Compra

La compra es la acción mediante la que un agente (el comprador), adquiere un bien o un

servicio de otro agente (el vendedor), a cambio de una contraprestación monetaria o en
especie.

Una compra es una operación en la que se produce un intercambio. Esta se muestra en

contraposición de otra operación denominada venta. En esta, el comprador adquiere un
bien o servicio deseado, a cambio de una contraprestación. Dicha contraprestación
puede ser monetaria, mediante dinero. Mientras que, por otro lado, también se
consideraría compra mediante la entrega de otro bien o servicio, es decir, mediante el
pago en especie.

El proceso de compra siempre se muestra en contraposición del proceso de venta. De

esta forma, a dicho proceso se le denomina proceso de “compra-venta”.

Para que una compra se lleve a cabo deben participar dos agentes: comprador y
vendedor. Solo de esta forma se puede cumplir la función.

La gestión de materiales
El manejo de los materiales puede llegar a ser en realidad el mayor problema de las
empresas, porque agrega muy poco valor al producto. Pero consume una parte del
presupuesto. El manejo de materiales incluye consideraciones de movimiento, tiempo,
lugar, cantidad y espacio. El eficaz manejo de materiales asegura que los materiales
serán entregados en el momento y lugar adecuado, así como en la cantidad correcta.
Por último, el manejo de materiales debe de considerar y estudiar el espacio para el
almacenamiento.

La gestión de materiales es parte de la logística empresarial y se refiere a supervisar la

ubicación y el movimiento de artículos o productos físicos. Hay tres elementos
principales asociados con dicha gestión: repuestos, control de calidad y gestión de
inventario. La gestión de materiales es importante en grandes entornos de fabricación y
distribución, como almacenes, donde hay varias piezas, ubicaciones y una importante
inversión de dinero en estos artículos.

Hacer un seguimiento del inventario es parte de la gestión de materiales.

Propósito y función básicos

Para muchas empresas, la gestión de materiales garantiza el seguimiento adecuado de
diferentes productos dentro de una organización. Esto puede incluir artículos fabricados
por una empresa, así como aquellos suministros y materiales que esa empresa compra a
otro productor. Cada uno de estos elementos representa un valor financiero directo para
una empresa y muchas empresas emplean a personas específicamente para supervisar
dichos materiales.

Flujo de proceso de compra: Estos son los pasos básicos y esenciales de todo proceso de
compras:

1. Identificación de los bienes y servicios que se necesitan.

2. Creación de la solicitud de compra.
3. Revisión y aprobación de la solicitud de compra.
4. Solicitud de propuesta a los proveedores.
5. Negociación del contrato y aprobación.
6. Envío y recibo del producto o servicio solicitado.
7. Revisión y comparación con lo solicitado.
8. Aprobación y pago de facturas.
9. Actualización de registros contables.

Fases Más Importantes del Proceso de Compras

A continuación, te explicamos los pasos claves e importantes de un proceso de compras exitoso:

1. Solicitud de compra / requisición

Esta fase trata de identificar la necesidad, qué comprar, cuánto y cuándo se necesita. La
solicitud probablemente pasará por un proceso de aprobación mediante el cual se otorga la
autorización para comprar el artículo.

2. Selección de proveedores
Es posible que los compradores ya sepan a qué proveedor comprar el artículo que se solicita. De
lo contrario, se puede iniciar un proceso de licitación o solicitud de cotización para identificar un
proveedor, precio y plazo de entrega.

3. Orden de compra
Se envía una orden de compra al proveedor. Aquí se identificarán los artículos que se
adquieren, la cantidad requerida y el precio que se paga, así como los datos de la empresa.
4. Entrega y recibo
A continuación, el proveedor enviará la mercancía a la organización compradora. Una vez que las
mercancías llegan, normalmente pasarán por algún tipo de proceso de recepción para garantizar
que coincidan con lo que se pidió y que sean de la calidad correcta.

