PROPUESTA METODOLÓGICA PARA EL DISEÑO DEL SISTEMA DE GESTIÓN

INTEGRAL EN LA EMPRESA JORGE ELIECER GAITÁN INGENIERÍA,

CONSULTORÍA Y VALORACIÓN S.A.S. BAJO LOS PARÁMETROS TRAZADOS
EN LA NTC ISO 9001:2015

MIGUEL ÁNGEL SEQUERA MUÑOZ

20111015053

Anteproyecto de grado con la modalidad de pasantía para optar el título de

Ingeniería Industrial

Director
NESTOR ANDRES BELTRAN
Ingeniero Industrial

UNIVERSIDAD DISTRITAL FRANCISCO JOSÉ DE CALDAS

SEDE DE INGENIERÍA
PROYECTO CURRICULAR DE INGENIERÍA INDUSTRIAL
BOGOTÁ D.C.
2021

1
 Tabla de contenido
1. INTRODUCCIÓN ........................................................................................................ 4
2. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA ......................................................................... 5
2.1 DIAGNÓSTICO DEL PROBLEMA ............................................................................ 5
2.2 FORMULACIÓN DEL PROBLEMA .......................................................................... 5
3. OBJETIVOS ............................................................................................................... 6
3.1 OBJETIVO GENERAL.............................................................................................. 6
3.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS .................................................................................... 6
4. JUSTIFICACIÓN......................................................................................................... 7
5. MARCO TEÓRICO ..................................................................................................... 8
6. ALCANCES Y LIMITACIONES ................................................................................. 10
7. METODOLOGÍA ....................................................................................................... 11
8. RECURSOS Y PRESUPUESTO .............................................................................. 12
9. CRONOGRAMA ....................................................................................................... 13
10. DIAGNOSTICO INICIAL JORGE ELIECER GAITAN, INGENIERIA -
CONSULTORIA Y VALORACION S.A.S. ........................................................................ 14
10.1 COMITÉ DE CALIDAD ......................................................................................... 15
11. PLANEACION ESTRATEGICA ............................................................................. 15
11.1 ORGANIGRAMA .................................................................................................. 15
11.2 ANALISIS DEL SECTOR ..................................................................................... 16
11.3 DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO ............................................................... 16
12. ESTRATEGIA DE CALIDAD ................................................................................. 17
12.1 ALCANCE ............................................................................................................ 17
12.2 POLITICA ............................................................................................................. 17
12.3 OBJETIVOS ......................................................................................................... 17
13. IDENTIFICACION DE PROCESOS ...................................................................... 18
13.1 MAPA DE PROCESOS ........................................................................................ 18
13.2 CARACTERIZACION ........................................................................................... 19
13.3 INDICADORES .................................................................................................... 21
14. DISEÑO DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTION ........................................... 21
14.1 MANUAL DE CALIDAD ........................................................................................ 22
14.2 LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS ........................................................... 22
15. AVANCE DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTION .......................................... 23

2
 15.1 SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD................................................................. 23
15.2 SISTEMA DE GESTION DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO .............. 24
16. BIBLIOGRAFÍA ..................................................................................................... 25

Ilustración 1: Presupuesto Proyecto................................................................................. 12

Ilustración 2: Cotizacion Certificacion ISO 9001............................................................... 12
Ilustración 3: Puntaje Diagnostico Inicial .......................................................................... 14
Ilustración 4:Mapa de Procesos ....................................................................................... 18
Ilustración 5: Tabla de Indicadores .................................................................................. 21
Ilustración 6: Modelo de Procedimientos.......................................................................... 22
Ilustración 7:Auntoevaluacion 2021 ................................................................................. 23
Ilustración 8: Autoevaluacion 2021 .................................................................................. 24

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 1. INTRODUCCIÓN

JORGE ELIECER GAITÁN INGENIERÍA, CONSULTORÍA Y VALORACIÓN S.A.S. se

dedicada a la prestación de servicios de consultoría, ingeniería y valoración de bienes
inmuebles, muebles, maquinaria y equipo. Esta empresa desea sobresalir sobre la
competencia del mismo sector y cumplir con las exigencias de sus clientes,
igualmente organizar y mejorar la operación interna con el fin de aumentar la calidad
de sus productos.
Por estas razones la empresa busca implementar en su organización el sistema de
gestión de la calidad ISO 9001:2015; teniendo en cuenta que la empresa realiza sus
procesos sin ningún estándar, ni certificado de calidad, por lo que el objeto de este
proyecto es diseñar, estructurar e implementar el sistema de calidad ISO 9001 en la
empresa, para que esta pueda certificarse y ofrecer a sus clientes servicios de calidad.
La NTC ISO 9001:2015 estructura el sistema de gestión para cualquier organización
con el fin de establecer parámetros en la organización interna dando como resultado
la mejora continua en las actividades de la entidad y sumando un valor agregado en
su competitividad.
A demás la organización se encuentra en el diseño e implementación del Sistema de
Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo, por lo cual necesita un Sistema que
pueda integrar los próximos cambios en la empresa.

