLIPRO CGT und 33400 3
63200064 BOLSA POLIETILENO CAL1.5 50 KG und 40200 3
63100015 EMPAQUE 25 KG POLIP SAL FINA und 19500 6
63100032 EMPAQUE 45 KG POLIP CGT FINO und 36800 3
63100033 EMPAQUE 45 KG POLIP CGT GRUESO und 36900 3
63100040 EMPAQUE 50 KG POLIPRO SIN MARC und 8400 13
63200163 ROLLO BOLSA KILO SAL REFINADA kg 1614 69
63200056 BOLSA REEM KILO REFISAL PURA und 13200 8
63200121 ROLLO LIBRA DOÑA BLANCA CTG kg 3928 28
63200051 BOLSA REEM LIBRA DÑ BLANCA CTG und 24932 4
63200164 ROLLO BOLSA LIBRA SAL REFINADA kg 6785 16
63200055 BOLSA REEM LIBRA REFISAL PURA und 86984 1
63200166 ROLLO KILO ECU VEN kg 272 408
63200165 ROLLO LB ECU VEN kg 275,35 403
• Costo de cursar la Orden: El cual representaremos como C3. Este costo
agrupa todos los originados en el área de compras al momento de llevar a
cabo una solicitud a un proveedor. Este costo se refiere a: costo de
teléfono; costo de energía; costo de útiles, papelería, fotocopias; entre
otros. Cada uno de estos costos se encuentran reflejados en el Centro de
Costo asignado al departamento de compras de Refisal S.A.
Cuadro 5. Costo mensual Centro de Costo (CC) Compras Refisal S.A 2001
MES VALOR $
Ene 461.826
Feb 235.911
Mar 206.553
Abr 332.742
May 316.105
Jun 145.098
Jul 339.788
Agos 268.371
Sept 199.860
Oct 198.440
Nov 381.421
Dic 153.225
Total 3.239.340
Promedio Mensual del CC Compras = Total / # de meses.
Promedio Mensual C.C Compras 269.945

El promedio mensual del costo de cursar órdenes de compra es de $269.945.
para determinar cuanto cuesta cursar una orden, dividimos dicho costo entre un
numero promedio de ordenes cursadas por mes.
CUADRO 6. Promedio de ordenes cursadas al mes año 2001
Meses # de Ordenes
Ene 120
Feb 150
Mar 115
Abr 160
May 98
Jun 113
Jul 169
Agos 102
Sept 135
Oct 122
Nov 83
Dic 90
Total 1457
Promedio de ordenes cursadas x mes = Total de Ordenes / # de meses

Promedio de Ordenes x Mes 121,42
Promedio Mensual del CC Compras /

Costo de cursar una orden ( C3) =
Promedio de ordenes cursadas x mes
Cuadro 7. costo de Cursar Una Orden
Promedio Mensual C.C Compras Promedio de Ordenes x Mes C3

269.945 121,42 2.223,29
Como se menciono anteriormente, si se tienen las 3 variables: Demanda; Costo
de Cursar una Orden (C3); y el Costo unitario de Almacenamiento por Referencia
(C1), se puede calcular la cantidad optima a pedir de cada una de ellas bajo la
formula:
2 x C 3 xR
Q’ = C 1
Cuadro 8. Cantidad Optima De Pedido
CODIGO DESCRIPCIÓN R (Demanda) Jun/02 C1 (Costo Almac.) C3 (Costo Ordenar) Q` Cantidad Opt.
20200031 YODATO DE POTASIO 306,25 25,44 2.223,29 231,35
20200040 FLUORURO DE K 1500,00 11,34 2.223,29 766,83
20200050 FERROCIANURO 18,75 1584,75 2.223,29 7,25
63100016 EMPAQUE 46X68 25 KG POLIP 5750,00 3,99 2.223,29 2532,38
63200066 BOLSA POLIETILENO CAL 1.5 25 KG 6728,75 3,44 2.223,29 2949,74
63100031 EMPAQUE 50 KG C.H. POLIPRO CGT 9896,25 3,32 2.223,29 3639,93
63200064 BOLSA POLIETILENO CAL1.5 50 KG 10295,00 2,76 2.223,29 4072,96
63100015 EMPAQUE 25 KG POLIP SAL FINA 3075,00 5,69 2.223,29 1550,33
63100032 EMPAQUE 45 KG POLIP CGT FINO 1256,25 3,01 2.223,29 1361,28
63100033 EMPAQUE 45 KG POLIP CGT GRUESO 3654,75 3,01 2.223,29 2325,02
63100040 EMPAQUE 50 KG POLIPRO SIN MARC 44,13 13,21 2.223,29 121,89
63200163 ROLLO BOLSA KILO SAL REFINADA 565,66 68,73 2.223,29 191,30
63200056 BOLSA REEM KILO REFISAL PURA 118,75 8,40 2.223,29 250,66
63200121 ROLLO LIBRA DOÑA BLANCA CTG 1500,74 28,24 2.223,29 486,10
63200051 BOLSA REEM LIBRA DÑ BLANCA CTG 19382,50 4,45 2.223,29 4401,17
63200164 ROLLO BOLSA LIBRA SAL REFINADA 6379,46 16,35 2.223,29 1317,20
63200055 BOLSA REEM LIBRA REFISAL PURA 89842,38 1,28 2.223,29 17698,83
63200166 ROLLO KILO ECU VEN 151,90 407,84 2.223,29 40,70
63200165 ROLLO LB ECU VEN 231,32 402,88 2.223,29 50,53
Teniendo la respuesta a cuanto pedir ahora surge otra incógnita, cuando pedir?.
Para determinar cuando se debe realizar el pedido, se debe definir:
1. Stock de seguridad: Este se calcula fijando un nivel de servicio. El nivel de

servicio es un índice que se asocia a la capacidad de respuesta esperada
por parte del almacén al momento de recibir una solicitud. De esta forma un
nivel de servicio del 100% indica que todas las veces que se hace una
requisición de materiales al almacén este cuenta con la disponibilidad.
El nivel de servicio a utilizar en el proyecto es del 75%, es decir que por
cada 100 solicitudes 25 se cumplan en forma inmediata. La designación de
este valor específico se basa en el hecho de que entre más alto sea el nivel
de servicio mayor debe ser el inventario de seguridad. Dicho inventario de
seguridad representa un costo fijo para el almacén y desde el punto de vista
económico no es de mucho interés que sea elevado.
El nivel de servicio se representa a través de un coeficiente K de la
siguiente forma:
Nivel de
Servicio 50% 75% 80% 85% 90% 95% 97,8% 98% 99%
K 0,5 0,84 1,05 1,3 1,6 2,06 2,52 2,56 5
Para el cálculo del Stock de Seguridad empleamos la formula:
S.S = K x D
Donde :
K = Coeficiente del Nivel de Servicio
D = d x L, demanda potencial durante el período de reaprovisionamiento.
El promedio diario real demandado lo representamos como d y el Tiempo
de reaprovisionamiento por parte del proveedor como L.
Se habla de promedio real demandado ya que el S.S se calcula en base a
datos reales y no pronosticados. Por consiguiente para el calculo de d por
referencia tenemos: 3
Promedio Demanda Real x Mes
.d =
# de Días al Mes (30 días)
Se debe tener encuenta que si cambian las condiciones2 de una referencia
cualquiera, se debe recalcular sus distintas variables.
Se presenta la siguiente tabla donde se muestra la demanda real diaria por
cada una de las referencias de material de empaque y suministros de
producción en estudio:
2
Cantidad demandada; nuevos proveedores; retiro de proveedores; etc.
Cuadro 9. Calculo de la demanda diaria (d)
Prom. Dem. Dema. Diaria

CODIGO DESCRIPCIÓN ENE FEB MARZO ABRIL MAYO Mes (d)
20200031 YODATO DE POTASIO 350 400 350 350 250 340 11,33
20200040 FLUORURO DE POTASIO 1400 1600 1700 1700 1400 1560 52,00
20200050 FERROCIANURO 25 0 25 0 25 15 0,50
63100016 EMPAQUE 46X68 25 KG 20500 13500 1000 1000 2500 7700 256,67
63200066 BOLSA POLIETIL. 25KG 16400 17500 1130 6000 3200 8846 294,87
63100031 EMPAQUE 50 KG C.H. 10700 22300 17850 19520 2200 14514 483,80
63200064 BOLSA POLIETIL 50 KG 14000 22750 17850 19400 2090 15218 507,27
63100015 EMPAQ 25 KG SAL FINA 6300 3500 200 4600 2500 3420 114,00
63100032 EMPAQUE 45 KG FINO 1400 2500 3900 1050 300 1830 61,00
63100033 EMPAQUE 45 KG GRUESO 0 2128 7562 8800 2687 4235,4 141,18
63100040 EMPAQUE 50 KG SIN MARCA 0 5 0 348 0 70,6 2,35
63200163 ROLLO BOLSA KILO SAL REFINADA 0 470,65 1111,69 1336,27 401,67 664,056 22,14
63200056 BOLSA REEM KILO REFISAL PURA 350 0 600 0 0 190 6,33
63200121 ROLLO LIBRA DOÑA BLANCA CTG 3626,2 1548,86 4592,72 2238,12 0 2401,182 80,04
63200051 BOLSA REEM LIBRA DÑ BLANCA 45890 20350 58480 30340 0 31012 1033,73
63200164 ROLLO BOLSA LIBRA SAL REFINADA 0 6001,24 3286,59 5726,8 9005,27 4803,98 160,13
63200055 BOLSA REEM LIBRA REFISAL PURA 46183 84680 4200 86824 124213 69220 2307,33
63200166 ROLLO KILO ECU VEN 0 0 953,8 261,4 0 243,04 8,10
63200165 ROLLO LB ECU VEN 0 0 145,49 219,21 371,47 147,234 4,91
El tiempo de reaprovisionamiento L es el tiempo que transcurre desde el
momento en que surge la necesidad de pedir hasta el momento en que el
artículo esta disponible en el almacén de la compañía. Este tiempo se
establece de antemano con los proveedores teniendo en cuenta la
referencia o ítem que nos proporcionen.
Los tiempos de reaprovisionamiento establecidos según la referencia se
muestra como sigue:
CUADRO 10. Tiempos De Reaprovisionamiento
CODIGO DESCRIPCIÓN Tiempo Reap. (L)

