ADMINISTRACIÓN DE LA CALIDAD Y CONTROL/51207

MONICA MUÑOZ RUEDA

PROYECTO DE AULA 3

1. Realice un informe corto en el cual exponga su posición frente a la

importancia de implementar un Sistema de Gestión de la Calidad en una entidad
del sector público y los pasos generales para planificarlo.

Partimos de la base de que la gestión de la calidad es un conjunto de acciones y

herramientas que tienen como objetivo evitar posibles errores o desviaciones en el
proceso de producción y en los productos o servicios obtenidos a través de él.
De esta manera podemos decir que es de vital importancia contar con un Sistema de
Gestión de la calidad, en el sector público, ya que de esta manera podemos evitar los
posibles errores, en mi opinión debería estar conformado por agentes objetivos y
altamente capacitados, que puedan ejercer una eficaz estrategia para evitar los
posibles errores, para los pasos para realizarlo sería:

1. Preparación de la entidad pública.

2. Planificación del SGC.
3. Comunicación e información.
4. Diseño del SGC y elaboración de la documentación.
5. Implantación del SGC.
6. Seguimiento y medición del sistema hasta llegar a la certificación.
7. Mejora continua.
8. Certificación.

2. ¿Qué es el Control Interno?

Es el conjunto de acciones, actividades, planes, políticas, normas, registros,

procedimientos y métodos, incluido el entorno y actitudes que desarrollan autoridades
y su personal a cargo, con el objetivo de prevenir posibles riesgos que afectan a una
entidad pública.

3. ¿Cuáles son las características del Control Interno?

La primera característica de un sistema de control interno es el plan de organización.

Para que este sea efectivo debe ser simple y flexible. Este plan debe delimitar
claramente las funciones de cada dependencia y de los funcionarios que pertenecen a
ella.

Es clave que el plan de control interno tenga los procedimientos bien determinados y
que estos integren las actividades de todos los sectores de la organización.
Así mismo, para alinear cada área de la empresa, es necesario tener un organigrama
en el que se defina la línea de autoridad y las responsabilidades en el interior de la
empresa: jefes, líderes técnicos, encargados, directores, etc.

Esta delimitación de funciones y actividades debe establecerse en manuales de

procedimientos con el fin de ser claros y evitar errores.

Otra característica de un buen sistema de control interno es la independencia

estructural de la organización, esto significa separar las funciones de cada área de la
empresa y es fundamental porque garantiza que una persona no tenga bajo su
responsabilidad todas las etapas de una operación.

En este sentido, todos los procesos deben pasar por diferentes fases y cada una de
estas debe estar a cargo de una persona distinta. Así, la ejecución, la autorización o el
registro de una transacción es realizada de manera independiente por un empleado.

Por eso, es tan importante contar con un manual que especifique el organigrama, las
funciones y los responsables de cada área.

En gran medida, un control interno efectivo también depende de la seguridad de los

procesos. Una organización alcanza un grado adecuado de seguridad cuando el
acceso a los activos o a los registros contables está limitado.

Para que haya un control interno eficaz en tu organización también es necesario

contar con medios para monitorear los registros de operaciones y transacciones. Ten
presente que los procedimientos involucrados en una actividad deben contemplar las
auditorías y revisiones periódicas, así como la obtención de informaciones de control.

Por otro lado, los registros que informan sobre el resultado de una actividad en
particular deben ser realizados por fuentes independientes para que puedan ser
comparados con los del área que ejecuta la tarea. En caso de existir alguna
discrepancia, esto evidenciará una falla en el registro de transacciones.

Dependiendo de la complejidad de la organización, los medios para procesar los

datos que ayuden al sistema de control interno pueden ser manuales, mecánicos o
digitales.

Para disminuir la posibilidad de errores y manipulaciones, así como poder involucrar a

todo el personal en el proceso de control, es recomendable usar herramientas
tecnológicas que permitan monitorear y evaluar los controles internos con la mayor
objetividad posible.

4. ¿Cuál es la Responsabilidad del control interno?

La responsabilidad de control interno es de identificar, analizar, valorar y monitorear los

riesgos que puedan afectar los resultados empresariales; mejora los controles asociados;
así como define y cumple con los planes de mejoramiento requeridos, de acuerdo con las
directrices definidas por la Empresa.
5. ¿Cuál es el objetivo de la norma NTCGP 1000 en el sector público?

NTC GP 1000, Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública Colombiana. La

certificación NTC GP 1000 Colombiana permite a las entidades del Estado evaluar y dirigir
el desempeño institucional en términos de calidad y de satisfacción social, de manera
sistemática y transparente

6. ¿Qué se necesita para planificar la implementación de un sistema de gestión

de la calidad basado en la norma NTCGP 1000?.

Para la elaboración de este documento se han empleado como base las normas
internacionales ISO 9000:2005 y la ISO 9001:2008 sobre gestión de la calidad.

7. ¿Cuál es la importancia del seguimiento y medición de los procesos para el

sistema de gestión en una entidad pública?

