Proceso de compra: Definición, pasos clave y

mejores prácticas

Todas las empresas necesitan comprar bienes o servicios para satisfacer sus necesidades
cotidianas. Si no tiene un modo formal de comprar cosas y servicios, puede estar gastando más
de lo necesario. Aquí entra el proceso de compra.

La forma en que configures tu proceso de compra afectará significativamente a tu negocio, no

sólo en términos de gestión de costos y gastos, sino también en términos de tu funcionamiento.
Aprender y utilizar algunos pasos y mejores prácticas para tu proceso de compra puede ayudar
a reducir el desperdicio y proteger tu negocio de riesgos y costos innecesarios. 
Y también puedes crear flujos de trabajo que aprovechen al máximo el dinero gastado en
términos de eficiencia, beneficios y valor recuperado.

¿Qué es el proceso de compra?

El proceso de compra es el conjunto de pasos que una empresa lleva a cabo para hacer una
compra. Las empresas suelen tener que pasar por un proceso formal cuando compran algo.
Además, cuando quieren comprar algo, es posible que tengan que investigar, obtener
información de diferentes departamentos, negociar y enviar pagos.

Puede variar en función de cómo funciona una empresa y de lo que necesite, pero los pasos de
este proceso suelen incluir lo siguiente:

 Revisión y aprobación de las solicitudes de compra

 Realizar y enviar las órdenes de compra
 Negociar los precios, los contratos o la forma de pago
 Llevar un control del gasto

En el proceso de compra intervienen muchas personas, como los encargados de las compras,
los solicitantes, los aprobadores, los vendedores/proveedores y los departamentos de compras y
cuentas por pagar.

Quizá te interese conocer también sobre el proceso de decisión de compra que

realizan los clientes.
 

Pasos para un proceso de compra

Normalmente, el proceso de compra es un ciclo, en el que cada fase requiere información y
permisos. Cada empresa añadirá sus toques especiales. Pero, en general, el proceso de compra
sigue un patrón de pasos bien conocido. Se indican a continuación:

Entender las necesidades del negocio

Aunque esto no es exactamente un paso, es un excelente punto de partida si se quiere gestionar

cómo gasta el dinero una empresa, encontrar formas de ahorrar dinero, recortar gastos que no
son necesarios y solucionar los problemas de la cadena de suministro.
Por ejemplo, si una empresa necesita un gran número de productos, como móviles, puede haber
una oportunidad para negociar descuentos.

Crear una solicitud de compra

El proceso de compra comienza cuando alguien hace una solicitud de compra y la envía.
Puedes acelerar este proceso y mejorar el proceso de solicitud creando un formulario de
solicitud estándar. De este modo, las solicitudes de compra serán iguales y satisfarán las
necesidades de gestión de datos de tu equipo.

Examinar las solicitudes

El análisis de las solicitudes de compra garantiza que todas las compras de la empresa sean
correctas, no se salgan del presupuesto y, lo más importante, sean realmente necesarias.

Búsqueda de proveedores

Una vez que la solicitud ha sido examinada y aprobada para su abastecimiento, el equipo de
compras buscará proveedores o vendedores que puedan satisfacer la solicitud. Para ello, es
necesario aprender más sobre el abastecimiento estratégico y su importancia para encontrar los
mejores proveedores.

Te comparto cómo realizar una evaluación de proveedores.

 

Solicitud de propuestas

Una vez que se han encontrado los mejores productos, es habitual que el equipo de compras
solicite propuestas para asegurarse de que los productos o servicios se ajustan al presupuesto, se
pueden entregar a tiempo y cumplen las políticas o requisitos de su empresa.

Negociar los costOs y las condiciones del contrato

A veces, todas las casillas pueden estar marcadas excepto el precio o las condiciones de pago.
Por ejemplo, es posible que la calidad deba mejorarse, pero que el proveedor sea el único que
pueda satisfacer la demanda en una fecha determinada. En este caso, el director de compras
intentará negociar un total de compra más razonable.

Aprobación
La solicitud de compra se prepara para su aprobación final si cada paso del proceso, incluidos
el costo, la entrega y las condiciones de pago, se ajustan a las especificaciones. Si se rechaza, el
equipo de compras informará al solicitante o tratará de encontrar otra fuente o proveedor.

La falta de aprobación de un director de departamento, la duplicación de la compra, el costo

elevado y el hecho de que no aporte suficiente valor a la empresa son algunas de las razones
por las que puede ser rechazada.

