Principales aspectos que reúnen las

auditorías de un SGC
 CONCEPTOS
Auditoría
Una auditoría es un proceso sistemático, independiente y documentado para obtener
evidencias objetivas de la auditoría, y evaluarlas de manera objetiva con el fin de
determinar el grado en que se cumplen los criterios de auditoría.

Se puede decir que una auditoría es el examen, por parte de personas neutrales, del
cumplimiento de una determinada norma o procedimiento.
De modo más sencillo, la auditoría es una actividad de análisis que, partiendo del punto
inicial de recabar información, la evalúa para determinar posibles errores, estableciendo
pautas para corregirlos.
 CONCEPTOS

Se concluye que la auditoría es:

Un examen metódico y documentado.
Independiente, es decir, realizado por personas que no tengan responsabilidad
directa en los sectores que se desea auditar.
 CONCEPTOS

Acción correctiva. Acción para eliminar la causa de una no conformidad y

evitar que vuelva a ocurrir.
Acción preventiva. Acción tomada para eliminar la causa de una no
conformidad potencial u otra situación potencial no deseada.
Corrección. Acción tomada para eliminar una no conformidad detectada.
No conformidad. Incumplimiento de un requisito.
Requisito. Necesidad o expectativa establecida, generalmente implícita u
obligatoria.
 CONCEPTOS
Auditoría. Proceso sistémico, independiente y documentado para obtener evidencias de la
auditoría y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar la extensión en que se
cumplen los criterios de auditoría.
Auditor. Persona que lleva a cabo una auditoría.
Auditado. Organización que es auditada en su totalidad o partes.
Cliente de la auditoría. Organización o persona que solicita una auditoría.
Criterios de auditoría. Conjunto de requisitos usados como referencia frente a la cual se
compara la evidencia objetiva.
Conclusiones de la auditoría. Resultado de una auditoría, tras considerar los objetivos de la
auditoría y todos los hallazgos de la auditoría.
 CONCEPTOS
Equipo auditor. Una o más personas que llevan a cabo una auditoría con el apoyo, si es
necesario, de expertos técnicos.
Experto técnico. Persona que aporta conocimientos o experiencia específicos al equipo auditor.
Evidencia objetiva. Datos que apoyan la existencia o verdad de algo.
Evidencia de la auditoría. Registros, declaraciones de hechos o cualquier otra información que
son pertinentes para los criterios de auditoría y que son verificables.
Hallazgos de la auditoría. Resultados de la evaluación de la evidencia de la auditoría recopilada
frente a los criterios de auditoría.
Programa de auditoría. Acuerdos para un conjunto de una o más auditorías planificadas para un
periodo de tiempo determinado y dirigidas hacia un propósito específico.
Plan de una auditoría. Descripción de las actividades y de los detalles acordados de una auditoría.
 Objetivos de la auditoría
Estudiar los documentos del sistema para determinar si se ajustan a las normas de
referencia correspondientes.
Evaluar la capacidad del sistema de gestión para asegurar el cumplimiento de los requisitos
legales, reglamentarios y contractuales.
Comprobar la adecuación de la Política de calidad al funcionamiento del sistema y a las
actividades de la empresa.
Verificar el grado de cumplimiento de los objetivos de la Política.
Establecer el nivel de cumplimiento de los procesos que forman parte del Sistema de
Gestión, y de esta forma:.
 Objetivos de la auditoría
□ Comprobar que se implementa y mantiene el SGC.
□ Comprobar que el cumplimiento de los procesos permite alcanzar los objetivos de la
empresa así como la implantación de la Política de calidad.
□ Identificar riesgos y oportunidades.
□ Proponer las acciones correctivas y de mejora necesarias para alcanzar el cumplimiento
de los procesos y de los objetivos.
□ Proponer la modificación de la información documentada cuando se demuestre que no
es la adecuada para el desarrollo de la empresa.
□ Prevenir la repetición de problemas.
□ Identificar las áreas de mejora potencial del sistema de gestión.
 Finalidad de la auditoría
El estudio del proceso auditado y el examen de su cumplimiento por parte de los auditores,
junto con la aportación creativa de los responsables del proceso, proporcionan la ocasión de
simplificar y mejorar la operación, con las miras puestas en el aumento de la calidad y la
reducción de los costes.
En consecuencia, las auditorías se realizan con la finalidad de determinar:
La adecuación del Sistema de Gestión de la organización a la norma de referencia
específica.
La conformidad de las actuaciones del personal de una organización con referencia a
los requisitos de su programa de calidad según lo definido en la documentación.
La eficacia de las distintas actividades que constituyen el sistema de gestión de la
organización, y de las medidas correctivas y/o preventivas adoptadas.
 Filosofía basada en la prevención

