Caso Práctico: Creación Departamento de Compras

CASO PRÁCTICO
CREACIÓN
DEPARTAMENTO DE
COMPRAS

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Definición

Eres un profesional de Compras. Una consultora de reconocido prestigio

contacta contigo para plantearte una colaboración profesional.

La empresa consultora ha sido contratada para la realización un diagnóstico de

situación de una PYME catalana: EINA. A partir de los resultados del
diagnóstico, se detallan una serie de recomendaciones que se desarrollarán con
detenimiento una vez sean aceptadas las condiciones comerciales para la
contratación de nuevos Servicios Profesionales.

Entre las recomendaciones ofrecidas y aceptadas por parte de EINA, destaca:

Profesionalizar la Función de Compras:

Crear el departamento de Compras

Con objeto de desarrollar esta recomendación y presentarla a la Dirección de

EINA, la empresa consultora contrata tus servicios y te facilita la información
adjunta.

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Desarrollo
Datos:

Genéricos

Sector: Construcción
Actividad: Fabricante / Distribuidor herramientas
Empresa: EINA
Año de fundación: 1983
Tipo: Privada / Familiar
Cobertura: Nacional e Internacional (ciertos países)
Facturación anual: 28.9 Millones
Número de Empleados: 66 personas
Número de centros de trabajo: 3 centros (fábrica y oficinas, almacén, tienda propia)

Organización actual

Dirección General: 2 personas

Comercial:
Dirección: 2 personas
Tienda propia: 1 personas
Venta directa: 3 personas
Distribución nacional: 2 personas
Exportación: 5 personas

Producción:
Dirección: 2 personas
Jefes de equipo: 5 personas
Operarios: 23 personas

Almacén:
Jefe almacén: 1 persona
Administración: 2 personas
Operarios: 3 personas

Investigación y Desarrollo:
Dirección: 2 personas

Administrativo-Financiero:
Dirección: 2 personas
Facturación y cobros: 4 personas
Proveedores y pagos: 3 personas
Tesorería: 1 persona

Soporte:
Recursos Humanos: 1 persona
Servicios Generales: 1 persona
Sistemas Información: 1 persona
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Breve Historia de la empresa

Los orígenes de Eina se remontan a principios de los años 60, cuando los señores Serra y
Amat recorrieron media Europa en su Seat 600, a la búsqueda de empresas fabricantes de
herramientas para el sector de la construcción con objeto de establecer acuerdos de
importación y distribución en España. En aquellos tiempos, la actividad comercial y
comunicaciones entre países europeos estaban todavía mucho por desarrollar, lo que suponía
que hubieran muchas oportunidades pero al mismo tiempo barreras que frenaban el desarrollo
de las mismas.

El objetivo perseguido por los señores Serra y Amat era localizar y persuadir a empresas que
se caracterizaran por:

• ser fabricantes líderes (con alta cuota de mercado) en sus países de procedencia
• no tener (o casi no tener) actividad comercial en España
• fabricar productos (herramientas) de gran y repetitivo consumo: consumibles
• disponer de la gama profesional (alto rendimiento)

A aquel primer viaje le siguieron muchos otros en coche, tren o avión que permitieron
desarrollar la relación comercial con cuatro fabricantes básicamente y para productos como
brocas, discos de corte y otros productos empleados para el trabajo de materiales utilizados en
el sector de la construcción.

Paralelamente, se desarrollaba la estructura comercial de Eina en España: venta directa

combinada con venta a través de distribuidores. En el año 1980, la red comercial de Eina
estaba principalmente formada por:

. 4 personas para la venta directa (incluyendo al Sr. Serra)

. 1 persona para la coordinación de la venta a través de distribuidor (Sr. Amat)
. 25 grandes clientes (básicamente constructoras o talleres elaboración materiales)
. 8 distribuidores repartidos por la geografía española

La cifra de ventas era entorno a los 350 millones de las antiguas pesetas (2,10 Millones de
Euros) y la base de clientes superaba los 1.000 clientes. Físicamente las oficinas y tienda
propia, estaban en el centro de la ciudad de Barcelona y el almacén en la localidad de Rubí (a
unos 20 kilómetros de la ciudad).