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 2. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

2.1 DIAGNÓSTICO DEL PROBLEMA

JORGE ELIECER GAITÁN INGENIERÍA, CONSULTORÍA Y VALORACIÓN S.A.S. es

una empresa que lleva desarrollando actividades valuatorias desde hace
aproximadamente 3 años con la participación en proyectos de carácter público y privado
de cobertura nacional. En este tiempo la empresa se ha destacado entre las demás
empresas del sector por su innovación en sus productos y el efectivo desarrollo de las
actividades dentro de los tiempos establecidos, sin embargo, la organización desarrolla
sus tareas sin ningún tipo de sistema de calidad, lo que significa que la empresa no posea
una mejora continua al momento de ejecutar sus labores, perdiendo la oportunidad de
aumentar la calidad del producto final.
Con el fin de cambiar esta situación, la empresa desea implementar nuevas metodologías
de organización con el fin de sumar un valor agregado a sus servicios, dándoles una
ventaja de competitividad con respecto a los demás prestadores de estos servicios, tanto
a nivel local como nacional.
Adicionalmente la organización también debe integrar el SG-SST que se está
desarrollando puesto que este se ha convertido en un requerimiento exigido por los
Clientes de la empresa.

2.2 FORMULACIÓN DEL PROBLEMA

¿Cómo diseñar el SISTEMA INTEGRADO DE GESTION que se acople a las necesidades

de la empresa JORGE ELIECER GAITÁN INGENIERÍA, CONSULTORÍA Y
VALORACIÓN S.A.S. bajo los parámetros recogidos en la NTC ISO 9001:2015 para la
empresa?

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 3. OBJETIVOS

3.1 OBJETIVO GENERAL

Plantear, desarrollar y documentar en JORGE ELIECER GAITÁN INGENIERÍA,
CONSULTORÍA Y VALORACIÓN S.A.S. el sistema de gestión de la calidad de acuerdo
a los requisitos y parámetros establecidos por la NTC ISO 9001:2015[1]

3.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS

 Desarrollar un diagnóstico inicial de la empresa JORGE ELIECER GAITÁN
INGENIERÍA, CONSULTORÍA Y VALORACIÓN S.A.S.
 Desarrollar un plan de trabajo con las actividades realizadas en la entidad teniendo
en cuenta los procesos y productos.
 Establecer el mapa de procesos y la caracterización de los mismos.
 Desarrollar el normograma de las actividades de la organización.
 Codificar y estandarizar los formatos utilizados en los diferentes procesos
ejecutados por la empresa.
 Identificar y determinar los procesos de la empresa para el alcance del SGC.
 Plantear los indicadores para los diferentes procesos de la empresa para evaluar
el cumplimiento de los objetivos propuestos.
 Verificar el desarrollo del SG-SST de la organización
 Establecer la matriz de riesgos, Profesiograma para la empresa JEG. SAS

6
 4. JUSTIFICACIÓN

La empresa JORGE ELIECER GAITÁN INGENIERÍA, CONSULTORÍA Y VALORACIÓN

S.A.S. aspira establecer un sistema de gestión de la calidad, con el fin de mejorar la
percepción que tienen sus clientes, mediante procesos y servicios eficientes y efectivos,
evaluados de alta calidad.
Una de las ventajas que aporta desarrollar un sistema de gestión de calidad cumpliendo
la NTC ISO 9001:2015, es aumentar la competitividad de la organización en el mercado,
puesto que asegura el cumplimiento de las necesidades de los clientes y mejora la
precepción ante los mismos.
Para JORGE ELIECER GAITÁN INGENIERÍA, CONSULTORÍA Y VALORACIÓN S.A.S.
el diseñar el sistema de gestión de calidad le permitirá imponer en el mercado valuatorio
un factor diferencial en sus productos y servicios con respecto a las demás
organizaciones del sector. Siendo esto uno de los propósitos como entidad con ánimo de
lucro que busca satisfacer y garantizar los requerimientos que exige este tipo de
actividad.
Adicional a lo anterior y con la expectativa del corto y mediano plazo, el tener un Sistema
de Gestión de Calidad ayudaría a cautivar nuevos clientes, permitiendo en cierta medida
aumentar las utilidades del negocio y favoreciendo la sostenibilidad de la empresa.
Finalmente, con el desarrollo del SG-SST y el SGC, la empresa necesita el desarrollo del
Sistema Integrado de Gestión el cual permita acoplar estos dos Subsistemas.

7
 5. MARCO TEÓRICO

La incorporación de las empresas en el sistema de gestión de calidad se ve supeditado

por lo establecido en la norma ISO-9001 del Instituto Colombiano de Normas Técnicas y
Certificación. El cuál es el organismo que rige la normalización de Colombia según el
decreto 2269 de 1993 “por el cual se organiza el Sistema Nacional de Normalización,
Certificación y Metrología”[2]. Actualmente la norma se encuentra en su cuarta versión
del año 2015.
El inicio de la ISO (Organización Internacional de Normalización) se da al final de la
segunda guerra mundial, y en 1951 se crea la primera norma ISO, a la cual hablaba sobre
la temperatura estándar de las medidas industriales de longitud, que en la actualidad se
conoce como ISO 1:2002[3]
En la década de los 90, se tomó el control de calidad como una garantía total de las
empresas, no siendo únicamente de los productos finales si no a la organización total
(Productos y procesos); Con el paso del tiempo y la evolución de la norma, para inicios
del siglo XX, se pasó a crear un sistema de gestión para el diseño, desarrollo y mejora,
agregando la opinión del cliente (satisfacción).
Para el año 2015, la norma cambia al momento de abarcar no solo a los clientes, sino a
toda parte interesada que sea importante para la empresa, las cuales puedan afectar el
ecosistema interno y externo de lo organización, y dándole la responsabilidad del sistema
de gestión de la calidad a la alta gerencia.[4]
La Norma ISO 9001 versión 2015 modifico los enunciados del título de las secciones 4 a
la 8 a comparación de la versión anterior del año 2008, adicional que se agregaron las
secciones 9 y 10:
 4 “Sistemas de gestión de la calidad” por “Contexto de la organización”
 5 “Responsabilidad de la organización” por “Liderazgo”
 6 “Gestión de los recursos” por “Planificación”
 7 “Realización del producto” por “Soporte”
 8 “Medición, análisis y mejora” por “Operación”
 Se agregan las secciones 9 “Evaluación del Desempeño” y 10 “Mejora”
Adicional a los cambios anteriores la actualización de la ISO9001 trae consigo las
siguientes ventajas[5]:
1. Evaluación de Riesgos: Se modifica el plan de prevención de riesgos, con el fin de
que las empresas lo vean no solo como un requerimiento, si no como una
oportunidad de mejora continua.
2. Comunicación más integral: Con la actualización se hace necesaria la
comunicación con todo el personal, y no como anteriormente que la información
solo era de la alta gerencia y el personal que realizaba las auditorias.
3. Liderazgo Estratégico: En la ISO 9001:2015, se para el control sobre el Sistema
de Calidad a la alta gerencia con el fin de que estos encabecen los procesos y