20200031 YODATO DE POTASIO 40
20200040 FLUORURO DE POTASIO 40
20200050 FERROCIANURO 20
63100016 EMPAQUE 46X68 25 KG POLIP 25
63200066 BOLSA POLIETILENO CAL 1.5 25 KG 15
63100031 EMPAQUE 50 KG C.H. POLIPRO CGT 25
63200064 BOLSA POLIETILENO CAL1.5 50 KG 15
63100015 EMPAQUE 25 KG POLIP SAL FINA 25
63100032 EMPAQUE 45 KG POLIP CGT FINO 25
63100033 EMPAQUE 45 KG POLIP CGT GRUESO 25
63100040 EMPAQUE 50 KG POLIPRO SIN MARC 15
63200163 ROLLO BOLSA KILO SAL REFINADA 28
63200056 BOLSA REEM KILO REFISAL PURA 15
63200121 ROLLO LIBRA DOÑA BLANCA CTG 28
63200051 BOLSA REEM LIBRA DÑ BLANCA CTG 15
63200164 ROLLO BOLSA LIBRA SAL REFINADA 28
63200055 BOLSA REEM LIBRA REFISAL PURA 15
63200166 ROLLO KILO ECU VEN 28
63200165 ROLLO LB ECU VEN 28
Si se tiene los tiempos de reaprovisionamiento y la demanda real diaria por
referencia, se calcula la demanda potencial durante el periodo de
reaprovisionamiento D para luego llevarlo ala formula del calculo del S.S.
D=dxL
Cuadro 11. Demanda Potencial Durante el Periodo de Reaprovisionamiento
CODIGO DESCRIPCIÓN d L D
20200031 YODATO DE POTASIO 11,33 40 453,33
20200040 FLUORURO DE POTASIO 52,00 40 2080,00
20200050 FERROCIANURO 0,50 20 10,00
63100016 EMPAQUE 46X68 25 KG POLIP 256,67 25 6416,67
63200066 BOLSA POLIETILENO CAL 1.5 25 KG 294,87 15 4423,00
63100031 EMPAQUE 50 KG C.H. POLIPRO CGT 483,80 25 12095,00
63200064 BOLSA POLIETILENO CAL1.5 50 KG 507,27 15 7609,00
63100015 EMPAQUE 25 KG POLIP SAL FINA 114,00 25 2850,00
63100032 EMPAQUE 45 KG POLIP CGT FINO 61,00 25 1525,00
63100033 EMPAQUE 45 KG POLIP CGT GRUESO 141,18 25 3529,50
63100040 EMPAQUE 50 KG POLIPRO SIN MARC 2,35 15 35,30
63200163 ROLLO BOLSA KILO SAL REFINADA 22,14 28 619,79
63200056 BOLSA REEM KILO REFISAL PURA 6,33 15 95,00
63200121 ROLLO LIBRA DOÑA BLANCA CTG 80,04 28 2241,10
63200051 BOLSA REEM LIBRA DÑ BLANCA CTG 1033,73 15 15506,00
63200164 ROLLO BOLSA LIBRA SAL REFINADA 160,13 28 4483,71
63200055 BOLSA REEM LIBRA REFISAL PURA 2307,33 15 34610,00
63200166 ROLLO KILO ECU VEN 8,10 28 226,84
63200165 ROLLO LB ECU VEN 4,91 28 137,42
Stock de Seguridad = K x D
El nivel de servicio como se había dicho del 75% nos permite trabajar con
un coeficiente de seguridad K de 0.84. entonces tenemos que el Stock de
Seguridad por referencia es como se muestra:

Cuadro 12. Stock de Seguridad Por Referencias
CODIGO DESCRIPCIÓN K D S.S

20200031 YODATO DE POTASIO 0,84 453,33 380,80
20200040 FLUORURO DE POTASIO 0,84 2080,00 1747,20
20200050 FERROCIANURO 0,84 10,00 8,40
63100016 EMPAQUE 46X68 25 KG POLIP 0,84 6416,67 5390,00
63200066 BOLSA POLIETILENO CAL 1.5 25 KG 0,84 4423,00 3715,32
63100031 EMPAQUE 50 KG C.H. POLIPRO CGT 0,84 12095,00 10159,80
63200064 BOLSA POLIETILENO CAL1.5 50 KG 0,84 7609,00 6391,56
63100015 EMPAQUE 25 KG POLIP SAL FINA 0,84 2850,00 2394,00
63100032 EMPAQUE 45 KG POLIP CGT FINO 0,84 1525,00 1281,00
63100033 EMPAQUE 45 KG POLIP CGT GRUESO 0,84 3529,50 2964,78
63100040 EMPAQUE 50 KG POLIPRO SIN MARC 0,84 35,30 29,65
63200163 ROLLO BOLSA KILO SAL REFINADA 0,84 619,79 520,62
63200056 BOLSA REEM KILO REFISAL PURA 0,84 95,00 79,80
63200121 ROLLO LIBRA DOÑA BLANCA CTG 0,84 2241,10 1882,53
63200051 BOLSA REEM LIBRA DÑ BLANCA CTG 0,84 15506,00 13025,04
63200164 ROLLO BOLSA LIBRA SAL REFINADA 0,84 4483,71 3766,32
63200055 BOLSA REEM LIBRA REFISAL PURA 0,84 34610,00 29072,40
63200166 ROLLO KILO ECU VEN 0,84 226,84 190,54
63200165 ROLLO LB ECU VEN 0,84 137,42 115,43
2. Punto de Pedido: Para calcular la cantidad o punto exacto en que
debemos hacer el pedido para que este llegue justo a tiempo cuando
empieza a consumirse el stock de seguridad, se deben tener en cuenta los
tres factores ya mencionados: Stock de Seguridad; Demanda Diaria y
Tiempo de Reaprovisionamiento. Lo anterior queda expresado de la
siguiente forma:
P.P = S.S + (d x L)
La figura 6. ayuda a comprender lo que se quiere expresar.

Figura 6. Representación Grafica del Modelo de Inventario P.P. con T.R.
PP
SS
T
Tr
La cantidad que se tenga en inventario en el momento de hacer el pedido
es la necesaria para rotar y consumir dicho inventario durante el tiempo
acordado con el proveedor para recibir los materiales solicitados, sin tener
la necesidad de consumir el stock de seguridad. En condiciones ideales
esto es lo que sucede, sin embargo se debe tener en cuenta que en la
realidad se presentan muchos percances (sobre todo en la entrega de
mercancia) por parte de proveedores y por estas razones se mantiene el
mencionado stock de seguridad.

Cuadro 13. Calculo del Punto de Pedido (PP)
CODIGO DESCRIPCIÓN S.S d L P.P

20200031 YODATO DE POTASIO 380,80 11,33 40 834,13
20200040 FLUORURO DE POTASIO 1747,20 52,00 40 3827,2
20200050 FERROCIANURO 8,40 0,50 20 18,4
63100016 EMPAQUE 46X68 25 kg 5390,00 256,67 25 11807
63200066 BOLSA POLIETILENO 25 KG 3715,32 294,87 15 8138,3
63100031 EMPAQUE 50 KG 10159,80 483,80 25 22255
63200064 BOLSA POLIETILENO CAL1.5 50 KG 6391,56 507,27 15 14001
63100015 EMPAQUE 25 KG FINA 2394,00 114,00 25 5244
63100032 EMPAQUE 45 KG FINO 1281,00 61,00 25 2806
63100033 EMPAQUE 45 KG GRUESO 2964,78 141,18 25 6494,3
63100040 EMPAQUE 50 KG POLIPRO SIN MARC 29,65 2,35 15 64,952
63200163 ROLLO BOLSA KILO SAL REFINADA 520,62 22,14 28 1140,4
63200056 BOLSA REEM KILO REFISAL PURA 79,80 6,33 15 174,8
63200121 ROLLO LIBRA DOÑA BLANCA CTG 1882,53 80,04 28 4123,6
63200051 BOLSA REEM LIBRA DÑ BLANCA CTG 13025,04 1033,73 15 28531
63200164 ROLLO BOLSA LIBRA SAL REFINADA 3766,32 160,13 28 8250
63200055 BOLSA REEM LIBRA 29072,40 2307,33 15 63682
63200166 ROLLO KILO ECU VEN 190,54 8,10 28 417,38
63200165 ROLLO LB ECU VEN 115,43 4,91 28 252,85
5.1.2 Implementación Del Sistema De Información. Adicionalmente se
desarrolló una herramienta (hoja electrónica) que permite administrar los
recursos, material de empaque e insumos de producción con base al
sistema establecido anteriormente (consumos, pedido, stock de seguridad,
punto de pedido, etc.). Este modelo tiene dos meses de trabajo y sus
resultados han sido satisfactorios.
A continuación se procederá a describir el funcionamiento y características
generales de la herramienta sistematizada mencionada.
Dicha herramienta consta de un libro con 4 hojas electrónicas. Las
características específicas de cada una de ellas son:
Hoja 1. (Demanda)
En esta hoja se encontrarán los códigos de cada una de las referencias de
material de empaque e insumos para la producción, con su descripción, las
unidades en que se expresa cada una (Kg, Unid, SC), la cantidad utilizada
por mes, el pronóstico de las cantidades a utilizar para el mes siguiente,
calculado este bajo el esquema de suavización exponencial el cual fue
explicado con anterioridad. (Ver anexo A)

Hoja 2. (Inventarios)
En esta hoja se encuentran códigos y descripciones de los materiales,
unidades, saldos de inventario, índices de cobertura (días que puede suplir
el inventario que se posea en la actualidad), la demanda mensual estimada
en la hoja 1, demanda diaria, tiempo de reaprovisionamiento (lead Time),
coeficiente de seguridad, inventario de seguridad, cantidad punto de
reorden, mínima cantidad a pedir. Ver Anexo B.
Hoja 3. (Pedidos)
Se encuentra el número del pedido realizado, la fecha en la cual ingresará y
la cantidad pedida. Si el pedido sobrepasa la fecha estimada el sistema
informará arrojando una alerta. Ver Anexo C.
Hoja 4. (Gráfico)
El gráfico donde se analiza el comportamiento real del consumo para un
ítem especifico es mostrado en al hoja 4. En este se compara dicho
consumo contra el punto de pedido, con el stock de seguridad, con el lead

time, para establecer de forma visual si existe alguna anomalía en el proceso de
compra. Ver anexo D.
5.2 OBJETIVOS 2 (PRIORIZAR REPUESTOS DE MANTENIMIENTO Y
SUMINISTROS DE PRODUCCIÓN)
Para contribuir con la mejora continua en los sistemas de calidad en la gestión
de materiales para el mantenimiento, han surgido una serie de investigaciones
con respecto a los stocks de repuestos que se tienen en los almacenes para la
ejecución de ese mantenimiento.
Muchos piensan que mientras los equipos estén envejeciendo debe mantenerse
un alto stock de repuestos en los almacenes, para garantizar la continuidad
operativa de las plantas. Eso hoy en día no es la mejor práctica en la gestión de
activos; existen técnicas probadas por grandes corporaciones (Petroleras y
Petroquímicas) que establecen un control del stock de almacén óptimo para la
gestión del mantenimiento.
Al control de inventario de partes y repuestos para el mantenimiento se le ha
prestado poca atención en comparación a los sistemas de control desarrollados

para administrar materias primas y productos terminados, ello adquiere
relevancia si se observa que en general los repuestos usados en las
operaciones industriales son costosos; y millones de pesos se invierten en
inventarios que se constituyen en elementos críticos en la administración de
complejos industriales.
La experiencia de dicha problemática en varios tipos de organizaciones en
América Latina, USA, Asia y Europa tiene un perfil caracterizado generalmente
por una inapropiada inversión en materiales y complejidad técnica, asignación de
recursos humanos de baja calificación técnica, clasificación de materiales
inapropiadas, alto porcentaje de artículos sin movimientos, alto porcentaje de
“stock muerto”, tiempos lentos de reposición especialmente en repuestos de
importación, compras de artículos basados en criterios de lotes económicos
originando exceso de costo administrativo al producir “sobre stock”;
niveles de servicio, fijación de mínimos y máximos sin criterios técnicos
apropiados generando pedidos antes de tiempo y sin tomar en cuenta la dinámica
operativa de los equipos.
Con base en lo anterior se optó por la no utilización del modelo tradicional de
reposición de inventarios empleado para la revisión continua de material de
empaque e insumos de producción.

