PROCEDIMIENTO DE SELECCIÓN Y

EVALUACION A PROVEEDORES

CODIGO HSEQ-PR.07
VERSION 04
FECHA DE APROBACION Noviembre 04 de 2017
FECHA DE ACTUALIZACION:17/02/2023

ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR:

Vanessa Molina Ing. Leonardo Molina Ing. Leonardo Molina

CARGO: CARGO: CARGO:
Director de gestión integral Director Expansión Corporativa Director Expansión Corporativa
FECHA: FECHA: FECHA:
23/10/2017 04/11/2017 04/11/2017
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TABLA DE CONTENIDO

1. Resumen
2. Objetivo
3. Alcance
4. Responsabilidades
5. Definiciones
6. Normatividad aplicable
7. Contexto de la organización
8. Descripción de la actividad
9. Diagrama de flujo
10. Riesgos y oportunidades
11. Mejora Continua
12. Formatos
13. Hoja de revisión y actualización
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1. RESUMEN

Para INGENIERIA JM S.A.S BIC ofrecer una alta calidad de nuestros

productos es de suma importancia, mantener la satisfacción de nuestros
clientes brinda a la organización motivación, es por esto que nuestros
proveedores desempeñan un papel de alta importancia en nuestra
organización.

2. OBJETIVO

El presente procedimiento tiene por objetivo establecer la metodología para

realizar seguimiento de aquellos proveedores cuyo impacto incide de manera
significativa sobre el producto final que genera INGENIERIA JM S.A.S.BIC

3. ALCANCE

Este procedimiento es aplicable al área de Calidad y al área HSE quien junto

al departamento administrativo y contable harán seguimiento a nuestros
proveedores.

4. RESPONSABILIDADES

Es responsabilidad del gerente general escoger adecuadamente a los

proveedores que trabajaran con la empresa.

Es responsabilidad del director de gestión integral junto con la gerencia aprobar

o no a los proveedores que deseen ser parte de la empresa.

5. DEFINICIONES

Proveedor Nuevo: Aquel proveedor al que no se le ha realizado ningún pedido

anteriormente.

Proveedor habitual: Aquellos proveedores con los que se tiene una relación
comercial prolongada en el tiempo y se les realizan pedidos de manera habitual.

Proveedor Activo: Proveedor al que no se permite realizar pedidos.

Proveedor Inactivo: Proveedor al que no se permite realizar pedidos. Su estado

en el Software de gestión es Inactivo, imposibilitando la compra a los mismos.
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Listado de Proveedores Evaluados: Listado donde se reflejan los resultados

de la evaluación de los proveedores, indicando su estado de Activo o Inactivo
para el siguiente periodo de evaluación.

6. NORMATIVIDAD APLICABLE

NTC ISO 9001:2015

NTC ISO 14001-2015
NTC ISO 45001-2018
DECRETO 1072-2015

7. CONTEXTO DE LA ORGANIZACIÓN

Para INGENIERIA JM S.A.S BIC realizar seguimiento a sus proveedores es de

vitalimportancia ya que dependen de ellos para poder dar cumplimiento a los
requerimientos solicitados por sus clientes y así lograr un alto estándar de
calidad en sus productos.

8. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES

8.1. Evaluación De Proveedores

• Para la evaluación de proveedores INGENIERIA JM S.A.S B I C

seguiráciertos criterios para su selección.

Disponibilidad Inmediata
Precio Ajustable al presupuesto
Tiempo de entrega Dentro del plazo de ejecución
Forma de pago Acordado con el proveedor
HSE Cumplir con la lista de chequeo

8.2. Evaluación De Proveedores De Servicio

Con el fin de lograr la satisfacción del cliente y la calidad del servicio se

realizara semestralmente una evaluación a proveedores y de servicios,
tarea que recaerá principalmente en el director de gestión integral los
aspectos a evaluar serán:

• Atención al cliente
• Servicio
• Calidad
• Precios
• Cumplimiento en la entrega
• HSE
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El evaluador llenara el registro de evaluación a proveedores con la

identificación da cada proveedor de acuerdo a su nombre/razón social para
posteriormente calificarlo de acuerdo a una escala de 1 a 5. Una vez
registrada la calificación en cada uno de los ítems los puntos se promediaran
y se obtendrán el total a los porcentajes establecidos.

8.3 Evaluación de proveedores

La evaluación de proveedores se realizará anualmente, quedando la fecha

registrada en el sistema, el departamento de calidad será responsable de
coordinar los pasos indicados en el procedimiento. Antes de la fecha
programada para la evaluación de proveedores el encargado de calidad
realizará una lista de los proveedores registrados en la bases de datos donde
aparecerá el nombre de proveedor al igual que el número de pedidos y el
número de incidencias. El listado será tomado como base para evaluar a cada
uno de los proveedores a la reunión asistirá un representante de cada
departamento. Para la evaluación se tendrán en cuenta:

• Incidencias registradas.
• Rapidez por parte del proveedor
• Volumen de compras
• Precios

Una vez evaluado todos los proveedores y registrada sus calificación total
este será aprobado o no por la gerencia.