8
 procedimientos y puedan tomar y trasmitir de manera eficiente cada una de las
decisiones que requiera el sistema.
4. Delimitación de Requisitos: Dentro de la norma no se precisa a detalle cuales son
los requerimientos que debe cumplir la organización, si no que la empresa puede
decidir cuales obviar siempre y cuando no interfiera con el desarrollo del Sistema
de Calidad.

Para la revisión del SG-SST se debe tener en cuenta la legislación vigente en Colombia,
entre las cuales se encuentran:

 Artículo 349 Del código Sustantivo del trabajo el cual indica: “los empleadores que
tengan a su servicio diez (10) o más trabajadores permanentes deben elaborar un
reglamento especial de higiene y seguridad, a más tardar dentro de los tres (3)
meses siguientes a la iniciación de labores, si se trata de un nuevo
establecimiento.
 El decreto 1072 de 2015 “Por medio del cual se expide el Decreto Único
Reglamentario del Sector Trabajo”
 La resolución 312 de 2019 “Por la cual se definen los estándares mínimos del
Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo SG-SST”
 ISO 45001 “Por la cual se definen los estándares mínimos del Sistema de Gestión
de Seguridad y Salud en el Trabajo SG-SST” con la actualización 2018-1.

9
 6. ALCANCES Y LIMITACIONES

El proyecto dentro de JORGE ELIECER GAITÁN INGENIERÍA, CONSULTORÍA Y

VALORACIÓN S.A.S. está limitado al diseño del Sistema de Gestión de Calidad, iniciando
en el diagnostico actual de la empresa, creación del plan estratégico del año 2020,
levantamiento de mapa por procesos de la empresa y la creación de formatos e
indicadores, para que posteriormente la empresa pueda continuar con el proceso de
implementación y certificación ante las entidades pertinentes.
El mayor obstáculo que puede tener la elaboración del Sistema Integrado de Gestión, es
el cambio que se llevara en la documentación de los procesos, puesto que en este
momento en la empresa no posee una trazabilidad escrita de las actividades realizadas,
haciendo que el personal no salga de su zona de confort debido a que desarrollan sus
labores sin un proceso estructurado, lo que conlleva que al momento de realizar cambios
en la forma de actuar se genere resistencia por parte de los mismos.

10
 7. METODOLOGÍA

Con el objetivo de incorporar un planteamiento del sistema Integrado de Gestión (SGC-

SG-SST) en la empresa JORGE ELIECER GAITÁN INGENIERÍA, CONSULTORÍA Y
VALORACIÓN S.A.S. es necesario recurrir a una metodología de investigación que
permita identificar las falencias a partir de observaciones diagnóstico, donde para este
caso corresponde al manejo y control de los procesos, servicios y productos que la
entidad elabora para ofertar a sus diferentes clientes. De manera coherente, se realiza el
análisis a partir del Método inductivo-deductivo; en cual consiste en que “El razonamiento
inductivo que comienza con la observación de casos específicos, el cual tiene por objeto
establecer principalmente generalizaciones; y el razonamiento deductivo que comienza
con las generalizaciones, tratando de ver si estas generalizaciones se aplican a casos
específicos. [6]
Se emplea la metodología inductiva al momento de analizar el estado actual de la
organización con respecto a la norma en cuestión, ISO-9001; Y el método deductivo en
la etapa en la cual se requiera incorporar los requisitos generales que tiene la norma a el
caso puntual de la empresa.
Para incurrir en el proceso de investigación es necesario establecer un tipo de estudio
que permita encaminar el análisis de las situaciones particulares que se presentan al
interior de la empresa, por lo cual se utilizará el descriptivo, puesto que según Méndez,
“su propósito es la delimitación de los hechos que conforman el problema de
investigación, por lo cual se hace posible identificar las características del universo de
investigación, se señalan las formas de conducta y actitudes del total de la población
investigada, se establecen comportamientos concretos y se descubre y comprueba la
asociación entre variables de investigación”[7]
Teniendo en cuenta lo anterior, este proyecto se llevará a cabo en las siguientes etapas:
1. Diagnóstico inicial de la empresa JORGE ELIECER GAITÁN INGENIERÍA
CONSULTORÍA Y VALORACIÓN
2. Diseño de la planeación estratégica
3. Estrategia de calidad
4. Identificación de procesos estratégicos, misionales, de apoyo y control
5. Caracterización, documentación y estandarización de los procesos de la
empresa
6. Auditoría interna