La gestión de la empresa la llevaban a cabo los mismos fundadores de Eina y de forma muy
personal. Los señores Serra y Amat estaban muy implicados en la operativa de la empresa.
Además de sus responsabilidades asociadas con la actividad comercial, se encargaban de:
gestión con entidades financieras, relación con los proveedores, coordinación recursos
humanos, etc. La organización se completaba con las funciones administrativa y logística.

A nivel organizativo, la plantilla de Eina en el año 1980 estaba formada por:

Dirección General/Comercial: 2 personas (señores Serra y Amat)

Comercial: 3 personas
Almacén: 3 personas
Administrativo: 4 personas
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La empresa como se la conoce actualmente fue fundada en el año 1983, cuando los señores
Serra y Amat llegan al acuerdo por el cual el Sr. Serra compra la parte del negocio que
pertenecía al Sr. Amat. Asimismo, el Sr. Amat decide abandonar la empresa.

A partir de esta fecha, la empresa inició una nueva actividad: fabricación propia. La
experiencia, contactos y conocimientos adquiridos por el Sr. Serra en las múltiples visitas a
fábricas de empresas representadas, le sirvieron para desarrollar esta nueva actividad en Eina.
Para ello adquirió un nuevo local o fábrica en Rubí (muy cerca del almacén), compró una
máquina para fabricar herramientas de corte, y contrató a personal dedicado a la producción.

Con los años la fabricación creció (se adquirieron nuevas máquinas, se contrató a más
personal) y la comercialización de productos de fabricación propia respecto a los productos de
distribución fue incrementándose. A finales de los 80, las ventas de producto fabricado
representaban casi un 20% de la facturación total.

La fabricación propia posibilita la apertura de nuevos mercados, se inicia la exportación de

producto fabricado por Eina. La expansión internacional de Eina comienza en Francia y
Portugal. Más tarde vendrán países como Alemania, Polonia, el Reino Unido, Argentina,
Uruguay, Colombia.

La cifra de ventas en el año 1990 era superior a los 6 millones de Euros (1.000 millones de
pesetas). La facturación o ventas se dividía según sigue:

Por producto Por mercado

Fabricación propia 1.4 M Venta directa 2,3 M

Distribución 4.7 M Distribución nacional 3,1 M
Exportación 0,7 M

La plantilla era de un total de 24 personas siendo el departamento de producción con 11

personas el de mayor tamaño.

La década de los 90 consolidó la actividad de fabricación propia: la capacidad de producción

se multiplicó por 10 y la cifra de ventas en producto de fabricación propia superó los 10
millones de Euros en el año 2000. Las inversiones en maquinaria y ampliaciones de la fábrica
fueron cuantiosas y Eina se posicionó como referencia de mercado en el sector de fabricantes
de herramientas de corte para materiales de construcción.

Asimismo, se potenció la actividad exportadora. Se creó un departamento específico de

exportación con dos personas inicialmente en el año 1995. En dos años, la cifra de ventas de
exportación creció hasta los 3 millones de Euros y en el año 1998 se duplicó la fuerza de
ventas dedicada a mercados internacionales.

La penetración o cuota de mercado en el mercado nacional siguió incrementándose y, a

diferencia de la situación del año 1990, la cifra de ventas por venta directa superó a la cifra
por distribución a partir del año 1994. Sin embargo, el número de distribuidores de productos
de Eina en España superaba el centenar a finales del año 1998.

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La familia Serra en Eina

El estilo de dirección del Sr. Serra era muy personal y personalista: se basaba en su instinto y
experiencia para la toma de decisiones y acostumbraba hacer valer su opinión por encima de
los demás. Únicamente el Sr. Amat era capaz de hacer cambiar de opinión al Sr. Serra en
alguna ocasión. Ni que decir tiene que la implicación de los señores Serra y Amat en la
empresa fue siempre máxima con una dedicación absoluta tanto a nivel económico como a
nivel de tiempo. A partir del año 1983, cuando el Sr. Serra se convirtió en propietario único
de Eina, la empresa es gestionada directa y únicamente por el Sr. Serra y, si cabe, la
dedicación de este último es aún mayor que en el pasado.

