TEMA 5.

DESARROLLO DE LOS
PROCESOS DE CAPACITACIÓN
INTRODUCCIÓN

¡Estimado estudiante!
Te doy la bienvenida a esta sesión la materia de Capacitación para el desarrollo
organizacional, donde aprenderemos sobre la dirección de la capacitación dentro de las
organizaciones.
En esta sesión de este curso, se revisarán los siguientes temas:

5. DESARROLLO DE LOS PROCESOS DE CAPACITACIÓN.

5.1 PREPARACIÓN DE SECCIONES DE CAPACITACIÓN.
5.2 CONDUCCIÓN DE SECCIONES DE CAPACITACIÓN.
5.3 EVALUACIÓN DE SECCIONES DE CAPACITACIÓN.

La capacitación es de vital importancia en todas las empresas. Se puede definir como la

adquisición de conocimientos indispensables para lograr las competencias requeridas en
cada puesto de trabajo. Tiene objetivos específicos de mejorar la capacidad, la
productividad y el rendimiento. También se necesita para mantener y actualizar las
habilidades a lo largo de la vida laboral.
Una vez que se realiza la selección de colaboradores, es fundamental capacitarlos desde el
inicio mediante un plan de entrenamiento para las tareas específicas que se les han
asignado haciendo énfasis en la seguridad.

En el entorno empresarial dinámico actual, el conocimiento y las habilidades para

manejar los aspectos laborales pueden cambiar como consecuencia de la tecnología e
innovación. Por ello, se necesita una actualización continua, reconocer la importancia que
tiene y no debe constituir un mero cumplimiento normativo.

El proceso de capacitación consta de las siguientes etapas: detectar las necesidades de

capacitación y cuáles son las brechas que deseamos cerrar, identificar los recursos,
ejecución del programa de capacitación y, por último, la evaluación, control y
seguimiento.

Para llevar a cabo el Diagnóstico de Necesidades de Capacitación, partimos del perfil del
puesto del personal a capacitar, es decir, análisis organizacional. Se debe hacer un análisis
de las habilidades de la persona y de sus tareas. Este paso es crítico, ya que una correcta
identificación de las necesidades de capacitación ayuda a evitar gastos innecesarios.

La identificación de los recursos financieros (asignación de presupuesto), humanos

(personas involucradas), institucionales (organismos externos, públicos o privados) y, por
último, recursos materiales que utilizaremos en la capacitación o entrenamiento.

Con respecto al plan de capacitación debemos pensar y reconocer futuros

requerimientos. Se realiza la matriz de capacitación para efecto de llevar un control de
tiempos y movimientos, en el cual se incluye quién va a impartir la capacitación, si será
interna o externa y manejar el presupuesto, entre otros aspectos.

La ejecución del programa de capacitación consta de su implementación. Es importante

dar a conocer el objetivo, contenido, metodología, duración, participantes, lugar, horario,
instructor, bibliografía, recursos y evaluación, todo lo que debe incluir un curso bien
planificado.

Por último, se encuentra la evaluación, control y seguimiento. Esta es la clave para

mejorar el proceso de capacitación, ya que finalizada normalmente se lleva a cabo una
evaluación, que podría ser exitosa pero no quiere decir que se haya logrado el o los
objetivos propuestos. El éxito se mide cuando las competencias del trabajador mejoren,
cuando se cometan menos actos inseguros, cuando los métodos o la forma de trabajo
sean más seguro. Por tanto, la retroalimentación debe hacerse en todo el proceso, desde
el inicio, durante y al finalizar el programa de capacitación. Este paso debe ser sistemático
porque abarca todo el proceso, midiendo su efectividad o eficiencia.

El proceso de capacitación permite establecer y reconocer requerimientos futuros, el

suministro de empleados calificados y asegura el desarrollo de los recursos humanos
disponibles. Tiene la finalidad del perfeccionamiento técnico del trabajador.