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 8. RECURSOS Y PRESUPUESTO

Para un adecuado desarrollo del proyecto es necesario contar con diferentes

implementos y recursos, puesto que todo proyecto conlleva gastos de realización, para
la implementación del sistema de gestión de la calidad en JORGE ELIECER GAITÁN
INGENIERÍA, CONSULTORÍA Y VALORACIÓN S.A.S. SAS se estima un presupuesto
de $8’560.000 (ocho millones quinientos sesenta mil pesos) con lo cual se cubrirá los
siguientes recursos:
Ítem Precio Cantidad Total
Trabajo pasante $ 1.000.000 3 $ 3.000.000
Asesoramiento empresarial $ 1.000.000 3 $ 3.000.000
Computador $ 1.500.000 1 $ 1.500.000
Papelería $ 500.000 1 $ 500.000
Internet $ 80.000 3 $ 240.000
Teléfono $ 30.000 3 $ 90.000
Energía eléctrica $ 10.000 3 $ 30.000
Puesto de trabajo $ 150.000 1 $ 150.000
NTC ISO 9001:2015 $ 50.000 1 $ 50.000
TOTAL $ 8.560.000
Ilustración 1: Presupuesto Proyecto

Adicionalmente, la empresa al momento de realizar la auditoría externa para la

Certificación deberá contar con mínimo el siguiente presupuesto:

Ilustración 2: Cotización Certificación ISO 9001

12
 9. CRONOGRAMA

13
 9. CRONOGRAMA 13
Id Modo de Nombre de tarea Duración Comienzo Fin 30 sep '19 7 oct '19 14 oct '19 21 oct '19 28 oct '19 4 nov '19 11 nov '19 18 nov '19 25 nov '19 2 dic '19 9 dic '19
tarea L M X J V S D L M X J V S D L M X J V S D L M X J V S D L M X J V S D L M X J V S D L M X J V S D L M X J V S D L M X J V S D L M X J V S D L M X J V
1 PROYECTO JEGT 92 días lun vie
30/09/19 13/12/19
2 INICIO 0 días lun 30/09/19 lun 30/09/19 30/09
3 DIAGNOSTICO 4 días lun mié 2/10/19
30/09/19
4 Plantear información a adquirir 2 días lun 30/09/19 mar 1/10/19

5 Reunión con la alta dirección 1 día lun 30/09/19 lun 30/09/19

6 Establecer el comité de calidad 1 día mar 1/10/19 mié 2/10/19

7 Establecer canal de 1 día mié 2/10/19 mié 2/10/19

comunicación
8 Organizar y guardar la 1 día mié 2/10/19 mié 2/10/19
información obtenida
9 DISEÑO DE LA PLANEACIÓN 17 días mié 2/10/19 mié
ESTRATEGICA DE LA EMPRESA 16/10/19
10 Presentación de la organización 1 día mié 2/10/19 jue 3/10/19

11 Estructuración del organigrama 1 día mié 2/10/19 jue 3/10/19

de la empresa
12 Análisis estratégico 3 días jue 3/10/19 sáb 5/10/19

13 Análisis de los grupos de interés 2 días sáb 5/10/19 mar 8/10/19

14 Análisis de los valores 2 días sáb 5/10/19 mar 8/10/19

15 Análisis interno y extremo 2 días mar 8/10/19 mié 9/10/19

16 Formulación estratégica 2 días mar 8/10/19 mié 9/10/19

17 Definición de la misión y visión 1 día mié 9/10/19 jue 10/10/19

18 Definición de las políticas 1 día mié 9/10/19 jue 10/10/19

19 Definición de los objetivos 1 día mié 9/10/19 jue 10/10/19

20 Definición de valores y 1 día mié 9/10/19 jue 10/10/19

principios corporativos
21 Implementación de estrategias 8 días jue 10/10/19 mié
16/10/19
22 ESTRATEGÍA DE CALIDAD 10 días mié jue
16/10/19 24/10/19
23 Elaboración de la política de 2 días mié vie 18/10/19
Calidad 16/10/19
24 Elaboración de los objetivos de 2 días mié vie 18/10/19
calidad 16/10/19
25 Organizar la estructura del SGC 3 días mié vie 18/10/19
16/10/19
26 Elaboración de Matriz de 5 días vie 18/10/19 mié
análisis estructural 23/10/19
27 Elaboración del Balanced score 2 días mié jue 24/10/19
card 23/10/19
28 IDENTIFICACIÓN DE PROCESOS 15 días jue mié 6/11/19
24/10/19
29 Crear lista de los procesos y 1 día jue 24/10/19 vie 25/10/19
sub-proceso de la empresa
30 Corroborar que los procesos 1 día jue 24/10/19 vie 25/10/19
exigidos por la norma estén
establecidos
31 Crear el mapa de procesos 3 días vie 25/10/19 lun 28/10/19
32 Definir procesos estratégicos 1 día vie 25/10/19 sáb 26/10/19
33 Definir procesos misionales 1 día sáb 26/10/19sáb 26/10/19
34 Definir procesos de soporte 1 día sáb 26/10/19lun 28/10/19
35 Diseñar el mapa de procesos 1 día lun 28/10/19 mar 29/10/19
36 Levantamiento de los procesos 4 días mar vie 1/11/19
29/10/19
37 Realizar la caracterización de 4 días mar vie 1/11/19
los procesos 29/10/19
38 Establecer objetivo 1 día mar 29/10/19mar 29/10/19
39 Establecer entradas, actividades 3 días mar jue 31/10/19
y salidas 29/10/19
40 Identificar los responsables, 3 días mar jue 31/10/19
proveedores, clientes, riesgos, 29/10/19
controles y requisitos legales

