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2. Comprobante por la recepción del material y gafete
El día de la aplicación usted recibirá de su coordinador(a) dos bolsas, una con el material confidencial
y la otra con el resto de materiales. Esta última será utilizada, si corresponde, en ambos turnos.
Cuando se lo indique su coordinador(a), verifique que la numeración de los folletos coincida con la
indicada en la “Lista de clase” y que ambas bolsas contengan los materiales indicados en la boleta
respectiva. En caso de que todo esté completo, proceda a llenar y a firmar el comprobante
respectivo. Devuélvalo a su coordinador(a). Recuerde que, a partir de este momento, usted es el (la)
responsable directo(a) del material que se le ha entregado.
El PPPAA le solicita que, una vez realizada esta revisión, firme el “Protocolo de funcionamiento y
manejo responsable de información, materiales y recursos de las aplicaciones del Programa
Permanente de la Prueba de Aptitud Académica”, que el (la) coordinador(a) le presentará.
Antes de dirigirse al aula correspondiente, complete los espacios en blanco que aparecen en el
gafete y colóquelo a la altura de su pecho.
3. Preparación del aula y distribución de los folletos de examen
La organización del aula que se le ha asignado y la distribución de los folletos de examen deben
realizarse según las siguientes instrucciones:
a. Ubique el escritorio lejos de la puerta principal y, de ser posible, lejos de ventanas abiertas o rotas,
con el fin de que pueda colocar los documentos en un lugar seguro y mantener un control
adecuado sobre ellos.
b. Si la planta física se lo permite, aleje la fila de pupitres cercana a las ventanas, especialmente si
estas no se pueden cerrar o están rotas.
c. Compruebe que los pupitres estén ordenados de acuerdo con el número de aspirantes. Si no está
seguro(a) de que la distribución de los pupitres sea correcta, contacte inmediatamente a su
coordinador(a).
d. Por ningún motivo deje el aula sola. Mientras haya material confidencial de la PAA en el aula, su
deber es permanecer ahí, en particular, una vez que los(as) aspirantes estén en el aula. Usted no
debe salir al pasillo o ir al servicio sanitario sin que haya en el aula alguien que lo(a) reemplace
(aplicador(a) de apoyo o coordinador(a)).
e. Coloque en una pared exterior del aula, en un lugar visible, el número de aula, el “Padrón de
aula” y un rótulo de razones para anular la Prueba. Estos materiales deben permanecer
colocados hasta que se haya retirado el (la) último(a) aspirante del aula.
f. Durante las actividades siguientes (“g” a “o”), ningún(a) aspirante debe entrar. Tampoco deben
ingresar personas ajenas a la aplicación de la PAA, incluidas autoridades del colegio o la
universidad y el (la) conserje de la sede de aplicación. Solo pueden ingresar el (la) coordinador(a)
o un(a) aplicador(a) de apoyo.
g. Verifique que la pizarra esté completamente borrada, de frente a los(as) aspirantes y, en la
medida de lo posible, sin carteles u otros materiales.
h. Coloque, de frente a los(as) aspirantes, el otro rótulo de razones para anular la Prueba, el modelo
ampliado de la hoja para respuestas y, si la hay, la “Fe de erratas”. Estos rótulos deben
permanecer colocados hasta que se haya retirado del aula el (la) último(a) aspirante.
i. Transcriba en la pizarra:
Nombre de la sede:
Número de la sede:
Hora de inicio:
Hora de aviso:
Hora de finalización:
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Complete únicamente la información correspondiente al nombre y número de la sede.
j. No escriba información adicional en la pizarra.
k. Coloque, en el mismo orden de la lista (que coincide con el orden de las hojas), la hoja para
respuestas de cada aspirante. Recuerde que los datos de las hojas serán procesados por una
lectora óptica, por lo que estas no deben dañarse. Inicie la colocación en el primer pupitre de la
primera fila y deposite las hojas de adelante hacia atrás. Una vez que termine con la primera fila,
vaya al primer pupitre de la segunda fila y repita el procedimiento. Haga lo mismo con el resto de
las filas. Ver el siguiente ejemplo del orden de distribución de un aula con 36 aspirantes.
l. Un error en la distribución de la hoja para respuestas es muy grave, por cuanto algún(a) aspirante
podría responder un examen que no le corresponde. Tómese el tiempo que considere necesario
para cerciorarse de que ha colocado las hojas para respuestas según el orden de la lista y de
acuerdo con el diagrama que mejor se ajusta a las dimensiones del aula y al número de
aspirantes.
m. Si usted observa alguna diferencia entre los datos de los documentos, notifíquela a su
coordinador(a). Por ningún motivo debe corregir números.
n. Mantenga los folletos de examen en la bolsa y esta, en un lugar seguro.
o. Una vez efectuadas estas labores, llame a su coordinador(a) o un(a) aplicador(a) de apoyo para
que revise la distribución y espere a que este(a) le autorice el ingreso de los(as) aspirantes al aula.
