Implementación y Ejecución de Cambios DOC-SST-009

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1. OBJETIVO: Establecer los lineamientos para gestionar los cambios realizados en el SIG de forma
planificada y controlada.

2. ALCANCE: Aplica para los cambios identificados en los procesos del SIG. Inicia con la identificación,
descripción, análisis, implementación, seguimiento y termina con las conclusiones del cambio
realizado.

3. GLOSARIO

3.1 CAMBIO: Modificación de algún proceso o actividad que pueda tener impacto en el SG o en uno o
varios procesos del mismo.

3.2 FUENTES DE IDENTIFICACIÓN DE CAMBIOS:

• Nuevos equipos, tecnología y sistemas informáticos

• Reestructuración de área.
• Cambios significativos de infraestructura
• Cambios imprevistos en el personal clave.
• Cambios significativos en las decisiones estratégicas
• Cambios significativos en métodos de trabajo
• Cambios en la legislación que implique darle alcance al SG-SST.
• Instalaciones y equipos
• Adecuaciones de sitios de trabajo
• Cambios de contratistas.
• Nuevos procesos.
• Nuevos proyectos

3.3 GRUPO EJECUTOR: Grupo integrado por personal de los procesos involucrados en el cambio y debe
estar liderado por un integrante quien tiene la responsabilidad de la planeación y ejecución del
proyecto.

3.4 GRUPO VERIFICADOR: Grupo integrado por el personal que la Dirección General designe. Debe
incluir una persona del proceso involucrado en el cambio. Este grupo tiene la responsabilidad de
vigilar el cumplimiento de los planes de acción así como de aprobar las actividades de
implementación del proyecto.

3.5 IDENTIFICACIÓN DEL CAMBIO: La Identificación del cambio debe ser una coordinación clara de las
actividades dentro del formato DOC-SST-009 se encuentra:

- Justificación del cambio (porqué se va a realizar?)

- propósito del cambio (que se busca lograr?)
- descripción del cambio (que se requiere?)
- alcance del cambio
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3.6 EVALUACIÓN DEL CAMBIO:

- Análisis del impacto
- ¿Qué elementos del sistema de gestión están afectados por el cambio? (Planeación Gerencial,
Comercial, Administración del Sistema de Gestión, Diseño y Desarrollo, Gestión Administrativa,
Mantenimiento, Gestión Humana, Seguridad y salud en el trabajo)

3.7 PLANIFICACIÓN DEL CAMBIO:

- Plan de acción del cambio (Actividad, Responsable, Fecha Inicio, Fecha Finalización)
- Fase de aprobación: Se requiere realizar ajustes? Sí __ No __
3.8 COMUNICACIÓN DEL PLAN DE ACCIÓN:
- Comunicar planes de acción a las partes interesadas pertinentes
3.9 SEGUIMIENTO DEL PLAN DE ACCIÓN:
- Seguimiento (Fecha, Realizado por, Seguimiento)
3.10 EVALUACIÓN DE LA EFICACIA DE LAS ACTIVIDADES DEL CAMBIO:
- el cambio fue eficaz? Si ___ No ___
- Conclusiones

4. POLÍTICAS

4.1 Los cambios de emergencia deben ser revisados por la Dirección General o quien haga sus veces para
asegurar que se tomen las acciones de control apropiadas.

4.2 Se deben actualizar los documentos (matriz de peligro, valoración y evaluación de los riesgos,
procedimientos y otros requisitos organizacionales) de manera apropiada.

4.3 Los cambios efectuados deben ser comunicados y comprendidos por todos aquellos que puedan
verse afectados, incluyendo partes interesadas externas.
Luego de realizar el análisis, se debe proceder a gestionar los recursos necesarios para la
implementación del cambio (si aplica). Este ejercicio se realiza en reunión con el personal implicado y
debe participar el Analista SST.

4.4 Cuando se realicen cambios en la organización, se debe diligenciar el formato establecido por la
empresa (FOR-SST-019 Planificación del cambio) además de comunicar directamente a través de
correo electrónico.
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5. ACTIVIDADES

N° Operación Procedimiento Responsable Registro

Identificar algún cambio que pueda impactar Verbal,
1 en mayor o en menor medida el SIG o algún ----- Líder de Proceso correo
proceso del mismo. electrónico
Establecer el tipo de cambio FOR-SST-
2 ----- Líder de Proceso
019
Justificar y definir el objetivo del cambio FOR-SST-
3 ----- Líder de Proceso
019
Describir el cambio, registrar el alcance FOR-SST-
4 ----- Líder de Proceso
019
Analizar los impactos del cambio FOR-SST-
5 ----- Líder de Proceso
019
Definir plan de acción FOR-SST-
6 ----- Líder de Proceso
019
Director General/ FOR-SST-
7 Analizar la información del cambio -----
Grupo Verificador 019
Aprobar cambio y definir tanto el grupo
ejecutor como el verificador.
FOR-SST-
8 En caso que no se aprueben los cambios el ----- Director General
019
Líder de Proceso debe realizar los ajustes a
que haya lugar.
Comunicar planes de acción a las partes Planificador de FOR-SST-
9 -----
interesadas pertinentes cambio 019
10 Implementar el plan de acción ----- Grupo Ejecutor F-PPG-02
Verificar el cumplimiento de las acciones
FOR-SST-
11 propuestas y determinar los periodos de ----- Grupo Verificador
019
verificación.
Realizar conclusiones donde se contemplen FOR-SST-
12 ----- Grupo Ejecutor
costos (si aplica). 019

6. PROCESOS QUE RECIBEN COPIA.

Todos los procesos del SIG.
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7. Control de Cambios del Documento

N° Cambio Persona que solicitó Sección Descripción del cambio

el cambio afectada