Para lograr que el Sistema de Gestión de Calidad sea eficaz, debemos llevar a cabo
un seguimiento y medición del mismo, con el fin de recabar las oportunas
evidencias para tomar las correspondientes decisiones y emprender las mejoras
necesarias.

8. ¿Qué busca el proceso de auditoría interna?

Conjunto de tareas y de fases seguidas por los auditores en el examen de los registros
contables de una empresa. Incluye el entendimiento del entorno de la compañía, la
realización de procedimientos y de pruebas, la valoración de los resultados y la
comunicación de los mismos.

9. ¿Qué entiende por no conformidad?

es una situación en la que aparece un fallo o un error en una empresa debido a que
no se han ejecutado bien los procesos que se han establecido. Por tanto, cualquier
error o fallo interno en una organización se puede considerar, a priori, una no
conformidad.

10. ¿Qué se requiere para realizar adecuadamente una auditoría interna?

1. Planeación del programa de auditoría

2. Planeación del proceso
3. Ejecución
4. Elaboración del informe
5. Seguimiento de las acciones correctivas o sugerencias de mejora.

11. Investigar el significado de las siguientes palabras:

a. Auditado: Examinar la gestión económica de una entidad a fin de comprobar si se

ajusta a lo establecido por ley o costumbre.
b. Auditoría: Inspección o verificación de la contabilidad de una empresa o una
entidad, realizada por un auditor con el fin de comprobar si sus cuentas reflejan el
patrimonio, la situación financiera y los resultados obtenidos por dicha empresa o
entidad en un determinado ejercicio.

c. Calidad: Superioridad o excelencia de algo o de alguien.

d. Calibración:

e. Capacidad: Propiedad de poder contener cierta cantidad de alguna cosa hasta un

límite determinado.

f. Datos: Información concreta sobre hechos, elementos, etc., que permite estudiarlos,
analizarlos o conocerlos

g. Eficacia: Capacidad para producir el efecto deseado o de ir bien para determinada cosa.

h. Equipo de medición: es aquel que se emplea para obtener el resultado de

una medición. Establecer un adecuado seguimiento y medición consiste en definir el
proceso de medición, esto es, el conjunto de operaciones para determinar el valor de una
magnitud

i. Mejora continua: Mejora continua es un enfoque para la mejora de procesos

operativos que se basa en la necesidad de revisar continuamente las operaciones de
los problemas, la reducción de costos oportunidad, la racionalización, y otros factores
que en conjunto permiten la optimización.

j. Política de la calidad de una entidad: La Política de Calidad es la línea de acción

de una organización para la mejora de sus procesos internos. Se refleja a través de
un documento que describe el papel de los tres agentes principales en la Gestión de
Calidad: el cliente, el mercado y la empresa.

k. Proceso: Procesamiento o conjunto de operaciones a que se somete una cosa

para elaborarla o transformarla.

l. Producto y/o servicio: es el medio a través del cual una empresa puede satisfacer
las necesidades del cliente. Se trata de la materialización o respuesta que una
empresa da a las necesidades reales de los clientes. La función del Marketing, como
sabemos, es tratar de cubrir o satisfacer las necesidades del cliente

m. Satisfacción del cliente: La satisfacción del cliente se puede definir como el

sentimiento o la actitud del cliente hacia un producto, una empresa o un servicio
prestado por una empresa. La satisfacción aparece cuando las necesidades o
expectativas del cliente se han cumplido y es clave para la fidelización de clientes.

n. Sistema de Gestión de la Calidad para entidades: Herramienta de gestión

sistemática y transparente que permite dirigir y evaluar el desempeño institucional, en
términos de calidad y satisfacción social en la prestación de los servicios a cargo de
las entidades.

o. Evidencia de la auditoría: es la información/documentación utilizada por el auditor

para alcanzar las conclusiones en las que basa su opinión. La evidencia de auditoría
incluye tanto la información contenida en los registros contables de los que se
obtienen los estados financieros, como otra información complementaria.

p. Hallazgos de auditoría: es cualquier evento, registro, documento, declaración… en

definitiva cualquier cosa que aparece durante la auditoría y que servirá para evaluar si
se cumple o no se cumple lo que se está auditando. Por ejemplo: Un registro es un
hallazgo de auditoría.
 CIBERGRAFIA

Diccionario de la Real Academia

https://dle.rae.es/

Auditoria Interna
http://www.icorp.com.mx/blog/pasos-auditoria-interna/

No conformidad
https://iveconsultores.com/no-conformidad-iso-
9001/#:~:text=Una%20no%20conformidad%20es%20una,a%20priori%2C%20una%2
0no%20conformidad.

https://www.efficy.com/es/satisfaccion-del-cliente-definicion-historia-retos-y-estrategia/

https://www.funcionpublica.gov.co/glosario/-
/wiki/Glosario+2/Sistema+de+Gesti%C3%B3n+de+Calidad+para+Entidades#:~:text=H
erramienta%20de%20gesti%C3%B3n%20sistem%C3%A1tica%20y,a%20carg