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II. INGRESO DE ASPIRANTES AL AULA
Es necesario recordar que, generalmente, los(as) aspirantes están sometidos(as) a una gran presión,
que no conviene aumentar. Por eso, es importante que, sin demérito del trabajo que debe realizar y
sin concesiones especiales, usted manifieste una actitud serena y comprensiva.
Cuando los(as) aspirantes estén en las cercanías del aula, recomiéndeles que vayan al baño antes
de ingresar al aula, solicíteles que tengan la identificación en la mano y que en caso de que porten
celular, reloj inteligente o aparatos electrónicos que contengan, capturen o reproduzcan audio,
imágenes o video deben reportarse con el (la) coordinador(a). Ningún representante de las
universidades debe resguardar este tipo de aparatos.
1. Documentos válidos (vigentes y con fotografía) para identificar a los(as) aspirantes
Los(as) aspirantes que aplican la PAA deben presentar uno de los siguientes documentos: cédula de
identidad costarricense, pasaporte, cédula de residencia, licencia para conducir (expedida en Costa
Rica), carné de refugiado, carné de estudiante de la UCR o de la UNA, Tarjeta de Identidad de
Menores (TIM) o carné expedido por el colegio al que pertenece (con firma y sello de la Dirección).
2. Requisitos para el ingreso de aspirantes
A usted le corresponde vigilar que ingresen al aula, a realizar la PAA, únicamente aquellos(as)
aspirantes que cumplan con los siguientes requisitos:
a. Estar incluido(a) en el “Padrón de aula”.
b. Contar con una identificación válida.
c. No portar celular, reloj inteligente u otros aparatos electrónicos que contengan, capturen o
reproduzcan audio, imágenes o video.
d. Presentarse a la sede antes de las 9:10 a. m. en el turno de la mañana y antes de las 2:40 p. m.
en el turno de la tarde.
En la entrada del aula, revise la identificación (que la foto corresponda con la persona y que sea un
documento vigente), pídale que la guarde y verifique que no porte aparatos electrónicos que
contengan, capturen o reproduzcan audio, imágenes o video. El (la) aspirante no debe tener lentes
oscuros, gorras, sombreros o cualquier otro implemento que dificulte su identificación.
Está permitido el ingreso de aspirantes, cuyo nombre en la identificación no coincida con el de la lista,
siempre y cuando, el número de la identificación sí coincida.
3. Situaciones excepcionales relacionadas con los requisitos de ingreso al aula
Cuando un(a) aspirante no cumpla con las condiciones señaladas en el apartado 2, de la sección II,
usted debe considerar en cuál de las siguientes situaciones se encuentra y comunicarlo a su
coordinador(a):
a. Si el documento que aporta no le permite su identificación plena, solicítele otro documento que
lo(a) identifique. Si ese otro documento le satisface como identificación, puede permitirle su
ingreso al aula. Si la duda persiste, llame a su coordinador(a) para que decida si el (la) aspirante
puede ingresar o no.
b. Si el (la) aspirante no está incluido(a) en la lista, pero presenta su “Cita de examen” con la
indicación correcta de la sede y la fecha de examen1, y cuenta con una identificación válida,
póngalo(a) en contacto con su coordinador(a) para que resuelva la situación.
Si el (la) coordinador(a) ha autorizado el ingreso de un(a) aspirante, cuyo nombre no consta
en la lista, agréguelo(a) al número total de los(as) presentes y corrobore que los datos
1Es indispensable que revise con cuidado la fecha y el nombre de la sede, para que no admita aspirantes de
otra convocatoria. Recuerde que una misma planta física puede ser sede en aplicaciones diferentes.
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anotados por el (la) coordinador(a), en el recuadro “Identificación”, de la hoja para
respuestas, coincidan con los de la cita de examen.
Nota
La identificación con foto es insustituible. A los(as) aspirantes que no presenten o que no tengan
identificación válida, no se les debe permitir el ingreso al aula. También debe negarse el ingreso a
los(as) aspirantes que presenten una identificación alterada o que impida su reconocimiento. En estos
casos, ponga al (a la) aspirante en contacto con el (la) coordinador(a).
