UC08 - Principales Aspectos que Reúnen las Auditorías de un

Conceptos Básicos y Definiciones de Interés

Cuando una organización ha conseguido mejorar sus procesos e implantar un Sistema de

Gestión de Proyectos, es común que decida que ha llegado el momento de presentarse a
una auditoría que corrobore dicha implantación por un tercero, un auditor externo.

Una auditoria de gestión de proyectos tiene la finalidad de evaluar la “salud” de un

proyecto, programa o portafolio de forma frecuente. Son una parte esencial de las
actividades de evaluación de la conformidad

Conceptos Básicos y Definiciones de Interés

Auditoría

Una auditoría es un proceso sistemático, independiente y documentado para obtener

evidencias de la auditoría, y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar el
grado en que se cumplen los criterios de auditoría.

ISO 19011 “DIRECTRICES PARA LA AUDITORÍA DE SISTEMAS DE GESTIÓN”

Se puede decir que una auditoría es el examen, por parte de personas neutrales, del
cumplimiento de una determinada norma o procedimiento.

De modo más sencillo, la auditoría es una actividad de análisis que, partiendo del punto

inicial de recabar información, la evalúa para determinar posibles errores, estableciendo
pautas para corregirlos.

No se trata de un “proceso policial”, sino de un proceso técnico, en el cual el auditado tiene

que ver siempre la parte positiva de recibir información sobre el funcionamiento de la
empresa.

Una auditoría tampoco debe convertirse en una simple inspección rutinaria y en su

desarrollo no solamente participan la persona o equipo auditor, sino los propios auditados.
El éxito y la eficacia de una auditoría dependen de la cooperación de todas las partes
involucradas.

De esta forma, se puede concluir que una auditoría es:

 Un examen metódico y documentado.

 Independiente, es decir, realizado por personas que no tengan responsabilidad
directa en los proyectos que se desea auditar.

Conceptos Básicos y Definiciones de Interés

Definiciones
Como definiciones de imprescindible conocimiento se pueden destacar las que siguen, que
se encuentran recogidas en las Normas:

 ISO 9000. “Sistemas de Gestión de la Calidad. Fundamentos y vocabulario”.

 ISO 19011. “Directrices para la auditoría de los sistemas de gestión”

La auditoría de un Sistema de Gestión de Proyectos se utiliza con el fin de verificar si el

sistema de gestión ha sido convenientemente desarrollado, documentado,
implantado y está siendo seguido por la organización.

Para ello, el auditor realiza una evaluación completa del sistema de gestión y elabora un
informe detallado.

En caso de detectarse desviaciones respecto al sistema, la empresa deberá llevar a cabo las
acciones correctivas que sean necesarias para solucionarlas.

Objetivos de la Auditoría

 Estudiar los documentos del sistema para determinar si se ajustan a

las normas de referencia correspondientes.
 Evaluar la capacidad del sistema de gestión para asegurar el
cumplimiento de los requisitos legales, reglamentarios y contractuales.
 Establecer el nivel de cumplimiento de los procedimientos que
forman parte del Sistema de Gestión, y de esta forma:
o Comprobar que el SGP se implementa y mantiene.
o Garantizar el cumplimiento de los controles internos establecidos
en la organización.
o Dar seguimiento al plan del proyecto.
o Conocer el control del programa, el coste y la calidad.
o Analizar la calidad de los entregables.
o Identificar los factores para mantener al día el control de
cambios.
o Documentar las lecciones aprendidas.

El estudio del procedimiento auditado y el examen de su cumplimiento por parte de los

auditores, junto con la aportación creativa de los responsables del proceso, proporcionan la
ocasión de simplificar y mejorar la operación, con las miras puestas en el aumento de la
calidad y la reducción de los costes.

En consecuencia, las auditorías se realizan con la finalidad de:

 Observar la ejecución de los proyectos de forma que se pueda identificar los
posibles problemas y adoptar las medidas correctivas, cuando sea necesario, para
controlar la ejecución del proyecto.
 Determinar la adecuación del Sistema de Gestión de Proyectos implantado en la
organización a la norma de referencia específica.
 Comprobar el grado de confiabilidad de la información que produzca la
organización.
 Evaluar la calidad del desempeño en el cumplimiento de las responsabilidades
asignadas.
 Promover la eficiencia operacional.

Hay que tener en cuenta, no obstante, que la filosofía de los sistemas de gestión está
basada en la prevención, más que en la detección de problemas, y por ello debemos dar
mayor importancia a:

Las auditorías proporcionan a las Partes Interesadas de la

empresa evidencias objetivas basadas en hechos. Esto permite al
Patrocinador o Director del Proyecto tomar decisiones basándose en hechos y
no en hipótesis.

aracterísticas Generales de una Auditoría

Para poder realizar una auditoría, debe estar implantada e implementada en la

organización, la norma de referencia sobre la que se aplica dicha auditoría.