Finalmente, ¿qué tiene como resultado esto? Realizar un trabajo seguro con calidad,
mayor utilidad y motivación, tanto para el trabajador como para el empresario.
5.1 PREPARACIÓN DE SECCIONES DE CAPACITACIÓN

Cuando una sesión de capacitación funciona bien, la mayoría de la gente sale pensando:
“Vaya, aprendí muchísimo sobre X” o “¡Genial! Ahora puedo hacer Y”. La otra cara de la
moneda, sin embargo, es lo que la gente piensa cuando una capacitación sale mal: “Ese
orador estuvo pésimo”. “No llegué a hacer ninguna de mis preguntas". "Esta capacitación
realmente no se ajustó a mis necesidades". "Llegué 45 minutos tarde porque no entendí
las instrucciones – qué vergüenza".

En esta sección hablamos sobre cómo diseñar una capacitación, tanto en cuanto al
contenido como a la presentación. Sin embargo, una vez que se ha logrado eso, sólo se
tiene ganada la mitad de la batalla. Resta todavía mucho trabajo por hacer – trabajo
importante que se puede convertir en un telón de fondo suave y perfecto para la
capacitación, o trabajo que se puede tornar una pesadilla tanto para la persona al frente
de la capacitación como para los asistentes si se hace mal. Este trabajo ordena todas las
piezas necesarias en la realización de una sesión de capacitación.

En esta sección vamos a avanzar sobre terreno más práctico y a planificar la logística de
organizar una sesión de capacitación. Comenzaremos por evaluar las ventajas que tiene
para una organización llevar a cabo una sesión de capacitación. Luego, consideraremos
cuándo podría ser el momento perfecto para que la organización ofrezca dicha
capacitación. Finalmente, llegaremos a la ejecución misma de la capacitación: Lo que se
debe hacer los días previos a la sesión de capacitación, durante la sesión misma y
finalmente, como seguimiento en los días posteriores.
¿CUÁLES SON LAS VENTAJAS DE OFRECER UNA SESIÓN DE CAPACITACIÓN?

En términos generales, la organización va a ofrecer una sesión de capacitación por una

razón básica: para brindar información y destrezas a la gente que lo necesita. Sin
embargo, hay una cantidad de ventajas "adicionales” al llevar a cabo una sesión de
capacitación. Algunas de ellas incluyen:

 Levantar la moral de la organización. Ofrecer una sesión de capacitación puede

generar un espíritu más optimista en la organización al aumentar la satisfacción
que los empleados y /o voluntarios sienten con respecto a su trabajo. Aprender a
organizar una capacitación puede desarrollar extraordinariamente la confianza en
personas que no tienen mucha experiencia dirigiendo proyectos grupales. Una
explicación de esto es que los resultados de organizar una sesión de capacitación
son completamente tangibles—los organizadores pueden observar que la gente
aprende y gana confianza con sus habilidades. También, si al final los asistentes
llenan formularios de evaluación, los organizadores tienen una realimentación casi
inmediata sobre sus fortalezas y debilidades.
 Ofrecer sesiones de capacitación puede volver más eficaz a la organización. Esto
puede ocurrir de varias maneras. Primero, si la capacitación (al menos en parte) es
para el personal o voluntarios involucrados con la organización, se verán los
beneficios inmediatos dado que se vuelven mejores en lo que hacen. Si la
capacitación también incluye a otros miembros de la comunidad que no están
directamente relacionados con la organización, los asistentes aprenderán más
acerca de la organización y su causa --¡e incluso podrían decidir anotarse como
voluntarios! Finalmente, un buen maestro (o facilitador) siempre aprende de sus
alumnos. De modo que, si el o los capacitadores mantienen un contacto regular
con la organización (por ejemplo, si son empleados, o si siempre organizan
capacitaciones para ese grupo), ellos podrían perfectamente aprender cosas que
pueden usar para ayudar a la organización de otras formas. Por tanto, llevar a cabo
 una sesión de capacitación puede ser verdaderamente una situación en la que
todos salen ganan.
 Crear mayor conciencia comunitaria. Por último, la capacitación puede estar
dirigida (al menos en parte) al público en general.  Esto puede ayudar a generar un
mayor conocimiento de la organización y su causa—un claro beneficio indirecto
que puede darse a medida que se trata de incrementar la competencia de los
miembros de la comunidad sobre un tema dado.