La teoría indica que es mas apropiado guiarse por el sentido común y la lógica en
cuanto a la administración de repuestos se refiere. De esta forma se estructuró un
sistema de evaluación-priorización de los inventarios de repuestos y suministros
de producción. Dicha evaluación compara para todos los ítem una serie de
factores, asignando puntos al grado de incidencia (en cuanto a desempeño final)
de cada factor en cada ítem.
En términos generales el sistema de evaluación (base para la priorización) se
desarrolló de la siguiente forma:
1. Se seleccionaron los 50 repuestos y suministros de mayor
utilización e importancia, de acuerdo a las disposiciones técnicas
de las áreas de Producción y Mantenimiento. Esta clasificación fue
el resultado de una reunión conjunta entre ambos Departamentos y
el Departamento de Compras.
2. Se realizó un análisis histórico de cada uno de los ítems,
determinando la evolución de su consumo y el impacto de déficit de
los mismos en la operación de la Empresa

3. Sé ddetermino el grado de importancia de cada uno de los
repuestos y suministros clasificados (priorización) Esta priorización
se llevo a cabo a través de la comparación de los ítems con los
siguientes factores: Precio; Incidencia en la producción; reposición y
rotación. De esta forma se clasificaron mediante un esquema A – B
– C. Una vez se efectuó la clasificación A-B-C se estableció el
stock mínimo para cada uno.
5.2.1 Clasificación de acuerdo a utilización. En el siguiente cuadro se
describen los 50 repuestos y suministros de producción de mayor utilización
e importancia para la planta de acuerdo con las áreas de Mantenimiento y
Producción. Teniendo en cuenta la experiencia de los jefes de cada área se
logró establecer dicha lista asociada a diferentes equipos de la planta.
Cuadro 14. Clasificación de los 50 Repuestos y Suministros para el
Mantenimiento y Manejo de la Planta Refisal S.A

FILA CODIGO DESCRIPCIÓN UND DESTINO EN PLANTA
1 56300044 ALAMBRE CORTE 1MM REF. ACE MT maq empac
2 64100050 BANANAS DE CORTE UN maq empac
3 64100051 BANANAS SELLO HORIZONTAL UN maq empac
4 64100061 BANDA DE ARRASTRE TECNOPACK UN maq empac
5 56210018 BLOQUE B139 F - PULIDO UN maq empac
6 56210017 BLOQUE B139 G - PULIDO UN
7 64100081 BLOQUE TENSOR SELLO Y CORTE UN maq empac
8 39012009 CADENA T.T SSA 881 K4 1/2" MT planta en general
9 64220032 CILINDRO NEUMATICO 2X2 FLANCHE UN libra werk
10 64220031 CILINDRO NEUMATICO 2X3 PIBOTE UN libra werk
11 64100112 CINTA CODIFICADOR NEUM.DELGADA RL maq empac
12 64100127 CINTA TEFLON ADHESIVA 2 1/2" RL maq empac
13 64100122 CINTA TEFLON CON ADHESIVO 1" RL maq empac
FILA CODIGO DESCRIPCIÓN UND DESTINO EN PLANTA
14 64100120 CINTA TEFLON CON ADHESIVO 2 CM RL maq empac
15 36250529 CONTROL TEMPERATUR AUTONIC 24C UN planta en general
16 39041090 CORREA CAUCHO A-90 UN maq emp
17 39081005 CORREA CAUCHO C-44 UN extractor de finos
18 26400003 FILTRO DE ACEITE HYSTER CTG UN montacargas
19 26400002 FILTRO DE COMBUSTIB HYSTER CTG UN montacargas
20 64100463 INTEGRADO REF. 8255 PULIDO UN maq empac pulido
21 64100464 INTEGRADO REF. 8279 PULIDO UN maq empac pulido
22 50070141 MALLA # 20 INOX. X 1.22 DE ANC MT zaranda
23 50070140 MALLA # 80 INOX. X 1.22 ANCHO MT zaranda
24 50070101 MALLA #10 INOX X 1.22 MT ANCHO MT zaranda
25 50070111 MALLA #30 INOX X 1.22MT ANCHO MT zaranda
26 50070112 MALLA # 50 INOX X 1.22 MT ANCHO MT zaranda
27 21600101 MODULO ELECT.FRENO EMBR.TPACK UN maq empac tecno
28 64100007 MORDAZA HORIZONTAL COMPLETA UN maq empac pulido
29 64100008 MORDAZA VERTICAL COMPLETA UN maq empac pulido
30 56210220 RELE 50 AMP. 4 A 24 VDC UN planta en general
31 56210218 RELE ESTADO SOLIDO DC-AC 3AMP UN planta en general
32 64100369 RESORTE 40MM X 100 MM CTG UN maq empac
33 64100370 RESORTE 48MM DELGA INOX B420 I UN maq empac
34 69100372 RODAMIENTO 6001 2RS UN planta en general
35 69100406 RODAMIENTO 6004 ZZ UN planta en general
36 69100429 RODAMIENTO 6006 ZZ C3 UN planta en general
37 69100005 RODAMIENTO 608 ZZ UN planta en general
38 69100474 RODAMIENTO 6203 ZZ C3 UN planta en general
39 69100497 RODAMIENTO 6205 2RS (6205 DU) UN planta en general
40 69100508 RODAMIENTO 6206 2RS UN planta en general
41 69100630 RODAMIENTO 6301 UN planta en general
42 21400065 SENSOR DE HERRADURA SJ 10N UN librawerk
43 21400301 SENSOR INDUC P+F NJ20+U1+W UN librawerk
44 64100424 SENSOR INDUC. DE 24 VDC NPN UN maq empac
45 21180006 TECLADO TI PULIDO UN maq empac
46 64200070 TINTA IUCN 14/34 ROLLON DE 4 UN empaque bultos
47 47345806 VALVULA BOLA 1/2" 1000 LB INOX UN planta en general
48 47340209 VALVULA BOLA 3/4"1000 LBS INOX UN planta en general
49 37601004 VARIADOR VELOCIDAD 1HP TRIFASI UN planta en general
50 37601008 VARIADOR VELOCIDAD 2HP UN planta en general
5.2.2 Priorización y Tipos A – B – C. Finalizada la selección de los repuestos y
suministros, el siguiente paso consistió en determinar qué nivel de importancia
real, en términos de impacto efectivo, no por apreciación de los Departamentos,

tenía cada uno los ítems para la compañía. Para esto inicialmente se evaluaron
para cada ítem cuatro factores: Rotación, precio, incidencia en la producción y
tiempo de reposición. En cada caso se calcularon valores numéricos con base en
datos reales. Por ejemplo para la Rotación se calculó el índice de rotación en días.
Posteriormente se evaluaron los resultados numéricos obtenidos en cada factor
para cada ítem y se le asignó al factor una puntuación de 1 a 5, 1 cuando el
resultado del factor indicaba que el producto no afectaba en gran medida los
intereses finales de Empresa y 5 cuando el resultado del factor indicaba que el
producto tenía un efecto mas importante en los intereses de la empresa. De esta
forma para un ítem se obtuvieron 4 puntuaciones de 1 a 5 (una para cada factor).
Finalmente se totalizó la suma de las 4 puntuaciones y se obtuvo una puntuación
general.
Finalizada la puntuación general se realizó un análisis de Paretto de los repuestos
con el objeto de seleccionar los mas importantes o con mayor impacto sobre los
intereses de la empresa (aquellos con mayor puntuación total).
Para cada factor, las 5 posibles puntuaciones cubrían 5 posibles rangos de
resultados. En cada caso dichos rangos fueron previamente establecidos.

a. Rotación
Para evaluar la rotación de cada ítem se efectuó un análisis histórico teniendo en
cuenta los últimos 6 meses. Este índice de rotación se calculó tomando como
base la estructura para el cálculo de los índices para la evaluación de la rotación
de materias primas y productos terminados, asociándolos con índices de
repuestos y suministros. Para el cálculo de índices promedio de rotación de cada
ítem se tomaron como base los promedios de: la demanda de cada ítem por mes y
los inventarios iniciales promedio de cada ítem en cada mes.
El índice de rotación esta dado por la fórmula:
Promedio DRS
IRprom. = Io
Donde:
IR = Indice de Rotación Promedio
Prom. DRS = Promedio Demanda de Repuestos y Suministros al Mes
I0 =Promedio Inventario Inicial del Mes
Para llevar este índice de rotación a número de días promedio se divide el número
de días del período objeto de la evaluación (30 días-1 mes para el caso) entre el
resultado del índice.

d= 30_
IRprom.
Donde:
d = dias de rotación
IR = Indice de Rotación promedio.
En los anexos 5 y 6 se muestran las tablas donde se calcularon los inventarios
iniciales promedio y las demandas promedio mensuales de cada ítems.
Para establecer el puntaje obtenido por cada ítem con respecto al factor de
rotación se tuvo en cuenta lo siguiente: Entre menos días durara el inventario del
ítem en bodega (rotación más alta) se le asignaba una mejor calificación. Los
rangos con respecto a este factor quedaron definidos así.
Rango de días Calificación

1 – 20 5
21 – 40 4
41 – 60 3
61 – 90 2
90 en adelante 1
A continuación se presenta la tabla donde se calcula el promedio de los últimos 6
meses de los índices de rotación y de los días de rotación por referencia. Estos
valores se utilizarán en la ponderación final por factores.
Cuadroa 15. Indice Rotación de Días y Calificación por Factor.
Fila Código Descripción Prom. IR Prom. Dias Calificación

1 56300044 ALAMBRE CORTE 1MM REF. ACE 0,88 34,16 4
2 64100050 BANANAS DE CORTE 0,39 76,07 2
3 64100051 BANANAS SELLO HORIZONTAL 0,31 96,00 1
4 64100061 BANDA DE ARRASTRE TECNOPACK 0,15 198,00 1
5 56210018 BLOQUE B139 F - PULIDO 0,46 64,55 2
6 56210017 BLOQUE B139 G - PULIDO 0,51 58,64 3
7 64100081 BLOQUE TENSOR SELLO Y CORTE 0,49 60,86 2
8 39012009 CADENA T.T SSA 881 K4 1/2" 0,17 180,00 1
9 64220032 CILINDRO NEUMATICO 2X2 FLANCHE 0,25 120,00 1
10 64220031 CILINDRO NEUMATICO 2X3 PIBOTE 1,00 30,00 4
11 64100112 CINTA CODIFICADOR NEUM.DELGADA 1,46 20,52 5
12 64100127 CINTA TEFLON ADHESIVA 2 1/2" 0,82 36,67 4
13 64100122 CINTA TEFLON CON ADHESIVO 1" 0,78 38,67 4
14 64100120 CINTA TEFLON CON ADHESIVO 2 CM 0,35 86,54 2
15 36250529 CONTROL TEMPERATUR AUTONIC 24C 0,30 100,00 1
16 39041090 CORREA CAUCHO A-90 0,67 45,00 3
17 39081005 CORREA CAUCHO C-44 0,67 45,00 3
18 26400003 FILTRO DE ACEITE HYSTER CTG 3,00 10,00 5
19 26400002 FILTRO DE COMBUSTIB HYSTER CTG 3,00 10,00 5
20 64100463 INTEGRADO REF. 8255 PULIDO 0,20 150,00 1
21 64100464 INTEGRADO REF. 8279 PULIDO 0,25 120,00 1
22 50070141 MALLA # 20 INOX. X 1.22 DE ANC 1,00 30,00 4
23 50070140 MALLA # 80 INOX. X 1.22 ANCHO 3,00 10,00 5
24 50070101 MALLA #10 INOX X 1.22 MT ANCHO 0,60 50,00 3
25 50070111 MALLA #30 INOX X 1.22MT ANCHO 1,33 22,50 4
26 50070112 MALLA # 50 INOX X 1.22 MT ANCHO 2,00 15,00 5
27 21600101 MODULO ELECT.FRENO EMBR.TPACK 0,20 150,00 1
28 64100007 MORDAZA HORIZONTAL COMPLETA 0,17 180,00 1
29 64100008 MORDAZA VERTICAL COMPLETA 0,33 90,00 2
30 56210220 RELE 50 AMP. 4 A 24 VDC 0,50 60,00 3
31 56210218 RELE ESTADO SOLIDO DC-AC 3AMP 0,33 90,00 2
32 64100369 RESORTE 40MM X 100 MM CTG 0,72 41,43 3
33 64100370 RESORTE 48MM DELGA INOX B420 I 1,07 28,00 4
34 69100372 RODAMIENTO 6001 2RS 0,38 80,00 2
35 69100406 RODAMIENTO 6004 ZZ 0,21 142,50 1
36 69100429 RODAMIENTO 6006 ZZ C3 0,57 52,50 3
37 69100005 RODAMIENTO 608 ZZ 0,22 135,00 1
38 69100474 RODAMIENTO 6203 ZZ C3 1,20 25,00 4
39 69100497 RODAMIENTO 6205 2RS (6205 DU) 1,33 22,50 4
40 69100508 RODAMIENTO 6206 2RS 0,22 135,00 1
41 69100630 RODAMIENTO 6301 0,67 45,00 3
42 21400065 SENSOR DE HERRADURA SJ 10N 1,25 24,00 4
43 21400301 SENSOR INDUC P+F NJ20+U1+W 1,33 22,50 4
44 64100424 SENSOR INDUC. DE 24 VDC NPN 1,50 20,00 5
Fila Código Descripción Prom. IR Prom. Dias Calificación
45 21180006 TECLADO TI PULIDO 0,40 75,00 2
46 64200070 TINTA IUCN 14/34 ROLLON DE 4 0,25 120,00 1
47 47345806 VALVULA BOLA 1/2" 1000 LB INOX 1,00 30,00 4
48 47340209 VALVULA BOLA 3/4"1000 LBS INOX 1,50 20,00 5
49 37601004 VARIADOR VELOCIDAD 1HP TRIFASI 0,25 120,00 1
50 37601008 VARIADOR VELOCIDAD 2HP 0,25 120,00 1
b. Precio.
Como se hizo con el factor de rotación, también para el factor de precio se
establecieron uno rangos dependiendo de este, y una calificación teniendo en
cuenta dicho rango. Los rangos quedaron establecidos de la siguiente forma.
Rango Precio $ Calificación