5. Factura / pago del proveedor

En el momento del envío, el proveedor suele emitir una factura, que acompaña a la mercancía o
se envía por separado. Esto será recibido por el departamento de cuentas por pagar.

¿Qué es el Proceso de Compra?

El proceso de compra (“buyer’s journey” en inglés) es el conjunto de etapas
por las cuales tu público objetivo pasa antes de ser cliente. Se divide en 4
etapas: aprendizaje y descubrimiento, reconocimiento del problema,
consideración de la solución y decisión de compra.

Etapa 1: Aprendizaje y Descubrimiento

En el inicio del proceso, el consumidor no sabe (o no sabe muy bien) que
tiene un problema o una necesidad.
Aún está despertando el interés para determinado tema y el objetivo de tu
empresa es llamar la atención para que más adelante perciba que tiene un
problema o una oportunidad de negocio.
Ejemplo de esta etapa del proceso de compra
Joana es dueña de un pequeño mercado. Como su tienda necesita renovar
stocks frecuentemente, ella busca en internet ayuda para organizar su trabajo.
Si tu empresa ofrece un software de control de stock, en ese momento podrías
ofrecer para Joana publicaciones en el blog con temas como “Consejos para
organizar el stock de tu empresa”. Como es un tema que la ayuda en su día a
día, ella lo encuentra a través de búsquedas en internet o por las veces
compartidas en redes sociales y se interesa en el contenido.
Etapa 2: Reconocimiento del problema
Aquí el consumidor ya se adentró un poco más en el tema y percibe que tiene
un problema u oportunidad.
El objetivo aquí es “generar” esa necesidad en él, o mejor: revelar un
problema que él tiene, pero que aún no sabía. A partir de eso comienza a
buscar y estudiar más el problema, para luego buscar soluciones.
Ejemplo de esta etapa del proceso de compra
Joana comienza a notar que tiene dificultades en controlar el stock en su
tienda y necesita encontrar una solución para facilitar su vida. Entonces
empieza a buscar informaciones sobre como mejorar su trabajo. Un post que
tu empresa podría hacer sería “Cómo calcular el stock ideal para tu
empresa”. También podrías hacer un webinar sobre el tema o hasta
una modelo de planilla que la ayudará con la tarea.
Etapa 3: Consideración de la solución
Después de buscar más, el comprador ya tiene mapeadas algunas soluciones
posibles y comienza a evaluarlas.
Aquí es necesario que el identifique el producto o servicio como una (buena)
solución.
Es interesante crear sentido de urgencia para que el comprador avance en el
proceso y no deje para resolver el problema después (o tenga tiempo para ir
detrás de otras soluciones).
Ejemplo de esta etapa del proceso de compra
Joana nota que calcular el stock puede ser algo complejo y demorado y ella
tiene otras actividades para trabajar. Es hora de mostrar las soluciones que
están listas en el mercado que pueden ayudarla. Aquí, serían útiles contenidos
como “Softwares de control de stock para pequeñas empresas”. Y es el
momento de presentar tu herramienta para ella.
Etapa 4: Decisión de compra
En el final del proceso, el consumidor analiza las opciones que toma, en fin,
su decisión.
Es el momento de compra. Es la hora de mostrar los diferenciales de tu
empresa en relación a la competencia y convencerlo que tu producto es la
decisión correcta.
Ejemplo de esta etapa del proceso de compra
Joana se interesa por tu software e investiga un poco más. Una publicación en
el blog comparándote con la competencia, puede ayudar a entender que tu
solución es la mejor opción. Ella aún puede hacer un test gratuito (trial) por
un determinado tiempo para probar la herramienta. Al final de ese tiempo, le
agradó la experiencia y decidió comprar.
¿Quieres facilitar la definición del proceso de compra de tu público objetivo?
Utiliza nuestro Generador del Proceso de Compra y elabora rápidamente un
mapeo de su paso por cada una de estas etapas.

