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El líder de un grupo juvenil de prevención contra embarazos podría buscar información en Internet
para aprender a solicitar un estatus de organización sin fines de lucro para así no tener que pagar
impuestos; de cierta manera, eso se considera formación. Una asistente les puede demostrar a los
nuevos empleados y voluntarios cómo utilizar nuevos programas de computación. Más adelante, la
organización puede contratar a un experto en cultura hispana, para mostrarles a los organizadores
comunitarios cómo relacionarse con miembros de la cultura hispana local. Dentro de la
organización, también se pueden organizar seminarios de un día de duración para los maestros del
área sobre cómo mejorar la educación sexual en los colegios. Todos estos ejemplos también
constituyen temas de formación.
Por lo tanto, la formación es una cuestión muy amplia. Puede incluir el aprendizaje de cualquier
tema, de formas variadas. En esta sección nos enfocaremos en las sesiones de formación donde las
personas trabajan en grupo. Leeremos sobre capacitaciones de todo tipo, desde una breve sesión de
computación, de dos horas, hasta los programas de formación que abarcan varias semanas.
En las páginas siguientes, le mostraremos cuáles son los primeros pasos para planificar una sesión
de capacitación. Comenzaremos estudiando detenidamente en qué consiste una capacitación, por
qué realizar una y cuál sería el grupo de personas más calificadas para planificarla. Finalmente,
ayudaremos a desarrollar el contenido y las metas de una sesión de formación.
Esta sección asistirá en la planificación del contenido de la sesión – un proceso que se llevará a cabo
durante las semanas y meses previos al inicio de la capacitación. En la sección siguiente
desarrollaremos el procedimiento de la sesión propiamente dicha – qué actividades emprender los
dos o tres días previos a la capacitación, durante la capacitación y qué actividad de seguimiento
llevar a cabo una vez completada ésta.
Precaución: Diseñar una sesión de capacitación es un trabajo arduo que puede ser muy gratificante,
si se planifica correctamente. Antes de comenzar, se podría verificar si existe algún formato previo
que la organización pueda pedir prestado o utilizar completamente. Por ejemplo, la Cruz Roja
estadounidense, ha diseñado formatos de sesiones para sus capacitaciones, tales como: Primeros
Auxilios o Educador sobre el HIV. Además, si no se encuentra un formato que se ajuste exactamente
a las necesidades de la organización, se debe considerar adaptar alguno de tal manera que resulte
beneficioso. Nos referimos a que, el hecho de organizar y desarrollar una sesión de capacitación de
primer nivel es trabajo sificiente. No es necesario volver a inventar la rueda.
Dado que tanto esta sección como la próxima son muy amplias, se deben seleccionar sólo los
ejemplos más convenientes, entre los muchos que ofrecemos (no es necesario utilizar cada idea tal
cual está presentada). De esta manera, se estará en condiciones de planificar una sesión de
capacitación adaptada específicamente a las necesidades de la organización en cuestión.
¿Está listo? ¡Aquí vamos!
Algunos de los tipos de capacitación más específica se discuten más detalladamente en otras
secciones de la Caja de Herramientas Comunitarias. Por ejemplo, y de acuerdo a las necesidades de
la organización.
¿POR QUÉ CAPACITAR A LAS PERSONAS?
Como dijimos anteriormente, la capacitación se lleva a cabo en temas variados. Sin embargo, para las
necesidades de grupos sin fines de lucro, la formación se puede agrupar en dos categorías: sesiones
de capacitación general y sesiones de capacitación específica, de acuerdo a la misión que llevará a
cabo la organización.
En principio, la organización puede crear (o tomar parte en) una capacitación que abarque temas
generales que serán de utilidad, sin importar la misión. Estos temas son generalmente cubiertos por
las organizaciones con fines de lucro. Es común la capacitación sobre los siguientes temas:
Comunicaciones
Computación
Diversidad
Ética
Relaciones humanas
Seguridad
Acoso sexual
Un centro de consejería en situaciones de crisis, el cual puede capacitar sobre cómo aconsejar a
grupos específicos, tales como niños, personas con tendencias suicidas o víctimas de abuso;
Recursos hacia los cuales el grupo podrá dirigir a sus clientes;
Un Centro contra el HIV/AIDS podría capacitar acerca de cómo trabajar con aseguradoras médicas o;
Un centro de rescate y rehabilitación de drogadictos podría capacitar a grupos de apoyo.