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Durante los primeros 40 minutos de ejecución de la PAA, usted debe efectuar las labores que se
detallan a continuación:
a. Llegadas tardías de los(as) aspirantes:
Solo con la autorización de su coordinador(a) o de un (una) aplicador(a) de apoyo debe
aceptar a aspirantes que lleguen tarde.
Verifique que el aspirante haya leído la parte correspondiente de las “Instrucciones para
aspirantes que llegan tarde”.
Utilice el mismo protocolo de ingreso para aspirantes que llegaron a tiempo.
Solicite al (a la) aspirante que lea y siga las indicaciones pendientes de las “Instrucciones para
aspirantes que llegan tarde”.
Complete, en el recuadro de la contraportada del folleto, la información sobre el horario de
ejecución de la Prueba del grupo y la hora de inicio del (de la) aspirante.
Entregue el folleto de examen al (a la) aspirante.
Solicite al (a la) aspirante que firme con lapicero la aceptación del horario de trabajo ya
establecido. Luego, proceda a firmar usted también.
Anote en el espacio “Observaciones” de la “Lista de clase” el nombre de cada aspirante
que llegó tarde.
b. Aspirantes presentes y ausentes:
A las 9:10 a. m. o a las 2:40 p. m., según corresponda, recoja las hojas para respuestas que
están en los pupitres de los(as) ausentes. Guárdelas selladas en la misma bolsa donde están
los folletos de examen y ubíquela en un lugar seguro.
En la columna correspondiente de la lista, marque “P” si el (la) aspirante está presente o “A”,
si está ausente. Sume las cantidades respectivas de los(as) aspirantes presentes y ausentes, y
anótelas. El resultado de la suma de ambos totales debe ser igual al número de aspirantes
indicados en la lista. Además, anote, en los espacios correspondientes, su nombre y las horas
de inicio, aviso y finalización. Posteriormente, firme la lista.
Nota: tenga presente que su coordinador(a) también debe firmar esta lista.
3. Actividades para realizar en el transcurso de la PAA
a. Vigilancia del grupo
No se dedique a actividades distintas de las que aquí se indican, tales como la lectura de
materiales ajenos a la aplicación.
En cada aplicación solo se utilizará un número de fórmula, por lo tanto, es imperativo que
vigile que todos(as) los(as) aspirantes no intenten copiar.
No acepte cuidar dos aulas al mismo tiempo.
Nunca deje solo al grupo de aspirantes. Si tiene necesidad imprescindible de salir del aula,
llame a un(a) aplicador(a) de apoyo o al (a la) coordinador(a) para que lo(a) reemplace.
No puede interrumpir a los(as) aspirantes mientras realizan la PAA; excepto que estén
dañando la hoja para respuestas o que estén rellenando de forma incorrecta los círculos.
No permita el intercambio de materiales (lápices, borradores, tajadores, por ejemplo) entre
aspirantes.
Cuando un(a) aspirante consulte la hora, acérquese lo más que pueda a su pupitre y dígale
la hora en voz baja.
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b. Anulación de la PAA
Las razones para la anulación inmediata de la PAA son las siguientes:
Portar aparatos electrónicos (celular, reloj inteligente, calculadora, aparatos que contengan,
reproduzcan o capturen audio, imágenes o video, entre otros) durante la aplicación de la
PAA (dentro o fuera del aula).
Incumplir con la disposición de colocar bajo el pupitre las pertenencias no autorizadas para
hacer la Prueba, por ejemplo, cartucheras, bolsos, botellas, marcadores, resaltadores,
celulares.
Abrir el folleto de examen, parcial o totalmente, antes de la indicación correspondiente.
Intentar copiar por medios orales, físicos o gestuales.
Dedicarse a actividades distintas de la naturaleza de la resolución de la Prueba.
No entregar el folleto de examen y la hoja para respuestas en el tiempo establecido.
El desacato de instrucciones por parte del (de la) coordinador(a) o aplicadores(as).
Si se presenta, al menos, una de las situaciones anteriores, contacte al (a la) coordinador(a) para
proceder a expulsar al (a la) aspirante de la sede de examen y levantar un acta que debe ser firmada
por usted y por el (la) coordinador(a).