1 – 20.000 5
21.000 – 50.000 4
51.000 – 80.000 3
81.000 – 100.000 2
101.000 en adelante 1
Se asigna una calificación menor a un producto costoso debido a que por políticas
de empresa, es recomendable para objetivos financieros el mantener inventarios
económicos o de bajo valor. Lo anterior se asocia con márgenes mayores.
A continuación se muestra la lista con los precios de cada uno de los ítems en
estudio y la calificación asignada para el factor precio.

Cuadro 16. Precios de Repuestos y Suministros
Fila Código Descripción Precio $ Calificación

1 56300044 ALAMBRE CORTE 1MM REF. ACE 2.048 5
2 64100050 BANANAS DE CORTE 17.745 5
3 64100051 BANANAS SELLO HORIZONTAL 17.855 5
4 64100061 BANDA DE ARRASTRE TECNOPACK 262.600 1
5 56210018 BLOQUE B139 F - PULIDO 15.400 5
6 56210017 BLOQUE B139 G - PULIDO 12.100 5
7 64100081 BLOQUE TENSOR SELLO Y CORTE 16.700 5
8 39012009 CADENA T.T SSA 881 K4 1/2" 100.000 1
9 64220032 CILINDRO NEUMATICO 2X2 FLANCHE 252.805 1
10 64220031 CILINDRO NEUMATICO 2X3 PIBOTE 238.507 1
11 64100112 CINTA CODIFICADOR NEUM.DELGADA 9.855 5
12 64100127 CINTA TEFLON ADHESIVA 2 1/2" 192.000 1
13 64100122 CINTA TEFLON CON ADHESIVO 1" 78.000 3
14 64100120 CINTA TEFLON CON ADHESIVO 2 CM 41.748 2
15 36250529 CONTROL TEMPERATUR AUTONIC 24C 620.480 1
16 39041090 CORREA CAUCHO A-90 14.700 5
17 39081005 CORREA CAUCHO C-44 17.800 5
18 26400003 FILTRO DE ACEITE HYSTER CTG 8.300 5
19 26400002 FILTRO DE COMBUSTIB HYSTER CTG 12.000 5
20 64100463 INTEGRADO REF. 8255 PULIDO 16.000 5
21 64100464 INTEGRADO REF. 8279 PULIDO 16.000 5
22 50070141 MALLA # 20 INOX. X 1.22 DE ANC 78.000 3
23 50070140 MALLA # 80 INOX. X 1.22 ANCHO 98.000 2
24 50070101 MALLA #10 INOX X 1.22 MT ANCHO 73.200 3
25 50070111 MALLA #30 INOX X 1.22MT ANCHO 78.000 3
26 50070112 MALLA # 50 INOX X 1.22 MT ANCHO 85.000 2
27 21600101 MODULO ELECT.FRENO EMBR.TPACK 255.000 1
28 64100007 MORDAZA HORIZONTAL COMPLETA 655.000 1
29 64100008 MORDAZA VERTICAL COMPLETA 655.000 1
30 56210220 RELE 50 AMP. 4 A 24 VDC 257.000 1
31 56210218 RELE ESTADO SOLIDO DC-AC 3AMP 183.233 1
32 64100369 RESORTE 40MM X 100 MM CTG 2.550 5
33 64100370 RESORTE 48MM DELGA INOX B420 I 2.390 5
34 69100372 RODAMIENTO 6001 2RS 8.060 5
35 69100406 RODAMIENTO 6004 ZZ 8.500 5
36 69100429 RODAMIENTO 6006 ZZ C3 12.000 5
37 69100005 RODAMIENTO 608 ZZ 4.600 4
38 69100474 RODAMIENTO 6203 ZZ C3 17.500 5
39 69100497 RODAMIENTO 6205 2RS (6205 DU) 13.533 5
40 69100508 RODAMIENTO 6206 2RS 18.000 5
41 69100630 RODAMIENTO 6301 9.000 5
42 21400065 SENSOR DE HERRADURA SJ 10N 615.000 1
43 21400301 SENSOR INDUC P+F NJ20+U1+W 640.000 1
Fila Código Descripción Precio $ Calificación
44 64100424 SENSOR INDUC. DE 24 VDC NPN 178.840 1
45 21180006 TECLADO TI PULIDO 173.000 1
46 64200070 TINTA IUCN 14/34 ROLLON DE 4 21.730 4
47 47345806 VALVULA BOLA 1/2" 1000 LB INOX 36.102 4
48 47340209 VALVULA BOLA 3/4"1000 LBS INOX 31.000 4
49 37601004 VARIADOR VELOCIDAD 1HP TRIFASI 980.000 1
50 37601008 VARIADOR VELOCIDAD 2HP 1.200.000 1
c. Incidencia en la producción
Esta calificación fue establecida por los jefes de área tanto del Departamento de
Mantenimiento como del de Producción y la calificación se muestra como sigue:
Cuadro 17. Incidencia en la Producción.
Fila Código Descripción Calificación

1 56300044 ALAMBRE CORTE 1MM REF. ACE 5
2 64100050 BANANAS DE CORTE 4
3 64100051 BANANAS SELLO HORIZONTAL 4
4 64100061 BANDA DE ARRASTRE TECNOPACK 5
5 56210018 BLOQUE B139 F – PULIDO 3
6 56210017 BLOQUE B139 G – PULIDO 3
7 64100081 BLOQUE TENSOR SELLO Y CORTE 3
8 39012009 CADENA T.T SSA 881 K4 1/2" 1
9 64220032 CILINDRO NEUMATICO 2X2 FLANCHE 3
10 64220031 CILINDRO NEUMATICO 2X3 PIBOTE 3
11 64100112 CINTA CODIFICADOR NEUM.DELGADA 5
12 64100127 CINTA TEFLON ADHESIVA 2 1/2" 4
Fila Código Descripción Calificación
13 64100122 CINTA TEFLON CON ADHESIVO 1" 4
14 64100120 CINTA TEFLON CON ADHESIVO 2 CM 4
15 36250529 CONTROL TEMPERATUR AUTONIC 24C 4
16 39041090 CORREA CAUCHO A-90 3
17 39081005 CORREA CAUCHO C-44 3
18 26400003 FILTRO DE ACEITE HYSTER CTG 2
19 26400002 FILTRO DE COMBUSTIB HYSTER CTG 2
20 64100463 INTEGRADO REF. 8255 PULIDO 4
21 64100464 INTEGRADO REF. 8279 PULIDO 4
22 50070141 MALLA # 20 INOX. X 1.22 DE ANC 3
23 50070140 MALLA # 80 INOX. X 1.22 ANCHO 5
24 50070101 MALLA #10 INOX X 1.22 MT ANCHO 5
25 50070111 MALLA #30 INOX X 1.22MT ANCHO 4
26 50070112 MALLA # 50 INOX X 1.22 MT ANCHO 4
27 21600101 MODULO ELECT.FRENO EMBR.TPACK 1
28 64100007 MORDAZA HORIZONTAL COMPLETA 3
29 64100008 MORDAZA VERTICAL COMPLETA 3
30 56210220 RELE 50 AMP. 4 A 24 VDC 3
31 56210218 RELE ESTADO SOLIDO DC-AC 3AMP 3
32 64100369 RESORTE 40MM X 100 MM CTG 4
33 64100370 RESORTE 48MM DELGA INOX B420 I 4
34 69100372 RODAMIENTO 6001 2RS 2
35 69100406 RODAMIENTO 6004 ZZ 2
36 69100429 RODAMIENTO 6006 ZZ C3 2
37 69100005 RODAMIENTO 608 ZZ 2
38 69100474 RODAMIENTO 6203 ZZ C3 2
39 69100497 RODAMIENTO 6205 2RS (6205 DU) 2
40 69100508 RODAMIENTO 6206 2RS 2
41 69100630 RODAMIENTO 6301 2
42 21400065 SENSOR DE HERRADURA SJ 10N 3
43 21400301 SENSOR INDUC P+F NJ20+U1+W 3
44 64100424 SENSOR INDUC. DE 24 VDC NPN 3
45 21180006 TECLADO TI PULIDO 4
46 64200070 TINTA IUCN 14/34 ROLLON DE 4 2
47 47345806 VALVULA BOLA 1/2" 1000 LB INOX 1
48 47340209 VALVULA BOLA 3/4"1000 LBS INOX 1
49 37601004 VARIADOR VELOCIDAD 1HP TRIFASI 5
50 37601008 VARIADOR VELOCIDAD 2HP 5
La calificación de 5 se le asigna a un producto cuya falta ocasiona un trauma
mayor, la de 1 a un producto cuya falta no genera impactos considerables.

d. Reposición.
La reposición esta dada por el tiempo regular que transcurre desde el momento
que se coloca el pedido hasta el momento en que se cuenta con él en planta. La
valoración para este factor es directamente proporcional al tiempo de entrega.
Menor tiempo menor valor, esto se debe a que si el material demora en llegar a la
planta es más necesario tenerlo disponible en almacén. Los rangos quedaron
establecidos de la siguiente manera:
Rango días de recibo calificación

1 1
2–4 2
5–7 3
8 – 12 4
12 en adelante 5
En el siguiente cuadro encontramos los tiempos regulares para que cada material
llegue a la planta y su calificación:
Cuadro 18. Tiempos de Reposición.
Fila Código Descripción Tiempo Recibo Calificación

