CONTROL DE INVENTARIO Y TOMA DE DECISIONES EN LA

EMPRESA GRUPOS ALIMENTOS DINÁMICOS S.A.S

INVENTORY CONTROL AND DECISION MAKING IN THE COMPANY

GRUPOS ALIMENTOS DINÁMICOS S.A.S

Laura león Jesus pinto Eddiey Crudis Mauricio palencia

Cod: 100610082 Cod:101411055 Cod:101312028 Cod:101526327

Resumen: Este proyecto de investigación se enfoca en la mejora del control de inventario

y proceso de compras en la empresa Grupo alimentos dinámicos S.A.S. Se realizó una
revisión de la operación diaria de la empresa haciendo énfasis en la tomas de decisiones
referentes al inventario y a las compras. A partir de esto se obtuvo las falencias en la mala
gestión; para cada uno de estos temas se hizo un estudio y se planteó una solución
adecuada obteniendo reducción de la merma y aumento en las utilidades.
Se realizó un diagnóstico inicial a través de unas entrevistas y la aplicación de
herramientas de ingeniería, después se evaluaron y aplicaron los indicadores de estudio,
para medir su estado actual y permitirnos comparar los avances realizados; para finalizar
se establecieron las nuevas reformas y se sugirió la implementaciones de esta.

Palabras clave: inventario, toma de decisiones, herramientas de ingeniería, logística,

costos.

Abstract: This research project focuses on the improvement of inventory control and
purchasing process in the company Grupo Alimentos Dinamicos S.A.S. A review of the
daily operation of the company was made, emphasizing the decision making regarding
inventory and purchases. From this the shortcomings in bad management were obtained;
for each of these topics a study was made and an adequate solution was proposed
obtaining reduction of the reduction and increase in profits.
An initial diagnosis was made through interviews and the application of engineering
tools, then the study indicators were evaluated and applied, to measure their current status
and allow us to compare the progress made. Finally, the new reforms were established and
the implementation of this was suggested.

Keywords: inventory, decision making, engineering tools, logistic, costs.