Emitir una orden de compra

Una vez obtenidas todas las aprobaciones, el equipo de compras elaborará una orden de compra
basada en los detalles de la solicitud de compra aprobada y la enviará al proveedor o vendedor
elegido para que la complete.

Mejores prácticas para el proceso de compra

Sigue las siguientes prácticas recomendadas para que el proceso de compra se desarrolle sin
problemas.

Automatiza el proceso de compra

Siempre que puedas, intenta automatizar el proceso de compra. Con un software de

automatización de compras, una empresa puede acortar el tiempo que se tarda en comprar algo,
facilitar el trabajo de las personas, reducir los errores y reducir el papeleo. 

El software de automatización de compras es útil si su empresa compra repetidamente mucho a

los mismos proveedores.

Mantén registros precisos

Mantén registros precisos de todo el proceso de compra. Incluye registros de posibles
proveedores, negociaciones, ventas, devoluciones y cualquier otra transacción. Es posible que
quieras cambiar de proveedor o que tengas un problema con el que ya tienes. 

Mantener registros precisos de cada paso del proceso de compra ayuda a reducir los problemas
y el trabajo extra en el futuro.

Revisa constantemente cuáles son tus necesidades

Las necesidades de una empresa cambian constantemente. A veces una empresa necesita algo
completamente nuevo, y otras veces necesita una versión diferente de algo que ya tiene.
Convierte en algo habitual el hecho de examinar lo que necesitas ahora y si las cosas que
compras satisfacen esas necesidades. 

Si vigilas tus operaciones con regularidad, podrás encontrar problemas y solucionarlos más
rápidamente. Permite que tu negocio crezca mientras tomas decisiones de gasto acertadas.

Conclusión
El proceso de compra es principalmente transaccional y sistemático. Sin embargo, debes
utilizar estrategias eficaces para ayudar aún más a tu empresa. Utilizando los pasos y las
mejores prácticas que hemos compartido, tu equipo de compras logrará ahorros y eficiencia
durante años.

Guía del proceso de compra: cómo manejar sus

etapas y estimular las conversiones en el ambiente
online
El proceso de compra es el camino que recorre un consumidor desde el momento
en que siente la necesidad de comprar algo hasta el momento en que realiza la
compra. Esta jornada implica el reconocimiento del problema, la búsqueda de
información, la evaluación de alternativas, la decisión de compra y la evaluación
posterior a la compra.
Luiza Perez
Oct 23, 20 | 9 min read 
El comportamiento del consumidor ha evolucionado mucho en las últimas décadas
y la facilidad de acceso a la información ha jugado un papel clave en esta
transformación. 

Antes, el proceso de venta era más sencillo, el producto estaba en el centro de la

atención y la publicidad sin segmentación era suficiente para persuadir a los
consumidores a que compraran.

Ahora, sin embargo, los clientes potenciales atraviesan un proceso de compra

más complejo hasta que deciden comprar un producto o contratar un servicio.

Si antes la gente decidía comprar algo después de ver un anuncio en la televisión,

hoy el 90% de ellos lee reseñas en internet antes de ir a una tienda. Ante tal
cambio de comportamiento, es fundamental tener una buena visión del
proceso de compra.

Después de todo, esto puede marcar la diferencia a la hora de atraer y convertir

más y más clientes potenciales. 

Es por eso que escribimos este post, para mostrarte el proceso que realiza una
persona para tomar una decisión de compra, cómo funciona y cuáles son sus
principales etapas.

¡Continúa leyendo!

¿Qué es el proceso de compra y

cómo funciona?
El proceso de compra es la jornada que realiza el cliente para comprar un
producto o contratar un servicio. Se puede comparar a un viaje donde el cliente
pasa por varios puntos hasta llegar al destino. 

En cada etapa el lead puede tanto aumentar la simpatía que siente por la empresa
como simplemente decidir alejarse. ¿Qué puede influir exactamente en este
problema?

El consumidor 4.0
El consumidor 4.0 es bastante exigente. El problema es que hay empresas que
aún no son muy conscientes de esto, o tal vez lo son, pero tienen dificultades para
adaptar sus procesos.

Piensa en un cliente que llama al banco para intentar solucionar un problema. El

tono de voz del asistente o tener la llamada transferida varias veces, por ejemplo,
puede causarle insatisfacción o irritación.
Este ejemplo es de alguien que ya es cliente y está tratando de obtener soporte.
Pero, ¿qué sucedería si la persona no tiene una buena experiencia antes de la
compra, es decir, en el proceso de decisión de compra?

Si tienes un comercio electrónico, piensa en la experiencia del usuario. 

 ¿Las páginas tardan mucho en cargarse? 