Resulta imprescindible contar con personal preparado para llevarla a cabo. En caso

contrario, no se alcanzarán los objetivos de evaluación deseados y el personal auditado
sufrirá una importante desmotivación al ser juzgado por personas a las que no considera
con nivel suficiente para ello.

Antes de realizar una auditoría, debe establecerse el objeto de tal auditoría, señalando

claramente sus límites, evitando así que estos puedan estar confusos, así como acopiarse
de cuanta documentación e información exista sobre el objeto a auditar.

Documentación e Información para Desarrollar una Auditoría

 Datos estadísticos sobre calidad del producto o del proceso.

 Información sobre el estado y los logros alcanzados por la competencia.
 Manual de Calidad.
 Procedimientos Generales de Calidad.
 Instrucciones Técnicas.
 Datos sobre costes de calidad.
 Especificaciones técnicas.
 Normativa y legislación aplicable.
 Quejas o reclamaciones de clientes.
 Informes de auditorías precedentes (si procede).
 Informes de No Conformidad.
 Registros sobre acciones correctivas y de mejora implantadas o
propuestas recientemente.
 Registros y documentos exigidos por la norma de referencia.
 Etc.

Así mismo, deberán establecerse los oportunos contactos con los responsables del
proceso auditado, en los que se explicará el objeto de la auditoría, presentándoles al
personal del equipo auditor y señalando las líneas generales de actuación de la misma.

En el desarrollo de la auditoría, el auditor ha de tener siempre en cuenta que:

 Se evaluarán solamente evidencias objetivas y contrastadas.

 En caso de detectarse una posible deficiencia se investigará hasta confirmarla o no,
averiguar si es fortuita o sistemática y si es posible, identificar sus causas y efectos.
 Se debe hacer un seguimiento exhaustivo de las anomalías detectadas en anteriores
auditorías.
 No se limita al análisis después de que los hechos ocurrieron sino que debe ser
realizada también durante el ciclo de vida del proyecto.

Verificaciones durante la Auditoría

Las verificaciones a efectuar durante la auditoría son, en general, de la

siguiente naturaleza:

 Revisión de los documentos aplicables del Sistema de Gestión de

Proyectos, para comprobar que la organización auditada dispone de los
documentos del sistema de gestión, requeridos en la norma de aplicación.
 Examen de los registros y evidencias documentales que
demuestren el cumplimiento de las disposiciones del Sistema de Gestión de
Proyectos.
 Supervisión del progreso y resultados del proyecto frente al Plan
establecido.

Una vez finalizada la auditoría, el auditor mantiene una reunión con el auditado, o
persona delegada, al que expone las desviaciones encontradas para obtener su acuerdo con
las mismas o para que formule sus observaciones. Tras la reunión, el auditor redactará el
correspondiente Informe de Auditoría.

La auditoría no debe tener un cariz de crítica destructiva. Es deseable que

se remarquen los aspectos positivos del sistema auditado, sin embargo, lo que
sí debe especificarse en el documento o informe final de la auditoría son todas
las no conformidades detectadas y verificadas sobre la base de evidencias
objetivas.

Participantes en una Auditoría

En un proceso de Auditoría se encuentran involucrados tres participantes: Cliente, Auditor y

Auditado. Conviene diferenciar claramente cada uno de ellos ya que, en ocasiones, algunas
de las figuras pueden llegar a coincidir.

Auditorías Internas y Externas

Las auditorías pueden ser clasificadas, en base a su origen, como:

 Auditorías internas, realizadas con fines internos por la organización o en su

nombre.
 Auditorías externas, realizadas por auditores que no pertenecen a la organización
auditada.

A las auditorías internas se las conoce también como auditorías de primera parte,

mientras que a las auditorías externas se las conoce como auditorías de segunda o
de tercera parte:

En cualquier caso, es un requisito básico la independencia del auditor de las

actividades auditadas. La credibilidad del auditor se basa en que sea, y sea visto, como
objetivo e independiente, para que la credibilidad de los resultados de la auditoría no se
vea comprometida.

Esta independencia es particularmente crítica en la realización de auditorías internas de

comprobación de la adecuación del sistema.

Por otro lado, las auditorías para evaluar la conformidad de las actividades realizadas en
relación con la documentación del sistema sí pueden ser llevados a cabo por auditores
propios de la empresa sin que se vea comprometida la condición de independencia, siempre
y cuando esos auditores no estén directamente implicados en las actividades objeto de
auditoría.

Asimismo, las auditorías internas son mucho más asequibles a todo tipo de empresas y

cuentan con la ventaja de un mayor conocimiento de los proyectos por parte del personal
auditor. Todo ello puede conducir a un reducido tiempo de realización y, como
consecuencia, a la posibilidad de llevarlas a cabo con frecuencia, de forma que el sistema
de auditorías se acabe convirtiendo en un medio habitual y rutinario de supervisión y
mejora.
Vídeo en la Web

Puedes encontrar un artículo de interés en el que el autor, Denise Robitaille, discute como
lograr lo mejor del proceso de auditoría y de los auditados.