8.4 Evaluación de proveedores HSE

Se realizara la evaluación de manera anual para los proveedores se requieran ser

evaluado dentro de nuestro SG-SST. Los proveedores son, se solicitara el nivel de
cumplimiento de la 0312-2019 avaluado por la ARL
:

Medishi medicina seguridad e higiene industrial SAS

Proveedor Cursos de alturas
Proveedor EPP
Proveedor disposición final RESPEL
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8.5 Proveedores con baja calificación

Los proveedores con baja calificación serán notificados después de cada

evaluación. En caso que durante 2 o más evaluaciones un mismo
proveedor obtenga calificaciones bajas el representante de gerencia o a
quien se designe, se comunicara con el proveedor con el fin de mejorar su
desempeño. El rango en los que se calificara a los proveedores serán:

ESCALA DE SELECCIÓN PORCENTAJES

Evaluación Muy alta
Muy alta 90-100%
Alta 70-89%
Media 52-69%
Baja 0-51%
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Cuando un proveedor obtenga una calificación baja, en un informe se

detallará los aspectos negativos a fin de que el evaluado tome las medidas
necesarias para lograr mejoras que reviertan los malos resultados
realizando un seguimiento a la reevaluación con los mismos criterios de la
evaluación. PROCEDIMIENTO SELECCIÓN Y EVALUACIÓN DE
PROVEEDORES.

8.6 DESCALIFICACIÓN DE UN PROVEEDOR

Un proveedor podrá perder su estado activo sin necesidad de esperar la

evaluación a proveedores esto podrá suceder por las siguientes acciones:

• Precios elevados
• Desaparición de la empresa
• Aparición de nuevos proveedores alternativos
• Acumulación de incidencias

Al presentarse un caso se procederá a diligenciar el formato

SEGUIMIENTO DE PROVEEDORES

8.6. SOLICITUD DE DOCUMENTACION HSE

Se le solicitara a todos nuestros proveedores la documentación pertinente

para dar cumplimiento al sistema de gestión de seguridad y salud en el
trabajo.

Se solicitara el nivel de cumplimiento de la 0312-2019 avaluado por la ARL

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9. DIAGRAMA DE FLUJO

INICIO

Nuevo Proveedor

Evaluación al Criterio de
proveedor evaluación
Registro de
evaluación

¿Proveedor
Aceptado?

No Si Base de datos
Fin

Criterio de
selección proveedor Reevaluar
proveedor

Pedido Criterio de
evaluación

Verificar si cumple Registro de no

los requisitos
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10. RIESGOS Y OPORTUNIDADES

CODIGO: Q-PR-01
RIESGOS Y OPORTUNIDADES VERSION:01
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MATRIZ DOFA

OPORTUNIDADES: AMENAZAS: 1. Mala calidad en los

1. Controlar la calidad de nuestros productos.
productos 2. Retraso en las entregas de los
2. Variedad de proveedores proyectos

FORTALEZA: ESTRATEGIAS FO: ESTRATEGIAS FA: (Defensivas)

1. Contar con un stock minimo en el (Ataque) 1. Seguimiento y control al stock del
almacen 1. Fidelizacion con los proveedores almacen

ESTRATEGIAS DO:
(Refuerzo/Mejora) ESTRATEGIAS DA
DEBILIDADES:
1. Revisar los productos que sean (Retirada)
1. No dar cumplimiento a los
entregados en las instalaciones de la 1. Verificacion de las fichas tecnicas
requerimientos de nuestros clientes.
empresa por parte de los de la mercancia entregada.
proveedores

FECHA CREACION: 23/10/2017 ELABORADO POR: Vanessa Molina

FECHA ACTUALIZACION: ELABORADO POR:
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FECHA: 23/10/2017
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11. MEJORA CONTINUA

Las mejoras continuas que se identifiquen en cada uno de los diferentes
Sistemas de Gestión con referencia a este procedimiento se reflejaran y
registrarán en el Formato de Acciones correctivas y preventivas.

12. FORMATOS

Registros Responsable de Archivo Tiempo de Archivo

Formato Matriz de Riesgos y
Director de gestión integral 5 Años
Oportunidades
Formato de Acciones correctivas
Director de gestión integral 5 Años
y preventivas
Formato de seguimiento a
Coordinador Logístico 5 Años
proveedores
Formato de evaluación a
Coordinador Logístico 5 Años
proveedores

13. Hoja de Revisiones / actualizaciones

HOJA ITEM
REV Nº FECHA MOTIVO APROBADO
MODIFICADA MODIFICADO

1 10-01-2021 Todo el Todo el Cambio de logo Si

documento documento
2 17-06-2022 Todo el Todo el Cambio de Si
documento documento legislación
3 17/02/2023 Todo el Todo el Actualización HSE Si
documento documento proveedores
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PROCEDIMIENTO DE
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