Hay que tener en cuenta, no obstante, que la filosofía de los sistemas de gestión está
basada en la prevención más que en la detección de problemas, y por ello debemos
dar mayor importancia a:
Detectar pronto el problema.
Conocer la profundidad del problema.
Descubrir la causa del problema.
 Principios de auditoría

Para que la auditoría sea una herramienta eficaz y fiable y proporcione información sobre la
cual una organización pueda actuar para mejorar su desempeño, debe apoyarse en una serie
de principios, como son:
Integridad: los auditores y demás personas que gestionan un programa de auditoría
deberían desempeñar su trabajo de forma profesional, ética, responsable e imparcial.
Presentación imparcial: la comunicación e información debería ser veraz y precisa.
Debido cuidado profesional: los auditores deberían proceder con diligencia y juicio al
auditar.
Confidencialidad: se debería dar un tratamiento seguro a la información.
 Principios de auditoría
Independencia: se debería garantizar la imparcialidad de la auditoría, así como la
objetividad de las conclusiones de la auditoría.
Enfoque basado en la evidencia: se deberían aportar evidencias verificables como base para
alcanzar conclusiones de auditoría confiables y reproducibles en un proceso de auditoría
sistemático.
Enfoque basado en el riesgo: la auditoría debería tener en consideración los riesgos y las
oportunidades.
La adherencia a estos principios es un requisito previo para proporcionar conclusiones de
auditoría que sean relevantes y suficientes, y permitir que los auditores, trabajando
independientemente unos de otros, alcancen conclusiones similares en las mismas
circunstancias.
 Características de una auditoría
Para poder realizar una auditoría, debe estar implantada e implementada en la
organización, la norma de referencia sobre la que se aplica dicha auditoría.
 Personal

Resulta imprescindible contar con personal preparado para llevarla a cabo. En caso
contrario, no se alcanzarán los objetivos de evaluación deseados y el personal
auditado sufrirá una importante desmotivación al ser juzgado por personas a las que
no considera con nivel suficiente para ello.
 Documentación e información
Datos estadísticos sobre calidad del producto o Informes de auditorías precedentes (si
del proceso. procede).
Información sobre el estado y los logros Informes de No Conformidad (de Sistema y de
alcanzados por la competencia. producto).
Manual de Calidad. Procesos/Procedimientos Registros sobre acciones correctivas y de
Generales de Calidad. mejora implantadas o propuestas recientemente.
Instrucciones Técnicas. Registros y documentos exigidos por la norma
Datos sobre costes de calidad de referencia.
Especificaciones técnicas. Información sobre Riesgos y Oportunidades.
Normativa y legislación aplicable. Información sobre las Partes Interesadas
pertinentes y sus requisitos.
Quejas o reclamaciones de clientes.
Etc.
 Consideraciones durante el desarrollo de la
auditoría

En el desarrollo de la auditoría, el auditor ha de tener siempre en cuenta que:

