PROCESO DIRECCIÓN DE FORMACIÓN PROFESIONAL INTEGRAL FORMATO

REGISTRAR INFORMACIÓN DE ACUERDO CON NORMATIVA Y PROCEDIMIENTO TÉCNICO

NCL 210601027

GUÍA DE APRENDIZAJE No 8

IDENTIFICACIÓN DE LA GUIA DE APRENDIZAJE

● Denominación del Programa de Formación: Técnico Asistencia Administrativa

● Código del Programa de Formación: 134101 V2
● Nombre del Proyecto: Suministrar apoyo a los procedimientos en las unidades
administrativas de MiPymes.
● Fase del Proyecto: Planeación
● Actividad de Proyecto: Establecer las actividades y tareas procedimentales de cada una
de las áreas de la empresa, su importancia, ejecución y actividades propias de cada una
de ellas, documentadas mediante informe.
● Competencia: 210601027 Registrar información de acuerdo con normativa y procedimiento
técnico.
● Resultados de aprendizaje a alcanzar competencia:

o 577011 - 01 Reconocer los sistemas de información de acuerdo con la disponibilidad y las

necesidades de la organización.
o 577012 – 02 Utilizar recursos tecnológicos de la unidad administrativa de acuerdo con las
tecnologías.
o 577008 – 03 Procesar datos utilizando herramientas informáticas de acuerdo con las
necesidades de las unidades administrativas.
o 577010 – 04 Consolidar información de manera física o electrónica haciendo uso de la
tecnología disponible.
o 577009 – 05 Elaborar reportes de acuerdo con los requerimientos de información
disponibles.

Duración de la guía: 60 horas.

Trabajo directo: 44 horas – Trabajo independiente: 16 horas

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 2. PRESENTACIÓN

Estimados aprendices, la formación por proyectos del SENA ofrece una base sólida de formación
académica y fortalece el conocimiento aplicado a situaciones reales que acontecen en el diario vivir
de las organizaciones, de manera que sean aplicadas de forma didáctica, pero en contextos reales y
apropiados, en particular en los momentos de verdad.

En nuestro proyecto formativo SUMINISTRAR APOYO A LOS PROCEDIMIENTOS EN LAS

UNIDADES ADMINISTRATIVAS DE MIPYMES se trabaja con la intención de acercar el ejercicio de
las labores propias del Asistente Administrativo en ambientes de aprendizaje simulados en los que se
espera que el aprendiz apropie sus conocimientos para la vida laboral y social.
Por esta razón, para empoderarse en su nuevo rol como aprendiz en la Formación por proyectos y
alcance el perfil requerido para el desempeño en su puesto de trabajo de acuerdo con su
especialidad, es necesario desarrollar la siguiente guía de aprendizaje.

3. FORMULACIÓN DE LAS ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE

3.1. REFLEXIÓN INICIAL

Dentro de las competencias del Técnico en Asistencia Administrativa, es importante el uso de las
herramientas tecnológicas; por lo tanto, lo invitamos a realizar un reconocimiento Identificando las
fortalezas y debilidades que posee frente a los conocimientos en ofimática, de acuerdo con el
desarrollo de la siguiente guía de aprendizaje.

3.1.1 Descripción de la actividad:

En un documento Word responda las siguientes preguntas; que le permitirá identificar el nivel de
conocimiento frente a los conceptos de ofimática e informática:

a. ¿Qué entiende por ofimática?

b. ¿Qué entiende por informática?
c. ¿De qué manera podría contribuir en su proceso formativo el conocimiento de estos conceptos?

Ambiente Requerido: Ambiente convencional, ambiente con computadores, unidad productiva,

biblioteca, LMS, taller, ambientes externos.

Materiales: Computadores con internet, tableros, usb, televisor, marcadores, lápices, borradores,
hojas blancas, colores, tijeras, cinta, pegante.

3.2. Actividades de contextualización

3.2.1. Descripción de la Actividad:

A partir de la lectura sugerida, de manera manuscrita; realice un cuadro comparativo con los
conceptos de INFORMÁTICA Y OFIMÁTICA.

Lectura Libro “Introducción a la Informática” Windows Capítulo I Autores Nohemí Álvaro, Álvaro
Gómez” Escuela de Administración Pública, link https://docplayer.es/22738833-Introduccion-a-la-
ofimatica- windows.html

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3.2.2. Descripción de la Actividad:

Leer la Resolución Número 000512 de 2019 del Ministerio de las TIC “Por la cual se adopta la
Política General de Seguridad y Privacidad de la Información, Seguridad Digital y Continuidad de
los servicios del Ministerio/Fondo de Tecnologías de la información y las Comunicaciones y se
define lineamientos frente al uso y manejo de la información”. Link:
https://normograma.mintic.gov.co/mintic/docs/resolucion_mintic_0512_2019.htm

Con base en la lectura realizada; redacte y elabore un ensayo argumentativo en Word máximo de 3
hojas, sobre la importancia del manejo de la información.