En el caso anterior, debe entregarle al (a la) aspirante el “Comprobante de asistencia a examen”,
firmado por usted, con la observación de que este fue anulado y la hora en que esto ocurrió. Este
documento también debe ser firmado por el (la) coordinador(a).
c. Comprobantes de examen
Firme únicamente los comprobantes de examen de los(as) presentes. Los comprobantes de los(as)
aspirantes ausentes no deben firmarse.
d. Permisos para ir al servicio sanitario
Si en el transcurso de la ejecución de la PAA algún(a) aspirante solicita permiso para ir al
servicio sanitario, usted debe avisarle a un(a) aplicador(a) de apoyo o al (a la)
coordinador(a) y esperar la autorización de este(a). El (La) aspirante debe permanecer en
su asiento hasta obtener la autorización de salida.
Verifique que, antes de salir, el (la) aspirante haya colocado la hoja para respuestas dentro
del folleto de examen y que lo haya cerrado.
Es recomendable que se anote en la “Lista de clase”, y con lápiz, la hora de salida al servicio
sanitario de cada aspirante, ya que esta información será de utilidad si se presenta alguna
situación en la que el (la) aspirante se deba retirar de improviso.
e. Retiro de un(a) aspirante
Si por un motivo imprevisto un(a) aspirante opta por retirarse del aula de examen sin haber
concluido la PAA, llame a su coordinador(a) para que le entregue al (a la) aspirante el
“Comprobante de solicitud” por retiro imprevisto. Este debe ser firmado por usted y el (la)
coordinador(a).
Una vez que el (la) aspirante se haya retirado, el (la) coordinador(a) debe completar la
información restante de la “Boleta de trámite para reprogramación por retiro imprevisto”.
Indique, en el folleto, la hora de retiro y haga la anotación en la lista.
f. Folletos defectuosos
Si un(a) aspirante le informa de algún folleto defectuoso, verifíquelo y, si debe realizar un
cambio de folleto, registre la hora en la que se inicia el procedimiento de sustitución.
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En caso de que sea necesario, antes de realizar el cambio de folleto, pídale al (a la) aspirante
que transcriba las respuestas del folleto a la hoja para respuestas. Este tiempo no se repondrá.
Una vez que finalice con esta acción, se procede a realizar el cambio de folleto.
Debe reconocérsele al (a la) aspirante el tiempo que haya tomado el cambio de folleto.
Solicítele a su coordinador(a) que le transcriba, en el folleto nuevo, los datos
correspondientes al (a la) aspirante y el tiempo que requirió el cambio del folleto.
Anote en la “Lista de clase” una observación en la cual se indique la sustitución realizada.
g. Aviso
Recuerde avisar a los(as) aspirantes en el momento preciso que restan veinte minutos para finalizar la
ejecución de la PAA. Indíqueles que rellenen los círculos de la hoja para respuestas y reitéreles que
“una vez cumplidas las dos horas, no tendrán tiempo adicional para rellenar la hoja para respuestas”.
Recomiende a los(as) aspirantes que no han comenzado a rellenar la hoja para respuestas que inicien
en ese momento, porque es posible que después no les dé tiempo.
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El rótulo con el número de aula.
Los rótulos de razones para anular la Prueba.
El modelo ampliado de la hoja para respuestas.
La fe de erratas (si la hay).
De continuar aplicando por la tarde, solo retire el “Padrón de aula” y deje colocado el resto del
material.
b. Cuente los folletos de examen y las hojas para respuestas.
c. Si el (la) aspirante no firmó la hoja para respuestas o el folleto de examen, anote una observación
en la “Lista de clase”. Indique el nombre completo del (de la) aspirante. Solicítele a su
coordinador(a) que firme a la par de esta nota aclaratoria. Realice el mismo procedimiento si las
firmas no son iguales.
d. El número de folletos debe coincidir con el de hojas para respuestas que usted recibió al principio,
salvo si su coordinador(a) efectuó inclusiones.
e. Coloque todo el material según el orden indicado en la boleta respectiva.
f. Borre completamente la pizarra, excepto, en caso de una segunda aplicación.
4. Devolución de materiales a su coordinador(a)
a. Entregue a su coordinador(a) ambas bolsas y ordénelas según la boleta respectiva. En caso de
que haya una segunda aplicación, solamente regrese la bolsa con el material confidencial.
b. Cerciórese de que, en su presencia, el (la) coordinador(a) cierre y selle la caja con los materiales
que usted le entregó. Solicítele el comprobante de devolución de material. Verifique que se lo
entregue firmado.
c. Cuando el (la) coordinador(a) le entregue el dinero correspondiente a su sobresueldo, firme el
“Recibo por sobresueldos y transporte” en el espacio respectivo.
d. Si hubiera un refrigerio, el pago y la preparación de este no están incluidos en la dieta del (de la)
coordinador(a) ni son su responsabilidad.