Consideremos cómo todas estas ventajas pueden ocurrir juntas. Por ejemplo, digamos
que la organización está trabajando para disminuir la incidencia de enfermedades
cardíacas en la comunidad. Una de las cosas que se hacen es ofrecer clases de cocina
“sana para el corazón”, mostrando recetas saludables a gente que ha tenido problemas
cardíacos y a sus familiares. Al hacer la clase, se le pide a uno de sus empleados más
nuevos que asista en la organización de ésta, ayudándolo así a pulir sus habilidades de
presentación y organización. Durante la clase, los miembros aprenden nuevas recetas
sanas y también aprenden variantes saludables de sus viejas recetas favoritas. Los
facilitadores hablan además un poco sobre el objetivo de la organización y los eventos
venideros y varios miembros de la clase deciden que sería divertido ayudar en una
caminata/carrera comunitaria que la organización está programando. Por último, hacia
el final de la clase, cada uno trae algunas de sus recetas saludables favoritas para
compartir entre ellos y para que el facilitador las pueda usar en capacitaciones futuras.

¿CUÁNDO OFRECER UNA SESIÓN DE CAPACITACIÓN?

Aun con todas las cosas positivas que el grupo puede obtener al organizar una sesión de
capacitación, probablemente la organización no querrá realizarlas todos los días. Así que,
¿cómo decidir cuándo sacar tiempo y recurso de otros proyectos para organizar una
capacitación?

La respuesta simple es que depende del tipo de capacitación que se esté planificando, así
como también de las necesidades de la organización. Se deben considerar los siguientes
tipos de capacitación y las situaciones en las que podrían resultar útiles:

 Capacitaciones periódicas, reiteradas. Si la organización está planificando llevar a

cabo capacitaciones sobre temas que todos los participantes de la organización
necesitan entender, entonces sería mejor programar las capacitaciones en forma
periódica, por ejemplo dos veces al año o trimestralmente, a medida que nuevos
miembros se sumen a la organización. Por ejemplo, un centro de asesoramiento de
crisis atendido exclusivamente por voluntarios podría decidir aceptar nuevos
 asesores voluntarios dos o tres veces al año y organizar sesiones de capacitación
en esos momentos.
 Sesiones de capacitación periódicas, temáticas. Una organización podría  decidir
tener sesiones de capacitación periódicas, regulares, sobre distintos temas para
mantener al personal y a los voluntarios interesados, educados y actualizados
acerca de la organización y su trabajo. Por ejemplo, en un proyecto para la
prevención de embarazos en adolescentes, se podría intentar organizar sesiones
de capacitación trimestrales sobre temas que sean importantes para los miembros
y también para distintos segmentos de la comunidad. El grupo podría decidir dar la
capacitación sobre temas con los que se enfrenta actualmente o quizás sobre
temas que han sido tratados recientemente en las noticias y sobre los cuales existe
bastante interés. Por ejemplo, los cursos un año podrían incluir: "Prevención de un
segundo embarazo en las adolescentes”, “Trabajo con la comunidad religiosa”,
“Anticoncepción para adolescentes: ¿Qué mensajes le estamos enviando a
nuestros hijos (y qué es lo que ellos escuchan)?" y "No es sólo una cosa de
mujeres: Comunicándonos con nuestros jóvenes varones".
 Capacitaciones organizadas ocasionalmente según surjan las “necesidades”. Una
organización podría también no tener un programa fijo de capacitaciones, sino
estar preparado para presentar una capacitación ocasional sobre temas que se
convierten en un problema en cada comunidad. Por ejemplo, en una comunidad
donde varios estudiantes de escuela secundaria se han suicidado recientemente,
una organización juvenil podría programar una serie de sesiones educativas para
adolescentes y padres sobre cómo reconocer los signos de depresión y entender
cómo obtener la ayuda que sus hijos o amigos necesitan.
 Capacitaciones que "complementan" otros eventos. A veces, tiene sentido
organizar una sesión de capacitación cuando hay un tema que puede despertar
mucho interés. Por ejemplo, la organización podría usar el Día de la Madre para
dar comienzo a clases de habilidades para padres novatos; o podría ofrecer
capacitaciones cortas sobre nutrición en una feria local de salud.
 Capacitaciones organizadas para cumplir con requisitos profesionales. Muchos
profesionales necesitan un cierto número de unidades de educación continua o
créditos con valor curricular para conservar licencias o certificaciones. El grupo
podría decidir ofrecer estas unidades en conjunto con cualquiera de las otras
clases de capacitación mencionadas anteriormente, dependiendo de la audiencia
que se tenga. Este tema se discutió con mayor profundidad en la sección previa de
la Caja de Herramientas.