1. INTRODUCCIÓN acuerdan a la temporada del año por

Desde muchos años atrás Colombia se ha
caracterizado por ser un país rico en
agricultura, sobretodo en la región andina, ya
que en esa zona es donde crece la mayoría de
alimentos no perecederos. El abastecimiento
de estos productos a nivel nacional varias de
consecuencia sus costos varias
frecuentemente. La logística de llevar estos
productos hasta un supermercado tiene un
costo elevado y generalmente son los
campesinos, intermediarios y proveedores
quienes asumen los costos generados.
A pesar de que ser un mercado amplio no son
muchas las empresas formales en este sector.
Para este proyecto la empresa Grupo
alimentos dinámicos S.A.S / La ruta ubicada
en la ciudad de barranquilla, ha permitido el
estudio y análisis del área de control de
inventario en su bodega y la toma de
decisiones que se hacen día a día para su
operación.
En el siguiente informe presentaremos
información detallada de la empresa, su
situación actual y un plan de acción que se
implementará bajo las necesidades críticas en
“La Ruta” realizando un plan de trabajo que
ayude en el control de inventario de los
productos (dependiendo de su rotación) para
generar mayores utilidades y menos
desperdicio.
2. PRESENTACIÓN DE LA EMPRESA
Grupos alimentos dinámicos S.A.S / La ruta,
surge del emprendimiento de dos jóvenes con
ganas de generar impacto en la sociedad en
año 2016, LA RUTA nace con la idea que tuvo
uno de los fundadores a partir del negocio de
su padre. Inicialmente el negocio solo tenía
una línea de mercado, el cual era la venta al
por mayor a granabastos y barranquillita. Cada
semana se despachaba alrededor de 2 mulas
por semana de productos agrícolas sembrado
en la sabana de Cundinamarca (papa,
zanahoria, remolacha, repollo, papa criolla,
cebolla roja y blanca). Los fundadores de la
ruta se dieron cuenta que el canal de venta de
estos productos tienen muchos intermediarios,
lo cual genera un costo alto para el
consumidor final como por ejemplo: hoteles,
restaurantes, tiendas de barrio y casas de
familia. Una vez detectado el nuevo sector de
clientes se abrió esa nueva línea en el negocio.
Actualmente la compañía cuenta con un centro
logístico en Barranquilla (carrera 42 c No. 7 –
32) para distribuir pedidos a sus clientes de
lunes a lunes. Cuentan con 2 turnos de trabajo
uno de noche (10:00 pm a 6:00 am) y el otro
de día (4:00 am a 1:00 pm) para operarios y de
2
( 8:00 am a 6:00pm) para administrativos, con
equipo de trabajo de 10 personas, entre
operarios, conductores y administrativos. La
operación de la empresa funciona de la
siguiente forma: cada cliente debe enviar su
pedido un día antes, la persona encargada de
compras agrega toda esa información a un
programa en Excel que consolida el total de
productos, clasificados por unidad y cantidad.
Una vez el consolidado está terminado, se
empieza el proceso de compra y paralelamente
el armado de los pedidos. Esta parte de la
operación es durante la noche y madrugada.
La empresa empieza el despacho a partir de
las 4:00 am con un promedio de 20 pedidos
por día. El número de pedidos puede variar, lo
cual hace complejo establecer una base de
productos que se puedan manejar en el
inventario y no genere altas pérdidas y
desperdicios. La empresa utilizar una medida
única para todos los productos la cual se pesa
en kilos, independientemente que su
presentación sea en caja, bulto, mazo,
canastillas, etc.
En la actualidad la empresa está buscando
poder ampliar su rango de pedidos y poder
empezar a despachar a ciudades y pueblos
cercanos.
3. DIAGNÓSTICO DEL ESTADO ACTUAL
3.1 ANÁLISIS CUALITATIVO
Para evaluar el estado actual de la empresa en
general, decidimos usar como herramienta de
gestión la entrevista y la observación, con el
fin de obtener un análisis en base a la
información obtenida.
La ingeniera Lorena consuegra, nos realizó
una guía a través de las diferentes áreas de la
empresa y no permitió realizar la entrevista a
ella y algunos empleados.
3.1.1 Entrevista
1. ¿en cuántas áreas está divida la
operación de la empresa?
Actualmente la empresa cuenta con 3 áreas:
administrativa, comercial y operación y
logística. La primera se encarga del manejo de
recursos humanos y todo lo relacionado con
facturación, cuentas de cobro, estados de
cuentas, contabilidad, pagos a proveedores,
cobros a clientes. La segunda se encarga de la
relación con los clientes, cumplir con las
metas de ventas semanales y abrir nuevos
mercados de clientes. La última se encarga de
todo el proceso operativo y logístico, desde la
recepción de pedidos por parte de los clientes
hasta la negociación con proveedores compra
de insumos, armado de pedidos, calidad y
distribución de pedidos.
Análisis de respuesta: Se encuentra claro y
definido las funciones y responsabilidades de
cada área en el funcionamiento de la empresa.
2. ¿cuál es el horario de operación de la
empresa?
La empresa opera las 24 horas del día 7 días
de la semana.
3. ¿Cuántos y cuáles son los turnos de
laborales?
Los turnos laborales son 3 y son los
siguientes:
- Turno de 10:00 pm a 6:00 am: durante
este turno de trabajo, el encargado de compras
es la persona que realiza la recepción de los
pedidos y los digitaliza al documento de
Excel, donde después de tener todos los
pedidos se genera un consolido con el total de
productos que se deben comprar. Ver anexo 1.
De algunos productos se tienen inventario,
esto depende de varias variables.
Paralelamente las 2 personas de armar pedidos
inician ese proceso teniendo los estándares de
calidad y requerimientos de cada cliente. Se le