Probablemente haya tantos temas de capacitación como organizaciones sin fines de lucro. Lo
importante es reconocer qué clase de formación se requiere en la iniciativa en cuestión.
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evidente para una sesión de formación, una organización probablemente no se tomará el tiempo ni
el esfuerzo necesario para planificar e implementar un nuevo programa.
Ahora bien, para algunos miembros de la organización, la necesidad de una capacitación en muchos
sectores, será evidente. Primeramente, la necesidad puede ser real dentro de la organización. Por
ejemplo, el director de un grupo puede ver la necesidad de implementar una sesión sobre seguridad
personal, en especial si la organización tiene su sede en un área particularmente peligrosa. O, un
grupo de voluntarios para aconsejar a niños maltratados necesitará capacitar y educar a los nuevos
miembros.
Tal vez, la necesidad de formación sea evidente en algunos casos. Por ejemplo, un grupo de apoyo
para personas con discapacidades físicas puede estar inconforme con el cuidado médico que reciben
sus clientes, y podrá ofrecer capacitación para que los proveedores de servicios médicos puedan
comprender las necesidades especiales de estas personas.
Finalmente, la capacitación puede ser una necesidad en una comunidad más grande. Por ejemplo,
una organización puede ofrecer capacitación a personas de bajos recursos acerca de cómo manejar
su dinero o puede ofrecerle cursos de alfabetización.
De cualquier manera, cuando la organización decida planificar y dictar un curso de capacitación, sus
miembros percibirán mayores ventajas al hacerlo. Otras razones para proyectar una sesión de
formación incluyen:
Desarrollar la formación individual que mejor se adapte a las necesidades de la organización. O sea, se
podría planificar una sesión de capacitación cuando los formatos existentes no sean adecuados para la
organización. Al planificar una sesión de formación propia, se estarán empleando los esfuerzos para
alcanzar metas propias.
Para que los empleados de la organización puedan compartir su experiencia y pericia. Cuando su grupo
ha estado trabajando sobre un tema durante largo tiempo, ya conoce los trucos – qué hacer, qué atajos
tomar y además comprende que, lo que parece bueno en teoría, no siempre lo es en la práctica.
Planificar y compartir una sesión de formación basada en lo que es realmente útil, permite que otras
personas compartan su experiencia.
Brindar a los miembros del personal o a los voluntarios experiencia en el diseño o planificación de la
capacitación. Esta puede ser una buena manera de ayudar a mejorar la confianza de la gente en sus
conocimientos y capacidades. Involucrar a gente joven o a aquellas personas que se sienten “fuera del
sistema”, puede ser altamente gratificante.
Ofrecer al personal y a los voluntarios más oportunidades para crecer profesionalmente. Diseñar
programas de capacitación y brindarla al personal y a los voluntarios es una buena manera de
aumentar el nivel de conocimientos y el interés.
Los miembros de la organización no sólo estarán mejor capacitados y serán más efectivos sino que
será más probable que decidan continuar en la iniciativa.
¿A quién se va a capacitar? Esto significa saber los nombres o al menos conocer al tipo de grupo
(personas jóvenes, discapacitadas, maestros, etc.) con el cual se planea trabajar. Muchas veces no se
tendrá respuesta para esto, pero se deben intentar hacer previsiones. Por ejemplo, si se ha planificado
una clase sobre jardinería, dirigida a toda la comunidad, se podría suponer, por experiencia, que la
audiencia será de mujeres educadas de clase media.
¿Cuáles son los antecedentes de la audiencia? Esto incluye la educación, religión, inclinaciones
políticas – en resumen, cualquier cosa que ayude a conocer mejor a estas personas.