Conjuntamente con las necesidades que se presentaron anteriormente, hay otros

aspectos que la organización deberá considerar cuando se decida el momento más
apropiado para llevar a cabo una sesión de capacitación. Dichos aspectos incluyen:
  ¿Tiene la organización el tiempo para brindar una sesión de capacitación?
 ¿Cuenta con los recursos para hacerlo (recursos financieros, capacitadores
experimentados, etcétera)?
 ¿Se ajusta la capacitación que se está considerando a la misión de la organización?
 ¿Existe alguna otra organización que ya esté organizando capacitaciones similares
o que esté considerando hacerlo?
 ¿Existe una necesidad en la comunidad para la capacitación que se quiere brindar?

Revisar esas opciones podría aclarar mucho el tipo de capacitación que la organización
quiere programar, y cuándo sería un momento adecuado para organizarla; o podría
demostrar que no se está muy seguro de lo que se necesita. De cualquier forma, nuestra
sugerencia es sentarse con el grupo de gente que está considerando ofrecer la sesión de
capacitación (un grupo ideal debería incluir miembros del personal, uno o dos miembros
de la junta directiva, y, de ser posible, un capacitador experimentado). En la reunión, se
debe hablar sobre las clases de capacitación que se está considerando, la lista de
preguntas antes mencionadas y cualquier otra inquietud adicional que la gente tenga
acerca de la organización de dicha sesión.

¿CÓMO REALIZAR UNA SESIÓN DE CAPACITACIÓN?

La ejecución de una sesión de capacitación consta en realidad de tres partes principales –

lo que se hace antes, durante y después de la sesión. Veamos cada parte por separado.

ANTES DE LA SESIÓN DE CAPACITACIÓN

Mucho de lo que se hace antes de la capacitación tiene lugar en las semanas o incluso
meses previos a ésta. Gran parte de este trabajo se discute en la sección anterior, Diseñar
una sesión de capacitación. Incluso si se está usando un esquema de capacitación
desarrollado en otro lado (por ejemplo, si se está usando un formato de la Cruz Roja para
capacitar a voluntarios como instructores sobre el SIDA), muchos de los mismos puntos
van a ser aplicables. Para hacer una breve recapitulación, algunos de los pasos claves
incluyen:

 Determinar las necesidades específicas de capacitación de la organización.

 Aclarar los objetivos de la sesión de capacitación.
 Decidir quién organizará la sesión.
 Desarrollar (elegir o modificar) el esquema de capacitación que se usará en la
sesión de capacitación.
 Reclutar participantes para la sesión.
Si aún no se han seguido estos pasos, probablemente ahora es el momento adecuado
para volver a remitirse a la sección anterior.

Luego, una vez que todo está funcionando como se esperaba en esas áreas, ya se está
listo para concentrarse en el día de la actividad o en el período previo a la misma.
No existe un momento exactamente “perfecto” para empezar a resolver la logística – una
capacitación de último minuto podría brindarse muy informalmente, con muy poca
anticipación; un año de anticipación no es demasiado tiempo antes para comenzar con
una capacitación profesional extensa. Sin embargo, para la mayoría de las capacitaciones
de tamaño moderado organizadas por grupos comunitarios, uno o dos meses previos es
probablemente un tiempo adecuado para comenzar con los preparativos.

Establecer un presupuesto. Lo primero que se necesita considerar es cuánto gastar y en

qué gastarlo.

Asegurar un espacio para la sesión de capacitación. Este paso es muy importante si se va

a alquilar o tomar prestado un lugar para realizar la capacitación, en vez de usar las
instalaciones propias de la organización. Incluso cuando se esté planeando realizar la
sesión es la oficina, se debe considerar cuidadosamente los puntos a continuación. El
grupo puede decidir que en realidad es mejor, a largo plazo, gastar dinero y alquilar un
lugar que sea más apropiado, si resulta que hay grandes desventajas para usar las propias
instalaciones.