da prioridad a los pedidos que deben ser
entregados desde temprano.
- Turno de 4:00 am a 1:00 pm: los
empleados de este turno hacen empalme y
determinan si hace falta comprar productos y
terminan de organizar y verificar los pedidos
que se deben despachar, se genera la ruta y
3
posteriormente se empieza el proceso de carga
para su despacho. El líder de operación
logística es el encargado de realizar el
inventario, control y registro diario de los
productos que quedaron y el desperdicio
generado por la operación.
- Turno de 8:00 am a 6:00 pm: este
turno es del área administrativa y del área
comercial. Ellos se encargan de todo lo
relacionado con la contabilidad, facturas,
pagos y ventas diarias de la empresa.
Análisis de respuesta: La empresa respeta los
horarios establecidos por la ley y no existe una
sobreproducción de carga para ellos. Tienen
definido y segmentando el funcionamiento y
horario de cada área.
4. ¿cada área tienen un líder de equipo?
Si, para el buen funcionamiento y tener un
buena sinergia y dinámica, cada área de la
empresa cuenta con un líder de equipo de
trabajo.
Análisis de respuesta: dentro de la empresa se
observa una buena dinámica de trabajo y es
claro para cada empleado sus funciones y
responsabilidades.
5. ¿Cuánto es el promedio de pedidos
por día?
Por día se puede manejar hasta 20 pedidos.
Los días lunes, miércoles, viernes y sábado
son los días con más demanda en comparación
con los martes y jueves.
Esto es debido a que el mercado de
barranquilla se abastece con frutas y verduras
cada lunes, miércoles y viernes.
Análisis de repuesta: La empresa maneja un
volumen de pedido de pedido promedio todos
los días.
6. ¿Cuál es el proceso de más débil de la
empresa?
El proceso más débil de la empresa sin duda,
es el control de inventario, ya que como
pueden ver, trabajamos con productos no
perecederos, frutas y verduras. Por tema de
costos e inversión la empresa no cuenta con un
cuarto frio. Las condiciones climáticas de la
ciudad no permiten que el 80% de los
productos tengan una vida útil de más de 10
horas, por lo cual se dificulta manejar un
amplio inventario de productos. Actualmente
se manejan 40 productos de los cuales solo se
tienen inventario de 10. Esto afecta la
operación tanto en costos de utilidades como
en tiempo, ya que muchas veces se requiere un
producto para despachar y su precio está más
caro o está agotado. Esto genera problemas
que afectan finalmente la relación con el
cliente.
Análisis de respuesta: La empresa no cuenta
con un sistema de inventario satisfactorio que
los ayude a mejorar sus utilidades y sus
tiempos de trabajo.
7. ¿Qué herramientas usan para el
control de inventario?
Día a día se lleva un control de los productos
que quedaron después de las compras y
despacho de pedido. Se maneja un archivo en
Excel donde se digitalizan los siguientes
parámetros: producto, cantidad, unidad (kilos).
No contamos con indicadores que nos digan
cuanto es el desperdicio diario en la bodega ni
de la mercancía de la cual se hace inventario.
Análisis de respuesta: Es importante
implementar indicadores de medición.
8. ¿Han intentado aumentar el rango de
los productos que manejan en
inventario?
Si, muchas veces, pero como no sabemos
exactamente qué productos tienen más
rotación que otros, hemos sufrido pérdidas y
hemos tenido que desechar productos en mal
estado.
Análisis de respuesta: La empresa necesita
hacer un estudio comparando los costos y
tiempos para poder ampliar su inventario de
una forma que sea sostenible.
4
9. ¿Qué sucede con los productos que se
quedan en inventario?
Cuando esto sucede, no podemos
despacharlos, por lo tanto lo donamos al banco
de alimentos o lo repartimos entre el equipo de
trabajo.
Sabemos que esto no es bueno para el negocio,
ya que a medida que vamos creciendo se hace
necesario manejar más productos en inventario
para cumplir al 100% a nuestros clientes.
Además que nos permite comprar a mejores
precios y agiliza el proceso de compras y
armado de pedidos.
Análisis de respuesta: La empresa tiene claro
que hacer con los productos que ya no pueden
vender pero al mismo tiempo saben que deben
mejorar este proceso.
Entrevista líder de compras.
10. ¿cuánto tiempo gasta usted en la
compra de los productos?
Eso depende del volumen de pedidos que
salgan por día. Normalmente es un tiempo
aproximado de 5 horas. Podría ser menos si se
manejara un inventario mayor.
11. ¿crees que al llevar un mejor control
del inventario se podría optimizar el
proceso de compra y armado de
pedidos?
Sí, claro. Eso ayudaría a reducir costos y
tiempo.
12. ¿Cuáles productos son los más críticos
y que consideras que se deben
manejar en inventario?
Se podría decir que son los productos que
requieren refrigeración como. Lechuga,
lechugas especiales, espinacas, apio. También
el limón común y el limón Tahití.
Análisis de respuesta: El encargado de
compras conoce cuales son los productos que
ayudarían a mejorar el tiempo de compra.
 13. ¿cuantos kilos en promedio se
manejan en un día de operación?
De acuerdo al programa de Excel que se usa
en promedio el total de kilo por día se
encuentra entre los 1200 y 1800 kilos.
Análisis de respuesta: la empresa tiene claro el
volumen que manejan diario.
Entrevista líder de operación y logística
- Sala de reuniones
El alcance del presente trabajo de campo se
basará en el estudio de proceso de compras de
frutas y verduras , en el cual se caracterizará el
mismo aplicando la herramienta de Matriz
DOFA, con las cuales se identificarán las
falencias dentro del proceso.

