ORGANIZACIÓN DE UNA EXPOSICIÓN

La organización de una exposición es un proceso que se divide en cuatro etapas

fundamentales, cada una de ellas con sus propios objetivos y tareas a llevar a cabo.

Etapa previa:

La primera etapa, conocida como etapa previa, se centra en el diseño de la

exposición. Durante esta fase, se establecen los parámetros básicos que darán
forma al evento, como el público objetivo al que se desea llegar, el nombre que
se le dará a la exposición, la fecha en la que se llevará a cabo, la sede que
albergará el evento, el número de expositores que participarán y la superficie
estimada que se necesitará. Además, se realiza un presupuesto tentativo que
servirá como guía durante todo el proceso de organización. Para tener una
visión más clara de cómo se distribuirán los espacios en la exposición, se
diseñará una planimetría. Asimismo, se llevará a cabo una estrategia publicitaria
que incluirá el marketing institucional y la convocatoria del público visitante.

Preparación y armado:

La segunda etapa, denominada preparación y armado, se enfoca en la selección

y contratación de proveedores. Durante esta fase, se presta especial atención a
aspectos clave de la infraestructura necesaria para el evento, como la
adquisición de material de papelería, el acondicionamiento de oficinas, la
colocación de señalización, la instalación de sistemas eléctricos e iluminación,
entre otros. Además, se consideran servicios esenciales para el correcto
funcionamiento de la exposición, como la seguridad, la limpieza, el sonido y el
transporte. Es importante seguir una secuencia lógica en el armado de la
exposición para asegurar que los expositores encuentren los servicios básicos
instalados al ingresar a la feria.

Desarrollo

Una vez que la feria ha sido habilitada, se entra en la tercera etapa, conocida
como desarrollo. Durante esta fase, se pone el foco en el público visitante,
 brindándole información adecuada y orientación para que pueda disfrutar de la
exposición de la mejor manera posible. Además de los stands de los
expositores, las ferias suelen ofrecer atractivos adicionales para atraer a los
visitantes, como conferencias, espectáculos, desfiles, entre otros. El objetivo
principal es crear una experiencia enriquecedora para los asistentes y lograr que
se sientan atraídos por los productos y servicios que se exhiben.

Tareas post exposición

La última etapa, denominada tareas post exposición, tiene lugar una vez que el
evento ha finalizado. En esta fase, se lleva a cabo una reunión de evaluación
con el comité organizador para analizar los resultados y recopilar las opiniones
de los visitantes y expositores a través de encuestas. Estos datos se utilizarán
para elaborar un informe final que contendrá información detallada sobre la
muestra. Además, se realizan tareas administrativas y contables para cerrar el
evento de manera adecuada.

13.1. ETAPA PREVIA

Publico:
Esta exposición está dirigida a diferentes personas ya sean mayores, jóvenes o niños
y/o diferentes edades
Es una exposición de carácter educativo e informativo
Nombre:
“EXPOSICION DE LA QUINUA REAL”
ALIMENTO NUTRITIVO
Fecha:
La feria tendrá lugar del
8 de abril del 2024 al 12 de abril del 2024
Sede:
Esta feria estará en la ciudad de POTOSI LUGAR: IV CENTENARIO
Cantidad de expositores y superficie estimada:
Tendremos a una variedad selectiva de expositores: Teniendo en cuentas
4 extranjeros (China, Korea del sur, Chile y Perú)
6 nacionales (2 La Paz, 3 Potosí, 1 Oruro)
Que nos estarán presentando las diferentes variedades de quinua con una breve
explicación del producto
Entrando 10 stands en el lugar que se realizará la feria, contando con un salón amplio
para que se pueda expo