Puntos a considerar:

 ¿Es accesible? Esto incluye lo adecuado que sea el edificio para las personas con
impedimentos físicos y también la facilidad de acceso al área misma del edificio.
Por ejemplo, ¿está el sitio de capacitación a varios kilómetros de dónde viven los
alumnos? Si algunos miembros de la audiencia toman el autobús o el subterráneo,
¿les queda de camino? Si se dan clases los domingos por la noche, ¿habrá todavía
medios de transporte disponibles?
 ¿Qué instalaciones hay disponibles? ¿Hay algún baño? ¿Hay máquinas
expendedoras o puestos de golosinas o alimentos? Esto constituyen un beneficio
adicional muy bienvenido si la capacitación se extiende durante más de una o dos
horas.
 ¿Cómo va a ser el estacionamiento? ¿Hay espacio suficiente para la audiencia
estimada? ¿Es gratis y seguro?
 ¿Cómo es la iluminación en el espacio que se está considerando? ¿Es demasiado
brillante o demasiado sombría?
 ¿Hay ventilación adecuada? ¿Hay ventanas? Aunque las ventanas no son una
necesidad, pueden efectivamente ayudar a iluminar una sala.
  ¿Se tiene acceso a los controles de temperatura? Siguiendo con las mismas
consideraciones, si se está planificando que parte o la totalidad de la capacitación
se realice afuera, ¿se tiene un plan de contingencia para un día lluvioso?
 ¿Qué tipo de asientos hay disponibles? Esto incluye cuántos asientos hay, lo
cómodos y flexibles que sean. ¿Se pueden cambiar de lugar los asientos? Y, de ser
necesario, ¿se pueden agregar/quitar mesas?
 ¿Cuánto cuesta alquilar el espacio? ¿Esa cifra incluye todo? ¿Cómo se compara esa
cifra con el presupuesto?
 ¿Qué equipo hay disponible? ¿El lugar tiene a mano todo lo que se va a necesitar,
como televisores/videocaseteras, equipos audiovisuales, etc.? Si no, ¿alguien los
tiene o los puede alquilar? ¿Cuánto va a sumar eso al costo de las instalaciones?
 ¿Hay alimentos disponibles? ¿Hay instalaciones de cocina o al menos restaurantes
en los alrededores? También, es necesario asegurarse de que el espacio que se
está considerando permita el ingreso de alimentos y bebidas.
 ¿Hay conexiones para los equipos que se podría necesitar traer? ¿Suficientes
tomacorrientes? ¿conexiones para Internet?
 ¿Hay asistencia técnica disponible? Esto se incluye para los equipos, por supuesto,
pero también para pequeñas cosas como alguien que permita la entrada al lugar.
Sería indeseable planificar una sesión y después no poder entrar porque no se
encuentra a la persona encargada de la llave.
 ¿Habrá guardería infantil disponible en el lugar? Si no, ¿va esto a afectar la
asistencia?
  Por último, ¿cuál es la sensación general sobre el lugar, la gente se siente bien
estando allí? Si no es así y se tiene otra opción, se debe optar por otro lugar.

Preparar los materiales para la sesión. Es necesario asegurarse de comprar y/ o copiar los
materiales necesarios. Probablemente sea buena idea tener una lista que se pueda
verificar antes de ir al lugar de la capacitación. También, se debe averiguar si se podrá
fotocopiar cosas en el lugar; si no, se debería averiguar dónde está la copiadora más
cercana.

Consejo de los expertos: Algunos capacitadores profesionales tienen una bolsa pre-

empaquetada llena de provisiones y materiales adicionales para la capacitación –
bolígrafos, marcadores, sujetadores de papeles, cinta, papeles autoadhesivos,
material para hacer letreros, etiquetas para los nombres, hojas para apuntarse,
formularios de evaluación, certificados, aspirinas –, la cual pueden llevar cuando se le
avisa de la sesión con muy poca anticipación. Si se planifica realizar capacitaciones
con frecuencia, se podría considerar crear una bolsa similar para uso propio.

 
Asegurarse de que todos sepan cuándo y dónde será la capacitación. Si la capacitación
incluye personas que no van a la sede de la organización todos los días (es decir,
voluntarios o miembros de la comunidad que se ha reclutado especialmente para este
evento), se debe asegurar enviarles un recordatorio que les llegue una semana antes de la
reunión. Una tarjeta postal puede ser una buena forma de hacerlo; si el grupo es lo
suficientemente pequeño y se cuenta con los recursos humanos necesarios, se podría
también considerar hacer llamadas telefónicas. Asimismo, es necesario enviar
instrucciones claras, con mapas, que lleguen con suficiente tiempo antes de que tenga
lugar la reunión.