Se evaluarán solamente evidencias objetivas y contrastadas.
En caso de detectarse una posible deficiencia se investigará hasta confirmarla
o no, averiguar si es fortuita o sistemática y si es posible, identificar sus causas
y efectos.
Se debe hacer un seguimiento exhaustivo de las anomalías detectadas en
anteriores auditorías.
 Verificaciones durante la auditoría

Revisión de los documentos del sistema de gestión de la calidad aplicables, para comprobar que
la organización auditada dispone de los documentos del sistema de gestión requeridos en la norma
de aplicación.
Examen de los registros y evidencias documentales que demuestren el cumplimiento de las
disposiciones del Sistema de Gestión de la Calidad.
Supervisión directa de los procesos para comprobar que las actividades se desarrollan de la
manera prevista en la documentación del Sistema de Gestión de la Calidad.

Es fundamental que el auditor muestre al auditado las evidencias de auditoría encontradas,

asegurándose de que este las comprende y acepta. Esto evitará discusiones durante la reunión de
cierre.
 Tipos de auditorías

Auditorías internas, realizadas con fines internos por la organización o en su

nombre.
Auditorías externas, realizadas por auditores que no pertenecen a la organización
auditada.
A las auditorías internas se las conoce también como auditorías de primera parte,
mientras que a las auditorías externas se las conoce como auditorías de segunda o de
tercera parte:
 Participantes en una auditoría

Partes implicadas

Cliente de auditoría.
Organización auditora.
Organización auditada.
Cliente de la auditoría
El cliente es la persona u organización que solicita una auditoría.
Posibles clientes
Un comprador, actual o potencial, que quiera evaluar la capacidad de un
determinado proveedor para suministrar productos o materias primas que
satisfagan sus necesidades o cumplan determinados requisitos especificados. Este
comprador será cliente cuando encargue la realización de la auditoría del
proveedor a un tercero.
Una organización que quiera establecer auditorías como parte de una evaluación
continua o para detectar cualquier anomalía del Sistema de Gestión.
Cliente de la auditoría
La Administración, cuando es un organismo oficial el que requiere a empresas suministradoras
de ciertos productos o servicios especiales que se sometan a una auditoría a cargo de entidades de
certificación acreditadas, organismos de control u otros entes concesionarios.
El propio auditado, que puede requerir:
□ A una organización especializada externa, una evaluación de su sistema.
□ A miembros de la propia organización, la realización de auditorías internas para la
evaluación de su sistema.
□ A una entidad de certificación, la realización de una auditoría del sistema, con vistas a la
obtención del certificado de gestión de la empresa.
□ A un organismo independiente, para determinar si el sistema permite la gestión adecuada
de los productos que se van a suministrar (entidades de inspección o reglamentarios).
Funciones del Cliente
Definir los objetivos de la auditoría.
Definir el alcance de la auditoría.
Determinar las normas de referencia a utilizar.
Seleccionar o contratar al personal auditor.
Determinar el periodo de duración de la auditoría (en función del tipo de auditoría
que se lleve a cabo).
Colaborar en todo momento con el auditor.
Organización auditora
La organización auditora es aquella que planifica y dirige el proceso de auditoría.
También selecciona o contrata los auditores para cada auditoria, asegurando su
cualificación e idoneidad.
Para auditorias de primera parte, la organización auditora es nombrada por la
dirección. En empresas muy pequeñas, la responsabilidad de planificar y dirigir las
auditorías internas generalmente recae sobre el Responsable de Calidad o
Representante de la Dirección. Los auditores pueden ser internos o contratados
externamente.
 Para auditorias de segunda parte, la organización auditora puede ser del cliente de
la auditoria (la organización que quiere auditar a sus proveedores) o puede
subcontratarse. Para auditorias de tercera parte, la organización auditora siempre es
externa e independiente.
Para el caso especial de certificación, la organización auditora, además de
independiente, conviene que sea acreditada por un ente nacional o internacional.
Categorías del auditor