1 56300044 ALAMBRE CORTE 1MM REF. ACE 8 4
2 64100050 BANANAS DE CORTE 8 4
3 64100051 BANANAS SELLO HORIZONTAL 8 4
4 64100061 BANDA DE ARRASTRE TECNOPACK 7 3
5 56210018 BLOQUE B139 F – PULIDO 15 5
6 56210017 BLOQUE B139 G – PULIDO 15 5
7 64100081 BLOQUE TENSOR SELLO Y CORTE 15 5
8 39012009 CADENA T.T SSA 881 K4 1/2" 20 5
9 64220032 CILINDRO NEUMATICO 2X2 FLANCHE 10 4
10 64220031 CILINDRO NEUMATICO 2X3 PIBOTE 10 4
11 64100112 CINTA CODIFICADOR NEUM.DELGADA 5 3
12 64100127 CINTA TEFLON ADHESIVA 2 1/2" 5 3
13 64100122 CINTA TEFLON CON ADHESIVO 1" 5 3
14 64100120 CINTA TEFLON CON ADHESIVO 2 CM 5 3
15 36250529 CONTROL TEMPERATUR AUTONIC 24C 15 5
16 39041090 CORREA CAUCHO A-90 2 2
17 39081005 CORREA CAUCHO C-44 2 2
18 26400003 FILTRO DE ACEITE HYSTER CTG 5 2
19 26400002 FILTRO DE COMBUSTIB HYSTER CTG 5 2
20 64100463 INTEGRADO REF. 8255 PULIDO 20 5
21 64100464 INTEGRADO REF. 8279 PULIDO 20 5
22 50070141 MALLA # 20 INOX. X 1.22 DE ANC 10 4
23 50070140 MALLA # 80 INOX. X 1.22 ANCHO 10 4
24 50070101 MALLA #10 INOX X 1.22 MT ANCHO 10 4
25 50070111 MALLA #30 INOX X 1.22MT ANCHO 10 4
26 50070112 MALLA # 50 INOX X 1.22 MT ANCHO 10 4
27 21600101 MODULO ELECT.FRENO EMBR.TPACK 15 5
28 64100007 MORDAZA HORIZONTAL COMPLETA 15 5
29 64100008 MORDAZA VERTICAL COMPLETA 15 5
30 56210220 RELE 50 AMP. 4 A 24 VDC 5 3
31 56210218 RELE ESTADO SOLIDO DC-AC 3AMP 5 3
32 64100369 RESORTE 40MM X 100 MM CTG 15 5
33 64100370 RESORTE 48MM DELGA INOX B420 I 15 5
34 69100372 RODAMIENTO 6001 2RS 2 2
35 69100406 RODAMIENTO 6004 ZZ 2 2
36 69100429 RODAMIENTO 6006 ZZ C3 2 2
37 69100005 RODAMIENTO 608 ZZ 2 2
38 69100474 RODAMIENTO 6203 ZZ C3 2 2
39 69100497 RODAMIENTO 6205 2RS (6205 DU) 2 2
40 69100508 RODAMIENTO 6206 2RS 2 2
41 69100630 RODAMIENTO 6301 2 2
42 21400065 SENSOR DE HERRADURA SJ 10N 10 4
43 21400301 SENSOR INDUC P+F NJ20+U1+W 10 4
44 64100424 SENSOR INDUC. DE 24 VDC NPN 10 4
Fila Código Descripción Tiempo Recibo Calificación
45 21180006 TECLADO TI PULIDO 20 5
46 64200070 TINTA IUCN 14/34 ROLLON DE 4 3 2
47 47345806 VALVULA BOLA 1/2" 1000 LB INOX 2 2
48 47340209 VALVULA BOLA 3/4"1000 LBS INOX 2 2
49 37601004 VARIADOR VELOCIDAD 1HP TRIFASI 5 3
50 37601008 VARIADOR VELOCIDAD 2HP 5 3
Obtenidas las calificaciones de los materiales con respecto a cada factor se
totalizan las 4 calificaciones para el cálculo del puntaje final. Este puntaje define el
tipo de material, es decir si es tipo A , B ó C. Los rangos de la puntuación
quedaron establecidos de ls siguiente forma:
Rango calificación total factores Tipo de material

1 – 10 C
11 – 15 B
16 en adelante A
A continuación se muestra la tabla de puntos totales obtenido por cada ítem y su
clasificación A – B – C. Una vez determinada la clasificación se estableció como
política el mantener en inventario únicamente repuestos y suministros de
producción tipo A y B. Este stock es igual al promedio mensual de la demanda del
ítem (establecido anteriormente).

Cuadro 19. Ponderación de Factores y Clasificación A – B – C .
Fila Código Descripción Días Precio Incidencia en Tiempo de Calificación Total Tipo de
Rotación Planta Recibo Material
1 56300044 ALAMBRE CORTE 1MM REF. ACE 4 5 5 4 18 A
2 64100050 BANANAS DE CORTE 2 5 4 4 15 B
3 64100051 BANANAS SELLO HORIZONTAL 1 5 4 4 14 B
4 64100061 BANDA DE ARRASTRE TECNOPACK 1 1 5 3 10 C
5 56210018 BLOQUE B139 F - PULIDO 2 5 3 5 15 B
6 56210017 BLOQUE B139 G - PULIDO 3 5 3 5 16 A
7 64100081 BLOQUE TENSOR SELLO Y CORTE 2 5 3 5 15 B
8 39012009 CADENA T.T SSA 881 K4 1/2" 1 1 1 5 8 C
9 64220032 CILINDRO NEUMATICO 2X2 FLANCHE 1 1 3 4 9 C
10 64220031 CILINDRO NEUMATICO 2X3 PIBOTE 4 1 3 4 12 B
11 64100112 CINTA CODIFICADOR NEUM.DELGADA 5 5 5 3 18 A
12 64100127 CINTA TEFLON ADHESIVA 2 1/2" 4 1 4 3 12 B
13 64100122 CINTA TEFLON CON ADHESIVO 1" 4 3 4 3 14 B
14 64100120 CINTA TEFLON CON ADHESIVO 2 CM 2 2 4 3 11 B
15 36250529 CONTROL TEMPERATUR AUTONIC 24C 1 1 4 5 11 B
16 39041090 CORREA CAUCHO A-90 3 5 3 2 13 B
17 39081005 CORREA CAUCHO C-44 3 5 3 2 13 B
18 26400003 FILTRO DE ACEITE HYSTER CTG 5 5 2 2 14 B
19 26400002 FILTRO DE COMBUSTIB HYSTER CTG 5 5 2 2 14 B
20 64100463 INTEGRADO REF. 8255 PULIDO 1 5 4 5 15 B
22 50070141 MALLA # 20 INOX. X 1.22 DE ANC 4 3 3 4 14 B
23 50070140 MALLA # 80 INOX. X 1.22 ANCHO 5 2 5 4 16 A
24 50070101 MALLA #10 INOX X 1.22 MT ANCHO 3 3 5 4 15 B
25 50070111 MALLA #30 INOX X 1.22MT ANCHO 4 3 4 4 15 B
26 50070112 MALLA # 50 INOX X 1.22 MT ANCHO 5 2 4 4 15 B
27 21600101 MODULO ELECT.FRENO EMBR.TPACK 1 1 1 5 8 C
28 64100007 MORDAZA HORIZONTAL COMPLETA 1 1 3 5 10 C
29 64100008 MORDAZA VERTICAL COMPLETA 2 1 3 5 11 B
30 56210220 RELE 50 AMP. 4 A 24 VDC 3 1 3 3 10 C
31 56210218 RELE ESTADO SOLIDO DC-AC 3AMP 2 1 3 3 9 C
Fila Codigo Descripción Días Precio Incidencia en Tiempo de Calificación Total Tipo de
Rotación Planta Recibo Material
32 64100369 RESORTE 40MM X 100 MM CTG 3 5 4 5 17 A
33 64100370 RESORTE 48MM DELGA INOX B420 I 4 5 4 5 18 A
34 69100372 RODAMIENTO 6001 2RS 2 5 2 2 11 B
35 69100406 RODAMIENTO 6004 ZZ 1 5 2 2 10 C
36 69100429 RODAMIENTO 6006 ZZ C3 3 5 2 2 12 B
37 69100005 RODAMIENTO 608 ZZ 1 4 2 2 9 C
38 69100474 RODAMIENTO 6203 ZZ C3 4 5 2 2 13 B
39 69100497 RODAMIENTO 6205 2RS (6205 DU) 4 5 2 2 13 B
40 69100508 RODAMIENTO 6206 2RS 1 5 2 2 10 C
41 69100630 RODAMIENTO 6301 3 5 2 2 12 B
42 21400065 SENSOR DE HERRADURA SJ 10N 4 1 3 4 12 B
43 21400301 SENSOR INDUC P+F NJ20+U1+W 4 1 3 4 12 B
44 64100424 SENSOR INDUC. DE 24 VDC NPN 5 1 3 4 13 B
45 21180006 TECLADO TI PULIDO 2 1 4 5 12 B
46 64200070 TINTA IUCN 14/34 ROLLON DE 4 1 4 2 2 9 C
47 47345806 VALVULA BOLA 1/2" 1000 LB INOX 4 4 1 2 11 B
48 47340209 VALVULA BOLA 3/4"1000 LBS INOX 5 4 1 2 12 B
49 37601004 VARIADOR VELOCIDAD 1HP TRIFASI 1 1 5 3 10 C
50 37601008 VARIADOR VELOCIDAD 2HP 1 1 5 3 10 C
Los materiales considerados tipo A, B y C tenemos:
Cuadro 20. Repuestos Tipo A

Incidencia en Tiempo Tipo de
Fila Codigo Descripción Días Rotación Precio Planta de Calificación Total Material
Recibo
10 64220031 ALAMBRE CORTE 1MM REF. ACE 4 5 5 4 18 A
12 64100127 BLOQUE B139 G - PULIDO 3 5 3 5 16 A
23 50070140 CINTA CODIFICADOR NEUM.DELGADA 5 5 5 3 18 A
26 50070112 MALLA # 80 INOX. X 1.22 ANCHO 5 2 5 4 16 A
42 21400065 RESORTE 40MM X 100 MM CTG 3 5 4 5 17 A
43 21400301 RESORTE 48MM DELGA INOX B420 I 4 5 4 5 18 A
Cuadro 21. Repuestos tipo B
Fila Código Descripción Días Rotación Precio Incidencia en Planta Tiempo de Recibo Calificación Total Tipo de Material
2 64100050 BANANAS DE CORTE 2 5 4 4 15 B

3 64100051 BANANAS SELLO HORIZONTAL 1 5 4 4 14 B
5 56210018 BLOQUE B139 F - PULIDO 2 5 3 5 15 B
7 64100081 BLOQUE TENSOR SELLO Y CORTE 2 5 3 5 15 B
10 64220031 CILINDRO NEUMATICO 2X3 PIBOTE 4 1 3 4 12 B
12 64100127 CINTA TEFLON ADHESIVA 2 1/2" 4 1 4 3 12 B
13 64100122 CINTA TEFLON CON ADHESIVO 1" 4 3 4 3 14 B
14 64100120 CINTA TEFLON CON ADHESIVO 2 CM 2 2 4 3 11 B
15 36250529 CONTROL TEMPERATUR AUTONIC 24C 1 1 4 5 11 B
16 39041090 CORREA CAUCHO A-90 3 5 3 2 13 B
17 39081005 CORREA CAUCHO C-44 3 5 3 2 13 B
18 26400003 FILTRO DE ACEITE HYSTER CTG 5 5 2 2 14 B
19 26400002 FILTRO DE COMBUSTIB HYSTER CTG 5 5 2 2 14 B
22 50070141 MALLA # 20 INOX. X 1.22 DE ANC 4 3 3 4 14 B
24 50070101 MALLA #10 INOX X 1.22 MT ANCHO 3 3 5 4 15 B
25 50070111 MALLA #30 INOX X 1.22MT ANCHO 4 3 4 4 15 B
26 50070112 MALLA # 50 INOX X 1.22 MT ANCHO 5 2 4 4 15 B
29 64100008 MORDAZA VERTICAL COMPLETA 2 1 3 5 11 B
34 69100372 RODAMIENTO 6001 2RS 2 5 2 2 11 B
36 69100429 RODAMIENTO 6006 ZZ C3 3 5 2 2 12 B
38 69100474 RODAMIENTO 6203 ZZ C3 4 5 2 2 13 B
39 69100497 RODAMIENTO 6205 2RS (6205 DU) 4 5 2 2 13 B
41 69100630 RODAMIENTO 6301 3 5 2 2 12 B
42 21400065 SENSOR DE HERRADURA SJ 10N 4 1 3 4 12 B
43 21400301 SENSOR INDUC P+F NJ20+U1+W 4 1 3 4 12 B
44 64100424 SENSOR INDUC. DE 24 VDC NPN 5 1 3 4 13 B
45 21180006 TECLADO TI PULIDO 2 1 4 5 12 B
47 47345806 VALVULA BOLA 1/2" 1000 LB INOX 4 4 1 2 11 B
48 47340209 VALVULA BOLA 3/4"1000 LBS INOX 5 4 1 2 12 B
Cuadro 22. Repuestos tipo C
Fila Código Descripción Días Precio Incidencia en Tiempo Calificación Tipo de