Enviarles “tareas” a los participantes de la capacitación. Si se quiere que la gente lea

algún material o haga alguna tarea antes de la reunión, probablemente es buena idea
enviárselos incluso antes – con aproximadamente dos semanas de anticipación, si es
posible. E incluso si no hay tareas, es bueno enviarles algún material previo al encuentro,
para darles la bienvenida a los participantes por adelantado, para anticiparles un poco lo
que va a suceder, para marcar las pautas y para prepararlos mentalmente
Una idea es solicitarle a la gente que complete un papel con las preguntas que le gustaría
que le respondieran durante la capacitación. Las preguntas pueden ser enviadas de vuelta
por correo al capacitador para que las prepare (es necesario incluir un sobre estampillado
con la dirección a donde se deben enviar estas preguntas) o se le pueden entregar al
capacitador al comienzo de la sesión de capacitación.

Hacer que el capacitador mismo cumpla con sus “tareas”. Un buen capacitador sabe que
una preparación adecuada es clave. Esto incluye la comprensión del contenido que se va a
exponer, un plan para el ritmo de la sesión y aprender de antemano lo más posible acerca
de la audiencia para poder orientar la presentación hacia ellos, sus necesidades y estilos. A
algunos capacitadores les gusta también visualizar la capacitación: Cómo debería
funcionar, cómo se van a desarrollar los eventos y anticipar obstáculos y fallas posibles
para ser capaz de contrarrestarlos en su presentación y /o mediante los arreglos físicos
adecuados.

DURANTE LA SESIÓN DE CAPACITACIÓN

Llegar temprano para montar la sesión. El o los capacitadores probablemente deberían

llegar al lugar por lo menos con media hora de anticipación. Las cosas a verificar incluyen:
 ¿Está la sala dispuesta como se necesita?
 ¿Están los letreros en sus lugares?
 ¿Está solucionado el tema de los alimentos?
 ¿Café preparado?
 Probar los equipos, ¿funcionan hoy como hasta la semana pasada?
  Si se recibe dinero en la puerta, ¿se tiene una caja para el efectivo, recibos y
cambio?

Estar listo para saludar a la gente a medida que lleguen. Es necesario asegurarse de que
alguien esté listo para darles la bienvenida a las personas a medida que entran. Por lo
general es conveniente tener algunas mesas de bienvenida y/o verificación de asistencia;
en términos generales, cuanto más grande sea la capacitación, más formal será la
recepción. También, si se tienen materiales para distribuir, éste es el momento indicado
para hacerlo.

Si resulta apropiado, es necesario asegurarse de que todos se conozcan. Si se tiene

menos de unas 30 personas, es posible (y a menudo preferible) presentar a cada uno. A
medida que el número sea mayor, las presentaciones pueden demandar demasiado
tiempo y resultar agobiantes. Una buena alternativa en caso de grupos numerosos es el
uso de etiquetas con los nombres o credenciales, (las credenciales se usan para
capacitaciones más formales).

Establecer (compartir) el plan de la sesión. Este programa se puede dar como parte del
paquete inicial, junto con otros materiales. Como otra alternativa, se puede publicar
impreso o incluso escribir en la pizarra. Donde sea que esté escrito, el líder/capacitador
probablemente debería pasar revista a los puntos del programa al principio, incluyendo
los objetivos definidos para el día, los resultados esperados y /o las decisiones que
necesiten tomarse. Probablemente se deberían también cubrir otros aspectos logísticos
importantes, tales como:

 La ubicación de los baños

 Disponibilidad de alimentos
 Teléfonos
 Solicitarles a quienes tengan teléfonos celulares y otros dispositivos de llamada
que los apaguen o que los pongan en “vibrar”.

Establecer las normas básicas. Estas normas se pueden establecer por anticipado o el
capacitador podría pedirle a la audiencia ayudar a establecerlas. Algunas normas básicas
comúnmente usadas incluyen:

 No interrumpir a los demás.