Proceso de compras
Para comenzar, definimos el Proceso de Compras como adquirir un producto
(llámese materia prima, artículos/productos solicitados a externos, refacciones, etc.)
para poder cumplir con la entrega final de un producto o servicio dentro de una
compañía.

Paso 1. Detección de necesidad de compra

Hemos identificado una necesidad de compra, por ejemplo, en una empresa de
muebles el taller requiere madera para elaborar mesas que han solicitado un cliente.
Por lo tanto, es necesario comprar la madera y refacciones que se necesiten para su
elaboración.
Paso 2. Seleccionar un producto
Regresando a nuestro ejemplo anterior, para elaborar las mesas, el cliente requiere
que sean de madera de pino de 2X4m, por lo que debemos buscar tablones de
madera que se ajusten a la producción de dichas mesas.

Paso 3. Reunión con equipo de Compras

Tengan una reunión con todo el equipo de compras e involúcrense en el proceso
inicial, el proceso de licitación y adjudicación del proveedor (si aplica). Esto ayuda
a que todo el equipo tenga la visibilidad del producto que requerimos y podrán
elegir el producto que mejor se acomode a las especificaciones requeridas. Realicen
una búsqueda de los precios en el mercado.

Paso 4. Especifiquen puntualmente las especificaciones técnicas

Elaboren una lista de especificaciones técnicas requeridas para el producto para
asegurar que cumple con las necesidades de la compañía. En algunas ocasiones,
estas están específicas en la solicitud de pedido. Si es así, confirmar con el área
correspondiente que las especificaciones sean las adecuadas para el
producto/servicio a entregar.

Paso 5. Presupuesto para la compra

Establecer un presupuesto para la compra basándose en el rango de precios
identificado por la investigación realizada en el Paso 3.

Paso 6. Busque proveedores potenciales

Investigue los diversos tipos de productos que se ajustan a la necesidad junto con
sus proveedores para identificar el modelo más duradero al mejor precio. Si la
empresa de muebles decide comprar madera de Pino Silvestre, la investigación se
lleva a cabo en qué marca y fabricante proporciona el producto más duradero por el
precio solicitado.

Paso 7. Solicitar ofertas

Pedir al proveedor las ofertas que tengan para el producto o servicio que cumpla
con los requerimientos.
Paso 8. Adjudicación a proveedor
Seleccione al proveedor que haya cumplido mejor con las especificaciones, precio
y calidad del requerimiento.

Métodos de programación de compras

PROGRAMACIÓN DE COMPRAS.

1 LA PROGRAMACIÓN DE COMPRAS ESTA DETERMINADO POR EL CONJUNTO DE

ACCIONES A REALIZAR, EN UN TIEMPO DETERMINADO; SUMINISTRANDO
INFORMACIÓN ENCAMINADA A CONTROLAR LOS INVENTARIOS, OPTIMIZAR
COSTOS, CONTROLAR LA CALIDAD.

NO SOLO ES NECESARIO COMPRAR CUANDO ES SE REQUIERA, SINO QUE TAMBIÉN

ES VITAL MANTENER UNA INTEGRACIÓN EN LAS ÁREAS DE COMPRA Y
ALMACENAMIENTO.DE AHÍ LA IMPORTANCIA DEL PRESUPUESTO DE COMPRAS
PUESTO QUE ES ESTE LA BASE FUNDAMENTAL PARA LA PROGRAMACIÓN DE LAS
MISMAS

2. EXISTEN VARIAS TÉCNICAS ENCAMINADAS A SER APLICADAS EN CADA UNA DE

LAS DIFERENTES SITUACIONES, QUE SE APLICAN A LA PROGRAMACIÓN DE LAS
COMPRASE ESTAS SON:

- LOS PEDIDOS.