14. ¿Cuáles son los productos de mayor y

menor demanda?
Los productos con mayor rotación son: papa, Mediante estas herramientas pudimos
tomate, zanahoria, cebolla blanca y roja, piña identificar los elementos claves visualizando
y limón. los pasos del proceso de la empresa, teniendo
Los productos con menor rotación y los más en cuenta todos sus elementos y recogiendo
difíciles de encontrar son: la toronja, pepino detalles importantes desde el principio al final
europeo, hinojo, habichuelines. de este mismo, además obtuvimos
conocimiento consistente sobre las partes
Análisis de respuesta: el líder de logística tiene involucradas y de qué forma están
conocimiento de los productos que se manejan interconectadas, cuáles son las oportunidades,
y su rotación, lo cual puede facilitar el proceso las debilidades, las amenazas y las fortalezas
de implementación de un nuevo sistema de
inventario.

15. ¿cuantos kilos en promedio por día se

desperdician?
Realmente no contamos con un porcentaje
alto de desperdicio y se podría aproximar a un
10%.

Análisis de respuesta: La empresa tiene una

noción de cuanto desperdicio se genera pero
no tiene una forma de mejorar eso o un
sistema de medición.

En la observación que se realizó a través del

análisis cualitativo, la empresa cuanta con un
centro operativo de 150 metros cuadrados de
dos plantas.

 Primera planta
- Dos baños ( Mujeres y hombres) en las que se desenvuelve la empresa para
- Zona cafetería y descanso tomar decisiones importantes que tienen en
- Zona de descargo cuenta para las mejora de la operación de la
- Zona de carga empresa.
- Zona de amar pedidos
- Zona de aseo y mantenimiento Las conclusiones que obtuvimos al analizar el
- Zona de inventario proceso fueron:
 Segunda planta
- Oficinas administrativas

5
  La empresa puede garantizar alta
calidad de sus productos gracias a que
cuenta con personal calificado para la
compra, selección y atención al
cliente.
 La empresa puede implementar el
método Just In Time, para manejar
una política de mantenimiento de
inventarios al mínimo nivel posible,
ya que la distribución de las áreas y
los trabajos realizados en cada una,
permitirá llevar un control más exacto
de las actividades.
 Como la empresa no maneja un stock
de seguridad no tiene capacidad para
cumplir un pedido que requiera ciertos
productos ya que solo se compra lo
requerido en cada día de operación.
 A pesar de que la empresa cuenta con
un centro logístico, en el cual se
encuentra todas las áreas bien
distribuidas, no cuentan con un cuarto
frio, lo cual le puede ayudar a
mantener más inventario y
potencializar su crecimiento en ventas.
3.2 ELABORACIÓN DE INDICADORES DE
DESEMPEÑO
Tabla 2. Indicador de desempeño.
Fuente: propia
3.3 MEDICIÓN DE LOS INDICADORES
ACTUALES
6
A partir de los recorridos realizados durante
las visitas, se pudo observar que la empresa no
tiene un buen manejo ni control sobre el
inventario, ya que se acumula mucha
mercancía del mismo producto y como
consecuencia en algunas ocasiones se
terminan dañando.
A continuación se muestra un ejemplo, basado
en la información proporcionado por la
persona encargada. En este ejemplo podemos
ver la merma que sobro un día de operación,
teniendo en cuenta los siguientes parámetros:
inventario inicial, inventario final, estos están
en unidades de kilos y posteriormente el
indicador final se darán en términos de
porcentaje.
Figura 1. Inventario final fecha 01-04-2019
De esta información sabemos que el inventario
inicial es de 1500 Kg.
En base a la formula definida en la tabla 2,
obtenemos el siguiente resultado:
Merma diaria = 100% – 76,73%
Merma diaria = 23,26%
Donde,
Merma 1= ((1500- 349)/ 1500) *100
Merma 1 = 76,73%
Teniendo en cuenta estos resultados se hace énfasis
en que la empresa debe reforzar el control de
inventario y compras para mejorar el lead time y la
cantidad necesaria con el fin de reducir las mermas
diarias.
 Sistema de control Grisela B. 2009
4. OBJETIVOS interno en el área de Caicedo Melo
inventario en una [Trabajo de
4.1 OBJETIVO GENERAL empresa de servicio de grado] –
restaurante: American UNIVERSIDAD
Diseñar, implementar y establecer una base de Broasred Chicken S.A. AUTONOMA
productos que se puedan manejar en el inventario y en la Región DEL CARIBE
no genere altas mermas.