41 Definir indicadores 2 días vie 1/11/19 sáb 2/11/19

42 Establecer manual de funciones 4 días sáb 2/11/19 mié 6/11/19
por cargos
43 DISEÑO DEL SGC 29 días mié 6/11/19 vie 29/11/19
44 Revisar la documentación 2 días mié 6/11/19 jue 7/11/19
obtenida
45 Construir la pirámide 2 días mié 6/11/19 jue 7/11/19
documental
46 Organización del personal 3 días jue 7/11/19 sáb 9/11/19
47 Análisis de puestos de trabajo 2 días sáb 9/11/19 mar
12/11/19
48 Evaluación del desempeño 2 días mar 12/11/19mié 13/11/19
49 Definir capacitaciones a los 1 día mié jue 14/11/19
miembros de la empresa 13/11/19
50 Identificación de los clientes y 3 días jue 14/11/19 sáb
requerimientos de estos 16/11/19
51 Identificar clientes (internos y 2 días sáb lun 18/11/19
externos) 16/11/19
52 Identificar los requisitos de los 2 días sáb lun 18/11/19
clientes 16/11/19
53 Medir la satisfacción del cliente 1 día lun 18/11/19 mar
19/11/19
54 Definir un canal de 1 día mar mié
comunicación eficiente 19/11/19 20/11/19
55 Análisis de datos 6 días mar 19/11/19sáb 23/11/19
56 Satisfacción del cliente 3 días sáb 23/11/19mar 26/11/19
57 Conformidad de requisitos 1 día mar 26/11/19mié 27/11/19
58 Indicadores de procesos 3 días mié 27/11/19vie 29/11/19
59 AUDITORIA INTERNA 17 días vie 29/11/19 vie 13/12/19
60 Establecer fechas de reuniones 1 día vie 29/11/19 sáb
30/11/19
61 Realizar informes 3 días vie 29/11/19 lun 2/12/19
62 Acciones correctivas 7 días lun 2/12/19 sáb 7/12/19
63 Estudiar caso de necesidad 1 día sáb 7/12/19 lun 9/12/19

64 Plantear acción correctiva o 1 día sáb 7/12/19 lun 9/12/19

preventiva

65 Implementarla 5 días lun 9/12/19 jue 12/12/19

66 Informe de acción correctiva 1 día jue 12/12/19 vie 13/12/19

67 FIN 0 días vie 13/12/19 vie 13/12/19

Tarea Resumen del proyecto Tarea manual solo el comienzo Fecha límite

Proyecto: SCG JEGT S.A.S. División Tarea inactiva solo duración solo fin Progreso
Fecha: lun 23/09/19 Hito Hito inactivo Informe de resumen manual Tareas externas Progreso manual

Resumen Resumen inactivo Resumen manual Hito externo

Página 1
 10. DIAGNOSTICO INICIAL JORGE ELIECER GAITAN,
INGENIERIA - CONSULTORIA Y VALORACION S.A.S.

La necesidad de Diseñar e Implementar el Sistema de gestión de calidad, nace como

consecuencia de la solicitud por parte de diferentes entidades contratantes (CENIT, ISA,
entre otras), las cuales exigían como requisito el Sistema de Seguridad y Salud en el
Trabajo. Esta situación dio la oportunidad de crear un Sistema Integrado de Gestión al
interior de la entidad, el cual le otorga un plus adicional con respecto a otras empresas
del sector.
Como primera actividad para el desarrollo del proyecto se realizó el diagnóstico de los
estándares ISO9001:2015 a la organización, con el cual se obtiene el porcentaje de
cumplimiento de los estándares mínimos de la norma. Al realizar la evaluación (Anexo1),
encontramos los siguientes resultados con respecto a la NTC ISO 9001:2015:

ACCIONES POR
NUMERAL DE LA NORMA F
REALIZAR
4. CONTEXTO DE LA ORGANIZACIÓN 9% IMPLEMENTAR
5. LIDERAZGO 47% IMPLEMENTAR
6. PLANIFICACION 12% IMPLEMENTAR
7. APOYO 6% IMPLEMENTAR
8. OPERACIÓN 52% MEJORAR
9. EVALUACION DEL DESEMPEÑO 13% IMPLEMENTAR
10. MEJORA 28% IMPLEMENTAR
TOTAL, RESULTADO IMPLEMENTACION 24%

Calificación global en la Gestión de Calidad BAJO

Ilustración 3: Puntaje Diagnóstico Inicial

Entre las principales debilidades expuestas en el Anexo 1, se establece que la empresa

no cuenta con una trazabilidad completa de sus procesos y procedimientos, puesto que
hasta el momento no se había realizado una cadena de tratamiento de la información;
adicionalmente se debe agregar que la organización no presenta una debida planeación
estratégica que trace las directrices en las cuales se debe encaminar la compañía, ya
que su funcionamiento se encontraba limitado básicamente al desarrollo de la parte
productiva, y dándole una menor importancia a las actividades administrativas de la
misma.
En el octavo numeral “Operación”, se evidencia que la organización tiene un gran
porcentaje de avance, pero de igual manera se debe reforzar la forma en que se
documenta el desarrollo de sus productos.

14
Con respecto al SG-STT, al realiza la autoevaluación inicial (Anexo No2: “Autoevaluación
Inicial Dec 1072), encontramos que la empresa tiene un porcentaje de avance de l 29%
con respecto a los estándares exigidos por la norma, lo cual es un valor muy inferior a lo
mínimo solicitado tanto por el ministerio de trabajo como por las entidades que lo
solicitaban.

