AUDITORIA

Definición de Auditoria según Norma ISO 9000:2000 e 8402.

Según la norma ISO 14001, se puede definir auditoría como un proceso

sistemático, independiente y documentado para obtener las evidencias de la auditoría,
y evaluarlas de forma objetiva con el fin de determinar la extensión en que se cumplen
todos los criterios de auditoría.

El principio de independencia en la auditoría se define como un proceso

independiente porque la persona encargada de realizarla debe ser independiente del
área o del proceso que se está auditando. Es decir que no tengan responsabilidad
directa sobre el área a examinar, se debe evitar subjetividades. La independencia del
auditor es un requisito que deben poseer en el ejercicio de su actividad. Se debe
demostrar absoluta independencia mental de criterio con respecto a cualquier interés
que pudiera considerarse incompatible con los principios de integridad y objetividad,
esto se cumple cuando sus juicios se formulan a partir de los hechos objetivos que
examina. No existe independencia mental cuando la opinión o juicio son influidos por
subjetividades. El auditor está obligado a sujetarse a la decisión de carácter general
que den, ya sea los reglamentos, las decisiones de observación generadas de sus
respectivos organismos y profesiones y las instituciones públicas que gobiernan su
actividad profesional.

Esto implica que el auditor debe estar libre de sesgo y no tener conflictos de
interés con el área, proceso y actividad que es auditada.

La auditoría es una herramienta que mide tanto eficacia como eficiencia con el
que se manejan los recursos disponibles y se logran objetivos previstos por el ente
responsable.

La auditoría es una herramienta que determina la eficacia de las acciones

establecidas para alcanzar los objetivos de calidad, evaluando si es necesario
introducir mejoras en las actuaciones.

En cuanto al procedimiento, toda auditoría debería contar, como mínimo, con

las siguientes partes:

 Plan de auditoría, el cual deberá incluir los siguientes puntos: objetivos y

alcances de la auditoría, identificación del personal con responsabilidad directa,
identificación de los documentos de referencia, entre otros.
  El auditor programa la auditoría, definiendo un listado de preguntas
(check-list) y una fecha exacta de la realización de esta.
 Información al auditado, con la suficiente antelación, de la fecha prevista
para la auditoría, del objeto y alcance de esta.
 Recolección de evidencias mediante entrevistas, examen de
documentos y observación de las actividades y las condiciones en áreas
involucradas.
 La auditoría se efectúa siguiendo el listado de preguntas preparado con
anterioridad, pero sin restringir la investigación a otros posibles aspectos que
surjan y sean de interés o dudosos.
 Documentación de todas las observaciones realizadas.
 Preparación y distribución del informe con las observaciones realizadas.
El auditor realiza un informe al que se adjunta las recomendaciones de
acciones correctivas derivadas de la auditoría. El auditor comenta el informe
con el auditado y éste lo firma. El informe se distribuye al auditado y al
responsable del establecimiento.
 Seguimiento de las acciones correctivas. El responsable del
establecimiento auditado es quien debe decidir si las recomendaciones de
acción correctora han de formar parte del informe de la auditoría y luego decidir
la forma en que deben ser puestas en práctica. La acción correctora no forma
parte del proceso auditor tal como está definido y, por lo tanto, la norma
establece claramente el punto de corte como el momento de emisión del
informe.
 Archivo de la documentación respectiva en garantía de calidad por un
período no inferior a cinco años.

Con respecto a la frecuencia, dependerá de las necesidades de cada

compañía, considerándose circunstancias típicas a tener en cuenta para decidir la
misma: cambios significativos en la conducción, organización, políticas, técnicas o
tecnologías que puedan afectar el sistema de calidad, o cambios del sistema en sí
mismo y los resultados de recientes auditorías previas.

Tipos de auditorías

Auditoría Interna

Es un control interno de las distintas fases del procesamiento, desde la llegada

de la materia prima al local hasta que la comida es consumida por el cliente.
 Se la denomina también autocontrol y se realiza en las sucesivas fases que
integran el proceso de elaboración:

- Abastecimiento de mercaderías.
- Almacenamiento
- Preparación de los platos
- Servicio y entrega al consumidor

Pueden ser dirigidas por miembros del organismo o por otras personas en
nombre de este y proporcionan una eficaz revisión por el responsable del local y una
oportunidad para poner en práctica acciones correctivas, preventivas o de
mejoramiento.