Rotación Planta de Recibo Total Material
4 64100061 BANDA DE ARRASTRE TECNOPACK 1 1 5 3 10 C
8 39012009 CADENA T.T SSA 881 K4 1/2" 1 1 1 5 8 C
9 64220032 CILINDRO NEUMATICO 2X2 FLANCHE 1 1 3 4 9 C
27 21600101 MODULO ELECT.FRENO EMBR.TPACK 1 1 1 5 8 C
28 64100007 MORDAZA HORIZONTAL COMPLETA 1 1 3 5 10 C
30 56210220 RELE 50 AMP. 4 A 24 VDC 3 1 3 3 10 C
31 56210218 RELE ESTADO SOLIDO DC-AC 3AMP 2 1 3 3 9 C
35 69100406 RODAMIENTO 6004 ZZ 1 5 2 2 10 C
37 69100005 RODAMIENTO 608 ZZ 1 4 2 2 9 C
40 69100508 RODAMIENTO 6206 2RS 1 5 2 2 10 C
46 64200070 TINTA IUCN 14/34 ROLLON DE 4 1 4 2 2 9 C
49 37601004 VARIADOR VELOCIDAD 1HP TRIFASI 1 1 5 3 10 C
50 37601008 VARIADOR VELOCIDAD 2HP 1 1 5 3 10 C
5.2.3 Two - Bin Systems. El punto anterior trató los repuestos de
mntenimiento y suministros de producción de mayor importancia en la planta
de REFISAL S.A sede Cartagena. Sin embargo en ningún momento se habló
de la tornilleria. La tornilleria en una compañía, a pesar de constar de
elementos de bajo costo, se convierte en un item de especial importancia.
Para una planta no tendría justificación una parada de maquina por falta de la
misma. Esta razon llevó a buscar un método práctico que facilitara el manejo
de tornillos, arandelas y tuercas. El método seleccionado fue el “Two – Bin
System”, el cual garantiza la presencia de tornillos, arandelas y tuercas en
almacén siempre que se presente la necesidad.
Para implantar este método se consultó con el área de mantenimiento acerca
de las diferentes clases de tornillos, tuercas y arandelas que se utilizan en la
planta3. La cantidad mínima requerida de cada uno de los mismos, fue
estimada por dicho departamento. Esta estimación se realizó tomando como
base la experiencia en la planta. No se realizó un calculo utilizando modelo
alguno debido a que la tornilleria es un material de poco valor. A
continuación se presenta la tabla de tornilleria.
3
estudio realizado por LUIS LIPEZ jefe de Mantenimiento Refisal S.A Cartagena
Cuadro23. Tornilleria
ARTICULO CANTIDAD
DESCRICION MINIMA
TORNILLO C/H ARO 8 3/8 X 1 1/2 200
TORNILLO C/H INOX.304 3/16 X 1/2 100
TORNILLO C/H INOX.304 3/16 X 1" 200
TORNILLO C/H INOX. 304 3/16 X 1 1/2 200
TORNILLO C/H INOX 304 1/4 X 1/2 200
TORNILLO C/H INOX 304 1/4 X 1" 200
TORNILLO C/H INOX 304 1/4 X 1 1/2 200
TORNILLO C/H INOX 304 5/16 X 1 200
ARANDELA PLANA INOX. 304 1/8 200
ARANDELA PLANA INOX. 304 1 25
TUERCA HEX ARO 8 3/8 200
TUERCA HEX INOX. 304 5/32 200
MILIMETRICOS
TORNILLO HEX INOX MM 8 X 70 50
TORNILLO HEX INOX MM 8 X 80 50
TORNILLO BRISTOL C/C INOX MM 10 X 70 20
Luego de establecer las cantidades mínimas se inició el procedimiento Two Bin
System. Para esto se seleccionaron dos cajas de tamaño apropiado para cada
uno de los diferentes tipos de tornillos, tuercas y arandelas. En términos reales, en
RefisaL S.A se utilizó el estante de tortillería y una sola caja. En la caja la cantidad
existente es igual a la cantidad mínima establecida. Esta caja se guarda en un
lugar diferente del estante de la tortillería, y no se utiliza hasta agotar las
cantidades que en el estante se encuentran. Cuando esto ocurre se busca la caja
donde además se coloca una nota con los datos del articulo: precio, cantidad a
pedir (que debe ser igual a la mínima establecida) y el proveedor. De manera
inmediata se procede a iniciar el proceso de compra. Esta es una forma sencilla
de garantizar tortillería en la planta (activar la compra cuando se llega al stock
mínimo).
5.3 DISTRIBUCIÓN FÍSICA DE MATERIALES DE EMPAQUE, INSUMOS
DE PRODUCCIÓN, REPUESTOS Y SUMINISTROS.
A continuación se ilustrará la forma como, una vez evaluada la situación anterior,
se redistribuyeron físicamente las distintas áreas de almacenamiento en REFISAL
S.A.
El manejo de materiales como su nombre lo indica es todo lo que implica trasladar
de un lugar a otro los diferentes materiales con los cuales la compañía realiza sus
actividades. Para ellos la distribución de las areas de almacen deben ser
estratégicamente establecidas de tal forma que se optimicen tiempos de recorrido
entre el almacen y los sitios de utilización.
En Refisal S.A sede Cartagena, se establecieron 4 zonas de almacenamiento, las
cuales dependieron del tipo de producto y la distancia al punto de utilización del
mismo. Estas zonas fueron:
• Zona 1 Almacenamiento de Insumos (Fluoruro de Potasio)
• Zona 2 Almacenamiento de Insumos (Yodato y Anticompactante)
• Zona 3 Almacenamiento de material de Empaque.
• Zona 4 Almacenamiento de Repuestos y Suministros de Producción
Las zonas de almacenamoiento de insumos se conocen como 3PPMP y la de
material de empaque como 3PPME. En las conclusiones de esta etapa se propone
una nueva identificación y se explica el significado de la codificación.
5.3.1 Zona de Almacenamiento de Insumos (Fluoruro). Esta, quedó ubicada

en el 5º piso de la planta. Las razón por la que se ubicó a esa altura se debe a que
la preparación del Fluor se lleva a cabo en el “cuarto de fluor” ubicado en el mismo
piso. Esta zona será sometida a remodelaciones a principios del año 2003,
colocando malla alrededor de esta y ubicando una tarima para proporcionar un
segundo piso que ofrezca mayor capacidad de almacenaje.
Propuesta para identificación de zona: 13FMP
Donde:
1 = Almacén Cartagena
3 = Almacén de Insumos
F = Fluoruro
MP = Insumos para Materia Prima
A continuación se ilustra mediante fotografía la nueva zona de
almacenamiento de Fluoruro de Potasio:
Foto 1. Zona Almacenamiento Fluoruro de Potasio

5.3.2 Zona de Almacenamiento de Insumos (Yodato de Potasio y
Ferrocianuro). Esta, se ubicó en el 3er piso de la planta. La razón es igual a la de
la zona anterior. La preparación de estos dos insumos se realiza a esta altura y el
preparado final es transferido hasta el tanque agitador que se encuentra en el 2º
piso. Esta zona presenta un enmallado el cual se realizó a finales del mes de Julio
y como resultado de sugerencias de este proyecto.
Los insumos antes mencionados al momento de recibirlos en planta se les exige
certificado de calidad. Además se les realiza una prueba en el laboratorio donde
se mide la pureza de cada uno. Estas son de 99% para el Fluoruro y
Anticompactante, y del 99.5% para el Yodato de Potasio.
Propuesta para identificación de zona: 13YAMP
Donde:
3 = Almacén de Insumos
YA = Almacén de Yodato y Anticompactante
MP = Insumso para Materia Prima

A continuación se ilustra mediante fotografía la nueva zona de
almacenamiento de Yodato y Anticompactante:
Foto 2. Encerramiento Yodato y Anticompactante
5.3.3 Zona de Almacenamiento Material de Empaque. El material de empaque
(sacos, lámina de polietileno, liners, bolsas de reempaque) se encontraba ubicado
en un cuarto que pertenecía al área de producción. Ante la necesidad de tener un
lugar propio para el almacenamiento, se visualizó y se estableció en la bodega de
producto terminado una zona aledaña al cuarto de empaque ideal para el
almacenamiento de estos materiales. Por el punto de ubicación se hace mas corto

y fácil el recorrido del área de almacenamiento al cuarto de empaque. Además,
es claro que la manipulación de los materiales es mas cómoda ya que el espacio
es mayor y las distintas referencias pueden ubicarse independientemente.
Propuesta de identificación de Zona: 12ME
Donde:
2 = Almacén de Empaque
ME = Material de Empaque
A continuación se ilustra mediante fotografías el proceso de cambio de la
zona de almacenamiento:
Foto 3. Almacén Antes de la Propuesta del Proyecto

Foto 4. Durante Construcción del Encerramiento
Foto 5. Encerramiento Finalizado

5.3.4 Zona de Almacenamiento repuestos y suministros de Almacén. Esta
zona corresponde al almacén principal de la compañía. En ella encontramos los
repuestos e insumos que se utilizan en la planta, desde papelería hasta suministos
de laboratorio, artículos de aseo, repuestos de maquinaria. El almacén consta de
10 estantes, los cuales se nombraron con letras de la A a la J. En cada uno de
estos estantes reposa material clasificado según las características mencionadas;
si es repuesto eléctrico, si es de aseo, si es papelería, si son repuestos para
mantenimiento mecánico, etc.
Los estante fueron nombrados de la siguiente forma: llA + letra del estante +
numero de fila en el estante. El primer 1 representa el almacén de cartagena, y lA
representa el almacén de repuestos y suministros (principal).
Acontinuación se presenta la lista de estantes con su número de fila y la
característica de los productos que almacena.

Ubica ción Tipo de Ele m e ntos
11A A 1 E lem entos de Laboratorio
11A A 2 E lem entos de Laboratorio
11A A 3 S um inistro de A seo P ers onal
11A A 4 S um inistro de A seo P ers onal
11A B 1 P apeleria
11A B 2 P apeleria
11A B 3 P apeleria
11A B 4 P apeleria
11A C1 M aterial No Inventariable
11A D1 Dotación P ers onal P lanta
11A E 1 Ins um os V arios de P roduc ción
11A F1 M otores y Transform adores
11A F2 Repuestos E m pac adora
11A G1 A c c es orios de Tuberia
11A G2 Herram ientas y S oldaduras
11A G3 A c c es orios E lectricos
11A G4 Rodam ientos y Cadenas
11A H1 Tornilleria
11A H2 Tornilleria
11A H3 Tornilleria
11A H4 Tornilleria
11A H5 Tornilleria
11A H6 Tornilleria
11A H7 Tornilleria
11A I1 A randelas
11A I2 Tuerc as
11A I3 Tuerc as
11A I4 B roc as
11A I5 A brazaderas
11A I6 P ernos
11A I7 P ernos
11A J E lem entos de A seo P roduc ción
11A J1 M allas en A cero Inoxidable
11A J2 P las tic o Negro para Cam iones
11A J3 Lubric antes, Grasas y W aipes
11A J4 Tuberia
A continuación se ilustra mediante fotografías la forma como
quedaron ubicados y definidos los estantes:
Foto 6. Estante 11 AA 1- 11AA 4
Foto 7. Estante 11AB1 – 11AB4

Foto 8. Estante 11AC1 – 11AC4
Estante 11AB1 – 11AB4
Foto 9. Estante 11AD1 – 11AD4