10.1 COMITÉ DE CALIDAD

Con el desarrollo del diagnóstico inicial se implementó el comité de calidad para el

desarrollo, levantamiento y creación de los procesos y procedimientos que se
necesitarían, el cual se conformó por las siguientes personas:
1. Jorge Eliecer Gaitán: Gerente
2. Carlos Diaz: Sub-Gerente
3. Miguel Sequera: Pasante

11. PLANEACION ESTRATEGICA

Para la continuación del proyecto se realizó la presentación de la propuesta a la totalidad

de la empresa, de tal manera que fueran informados del proceso que se deseaba realizar,
teniendo en cuenta que no solo se iba a diseñar el Sistema de Calidad, si no que se iba
a trazar e implementar al mismo tiempo el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en
el Trabajo, del cual todos deben participar.

11.1 ORGANIGRAMA

En el Anexo No 4, Se encuentra identificada la jerarquización al interior de la empresa,

en la cual cada uno de los coordinadores genera reportes directamente al gerente de la
compañía, lo que favorece la calidad de los productos brindados puesto que hay un
seguimiento y control en cada uno de los procesos efectuados por el equipo; Sin
embargo, esta situación produce una desventaja, puesto que se le crea una carga
adicional de trabajo al gerente, teniendo como consecuencia un descuido a los procesos
netamente administrativos de la organización.
Basados en la calidad de los profesionales que laboran en la empresa y los cargos que
ocupan en la misma, se desarrolla el Anexo 5 Manual de Cargos, en el cual se indica los
procesos en los que participan, la herramientas que se ocupan para realizar las
actividades, la formación académica que debe poseer y la experiencia mínima exigida

15
para cada uno de los cargos, en donde cabe resaltar que la empresa al licitar debe cumplir
con el capital humano que exija la entidad contratante, lo cual podría modificar la
experiencia necesaria para un cargo en específico dependiendo de lo solicitado por la
entidad.

11.2 ANALISIS DEL SECTOR

Con el fin de entender la importancia del desarrollo e implementación del sistema de

gestión integral, se realizó un análisis de las empresas del sector que ofertan similares
servicios, con el fin de comparar los beneficios que otorga tener la certificación de la NTC
ISO 9001:2015 con respecto a otras organizaciones que no posean dicha certificación.
En el Anexo No 3 “Análisis del Sector”, se establece que las empresas con gran
trayectoria en el sector valuatoria y mayor prestigio dentro del gremio como los son
OIKOS, COLLIERS INTERNATIONAL COLOMBIA, entre otras poseen la certificación
ISO 9001:2015, generando un mayor grado de confiabilidad a los usuarios, ya que
garantizan que sus productos se desarrollan cumpliendo las respectivas normas de ley.

11.3 DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO

 MISION:
Jorge Eliecer Gaitán ingeniería, consultoría y valoración S.A.S tiene como misión la prestación
de servicios y elaboración de productos valuatorios, cartográficos y catastrales en Colombia,
basados en el cumplimiento de la reglamentación vigente y siguiendo nuestros principios de
objetividad y transparencia.

 VISION:
Jorge Eliecer Gaitán Ingeniería Consultoría y Valoración desea para el año 2025, pasar de ser
una empresa con reconocimiento a nivel Departamental (Cundinamarca, Valle del Cauca y
Antioquia), a ser una firma avaluadora referente para las demás empresas del sector a nivel
nacional por nuestros procesos y productos de calidad tanto Valuatorios como Cartográficos y
Catastrales.

 VALORES Y PRINCIPIOS
Dentro de la empresa los dos principales valores son la objetividad y transparencia en todas sus
actividades valuatoria

16
 12. ESTRATEGIA DE CALIDAD

12.1 ALCANCE
Comprende todos los apartados que describe la Norma UNE-EN-ISO 9001:2015, excepto
el numeral 7.1.5.2 “Trazabilidad de las mediciones” La razón de esta exclusión viene
expuesta con la trazabilidad de las mediciones dentro de la organización y que así
determina los resultados de mediciones.
Asimismo, la implantación del SGC se llevó a cabo de forma progresiva, comenzando
en la fase inicial de la norma y continuando en una segunda fase por las divisiones de
los procesos del sistema de gestión de calidad.

12.2 POLITICA
JORGE ELIECER GAITAN – INGENIERIA, CONSULTORIA Y VALORACION S.A.S. Es
una empresa dedicada a la prestación de servicios de Consultoría para la valuación de
bienes tanto muebles como inmuebles. En este contexto, entendemos que, desde el
punto estratégico de calidad, la implementación de una cultura de calidad y de su
actualización continua que permite conseguir, mantener y actualizar las competencias,
habilidades y actitudes de los trabajadores. Para JORGE ELIECER GAITAN entendemos
que es compromiso prioritario desde el momento en el que la Política del sistema de
calidad

12.3 OBJETIVOS

Objetivo General:
JORGE ELIECER GAITAN – INGENIERIA, CONSULTORIA Y VALORACION S.A.S.
garantizar la suficiente confianza para los clientes, garantizar nuestros servicios
completamente acordes y eficientes a la hora de realizarlos y mantener actualizados y
organizados el sistema de gestión de calidad.
Objetivos específicos:
1. Brindar una mayor eficiencia en nuestros servicios
2. Desarrollar una eficiente y efectiva comunicación interna y externa
3. Lograr mayor eficiencia operacional
4. Documentar los procesos a través de procedimientos, instructivos de trabajo y
formatos