- LA PRODUCCIÓN DURANTE CIERTO PERIODO DE TIEMPO

- LOS GRUPOS DE PEDIDOS AFINES

ASÍ MISMO EXISTEN 3 TIPOS DE SITUACIONES DE ABASTECIMIENTO EN LAS

CUALES LA PROGRAMACIÓN HACE PARTE DE ELLAS.
a) EL PRIMER TIPO DE PROGRAMA ES CUANDO UN DISEÑO PUEDE SER
ESTABLECIDO PARA UN PRODUCTO PARTICULAR QUE REQUIERE LA COMPRA DE
UN CIERTO NÚMERO DE COMPONENTES. ESTOS COMPONENTES PUEDEN SER
DEMASIADO AL PRINCIPIO PARA ENCONTRAR LOS PROVEEDORES DE MENORES
COSTOS.

b) TAMBIÉN EXISTEN CASOS EN LOS CUALES LA APROBACIÓN CUBRE SOLAMENTE A UN

PROVEEDOR.

c) ESTE PROGRAMA CUBRE COMPONENTES SIMILARES DEL MISMO GRUPO DE

PROVEEDORES, PERO DIFERENTES NÚMEROS DE EXISTENCIA Y ESTILO.

3. ES DE SUMA IMPORTANCIA PARA LA GESTIÓN DE COMPRAS ESTABLECER UN

CONTROL Y SEGUIMIENTO DE LA EJECUCIÓN DE SUMINISTROS, MUCHAS VECES
ESTOS CONTROLES SE DEBEN MANEJAR POR PERSONAL TECNICO Y
ESPECIALIZADO SEGÚN EL TIPO DE MERCANCÍA QUE SE TENGA EN CONTROL.

TAMBIEN SE DEBE TENER EN CUENTA QUE LA NEGOCIACIÓN CON EL PROVEEDOR

DEBE SER CLARA Y CONCRETA CON EL OBJETIVO DE EVITAR PROBLEMAS E
INCONVENIENTES A FUTURO.

ASI MISMO EL CONTROL DE LA MERCANCÍA DEBE SER CONTINUO EN TODO EL

PROCESO DE NEGOCIACIÓN.

4. SEGÚN SEA LA IMPORTANCIA DEL SUMINISTRO ASI MISMI SE LE DEBE LLEVAR

EL SEGUIMIENTO

LOS ENCARGADOS DE INSPECCIÓN DEBEN, MANTENER UN CONTROL Y

SEGUIMIENTO DE LA MERCANCIA CON EL FIN DE EVITAR PERDIDAS, MALOS
DESPACHOS E INCONVENIENTES CON EL PROVEEEDOR
POR ELLO ES NECESARIO ACLARAR QUE EL ÉXITO DE LAS COMPROBACIONES NO
DEBERÁ NUNCA PRESUPONER EL DE LA ACEPTACIÓN.

HAY CASOS EN QUE PUEDE SER OPORTUNO INTERRUMPIR SIN MÁS EL

SUMINISTRO POR EVIDENCIA DE LA INCAPACIDAD DEL PROVEEDOR; EN TAL CASO
HAY QUE ACTUAR, SIN EMBARGO, CON CIRCUNSPECCIÓN Y SOBRE TODO CON
AUXILIO DE LA “OFICINA LEGAL”, PARA EVITAR POSIBLES DISCUSIONES JUDICIALES
FUTURAS.

ENTREGA Y VERIFICACIÓN

ES EL CICLO FINAL DE LA COMPRA Y POR ESTO SE DEBEN TENER EN CUENTA LOS

SIGUIENTES ASPECTOS.

- EL DEPARTAMENTO DE COMPRAS, POR SER EL PRIMER INTERESADO EN EL BUEN

FIN DE LOS SUMINISTROS.

- EL SERVICIO TÉCNICO Y PRODUCCIÓN, POR CUANTO PUEDEN ESTAR

DIRECTAMENTE INTERESADOS EN LA ENTREGA DE MATERIALES.