“El ensayo argumentativo o crítico de la actualidad es fiel a sus orígenes, ya que se trata de un
escrito académico que se basa principalmente en la opinión del escritor y la opinión producto de la
reflexión profunda acerca de un tema, por lo general, polémico, de acuerdo con lo que expresa el
autor”.

En el siguiente link encuentra un documento en el cual puede

apoyarse para la elaboración del ensayo.
http://sitios.ruv.itesm.mx/portales/crea/planear/como/ensayo_arg.htm

3.2.3. Descripción de la Actividad:

A través de un mapa mental explique en qué consiste el software, Sistema Operativo y sus funciones,
hardware, hardware interno y componentes y hardware externo y componentes apóyese en el Libro
“Introducción a la Informática”.
En el siguiente enlace encontrara una herramienta que le permitirá diseñar su mapa mental, no obstante,
podrá utilizar otra herramienta, que le resulte útil. https://www.lucidchart.com/pages/es/que-es-un-mapa-
mental
https://lucidspark.com/es/crea/mapas-conceptuales-online

3.2.4. Descripción de la actividad

Taller Combinación de correspondencia: Con base a la explicación que encontrara en el video

https://www.youtube.com/watch?v=D1UB0MzVH3M&ab_channel=Inform%C3%A1ticaIntegralGT
realizar el taller No 1 combinación de correspondencia con la información de la MIPYME de estudio.

3.2.5. Taller Distribución de Frecuencias Numeral A:

Otro tema que es de gran interés para el manejo de la estadística, son las tablas de frecuencia también
conocidas como tablas de distribución de datos.
Apreciado aprendiz: Se le solicita consultar el material de apoyo “Distribución de Frecuencias”. realizar
la lectura, luego su instructor le dará ejemplos y demostraciones. Adicionalmente Para que pueda medir el
logro de su aprendizaje dentro de la sesión de formación realice de manera individual, el numeral “A” del
“TALLER NO. 2 -Taller de Distribución de Frecuencias, gráficas y medidas estadísticas” y entregue la
información en el formato que su instructor le indique.

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 3.2.6. Taller Distribución de Frecuencias Numeral B:

Los gráficos se complementan con las tablas de frecuencia y constituyen una herramienta de vital
importancia para el análisis de información que permiten ver de manera clara y fácil los resultados finales
de cualquier investigación, en la que es de vital importancia para el asistente administrativo elaborar
informes empresariales apoyados en gráficas. Desarrolle en formato Excel el numeral “B” del “TALLER
NO. 2 -Taller de Distribución de Frecuencias, gráficas y medidas estadísticas” y entregue la información
en el formato que su instructor le indique.

3.2.7. Taller gráficos dinámicos

Desarrolle el TALLER No. 3 TAA BASE DE DATOS EXCEL CLIENTES BANCO FUERTES SA De
acuerdo a las instrucciones de su instructor.

3.3. Actividades de Apropiación del conocimiento

Querido aprendiz, usted podrá obtener conocimientos acerca de los siguientes temas:
• Técnicas de cotejo.
• Sistema de organización de archivos, ficheros, carpetas, discos duros, copias en nube,
directorios, crear, mover, renombrar y eliminar.
• Copias de seguridad. Concepto y backup. Tipos de copias de seguridad - software para
copias de seguridad. (https://www.youtube.com/watch?v=XrEd6b-VxlU)

ACTIVIDADES: querido aprendiz, Para el desarrollo de los temas propuestos se solicita llevar a cabo las
siguientes actividades:
3.3.1. Diagrama de llaves sobre organización de archivos (Anexo 3): Realizar lectura del documentos
“Archivos“, Con la compañía del Instructor, que se encuentra disponible en su material de apoyo,
posteriormente realizar por Gaes, un diagrama de llaves que permita sintetizar toda la información
plasmada. El instructor debe evaluar el grado de aprendizaje del tema mediante un ejercicio de
socialización en su ambiente de formación.

3.3.2. Exposiciones sobre el portafolio de servicios que ofrece el AGN (Anexo 4): El AGN (Archivo
General de la Nación) cuenta con un portafolio de servicios: Diagnóstico Integral de Archivos,
Aseguramiento de la Calidad, Asesoría técnica especializada, Organización Documental, Inventario
Documental, Servicio de Depósito, Administración integral, Microfilmación, Digitalización, Conservación
Documental, Historia Institucional. El Instructor asignará equipos de trabajo y distribuirá de manera

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equitativa los servicios con el fin de socializarlo a través de una presentación en la herramienta de su
preferencia.