Líder del equipo auditor: Auditor designado para dirigir, planificar y actuar como
interlocutor principal al informar de las desviaciones encontradas y evaluar las
acciones correctivas.
Auditor: Persona que realiza cualquier parte de la auditoría, bajo la dirección del
jefe del equipo..
Categorías del auditor
Pueden sumarse a los auditores otros colaboradores, tales como: auditores en
prácticas, traductores e intérpretes o, incluso, observadores. Estos últimos, los
observadores, acostumbran a ser:
Personas de la propia organización auditada, que han manifestado su deseo de
presenciar la auditoría para su aprendizaje personal.
Personas pertenecientes o representantes de algún comprador.
Personal propio de la entidad auditora cuya intención es evaluar al auditor con
vistas a su registro y cualificación. Estos observadores deben permanecer neutrales
en cuanto al desarrollo de la auditoría y no interferir en su ejecución.
Funciones del auditor
Convenir con el cliente los objetivos, alcance y criterios de la auditoría.
Convenir con el cliente y auditado la fecha y duración de la auditoria.
Seleccionar el equipo auditor idóneo para cada auditoría específica.
Suministrar los recursos para la realización de la auditoria.
Asegurar que el equipo auditor realice la auditoría según los criterios establecidos.
Recibir el informe de la auditoria elaborado por el equipo auditor.
Entregar el informe al cliente de la auditoria y al auditado.
Organización auditada
Puede tratarse de:
Una organización completa o sólo de unos centros de producción.
Todo el sistema de gestión de la calidad o sólo de algunas áreas, departamentos, o
funciones.
Coincidencia entre cliente y auditado
La figura del cliente y del auditado coinciden en la misma organización o persona
cuando es esta la que encarga a un tercero (una entidad de certificación, por
ejemplo) la realización de la auditoría de su propio sistema de gestión (a fin de
recibir un certificado y/o ser incluido en un registro de empresas certificadas).
Funciones del auditado
Enlace con los auditores para planificar la auditoria.
Suministrar acceso a las áreas a auditar.
Suministrar la información y datos requeridos por los auditores.
Cooperar con los auditores para facilitar la auditoria.
Animar a los empleados a participar.
Actuar sobre los hallazgos de la auditoria.
Suministrar recursos para las acciones correctivas y preventivas.
Auditorías y certificación
Certificación
La certificación es un modo de confirmar, de cara al exterior de la empresa, que la
organización es capaz de asegurar la calidad de sus productos.
Se trata de un certificado expedido por un organismo reconocido oficialmente en el que se
identifica la conformidad del Sistema de Gestión de la empresa de acuerdo con la norma en
la que se basa dicho sistema.
Es decir, la certificación tras las auditorías de comprobación, identifica la conformidad de un
producto o de un sistema con los requisitos contenidos en una Norma.
La certificación del sistema es de carácter voluntario y la realiza una entidad privada,
organismo independiente de la organización, la cual ha de estar acreditada por una entidad
de acreditación.
Ventajas
Mejora la imagen exterior de la empresa aumentando su credibilidad.
Mayor transparencia.
Incremento de la confianza de los consumidores, distribuidores y autoridades
gubernamentales.
Aumenta la capacidad competitiva de la organización.
Accesos a nuevos mercados y especificaciones de clientes.
Supone un argumento comercial eficaz.
Disminuye el número de Auditorías Internas por parte de los clientes.
Validez

Una vez que la entidad otorga el certificado, este tiene una validez limitada. Al
finalizar ese período de tiempo es necesario realizar otra auditoría para su
renovación, de este modo se comprueba el mantenimiento de las condiciones de
concesión del certificado.
Generalmente, una vez obtenido el certificado tiene un período de validez de tres
años, una vez finalizado este período se realiza otra auditoría para su renovación y en
el transcurso del mismo se realizan auditorías de seguimiento de forma anual.
Finalizar la clase

¿Qué se llevan?

Tres personas