- EL SERVICIO DE ACEPTACIÓN PARA EL TRABAJO CORRESPONDIENTE

ASI MISMO SE DEBE MINIMIZAR EL TIEMPO DE ESTA OPERACIÓN, ENTREGAR

OPORTUNAMENTE LOS DETALLES DE LA VERIFICACION Y ADMITIR LA PRESENCIA
DEL PROVEEDOR EN LA INSPECCION DE LA MERCANCIA.

5. EN EL SEGUIMIENTO DE LA MERCANCIA SE TRATA DE EVALUAR LOS

RESULTADOS OBTENIDOS LLEVANDO CONSIGO UNA SERIE DE ASPECTOS A TENER
EN CUENTA, ENTRE LOS CUALES SE DESTACAN:

- COMPROBACIÓN, DIFERENCIACIÓN, ANÁLISIS Y ESTUDIO DE RESULTADOS DE

TODOS LOS PROCESOS QUE INTERVIENEN EN LOS PROCESOS DE PROGRAMACIÓN
DE COMPRAS.
Un plan de contingencia tiene como objetivo anticiparse a posibles situaciones de
riesgos, de manera que, si estas llegan a producirse, el impacto negativo sea el
menor posible.
Es importante resaltar que, si bien hay riesgos que se pueden evitar y otros que no,
lo que sí es posible hacer es que el tiempo que le tome a una empresa recuperarse
de la contingencia sea el menor posible.
¿Que es un plan de contingencia?
Un plan de contingencia se define como una serie de procedimientos documentados
que conducen a las organizaciones a responder, recuperar, reanudar y restaurar el
nivel de operación predefinido después de una interrupción. La norma ISO
22301 es una buena herramienta para implementar y gestionar un Plan de
Continuidad.
El plan de contingencia se enfoca en asegurar la continuidad del negocio ante un
incidente inesperado. En este caso, el plan de continuidad se pondría en marcha si
la operación habitual de la empresa se encuentra en riesgo a causas del Covid-19.
Este plan ayudará a no detener la operación de la empresa e intentar que la
situación no nos afecte en gran medida.
Medidas a tomar en las empresas
Se recomienda a las empresas definir medidas preventivas frente al Covid-19 que
garanticen en primer lugar la seguridad y la salud de sus colaboradores, luego, un
plan de acción en caso de que se materializase el riesgo por un posible contagio o
una situación de alerta pública decretada por las autoridades del gobierno, así como
medidas para restaurar la situación al estado anterior de haberse producido la
contingencia.
A continuación, relaciono 8 medidas a tener en cuenta.
1. Revise su cadena de abastecimiento de comienzo a fin
Haga un mapa de su cadena de abastecimiento, es importante conocer de donde
provienen sus materias primas, cuáles son las rutas y medios de transporte
utilizados, que contingencias presentan sus proveedores y en tal caso los
proveedores de sus proveedores, revise sus niveles de inventarios, sus capacidades
de producción, almacenamiento, transporte y humano, comunicarse con sus clientes
y ayúdeles a identificar problemas en capacidades de almacenamiento.
2. Manténgase alerta e informado
Lea las noticias, anticipe los eventos potenciales geopolíticos económicos o de
propagación. Esté atento a los posibles problemas sociales o de propagación que se
presenten en el mundo, observe que medidas se han establecido, cuáles han sido
efectivas y evalué como implementarlas según su caso.
3. Mantenga el inventario esencial para su empresa
Trabaje con modelos de stock de seguridad, mantener un stock de seguridad
siempre es una buena práctica y en especial para los productos considerados
críticos en su negocio. Ante un periodo de incertidumbre es necesario evaluar las
políticas de inventarios de sus productos, algunos tendrán que aumentar su nivel de
inventario y otros disminuirán, categorizar su portafolio es una excelente medida.
4. Examine posibles riesgos según el tipo de abastecimiento, operación y
demanda
Cada riesgo deberá ser evaluado analizando la probabilidad de ocurrencia, así como
el impacto que tendría en la empresa en caso de que se dé. Identifique que opciones
tiene disponibles para mitigar el riesgo para así evitarlo o regresar al estado original
en el menor plazo posible.
Es altamente probable que las condiciones del mercado cambien, algunos de sus
productos podrían convertirse de primera necesidad o de vital importancia y otros
dejaran de serlo, identifique cual o cuales de sus productos podrían ser materia
prima importante para la cadena de abastecimiento de su cliente.
5. Incorpore a sus proveedores en el plan de contingencia
Desarrolle un conjunto de estrategias y acciones a realizar durante la emergencia.
Seguramente muchas de sus materias primas provengan del exterior, evalúen
opciones de autoabastecerse a nivel local o regional así cueste un poco más,
compartan un plan de cobertura de inventarios con un horizonte de proyección no
inferior a seis meses, revise en las medidas de sus posibilidades reducir el pago de
sus obligaciones, la cadena de abastecimiento requiere de liquidez para continuar
operando.
6. Tenga un plan B en abastecimiento
Revise su portafolio de proveedores y la política de selección, es decir, más de un
proveedor aprobado para abastecer sus productos. Recuerde que puede salirle más
caro no tenerlo, que tenerlo más caro.
7. Realice auditorías a sus proveedores
Verificar que tengan actualizados sus planes de contingencia.
Revise su portafolio de proveedores y la política de selección, es decir, más de un
proveedor aprobado para abastecer sus productos. Recuerde que puede salirle más
caro no tenerlo, que tenerlo más caro.
7. Realice auditorías a sus proveedores
Verificar que tengan actualizados sus planes de contingencia.
Revisar si están cumpliendo con los acuerdos pactados en tiempo cantidad y costo.
8. Depure su inventario
Es el momento apropiado para retirar productos almacenados que son de baja, lenta
o nula rotación, el espacio liberado en los centros de almacenamiento servirá para
los nuevos niveles de inventarios para productos críticos.
Principios éticos en compras