El Sr. Emilio Serra era casado y tenía cuatro hijos (un hombre y tres mujeres).
Probablemente, la gran dedicación a la empresa motivó que tanto su mujer como sus hijos
colaboraran en mayor o menor medida en el desarrollo y la gestión de Eina. Durante parte de
las décadas 70 y 80, la mujer del Sr. Serra, la Sra. Carmen trabajaba a tiempo parcial en la
empresa coordinando los trabajos administrativos. Asimismo, el transcurso del tiempo
condujo a que se fueran incorporando a la plantilla de Eina los cuatro hijos.

A continuación se indican algunos datos relevantes referentes a la persona, formación y

experiencia profesional de los hijos del Sr. Serra previa a su incorporación a Eina:

Año de Número Formación Formación Experiencia

nacimiento de hijos universitaria post-grado fuera de Eina

Emilio 1958 4 Geología MBA IESE 5 años

Carmen 1960 3 Empresariales -- No
Isabel 1963 0 Sin finalizar -- 3 años
Antonia 1966 2 Sin finalizar -- No

Adicionalmente, se indica su evolución en diferentes cargos dentro de la empresa y el cargo

que ocupan actualmente:

Año de Primer Cargo Desde

incorporación cargo actual

Emilio 1991 Director Comercial Director Comercial 1991

Carmen 1984 Administrativa Directora Administrativa 1989
Isabel 1989 Administrativa Directora Producción 1994
Antonia 1993 Directora I+D Directora I+D 1993

La organización de la empresa entorno a los cargos más representativos ocupados por

miembros de la familia Serra (el Sr. Serra ocupa el cargo de Director General desde el año de
fundación de la empresa) incide de una manera importante en las políticas y cultura de la
empresa. Sirva de ejemplo el hecho que la familia Serra (incluyendo en muchas ocasiones a
la Sra. Serra) coman a casi siempre juntos, y separados del resto de personal, bien en un
restaurante del polígono industrial de Rubí donde está la fábrica, o bien en la misma fábrica
en un espacio reservado como comedor privado con servicio de catering.

De esta forma, se establece claramente una diferencia entre el equipo directivo de Eina
(formado únicamente por miembros de la familia Serra) y el resto de personal de Eina, con el
consiguiente efecto en el desarrollo limitado de los recursos humanos de la empresa.
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Actividad de Eina hoy en día

En la actualidad, Eina sigue centrada en el desarrollo de la fabricación propia y en el

incremento de cuota de mercado no sólo en el mercado nacional pero también internacional.
El Sr. Serra, a sus 70 años de edad, acude al lugar de trabajo todos los días. Su actividad
principal es la de supervisar la cadena de fabricación y, paralelamente, delegar a sus hijos de
forma definitiva las responsabilidades hasta ahora asumidas por él.

Su hijo Emilio es el principal responsable del enorme crecimiento en cifra de ventas que Eina
ha experimentado en los últimos 10 años (más de un 300%). La potenciación de la venta
directa y la exportación tienen mucho que ver con este incremento tan espectacular. Ahora
bien, éstos no son los únicos factores que justifican los resultados. Se debe considerar
también la política comercial agresiva que Eina ha practicado en los últimos años basada
principalmente en:

(1) altos descuentos

(2) grandes cantidades gastadas en promoción y publicidad de los productos

Sin duda, esta política comercial tan agresiva ha sido empujada por Emilio Serra hijo y como
aspecto más diferencial respecto a la política más tradicional de Emilio Serra padre de los
años 70 y 80. El argumento es muy claro: es la única manera de sobrevivir ante el
crecimiento de la competencia, sólo se puede crecer para poder seguir estando en el mercado.

Obviamente, la aplicación de descuentos y el crecimiento de gastos acarrean una reducción de

los márgenes comerciales. Por esta razón, la reducción de costes ha sensibilizado si cabe aún
más al Sr. Serra en los últimos 4 o 5 años. En este sentido, el Sr. Serra está actualmente más
focalizado en la optimización de los costes de fabricación y en la minimización de los costes
de adquisición de materia prima y producto acabado que no en las cifras de ventas por
mercados. Estas actividades las lleva conjuntamente con sus hijas Carmen e Isabel.