Auditoría externa

Es llevada a cabo por un tercero (entidad privada) que controla y certifica el

cumplimiento de las normas técnicas y voluntarias.

Esta auditoría puede ser llevada a cabo por entidades competentes, para
obtener una certificación o un registro y así proporcionar confianza a un grupo de
clientes potenciales.

Desde la perspectiva del cliente, pueden proporcionar un mejor grado de

objetividad. La credibilidad de las auditorías externas se apoya en que las mismas son
llevadas a cabo por terceras partes independientes, imparciales y competentes.

Control oficial

Lo realiza el estado, ya sea mediante organismo de nivel nacional, provincial o

municipal. Su objetivo es garantizar seguridad y cuidar la salud del ciudadano.

También podemos encontrar otros tipos como:

- Auditoría administrativa: busca evaluar la eficiencia de la administración por

medio de un análisis detallado a los procedimientos y los resultados obtenidos,
además de indagar sobre la correcta aplicación y seguimiento de las políticas
internas.
- Auditoría financiera: se usa para revisar y examinar los estados financieros de
una empresa con el fin de dictaminar la transparencia y correcta aplicación de
la normatividad vigente.
- Auditoría integral: evalúa por completo toda la información financiera,
estructura de la organización, los sistemas de control interno, cumplimiento de
 leyes y objetivos empresariales para dar visión global y certera de
cumplimiento de la empresa.
- Auditoría operacional: este tipo de auditoría busca mejorar la eficiencia y
eficacia con respecto a la productividad, por medio de un análisis a los
procedimientos utilizados, dando como resultado un informe de sugerencias o
recomendaciones para mejorar.
- Auditoría operacional: se desempeña por un profesional cualificado para ello y
tiene como objetivo valorar la empresa y su gestión para aumentar la eficacia y
la eficiencia, hacia una mejora importante en la productividad. No tiene por qué
desarrollarse por alguien interno de la empresa, sino que la propia Dirección
podrá contratar a un profesional especializado en ello. El auditor analizará el
sistema y propondrá ideas con mejoras útiles.
- Auditoría de Inventarios: esta clase de auditoría compara los inventarios físicos
con los contables para determinar si existen diferencias y encontrar la causa
del error, si se presenta.
- Auditoría fiscal: se realiza con el objetivo de velar por el cumplimiento de leyes
tribunales, para que las empresas y organizaciones paguen sus impuestos de
forma correcta.
- Auditoría Ambiental: el objetivo de esta auditoría es determinar el impacto
ambiental que se genera por parte de alguna entidad u otro órgano social, para
dar soluciones o prevenir daños con respecto al medio ambiente.
- Auditoría Médica: tiene como objetivo analizar la calidad en la prestación del
servicio de salud a la población por parte de clínicas y hospitales, se lleva a
cabo por medio de datos estadísticos y evidencia ocular.

El inicio y frecuencia de las auditorías de calidad, las fija el auditor con el auditado en
función de:

 Evaluación inicial de un proveedor para establecer relaciones

contractuales.
 Verificación durante relación contractual de que el sistema de la calidad
del proveedor satisface los requerimientos especificados y está implantado.
 Cambios en el sistema de la calidad o que puedan afectarlos.
 Resultados de auditorías anteriores.
 Seguimiento o renovación de la certificación.

Las tres “C” de la auditoria:

 Auditoría de conformidad o de implementación, que tienen la finalidad
de conocer la eficacia de un sistema de gestión dentro de la empresa y
compara el manual de calidad con la norma ISO.
Auditoría de concordancia, evalúa la eficiencia de la implantación del
Sistema de Gestión de Calidad y compara los procedimientos generales con la
Norma ISO.
Auditoría de cumplimiento, es aquella modalidad auditora en la cual se
comprueba de forma exhaustiva que una empresa o institución cumple con la
normativa y legislación correspondiente a su sector, entorno o territorio. Es
decir, evalúa la efectividad del Sistema de Gestión de Calidad, compara los
procedimientos con las actividades que realizan.