 Establecer un “momento específico” para hacer preguntas (es decir, decidir si el
capacitador va a recibir preguntas en cualquier momento, a intervalos
predeterminados o sólo al final).
 Establecer un límite para la cantidad de tiempo que cada persona puede hablar, si
resulta necesario.
  Mantener las interacciones respetuosas, aun cuando los participantes se puedan
sentir frustrados o heridos. Se debe evitar tener desaires, insultos, etc.
 Todos participan en la capacitación.
 Tratar de evitar conversaciones secundarias.

El capacitador o el grupo pueden desarrollar otras normas básicas que sean tanto
apropiadas como necesarias.

Asegurarse de que todos tengan la oportunidad de hablar y formular preguntas cuando

sea oportuno. Esto dependerá en gran medida del tipo de capacitación que se está
realizando. Algunas capacitaciones son realmente didácticas y es mejor aconsejar a los
asistentes que escuchen, tomen notas y aprendan. Aun en esas capacitaciones, sin
embargo, debe haber lugar para algunas preguntas, sin necesidad de generar un debate
entre todos. Otras capacitaciones son menos formales y alentar el debate puede ser uno
de los puntos de la capacitación.

Otro factor a tomar en cuenta es el tamaño de la capacitación. Si se tiene 100 personas en

una sala, no todos van a hablar – pero nuevamente, aun en esta situación, en general, la
gente debería tener la oportunidad de hacerlo. Resulta especialmente importante en
capacitaciones más grandes asegurarse de que los participantes tengan alguna forma de
contactar al capacitador después de la sesión, en el caso de que por tiempo o timidez no
hayan podido formular todas las preguntas que les hubiera gustado hacer.

Ajustarse al horario tanto como sea posible. Si se tiene asignado sólo una cierta cantidad
de tiempo preestablecido para cada parte de la capacitación, éstas se deben tratar de
mantener dentro de los límites que se ha planeado. Por supuesto, surgirán distintas cosas
– temas que hay que tratar. No obstante, en general, es necesario intentar mantenerse
más o menos dentro de esa línea. Puede resultar muy frustrante para los participantes si
se reducen o se eliminan partes importantes del programa sin una causa justa, o si la
capacitación se extiende hasta más tarde, lo que puede ocasionar otros problemas a los
asistentes.

Una idea que puede considerarse es tener para la última etapa una actividad que, de ser
necesario, se pueda eliminar. De esa forma, si los participantes están teniendo una
conversación excepcional, el capacitador no deberá necesariamente cortar algo bueno.
Por el contrario, se podría tener también una actividad adicional que se pueda incluir en
cualquier momento, en caso de que la capacitación pase rápidamente o si una parte de la
capacitación debe ser cancelada a último momento.
Se podría decir mucho más sobre cómo organizar una sesión efectiva, pero gran parte de
esto ya está cubierto adecuadamente en otras secciones de la Caja de Herramientas
Comunitarias.
SEGUIMIENTO: UNA VEZ QUE TERMINÓ LA SESIÓN

Solicitarles a los participantes/líderes que evalúen la sesión. Esto se podría hacer

verbalmente, pero generalmente se hace con formularios de evaluación anónimos. De
cualquier forma que se haga, es casi siempre buena idea buscar comentarios honestos de
los participantes para ver lo que les gustó y lo que no acerca de la sesión, y lo que ellos
cambiarían a futuro. Busque en las Herramientas un formulario de evaluación que se
puede adaptar y usar.

Otras formas de evaluar la sesión incluyen evaluaciones previas y posteriores o la

organización de un proyecto grupal para ver si la gente puede integrar lo que ha
aprendido.

Indicarles a los participantes los pasos a seguir. Es necesario asegurarse de que los
participantes de la capacitación no sólo tengan la información que necesitan, sino que
también sepan cómo usarla. Incluso más que eso, es necesario que tengan establecida una
estructura o vía institucional para que sea más probable que después de la capacitación
practiquen lo que aprendieron. Esto puede no estar bajo el control directo del
capacitador, especialmente si viene de afuera de la organización. Incluso en ese caso, el
capacitador puede hacer recomendaciones para institucionalizar el contenido de la
capacitación -- ¡recomendaciones que incluso se podrían seguir!