¿Qué entrenamiento previo requerirán? Si se requiere de conocimiento previo (o certificación), esto
debe quedar en claro al anunciar la sesión. Si se planea capacitar a un grupo de personas responsables
(como por ejemplo el personal o los voluntarios con los cuales se trabaja regularmente o personas que
han asistido a sesiones dictadas anteriormente), una buena opción es darle lecturas o tareas previas al
comienzo del curso. Sin embargo, se debe ser cauteloso con respecto a esto, ya que aún las personas
más responsables pueden estar muy ocupadas o ser olvidadizas.
¿Todas las personas requerirán de la misma capacitación? Uno de los aspectos más desafiantes en el
diseño de un programa de capacitación se presenta cuando la audiencia tiene necesidades claramente
diferenciadas. Por ejemplo, al diseñar una capacitación para personas que deberán enseñar a otras
personas a leer y escribir, y se cuenta entre la audiencia a un estudiante de secundaria, un profesor,
una secretaria jubilada, un cura y un ejecutivo en publicidad. Cada uno de ellos tendrá necesidades
diferentes. En casos extremos, se deberán llevar a cabo múltiples sesiones de capacitación. Cuando las
diferencias son menos pronunciadas, se podrá tener en cuenta el envío de información para la lectura
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de los participantes, para que todos tengan por lo menos los mismos conocimientos básicos a llegar al
curso (en ese caso recordando nuestra aclaración anterior, material que pueden o no leer).
¿Cómo ven a quien estará al frente de la sesión de capacitación? Esta pregunta en particular puede ser
muy delicada. Especialmente cuando el capacitador proviene de un ambiente diferente (por ejemplo,
grupo o etnia), puede haber muchas nociones preconcebidas de ambos lados. Por ejemplo, los
integrantes de ciertos grupos o poblaciones pueden pensar que no es apropiado hablar en voz alta o
discutir sus ideas. Hasta pueden llegar a pensar que no es correcto tener ideas propias. También
pueden pensar que lo que dice el capacitador no es compatible con sus ideas o las de su comunidad.
No existe una respuesta sencilla acerca de cómo resolver estas situaciones, pero reconocerlas y
adoptar una postura receptiva mientras se desarrolla la capacitación es un buen comienzo.
Ofrecer crédito o certificados con valor curricular es una manera de ofrecer prueba o legitimidad
a la enseñanza administrada por profesionales, fuera del curso tradicional de un colegio. En muchas
carreras, es requisito para los profesionales obtener un número estipulado de créditos anualmente,
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de tal manera que otorgarlos por participar en un curso de capacitación, puede ser una gran ayuda
para los participantes y un gran estímulo para la asistencia. Es necesario averiguar cómo se puede
obtener licencia para otorgar estos créditos. Quizá haya en su localidad algún organismo, como una
Secretaria de Educación, una universidad u otras asociaciones certificadas, que pudiera informarle
acerca de esto.
Una vez que ya se saben las preguntas que se harán durante la sesión de formación, ahora surge el
problema de las respuestas. Existen muchas maneras de saber cuáles son las necesidades de la
audiencia. Algunas de las más usuales incluyen:
Simplemente, preguntar. Esta opción dará mejores resultados si la capacitación está diseñada para un
grupo pequeño, como los miembros del personal.
Implementar un cuestionario previo al comienzo de la capacitación para averiguar lo que la gente
sabe. Este método es particularmente efectivo para evaluar de antemano, los conocimientos que la
gente tiene sobre el tema. Si por ejemplo, se lleva a cabo una formación continua, es conveniente
hacer una evaluación previa de los temas a desarrollar, para modificar el contenido de la capacitación,
de acuerdo a las necesidades de los estudiantes.
Llevar a cabo un estudio de necesidades, en especial si se pretende brindar educación a la
comunidad en general.
Dirigir grupos de discusión. Este es un buen comienzo, si se va a trabajar con fracciones específicas de
la comunidad.
En las Herramientas se encuentra una tabla donde se podrán comparar las necesidades y recursos
para la sesión de formación. Si, a pesar de los esfuerzos, no se cuenta con los recursos necesarios,
aún existen tres opciones:
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Agruparse con otras organizaciones es un recurso excelente bajo estas circunstancias.
Desarrollar objetivos específicos para la capacitación.