17
 13. IDENTIFICACION DE PROCESOS

13.1 MAPA DE PROCESOS

Para el desarrollo y diseño del mapa de procesos y procedimientos se realizaron reuniones con
cada uno de los miembros de la empresa que desarrollaban dichas actividades, de tal manera
que se pudiera levantar la información necesaria para la documentación de los mismos; de las
cuales se pudo construir el siguiente mapa de procesos:

Ilustración 4:Mapa de Procesos

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13.2 CARACTERIZACION
Una vez identificados los procesos realizados en la organización, se plantearon las
caracterizaciones de cada uno, las cuales poseen la siguiente información:

 Líder del proceso  Actividades del ciclo PHVA

 Gestor del Proceso  Recursos
 Entradas y Salidas  Documentos Asociados al proceso
 Proveedores y Clientes o Usuarios.  Requisitos
La caracterización de los procesos de la empresa se encuentra descritos en el Anexo No 06
“Manual de Calidad”.

13.3 PROCEDIMIENTOS

En el levantamiento de procesos se encontraron los siguientes procedimientos:

 PROCESOS ESTRATEGICOS

PLANEACION ESTRATEGICA
PE
01 Plan estratégico
02 Asignación de Responsabilidades
GESTIOPN INTEGRAL
GI
01 planeación ejecución seguimiento y control del Sistema Integrado
02 Plan de Mejoramiento
EVALUACION Y CONTROL
EYC
01 Auditoría Interna
02 Atención a PQR
03 Control de Proveedores

 PRECESOS MISIONALES:

GESTION DE OFERTAS
GO
01 Invitación directa
02 Licitaciones
03 Cotizaciones

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 VALORACION DE ACTIVOS
VA
01 Avaluó de inmuebles
02 Estudio de Mercado Inmobiliario
03 Avaluó de equipos y maquinarias
04 Avalúos Masivos
TOPOGRAFIA Y CARTOGRAFIA
TYC
01 Levantamiento Topográficos Y Cartográficos
CONSULTORIAS
CON
01 Plusvalía
02 Gestión Predial
03 Inventarios de Maquinaria
04 Estudios de Títulos
05 Saneamiento Contable

 PROCESOS DE APOYO

GESTION DOCUMENTAL
GD
01 Archivo y Correspondencia
02 Base de Datos
GESTION FINANCIERA
GF
01 Facturación
02 Caja menor
03 Nomina
GESTION DEL TALENTO HUMANO
GTH
01 Selección de personal
02 Inducción SG-SST
03 COPASST Y CONVIVENCIA

20
13.4 INDICADORES
Para verificar el óptimo desarrollo de cada uno de los procesos se plantearon los siguientes
indicadores:

INDICADORES DE GESTION
NOMBRE DEL FRECUENC
PROCESO INDICADOR FORMULA IA
ܷ‫ܽݐ݁ܰ ݈݀ܽ݀݅݅ݐ‬
PLANEACION
Rentabilidad ܸ݁݊‫ݏܽݐ‬ Anual
ܷ‫ܽݐݑݎܤ ݈݀ܽ݀݅݅ݐ‬
ESTRATEGIC
Por
A
PROCESOS Margen de utilidad ܸ݁݊‫ݏܽݐ‬ Proyecto
ESTRATEGIC GESTION % ݀݁ ܽ‫݈ܽݑݐܿܽ ݁ܿ݊ܽݒ‬
OS INTEGRAL Avance de gestión − % ݀݁ ܽ‫ݎ݋݅ݎ݁ݐ݊ܽ ݁ܿ݊ܽݒ‬ Anual
EVALUACION Proveedores Evaluación de Proveedores Trimestral
Y CONTROL
Personal Evaluación de Personal Mensual
Porcentaje de # ܲ‫ݏ݋݀ܽܿ݅݀ݑ݆݀ܣ ݏ݋ݐܿ݁ݕ݋ݎ‬
GESTION DE Adjudicación # ܲ‫ݏ݋݀ܽݐ݊݁ݏ݁ݎܲ ݏ݋ݐܿ݁ݕ݋ݎ‬ Anual
OFERTAS Eficacia de # ݀݁ ܽ‫݋݈݈݀ܽ݋ݎݎܽݏ݁݀ ݏ݋ݑ݈ܽݒ‬
Contratación # ݀݁ ‫ݏܽ݀ܽݐ݈݅ܿ݅݋ݏ ݏ݁݊݋݅ܿܽݖ݅ݐ݋ܥ‬ Mensual
PROCESOS # ݀݁ ݀݁‫ݏ݁݊݋݅ܿݑ݈݋ݒ‬
MISIONALES VALORACION % de devoluciones # ‫ݏ݋ݑ݈ܽݒܽ ݁݀ ݈ܽݐ݋ݐ‬ Semestral
DE ACTIVOS Cumplimiento de # ݀݁ ܽ‫݋݌݉݁݅ݐ ܽ ݏ݋݀ܽ݃݁ݎݐ݊݁ ݏ݋ݑ݈ܽݒ‬
entregas # ݀݁ ܽ‫ݏ݈݁ܽݐ݋ݐ ݏ݋ݑ݈ܽݒ‬ Mensual
CONSULTORI Crecimiento # ܲ‫ܽ ݁ݐ݊݁ݏ݁ݎ݌ ݈݁݀ ݏ݋ݐܿ݁ݕ݋ݎ‬ñ‫݋‬
AS Empresarial # ܲ‫ܽ ݈݁݀ ݏ݋ݐܿ݁ݕ݋ݎ‬ñ‫ݎ݋݅ݎ݁ݐ݊ܽ ݋‬ Anual
GESTION
DOCUMENTAL
GESTION #‫ݏܽ݀ܽݎܾ݋ܿ ݏܽݎݑݐܿܽܨ‬
PROCESOS FINANCIERA Cobro de Cartera # ‫ݏܽ݀ܽ݁ݎܿ ݏܽݎݑݐ݂ܿܽ ݁݀ ݈ܽݐ݋ݐ‬ Mensual
DE APOYO Índice de frecuencia de # ݀݁ ‫ݏ݋݀ܽݐ݊݁݀݅ܿܿܽ ݏ݁ݎ݋݆ܾ݀ܽܽܽݎݐ‬
# ‫ݏ݁ݎ݋݆ܾ݀ܽܽܽݎݐ ݁݀ ݈ܽݐ݋ݐ‬
GESTION DEL
AT Mensual
# ݀݁ ݀݅ܽ‫݀ܽ݀݅ܿܽ݌ܽܿ݊݅ ݁݀ ݏ‬
TALENTO
HUMANO
Índice de severidad # ݀݁ ݀݅ܽ‫ݏ݋݆ܾ݀ܽܽܽݎݐ ݏ‬ Mensual
Ilustración 5: Tabla de Indicadores