 ¿Hay enlaces rotos? 
 ¿Las fotos del producto tienen buena resolución, los colores, el encuadre y
la iluminación? 
 ¿Qué pasa con las opciones de pago, son variadas y ofrecen seguridad?
Si tu empresa comete un error en estos temas, aumentará las posibilidades de
perder clientes, pues ellos aprovecharán la fase de evaluación para explorar las
posibilidades. Y dado que tienen innumerables opciones, probablemente no
regresarán.

El impacto de este comportamiento en las

ventas
¿Qué podemos concluir de lo que dijimos anteriormente? Que necesitas cuidar
bien al cliente potencial que está atravesando su jornada de compra. 

Incluso si logras acortar el ciclo de ventas, es decir, hacer que el cliente potencial
madure más rápidamente, las posibilidades de perderlo serán menores.

Quizás tu tienda online esté instalada y configurada, lista para hacer muchas

ventas. Puede que tenga una buena cantidad de visitas, pero las conversiones
simplemente no ocurren. 

¿Por qué no vende? Puede ser que tu proceso de venta no esté alineado con
el proceso de compra de los clientes potenciales.

Por lo tanto, será necesario realizar ajustes en tu estrategia. La pregunta es:

¿cómo hacerlo? El punto de partida es conocer bien el proceso de compra y
comprender el comportamiento del consumidor. Entonces podrás ofrecerle todo lo
que necesita para llegar al punto de comprarle a tu empresa.

¡Continúa leyendo que ahora veremos los detalles del proceso de compra!

¿Cuáles son las principales

etapas del proceso de compra?
¿Recuerdas que dijimos que el proceso de compra es como recorrer un camino
que pasa por varios puntos? Podemos ver que cuanto más recorre el camino
nuestro lead en este proceso, más avanza por el embudo de ventas.

El embudo de ventas es una metáfora visual que nos ayuda a comprender el

proceso de compra. Veamos cuáles son los pasos que componen el proceso de
compra y qué hacer en la parte de marketing para conseguir que el cliente
potencial te compre.

1. Descubrimiento
Al principio, es posible que la buyer personani siquiera quiera comprar nada.
Incluso puede ser que ni siquiera se dé cuenta de que tiene un problema que
podría solucionarse con un producto de tu empresa. Es un buen momento para
poner un ejemplo, ¿verdad?

Digamos que trabajas con cursos de música en línea. Imagina a una buyer
persona que quiere aprender un poco sobre escalas musicales. Lo que realmente
necesita es un curso completo de música, pero todavía no se da cuenta.

Entonces, en lugar de buscar un curso, va a Google y busca la palabra

clave "escalas musicales". Es en ese momento que tienes la oportunidad de que
te encuentren. ¿Pero de qué dependerá? De un blog repleto de contenidos
relevantes en el área musical.
De hecho, para que las personas adecuadas encuentren tu negocio, debes
producir artículos y materiales enriquecidos con una buyer persona bien definida
en mente y las palabras clave que probablemente utilizarán en su búsqueda.

Cuando el navegante visite tus artículos encontrará enlaces que lo guiarán a otras
publicaciones educativas. Correrá con su instrumento musical para practicar y
luego volverá al blog para seguir aprendiendo. 

En algún momento, la persona encontrará un CTA (call to action) que la invitarán a

descargar un ebook de improvisación, por ejemplo. Es ahí cuando se convertirá en
un lead, pues para recibir el ebook, deberá proporcionar su nombre y email. 

El ebook es uno de los elementos de la estrategia que ayudará a la persona a

reconocer el problema que tiene y cuando es descargado provoca un flujo de
nutrición que también desempeñará un papel clave en esto. En esta etapa, usa
blogposts, ebooks, videos y newsletters. 

¿Te diste cuenta de que hasta ahora no hemos hablado de tu empresa? Esto tiene
sentido, ya que el centro del proceso no es ni tu negocio ni tu producto: es el
cliente.

2. Reconocimiento
En esta etapa, la persona comienza a darse cuenta de que tiene un problema o
una dificultad que es mayor de lo que imaginaba. En nuestro ejemplo, pensó que
buscar información sobre escalas sería suficiente, pero no fue así.

Por supuesto, esto no es una particularidad de la música. Esto es lo que sucede

en cualquier área. 

Por ejemplo, si trabajas con un ecommercede vinos, tu blog puede enseñarles a

los navegantes todo lo referido al consumo de dicha bebida, pero la experiencia
del visitante solo estará completa cuando pueda probarla.