Los requisitos básicos que deben reunir un auditor son:

 EDUCACIÓN
 EXPERIENCIA
 CAPACIDAD DE OBSERVACION
 CAPACIDAD DE COMUNICACIÓN

Además, entre otros aspectos debe:

 Estar capacitado para desarrollar sus actividades
 Tener equilibrio psicológico para enfrentar dificultades
 Tener paciencia y saber escuchar
 Ser humilde
 Ser Imparcial
 Tener flexibilidad y habilidad en el trato con personas
 Tener espíritu de liderazgo
 Tener habilidad para la comunicación oral y escrita

En un servicio de Alimentación se audita: todo el sistema de gestión de calidad.

Conviene que todos los elementos sean auditados y evaluados internamente en forma
regular, teniendo en cuenta el estado y la importancia de la actividad por auditar,
abarcando al menos personal, instalaciones, mantenimiento de edificios y equipos,
almacenamiento de materias primas, productos intermedios y terminados, equipos,
producción y controles durante el proceso, documentación, saneamiento e higiene,
calibración de instrumentos o sistemas de edición, manejo de reclamos, control de
calidad, y por supuesto, resultados de inspecciones anteriores y medidas correctivas
adoptadas, a fin de contar con la mayor cantidad de información posible para realizar
el posterior análisis, comparación e intervención llegando a mejoras o cambios que
favorezcan a dicho servicio de alimentación.

El propósito de las auditorías consiste en:

 Determinar si los sistemas y procedimientos establecidos son efectivos.
 Hacer recomendaciones para el mejoramiento de las políticas,
procedimientos, sistemas, normas, entre otras.
 Verificar continuamente la efectividad de los controles establecidos.
 Determinar si los sistemas y procedimientos establecidos son eficientes
para alcanzar los objetivos fijados y asegurar el cumplimiento de las políticas
establecidas.
 Certificar

Los Objetivos de la Auditoría son:

 Determinar el cumplimiento de los requisitos de la norma 27001
 Determinar la EFICACIA de los procedimientos existentes en el manual
de políticas de calidad de la organización
 Determinar la conformidad o no de los elementos del sistema de calidad
con los requisitos específicos
 Determinar la efectividad del sistema de calidad instrumentado
 Proporcionar al auditado una oportunidad para MEJORAR el
departamento de sistemas, es decir evaluar la necesidad de introducir mejoras
o acciones correctivas oportunamente, o bien satisfacer requisitos
reglamentarios
 Verificar si se cumplen los requisitos del sistema de gestión de calidad y
si dicho sistema es efectivo
 Cumplir con los requisitos reglamentarios
 Dar la oportunidad a la organización auditada de incorporarse a un
registro de organizaciones certificadas, si se hace una auditoria de certificación
 Evaluar e informar a la Gerencia sobre las normas que se aplican
realmente en la organización en todos los procesos.
 Evaluar e informar si se cumplen en la práctica las pautas establecidas
por la Gerencia, relativas al control interno.
 Evaluar si las pautas de control interno satisfacen los requerimientos de
la organización teniendo en cuenta el tamaño y sus características.
 Brindar asesoramiento a la Gerencia y al resto de la organización.
  Comprobar y promover la eficiencia de los distintos procesos operativos.
 Corroborar que las cifras presentadas en los estados contables sean
razonables.

Los factores básicos que pueden motivar a una organización a realizar una
auditoría son su propio interés y el deseo de seguir adelante con un negocio
provechoso. Pero el estímulo para el proceso auditor también puede ser externo, y
producido por una solicitud del cliente o por cualquier otra necesidad.
Por lo tanto, una auditoría se llevara a cabo cuando:
 Exista la necesidad de evaluar el sistema de calidad implementado
 Antes de adjudicar un contrato de servicio u orden de compra, para ver
si el proveedor reúne los requisitos que yo haya planteado en el pliego.
 Después de adjudicado un contrato u orden de compra y comenzado el
programa de gestión de la calidad.
 Existe sospecha de un mal funcionamiento en el producto o servicio
 Cambios de organización o de métodos de trabajo
 Existen los medios para detectar mejoras
 Se cumple el programa de auditorías periódicas