14. DISEÑO DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTION

En esta etapa del Sistema integrado de gestión se debe tener en cuenta la documentación y
estandarización de los procesos, procedimientos, formatos, guías y demás documentos que
sean necesarios para el desarrollo de cada actividad, por lo cual se generó la guía de
normalización de documentos en la cual se establecen los lineamientos que debe llevar cada
uno de los mismos.

21
14.1 MANUAL DE CALIDAD

Durante la documentación de los procesos y procedimientos se desarrollo el anexo No 7, en el

cual se explica el funcionamiento del sistema de gestión de calidad y como se debe interpretar
los diferentes diagramas de cada procedimiento.
Para el diseño de los diagramas de los procedimientos se utilizó la herramienta bizagi, la cual
nos permite tener una visión mas detallada de la manera en que se realiza cada actividad, la
persona la cual debe estar encargada del desarrollo de esta y los formatos involucrados para su
documentación.

Ilustración 6: Modelo de Procedimientos

14.2 LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS

El anexo No 8 “Listado Maestro de Documentos” desagrega todos los formatos, guías e

instructivos necesarios para el desarrollo de los procedimientos de la empresa, teniendo un total
de 38 distintos documentos entre formatos, guías e instructivos.
Cabe recalcar que al ser una empresa que participa en licitaciones, varios de sus productos se
deben acomodar al formato solicitado por la entidad que contrato los productos.

22
 15. AVANCE DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTION

15.1 SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD

Para la finalización del proyecto se realiza una nueva autoevaluación diagnostica para saber en
que punto se encuentra la empresa con respecto al cumplimiento de los estándares mínimos de
la NTC ISO 9001:2015, la cual se realizó el día 12 de marzo de 2021 y se encuentra en el Anexo
No 9: “Autoevaluación 2021”.

Ilustración 7:Autoevaluación 2021

23
 Ilustración 8: Autoevaluación 2021

El resultado arroja que la empresa cumple con el 75% de los estándares mínimos exigidos por
la norma, y cuenta todavía con un déficit en el apartado de mejora, puesto que ala fecha de
entrega del proyecto se encontraba aplicando las diferentes evaluaciones tanto de personal
como de proveedores.

15.2 SISTEMA DE GESTION DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO

Con respecto al sistema de seguridad y salud en el trabajo, se desarrollo y se implemento de tal

manera que se cumpliera con los estándares mínimos exigidos por la ley 1072 de 2015; y como
exigencia del articulo 2 de la resolución 312 de 2019, se realizo el reporte de estándares
mínimos ante el Ministerio del Trabajo el día 18 de enero del 2021, dando como resultado un
puntaje de 876 sobre 1000 (87,6%), dicha autoevaluación se evidencia en el Anexo No 10,
Autoevaluación SG-SST 2021

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 16. BIBLIOGRAFÍA

[1] «NTC_ISO_9001_2015.pdf». .
[2] «Decreto 2269 de 1993 - Gestor Normativo Función Pública». [En línea]. Disponible en:
https://www.funcionpublica.gov.co/eva/gestornormativo/norma.php?i=32037. [Accedido: 23-sep-
2019].
[3] E. E. de Excelencia, «La historia y el futuro de la serie de normas ISO 9000», Escuela Europea de
Excelencia, 20-jun-2019. .
[4] «Historia ISO 9001». [En línea]. Disponible en: https://www.normas9000.com/Company_Blog/historia-
iso-9001.aspx#targetText=1987,procedimientos%20y%20ser%20m%C3%A1s%20eficientes.
[Accedido: 23-sep-2019].
[5] «¿Qué valores añadidos supone la nueva norma ISO 9001:2015?» [En línea]. Disponible en:
https://www.isotools.org/2016/01/19/que-valores-anadidos-supone-la-nueva-norma-iso-90012015/.
[Accedido: 23-sep-2019].
[6] J. Luis, «El Método de la Investigación», . ISSN, p. 10.
[7] C. E. MENDEZ ALVAREZ, METODOLOGIA - DISEÑO Y DESARROLLO DEL PROCESO DE
INVESTIGACION CON ENFASIS EN CIENCIAS EMPRESARIALES. LIMUSA, 2011.

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