3.3.3. Taller de Ordenación Documental: Socialización de los “Sistemas de Ordenamiento” por parte
del Instructor, material que se encuentra en el DRIVE, posteriormente, cada GAES debe desarrollar el
“TALLERNO.4 EJERCICIOS DE ORDENAMIENTO” teniendo en cuenta las reglas y las indicaciones
durante la explicación del tema.

3.3.4. Aplicaciones para Organización Digital (Actividad Territorium – Foro Temático): Se requiere
consultar aplicaciones para organizar archivos en la nube tales como: Google Drive, One Drive, ICloud,
Mega, entre otras. De manera individual y con la información consultada, deben ingresar a la Plataforma
Territorium – Foros – “Organización Digital” y responder a lo siguiente:
✓ ¿Cuál es la importancia de la Organización Digital tanto a nivel de empresa como en el ámbito
personal?

Enviar pantallazos en dónde demuestre la organización de sus archivos en Google Drive.

3.3.5. Trabajo con Normas técnicas para la elaboración y presentación de informes: Teniendo en
cuenta lo aprendido sobre las normas técnicas para la elaboración y presentación de informes; ICONTEC
NTC 1486, 5613 y 4490 (Anexo 6) en equipo de trabajo, deben estructurar un informe corto que en su
contenido no supere más de tres hojas y que trate sobre las estrategias de Cero Papel en las empresas
públicas y privadas basada en una eficiente gestión documental a través de la tecnología y utilización de
archivos y soportes documentales en medios electrónicos.
En su material de apoyo encontrará un documento que le permitirá desarrollar el trabajo, llamado Guía
Cero papel MinTIC que corresponde a una Guía diseñada por el ministerio TICS en Colombia que busca
proporcionar herramientas, en su mayoría de tipo cultural, que permitirán cambiar los malos hábitos en el
consumo de papel, como un primer paso para la implementación de estrategias Cero papel y avanzar en
una administración eficiente, amigable con el medio ambiente.

3.3.6. Taller elaboración de reportes de información base de datos de clientes del Banco Fuertes
S.A.
Continuando con el desarrollo de las instrucciones dadas en el TALLER No. 3 TAA BASE DE DATOS
EXCEL CLIENTES BANCO FUERTES SA., llegó el momento presentar los informes y gráficas realizadas;
para este efecto realizar el entregable #3, a través de una presentación en la herramienta de su
preferencia. Socialice la actividad de acuerdo con las indicaciones de su instructor.

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 3.4. TRANSFERENCIA DE CONOCIMIENTO

Estimado (a) aprendiz ¡Es hora de aplicar los conocimientos apropiados! En esta parte de la guía, usted
demostrará el grado de aprehensión del conocimiento frente a contextos reales. y para ello deben
realizar la siguiente actividad:

Actividades: Teniendo en cuenta la unidad de estudio (Empresa didáctica o Mipyme), cada Gaes debe
realizar:
3.4.1 Encuesta de satisfacción al cliente: Utilizando la herramienta Word, diseñar una encuesta cuyo
objetivo sea medir el grado de satisfacción del cliente.
Condiciones: La encuesta debe ser presentada en archivo WORD y debe contener mínimo 10
preguntas. Se sugiere utilizar escala Likert para su diseño.

3.4.2 Base de datos: Utilizando la herramienta Excel, diseñar una base de datos que contenga
información de 30 clientes, se les aplicará la encuesta diseñada. Es importante que la base de
datos se desarrolle utilizando diferentes elementos como: filtros, hipervínculos, validación de
datos, protección de información y demás que ayuden a la obtención fácil de la información.

3.4.3 Tabulación: utilizando la herramienta Excel, deben tabular la información recopilada con la
aplicación de la encuesta.

3.4.4 Graficación: en el mismo libro de Excel en el que se realizó la tabulación, en una hoja nueva,
graficar la información, para ello pueden hacer una gráfica general o pueden utilizar un gráfico por
cada pregunta.

3.4.5 Análisis de los datos: luego de tabular y graficar la información recopilada, deben realizar un
análisis de los datos haciendo conclusiones.

Condiciones de entrega: la actividad debe ser socializada con el Instructor y cargarla en el espacio
disponible en Territorium y después deben adjuntarla a la matriz de proyecto en el espacio indiciado.