Aun si el tema a tratar parece ambiguo o improvisado, se necesita una manera concreta de evaluar
los conocimientos de los alumnos. Por ejemplo, se puede dar un seminario sobre “La Diversidad en
el Trabajo”, con el propósito de hacer que los empleados se interesen más en los temas culturales.
Éste es un propósito muy amplio, por lo tanto se debe buscar la forma de evaluarlo específicamente.
Cuando se desarrollen los objetivos, es necesario recordar que deben ser:
Específicos – Los objetivos deben ser claros y puntuales, sin dar lugar a dudas.
Bueno: “Al completar el curso de hoy, los participantes deben tener en claro que lo que llamamos
lenguaje cotidiano puede resultar ofensivo para miembros de otras razas u otros grupos”.
No tan bueno: “Los participantes deben pensar antes de hablar”.
Evaluables – Esto puede ser más complicado, pero puede ser muy útil desarrollar objetivos que se
puedan evaluar de algún modo. De esta manera se alcanzan dos metas: primero, alcanzar estos
objetivos ayuda a que tanto los capacitadores como los alumnos completen la capacitación con una
mayor sensación de éxito. Segundo, es una buena manera de utilizar los resultados de la capacitación
en futuras solicitudes de subvención u otros documentos donde la organización tenga que evaluar lo
que se ha hecho.
Bueno: “Al finalizar el día, los participantes deberán poder enumerar diez palabras o frases
cotidianas y explicar por qué son ofensivas para miembros de otra razas o grupos”.
No tan bueno: “Los participantes habrán aprendido que muchas de las frases cotidianas pueden ser
ofensivas para otras personas”.
Bueno: “Los participantes harán lo posible por ser más cuidadosos en sus acciones y con su
lenguaje al hablar con miembros de otras razas o grupos”.
No tan bueno: “Los miembros del curso que actualmente son racistas se darán cuenta del error en
su accionar y se enmendarán”.
Desarrollar el contenido de la sesión de formación.
Una vez que las metas y objetivos están decididos, se necesita encontrar la manera de alcanzarlos. El
camino para ello es a través del contenido de la sesión de formación, como por ejemplo, los
materiales y demás recursos que se van a utilizar. Hay tres maneras distintas de recolectar esta
información:
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Utilizar una propuesta mixta, es decir, utilizar lo que ya se tiene, cuando se puede y como se puede, y
además crear materiales propios cuando lo que hay en existencia no es lo suficientemente útil.
Conferencias
Improvisaciones
Diapositivas
Rotafolios
Mesas redondas
Lluvia de ideas
Estudios de caso o monografías
Dramatizaciones
Juegos
Cuentos y fábulas
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Videos
Ser práctico. Si se incluye mucha teoría entre los materiales, se corre el riesgo de aburrir a la
audiencia.
Utilizar recesos y métodos vigorizantes si el curso se prolonga durante más de 90 minutos.
Resaltar los puntos importantes. Se puede decidir que los alumnos se retiren de las sesiones con
grandes cantidades de información, y eso está bien. Sin embargo, sin la debida orientación, aun los
más ávidos estudiantes, perderán el rumbo. Se deben brindar los siguientes consejos, “Si van a leer un
sólo capítulo del libro, que sea el capítulo….” O aún mejor, se debe elaborar un resumen corto, de una
página, que contenga los puntos más importantes del día, para que los alumnos lo puedan revisar una
y otra vez.
¡Celebrar el esfuerzo!
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Si se ha llegado hasta aquí, ya se ha avanzado más de la mitad del camino en un trabajo difícil. Es
necesario tomar un respiro, darse una palmada en la espalda y prepararse para dedicarse al
desarrollo de las sesiones de formación.
PARA RESUMIR:
Elaborar un curso de capacitación requiere de un gran esfuerzo por parte de todas las personas
involucradas. Sin embargo, puede convertirse en una de las cosas más gratificantes llevadas a cabo
por la organización, porque los resultados se ven de inmediato así como también lo que las personas
aprendieron. Muchas veces esa capacitación tendrá un efecto dominó y llegará a personas que ni
siquiera se había imaginado. Elaborar una excelente sesión de formación y utilizar toda la sabiduría
y las habilidades que el grupo ha adquirido, es tiempo bien empleado.
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