otras cuestiones como aprovecharse de su posición de manera indebida,

tanto a favor personal como de la empresa. El comprador representa a la
compañía, y en este sentido debe mantener su integridad y reputación.
Debe llevar a cabo sus tareas de modo intachable y honesto, evitando
levantar cualquier tipo de sospecha infundada.
Los encargados de gestión de compras tienen a su cargo muchas
responsabilidades, pero a su vez tienen mucho poder dentro de la
empresa, esto puede llevar en algunos casos a abusar
indiscriminadamente de su posición. Esto exige que el gerente de compras
y abastecimiento actúe con ética La ética en la gestión de comprar no es
sólo cuestión de evitar acciones deshonestas, sino que abarca profesional
y rectitud.
En suma, el emblema de todo personal dedicado a la gestión de compras
debe ser la ética, la profesionalidad, la competitividad y la transparencia.
Es necesario que todas estas propiedades existan en toda la compañía
para asegurar el desarrollo confiable del negocio.

Lineamientos para la gestión de compras

Para asegurar la ética, objetividad y transparencia en la gestión de
compras, muchas compañías suelen implementar una serie de
lineamientos bajo los cuales se debe ejecutar la acción de compra y así
satisfacer con eficiencia los objetivos que se persiguen. Por ejemplo, en
una lista de lineamientos podemos encontrar:
- El personal encargado de la gestión de compras deberá realizar sus
funciones correspondientes sin incurrir en favoritismos, privilegiando
únicamente el interés global de la empresa u organización.
- Toda compra deberá ser efectuada una vez que haya sido controlada y
tenga las autorizaciones pertinentes, por parte del personal que cuente con
las atribuciones para ello.
- Respetar todos los procedimientos y políticas de compra que hayan sido
establecidos en la normativa de la empresa.