Foto 10. .Estante 11AE1 – 11AE4
Foto 11. Estante 11AF1 – 11AF4

Foto 12. .Estante 11AG1 – 11AG4
Foto 13. Estante 11AH1 – 11AH7 / 11AI1 – 11AI 7

Foto 14. Estante 11AJ1 – 11AJ4
Foto 15. CORREAS

Foto 16. Vista General
5.3.5 Distribución Antes y Después del Proyecto. A continuación se
presentaran planos mostrando como se encontraban distribuidas la zonas de
almacenamiento antes y después del proyecto.
a) Zona 1 (Almacenamiento Fluoruro de Potasio)
Antes
En el quinto piso de la planta se encuentra un cuarto en el cual se lleva cabo la
preparación de Fluoruro. Este cuarto además cumpliá la función de almacenar el
insumo convirtiéndose esto en un obstáculo para la realización del proceso de
preparación. Almacenar tal cantidad de material en un área tan pequeña traía
como consecuencia errores en los conteos de inventarios. Ver figura 7
Figura 7. Plano Almacen Anterior Fluoruro de Potacio
Plano de planta
Cuarto alm.
Y prep.
Filtros de Manga Fluor
Escrubber
Zaranda
Elevador
Después del Proyecto
Se acondicionó un área cercana al cuarto de preparación que facilita el
almacenamiento, la organización, el conteo y el despacho del insumo. Ver figura 8

Figura 8. Plano Almacén Anterior Fluoruro de Potasio
Zona Almacenamiento Fluoruuro Cuarto

preparación
Fluor
Filtros de Manga
Escrubber Zaranda
Elevador
b) Zona 2 (Almacenamiento Yodato de Potasio y Anticompactante)
Antes
En el segundo piso de la planta se encontraba acondicionada una zona de
almacenamiento, en la cual se mantenia el Yodato y el Anticompactante que
llegaba a la compañía. En esta misma area se almacenaba el material de
empaque. Dicha zona es muy húmeda (el por qué se explica mas adelante), y
aunque tanto el yodato como el anticompactante utilizan empaques que los
protegen de la humedad, por seguridad se optó por acondicionar una zona más
adecuada, que aparte de ser seca se encuentra cerca de la zona de preparación.
Ver figura 9.
Figura 9. Plano Almacén Anterior yodato, Anticompactante y Material de Empaque
Salida tolvas 1,2 Zona Alm.

Yodato y
Salida Secador anticompac
Cuarto
Como se mencionó anteriormente, se trasladó la zona de almacenamiento lo mas
cerca posible del área de preparación de los insumos (tercer piso). Con esta idea
se creó en el tercer piso un encerramiento en malla donde se almacena el Yodato
de potasio y el Anticompactante. Ver figura 10.
Figura10. Plano Almacén Actual Yodato y Anticompactante
Zona de Preparación Zona Almacen
Tolvas B011 y B017

Cuarto de
Control Elevador
c) Zona 3 (Almacenamiento de Material de Empaque)
Antes
De igual forma que el Yodato y el Anticompactante , el material de empaque se
almacenaba en el segundo piso de la planta. Este área, la cual se encontraba
claramente identificada y separada por medio de una malla, tenía a su alrededor 4
tolvas de almacenamiento de sal. Como se sabe la sal es un producto
higroscópico (absorbe humedad excesiva), motivo por el cual dicha zona
permanecía constantemente húmeda. Esto perjudica el rendimiento del plástico en
máquina, disminuyéndolo. Ver figura 9
Después
Con la necesidad de encontrar una nueva zona de almacenamiento de empaque
que cumpliera con el objetivo deseado en cuanto a: distancias de recorrido,
manipulación adecuada, facilidad para entrada y salida del montacargas, y una
zona que no se viera afectada por la humedad, se realizó un enmallado en la
bodega de producto terminado (primer piso), el cual separa y diferencia la zona del
nuevo almacén en dicha bodega.ver figura 11

Figura 11. Plano Almacén Material de Empaque y Anticompactante
Zona Maq.
De Almacén Mat. De Empaque
Empaque
BODEGA
Producto terminado PRODUCTO
en inspección TERMINADO
Almacenamiento
en producción
e) Zona 4 (almacenamiento de repuestos y Suministros de Producción)
Antes
El almacén principal (primer piso) en un principio constaba de 7 estantes, los
cuales no presentaban señalización alguna. Lo anterior originaba el siguiente
problema: Cuando los artículos ingresaban al almacén, en su codificación de
ubicación se colocaba siempre el mismo código (el cual no era real). Es decir
cualquier artículo que entrara al almacén o saliera del mismo siempre lo hacia
desde o hacia “la misma ubicación”, aunque en la realidad asi no fuese. Los
repuestos no estaban distribuidos teniendo en cuenta sus características. Al
momento de realizar un inventario físico no se sabía con exactitud donde se

encontraba el material, ocasionándose retrasos y lo más importante
inconsistencias entre las cantidades en sistema y las reales. Ver figura 12.
Figura 12. Plano Anterior Almacén Repuestos y Suministros
ESTANTERIA
Escritorio
En una fase inicial se crearon las ubicaciones y se distribuyeron los artículos de tal
forma que se agrupaban por familias claramente identificadas. Se adicionaron 3
estantes más: un estante de tornillos, un estante de tuercas y arandelas, y un
estante de mayor tamaño a los tradicionales donde se ubicaron los materiales
pesados como mallas en acero inoxidable, recipientes de aceite y grasa, etc. Ver
fig 13.
Figura 13. Plano Actual Almacén Repuestos y Suministros
J I H G F
B
Estantería de la A - J
A
C D E
Escritorio
5.4 OBJETIVO 5 (MECANISMO DE GENERACIÓN, ADMINISTRACIÓN Y
CONTROL DE REQUISICIONES DE COMPRA)
Para implementar un mecanismo de generación, administración y control de las
requisiciones de compra, se comenzó con el entrenamiento y la familiriazación del
personal implicado en la utilización del sistema de información BPCS empleado
por la Compañía. Para esto se organizó un grupo piloto, conformado por tres Jefes
de Area. Estos se capacitaron con el objetivo de convertirlos en facilitadores en el
proceso de realización de requisiciones para todo el personal de su sección. El
siguiente paso fue definir el procedimiento que se utilizaría desde el momento de
la elaboración de la requisición hasta el inicio del proceso de Compra. Este
procedimiento quedo establecido así: (Ver procedimiento en el anexos H.).

1. El solicitante elabora requisición.
2. Recoge firma del Jefe del Area
3. Lleva copia de la requisición firmada al Departamento de Compras.
4. Se inicia el proceso de gestión de Compra.
Las requisiciones son utilizadas para todos los artículos, repuestos y suministros
de almacén que no se consideren prioritarios en planta (tabla de priorización) y/o
sean artículos rotativos como papelerías y tintas de impresoras.
A continuación se muestra un diagrama de flujo para las compras realizadas a
través de una requisición.

PROCEDIMIENTO DE PLANEACIÓN DE COMPRAS
DIAGRAMA DE FLUJO
Repuestos e insumos Refisal SA.
PROCESO DE COMPRAS PROVEEDOR CLIENTE INTERNO
Preparación de
1 Requisición de
materiales
(Mantenimient
o, Producción
2 Enviar
requisición a
3 Recibo de requisición compras
4 Asignación de proveedores
5 Solicitud cotización vía

telefónica
6 Preparació
n de la
cotización
Envío cotización
7 vía fax
8 Recibo y
revisión
cotización
PROCESO DE COMPRAS PROVEEDOR CLIENTE INTERNO
¿ existe duda sobre

la cotización?
si
9
Solicitud
aclaratoria Prepara
No 10 ción
y enviar
aclaración
Preparación y envío.
11 aclaración y
envío.
12 Preparación
cuadro
comparativo de
cotización
13 Escogencia
(mas favorable)
14 Realización
O. De
Compra.
Envío orden de
15 compra a
Proveedor Recepción orden
16 Y despacho Mat.
Fin del proceso

Se creó una carpeta de procesos de compras pendientes, donde se anexan las
distintas cotizaciones según el caso. De esta forma se estableció un sistema de
control a cada una de las requisiciones siguiendo un sistema FIFO (primeras
recibidas primeras evacuadas) y la prioridad de cada una para la planta. Las
cotizaciones son evaluadas en el cuadro comparativo de cotizaciones. Ver Anexo I

5.5 OBJETIVO 6 ( EVALUACIÓN PERIÓDICA DE LOS PROVEEDORES DE
SUMINISTROS DE PRODUCCIÓN Y MATERIALES DE EMPAQUE)
Para diseñar e implementar un programa de evaluación periódica para los
proveedores de suministros de producción y materiales de empaque, se inició por
determinar el grupo de proveedores en cuanto a la posibilidad de ofrece stos
materiales a Refisal S.A sede Cartagena. Como se mencionó al principio de este
proyecto, Refisal contaba única y exclusivamente con proveedores del interior del
país lo cual muchas veces ocasionaba contratiempos en los pedidos. Para
eliminar dicho inconveniente se visitaron algunas compañías a nivel de la costa
seleccionando así las que cumplieran en mayor porcentaje los requisitos exigidos
por Refisal S.A en cuanto a capacidad de soporte. Para la visita, selección,
evaluación y seguimiento de los proveedores se diseñaron formatos que evalúan
criterios como calidad ofrecida, cumplimiento en la entrega, capacidad de
ofrecimiento, tecnología asociada al bien ofrecido, condiciones comerciales, etc.
Luego de visitar, recolectar la información pertinente, evaluarla teniendo en cuenta
estos criterios, se opto por establecer la siguiente lista de proveedores principales
para Refisal:
1. Flexo Spring (Bogotá). Provee lámina de polietileno
2. Plásticos Flexibles (Bogotá). Provee Bolsas de reempaque y lámina
de polietileno.
3. Litoplas (Barranquilla). Provee Lámina de Polietileno
4. Tuboplast (Barranquilla). Provee Bolsas de reempaque y Liners.
5. Ciplas (Bogota). Provee Sacos de polipropileno.
6. Ensacar (Barranquilla). Provee Sacos de polipropileno.
7. Reciend (Bogota). Provee Anticompactane YPS
Los insumos como Fluoruro y Yodato de potasio se compran a través del
Departamento de Impotaciones en Refisal sede Betania, el cual lo hace llegar a la
planta de Cartagena 40 días después de la solicitud.
Para ampliar la forma como se seleccionaron los proveedores y el mecanismo de
seguimiento se describe el siguiente procedimiento.
1. Se realiza una visita de planta. Dicha visita incluye un reconocimiento general
a las instalaciones, la maquinaria que operan, la estructura organizacional,
etc. Para este paso se utiliza el formato Visita de proveedores. Ver anexo J.
2. El proceso de selección: Luego de Visitar al proveedor, se analiza la
información recogida en el formato de visita y si cumple con lo requerido, se