Un capacitador acerca de la salud dice lo siguiente: "Existe una historia – no sé de dónde

viene; yo la escuché en un taller para instructores sobre SIDA organizado por la Cruz Roja.
Se trata de la historia de un grupo de pájaros que van a la escuela para aprender a volar.
Bueno, esas aves asisten a las clases, miran simulaciones y practican las técnicas. Cuando
todo se termina, las elogian por su atención y las excelentes preguntas, y todas ellas
reciben certificados de cumplimento de parte de sus instructores.  ¿Qué hacen entonces?
Bueno, simplemente se van caminando a sus casas, con los certificados bajo sus alas”.

Dejar la sala prolija y ordenada. Esto aplica especialmente si se ha tomado un espacio

prestado o donado: en cualquier caso, se debe hacer lo correcto. ¡Quizás se necesite
volver algún día!

Dar seguimiento, según sea apropiado. Esto puede tener distintos significados según la
organización, pero los seguimientos típicos consisten en hacer las siguientes cosas:
 
 Enviar notas de agradecimiento a los donantes, ayudantes de la capacitación,
voluntarios, etcétera.
  Enviar minutas a los participantes, junto con cualquier otro material que se les
hubiera prometido durante la sesión.
 Ingresar los nombres de los participantes en una base de datos para notificarlos
sobre capacitaciones y eventos futuros.
 Mantener una sesión de evaluación con todos los que organizaron la capacitación
para ver lo que aprendieron, lo que no funcionó y así sucesivamente.
 Realizar modificaciones, basadas en esta experiencia, al esquema existente de
capacitación para implementarlas en sesiones futuras.

¡A celebrar!

Especialmente si la capacitación es larga – si toma varias semanas o meses –, alguna señal

de logro es por lo general agradecida por quienes han pasado por la capacitación.  En
muchas capacitaciones más largas se otorgan certificados de cumplimiento a quienes han
completado la capacitación exitosamente.

PARA RESUMIR

En esta sección, estamos en realidad hablando de todas las actividades detrás de escena
que hacen que una capacitación funcione. Si los capacitadores y planificadores han hecho
un buen trabajo, los participantes probablemente no recuerden detalles sobre cómo se
prepararon las cosas – sólo recordarán la gente que conocieron y las cosas que
aprendieron. Y al final, eso es de lo que realmente se trata.
BIBLIOGRAFÍA

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(Ed.) Todos somos directores de recursos humanos. Ediciones Gestión 2000,
Barcelona, 1997.
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 Milkovich, G.T., Boudreau, J.W., Dirección y administración de recursos humanos.
Addison-Wesley Iberoamericana, Buenos Aires, 1994. Mondy, R.W., Noe, R.M.,
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 Price Waterhouse, Diseño de cursos de entrenamiento. Autor, Londres, 1987Price
Waterhouse, La administración de los recursos humanos en la gestión general del
negocio. Autor, La Paz, 1996.
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 Sherman, A., Bohlander, G., Snell, S., Administración de recursos humanos.
International Thomson Editores, México, 1999.
 Ulrich, D., Recursos humanos champions. Granica, Buenos Aires, 1997.
 Werther, W.B. y Davis, K. Administración de personal y recursos humanos (4a Edición).
McGraw-Hill/Interamericana, México, 1995.

ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE
 
Ahora que has leído el tema es necesario vincular lo aprendido con un contexto en particular, para lo
cual tendrás que realizar el siguiente Mapa mental, recuerda que los temas de esta sesión fueron:
 
5. DESARROLLO DE LOS PROCESOS DE CAPACITACIÓN.
5.1 PREPARACIÓN DE SECCIONES DE CAPACITACIÓN.

Para poder resolver el Mapa mental, tienes que considerar toda la información leída, se presentan
en esta sesión. Enfocándonos en ¿CÓMO REALIZAR UNA SESIÓN DE CAPACITACIÓN?

Para realizar el envío de tu actividad correspondiente a esta sesión consulta el calendario disponible
en la plataforma que te indicará las fechas de entrega. Deberás subir la actividad en la sección de
tareas y el archivo deberá ser nombrado de la siguiente forma: ApellidoP_ApellidoM_Nombres_S8
No olvides responder el cuestionario de repaso que te servirá para reforzar tus conocimientos e
identificar tus áreas de oportunidad y así poder investigar más con respecto a esas temáticas. 

¡Hasta la próxima sesión!