4.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS

 Reducir el tiempo en los procesos de Inventarios manejo y Humberto 2011

compra y armados de pedidos. control Guerrero Salas

 Establecer una política de inventario

adecuada para la empresa con el fin de
determinar el punto adecuado para el Enfoques prácticos Alfonso García 1990
pedido de la materia prima según las para planeación y Cantú
necesidades de la empresa. control de inventarios

Tabla 3. Referencias estado del arte.

 Determinar el uso de un stock de
seguridad en el proceso de inventario a
través de la toma de decisiones por medio 6. ALCANCE Y PLAN DE TRABAJO
del árbol de Bayes.
El alcance del presente trabajo de campo se
5. ESTADO DE ARTE
basará en el estudio de proceso de compras y
Se realizó una investigación basada en libros y control de inventario, en el cual se
proyectos de grados referentes al tema tanto a caracterizará el mismo aplicando la
nivel nacional como internacional con el fin de herramienta de Matriz DOFA por medio de la
tener mayor conocimiento en el control de cual se identificarán las falencias dentro del
inventario. proceso, los productos críticos para incluir en
el inventario y sus cantidad basados en el
promedio de la demanda de los últimos meses,
y la volatilidad de la demanda y los clientes.
TITULO AUTOR AÑO Finalmente esto permitirá ejecutar el estudio
SHRINKAGE ELVIS 2015 para pronosticar que productos son necesarios
CONTROL IN BAUTISTA incluir en el inventario para de esta forma
INVENTORIES FOR ANGARITA prevenir falta del producto y tener la
PHARMACEUTICAL capacidad para aumentar las ventas y pedidos
SUPPLY a futuro.
CHAIN
Ver anexo 1, 2 3.

7. REFERENCIAS

[1] Parada, J. (2006). Sistemas de Inventario

[2] BALLOU, Ronald H. Estrategia de inventario.
En: Logística administración de la cadena de
suministro. 5 ed. México: Enrique Quintanar
Duarte, 2004. p.286-501.

7
[3] Díaz, N. (2014). ―Las mermas y su control
interno‖. FENALCO. Bogotá.
[5] FENALCOY CICO (Centro de investigación
del Consumidor), quinto censo nacional de mermas
y prevención de pérdidas Colombia. Bogotá, d.c.,
agosto de 2007, período de información financiera
y operativa enero – diciembre de 2006.

SITIOS WEB

Badoc, I. (s.f.). GENERIX GROUP. Obtenido

de Indicadores de gestion de inventarios:
https://www.generixgroup.com/es/blog/indica
dores-gestion-inventarios
(Consultado. 20 de marzo de 2019)

Ramon Martin-Andino. EOi, escuela de

negociones. Gestión de inventarios y compras:
http://api.eoi.es/api_v1_dev.php/fedora/asset/e
oi:45152/componente45150.pdf
(Consultado: 01 de Abril de 2019)

GLUCH, M. (2006). Gestión de los

inventarios. Publicación Énfasis Logística
Online.

Control de inventarios, s.n., 2007- http://sise-

inventarios.blogspot.com/
(Consultado: 15 de Abril de 2019)

8
 ANEXOS

OBJETIVOS ACTIVIDADES DESCRIPCIÒN FECHA FECHA DURAC RESPONSABLE

TRAZADOS DE FINAL IÒN
INICIO

Laura león
Diagnóstico de la Entrevista con el 15/03/20 15/03/2019 3 horas Jesus pinto
empresa. personal de la 19 Eddiey Crudis
empresa Mauricio palencia

Laura león
Identificación de Matriz DOFA 1/04/201 1/04/2019 3 horas Jesus pinto
las fallas. 9 Eddiey Crudis
Mauricio palencia

Laura león
Creación de Elaboración 05/04/20 05/04/2019 4 horas Jesus pinto
indicadores. Indicadores y 19 Eddiey Crudis
Medición estados Mauricio palencia
actual

Laura león
Política de Establecer Definir y analizar 25/04/20 25/04/2019 4horas Jesus pinto
Inventario producto en los productos y 19 Eddiey Crudis
inventario, cantidades críticas Mauricio palencia
identificar para mejorar el
parámetros para proceso de
mejorar Compras y
indicadores. armado de pedio

Laura león
Uso de stock Determinar si se Por medio de un 08/05/20 08/05/2019 4horas Jesus pinto
de seguridad necesita la árbol de Bayes 19 Eddiey Crudis
utilización de un determinar si es Mauricio palencia
stock de necesario que se
seguridad. tenga un stock de
seguridad. 9
 ANEXO 1. Plan de trabajo.

ANEXO 2. Diagrama de GANTT.

ANEXO 3. Herramientas de ingeniería a utilizar

10
11