Elementos necesarios en un Programa de Auditoría

Todas las organizaciones que establecen un sistema de gestión de calidad

deberán crear un programa de auditorías, que es el conjunto de una o más auditorías
planificadas para un periodo de tiempo determinado. En él se establecerán las fechas
en que se realizarán, tanto internas como externas. Los aspectos que se tienen en
cuenta son:

 Los procesos que se deben auditar

 La frecuencia
 Tipo de auditoría
 Fechas de realización

Para la realización de un óptimo programa de auditoría se debe contar con los

siguientes elementos:

 Declaración de política y compromiso de la dirección

 Disponibilidad de recursos
 Responsable del programa, es decir un auditor jefe
 Procedimientos escritos y técnicas adecuadas para hacer la auditoria
  Equipo auditor para cada auditoria de sector, con su correspondiente
responsable.
 Acceso del equipo a instalaciones, registros y a responsables
 Definir de qué manera y a quienes se hace llegar la información de los
resultados de la auditoria

Responsabilidades del auditor:

• Planificar y desarrollar objetiva, efectiva y eficientemente las tareas

asignadas.
• Preparar los documentos de trabajo.
• Recopilar y analizar las evidencias.
• Documentar las observaciones.
• Participar en la elaboración del informe con los resultados de la
auditoría
• Verificar si se ejecutaron las acciones correctivas de las no
conformidades detectadas en auditorias anteriores, en el tiempo pactado y si
fueron efectivas.
• Retener y salvaguardar los documentos pertinentes a la auditoría.
• Cooperar con y asistir al auditor responsable.

Responsabilidades del auditado:

• Informar al personal involucrado los objetivos y alcance de la auditoría.

• Designar miembros responsables de su personal para acompañar a los
miembros del equipo auditor.
• Poner todos los medios para asegurar un efectivo y eficiente proceso de
auditoría.
• Permitir el acceso de los auditores a las instalaciones y a las evidencias
objetivas.
• Cooperar con los auditores para alcanzar los objetivos de la auditoría.
• Determinar e iniciar acciones correctivas basadas en el informe de las
auditorías.

Etapas de una Auditoría

1. Fase de preparación: comienza con la decisión de realizar una

auditoría, comprende todas las actividades de la selección del equipo hasta la
recogida de información in situ.
Pasos de la primera fase:

 Definir el propósito de la auditoría.

 Definir el ámbito de la auditoría.
 Determinar los recursos que se van a aplicar.
 Identificar la autoridad de la auditoría.
 Identificar los requisitos para la actividad auditada.
 Adquirir conocimientos técnicos de los procesos que se van a auditar.
 Preparar un plan para la auditoría y ponerse en contacto con los que
van a ser auditados.
 Realizar una evaluación inicial, desde los documentos de nivel inferior
hasta los requisitos de más alto nivel.
 Preparar los papeles de trabajo para la recogida de datos.

2. Fase de ejecución: comienza con la reunión inaugural in situ y

comprende la recogida y análisis de la información. Normalmente se consigue
mediante entrevistas, observando las actividades, y examinando artículos y
registros.
3. Fase de Información: abarca la traducción de las conclusiones del
equipo auditor a un producto tangible. Incluye la reunión final con los recién
auditados y la publicación del informe formal de la auditoría.
4. Fase de cierre y/o seguimiento: se refiere a las acciones resultantes del
informe y la documentación de todo el esfuerzo auditor. Para auditorías que
resulten de la identificación de algunos puntos débiles, la fase de cierre puede
incluir el seguimiento y evaluación de las acciones posteriores realizadas por
otros para arreglar el problema y evitar su repetición. A esto se le llama acción
correctora. La auditoría y la acción correctora son sistemas separados pero
relacionados.