Otro aspecto en el que la empresa ha mejorado sensiblemente en los últimos años es la

garantía de calidad de los productos de Eina. La obtención del certificado de Calidad ISO-
9000 en el año 1996 fue sin lugar a dudas todo un éxito en este aspecto. La ISO facilitó la
mejora y establecimiento de procesos y mecanismos para el control de calidad de productos
tanto fabricados como comercializados. Con ello los gastos ocasionados por devoluciones de
productos en garantía se han reducido hasta ser casi despreciables respecto a la cifra de ventas
totales.

Los Sistemas de Información también han evolucionado considerablemente en los últimos

años. La empresa se ha informatizado (más del 50% del personal utiliza el ordenador como
herramienta de trabajo) y las comunicaciones electrónicas se han desarrollado en gran medida
en los últimos años (el uso de internet y el correo electrónico es frecuente tanto a nivel interno
como externo con clientes y proveedores). Sin embargo, hay todavía mucho camino por
recorrer en la integración de los sistemas de información de los diferentes departamentos de la
empresa. Ello provoca que el uso del papel y las firmas manuales estén todavía en el orden
del día en Eina. Probablemente, un cierto escepticismo del Sr. Serra en los beneficios de
grandes inversiones en Tecnologías de la Información y Comunicaciones (TIC) explique esta
situación de atraso tecnológico de Eina frente a otras empresas de tamaño y características
similares.
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Datos genéricos de compras

Parque de Proveedores *: 1.900

Proveedores activos **: 180
Volumen de Compras anual: 17.8 Millones
Número de pedidos anual: indeterminado ***, orientativamente: 3.000 pedidos
Sistema de información: inexistente ****
Condiciones de compra: no existen, dependen en cada caso

* Parque de proveedores: tamaño base de datos proveedores de la compañía desde su fundación

** Proveedores activos: número de proveedores a los que hemos emitido un pedido en los últimos 6 meses
*** No existe un contador único de numeración de pedidos
**** No existe un sistema de información que soporte el proceso de compras

Procedimiento de compras

No existe un procedimiento de compras escrito y conocido en la empresa. El modelo de

compras es indefinido. Es un modelo descentralizado pero centralizado al mismo tiempo.

Las compras siguen las pautas de otras actividades de la empresa. En este sentido, el hecho
de ser una empresa familiar y que los puestos de dirección están cubiertos por miembros de la
familia Serra, marca claramente la operativa en la empresa. Las diferentes direcciones tienen
suficiente autonomía para determinar la política de compras y elección del proveedor en cada
caso. Sin embargo, a menudo las decisiones se relegan a la Dirección General, Sr. Serra,
quien verdaderamente toma las decisiones de a quién comprar y negocia con los
suministradores.

Dentro de esta indefinición, Proveedores y Pagos juega básicamente un papel administrativo y

de resolución de incidencias con proveedores y facturas recibidas. A partir de comunicados
internos (correos electrónicos o comunicados orales en muchos casos) de necesidades de
reaprovisionamientos de productos anteriormente adquiridos, o de nuevos productos,
Proveedores y Pagos emite y envía los pedidos correspondientes a proveedores. En muchos
casos, Proveedores y Pagos se encarga de que los pedidos estén firmados por Dirección
General o los Directores de departamentos específicos según conviene en cada caso.

Sin embargo, no necesariamente todos los pedidos a proveedores se tramitan desde

Proveedores y Pagos de la Dirección Administrativo-Financiero. A menudo, desde Dirección
General u otros departamentos se establecen acuerdos con proveedores, y la información llega
a Proveedores y Pagos una vez se recibe la factura por parte del proveedor.

En este sentido, Proveedores y Pagos también vela por conseguir la autorización de Directores
o Jefe de Almacén de la aceptación de facturas recibidas de proveedores. Las autorizaciones
son a menudo vía telefónica (incrementándose el uso del correo electrónico para tal fin). La
fecha y nombre de la persona que autoriza se anotan junto a las facturas que se contabilizan y
remiten a Tesorería para su pago posterior.

La documentación generada (comunicados de necesidades, pedidos a proveedores,

autorizaciones de facturas, etc.) se archiva en Proveedores y Pagos, aunque no existe un
control de la documentación a archivar fuera del que se especifica en la normativa ISO.
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