Presupuesto tentativo

Planimetría

Marketing institucional
13.2 PREPARACION Y ARMADO

 Contará con el servicio de papelería de colores costo del servicio 1000 bs

 Abra 20 carpas que serán de 4x4 de color rojo que irán ubicadas frente a frente
a un precio de 2000 Bs
 Contaran con un servicio profesional de decoración que ellos día antes van a
ordenar las carpas.
 Pondrán a cada stands los números que indiquen el lugar que les corresponde a
cada expositor en la entrada pondrán el banner con el nombre de la exposición
de la quinua tendrá un costo de 700bs
 Podrán contar con 2 mesas por cada stands más 2 sillas
 Tendrá 2 técnicos de iluminación ellos estarán a cargo de preparar, cablear y
hacer funcionar la iluminación día antes de la explosión tendrá un costo de
1000bs
 Contará con el servicio de gastronomía catering cervices costo del servicio
1000bs ellos estarán a cargo del desayuno que será café con pan con mortadela
 El almuerzo será sopa de quinua y el segundo ají de lisa el personal de la
empresa se encargara de repartir a cada expositor estará ubicado en la cocina
del salón a un consto de 1000 Bs.
 El personal de limpieza estará limpiando constantemente todos los sectores
costo del servicio 1000bs
 Tendrá una boletería que estará ubicada en la entrada que estará a cargo de 2
señoritas una estará a cargo por la mañana y la otra por la tarde
  Se contara con el servicio del sonido supremo que día antes ya ara la prueba de
sonido en el escenario que estar ubicado en la parte de adelante
 Contará con el servicio de foto estudio mundial el estará a cargo de tomar fotos
de todas las explosiones que se realizaran .costo del servicio 500bs
 Contará con un servicio de transporte estarán encargados de recoger a todos los
expositores tendrá un costo de 400bs
 Tendrá un sector de salud que estará a cargo de los estudiantes de medicina de
la UATF y estará ubicado detrás de los stands.

PREMIACION DEL EVENTO

De los premios estará a cargo el anfitrión y tres expertos en la quinua

 El primer premio será 2000bs y un certificado de participación

 El segundo premio será 1000bs y un certificado de participación
 El tercer premio será de 500bs y un certificado de participación

OFICINA DE INFORMACIONES. -

 Contará con una o dos oficinas de información ubicados en la puerta principal

para cualquier tipo de eventualidad que suceda durante el acto.

SEÑALIZACION. -

 Contará con información de señalización como extintores puerta de salida de

emergencias ventanas blindadas ubicados en lugares estratégicos del lugar en
caso de emergencias a con costo de 1000 Bs.

SERVICIO DE VIGILANCIA. -

 Contará con personal de 10 a15 personas que se encargaran de la seguridad

de los invitados ubicados en distintos lugares del evento un costo 3000 Bs.
 Señalización
Oficinas de
Información

Área de Salud
 Área de
Gastronomía

Escenario

13.3. Desarrollo de la exposición

Una vez determinados los detalles básicos, con la presencia de los expositores y
concluido el armando de stands, iniciará a la hora acordada entre 9 y 10 de la mañana.
Para la inauguración de la exposición de quinua:

- primeramente, se tendrán unas palabras por parte del organizador y algunos

expositores
- después se tendrá un pequeño show musical para atraer y entretener al
público por parte de la agrupación musical PASION ANDINA

A lo largo del día se realizará la exposición en la medida posible de acuerdo a lo

planificado y organizado
13 4. Tareas post exposición

En esta etapa se evaluará los resultados de la exposición de la quinua para lo cual se

tomarán en cuenta los siguientes criterios y tareas para dicha evaluación:

- Cuantificación de las personas asistentes a la exposición

- Durante la realización de la exposición se tendrá una pequeña caja de
sugerencias en la cual los visitantes si lo desean pueden escribir sus
opiniones o recomendaciones y ponerlos en la caja
- También al momento de que los visitantes se vayan, se tendrá un grupo
encargado de realizar una pequeña encuesta a los asistentes que tengan la
disponibilidad de llenarla, contará con simplemente 4 preguntas para obtener
la opinión de los visitantes con respecto a la exposición en general, las
preguntas son los siguientes:

EXPOSICION DE LA QUINUA

1-. ¿realizo a la compra de algún producto o productos a base que quinua que fueron parte de la exposición?

Si

No

2-. ¿cómo fue su experiencia visitando la exposición de la quinua?

Muy agradable

Agradable

Nada agradable

3-. ¿le gustaría que este tipo de exposiciones que muestran productos de nuestra región se vuelva a repetir?

Si

Talvez

No

4-. ¿cómo fue que se entero de la realización de exposición?

Redes sociales

Televisión

Radio
- Entre el comité organizador existirá una reunión para determinar los puntos
positivos y negativos con respecto a la exposición, detectar algunas falencias
cómo inicio con la hora acordada o problemas en los armados de los stands.
También se realizará el detalle económico, financiero y administrativo
- Por otra parte, se realizará una pequeña entrevista o consulta a todos los
expositores que fueron parte de la exposición para que den su opinión con
respecto a la misma y también indicando si fue de beneficio o no. Asimismo,
se contabilizará la cantidad de expositores que lograron hacer negocio con
otras empresas como proveedores principales de quinua o de uno de sus
productos de revidados de quinua