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4. ACTIVIDADES DE EVALUACIÓN

Evidencias de Criterios de Evaluación Técnicas e

Aprendizaje Instrumentos de
Evaluación
ELABORAR Utiliza la tecnología para la Observació
DOCUMENTOS elaboración de documentos
de acuerdo con los recursos n
Evidencias de
Conocimiento: de la organización. Simulación

Responde cuestionario Valoración de

sobre aspectos comunes y
producto
esenciales contemplados
en normativa para Cuestionarios
elaboración de
documentos. Entrevistas

Evidencias de Mapas
Desempeño
Exposició
Opera los equipos de
n
digitación de acuerdo con
las técnicas, manuales de
usuario y las normas de
seguridad.

Evidencias de Producto:

Utiliza los equipos de

comunicación teniendo
en cuenta la tecnología
disponible

5 GLOSARIO DE TÉRMINOS

Manuscrito: Según la real academia española se entiende por manuscrito a un “Texto escrito a
mano, especialmente el que tiene algún valor o antigüedad, o es de mano de un escritor o personaje
célebre.

Ensayo: Tipo de prosa que brevemente analiza, interpreta o evalúa un tema. Entre sus
principales características están: utilizar un tono formal que permite acercarse a un tema específico
cuyo propósito fundamental es demostrar los propios conocimientos sobre el tema de la manera
más completa posible. Link
“unipiloto.edu.co/descargas/archivo_administracion_de_empresas/guía_ensayos.pdf”

Mapa mental: Según la herramienta “lucidchart”, es un diagrama que representa conceptos

relacionados a partir de un tema principal o palabra clave. El tema principal se ubica al centro y se
expande en todas direcciones con los conceptos relacionados – ideales para lluvias de ideas y
organizar información de manera espontánea.
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Mapa conceptual: Según “Josept Novak”, constituyen una representación explicita y manifiesta de
los conceptos y proposiciones que posee una persona, parten de una idea inicial, se representan
con palabras. De la idea central se desglosan las ideas principales y de estas las ideas
secundarias, debe incluir palabras de enlace proposiciones, líneas y flechas de enlace.

Macrocomputadoras (Mainframe): Se caracteriza por ser una computadora central, a la cual se

conectan muchos usuarios por me- dio de terminales, manejando gran cantidad de datos de
entrada, salida y almacenamiento.

Servidor: Un servidor, en una red, es el ordenador que pone a disposición del resto de las
estaciones de trabajo u ordenadores, todos o parte de sus recursos. Sus funciones principales son
la administración de los ficheros de la red y la gestión de los dispositivos periféricos conectados.

Minicomputadoras: Son computadoras que se encuentran entre una computadora personal o PC

y una microcomputadora.

Estaciones de Trabajo (Workstation): Se asemeja mucho a una computadora personal o PC

pero tiene una potencia superior ya que se basa en un procesador mucho más rápido.

6 REFERENTES BILBIOGRAFICOS

• DIRECCIONES DE INTERNET:
http://www.monografias.com/trabajos13/windos/windos.shtml Es un tutorial muy breve y
sencillo de varios temas de Windows ya que contiene un resumen de varios de los
módulos vistos en este Manual. (Nota: no aparecen las imágenes de la página web.)

• http://www.microsoft.com/latam/technet/articulos/windows2k/pgsch04/ Explica los

fundamentos de Windows dando una visión general de las opciones disponibles a través
de las distintas herramientas que lo componen. Constituye un repaso bastante resumido.

• http://www.unav.es/cti/manuales/windowsXP/indice.html Este texto de la Universidad de

Navarra resume bastante bien las características más importantes de Windows XP vistas
en este Manual. Incluye imágenes explicativas.

• http://www.elrinconcito.com/articulos/WindowsXP/WindowsXP.htm Sirve como iniciación a

la informática en general, y explica también los temas básicos de Windows X

7 CONTROL DEL DOCUMENTO

Nombre Cargo Dependencia Fecha

Autor (es) MANUEL YAYA INSTRUCTORES ASISTENCIA MARZO 2020

ARTICULACIÓN ADMINISTRATI
NELSY CON LA MEDIA VA
YULIETH
LÓPEZ

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 8 CONTROL DE CAMBIOS (diligenciar únicamente si realiza ajustes a la guía)

Nombre Cargo Dependencia Fecha Razón del

Cambio
Autor (es) Cubillos Sierra Berta Instructora Articulada 10 de junio Actualización
de 2021
Cubillos Sierra Berta Instructora Articulada 03 de Actualización
febrero de
2022
González Firacative Instructora Articulada 03 de Actualización
Janneth febrero de
2022
Sandoval Chacón Instructora Articulada 03 de Actualización
Sandra febrero de
Santos 2022
Marbel Osorio Instructora Articulación con la 01 de marzo Actualización de
CSF media 2023 actividades.

Diana Mylena Avilán Instructora Articulación con la 28 de abril de Adaptación a

Romero CSF media 2023 Articulación con la
media, actualización
de las actividades.

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