Estos son solo algunos ejemplos que nos muestran que es posible enseñarle a
alguien y ayudarlo a ver que tiene un problema que tú puede resolver.

Si el visitante solicita un ebook gratuito sobre improvisación en la música, el

material le ayudará a comprender que la teoría musical es mucho más amplia y
que con solo leer algunos contenidos no será suficiente para tocar bien.

El flujo de nutrición provocado por la descarga del libro electrónico también

ayudará en este asunto. Primero, el cliente potencial recibirá un email indicando
un enlace al material. Luego, en una secuencia automática de mensajes, será
llevado a la siguiente etapa del proceso de compra.

Seguirá navegando por el blog buscando artículos que le interesen y en algún

momento se suscribirá a la newsletter. Poco a poco, descubrirá otros ebooks y
cualquier otro material rico que hayas producido. Todo esto le será útil para
reconocer su problema:necesita aprender música.

Paralelamente a eso, el lead comienza a verte como una autoridad en el campo.

Todo el contenido educativo que ha consumido hasta ahora es evidencia de que tu
empresa comprende lo que hace. Esa percepción será fundamental más adelante,
cuando hagas una oferta.
3. Consideración
Entonces, llega el momento en que la persona comprende que tiene un problema
más grande de lo que imaginaba. El flujo de nutrición ayuda mucho en esto.
Después del primer email, los demás pueden contener recomendaciones para
otros contenidos.

Todo esto se hace con herramientas de automatización de marketing, que facilitan

mucho esta nutrición. Luego, alrededor del cuarto o quinto email, puedes abordar
el problema de la persona de una manera muy específica, hablar sobre tu negocio
y mencionar tu solución.

De esa forma, el lead comenzará a considerar la posibilidad de realizar una

compra. Y tendrá mucho que considerar. En nuestro ejemplo, la persona necesita
ver suficiente valor en el curso para convencerlos de que pasen los datos de su
tarjeta de crédito.

Cuando muestres tu solución, es importante ser honesto y explicar que existen

otras soluciones. Por supuesto, harás esto de una manera que resalte tus
diferenciales.
Pero el cliente necesita sentir que tiene el control de la situación y que nadie está
tratando de empujarlo a tomar una decisión, de lo contrario el proceso de compra
puede verse obstaculizado y llevar al lead a continuar su jornada en otra parte.

Para ayudar con esta consideración, puedes usar publicaciones de blog que
aborden los problemas con más profundidad. Los seminarios web (webinar)
también son una excelente manera de aumentar la proximidad entre tu empresa y
el cliente potencial.

4. Decisión
Ahora, el lead ya hizo su consideración y ha decidido realizar la compra. Puede
ser de tu empresa o de otra empresa, por lo tanto, hay un desafío frente a
ti: demostrar que ofreces la mejor solución.

Una forma de hacerlo es reenviar el cliente potencial a una landing page que,

además de un botón "Comprar", presenta casos y testimonios de algunos de tus
clientes. Observa este ejemplo en la página de inicio de Rock Content:
Esta es una forma de demostrar que otras personas confiaron en ti y no se
sintieron decepcionadas. Al contrario, quedaron satisfechas y se dieron cuenta
de valor en la compra. 

Otra forma de ayudar con la decisión es ofrecer una demostración del producto.
En nuestro ejemplo, una opción sería ofrecer acceso gratuito a algunas clases. 
De hecho, algunos infoproductores van más allá y garantizan la devolución del
dinero si a la persona no le gusta la adquisición y lo demuestra en un plazo
determinado.

Estas son algunas técnicas de venta que contribuyen a que el cliente potencial
decida comprarte. Aquí podemos decir que el proceso de compra ha finalizado.
Sin embargo, es importante prestarle atención a lo que viene después.

5. Evaluación posterior a la compra

Una vez que el cliente potencial ha realizado la compra, puedes celebrar, pero no
puedes relajarte hasta el punto de dejar al cliente a un lado. La razón es que el
cliente seguirá queriendo y mereciendo atención.

Puedes ponerte en contacto para responder preguntas sobre el producto e incluso

hacer sugerencias que te ayudarán a mejorarlo.

Imagínate lo desastroso que sería si el cliente no estuviera satisfecho con

el servicio posventa. Podría pedir la devolución del dinero y aún hablar mal de tu
empresa y tu producto. Pero pensemos en los resultados de estar satisfecho.

En nuestro ejemplo, la persona compró un curso, pero en el futuro puede comprar

otros. Sin mencionar que, si está satisfecha, te recomendará a amigos, familiares,
compañeros de trabajo y personas que conoció en grupos en las redes sociales.