Un trabajo desde dentro: auditorías internas.

Auditorías y Certificación de la Empresa

Una vez implantado el Sistema de Gestión, el siguiente paso es que la propia organización
se asegure y pueda asegurar de cara al exterior, que dicho sistema funciona eficazmente
en el marco de una política de calidad prefijada y que sus productos/servicios poseen la
calidad requerida.

La auditoría y la certificación surgen, de este modo, como herramientas vitales para

cubrir estas necesidades.

Auditorías y Certificación de la Empresa

Certificación

La certificación es un modo de confirmar, en general, de cara al exterior de la empresa, que

la organización es capaz de asegurar la calidad de sus productos. Se trata de un
certificado expedido por un organismo reconocido oficialmente en el que se identifica
la conformidad del Sistema de Gestión de la empresa de acuerdo con la norma, en la que
se basa dicho sistema.

Es decir, la certificación tras las auditorías de comprobación, identifica la conformidad de un

producto o de un sistema con los requisitos contenidos en una Norma.

La certificación del sistema es de carácter voluntario y la realiza una entidad privada,

organismo independiente de la organización, la cual ha de estar acreditada por una entidad
de acreditación.

Así por ejemplo, para el caso de España, la entidad debe estar acreditada por ENAC
(Entidad Nacional de Acreditación).

Ventajas de la Certificación

 Mejora la imagen exterior de la empresa aumentando su credibilidad.

 Mayor transparencia.
 Incremento de la confianza de los Stakeholders.
 Aumenta la capacidad competitiva de la organización.
 Accesos a nuevos mercados y especificaciones de clientes.
 Supone un argumento comercial eficaz.
 Disminuye el número de Auditorías Internas por parte de los clientes.
  Una vez que la entidad otorga el certificado, éste tiene una validez limitada. Al
finalizar ese período de tiempo es necesario realizar otra auditoría para su
renovación, de este modo se comprueba el mantenimiento de las condiciones de
concesión del certificado.

 Generalmente, una vez obtenido el certificado tiene un período de validez de tres

años, una vez finalizado este período se realiza otra auditoría para su renovación y
en el transcurso del mismo se realizan auditorías de seguimiento de forma anual.

Habilidad: Trabajo Individual

Trabajo Individual

Descarga desde la Plataforma, el/los Trabajo/s Individuales/s (TI) relacionado/s con esta
Unidad de Competencia y complétalo/s siguiendo las instrucciones indicadas en el archivo
“Instrucciones para la preparación y resolución de un Trabajo Individual”

Puedes acceder a este archivo a través de la ventana principal, “Campus Virtual”, dentro
del apartado Recursos > Documentación/ Documentación General.

Habilidad: Caso Práctico

Caso Práctico

Descarga desde la Plataforma el Caso Práctico (CP), relacionado con las Unidades de
Competencia del Módulo ó temáticas del Curso y resuélvelo, siguiendo las instrucciones
indicadas en el archivo “Instrucciones para la preparación y resolución de un Caso
Práctico”.

Puedes acceder a este archivo a través de la ventana principal, “Campus Virtual”, dentro
del apartado Recursos > Documentación/ Documentación General.

Debate

Sigue las instrucciones indicadas en el apartado Habilidades > Debate, de la Guía del

Alumno, y debate junto con el resto de compañeros en los diferentes temas abiertos.

Puedes acceder a la Guía del Alumno a través de la ventana principal, “Campus Virtual”,
dentro del apartado Recursos/Documentación.

Actitud: Fomentar la Escucha Activa

Escucha Activa

Escuchar, entender y comprender la comunicación emitida por la persona que

habla o da una opinión.

El acto de escuchar es probablemente la herramienta más importante de la que disponen

una persona para influir en los demás.

Pero, para influir en los demás es necesario centrar los esfuerzos en entender primero lo
que la otra persona nos quiere decir.
Escuchar significa ser capaz de aceptar lo que la otra persona expresa, y en
ningún caso ignorar lo que el otro tiene que decir.

Escuchar de verdad es una tarea difícil. Es habitual prestar atención a la mitad o solo a una
parte de lo que se nos dice. Es más, fingimos que atendemos con frases como: “si te estoy
escuchando, continúa”, cuando en realidad hace tiempo que la persona ha desconectado de
lo que están comentando.

Es imprescindible en todo proceso de escucha activa con el fin de escuchar de verdad los
que la otra persona dice:

 Resumir lo hablado con la otra persona.

 Hacer preguntas para obtener si es posible mayor información.
 Determinar y clarificar el tema que centraba la conversación.