Los problemas comunes en una auditoría son:

- Inadecuada planificación y preparación

- Falta de claridad al definir el alcance
- Procedimientos inadecuados
- Falta de entrenamiento de los auditores
- Falta de seguimiento de las deficiencias detectadas en las auditorías
por parte del auditor responsable
- Asumir una responsabilidad que no nos corresponde
 - Establecer documentos innecesarios
- Adoptar una misma actitud de competencia con el auditor

Como nutricionista, es importante auditar un Servicio de alimentación de una

institución hospitalaria porque:

 Permitirá garantizar y mejorar el Servicios de Alimentación el cual será

seguro y de alta calidad y con el aporte nutricional necesario para cada
paciente, asegurando que la manipulación y elaboración de alimentos que
se sirven a los pacientes se realiza con las máximas garantías y requisitos,
es decir que los alimentos que allí se elaboran sean seguros en todo
momento, para evitar potenciales riesgos relacionados con la salud, como
por ejemplo provocando una desnutrición hospitalaria lo que incrementaría
la estancia y los costos sanitarios.
 Prevendrá situaciones que afecten la seguridad o empeoren la salud de
los pacientes, como así también permita el mejor desempeño del personal
que trabaja en la institución, que se refleja por la adecuada atención a los
pacientes, previniendo el daño y la denuncia de usuarios.
 Identificara aquellas acciones deficientes, puntos débiles a mejorar, así
como también sus fortalezas. Además, permite observar si el cumplimiento
de las normas se realiza de manera adecuada ya que el mismo se verá
reflejado en la calidad del servicio ofrecido.
 Es necesario que la auditoria se realice de manera periódica no solo
con el fin de evitar errores futuros sino también para destacar y reforzar las
acciones positivas del personal, además también para evaluar las mejoras
introducidas y si se reflejan en el producto/servicio final.
 Permitirá establecer si hay un manejo adecuado de los recursos
disponibles, planificar capacitaciones para el personal y de esta manera
mejorar la calidad del servicio.
 Verificara que se esté cumpliendo con las metas propuestas, los
procedimientos, actividades, técnicas y equipos de control, deben ser lo
suficientemente apropiados como la producción y el servicio. A fin de
encontrar problemas o falencias en el servicio de alimentación, buscar
soluciones y ejecutarlas. Sin embargo, no siempre ocurre esto, ya que
muchas veces se ven actividades con un gran control en ciertas áreas
mientras que, en otras, no se efectúa ninguno.
 Los controles de calidad son esenciales en todas las etapas del proceso
que se sigue en el servicio de alimentación. Desde la elaboración de las
especificaciones para los productos a comprar, pasando por la producción
hasta llegar al servicio de comidas con el fin de lograr la satisfacción de los
comensales, evaluando la productividad de los empleados y la
responsabilidad financiera. Permite formular oportunamente las
recomendaciones necesarias para implementar procesos de mejora
continua de la calidad del servicio.
 Garantizara un sistema de gestión de alta calidad como también una
seguridad alimentaria.
 Permitirá por ejemplo determinar el correcto manejo tiempo y
temperatura de los alimentos, identificar los peligros reales y potenciales a
lo largo del procesamiento. Además, podemos intervenir auditando las
bandejas realizando una evaluación detallada de las mismas y se podrá
identificar problemas como también controlar el desempeño de quienes la
presentan y sirven, realizando visitas o entrevistas a los
usuarios/comensales, constantemente debemos revisar a los pacientes con
dietas especiales o problemas nutricionales con el objetivo de determinar la
calidad del servicio brindado. También se pueden realizar auditorías de la
capacitación en servicio del personal mediante exámenes u observaciones.
 Brindará la oportunidad de mejorar el sistema en general, identificando
problemáticas, pero también brindando soluciones.
 Si bien la auditoría en un principio puede resultar en un rechazo por
parte de los auditados, no debe tomarse de esta forma, sino abrirse a la
posibilidad de recibir recomendaciones para el mejoramiento de las
políticas, procedimientos, sistemas, normas, entre otras, para lograr una
atención de excelencia para quienes son receptores de este servicio en
especial las personas que se encuentran en recuperación de su salud.
 Contribuiría a la mejora del servicio y no conformarnos con lo que
estamos haciendo sino encontrar pequeñas falencias para seguir
mejorando y obtener resultados de calidad, ya que la auditoría es una
herramienta que determina la eficacia de las acciones establecidas para
alcanzar los objetivos de calidad, evaluando si es necesario introducir
mejoras en las actuaciones.