procede a incluirlo dentro del proceso de selección de proveedores de
Refisal S.A. Para esta selección se utiliza el Formato selección de
proveedores. Ver anexo K.
En este proceso (selección), inicialmente se solicita un lote industrial del
material al proveedor con el objeto de evaluar el comportamiento y la calidad
de este en máquina. Este paso es el de mayor importancia en cuanto a la
selección. Si el producto ofrecido por el proveedor evaluado cumple con las
expectativas de Refisal S.A, esta empresa queda incluida dentro de la lista
de proveedores principales.
3. El paso siguiente es el seguimiento a los proveedores. Para esto se debe
realizar una evaluación cada 6 meses. En esta evaluación se tendrán en
cuenta todos los aspectos asociados a la relación provedor-cliente como son
cumplimientos de entregas y de capacidad, calidad en los materiales, tiempo
de respuesta ante inconvenientes, etc. Para esta evaluación se utilizará el
formato de evaluación de proveedores. Ver anexo L.
Todo lo que suceda(bueno o malo) con un proveedor se archivara en
carpetas. Dicha documentación se tendrá en cuenta al momento de la
evaluación.
La primera evaluación fue realizada en el mes de Julio-2002. Los resultados
fueron:
Proveedor Calificación
Flexo Spring 4.6
Plasticos Flexibles 3.8
Litoplas 4.0
Tuboplas 5.0
Ciplas 4.0
Ensacar 4.8
Reciend 4.7
Si esta calificación es menor de 2.5 puntos el proveedor será descalificado de la
lista de seleccionados. Si la calificación es entre 2.5 y 3.5 será considerado un
proveedor que estará bajo control continuo. Es decir a cualquier falla puede salir
de la lista. Si la calificación es entre 3.5 y 4, se revisan cuales son las mayores
fallas para informar, retroalimentar al proveedor y buscar mejoras. De 4 en
adelante se considerara un proveedor que cumple con los requisitos de la
compañía.
5.6 OBJETIVO 7 (INDICADORES DE GESTIÓN)
Se establecieron indicadores de Gestión para planeación, programación y control
de las compras de materiales de empaque, insumos para la producción, repuestos
generales y repuestos para el mantenimiento de la empresa. Estos índices nos
dan una idea de cómo marcha la labor de compras y del almacén en la compañía.
Los indicadores a utilizar son:
5.6.1 Cumplimiento en tiempos de reaprovisionamiento: (aplicado a
proveedores de material crítico para la compra).
Tiempo acordado
× 100%
Pr omedio de tiempo en entrega
Para los proveedores de material de empaque e insumos de producción (material
crítico), con base en el comportamiento histórico, se establecieron de antemano
los tiempos de reaprovisionamiento. Ejemplo:
Flexo Spring.............. 25días
Litoplas..................... 25días
Tuboplast.................. 15días
Ensacar..................... 15días
Ciplas........................ 20días
Plásticos Flexibles..... 25días
Reciend......................15días
Para controlar las fechas en que son colocados los pedidos y en las fechas en que
estos llegan se maneja una hoja de excel donde se introduce el número del
pedido, la fecha en que fue puesto y la fecha en que llega la mercancía. Este
procedimiento se ejecuta para cada uno de los proveedores. Luego se determina
un promedio de los días que demoraron los pedidos para cada proveedor en el
lapso de los últimos 3 meses y se procede a determinar cuál es el porcentaje de
cumplimiento para cada proveedor. Este porcentaje no debe ser inferior al 80%. A
continuación se muestra un ejemplo para un proveedor especifico:
Flexo Spring. Se colocaron los siguientes pedidos para Flexo Spring en los meses
de Abril, Mayo y Junio:
# de Pedido Fecha de Colocación Fecha de Llegada Días de Duración

45620 Abril 3 Abril 26 23
48735 Abril 10 Mayo 2 22
48736 Abril 10 Abril 29 19
51170 Mayo 14 Junio 11 28
53281 Junio 1 Junio 26 26
53354 Junio 12 Julio 10 28
El promedio de los días de duración es:
(23 + 22 + 19 + 28 + 26 + 28) / 6 = 24.33
El tiempo de entrega para Flexo spring se acordó en 25 días, entonces el
indicador para Flexo Spring en ese trimestre sería de:
25 X 100
Indice de Cumplimiento Flexo Spring = 24.33 102.7%
Como se puede notar Flexo Spring presenta un cumplimiento sobre el 100% del
índice lo que nos indica que su labor se de entrega se lleva a cabo a cabalidad.
De igual forma se efectúa el cálculo para los otros proveedores.
5.6.2 Atención de requisiciones:
Ordenes de compra ejecutadas

--------------------------------------------- x 100%
Número de requisiciones
Este indicador pretende evaluar la respuesta que tiene el área de Compras ante
las requisiciones. El indicador se mide mensualmente teniendo en cuenta todas

las requisiciones que recibieron y cuantas se convirtieron en ordenes de compra
tramitadas.
Ejemplo: En el mes de Junio se recibieron 22 requisiciones de las cuales 15 se
convirtieron en ordenes de compra tramitadas. Entonces el indicador nos muestra
que:
15
Indicador Atención a requisiciones: X 100% = 68.2%
22
En un 68.2% de las veces una requisición recibida es tramitada totalmente como
orden de compra. Este es un porcentaje aceptable el cual debe ser mejorado. El
objetivo es que el indice de atención de requisiciones llegue a tener un porcentaje
mayor o igual al 80%.
5.6.3 Desajustes en el inventario mes a mes,
a) De Materias Primas y Materiales de Empaque
b) Materiales e insumos de almacén teniendo en cuenta los Tipos ABC, de
acuerdo a su valoración.
Para este punto se realizarán inventarios mensuales de materias primas y
material de empaque como para elementos tipo A, trimestralmente para
elementos tipo B y semestralmente para los elementos de tipo. Ver anexo
M.
6. CONCLUSIONES
Después de 6 meses de trabajo continuo se ha llegado al punto de evaluar este
proceso de aprendizaje desde su concepción a principios del 2002. Aunque la
labor ha sido altamente fatigante sin duda se constituye en la experiencia mas
enriquecedora dentro del proceso de aprendizaje.
Cuando se seleccionó este proyecto dentro de la gama de temas ofrecidos se hizo
con el interés de generar “algo”, ya en forma de idea, teoría o como proceso real.
Sin duda el éxito que a nuestro juicio ha significado el desarrollo del trabajo radica
en que se ha logrado estructurar unas herramientas administrativas que le sacan
provecho a este proceso y se ofrece a si misma como un nuevo mecanismo
valedero dentro de la compañía.
Entre las herramientas administrativas que le quedan a la empresa fruto de este
proyecto tenemos: Un sistema de información que apoya el manejo de los
inventarios siguiendo un modelo matemático; un sistema de evaluación de
proveedores que garantiza que las entradas dentro del proceso de producción de
Refisal son las mejores; un mecanismo para la valoración de inventarios de
repuestos que se desarrolló bajo un criterio propio y que sin duda podría aplicarse
a cualquier compañía. Se estableció un mecanismo de evaluación del desempeño

interno en las actividades tratadas en este proyecto a través de indicadores de
gestión; esto garantizará que la gerencia pueda evaluar el comportamiento de los
Departamentos implicados y tomar acciones correctivas cuando sea necesario.
Finalmente mediante un proceso de mejora en la distribución física, se optimizó el
manejo de materiales quedando dicho proceso como antesala a procesos de
organización mas avanzados (TPM, 5S)
Por último queda solo por decir que las ideas plasmadas es estas líneas, aunque
humildes, revisten un interés profundo por desarrollar el ámbito administrativo de
REFISAL S.A. Queda a criterio de la CUTB aceptar todo este proceso como una
alternativa para optar al titulo de ingeniero industrial.

7. BIBLIOGRAFIA
CARDOZO, Gonzalo. Manual de Compras, Cartagena, 1994, P. 1-50, 150-300
Disponible en Internet, http://www.femz.es/curso/producción
Disponible en Internet, www.temasdeclase.com
LEON GARCIA, Oscar. Administración Financiera. 3 Ed. Mexico, Prensa Moderna
2000. P, 205 - 250
MARIÑO, Hernando. Gerencia de Procesos. Ed. Alfa Omega. Capitulo 6.
Medidores e indicadores.
Metodología para la Administración de Inventarios para Repuestos de
Mantenimiento. Disponible en Internet, www.upb.es
Modulo No 3. Proceso de Control Inventarios. Seminario Inventarios y Compras
de Materiales. Corporación Universitaria Tecnológica de Bolívar, 2002

Modulo Almacenes y Manejo de Materiales. Seminario en Gestión Efectiva de
Inventarios y Compras de Materiales. Corporación Universitaria Tecnológica de
Bolívar. 2002

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Implementación de un sistema de control de gestión para el manejo de compras y

administración de los inventarios de : insumos de producción, material de empaque, repuestos y

Baena Locarno, Eric José

Lopez H., Luis F

UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA DE BOLIVAR

laborando en una empresa real al momento de desarrollar dicha tesis. Partiendo

de este hecho y al tener dicha posibilidad, se decidió el plantear como tesis la

solución a un problema real.

En los actuales momentos el autor labora en el área de compras, inventarios y

almacén de Refisal S.A. En un momento dado el mismo notó la necesidad de

inventarios y de las compras de la empresa. Con base en lo anterior hace algunos

meses se estructuró una idea en forma de anteproyecto para desarrollarla en la

Organización. La idea principal de esta acción consistía en aprovechar todos los

conceptos adquiridos durante los estudios universitarios y aplicarlos en aras de

resolver un problema real que representara ganancias tanto en términos

organizacionales como ahorros en términos monetarios.

Sistema de control de compras y de manejo de los inventarios el cual después de

seis meses se ha logrado ejecutar en términos reales. A través de este proyecto

se ha logrado adquirir experiencia y madurez en la labor como profesional.

REFISAL S.A es una refinadora de sal que en un momento dado de su proceso

comercial detectó un escaso control ante problemas de tipo administrativos y

urgía de una solución real a corto plazo.

La empresa REFISAL S.A. inició sus labores en la Ciudad de Cartagena en el

sector industrial de la ciudad (Mamonal) en el mes de Septiembre del año 2000.

Se ha desarrollado progresivamente en cada una de sus áreas logrando

convertirse en una compañía sólida tanto nacional como Internacionalmente.

Este proyecto de Implementación de un Sistema de Control de Gestión para el

manejo de Compras y Administración de los Inventarios de: Insumos De

Producción, Material De Empaque, Repuestos e Insumos para el

Mantenimiento de la Empresa REFISAL S.A. (sede Cartagena) es un gran

paso para la Compañía en su desarrollo como tal, y se presenta a la vez como un

Trabajo de Grado, ya que alimenta al desarrollo investigativo del Ingeniero.

estudios adquiridos en nuestros años universitarios permitieron colaborar a una

organización en su afán de resolver un problema preciso.

1.1 MARCO DE REFERENCIA DONDE SE DESARROLLO EL PROYECTO.

Refinadora de Sal, REFISAL S.A es una empresa ubicada en la zona industrial de

Cartagena a solo 11km de la ciudad. Dedicada como su nombre lo indica al

refinamiento y procesamiento de sal.

cuando la planta de Alcalis de Colombia, fue comprada al gobierno Colombiano.

Inició operaciones en marzo de 1994 solamente con refinación de sal para

consumo humano, más tarde en junio de 1995 entra en operación la planta de

El grupo Refisal, observando la necesidad de abastecer todos sus mercados, y

lograr un punto estratégico en el campo de las exportaciones, visualizó en

realiza exportaciones a nivel de Suramérica y Centroamérica, a países como

Venezuela, Ecuador, Puerto Rico, Jamaica, República Dominicana, además de

abarcar parte considerable del territorio nacional.

Colombianos. La planta total de Refisal sede Cartagena la constituyen 63

empleados divididos en 8 Direcciones como son Sistemas de Información,

Producción, Mantenimiento, Almacén – Compras, Calidad, Logistica, Recursos

Humanos y Contabilidad. Todas las Direcciones reportan a una Gerencia de

planta. La Gerencia de planta reporta directamente a la Gerencia General y esta a

Figura 1: ORGANIGRAMA REFISAL S.A.

sal, insumos químicos industriales y en el negocio de productos masivos

populares de interés estratégico en los sectores de alimentos y aseo. Es una

empresa orientada al consumidor, basada en una tecnología que permite

mejorar la calidad del producto, los procesos y el servicio asociado, generando

valor a los accionistas de manera sostenida en el tiempo, con la

responsabilidad de mantener un ambiente de trabajo que satisfaga las

necesidades de desarrollo personal y profesional de sus colaboradores y

respondiendo ante la comunidad por sus productos, operaciones y su impacto

REFISAL S.A se enfoca en los mercados de Colombia, Grupo Andino,

Centroamérica, Caribe y países donde sea económicamente factible realizar

1.2 DESCRIPCION DEL PROBLEMA EN LA ORGANIZACION.